Granskning av kontroll och hantering av konstföremål KPMG AB 16 februari 2010 Antal sidor:9
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning 2 3. Syfte 2 4. Metod och avgränsning 2 5. Ansvar inom kommunen 3 6. Kommunens interna regelverk 3 6.1 Rutiner för handhavande av konsten i 3 6.2 Kulturnämndens principer för inköp av konst 3 6.3 Kulturpolitiskt program 4 7. Resultat av granskningen 4 7.1 Allmänna iakttagelser 4 7.2 Inköp av konst 4 7.2.1 Inköp 5 7.2.2 Konstinköpskommittés sammansättning 5 7.2.3 Konstansvarig 5 7.2.4 Slutsats inköp 6 7.3 Registrering 6 7.3.1 Register över kommunens konstföremål 6 7.3.2 Register över konstansvariga på respektive förvaltningar 7 7.3.3 Uppföljningar av årliga inventeringar 7 7.3.4 Inventeringsinstruktion 7 7.3.5 Slutsats registrering 7 7.4 Fysisk kontroll 8 7.4.1 Årlig inventering 8 7.4.2 Inventering var femte år 8 7.4.3 Tagna stickprov 9 7.4.4 Slutsats fysik kontroll 9 7.5 Försäkring och värdering 9
1. Sammanfattning KPMG har, på uppdrag av de valda revisorerna i, utfört en granskning av den interna kontrollen och hanteringen avseende kommunens konstföremål. Underlaget för vår granskning har varit ett antal i kommunen fastställda dokument vilka anger riktlinjer för hur kommunens konstföremål ska inhandlas och handhavas. Granskningen har utförts via intervjuer med tjänstemän samt genom stickprovsmässiga kontroller av handlingar/dokument. Granskad nämnd är kommunstyrelsen. Vår granskning pekar på ett behov av att förbättra den interna kontrollen. Främst för att befintliga rutinbeskrivningar/styrdokument syftar till organisationen som den såg ut före 2007. Detta har lett till att det inte framgår tydligt var olika ansvar ligger för hanteringen av kommunens konst inom den nya organisationen. Vidare har det inte genomförts någon inventering at kommunens konstföremål sedan 2005. Vi har under granskningens genomförande rekommenderat att kommunen uppdaterar sina styrdokument för bl a inköp av konstföremål och hanteringen av konstregistret. Vi rekommenderade även att det upprättas en instruktion för hur fysisk kontroll av kommunens konstsamling ska genomföras samt att en fullständig inventering av konstinnehavet och uppdatering konstregistret görs. Kommunen har, utifrån våra rekommendationer, upprättat nya styrdokument vilka innehåller; en uppdaterad rutin för inköp av konstföremål ett förtydligande var i kommunen ansvaret för att uppdatera konstregistret ligger en instruktion att varje enhet ska ha en konstansvarig en instruktion att inventering av konstsamlingen ska ske under 2010 samt att registrering i programmet SOFIE ska påbörjas under 2010 Med hänvisning till de brister som tagna stickprov påvisar tycker vi det är positivt att kommunen har genomfört åtgärder enligt ovan. Vi rekommenderar dock att denna granskning följs upp med en ny granskning efter att kommunens föreslagna åtgärder genomförts. 1
2. Inledning Från den 1 januari 2007 har en ny politisk organisation vilket inneburit att kommunens olika verksamheter genomgått stora förändringar, både när det gäller organisation, ansvarsfördelning och former för styrning. Kommunens konstinnehav är omfattande och uppgår till stora värden. Kommunens konstsamling innehåller ca 1 500 objekt och har ett sammanlagt inköpspris om ca 2,5 mkr, ett flertal av föremålen saknar dock anskaffningsvärde eller är erhållna via gåva. Det är av flera anledningar av stor vikt att konsthantverken hanteras på ett säkert och betryggande sätt. KPMG har, på uppdrag av de valda revisorerna i, utfört en granskning av kommunens kontroll och hantering av konstföremål. Granskningen syftar även till att bedöma om kommunen har en ändamålsenlighet hantering i den nya organisationen. 3. Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om det finns tillförlitliga och ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att kommunens konst hanteras på ett ansvarsfullt sätt. De övergripande revisionsfrågorna har varit rutinerna för registrering, inköp och fysisk kontroll av konstföremål. Finns rutiner för dessa områden och efterlevs rutinerna? 