Ledningens genomgång 2019-xx M-2019-0672, KS 1 (6) Beslutsorgan Skolchef ITM skolans genomgång av miljöledningssystemet Datum för mötet: 2019-03-26 kl. 14:00-15:30 Plats för mötet Närvarande (beslutande): Närvarande (övriga): Frånvarande: Osquars backe 31, Stockholm Jan Wikander, skolchef Pär Jönsson, vice skolchef Christina Carlsson, administrativ chef Kristina Von Oelreich, hållbarhetschef Eva Werner Sundén, verksamhetscontroller Arnold Pears, prefekt Lärande Björn Laumert, prefekt EGI Malin Selleby, FA Mauro Onori, prefekt IIP Annika Borgenstam, prefekt MSE Sofia Ritzén, prefekt MMK Charlotte Flodin, miljöstöd Sara Pettersson, hållbarhetsstrateg Kristina Palm Anna Jerbrant 1 Mötets öppnande Ordförande öppnar mötet och hälsar alla välkomna. Inledning och syfte med mötet, val av justeringspersoner/er Syftet med mötet är att följa upp hur miljöledningssystemet fungerar på skolan och hur arbetet går med att nå hållbarhetsmålen fram till 2020. En genomgång skedde av dagordningen. Inga nya punkter lades till eller ändrades. Christina Carlsson utsågs till justerare. Sara Pettersson skrev protokoll. 2 Föregående möte och status avseende tidigare beslutade åtgärder
Ledningens genomgång 2019-xx M-2019-0672, KS 2 (6) En genomgång skedde av protokoll från föregående möte. Uppföljning skedde av tidigare beslutade åtgärder och status avseende avvikelser och förbättringsförslag från intern och extern miljörevision. Hållbarhetschef informerade om att det finns en mall för att kartlägga de globala hållbarhetsmålen mot olika projekt. Beslut: Skolchef beslutar att pågående avvikelser och förbättringsförslag, enligt punkt 2 i bilagd Presentation inför ledningens genomgång, åtgärdas inom föreslagen tid och att övriga punkter som anses klara kan stängas. 3 KTH:s verksamhetsplan och hållbar utveckling Nedan beskrivs hur skolan tagit om hand punkterna från verksamhetsplanen i handlingsplaner/program för hållbarhetsmålen eller i annan dokumentation. - Avsnitt 2.0 Kompetensförsörjning: En strategisk satsning görs på fyra institutionsövergripande forskningsområden, med den sammanhållande kappan hållbar industri och hållbart samhälle : (i) Industrial transformation through digitalisation, renewable energy and circular economy, (ii) Integrated mechanics, components and materials design including additive manufacturing, (iii) Hållbara energisystem: Tekniska och affärsmässiga perspektiv, samt (iv) Innovationsekosystem, innovationsledning och entreprenörskap. Totalt satsas ca 100 mkr de kommande 4-5 åren förutsatt att rektors myndighetskapitalsatsning också stödjer initiativet. Ett lektorat har nyligen godkänts, som under hösten ska jobba med hållbar utveckling. Lektoratet ska bidra till att öka kunskap om och engagemang i frågor gällande hållbar utveckling bland lärare inom fakulteten. Målet är att öka kunskapen om hur hållbarhetsaspekterna kan integreras i program och i kurser. Det lyfts att ITM-skolan har en stor andel grundutbildning och en liten andel medel för forskarutbildning, vilket innebär begränsningar i arbetet med att förnya fakulteten för att få en ökad andel fakultetsanställningar med hållbarhetsprofil. - Avsnitt 3.0 Utbildning: Arbete pågår med att integrera hållbar utveckling i utbildning, bland annat genom MHUmärkning av kurser. Skolan uppmanar och finansierar centralt möjligheten för alla programansvariga, studierektorer m fl att delta i IVA:s konferens CAETS 2019 - Engineering a better world- the next 100 years, i juni 2019. - Avsnitt 4.0 Forskning: ITM-skolan hänvisar till skolans utvecklingsplan vad gäller KTH:s hållbarhetsmål för forskning. Ett arbete pågår med att identifiera forskningsprojekt som har koppling till FN:s globala hållbarhetsmål. - Avsnitt 5. Samverkan:
