SAMMANTR DESPROTOKOLL 11 (23) Milj - och samh llsbyggnad s utskottet 2018-03-21 24 Dar KSM2018-297-037 TDRAf " ^ -y..^ Behovsanalys f r verksamhetsutveckling inf r kommunplan 2019-2022, budget 2019 Milj - och samh llsbyggnadsutskottets f rslag till kommunstyrelsen Informationen noteras Beskrivning av rendet Inf r 2017 pr vades en ny inetod f r l ngsiktig behovsanalys i f rvaltningarna. Behovsanalyserna har ett fem rsperspektiv och beskriver hur verksamheterna beh ver utvecklas f r att m ta framtidens behov. Analyserna var en del av underlaget f r det strategiska arbetet med kommunplan 2015-2018 med budget f r 2018 samt f r n mndernas planeringsarbete f r 2018 och fram ver. Behovsanalyserna r kopplade till kommunens omv rldsanalys, m l, vision samt verks amhetsutveckling. Inf r mandatperioden 2019-2022 har f rvaltningarna gjort en uppf ljning av 2017 rs behovsanalys, med en analys och prioritering av vuka f r ndringar som koininet att p verka verksamhetsomr det fram ver. Stadsbyggnadsf rvaltningen verl mnar analysen titt ekonomiavdeluingen f r vidare hantering inom ramen f r utarbetande av kommunplanen inf r mandatperioden 2019-2022. Bilagor TJ nsteskcivelse, behovsanalys.pdf Justerandes sign ^ ^ c^.^ wv[j Utdragsbestyrkande C^L.^
fyres komnui g SAMMANTR DESPROTOKOLL 2 (23) Milj - och samh llsbyggnadsutskottet 2018-03-21 Datum Tid Plats 2018-03-21 09:00-11:00 Bollmora Beslutande Se n rvarolista vriga deltagare Se n rvarolista Justeringens plats och tid Stadsbyggnadsf rvaltningen 2018-04-03 Paragrafer 19-36 Sekreterare Cv>~- Anette Jansson "^^.O-A-^bSs-^ Ordf rande Fredrik Sawest hl Justerande KristjanVaigur ANSLAG / BEVIS Protokollet r justerat. Justeringen har tillk nnagivits genom anslag. Observera att anslagsdden Inte r samma sak som vermagandetiden. Organ Sarmnantr desdatum Datum d anslaget s tts upp Datum d anslaget tas ned F rvaringsplats f r protokollet Milj - och samh llsbyggnads utskottet 2018-03-21 2018-04-04 2018-04-26 Stadsbyggnadsf rvaltningens arkiv Underskrift Anette Jansson ^y 1. tv &Q.A Utdragsbestyrkande 0^-\
SAMMANTR DESPROTOKOLL Milj - och samh llsbyggnadsutskottet 2018-03-21 3(23) N rvarolista Beslutande Fredrik Sawest hl (M) Mats Lindblom (L) Marie kesdotter(mp) Anki Svensson (M) Anna Lund (KD) Ulrica Riis-Pedersen (C) Anita Mattsson (S) Kristjan Vaigur (S) Anders Linder (S), Tj nstg rande ers ttare f r Lennart J nsson (S) Ers ttare Peter OdelvaU (M) Annika Henrungsson (IVI) Mats Larsson (L) Marika Marklund (KD) Helen Dwyet (C) Peter Bylund (MP) Inger Gemicioglu (V) vriga Amalia Tj rnstig, Enhetschef f r mark och exploateringsenheten, Stadsbyggnads f rvaltningen Andrea Str tn, Stabschef, Stadsbyggnads f rvaltningen Anna Steele, Politisk sekreterare, C Carolina Fintling Rue, Enhetschef f r versiktsplaneringsenheten, Stadsbyggnads f rvaltningen Christoffer Holmstr m, PoUri.sk sekreterare. Socialdemokraterna Jennifer Peel, Projektsamordnare, utskottssekreterare, Stadsbyggnadsf rvaltmngen Jenny LinnØ,Avdelningschef f r mark- och exploatering, Stadsbyggnadsf rvaltningen Johanna Scha-ub, polidsk sekceterare, S Helene Hjerdin, Avdelningschef f r planavdelningen, Stadsbyggnadsf rvaltningen Emma Shepherdson, Projektledare, Stadsbyggnadsf r^altningen Mardn Wallin, Enhetschef f r byggledning- och projektering, Stadsbyggnadsf rvaltningen Justerandes sign ta" / cwj\. Utdragsbestyrkande a--^\ *l
i^m ^ SAMMANTR DESPROTOKOLL Milj - och s amh llsbyggnadsuts kottet 2018-03-21 4(23) Sara Kopparberg, Stads byggnads chef, Stadsbyggnadsf rvaltmngen Sofia Eneborg, Traflkplanerare, Stadsbyggnadsf rvaltningen Hampus Rubaszkln, Polidsk sekreterare, JVIilj pardet Gunilla Berg, N ringslivs chef. Kommunstyrelse f rvaltningen Anna Bengtsson, Planarkitekt, Stadsbyggnadsf rv-altningen Johanna Ronnheden, Landskapsarkitekt, Stadsbyggnadsf rvaltnigen Johan Smeder, ExploateringsingenJ r, Stadsbyggnadsf rv-altningen Erik Sjaunja, Konsult, Trivector Stefan Ljungdahl, Praktikant, Stadsbyggnadsforv-altningen Fr nvarande Anna Steele (L) Lennartj nsson (S) Jannice Rockstroh (S) Justerandes sign Utdragsbestytkande
