Lista över åtgärdade avvikelser från intern miljörevision 26-27 maj 2014 Naturvetenskapliga fakulteten Nr Kravelemen t Avvikelse 1 4.3.3 Lundberglaboratoriet saknar vid revisionstillfället en gällande aktivitetslista för miljö och hållbar utveckling. Detta är en avvikelse eftersom en aktivitetslista för miljö och hållbar utveckling är ett krav enligt styrdokumentet V2014/312 Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet Typ LL Lundbergslaboratoriets aktivitetslista för miljö och hållbar utveckling är bifogad med detta meddelande. 2 4.3.3 Institutionen för fysik saknar en aktivitetslista för miljö och hållbar utveckling i det avseendet att dokumentet som revisorerna har fått se inte har någon koppling till universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling 2011-2015 utan enbart berör arbetsmiljöfrågor. Detta är en avvikelse eftersom en aktivitetslista för miljö och hållbar utveckling enligt styrdokumentet V2014/312 Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet ska utgå från universitetets handlingsplan för miljö och hållbar utveckling. 3 4.4.1 Ansvaret för kemikalierum 5150 i Kemihuset är ej klarlagt. Kemikalierummet är gemensamt för GU och Chalmers. LH Ansvaret för rum 5150 är f n delat. Översyn av detta kommer att göras. Detta bör åtminstone innebära att en ansvarig person utses från Chalmers. 4 4.4.1 Det är inte fastställt och klargjort hur organisation för miljöarbetet ska se ut på institutionen för kulturvård i ariestad. AA, LL, NEA Genom dödsfall (cancersjukdom) under våren 2014 saknas platschef (med uppdrag som viceprefekt) i ariestad. En rekryteringsprocess har igångsatts under augusti med målet att ha en person på plats under inledningen av 2015. Intill dess är miljöarbetet organiserat enligt följande: Prefekt: har ansvar för
miljöledningsarbetet på institutionen (avser såväl Göteborg som ariestad). Lokalansvarig: Universitetslektor som genom uppdrag som viceprefekt ges ett delegerat ansvar för miljöledningsarbetet i Göteborg och ariestad. När ny platschef för ariestad är rekryterad får denne delegerat ansvar för miljöledningsarbetet i ariestad, och den Lokalansvarige får ett övergripande ansvar för lokalfrågor under Prefekt (Göteborg) resp Platschef (ariestad) iljösamordnare: En miljösamordnare per ort är utsedd och dessa bevakar och rapporterar miljörelaterade frågor och problem som uppstår på respektive ort och medverkar i att lösa dem. iljökoordinator: En person har uppdrag som miljökoordinator och fungerar som expertstöd till miljösamordnarna, labb- och verkstadsansvariga, samt ledningen (Prefekt, Lokalansvarig, Platschef) Labbansvariga: Två personer är utsedda som labbansvariga för undervisningsrespektive forskningslabbet i ariestad. Verkstadsansvariga: Fem personer utses under hösten som verkstadsansvariga i ariestad för Byggården, åleriet, Snickeriet, urgården respektive Trädgårdsmästeriet. I bilaga 4 finns institutionens arbetsordning avseende miljöledningsarbetet. 5 4.4.6 I labb 1446 på Lundberglaboratoriet förvarades vid miljörevisionen livsmedel i kylskåpet vilket inte är tillåtet enligt AFS 2011:19 26. S LL Den berörda medarbetaren är informerad om förbjudet att förvara livsmedel på laboratorierna. 6 4.4.6 Gift förvaras i omärkt skåp i Kemihuset, rum 8029 skåp 6 och i Lundbergslaboratoriet, rum1330 skåp 22. LL Vi har påpekat för forskargruppen att giftiga kemikalier skall förvaras inlåsta då dom inte används.
