KRISLEDNINGSPLAN för Socialförvaltningen Timrå kommun inför och vid samhällsstörningar, extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Enligt mall version: 2.0, 2016-07-05 Reviderad 2017-11-01 Reviderad 2018-05-30
1 (9) Innehåll 1 Det svenska krishanteringssystemet... 2 2 Timrå kommuns krisledningsorganisation... 3 2.1 Larmning... 4 3 Socialförvaltningens krisledningsorganisation... 4 3.1 Larmning... 4 4 Krisledningsplatser... 5 5 Kommunikationsvägar och rapporteringsansvar... 5 5.1 Dokumentation... 5 5.2 Ekonomisk redovisning... 5 6 Krisinformation... 5 6.1 Viktigt meddelande till allmänheten (VMA)... 6 6.1.1 Ventilation... 7 6.2 Informationssäkerhet... 7 7 Samhällsviktig verksamhet... 7 7.1 Kritiska beroenden... 7 8 Personal... 7 8.1 Personalplanering... 7 8.2 Företagshälsovård... 7 8.3 Vaccinationer... 8 9 Samverkan... 8 10 Civilt försvar... 8 11 Utbildning och övning... 8 12 Ansvar för uppdatering... 8 13 Utrymning av sårbara grupper... 9 14 Beredskapsplan vid höga temperaturer... 9
2 (9) 1 Det svenska krishanteringssystemet Reglerat i lag Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) tydliggör kommunens ansvar. Definition av extraordinär händelse Händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun. Grundprinciper Ansvarsprincipen Den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden gör det också vid en krissituation. Aktörerna ska även stödja varandra och samverka, kallat den utökade ansvarsprincipen. Likhetsprincipen Under en kris ska samhällsfunktioner så långt som möjligt fungera på samma sätt som vid normala förhållanden. Närhetsprincipen En kris hanteras där den inträffar, av berörda och ansvariga. Först om de lokala resurserna inte räcker till blir det aktuellt med regionala eller statliga insatser. Sektorsansvar och geografiskt områdesansvar Sektorsansvaret, eller det uttalade ansvar som en myndighet har för en viss verksamhet, är varje myndighets eget ansvar. Det ansvaret gäller alltid och i alla situationer, inklusive vid en samhällsstörning. Geografiskt områdesansvar har kommunerna, länsstyrelserna och regeringen. Detta innebär att verka för samordning av berörda aktörers krishanteringsåtgärder före, under och efter en kris samt att verka för att samordna informationen inom respektive nivås geografiska område. En förutsättning för det geografiska områdesansvaret är att alla klarar sitt verksamhets- och sektorsansvar. Den som har ett geografiskt områdesansvar tar inte över verksamhets- eller sektorsansvaret från någon annan.
3 (9) 2 Timrå kommuns krisledningsorganisation Kommunen har en övergripande krisledningsplan: Krisledningsplan för Timrå kommun inför och vid samhällsstörningar, extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Den är antagen av fullmäktige och finns exempelvis på kommunens intranät. Vid större händelser har kommunen en krisledningsorganisation enligt nedan skiss: Krisledningsnämnd Kommunchefen, eller ersättare, är kontaktperson gentemot krisledningsnämndens ordförande. Tjänstemannaledning Grundbemanning: Kommunchef och/eller ersättare Säkerhetschef och/eller ersättare Stabschef och/eller ersättare Informationsansvarig och/eller ersättare Kommunchef, eller ersättare, leder tjänstemannaledningen och är behörig att fatta beslut om dess sammansättning. Krisledningsstab Samlad lägesbild Inriktningsbeslut Samordning/samverkan mellan olika aktörer Samordnad information Förvaltningar, bolag och förbund Varje förvaltning, bolag och förbund som tillhör kommunkoncernen ska ha en egen krisledning för sin verksamhet som utgör kontakt gentemot tjänstemannaledningen. Medverka till en samlad lägesbild Medverka till samordnad information Praktiskt hantera krisen och samverka med berörda Krisledningsnämnden aktiveras vid behov och larmas av kommunchef eller ersättare om krishanteringen fodrar att man går utanför vardaglig hantering enligt kommunallagen. Exempel på detta är att omfördela resurser mellan förvaltningar eller ge bidrag till enskilda. Tjänstemannaledningen 1 startar kommunens övergripande krisledning. Tjänstemannaledningens uppgifter sköts praktiskt i krisledningsstaben. Krisledningsstaben 2 utgörs av läges- och krisinformationsfunktion samt eventuella ytterligare behovsanpassade funktioner. 1 Tjänstemannaledningen utgör kommunens inriktning- och samordningsfunktion enligt beskrivning i utgåva Gemensamma grunder vid samverkan och ledning vid samhällsstörningar, MSB777 december 2014. 2 Tjänstemannaledningen utgör kommunens inriktning- och samordningsfunktion enligt beskrivning i utgåva Gemensamma grunder vid samverkan och ledning vid samhällsstörningar, MSB777 december 2014.