Tyres kommun Stadsbyggnads f rvaltningen Andrea Str m Stabschef andfea.strom@tyreso.se TJ NSTESKRIVELSE 2018-03-09 1(15) Diarienumtner KSM 2018-297-037 Milj - och samh llsbyggnadsuts kottet Information om behovsanalys f r verksamhetsutveckling inf r kommunplan 2019-2022, budget 2019 F rslag till beslut Milj - och samh llsbyggnadsutskottets f rslag till kommunstyrelsen Informadonen noteras. Stadsbyggnads f rvaltningen Sa^aLKo ppa^berg»rvaltningschef Andrea Str m Stabs chef Beskrivning av rendet Inf r 2017 pr vades en ny metod f r l ngsikdg behovsanalys l f rvaltningarna. Behovsanalyserna har ett fem rs perspektiv och beskriver hur verksamheterna beh ver utvecklas f r att m ta framtidens behov. Analyserna var en del av underlaget f r det strategiska tirbctet med kommunplan 2015-2018 med budget f r 2018 samt f r n mndernas planeringsarbete f r 2018 och fram ver. tyres komnin
2(15) Behovsanalyserna r kopplade dll kommunens omv rldsanalys, m l, vision saint verksamhetsutveckling. Inf r mandatperioden 2019-2022 har f r\"altningarna gjort en uppf ljning av 2017 rs behovsanalys, med en analys och prioritering av vilka f r ndringar som kommer att p verka verksamhetsomr det fram ver. Stadsbyggnadsf r^altningen verl mnar analysen all ekonomiavdelningen f r vidare hantering inom ramen f r utarbetande av kommunplanen inf r mandatperioden 2019-2022. Behovsanalys 2017 valde Stadsbyggnadsf rvaltningen att g ra en f rvaltningsgemensam behovsanalys f r b de verksamhetsomr de 10 och 15. Beslutet togs efter att f rvaltningen hade gjort cn bed mning att utmaningarna f r respektive verksamhetsomr de kunde anses vara mycket likartade, samt det faktum att verksamheterna r beroende av och jobbar n ra varandra i det daguga arbetet. F r 2018 har Stadsbyggnadsf rvaltningen valt att forts tta arbetet med en gemensam behovsanalys f r b da verksamhetsomr dena. Verksamhetsutvecklingen inom ramen f r verksamhetsomr de 10 och 15 r t tt samniankopplade och m nga av f rvaltningens medarbetare arbetar f r b da omr dena. V rt arbetss tt och organisation dar vi h Uer ihop hela stadsbyggnadsprocessen fr n initiering tul utbyggnad och d r alla planer bedrivs med ett tydugt genomf rande fokus r en mycket viktig framg ngsfaktor f r f rvaltningen. Uppf ljning av behovsanalysen 2017 F rvaltnings vergripande h ndelser Under de senaste rens h gkonjunktur har StadsbyggnadsfOn altningen prioriterat de projekt som annars skulle ha varit sv ra att realisera men som samtidigt bidrar tnest till en posidv utveckling av kommunen. Detta har gett oss en m jlighet att bygga ihop olika delar av Tyres som tidigare har varit fr nskilda f r att p s s tt ka attrakdviteten, m jligg ra cn blandning av olika tyres korrmin
3(15) boendetypcr, ka underlag f r kollektivtrafik och service samt ka tryggheten i de offentliga milj erna. Under slutet av 2017 har vi dock sett de f rsta tendenserna p en vikande bostadsmarknad. Vilka effekter det ger f r Tyres r f r tidigt att f rutsp, men en stark lokal marknad och flera sm projekt med varierad inriktning borde g ra Tyres mer motst ndskraftig mot stora inbromsningar. Att den verhettade marknaden svalnar n got kan ist Uet g ra det n got enklare att exempelvis rekrytera. Det kan ocks ge en indikadon p vilka av de nya byggakt rerna som st r stadigt p bostadsmarknaden. I en tid n r byggakt rerna kan bu mer av^^aktande till att starta nya projekt beh ver Tyres kommun forts tta att marknadsf ra sig som en attraktiv kommun att bedriva projekt i. D rf r r stadsbyggnadsf nraltningens n rvaro p branschdagar och tn ssor viktig samt att vi forts tter att uppf tth Ua effekdva och tydliga processer. Det r, f rutom det geografiska l get, konununens st rsta konkurrensf rdel. Under ret har Stadsbyggnadsf rvaltningen fokuserat p genomf randet av f rdiga planer samt att slutf ra de planprojckt som p b rjats under ddigare r. Ovanligt f planprojekt har