Ledningens genomgång 2019-xx M-2019-0672, KS 3 (6) Samverkan med strategiska partners där hållbarhet står i fokus sker i stor utsträckning, bland annat i samverkan med Scania, Stockholm Exergi (Strategisk partner ITM på skolnivå) och Sandvik. Dock saknas en samlad dokumentation kring den samverkan som sker. I de olika partnerskapen bokförs vilka samarbeten och utbyten som sker, dock tillämpas såvitt känt inte hållbarhetsmärkning för dessa. - Avsnitt 6. Verksamhetsstöd: Arbetet pågår med att integrera miljö- och hållbarhetsfrågor i ordinarie verksamhet, bland annat genom en översyn av delegationsordningar. Övergripande miljöledningsrutiner för hur man ska arbeta med hållbar utveckling inom utbildning och forskning har precis färdigställts och kommer skickats ut till samtliga skolor inför den externa miljörevisionen. Rutinerna ska kommuniceras och förankras och skolorna får ansvar för att implementera rutinerna i den egna verksamheten för utbildning och forskning. Aktiviteter har föreslagits för 2019 kopplat till hållbarhetsmålet tjänsteresor, bland annat med fokus på att stötta användningen av resfria möten. Dock påtalas vikten av en central hantering av frågan. En svårighet som lyfts är att ansökan om stöd till externa projekt till stor del baseras på kostnader för resor, vilket motsäger målet att minska resandet. KTHSO ber travel manager ta fram mer detaljerad statistik för flygresor inom ITM. 4 Hållbarhetsmål och handlingsprogram för åren 2018, 2019 Uppföljning av handlingsplan/program för 2018 noterad i underlag till ledningens genomgång. Hållbarhetsmål och handlingsprogram för 2019 har tagits fram, se underlag till ledningens genomgång. Samtliga övergripande hållbarhetsmål kommer inkluderas. En önskan framkom att beskrivning av samtliga hållbarhetsmål ska skickas ut till mötesdeltagarna. KTHSO kommer inför kommande ledningens genomgång lägga in hållbarhetsmålen som en bilaga till dagordningen som går ut till samtliga mötesdeltagare inför mötet. KTHSO skickar information till ITM om koldioxidutsläpp per årsarbetskraft och skola. Beslut: Skolchef beslutar att uppföljning av mål i handlingsprogram för 2018 läggs till handa och att mål i handlingsprogram för 2019 fastställs enligt förslag i punkt 4 i bilagd Presentation inför ledningens genomgång. 5 Punkter att lyfta till skolans kvalitetsdialog under våren 2019 En diskussion fördes hur miljöledningssystemets handlingsprogram för skolans utbildning kan integreras i programanalyserna som tas fram inom ramen för kvalitetssystemet för utbildning. Som exempel på hur miljöledningssystemet kan integreras i kvalitetssystemet för utbildning och forskning nämndes EECS-skolans struktur för att minska mängden dokumentation kring uppföljning av handlingsplaner. På nämnd skola redovisas hållbarhetsmål för att integrera hållbar utveckling i programmen, samt åtgärder för att nå målen, i programanalysen. De mål
Ledningens genomgång 2019-xx M-2019-0672, KS 4 (6) och åtgärder som inte lyfts i programanalysen beskrivs i ett separat handlingsprogram. Arbetet pågår med att ta bort separata handlingsprogram. Beslut: Skolchef beslutar att säkerställa att de övergripande miljöledningsrutinerna som finns för utbildning och forskning implementeras i skolans verksamhet. Det kommer att ske genom en samverkan mellan ansvariga och personer från skolan och från KTHSO. Samverkan sker inom ramen för de forum som redan finns på skolan för att diskutera dessa frågor. Det sker också i samverkan med andra skolor. I ovanstående beslut ingår att skolchefen beslutar att se över hur handlingsprogrammen för utbildning kan integreras i skolans programanalyser och i skolrapporten inom ramen för kvalitetssystemet för utbildning. 