4. Metod och avgränsning Underlaget för vår granskning har varit följande i kommunen fastställda dokument: Rutiner för handhavande av konsten i Kulturnämndens principer för inköp av konst Kulturpolitiskt program Granskningen har utförts via intervjuer med tjänstemän samt genom stickprovsmässiga kontroller. Intervjuer har gjorts med berörda tjänstemän. Den granskade nämnden är kommunstyrelsen. Granskningen är begränsad till att omfatta kommunstyrelsens ansvar och förvaltning. Vi har inte granskat att konstinköpskommittén följt principen gällande placering av inköpt konst eller att konstinköpskommittén följt principen gällande vilken slags konst som ska köpas in. Innehållet i denna revisionsrapport har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. 2
5. Ansvar inom kommunen Enligt dokumentet Reglemente för kommunstyrelsen, senast ändrad den 24 september 2007, ligger ansvaret för konstsamlingen på kommunstyrelsen inom verksamhetsområdet Lärande och stöd. Ansvaret att köpa in konst är delegerat till kommunstyrelsens representant i konstinköpskommittén enligt Delegationsordningen för kommunstyrelsen senast ändrad den 17 augusti 2009. 6. Kommunens interna regelverk Kommunens styrdokument reglerar hur konst ska köpas in, hanteras löpande i förvaltningen samt vilken roll konsten ska spela i kommunen. Styrdokumentet beskrivs i kapitel 6.1 till 6.3. 6.1 Rutiner för handhavande av konsten i I rutinen regleras följande: Varje förvaltning ska utse en konstansvarig I uppdraget som konstansvarig ingår att utföra en årlig inventering samt bistå kulturkansliet när de var femte år initierar en inventeringen Vid verksamhetsförändringar ska förflyttning av konst redovisas till kulturkansliet Den förvaltning som mottagit ett konstverk svarar för lämpliga åtgärder vid stöld eller skadegörelse, förvaltningen får även bekosta uppkomna skador Konsten bör placeras med hänsyn tagen till glesbygdens behov och till barns och ungdomars miljöer 6.2 Kulturnämndens principer för inköp av konst Dokumentet behandlar kommunens inköpspolitik, vilken inte bör gynna någon viss funktion utan eftersträva allsidighet i valet mellan olika konstverk. Vidare ska såväl traditionella som nya uttrycksformer stimuleras. Detta principdokument innehåller även mer konkreta riktlinjer: Konstinköpskommittén köper in löskonst. Löskonst är flyttbar konst. Konstinköpskommittén inköper således t ex inte statyer som placeras utomhus. Inköpen ska variera vad gäller uttrycksform, funktion och teknik. Vidare bör professionella konstnärer prioriteras Konstinköpskommittén bör ägna stor uppmärksamhet åt konstverkens placering i kommunens olika delar, konsten ska nå många människor och inte begränsas till lokaler endast ett fåtal utnyttjar 3
Konstinköpskommittén består av sex ledamöter, kulturnämnden ordförande, konsthallens föreståndare samt tre personer som väljs av kulturnämnden varav en skall vara konstnär den sjätte medlemmen utses av Arvika konstförening Varje arbetsställe skall utse en person som är ansvarig för den kommunala konsten på arbetsplatsen, häri ingår även att önska om ny konst 6.3 Kulturpolitiskt program Det kulturpolitiska programmet anger den övergripande inriktning på kulturnämndens arbete. Vidare i detta dokument behandlas kulturpolitiska mål, bibliotekets verksamhet, kommunens förhållande till studieförbund, kommunens förhållande till föreningslivet, kulturarvet samt kommunens allmänna kulturverksamheter. Tillämpningen av detta dokument har inte granskats ytterligare då det inte faller inom ramen för denna granskning, dokumentet kommer således inte behandlas ytterligare i rapporten. 