startats upp under ret, vilket kan p verka bostadsproduktionen negativt p sikt. Under v ren 2018 kommer f rvaltningen att driva ett arbete med v ra interna styrprocesser och ett kvalitetsarbete f r att s kerst lla att alla medarbetare k nner en tydlig koppling till de m l de arbetar gentemot. Vi ser i v ra egna interna m tningar att en del medarbetare kan uppleva f rvirring l sitt daguga arbete, vuket tros h nga ihop med att f rvaltningen har v xt mycket p kort tid och att Inte alla delar l v ra processer har klarat av att skalas upp. F rst ut i kvalitetsarbetet r dctaljplancprocessen - fr n att ett projekt initieras till att det vinner laga kraft. KvaUtetsarbetet leds fr n staben och kommer innefatta en process kartl ggning och framtagandet av en m lbild. Syftet med arbetet r att f renkla, f rnya och f rb ttra verksamhetens processer. Det l ngsiktiga m let med en process kar[l ggning r att st dja en effektiv f rvaltning med enhetliga och f rankrade arbetss tt inom hela organisationen. tyres korrmin
4(15) Under ret har ocks arbetet p b rjats med en ny ekonoinisk redovisnings modell f r f rvaltningen soni ska vara mer ndam lsenlig f r verksamheten. Det r Ju en Ute del av f rvaltningens ekonomi som finansieras av anslag. I f rsta hand ska dessa medel g till att finansiera de tj nster som r lagstyrda och inte knutna till ett specifikt projekt euer investering. vriga tj nsters omfattning kan variera med de int kter/investeringar som ligger utanf r driftsbudgeten. Arbetet med detta kominer att fortg under 2018. Personalresurser Den stora konkurrensen om personal inoni stadsbyggnadsomr det har gjort att oitls ttningen r relativt h g. F rvaltningen har anlitat flera konsulter de senaste ren f r att st tta den interna organisationen inom de omr den d r yrkeskompetens Inte finns att dllg inom kommunens organisation, eller vid resursbrist. Branschens generella brist p resurser g r det dock ven sv rt att hitta r tt konsulter. D rf r str var f rvaltningen efter att fler projekt ska kunna h llas Internt och att framf raut samordning och samverkan ska kunna hanteras av egen personal. Konsulter ska dock kunna tas in ven i forts ttningen, f r att t cka toppar i arbetsbelastningen och f r s rskilda kompetensomr den. P sikt skulle ett saniarbete med andra komniuner kunna vara en l sning f r att komtna t specifika kompetenser d r vi inte kan erbjuda en heltidstj nst. F rvaltningen r ocks nnycket beroende av att andra f rvaltningar och kontor ges en bemanning och kompetens som matchar v r f r att Inte projekten ska f rsenas. F rvaltningen forts tter sin satsning p att vara en attraktiv arbetsgivare, bland annat genom att underl tta medarbetarnas Uvspussel. F r att kunna bemanna verksainheterna kr vs satsmngar p nya former f r rekr^ tering, renodling av tj nster, nya arbetss tt, internutbudning och konkurrenskraftiga villkor. Digitalisenng I behovsanalysen 2017 var digitalis ringen i fokus. Under de senaste ren hiir f rvaltningen tagit stora kliv fram t i digitauseringsarbetet och p sikt skulle flera arbetsuppgifter kunna sk tas helt digitalt. Exempel p detta r digital signcring av beslut, e-arkivering f r hela f r\raltningen, digitala ans kningsprocesser och digital handl ggning. En mer digitaliserad arbetsprocess leder ocks till b ttre beslutsunderlag och kat st d i tirbctct f r hela f nraltningen. Det r dock vil<dgt att komma ih g att digitalis cringen inte tyres korrmm