LH Korrigerat genom etikettmarkering på skåpet i rum 8029. Information har getts till alla labbansvariga. 7 4.4.6 Institutionen för kemi och molekylärbiologi: Vid revisionstillfället påträffades flera kemikalier som förvarades på felaktigt sätt. Slaskbehållare förvaras i dragskåp i Kemihuset, rum 8025, dunkar med aceton stod framme på kurslabbet i Kemihuset, rum 6161, och triklorättiksyra samt 2-propanol förvarades framme på hylla och bänk i Lundberglaboratoriet rum 1443. LL LH Vi har påpekat för forskargruppen att dom nämnda skall stå i dom avsedda kemikalieskåpen när dom inte används. Slaskbehållaren i rum 8025 har flyttats till avsedd plats. Information har getts till alla labbansvariga. Acetondunkarna i rum 6161 m fl kommer att förvaras i avsett skåp under perioder utan aktivitet i kurslabben. 8 4.4.6 Institutionen för kulturvård: Det finns ingen rutin för att tömma slamavskiljaren vid vasken i maskinsnickeriet. Enligt uppgift tittade snickeriansvarig senast i slamavskiljaren för över ett år sedan. AA,LL,NE A Instruktion för hantering av slamavskiljarna har tagits fram och finns nu tillgängliga både i målerilabb och maskinsnickeriet. Dessa kompletteras med en lista på när slamavskiljaren tömdes senast och vem som gjorde det. Prefekten kommer att utse verkstadsansvariga (i analogi med laboratorieansvariga) för samtliga verkstäder i ariestad under hösten 2014. 9 4.4.6 Institutionen för kulturvård: Kemikalieskåpet i maskinsnickeriet är ej ventilerat och innehåller ej uppdaterade säkerhetsdatablad. AA,LL,NE A De kemikalier som måste stå i ventilerade utrymmen har flyttats till målerilabbet. Informationsskylt som informerar studenterna om att märkningspliktiga kemikalier ej får förvaras i det aktuella skåpet har hängts upp (bilaga 1). Ett kontrakt som studenterna ska få skriva på i början av sin utbildning har även tagits fram, där de förbinder sig till att arbeta korrekt och uppfylla de krav som ställs för att arbete i verkstad ska få ske (bilaga 2). 10 4.4.6 Inga rutiner för hantering av spill av kemikalier finns på institutionen för kulturvård i ariestad.
AA,LL,NE A Absol har införts i snickerimåleriet och måleriet. Informationsskyltar med rutiner vid kemikaliespill har sats upp (bilaga 3). 11 4.4.6 Institutionen för kulturvård: När studenterna sätter in material i kemikalieskåpet i maskinsnickeriet ska det märkas med innehåll, namn och datum, vilket inte följs. AA,LL,NE A Samma som för avvikelse 9. I och med att studenterna kommer förbjudas att förvara egna märkningspliktiga kemikalier i skolans utrymmen försvinner också problemet med säkerhetsdatabladen. 12 4.5.3 Enligt hanteringen av avvikelse nr 6 från förra internrevisionen skulle stor vikt läggas vid att informera om avvikelsehanteringen vid miljörådsmötet 10 september 2013. Av minnesanteckningarna framgår inte huruvida man har tagit upp avvikelsehantering överhuvudtaget vid detta möte. Revisorerna kan därför inte bedöma om avvikelse nr 6 är åtgärdad. UL 140825 Vid nästa miljöråd 140916 kommer större vikt läggas vid att dokumentera i minnesanteckningarna de punkter som tas upp och diskuteras.
Bilaga 1. Institutionen för kulturvård, ariestad Informationsskylt till kemikalieskåpet i maskinsnickeriet Det är inte tillåtet att förvara märkningspliktiga kemikalier i detta skåp! Om märkningspliktiga kemikalier påträffas kommer dessa omedelbart att slängas eftersom skåpet ej uppfyller de krav på ventilation som många märkningspliktiga ämnen kräver. Övriga kemikalier som förvaras i skåpet måste märkas med namn, datum och fullständigt innehåll. Omärkta kemikalier kommer också att slängas. Vid frågor kontakta institutionens miljösamordnare Annie Arnold, annie.arnold@gu.se eller Lasse Larsson, 0501-75 58 81. Bilaga 2. Kontrakt som studenterna måste skriva på. ärkningspliktiga kemikalier har en eller flera av dessa symboler på sin förpackning. Ordningsregler vid undervisning och arbete i verkstad Snickeri- och måleriverkstad vid Institutionen för kulturvård är undervisningslokaler och gemensam arbetsplats som används av många. Lokalvårdare städar endast toaletter, övrig städning görs av studenter tillsammans med den för delkursmomentet ansvariga lärare. Vid självständigt arbete i verkstad ligger ansvaret för att plocka undan efter sig på studenten när de lämnar arbetsstället. Arbetsplatsen skall lämnas med verktyg och material undanplockat. Den skall också vara avstädad och klar att använda för den som kommer efter. Genom detta kontrakt förbinder sig undertecknad student att följa de anvisningar och regler som ges vid kursstart. Specifikt gäller att studenter inte får förvara märkningspliktiga kemikalier i institutionens lokaler. I de fall student har använt egna nämnda kemikalier åligger det studenten att efter varje avslutad arbetsdag se till att dessa jämte miljöstörande avfall tas om hand. Alla märkningspliktiga kemikalier som
medförs måste tas med hem efter avslutat arbetspass! Det åligger studenten att själv undersöka vilken eller vilka kemikalier som är märkningspliktiga De kemikalier som ej är märkningspliktiga får förvaras i skolans lokaler på den plats som ansvarig lärare angett. Detta under förutsättning att kemikalierna märks med namn, datum och fullständigt innehåll. Kemiska produkter som inte uppfyller ovanstående regler kommer att omhändertas omgående och studenter som bryter mot detta kontrakt kan komma att bli avstängda från verkstaden. Jag intygar att jag tagit del av ovanstående information och kommer följa ovan nämna regler samt övriga anvisningar som ges av kursansvarig. Datum Namn Underskrift
Bilaga 3. Rutin för spill av kemikalier ÅTGÄRDER VID SPILL AV KEIKALIER I VÄTSKEFOR! Förhindra utsläpp till avlopp genom att: 1. Valla in med absorptionsmedlet absol, som förvaras i rum/plats xx. 2. Samla upp i dubbla plastsäckar och lämna som kemiskt avfall. 3. Arbeta enligt instruktioner i säkerhetsdatablad för aktuell kemikalie, eller betrakta avfallsförordningen SF 2011:927. Vid frågor, kontakta miljösamordnare/labansvarig.