7. Resultat av granskningen 7.1 Allmänna iakttagelser Nuvarande styrdokument hänvisar till kommunens organisation som den var före 2007. Ansvar enligt dessa dokument ligger hos kulturnämnden och kulturkansliet, ingen av dessa finns kvar idag. Kulturnämnden finns inte från 2007 och ansvarig nämnd är kommunstyrelsen. I kommunstyrelsens reglemente framgår att den är ansvarig för kommunens konstsamling, se kapitel 5 ovan. Kulturkansliets ansvar för hanteringen av konsten låg tidigare hos biblioteket. Det finns inga skriftliga dokument där det framgår var tidigare kulturkansliets ansvar ligger idag. Resultatet av granskningen presenteras enligt de revisionsfrågor som presenteras i kapitlet om rapportens syfte. 7.2 Inköp av konst Rutinen för inköp av konst är specificerad i styrdokumentet Kulturnämndens principer för inköp av konst. Det finns ett beslut i kommunstyrelsen om att ge den nyvalda konstinköpskommittén i uppdrag att se över principerna för konstinköp, beslutet är taget 2008-08-11. Principerna för inköp av konst beskriver kortfattat följande: En konstinköpskommitté ansvarar för inköp av konst till kommunen Hur konstinköpskommittén ska vara sammansatt Vilken slags konst som ska inhandlas 4
Konstinköpskommittén bör ägna stor uppmärksamhet åt konstverkens placering inom kommunen Att varje arbetsställe ska utse en konstansvarig 7.2.1 Inköp Konst köps in främst via utställningar i konsthallen och utställningar som arrangeras av Rackstadsmuseet. Samtliga inköp görs av konstinköpskommittén. Normalt så får kommittén tillgång till en visning dagen före premiären och bestämmer sig för vilken konst som ska köpas in. Beslut om att köpa in konst tas gemensamt av kommittén, dock skrivs ingen formellt protokoll där beslut tas om att köpa ett visst föremål. 7.2.2 Konstinköpskommittés sammansättning Kommittén ska bestå av sex ledamöter, vilka ska vara: Kulturnämndens ordförande Konsthallens föreståndare Kulturnämnden väljer tre ledamöter, varav två skall vara ledamöter i kulturnämnden och den tredje konstnär Arvika konstförening ska utse en ledamot Den konstinköpskommitté som är vald idag består av 5 ledamöter varav 2 förtroendevalda, kommunens kulturutvecklare, konsthallens föreståndare och en representant från Konstnärernas Riksförbund som utgör rådgivare. Vi konstaterar i vår granskning att sammansättningen av konstinköpskommittén inte fullt ut överensstämmer med fastställd princip, dock har den nya kommittén fått i uppdrag att ta fram en ny princip. Enligt uppgift pågar detta arbete och bör vara klart inom en snar framtid. 7.2.3 Konstansvarig Enligt styrdokumentet ska varje arbetsställe inom kommunen utse en ansvarig för konst som skriver under om önskemål om ny konst. Det bör således finnas en lista över dessa konstansvariga. Vid tidpunkten för vår granskning fanns ingen aktuell lista över konstansvariga upprättad. 5
7.2.4 Slutsats inköp Syftet med denna granskning var att utvärdera om det finns tillförlitliga och ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att kommunens konst hanteras på ett ansvarfullt sätt. Ett delmoment i granskning har varit att säkerställa om det finns rutiner för inköp av konst till kommunen och om dessa rutiner efterlevs. Aktuell rutin är upprättad före kommunens omorganisation 2007 och refererar till kulturnämnden vilken inte längre existerar. Vi anser att kommunens skriftliga rutin inte kan anses ge ett bra underlag och stöd för att skapa en god intern kontroll då den syftar på en gammal organisation. Dock noterar vi att en ny rutin är under framtagning. Vi rekommenderar att kommunen avslutar arbetet med att ta fram en ny skriftlig rutin för inköp av konst, som pågår sedan 2008-08-11. Vi rekommenderar även att rutinen för inköp av konst formaliseras så att beslut inom konstinköpskommittén protokollförs. Detta för att möjliggöra uppföljning i efterhand. Gällande konstansvarig för att önska konst rekommenderar vi att detta kan kombineras med konstansvarig för handhavandet av konsten framledes. 