5(15) ar m let i sig utan ska ses som ett st d och ett medel f r att ta oss dit vi vill i verksamheten. En fortsatt kad digitalis ering kan skapa m jlighet f r mcdborgafna att l ttare hitta Information sj lva om sin fastighet eller sitt omr de och bidra ull en f rb ttrad dialog. Digitatiseringsarbetet skulle ocks kunna inedf ra stora itlilj vinster f r kommunen. Inltialt kommer dock ut\reckungen att medf ra stora kostnader f r nya systeni. F r att verksamheten ska kunna dra nytta av digitaliseringen m ste systemen samordnas centralt i komtnunen s att verksamheterna f r r tt system p r tt niv. Just nu p g r flera digitauseringsprojekt Inom bygglovsoinr det f r att ka effektiviteten och servicen dtl medborgarna samtidigt som attraktiviteten hos v ra handl ggartj nster kar. Under ret har ven mark- och exploateringsavdelningcn arbetat med dll exempel BIM, det vul s ga 3D-projektering, f r att f renkla, f rb ttra och effekdvisera arbetet kring nyexploateringarna. D r lt p g r ett stort arbete med da taplatt formar som ska underl tta hantering av de m ngder av handungar som kr vs f r respektive projekt som avdelningen och f rvaltningen hanterar. I det l pande arbetet sker flera delar av det administrativa arbetet fortfarande manuellt och h r finns ett behov tiv att se ver ni JUghet till effekdvisering ined digitala hj lpmedel, exempelvis f r uppr kning av arrenden, uppf ljning/bevakning av avtal etc. Kommande f r ndringar som p verkar f ruts ttningarna f r verksamhetsomr det Planavdelningen Flera av planavdelningens tj nster r och b r vara helt eller delvis skattefinansierade. Detta d tj nsterna kr vs f r kommunens vergripande och strategiska ut\rcckling, regional sainordning samt myndighetsut vning som inte kan h rledas direkt till specifika projekt. Exempelvis trafikplanering och versiktsplanering tillh r kommunens k rnverksamhet och r cn f ruts ttning f r vriga f tvaltningens arbete och kan s ledes inte a\^ccklas. tyres komnui
6(15) Kommunen forts tter att v xa krafugt och medf r en f rv ntan och ett uppd mt behov av bland annat parkplanering, gestaltning av offentliga muj er, informationsinsatser samt ett strategiskt arbete med klimat- och h llbarhetsfr gor som beh ver fortsatt finansiering. Det kade inv narantalet st Uer ocks h gre krav p fler och kvalitativa offentliga platser, vilket inneb r nya investeringar i form av upprustning eller nyanl ggning av str k, parker, torg, lekplatser m.m. Det r projekt som medf r kade driftskostnader f r konitnunen. versikts planerings enheten har flera ansvarsonir den n-ied nyckeltj nster s sotn exen-ipelvis kommunekolog och strategisk trafikplanerare. Hat: ligger ven ansvaret f r kommunens versiktliga planering som r ett lagkrav fr n plan- och bygglagen. Oversiktsplaneringsenheten har behov av att ta fram underlags utredningar, det vul s ga strategiska dokument f r att kunna bedriva verksamhetens arbete. Strategiska dokument har som syfte att effektivisera arbetet senare i processen, genom att ge tydligare riktlinjer och m jlighet att fatta snabbare beslut, vilket i sin tur inneb r en kostnadseffektivisering. Det kommer beh vas fler strategiska dokument och vidareutveckling av dc som redan tagits fram. De strategiska dokument som nu tas fram v ntas ocks leda till nya projekt inom de n rmaste ren, exempelvis f rr ntas parkstratcgin leda till anl ggande och upprustning av parker. Under kommande r ser vi krafdga kningar av avgifter och l pande kostnader (natur- och mi.lj samverkansprojekt, provtagning, medlemsavgifter f r regionala f rbund, inventeringar etcetera). TU1 exempel ber knas avgifter f r Tyres ns vattenv rdsf rbund ka med cirka 100 000 i rsavgift. Driftanslaget beh ver h jas f r att motsvara de kade kostnaderna, annars ter dessa upp v rt driftanslag och vi har inga medel kvar att arbeta f r. Vi ser dock ett stort behov av att vara med i regionala f rbund, sotn dll exempel vattenv rd s samverkan da det b de ger b st resultat och ven det mest f rdelakdva ekonontiska alternativet. Om vi inte r med skuue det kr va betydugt st rre arbetsinsats (skatteflnansicradc resurser) och troligt\rls medf ra h ga konsultkostnader. Om man ser ver avdelningens clrifttinslag och ist llet ser ni jligheten att arbeta iner specifikt och dynantiskt, som j mf relsevis f f investeringarna, f r fyres komnin