Bilaga 4. Arbetsordning miljöledning iljöledning - Prefekt Bosse Lagerqvist Operativt miljöarbete - Att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom institutionen - Att utse en miljösamordnare för institutionen i omfattning utifrån verksamhetens behov - Att säkerställa att varje person, som utför arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan, har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning och erfarenhet - Att vid större förändringar i verksamheten, eller minst vart tredje år, utvärdera vilka av institutionens miljöaspekter som är betydande - Att integrera hållbar utveckling i utbildningen på grundnivå och avancerad nivå. Hållbar utveckling i enlighet med definitionen i Högskolelagen 1 kap 5 - Att tillämpa universitetets gemensamma och/eller egna utarbetade regler och rutiner för arbetsmoment som kan orsaka miljöpåverkan eller överträdelse av miljölagstiftning - Att utifrån institutionens betydande miljöaspekter samt universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling 2011 2015, planera, genomföra och följa upp egna aktiviteter för miljö och hållbar utveckling och skriva in dessa i institutionens verksamhetsplan/handlingsplan - Att ansvara för att institutionen genomför miljörevi-sioner i enlighet med universitetets miljörevisionsplan Skriftlig årlig uppföljning till dekanen - Att följa upp institutionens betydande miljöaspekter årligen - Att följa upp aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i verksamhetsplanen/handlingsplanen - Att rapportera enligt universitets checklista för efterlevnad av miljölagstiftning - Att ansvara för institutionens avvikelse /incidentrapportering inom miljöledning/hållbar utveckling - Att följa upp och åtgärda avvikelser från interna och externa miljörevisioner - Att årligen ha en genomgång med institutionens
miljösamordnare och gå igenom årets resultat samt sprida resultaten till institutionens medarbetare - Att årligen lämna underlag till universitetets hållbarhetsredovisning och rapportering till regeringskansliet i en skriftlig rapport till dekan enligt Arbetsordning (dnr V 2011/155) Bilaga 4. Arbetsordning miljöledning - Lokalansvarig Krister Svedhage - Viceprefekt ariestad Prefekten ansvarar, förutom ovanstående, för att universitetsgemensamma beslut, regler och policys inom miljöledning/hållbar utveckling följs inom institutionen. Är tillståndshavare, enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor (SFS 2010:1011), och utser föreståndare för brandfarlig vara Ska medverka till: - Att leda och samordna det operativa arbetet med miljöledning och hållbar utveckling inom institutionen - Att säkerställa att varje person, som utför arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan, har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning och erfarenhet - Att vid större förändringar i verksamheten, eller minst vart tredje år, utvärdera vilka av institutionens miljöaspekter som är betydande - Att tillämpa universitetets gemensamma och/eller egna utarbetade regler och rutiner för arbetsmoment som kan orsaka miljöpåverkan eller överträdelse av miljölagstiftning - Att utifrån institutionens betydande miljöaspekter samt universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling 2011 2015, planera, genomföra och följa upp egna aktiviteter för miljö och hållbar utveckling och delta i formuleringen av dessa i institutionens verksamhetsplan/handlingsplan Tillsammans med Prefekten och iljösamordnarna svara för den skriftliga årliga uppföljningen till dekanen, samt: - följa upp institutionens betydande miljöaspekter årligen - följa upp aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i verksamhetsplanen/handlingsplanen Tillsammans med Prefekt och iljösamordnare ska Lokalansvarig och Viceprefekt medverka i: - Att rapportera enligt universitets checklista för
efterlevnad av miljölagstiftning - Att ansvara för institutionens avvikelse /incidentrapportering inom miljöledning/hållbar utveckling - Att följa upp och åtgärda avvikelser från interna och externa miljörevisioner - Att årligen ha en genomgång med institutionens miljösamordnare och gå igenom årets resultat samt sprida resultaten till institutionens medarbetare - Att årligen lämna underlag till universitetets hållbarhetsredovisning och rapportering till regeringskansliet i en skriftlig rapport till dekan enligt Arbetsordning (dnr V 2011/155) Ansvarar för att vid respektive plats (Göteborg resp ariestad), universitetsgemensamma beslut, regler och policys inom miljöledning/hållbar utveckling följs.
