En granskningsrapport har upprättats gällande första halvåret 2018.

Relevanta dokument
Uppföljning av Internkontrollplan andra halvåret 2018

Internkontrollplan 2019

Uppföljning av Internkontrollplan första halvåret 2019

Anställnings- och avgångsrutiner

Minnesanteckningar från möte med Samverkansgruppen för hjälpmedelsfrågors styrgrupp den 6 februari 2017

Internkontrollplan 2016

Utförd intern- och egenkontroll 2014

Riktlinjer för intern kontroll

Granskning av intern kontroll svar på revisionsskrivelse

Internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/01

Avrapportering av intern kontroll för socialnämnden, första halvåret 2015

Minnesanteckningar från möte med Samverkansgruppen för hjälpmedelsfrågors styrgrupp den 10 maj 2017

Internkontrollplan 2019

Stadgar för Kommunförbundet Skåne (nedan benämt förbundet)

Tjänsteskrivelse Rutinförteckning, Intern kontroll, Socialnämnden

Uppsala. Internkontrollplan för 2013 BUN Barn- och ungdomsnämnden. Förslag till beslut

Granskning av löneprocessen svar på revisionsskrivelse från Huddinge kommuns revisorer

Kommunförbundet Skåne

Svar på granskningsrapport om Nässjö kommun avtalsefterlevnad


Uppföljning av förskolenämndens internkontrollplan i samband med bokslut 2011

Guide för projektledare

Fritidnämndens deltagande på utbildning och konferens

INTERN KONTROLL AV Regionstyrelsen (Regionstyrelsen/Regionala Utvecklingsnämnden/Personalnämnden) RAPPORT 2015

Intern kontrollplan 2018

Uppföljning av intern kontrollplan per den 31 december 2015 för Täby kommun

Internkontrollplan för stadsbyggnads- och miljönämnden 2013

Marks kommun - Granskning av intern kontroll i lönehanteringen

Mål med Beslutsstöd i Bjuv och Åstorp 2012

Riskanalys och intern kontrollplan för Lönecentrum 2015

Tjänsteskrivelse. Delrapport om internkontrollarbetet för år Tjänsteskrivelse delårsrapport internkontroll Bilaga: Intern kontrollplan 2013

Plan för intern kontroll 2015

Internkontrollrapport Socialnämnden 2018

Uppföljning av tidigare granskning

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun

att godkänna bilagda förslag till intern kontrollplan för 2012

Resultat från uppföljning av internkontrollplan 2016

Torshälla stads nämnds internkontrollplan 2019

Riskanalys och intern kontrollplan för Lönecentrum 2016

Externt finansierade projekt

Revisionsrapport 7 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna november Haninge kommun. Granskning av säkerhet i löneutbetalningar

Riskanalys och intern kontrollplan för Lönecentrum

Tjänsteskrivelse. Intern kontrollplan 2015

Lönehanteringen. Trelleborgs kommun. December Anna Eriksson Karin Andersson Henrik Friang

Lekmannarevision erfarenheter från Norrköpings kommun 2015

Blekingesjukhuset. Internkontroll. Marie Edvardsson

Internkontrollplan för individ- och omsorgsnämnden 2012

Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter

Minnesanteckningar från möte med Samverkansgruppen för hjälpmedelsfrågors styrgrupp den 27 september 2016

Granskning av verksamheten i Lönesamverkan

Granskning av intern kontroll

Tjänsteskrivelse Internkontroll, helårsuppföljning Barn- och ungdomsnämnden

Generellt angående metod, uppföljningsintervaller.

Verksamhetsberättelse 2016 Beredningen för kommunalekonomiska frågor

Utförd egen- och internkontroll 2015

Uppföljning av Intern kontroll 2010.

I Intern kontrollplan 2014 framgår att vissa processer och rutiner ska följas upp i anslutning till delårsbokslut 2.

Internkontrollplan 2019 för äldrenämnden

Internkontrollplan 2017, rapportering av kontrollmomentet.

