Löneservicenämnden Sammanträdesdatum 2014-10-22 Sida 1 (5) Plats och tid Kävlinge, lokal Harrie, kl. 9:20 Beslutande Katja Larsson (S), ordförande Lars Johnson(M), Burlövs kommun Pierre Sjöström (S), Staffanstorps kommun Pia Almström (M), Kävlinge kommun Roland Palmqvist (S), Kävlinge kommun Torbjörn Lövendahl (S), tjg ers Staffanstorps kommun Övriga närvarande Lars-Erik Wollmér (S), Burlövs kommun Carina Ingelsson (FP), Kävlinge kommun Lars-Erik Johansson (S), Kävlinge kommun Stefan Palmér, Personalchef Burlövs kommun Lars-Åke Ståhl, Kommundirektör Burlövs kommun Arta Bucolli, Ekonom Burlövs kommun Nima Khojasteh, Sekreterare Burlövs kommun Annika Behm, Lönechef Burlövs kommun Cecilia Jansson, Ekonomichef Staffanstorps kommun Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter: Sekreterare Ordförande Justerande Pierre Sjöström Nima Khojasteh Katja Larsson Pierre Sjöström Paragrafer 5-8 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Löneservicenämnden Sammanträdesdatum 2014-10-22 Anslaget uppsatt den Anslaget tas ner den Förvaringsplats för protokollet Underskrift _ Nima Khojasteh
Löneservicenämnden Sammanträdesdatum 2014-10-22 Sida 2 (5) 5 Uppföljningsrapport 2-2014 Löneservice Sammanfattning Årets andra helårsprognos påvisar kostnader till 7,9mnkr för 2014 vilket ger en positiv budgetavvikelse på 145tkr främst beroende av lägre prognostiserande kostnader för konsulter än budgeterat. En annan bidragande faktor är lägre hyreskostnader än budgeterat då enheten har sagt upp ett kontorsrum i Kävlinge och ett i Staffanstorp vilket ger ett överskott på 43tkr på helåret. Negativa avvikelser uppstår för personalkostnader med anledning av långtidssjukskrivning samt intag av extrapersonal när arbetsbelastningen varit för stor. Även kostnader för lönesystemet beräknas överstrida budgeten på grund av bl.a. HR modulen. Kostnadsökning finns även för porton med anledning av nytt avtal med banken. Samarbetsnämnden beslutar att anta rapporten
Löneservicenämnden Sammanträdesdatum 2014-10-22 Sida 3 (5) 6 Förslag till budget 2015 för löneserviceenheten Sammanfattning Enligt samarbetsavtalet om gemensam löneserviceenhet skall samarbetsnämnden årligen utarbeta förslag till budget innehållande samtliga kostnader och intäkter för verksamheten. De totala faktiska kostnaderna skall fördelas mellan kommunerna enligt de antagna kostnadsfördelningsgrunderna. Fram till 2014 har kostnaderna så långt möjligt redovisas för respektive kommun, dvs. utifrån de kostnader kommunen hade innan den gemensamma enheten bildades. Respektive kommun har ersätt löneserviceenheten för dessa direkta kostnader. Övriga, gemensamma kostnader, har fördelats proportionellt mot antal löneadministratörer eller lika per kommun. Till 2015 har ny kostnadsfördelningsmodell utarbetats. Modellen bygger på att de fasta kostnaderna fördelas jämnt per samarbetskommun medan de rörliga kostnaderna fördelas per antal lönespecifikation som respektive kommun har bearbetat. Budgetförslaget är i 2015 års löne- och prisläge och upprättats utifrån erfarenheterna samt helårsprognos för 2014. På uppmaning om att löneserviceenhetens verksamhet ska anpassas med motsvarande -2 % av 2014 års budget har förslaget till budget 2015 reducerats med motsvarande ca -162tkr i besparing/kostnadsneddragning. Samarbetsnämnden beslutar att fastställa fördelning per lönespecifikation som ekonomisk fördelningsmodell för 2015 att fastställa fördelning per differentierad lönespecifikation som ekonomisk fördelningsmodell för 2016 och framåt att under 2015 och 2016 genomföra anpassningar av verksamheten motsvarande -2 % av nuvarande budget samt att 2016 års modell maximalt får innebära fördyring (jämför 2014 års fördelning) med 100 tkr för berörd kommun att fastslå 66 648 (Burlöv 19 284, Kävlinge 29 940 och Staffanstorp 17 424) som antal lönespecifikationer för fördelning av rörliga kostnader till 2015 att fastslå 52kr per lönespecifikation som pris för bastjänst att fastslå 274kr per timme som pris för tilläggstjänst att för övrigt anta förslag till budget för löneserviceenheten att gälla från den 1 januari 2015
Löneservicenämnden Sammanträdesdatum 2014-10-22 Sida 4 (5) 7 Information om attest och firmateckning Personalchef Stefan Palmér informerade Löneservicenämnden om attest och firmateckning. Attest för Löneservicenämnden kommer att tas upp i Kommunstyrelsens attestordning 2015, eftersom budgeten ligger under Burlövs kommun. Frågan om firmateckning tas upp vis senare tillfälle.
Löneservicenämnden Sammanträdesdatum 2014-10-22 Sida 5 (5) 8 Sammanträdesdagar 2015 Löneservicenämnden beslutar för att hålla sitt nästa sammanträde i Staffanstorp den 3:e mars kl. 9.45.