4 (9) Deltagare i tjänstemannaledningen har fortsatt ansvar för sin ordinarie verksamhet. Förvaltningar, kommunala bolag och förbund ska ha en egen krisledning som ska samarbeta med tjänstemannaledningen. Respektive verksamhet ser till att dess logistikbehov tillgodoses; exempelvis mat, logi, personalplanering och teknik. 2.1 Larmning Om ordinarie kontaktvägar inom den egna organisationen inte fungerar kan kommunens tjänstemannaledning larmas på följande sätt: Kontakta räddningschef i beredskap (RCB) på larmnummer 060-12 79 30 (via SOS Alarm). RCB är tillika kommunal tjänsteman i beredskap (TiB) som kan ge råd och larma tjänstemannaledningen vid en samhällsstörning eller händelse som kan leda till en samhällsstörning. Kontakta tjänstemannaledningen via larmlista krisledning Timrå kommun. Kontakta tjänstemannaledningen via larmlista för Rakelmobil. Vid totalt avbrott i kommunikationer åka till Räddningstjänsten, Björneborgsgatan 40 i Sundsvall. 3 Socialförvaltningens krisledningsorganisation Krisledningen ska ha en i förväg utpekad funktion som vid en samhällsstörning ska ge en lägesrapport till tjänstemannaledningen på det sätt som tjänstemannaledningen bestämmer. Krisledningens ansvarsområden. Förvaltningschef - förmedla lägesbild Biträdande förvaltningschef - samla in lägesbild Verksamhetscheferna - samla in lägesbild Verksamhetschef AM - krisinformation Nämndsekreterare - dokumentation 3.1 Larmning Kontakta förvaltningens krisledning via telefon: Förvaltningschef 060-163252 070-2123252 Biträdande förvaltningschef - 072-2030208 Verksamhetschef IFO 060-163450 070-6095700 Verksamhetschef SVO 060-163134 070-6365700 Verksamhetschef AM 060-163476 070-6500590 Vid totalt avbrott i kommunikationen åk till Socialförvaltningens lokalkontor i Timrå kommunhus SN ordförande informeras 070-6466022
5 (9) 4 Krisledningsplatser Krisledningen samlas på Timrå kommunhus i förvaltningens sammanträdes-/fikarum. Om situationen kräver kan samling ske på annan plats. I sådana fall ska tjänstemannaledningen meddelas. 5 Kommunikationsvägar och rapporteringsansvar Krisledningen ska kontinuerligt ge lägesrapporter till kommunens tjänstemannaledning. Det är viktigt att krisledningen börjar sin omvärldsbevakning så snart de inser att det finns risk för en samhällsstörning. Om lägesrapporter inte efterfrågas ska krisledningen ta kontakt med tjänstemannaledningen, se kapitel 2.1. Rapportering kan ske via Webbaserat informationssystem (WIS), Skype för företag, telefon, e-post och Rakelmobil. Instruktioner kommer att ges av tjänstemannaledningen. Socialförvaltningen kommunicerar via telefoner, Outlook, Prator, Pascal, NPÖ. 5.1 Dokumentation Vid all krishantering är dokumentation av inträffade händelser och krisledningsmötesbeslut mycket viktig. Följande mallar finns att hämta på kommunens intranät: Lägesrapport För att underlätta sammanställningen av händelsen i sin helhet ska alla berörda instanser rapportera enligt frågeställningarna i en gemensam lägesrapport. Loggbok Varje funktion ska notera flödet av information och vidtagna åtgärder i en loggbok. Dagordning för krisledningsmöte För att underlätta effektiva krisledningsmöten samt dokumentation av dessa har en gemensam dagordning tagits fram. 5.2 Ekonomisk redovisning Ekonomisk redovisning sker enligt ordinarie rutiner. Alla utgifter som genererats av händelsen ska dokumenteras och redovisas på särskilt konto. 