7(15) driftprojekten beh vs fortfarande ett visst driftanslag f r l pande utgifter, t.ex. avgifter. Avdelningen ser att det skulle vara f rdelaktigt att g ver till en s dan l sning d projekten skulle bli tydugare behovsstyrda och kunna variera dynamiskt fr n r tiu r. Mark- och exploaterings avdelningen Den stora m ngden investeringsprojekt soni koinmunen st r inf r har under senare r inneburit stora f r ndringar i personalf rs rjningen f r mark- och exploateringsavdelningen d r antalet medarbetare har dubblerats de senaste ren. Som en del i detta och i m jligheten att hantera den komplexitet som finns i. projekten ser vi ett behov av att ytterligare se ver avdelningens organlsadon, d fr mst inom bygglednings- och projekteringsenheten. Behovet av samordning, byggprojekdedning och koinpetenser kopplade till ekonomi v xer och enhetens beh ver anpassa sin organisation utifr n detta. ven arbetet med entreprenadupphandlingar och hur koinniunen arbetar med arbetsmilj n ute p arbetsplatsen f r anl ggningsarbetena beh ver ses ver. En versyn och framtagande av mallar och rudner forts tter d det finns ett st rre behov av detta nu n r avdelningen vuxit mycket senaste ren. F reg ende r beskrevs det kade krav son-i kommuninv narna har p det l pande exploateringsarbetet samddigt som r dgivande myndigheter prioriterat ned antalet rimmar som l ggs p just detta till f rm n f r kortare handl ggningsdder. Mark- och exploaterings avdelningen ser alltj mt att detta kommet att inneb ra kade insatser fr n handl ggarna p avdelningen. Kart- och bygglovavdelningen En del av det f r ndrings arbete som beh ver g ras,b de i kommunen l stort och p Stadsbyggnadsf r\ altningen, r att utveckla den digitala hanteringen av renden. Eftersom arbetet ber r m nga olika verksamheter vore det givande att f en eller flera sammarbetspartners fr n andra f rvaltningar. P fem rs sikt kan afbetet bli betydligt mer effektivt om delar av vefksamhctcn autoitiatiseras. Det skulle underl tta handl ggningen av bygglovs renden, b de ur koirtinunens och ur den s kandes synvinkel. F r att till mpa de nya tj nsterna med cn h g grad av automatisering kr vs bland annat att alla koitimunens detaljplaner r digitala. Det inneb r att detaljplaneinformationen tyres korrmin
8(15) finns lagrad i en databas. Att omvandla detaljplaner till digital information r ett omfattande arbete. Plantolkningen r dessutom ett av de sv rare momenten med verf ringen ull databasen. Arbetet kr ver allts en del extra resurser i forn-i av plan- och bygglovhandl ggarc och GIS-/kartpersonal, eftersom detta r ett tidskr vande arbete. Det arbetet b r g ras s snart som m jligt f r att kunna ta del av de tj nster som med stor sannolikhet finns p marknaden inom n gra ar. De senaste rens f r ndringar av lagstiftningen inom bygglovenhetens verksamhet har gjort rendehanteringen mer komplicerad vilket kr ver mer adminis tr dan. Arendem ngden kar ver tid och mer resurser skulle beh va l ggas dels p service, dels p naer udskr vande delar av verksamheten soni idag m ste nedprioriteras. Genom en kad digitalisering skuue resurser kunna frig ras f r att ka sendceniv n. Enhetens int kter r sv ra att p verka och styrs fr mst av hur m nga stora bygglov (f r exempelvis flerbostadshus) som inkommer tul konamunen. F rvaltningens arbete med att ka bostadsproduktionen gynnar med andra ord bygglovsverksamheten, men kan variera mycket fr n r riu r. Prioriterade utvecklingsomr den Arbetet med naed borgar fokus och information beh ver forts tta under de kommande ren. F rvaltnings vergripande tg rder Verksamhetsomr de 10 och 15 Idag arbetar Stadsbyggnadsf rvaltningen mot m l fr n t\r verksamhetsomr den, verksamhetsomr de 10 och verksamhetsomr de 15. Att cn reladvt liten f rvaltning med en f rh llandevis homogen verksamhet rapporterar till tv olika politiska instanser medf r en del extra administrativt arbete n r det g ller exenipelvis n mndplaner, behovsanalyser och verksamhetsber ttelser eftersom samma verksamhet beh ver beskrivas t\r g nger vid varje rapporteringstdlf lle. M nga av f rvaltningens medarbetare arbetar mot m l inom b de verksamhetsomr dena p daglig basis, d rf r tyres korrmui