Riskanalys och internkontrollplan för Lönecentrum

Hofors kommun. Intern kontroll. Revisionsrapport. KPMG AB Mars 2011 Antal sidor: 10

Mål och Verksamhetsplan 2014

Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper Växjö Kommun. Genomförd på uppdrag av revisorerna

Missiv Socialnämndens internkontrollplan 2018 delårsrapport 1

Kommunstyrelsen - Kommunstyrelseförvaltningens internkontrollplan 2018 Dnr KS18/

Yttrande till kommunrevisionen över granskning av löneutbetalningar

Intern kontroll - gemensamma granskningsområden för verksamhetsår 2019 STK

Revisionsrapport. Granskning av ekonomihandbok Kustbostäder och Oxelö Energi. December 2009 Karin Sundelius

S Intern kontroll Regler

Revisionsrapport. Kalmar kommun. Förstudie av personalsystemet. Caroline Liljebjörn. 10 oktober 2011

Redovisning av intern kontroll 2014 för miljö- och hälsoskyddsnämnden

Granskning av intern kontroll

Sida 1(1) /ALN0028. Arbetslivsförvaltningen Per-Olof Jinnegård Kommunstyrelsen

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun.

Kungörelse Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder. Tid: Tisdagen den 23 februari 2016, klockan Plats: Kommunhuset, Fagersta

Organisation av och uppföljning av intern kontroll

Revisionsrapport Uppföljande granskning av rapporten Attester och utbetalningsrutiner

DALSLANDS MILJÖ OCH ENERGIFÖRBUND fastställd Direktionen , 25 INTERNKONTROLL 2019

Fritidsförvaltningen 1 (4) BESLUTSFÖRSLAG Vår re fer ens. Bo Sjöström. Internkontrollplan 2013 FRN-FRI

Revisionsrapport Uppföljning av granskning förtroendevaldas anspråk på förlorad arbetsförtjänst

Peter Nilsson Telefon Fördjupad information om BYGE! (Mars 2010)

DNR: KS2017/761/01. Internkontrollplan 2018 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/ (2)

GOTLANDS KOMMUN. Uppföljning av granskning av lönerutiner i Personalsystemet IFS. Mats Renborn Viveca Karlsson

Internkontrollplan 2018, rapportering av kontrollmomentet.

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente

Barnhälsodataprojektet. Inventering av nuvarande informationsutbyte mellan Barnhälsovård och Skolhälsovård. Skåne län

Länsstyrelsen i Skåne län Sociala enheten Malmö

Hallstahammars kommun

Grundläggande granskning av samarbetsnämnd för löneservice

Granskning av anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem

Uppföljning av plan för intern kontroll 2016

Redovisning av 2015 års internkontrollarbete inom koncernen Stockholm Business Region

Uppföljning av 2012 års interna kontrollplaner för nämnderna.

Granskning av lönehanteringen

INTERN KONTROLL AV Regionstyrelsen (Regionstyrelsen, Regionala Tillväxtnämnden och Näringsliv Skåne) RAPPORT 2012

Central upphandling av IT-stöd för en kvalitetssäkrad rekryteringsprocess

Granskning av löner och ersättningar inklusive arvoden till förtroendevalda. Region Gotland

Norbergs kommunhus, klockan :40. Marino Wallsten (S) Karolina Berglund, ekonomichef Jan Abrahamsson, IT-strateg, 19

Matarengivägsprojektet

Uppföljning kommunstyrelsens intern kontroll 2013 och. internkontrollplan 2014 VÄRMDÖ KOMMUN. Förslag till beslut. BesI utsn ivå.

Transkript:

Datum Beteckning 2018-09-04 18-9-16 Styrelsen Uppföljning av Internkontrollplan första halvåret 2018 Kommunförbundet Skånes styrelse antog Internkontrollplan 2018 vid sammanträdet 2018-02-16. Interkontrollplanen för 2018 ska följas upp vid två tillfällen under 2018 i form av en granskningsrapport över samtliga granskade kontrollmoment. En granskningsrapport har upprättats gällande första halvåret 2018. Styrelsen föreslås besluta att godkänna granskningsrapporten gällande uppföljning av Interkontrollplan första halvåret 2018. Björn Sjölin Ekonomichef Postadress: Box 53, 221 00 Lund. Besöksadress: Gasverksgatan 3 A, Lund. Telefon: 0728-85 47 00 Telefax: 046-71 99 30 Plusgiro: 34 68 83-2 Bankgiro: 312-8154 Organisationsnummer: 837600-9109 E-post: kansliet@kfsk.se Webb: www.kfsk.se

Uppföljning av Internkontrollplan första halvåret 2018

Intern kontrollplan 2018 för Kommunförbundet Skåne Internkontrollplanen för 2018 ska enligt beslut i styrelsen 2018-02-16 följas upp vid två tillfällen under 2018 i form av en granskningsrapport över samtliga granskade kontrollmoment. Den första granskningsrapporten som avser första halvåret 2018 ska behandlas av styrelsen vid sammanträdet 2018-09-16 och den andra granskningsrapporten som avser andra halvåret 2018 ska behandlas av styrelsen vid sammanträdet i februari 2019. Den första granskningsrapporten som avser första halvåret 2018 är nu genomförd och resultatet framgår av tabellen nedan: Kommunförbundet Skåne 2(10)