7.3 Registrering Enligt rutinen för handhavande av konsten i är det kulturkansliet som ansvarar för att föra ett register över kommunens konstföremål. Alla förvaltning ska dock utse en konstansvarig som ska rapportera till kulturkansliet vad gäller förändringar av konst, t ex om ett föremål flyttas. Konstansvariga i respektive förvaltning ska även göra en årlig inventering och återrapportera denna till kulturkansliet. Var femte år ska en större inventering göras, vilken ska initieras av kulturkansliet där konstansvariga ska vara behjälpliga. Således bör det finnas följande register/listor: Register över kommunens konstföremål Register över konstansvariga på respektive förvaltning Dokumenterad uppföljning av att årliga inventeringar gjorts av konstansvariga. Instruktion för hur en inventering ska genomföras 7.3.1 Register över kommunens konstföremål Kommens konstföremål finns i ett register som hanteras av biblioteket. Registret finns dels i elektronisk form, en databas i Microsoft Excel, och dels i kortform. Enligt ansvarig personal är registret i kortform mer uppdaterat än registret i elektronisk form. Registret innehåller uppgifter om konstnär, konstverk, inköpspris, inköpsår, löpnummer, placering samt eventuell anmärkning. 6
I början av varje år arrangeras en utställning med all konst inköpt föregående år där de olika förvaltningarna inom kommunen får komma och önska konst av den nyinköpta konsten. Uppdatering av konstregistret avseende föregående års inköp sker i samband med denna årliga utställning. Löpande under året förvaras all inköpt konst i konsthallen, vilka för ett eget register över årets inköp. Vad gäller flytt av konst så ligger ansvaret på konstansvarig hos respektive förvaltning som ska rapportera in till kulturkansliet när förändring sker. Kommunen har köpt in en programvara, SOFIE, denna är utvecklad för att hantera arkivmaterial och konst. Ansvariga har som målsättning att börja registrera kommunens konstsamling i SOFIE under 2010. Vi har i vår granskning tagit del av registret, dels det i elektronisk form och dels det i kortform. Registret är uppdaterat med den kost som köpts in under 2008. Införandet av ett system med större möjligheter välkomnas, t ex möjligheten att koppla en bild på konstföremålet till registret. 7.3.2 Register över konstansvariga på respektive förvaltningar Då alla förvaltningar ska ha en konstansvarig bör ett register finnas över dessa. Vid tidpunkten för vår granskning fanns en lista över konstansvariga upprättad före kommunens omorganisation 2007. Vi har ej tagit del av denna lista. 7.3.3 Uppföljningar av årliga inventeringar Det åligger konstansvariga att utföra en årlig inventering vilken ska återrapporteras till kulturkansliet. Vid tidpunkten för vår granskning fanns ingen uppföljning för inventeringar gjorda efter 2005 då den stora inventeringen genomfördes. Det bör dokumenteras vilka ansvariga som rapporterat, även underlaget i form av inventeringsrapporten bör arkiveras. 7.3.4 Inventeringsinstruktion En inventeringsinstruktion bör finnas där det framgår hur en inventering ska genomföras, dels beträffande tidpunkt och dels avseende själva inventeringen. Vid tidpunkten för vår granskning fanns ingen instruktion upprättad. 7.3.5 Slutsats registrering Syftet med denna granskning var att utvärdera om det finns tillförlitliga och ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att kommunens konst hanteras på ett ansvarfullt sätt. Ett delmoment i 7
granskning har varit att säkerställa om det finns rutiner för registrering av kommunens konst och om dessa rutiner efterlevs. Den aktuella rutinen är upprättad före kommunens omorganisation 2007 och refererar till kulturkansliet vilket inte finns längre i kommunen. Vi anser att kommunens skriftliga rutin inte kan anses ge ett bra underlag och stöd för att skapa en god intern kontroll då den syftar på en gammal organisation. Rutinen tydliggör därmed inte ansvarsfördelningen för registrering av kommunens konstsamling. Vi rekommenderar att kommunen upprättar ett styrdokument som är applicerbart på nuvarande organisation, vilket klargör var ansvaret ligger för de