9(15) beh ver uppgifterna rapporteras dll b da verksamhetsomr dena utifr n dagens utfornining. Med anledning av detta st ller sig Stadsbyggnadsf rvaltnlngen posidv tlu titt verksamhetsomr de 10 och 15 skulle kunna sl s ihop tul ett getnensamt verksatnhetsonir de f r stadsbyggnadsfr gor. Den politiska organisationen med ett utskott och en n mnd skuue dock beh Uas. A.rbetsmilj Under ret komnaer Stadsbyggnadsf rvaltningen att dtta p hur fraintidens arbetsplats ska vara utformad. Idag sitter vi avdelnings- och funkdonsvls. Vt beh ver titta p oni skrivbordet eller m tesruinmet r den plats d r medarbetaren b st utf r sitt arbete. Vilket behov har varje individ och r behoven samma hela dagen, varje dag? N r m nga av ens kollegor r p m ten kan arbetsplatsen ibland upplevas som totn snarare n kreadv. Vi vet att vi beh ver interagera med kollegor fr n andra delar av organisationen, oftast p daglig basis. N gra av oss har mer samverkan med andra, n med dc som g r samma sak som en sj lv. Idag sker samverkan f rst n r vi l mnar v ra skrivbord och g r p m te. Vi vill n en fysisk milj som r utformad s att den hj lper till att sammanfoga m nniskors kunskap och kreadvitet, snarare n att separera den. Vi vill att medarbetarna p Stadsbyggnadsf n^altningen ska kunna v l a arbetsinilj utifr n den aktivitet de ska genomf ra. Kreativa brainstormingm tcn, fokuscring i tysthet, telefonsamtal euer sm prat inom projektgruppen utf rs b st i vitt skuda n-iilj er. Inom ratnen f r v ra befintliga lokaler beh ver vi titta p vilka ni jligheter som finns att tillg. Digitalisering IT-behoven p Stadsbyggnads f rvaltningen forts tter att ka. Under h sten 2017 genomf rdes en kard ggning av f rvaltningens system och hur dessa f rvaltas. Efter kartl ggningen stod det klart titt bristen p informadon och avsaknad av struktur var s pass stor att kartl ggningen i sig inte skulle kunna leda dlln got annat n en rekon-imendadon att ta ett st rre grepp av problemadkcn. Dc problem och behov som f n^ltningen har str cker sig l ngre n bristen p verblick ver vilka system som finns. Detta bidrar med till tyres korrmin
10(15) sannottkhet tiu att verksamheten i sig idag inte r s effektiv som den skulle kunna vara. Verksamheten r ocks mycket s rbar och det finns verh ngande risker att en eller flera verksamheter periodvis inte kan utf ra sitt arbete utan stora problem. Nedan f ljer en Usta p problem och behov som identifierats. Det r i samverkan med IT-avdelningen som l sningar p probleinen och behoven torde hittas. " Det r oklart vad som ligger i rollen som systeinf rvaltare b de hos de som r utsedda systernf rvaltare p Stadsbyggnadsf rvraltningen och de som utser systemf r\raltare. Denna oklarhet finns ven p ITavdelningen. " Det finns olika versioner av samma program och anv ndare anv nder inte alltid den senaste programvaran. " Information som anv nds av andra f n^ltningar Inom kommunen sk ts/f rvaltas av Stadsbyggnadsf nraltningen. Det r FB och dess moduler som dllhandah Uer fasdghets och befolkningsinformation dll FB Webb och EDP Fasdghetsvy och Vision, men ven till Goldware (SFI-verksamheten), Bestyr, VA-banken, Art^lse och Bostadsanpassningscns rendehanteringsysteni. En versyn beh ver g ras f r att se huruvida denna infonnarion ska f rvaltas centralt. " Avtal p applikationer och system som inf rskaffats kan inte hittas eller finns Inte, vilket inneb r att verksamheten inte riktigt vet vilken support soin ing r och inte. Det r ocks sv rt att kontrollera fakturor fr n leverant rer. " EDP Vision anv nds inte som ett rendehanteringssystem f r hela f r\raltningen utan snarare son-i ett systeni d r man f rvarar renden och dokumentation och i viss m n dokumenterat- h ndelser. Det finns ingen tydlig process inlagd i systemet som hj lper anv ndarna att handl gga och h lla kou p rendena. Handl ggarna har i brist p verblick skapat egna s tt att h Ua koll sina renden och hur dessa ligger all i processen. H r anv nds ven Outlook f r att skicka renden eller tyres komnin