Uppföljning av internkontrollplan - 1:a halvåret 2018 2018-07-05 1) Upphandlingsprocessen Granskning av om det under första halvåret 2018 förekommit att kommunerna varit avtalslösa kopplat till de av Kommunförbundet Skåne genomförda upphandlingarna. I upphandlingen av HVB-barn och unga har kommunerna varit avtalslösa sedan sep 2016 pga långdragen överprövningsprocess som inneburit att inga avtal kunnat skrivas. I slutlig dom har Kommunförbundet Skåne fått rätt och avtal ska signeras under sommaren 2018. Genomförd telefoniupphandling har överprövats och ingen ny leverantör har kunnat antagas. Beslut i Kammarrätten att Kommunförbundet Skåne ska göra om upphandlingen, vilket nu har påbörjats. Kommuner och bolag har fn direktupphandlat tjänsten, vilket också är överprövat. Åtgärder: För att så långt som möjligt undvika överprövningar har Kommunförbundet Skåne påbörjat en tidigareläggning av sina upphandlingar. 2) Upphandlingsprocessen Granskning av prisförändringar i ny upphandling som avslutats under första halvåret 2018 i förhållande till föregående upphandling. Inga nya upphandlingar har avslutats under granskningsperioden.

3) Projektansökningar Granska underlag inför projektansökningar, bla att ekonomiska kalkyler finns framtagna och att inga negativa ekonomiska avvikelser finns. Ett fåtal projektansökningar har skett under granskningsperioden jan-maj. Granskningen av dessa visade inte på någon felaktighet vad gäller ekonomiska kalkyler eller ekonomiska avvikelser. En rutinbeskrivning av ansökningsförfarandets olika steg och funktioner kommer att upprättas och vara klar i augusti 2018. 4) Placeringspolicy Granskning av att placeringspolicyn följs. I granskningen har jämförelse gjorts mellan aktuella placeringar enligt likviditetsrapport med det egna kapitalet på balansräkningen. Inga avvikelser har kunnat konstateras. 5) Personalsystemet Granska att semesterdagar finns registrerade i personalsystemet utifrån gällande rutin. I granskningen har jämförelse gjorts mellan registrerade semesterdagar i personalsystemet med inkomna frånvarounderlag från respektive avdelningschef. 6) Personalsystemet Granska att sjukfrånvaro/vab registreras i systemet utifrån gällande rutin. Vid granskningen upptäcktes ingen felaktighet i det som fanns registrerat i personalsystemet. Vid granskningen upptäcktes ingen felaktighet i det som fanns registrerat i personalsystemet. Kommunförbundet Skåne 4(10)

I granskningen har jämförelse gjorts mellan registrerad frånvaro i personalsystemet med inkomna frånvarounderlag från respektive avdelningschef. Kommunförbundet Skåne 5(10)

7) Delegationsordningen Granskning att delegationsordningen följs vad gäller tecknande av avtal. Inga avvikelser har kunnat konstateras. Stickprovsgranskning genom att i Kommunförbundet Skånes avtalsregister ta ut de tre senast inlämnade nytecknade avtalen 2018 och se om dessa skrivits under av behörig chef. 8) Personalsystemet Granska att utbetald lön motsvarar godkänd lön. Inga avvikelser har kunnat konstateras. Stickprovsgranskning genom jämförelse mellan lönespecifikation, anställningsavtal och lönerevisionsunderlag. 9) Nyckelpersoner inom projekt Genomgång av om projektledare eller motsvarande avslutat sin tjänst innan projektets utgång. Respektive avdelningschef rapporterar om det förekommit att nyckelpersoner avslutat sin anställning innan projekttidens utgång samt vilka åtgärder detta i så fall föranlett. Granskningen visade att två nyckelpersoner avslutat sin tjänst inom två olika projekt. I det ena fallet gjordes en snabb nyrekrytering och i det andra fallet har ingen förstärkning behövts så här långt eftersom projektet avslutas i september 2018. Kommunförbundet Skåne 6(10)