6 Krisinformation Krisinformationsåtgärder som förvaltning, bolag eller förbund gör vid en samhällsstörning och som avser allmänheten eller berörda kunder ska omedelbart rapporteras till tjänstemannaledningen. Informationsåtgärder ska så snart som möjligt samordnas via tjänstemannaledningen. Det kan i ett tidigt skede bli aktuellt med Viktigt Meddelande till Allmänheten (VMA), se 6.1. I händelsens inledande skede får medborgarna information via det nationella numret 113 13 som SOS Alarm ansvarar för. Information som förvaltning, bolag eller förbund ger direkt till 113 13 vid en samhällsstörning ska omedelbart rapporteras till tjänstemannaledningen. Information till 113 13 ska så snart som möjligt samordnas
6 (9) via tjänstemannaledningen. Tjänstemannaledningen kan starta upp kommunens egen informationscentral. Kommunens webbplats ska också i ett tidigt skede att vara igång med aktuell information. Information kan även ges via www.krisinformation.se; en nationell webbplats som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap ansvarar för. Tjänstemannaledningen ska utse en eller flera talespersoner för att ge entydig och komplett information. Vid frågor kan kommunanställda hänvisa till kommunväxeln som även utgör informationscentral. Meddelandefrihet gäller vid samhällsstörningar liksom i normala fall. Krisinformationen till allmänheten sker via kommunens informationsansvarig. Berörda klienter/patienter/brukare informeras via den ordinarie organisationens medarbetare. 6.1 Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) Allmänheten varnas genom Viktigt Meddelande till Allmänheten (VMA) i form av varningsmeddelande eller informationsmeddelande. Varningsmeddelande kan begäras av SOS Alarm, räddningschef/räddningsledare inom kommun och stat, polismyndighet, smittskyddsläkare och ansvarig för farlig verksamhet. Det skickas alltid ut via radio och tv, samt vid behov via varningssignal utomhus, mobiler och fasta telefoner. Vid varningssignal utomhus innebär att det under minst 2 minuter ljuder en 7 sekunders signal omväxlande med 14 sekunders tystnad. När du hör signalen ska du: Gå inomhus. Stänga dörrar, fönster och ventilation. Lyssna på radio för information. Faran Över signaleras med en 30-40 sekunder lång signal 3. Informationsmeddelande är en enklare variant av VMA som bland andra kommunen kan begära. Det sänds snarast, men utan krav på omedelbarhet, för att förebygga eller begränsa skador. Informationsmeddelandet sänds via SOS Alarm vidare till Sveriges Radio och går därefter på begäran ut i alla radio- och TV-kanaler som medverkar i VMA. Om behov av informationsmeddelande uppstår i samband med en samhällsstörning ska det samordnas via tjänstemannaledningen. 3 Signalerna Viktigt Meddelande och Faran Över provas klockan 15.00 första helgfria måndag i mars, juni, september och december. Vid prov ges även information i radion.