11 (15) p minnelser dll varandra vilket inneb r att man tinv nder Oudook som ett renclehanteringssystem. " Vision anv nds till st rsta delen av bygglovs enheten, men vriga delar av f rvaltningen r ocks i behov av rendehanteringsst d. Udfr n dessa brister som kardagts inom IT-omr det beh ver Stadsbyggnadsf rvaltningen rekr^rtera en IT-strateg som kan representera f rvaltningen och arbeta tillsammans med IT-avdelningen centralt. Stadsbyggnadsf nraltningens behov som skiljer sig stort fr n vriga f rvaltningar vilket st ller krav p att det finns en IT-strateg som kan s tta sig in i f rvaltningens medarbetares behov n r beroendet av teknologin forts tter att ka. Genom att rekrytera en IT-strateg kan f r\? altningen f en verblick ver vilka prograiti och licenser soni finns och inventera vilka behov som finns. Kan vi san-iutnyttja prograin och scr\ erllcenser b ttre inom f rvaltningen kan det medf ra besparingar f r driften. K ft- och bygglovs avdelningen Det finns en rad intressanta utvecklingsomr den inom kartteknik, till exempel 3D-modclIer, augmented reallty (f rst rkt verklighet) och virtual reauty (virtuell verklighet). Alla dessa tekniker g r det enklare att beskriva hur nya omr den r t nkta att se ut i framdden. Genom augmented reality skutle medborgare till exempel kunna se en planerad byggnad direkt i sin mobiltelefon genom att h lla upp sk rmen mot onir det. Genom geodatainsamling med dr nare kan kointnunen snabbt f en uppdaterad bild av ett omr de och d rigenoin f rb ttra samh llsbyggnads process en. Det skulle ocks bli enklare att dokumentera och f lja p g ende byggprojekt, b de internt och externt. Dr nare skulle ven kunna anv ndas f r exempelvis att skapa fotoreaustiska 3D-modeller, skapa ortofoton och dokumentera byggprojekt och utvecklingsomr den. Inom detta oinr de beh ver ven lagkrav om tillst nd utredas. Tyres koinniun r en s kallad KFF-kommun vilket inneb r att kommunen p uppdrag av Lantin teriet utf r m tnings uppdrag och producerar f rr ttningskartor f r renden inom Tyres komntun. Avtalet avseende KFF-arbetet r uppsagt av Lantm teriet, inen l per ret ut, Vilka effekter ett nytt avtal ger f r kommunens m jligheter att ta betalt f r olika tj nster och data r oklart. Detta tyres komnin
12 (15) dusamn-ians med tcknikut\recklingen g r anpassningar i organisationen kan bli n dv ndiga. Bygglovenheten l 2017 2016 2015 2014 2013 2012 rsarbetare handl ggare rsarbetare 6.41 6.5 6.21 6.07 5.51 5.76 11.36 10.65 10.39 10.7 10.4 10.57 (handl ggare och administrativ personal samt serviccccnter) Ans kningar 681 668 733 614 526 486 Antal beslut 1420 1366 966 618 772 ;^..,. arkivrensning) Produktion (beslut 222 210 156 102 140 per handl ggare, exkl. admin) Produktion 106 103 118 101 95 ( renden per handl ggare exkl. admin) verklagade beslut H andl ggningstid veckor bygglov (fr n komplett rende) Handl ggningstid veckot attefall (fr n koniplctt rende) Tid bygglov inkommen handling till expediering av 25 8 16 16 4 3.8 3 2.4 4 3.3 2.8 0.7 15.8 12.5 8.5 8 14.4 11 tyres komnin
13 (15) beslut veckor (ledtid hos den s kande niedr knat) Tid attefau inkotnmen handling till expediering av beslut veckor (ledtid hos den s kande niedr knat) NKI (n jd kiind index) 17.4 13.4 9.3 4 49 56 63 Vad man kan se i tabeuen h r ovanf r r hur antalet ans kningar men framf rallt antalet beslut har kat de senaste ren med ungef r samma medarbetarantal ( rsarbetare). Med den kningen kan nian ocks se att handl ggnings tid erna har kat under ren. Detta har i sin tur medf rt mindre antal n jda medborgare. R knar vi antal beslut per handl ggare kan vi se att ca 160 beslut per r r cn nskv rd siffra. D r ser vi att beslutsm ngden per handl ggare r p en rimlig niv f r medarbetaren och att detta l sin tur leder till korta.re och bra handl ggningsdder och i slut ndan n jda tnedborgare. Det som siffrorna h r ovanf r inte redovisar r byggloven betens engagemang i andra, delar i stadsbyggnadsprocessen. F r att kunna leverera v l genoinarbetade produkter som r kvalitetss krad c genom hela processen kr vs att vi r med och bidrar med kompetens i fler skeden n bara bygglovskedet. I en v xande kommun torde det dock vara sv rt att ver tid klara att h lla kvautøoch handl ggnings tider p den niv d r vi vill ligga, och saniddigt vara en attrakdv arbetsgivare utan att f en h jning av anslaget som r anpassat till vad vi vill uppn. Under n sta t.nandatperiod bed ins d rf r att bygglovsverks a inhe ten beh ver f ktidc anslag. F r att kunna h lla, kvtilitc i v ra beslut s v l som i tyres komnin