10) Projektfinansiärer Granska om det förekommit att medfinansiärer till projekt drar sig ur projektavtal innan projekttidens utgång samt vilka åtgärder detta i så fall föranlett. Granskningen visade att ingen medfinansiär dragit sig ur projektavtal under granskningsperioden. 11) Projektpartners Granska om partners till Kommunförbundet Skåne i pågående projekt utför de aktiviteter och de ekonomiska resultat som är överenskommet enligt plan/avtal. 12) IT-miljön: IT-system inom Kommunförbundet Skåne Genomgång av gällande rutin för respektive projektbeslut för att kontrollera att projektpartners utför uppdrag enligt projektplan. Granska hur funktionen av befintliga IT-system upprätthålls. Dokumentation av de tillfällen då IT-system havererat samt analys av orsak samt beskrivning av åtgärder. Granskningen visade att ett fåtal partners i något enstaka projekt inte utfört uppdrag/timmar som överenskommits innan projektstart. Detta har kunnat lösas med att andra partners har utfört fler timmar så att medfinansieringen totalt kunnat hållas. Åtgärder: Framöver ska avtal skrivas mellan projektägare och deltagande partners där det tydligt framgår vilka åtaganden som finns samt konsekvenser om man inte utför uppdrag för de timmar som överenskommits. Under perioden har en allvarligare störning inträffat som innebar att utskriftstjänsten på Kommunförbundet Skånes skrivare var helt eller delvis ur funktion under en period under våren 2018. Problemet uppstod tfa Kommunförbundet Skåne 7(10)

byte av skrivare i kombination med uppdaterad klientdriftmiljö. Åtgärder: Problemet är i stort sett löst med hjälp av IT-tekniker och utskriftsfunktionen fungerar. Detta är dock en tillfällig lösning. En permanent lösning förväntas bli klar under hösten. 13) IT-miljön: Säkerhet kring sparad dokumentation Granska att synkronisering sker samt att backup genomförs när dokument sparas enligt framtagen rutin. Via enkät till medarbetarna säkerställa att full funktion är etablerad på samtligas datorer. Granskningen visade att av de medarbetare som svarade på enkäten (75%) så hade 22% begränsad eller icke fungerande synkronisering/back up. Åtgärder: Samtliga av de som saknade full funktionalitet uppmanades att kontakta ITsupport för att få detta åtgärdat. Motsvarande enkät/undersökning som gjordes under våren kommer att göras aug/sep för att se om resultatet förbättrats. Resultatet kommer också att tydligare följas upp tillsammans med IT-supporten. Det finns en teknisk brist i synkroniseringstjänsten, som innebär att det inte går att centralt kontrollera att synkronisering/backup körs som förväntat. Kommunförbundet Skåne 8(10)

Intill dess att en sådan funktionalitet finns (Microsoft) är det nödvändigt att fortsätta denna granskning för att säkerställa fullgod funktionalitet. 14) Arkiv/avtalshantering Granskning av att upprättad arkiverings- och avtalsrutin följs. 15) Rekrytering av personal Granskning av att befintlig rekryteringsrutin följs. Granskning av att samtliga nyanställningar som genomförts under våren har gjorts enligt rutin. 16) Mötesbokning Granskning av att gällande rutiner för bokning av möteslokaler efterlevs samt att upphandlade kurs- Ingen granskning har genomförts för perioden. Ett arbete pågår sedan ett halvår tillbaka med att ta fram en arkiverings- och avtalsrutin där det även ingår att digitalisera Kommunförbundet Skånes hantering och förvaring av handlingar och avtal. Detta arbete beräknas vara klart i början av hösten. Då en plan ska finnas på plats och digitaliseringen genomförd. Granskning av att upprättad arkiverings- och avtalsrutin följs kommer att ske i slutet av året. Under jan-juni har nio vakanta tjänster tillsatts, varav fem tillsvidareanställningar och fyra vikariat. Vakanta tjänster har tillsatts efter högst 3-5 veckor efter att rekryteringsprocessen har påbörjats. Inga avvikelser från rekryteringsrutinenen har kunnat konstateras vid granskningen. Granskning av att gällande rutiner för bokning av möteslokaler efterlevs har inte Kommunförbundet Skåne 9(10)

/konferensanläggningar används vid bokning av externa lokaler. gjorts för första halvåret men kommer att utföras i slutet av året för hela 2018. Stickprovsgranskning av inlämnade mötesbeställningar för kontroll att rutin efterlevs samt utdrag ur ekonomisystemet för kontroll av att externa bokningar skett enligt gällande kurs- och konferensavtal. Granskning av att upphandlade kurs- /konferensanläggningar används vid bokning av externa lokaler visade ingen avvikelse. Kommunförbundet Skåne 10(10)