register som behövs för att hantera kommunens konst på ett ansvarfullt sätt. Vidare rekommenderar vi att kommunen genomför en total inventering av befintliga konstverk och uppdaterar aktuellt register samt upprättar ett register med konstansvariga. Det bör även upprättas en rutin för flyttning av konst internt inom kommunen, konstansvarig på respektive förvaltning bör ansvara för att denna följs. Vi rekommendera även att en inventeringsinstruktion upprättas samt att nyinköpt konst bör registreras i konstregistret när den köps in. 7.4 Fysisk kontroll I styrdokumentet handhavande av konsten i finns rutiner för hur den fysiska kontrollen av kommunens konst ska genomföras. Fysisk kontroll innebär i praktiken att en inventering av befintlig konst genomförs. Enligt rutinen ska inventering göras dels varje år av konstansvarig inom respektive förvaltning och dels en större var femte år som ska initieras av kulturkansliet. 7.4.1 Årlig inventering Enligt rutinen ska alla förvaltningar ha en konstansvarig. I dennes uppdrag ingår att utföra den årliga inventeringen, ett exemplar av inventeringen ska lämnas till kulturkansliet. Vid vår granskning fanns ingen dokumentation hos biblioteket av årliga inventeringar utförda sedan 2005. 7.4.2 Inventering var femte år Enligt rutinen ska en större inventering genomföras var femte år, vilken ska initieras av kulturkansliet. Den stora inventering utfördes 2005 och kommer att genomföras 2010, det är dock oklart vem som ansvarar för att initiera inventeringen då Kulturkansliet inte längre finns. 8
7.4.3 Tagna stickprov Vid vår granskning tog vi ett antal stickprov på konstföremål från registret för att verifiera uppdateringen av registret. Stickproven genomfördes genom att åtta konstverk i registret över konstverk skulle lokaliseras enligt angiven plats i registret. Utfallet av våra stickprov är ej tillfredställande då inte samtliga konstverk befann sig på i registret angivna platser. Tre konstverk kunde inte hittas på i registret angivna platser. 7.4.4 Slutsats fysik kontroll Syftet med denna granskning var att utvärdera om det finns tillförlitliga och ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att kommunens konst hanteras på ett ansvarfullt sätt. Ett delmoment i granskningen har varit att säkerställa om det finns rutiner för fysisk kontroll av kommunens konst och om dessa rutiner efterlevs. Aktuell rutin är upprättad före kommunens omorganisation 2007 och refererar till kulturkansliet vilket inte finns längre i kommunen. Vi anser att kommunens skriftliga rutin inte kan anses ge ett bra underlag och stöd för att skapa en god intern kontroll då den syftar på en gammal organisation, rutinen tydliggör inte ansvarsfördelningen gällande att utföra fysisk kontroll, inte heller tydliggör den ansvaret för att följa upp att fysisk kontroll genomförts. Vi rekommenderar att kommunen upprättar ett styrdokument som är applicerbart på nuvarande organisation, vilket klargör vem som ansvarar för att fysiks kontroll (inventering) av kommunens konst genomförs. Vidare rekommenderar vi att kommunen genomför en total inventering av befintliga konstverk och uppdaterar aktuellt konstregister. Risken med att inte ha ett uppdaterat register är att kommunen tappar kontrollen över sitt konstinnehav vilket i förlängningen i värsta fall kan leda till att kommunen blir av med konst och att detta inte kan utredas i efterhand. 7.5 Försäkring och värdering I övrigt kan nämnas att det inte finns någon värdering av kommunens konstsamling, inköpspris på konstsamlingen uppgår till ca 2,5 mkr. Kommunens konstsamling är försäkrad inom kommunens ordinarie försäkring. Vi rekommenderar att kommunen ser över försäkringsvillkoren gällande konstsamlingen samt om det eventuellt behövs en värdering av konstsamlingen för att säkerställa att tillfyllest ersättning kan erhålls vid eventuella försäkringsärenden. KPMG AB Anders Naeslund Certifierad kommunrevisor Linus Sandberg Godkänd revisor 9