7 (9) 6.1.1 Ventilation Enligt VMA ska ventilationen stängas vilket görs på olika sätt för fastigheterna; genom nödknapp, av vaktmästare eller av fastighetsjour. Personal ska ha kunskap om hur ventilationen kan stängas av i den fastighet där verksamheten bedrivs. 6.2 Informationssäkerhet Timrå kommun har en informationssäkerhetspolicy som ska följas även vid en samhällsstörning. Denna policy finns på intranätet. Vid frågor, kontakta kommunens informationssäkerhetschef. 7 Samhällsviktig verksamhet Med samhällsviktig verksamhet avses ur ett krisberedskapsperspektiv en verksamhet som uppfyller båda eller det ena av följande villkor: Ett bortfall av eller en störning i verksamheten kan ensamt eller tillsammans med motsvarande händelser i andra verksamheter leda till att en allvarlig kris inträffar i samhället. Verksamheten är nödvändig eller mycket väsentlig för att en redan inträffad kris i samhället ska kunna hanteras så att skadeverkningarna blir så små som möjligt. Samhällsviktiga verksamheter inom den egna organisationen som alltid måste fungera är: Särskilda boende inom äldreomsorgen och funktionshindrade Hemtjänsten Försörjningsstödsverksamheten 7.1 Kritiska beroenden Kritiska beroenden för att identifierad samhällsviktig verksamhet ska fungera är: Personal, elförsörjning, värmeförsörjning, drivmedelsförsörjning, vattenförsörjning, matförsörjning, tele- och IT kommunikation. 8 Personal 8.1 Personalplanering Socialförvaltningen ska ha en långsiktig planering för bemanning av samhällsviktiga verksamheter för att kunna hantera en samhällsstörning. Nyckelfunktioner som innebär svårighet att byta ut personal inom samhällsviktig verksamhet ska identifieras och krisledningen ska känna till dessa. 8.2 Företagshälsovård Socialförvaltningen ska ha en planering för fysisk och psykosocial omsorg för personal om behov uppstår, under och utanför kontorstid. Företagshälsovården erbjuder under kontorstid kommunens personal stöd och hjälp vid behov av psykosocial omsorg.
8 (9) Förvaltningens krisledning sammankallar POSOM eller annan befintlig kompetens i förvaltning vid behov. En grupp med samlad kompetens bildas för att ge det stöd som behövs i den aktuella situationen. Behövs ytterligare stöd kontaktas landstinget. 8.3 Vaccinationer Socialförvaltningen ska vid en pandemi 4 snabbt kunna identifiera antal individer som behöver vaccineras för att kunna bedriva samhällsviktig verksamhet. 9 Samverkan Tjänstemannaledningen ska vid en samhällsstörning leda samverkansmöten för berörda aktörer inom kommunens geografiska område samt delta i länsstyrelsens samverkansmöten. Socialförvaltningens viktigaste samverkansaktörer vid en händelse är kommunens övriga förvaltningar, räddningstjänsten, polisen, landstinget och kyrkan. 10 Civilt försvar Kommunen har ett ansvar vid höjd beredskap 5. Enligt överenskommelse om kommunernas krisberedskap 6 ska kommunen ha kunskap om detta ansvar. 11 Utbildning och övning Förvaltnings-, bolags- och förbunds krisledning ska enligt Styrdokument krisberedskap Timrå kommun 2015-2018 minst en gång per mandatperiod delta i utbildning, övningen eller annan träning i krisberedskapssyfte. Utbildning och övning ska ske enligt kommunens utbildnings- och övningsplan. Utbildning för kommunens POSOM-grupp planeras av ansvarig för verksamheten. 12 Ansvar för uppdatering Biträdande förvaltningschef har ansvar för uppdatering av denna krisledningsplan samt tillhörande larmlistor. Datum för senaste uppdatering ska finnas på planens framsida. Krisledningsplanen och tillhörande larmlistor ska uppdateras kontinuerligt vid förändringar, men ska minst en gång per mandatperiod ses över och skickas till e-post: krisledning@timra.se. Vid förändringar i mallen för krisledningsplanen ansvarar säkerhetschefen för att förvaltningar, bolag och förbund informeras. Säkerhetschefen ansvarar för att dokumentet finns på kommunens intranät. 4 Kommunen kommer vid en pandemi att följa smittskyddsläkarens rekommendationer. I ordinarie verksamhet har kommunen avtal med landstinget om vårdhygieniskt kompetensstöd till personal inom vård och omsorg, vilket innebär att bland andra medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) har särskild kunskap vid en pandemi. 5 Regeringen kommer under mandatperioden att tydliggöra vilka förberedelser kommunen ska vidta. 6 Överenskommelse om kommunernas krisberedskap, SKL 12/6159, MSB 2012-5541
9 (9) 13 Utrymning av sårbara grupper Arbeta med utrymning och utrymningsövningar, utrymningsövningar skall genomföras årligen på varje boende. 14 Beredskapsplan vid höga temperaturer Utifrån riskbedömning har checklista upprättats för åtgärder både enskilt och beroenden som påverkar varandra.