Bilaga 4. Arbetsordning miljöledning - iljösamordnare Lasse Larsson, ariestad Christer Aronsson, Göteborg -iljökoordinator Annie Arnold - Vara prefektens stöd i arbetet med miljöledning och hållbar utveckling och rapportera till denne hur miljöledningsarbetet fortlöper - edverka i samordningen av det operativa arbetet med miljöledning och hållbar utveckling inom institutionen - edverka i sammanställa den årliga redovisningen av institutionens arbete med miljöledning och hållbar utveckling - Kommunicera arbetet med miljöledning och hållbar utveckling till institutionens medarbetare - Samarbeta med övriga miljösamordnare vid universitetet - Planera, samordna och ta fram underlag för interna och externa miljörevisioner Tillsammans med Prefekt, Lokalansvarig och Viceprefekt medverka i: - rapporteringen enligt universitets checklista för efterlevnad av miljölagstiftning - samordning av institutionens avvikelse /incidentrapportering inom miljöledning/hållbar utveckling - uppföljning och åtgärder av avvikelser från interna och externa miljörevisioner - formulering av det årliga underlaget till universitetets hållbarhetsredovisning
Bilaga 4. Arbetsordning iljöledning - Laboratorieansvarig aria Höijer: Lab grundutb K Jonny Bjurman: Forskningslab - Ateljé-/verkstadsansvarig aria Höijer: konservatorsateljé Förslag: Anders Göransson: urgården Förslag: Catarina Sjöberg: Trädgårdsmästeriet Förslag: Tom/Anders Göransson: åleri Förslag: Thomas Karlsson: Snickeri Förslag: Karin Johansson: Byggården - KLARA-ansvarig Jonny Bjurman aria Höijer - ansvarar under prefekten för det dagliga miljöoch säkerhetsarbetet på laboratoriet - upprättar och uppdaterar regelbundet laboratoriepärm med regler för laborativt arbete - ansvarar för att kemikalieförteckningen vid laboratoriet hålls uppdaterad och bevakar att uppsatta miljömål för kemikaliehanteringen beaktas - samordnar arbetet med riskbedömningar för olika arbetsmoment vid laboratoriet - ansvarar för att information om regler och rutiner för laboratoriearbetet ges till nya medarbetare (ex. teknisk personal, forskare, doktorander och examensstudenter) Ska samråda med KLARA-ansvarig kring produktblad och uppmärkning - ansvarar under prefekten för det dagliga miljöoch säkerhetsarbetet på ateljén/verkstaden - upprättar och uppdaterar regelbunet regler för arbete i ateljén/verkstaden - samordnar arbetet med riskbedömningar för olika arbetsmoment vid ateljén/verkstaden - ansvarar för att information om regler och rutiner för arbete i ateljén/verkstaden ges till nya medarbetare (ex. teknisk personal, forskare, doktorander och examensstudenter) Utsedd kemikalieinköpare som ska köpa in kemikalier enligt ramavtal. Registrering i kemikalieregistret görs i samband med leverans av inköp Ansvarar för att hälso- eller miljöfarliga kemiska produkter förvaras så att hälso- och miljörisker förebyggs Ansvarar för att kemiska produkter samt biotekniska organismer som hanteras inom verksamheten och som kan innebära risker från hälso- eller miljösynpunkt, förtecknas enligt: 1. Produkten eller organismens namn, 2. Omfattning och användning av produkten eller organismen, 3. Information om produktens eller organismens hälso- och miljöskadlighet, samt 4. Produktens eller organismens klassificering med avseende på hälso- eller miljöfarlighet. Ansvarar för att alla förpackningar är märkta med
produktnamn och farosymbol m.m. Samverkar däri med laboratorieansvarig - Föreståndare brandfarlig och explosiv vara Geovetarcentrum: David Cornell (Krister S, ersättare) ariestad: Nils-Eric (Lasse L, ersättare) Ansvarar för att hantera kemiska produkter efter användning som farligt avfall. - Har till uppgift att verka för att verksamheten bedrivs enligt de aktsamhetskrav och med iakttagande av de övriga skyldigheter som följer av lagen eller föreskrifter som meddelats i anslutning till lagen