14(15) stadsbyggnad s projekt beh ver vi vara nio handl ggare p bygglovenheten 2019, i siffror inneb r detta cirka 750 000 kr i kade anslag. Vi ser inga tecken p n gon inbronisning i byggbranschen de n nnaste ren d vi redan nu har m nga projekt i genomf rande under en fem rsperiod. Ut ver detta f resl r vi att h ja bygglovtaxan (Inklusive m t- och kart) med 10 % f r vissa rendetyper f r 2019. Planavdelningen Oversiktsplaneringenheten kommer att ha behov av ytterligare tj nster d arbetsbelastningen r h g och det m rks ett stort behov av de nya strategiska rollerna p Stadsbyggnadsf rvaltningen. Om versiktsplaneringsenheten tilldelas ytterligare ansvarsomr den kommer behovet av konimunbidrag att ka f r att t cka de resurser som kr vs f r arbetet. Plan avdelningen ser i nul get ett direkt behov av nya skattefinansierade tj nster/resurser p versiktspltineringscnhcten f r strategisk milj planering och strategisk vattenv rd. B de med anledning av att Stadsbyggnadsf rvaltningen lldelats det strategiska milj ansvaret fr n politiken men ven p grund av Stadsbyggnadsf rvaltningens bed mning av att det finns ett stort och eftersatt behov f r kommunen att arbeta strategiskt med milj - och vattenfr gorna. I dessa ryms ven strategiska fr gor om vattenv rd och fr gor som kopplas till klimatf r ndringar s som exempelvis versv mning och marks tabilitet. H r kar ven kraven fr n myndigheter kraftigt och lagkrav sk rps. Om vi ska klara de krav som stalls kr vs en nier vergripande hantering av b de yt\ atten, grundvatten och dagvatten. P l ngre sikt ser planavdelningen ven ett stort behov av en versiktsplanerare/samh Usplanerare. Tj nsten f r en versiktspltinerare f rsvann t samband med omorganisationen vid rsskiftet 2015/2016 d tj nsterna omvandlades. Idag l ser verksamheten uppdraget genom gemensanima insatser fr n enheten inom respektive cxpcrtisomr de men ser att resurserna inte r cker till. ven en mer t\ ivetenskapug kompetens (till exempel samh llsplanerare) r ett stort behov f r att driva/leda/samordna kommunens versiktliga samh llsplanering samt regional samverkan, besvarande av modoncr och remisser m.m. tyres konrnin
15 (15) Detaljplaneringsenheten har tre tj nster vakanta d l get att rek^tcra erfarna planarkitekter r mycket sv rt. Enhetens behov i nul get r personal med erfarenhet f r att kunna m te behoven i kommunens aktuella projekt. DetalJplaneringsenheten ser ett behov av att uppdatera plan- och bygglovtaxan g llande avgift f r planbesked samt f r den planavgift som tas ut i bygglovskcdet. Kostnaderna ska ses ver f r t cka koinmunens kostnader f r detaljplanering i enlighet med dc polidska direkdven att "Den som har nytta av planen ska beskosta planen", dvs. verksamheten ska vara taxefinansierad. Mark- och exploatenngsavdelningen Genomf randeprojekten kommer att forts tta st lla krav p mycket sainordning och projektledning, vilket tar resursef och st ller krav p effektiva arbetss tt. Nya arbetsmetoder kan beh va testas f r att samla och samordna kompetenser. Arbetet med projektekonomin beh ver forts tta, en del i detta r att exploateringsenheten beh ver inleda ett arbete med att se ver hur kommunen arbetar med cxploateringsbidrag. Detta beskrivs n rmare i behovsanalysen f r inves teringspro ekten. Implenaentering av markf rs rjningsplanen har p b rjats. Dc kommande ren kotniner d rf r enheten arbeta med att bevaka eventuella inarkf rv rv sotn kan bli aktuella inom ramen f r beslutad budget. fyres korrmin