6 Förbättringsförslag från verksamheten Ett nytt förbättringsförslag har noterats från den egna verksamheten, se underlag till ledningens genomgång. Förslaget handlar om hanteringen av avfall i allmänhet, och elektronikavfall i synnerhet, ska förenklas och eventuellt styras mer effektivt från centralt håll. Ett avfallsprojekt pågår där GVS tillsammans med två studenter genomför inventering av avfallshanteringen på samtliga KTH:s skolor med målet att införa sortering av matavfall och kartong på samtliga skolor samt föreslå övriga förbättringsåtgärder. ITM bidrar till projektet genom att låta relevanta funktioner stå till förfogande vid inventering av ITM:s avfallsutrymmen och genom att stötta vid införande av eventuellt framkomna förbättringsåtgärder. Beslut: Skolchef beslutar att åtgärder avseende avfall ska genomföras inom ramen för pågående avfallsprojekt som KTHSO driver tillsammans med ITM. 7 Efterlevnad av bindande krav, legala och andra krav Hållbarhetschef informerar om nytt arbetssätt för efterlevnad av lagar och andra krav. Som ett led i den nya miljöorganisationen tar KTHSO över den löpande lagbevakningen och genomgången av skolans laglista med ansvariga funktioner. Lagrevisionen genomförs i samband med den interna miljörevisionen som årligen genomförs under hösten. Beslut: Skolchef beslutar att de nya miljöledningsrutinerna införs på skolan avseende löpande lagbevakning och lagrevisionen. Skolchef beslutar att skolan är intresserad av att få ta del av mer information om hur ett upprättande av ett Student Sustainability Office på KTH skulle kunna se ut. 8 Organisation och resurser avseende miljöledningsarbetet Miljöledningssystemet ska integreras i KTH:s verksamhet och vissa frågor kopplat till det systematiska miljöarbetet kommer framöver att samordnas och styras centralt för att likvärdig hantering ska ske på samtliga skolor. Överlämning och ny arbetsfördelning från miljöombuden till Sara Petterson, hållbarhetsstrateg på KTHSO har påbörjats. En årscykel för det systematiska miljöarbetet samt datum för 2019 års aktiviteter har tagits fram. En förändring behöver göras i årscykeln genom att höstens ledningens genomgång tidigareläggs. Detta för att miljöledningsarbetet bättre ska kunna integreras i skolans övriga verksamhetsplanering. Genom att tidigarelägga ledningens genomgång kan skolan vid slutet av 2019 fatta beslut om handlingsprogram för hållbarhetsmål som ska gälla under 2010.
Ledningens genomgång 2019-xx M-2019-0672, KS 5 (6) Beslut: Skolchef beslutar att implementering av miljöledningssystemets nya organisation och arbetssätt ska ske i överensstämmelse med underlag till ledningens genomgång, framtagen dokumentation kring arbetsfördelning mellan KTHSO och skolan samt ovan beskrivning av justering i skolans årscykel. 9 Förberedelse inför den externa miljörevisionen 8-9 april 2019 Genomgång skedde av de områden som ska revideras på skolan samt vilka åtgärder som ska vidtas inför revisionen. Beslut: Skolchef beslutar att skolan tillsammans med kontaktperson från KTHSO ska förbereda den externa revisionen enligt föreslagna åtgärder senast 31 mars. 10 Mötet avslutas och tidpunkt för nästa ledningens genomgång fastställs Beslut: Skolchef beslutar att kommande ledningens genomgång (sedan tidigare inbokat den 20 november) ska tidigareläggas. KTHSO återkommer med förslag på nytt datum. Sammanställning av skolchefs beslut: 2 - Pågående avvikelser och förbättringsförslag, enligt punkt 2 i bilagd Presentation inför ledningens genomgång, åtgärdas inom föreslagen tid och att övriga punkter som anses klara kan stängas. 4 Uppföljning av mål i handlingsprogram för 2018 läggs till handa och mål i handlingsprogram för 2019 fastställs: Utbildning - En lång rad mål som har satts upp av Malin Selleby (doktorsprogram: https://kth.box.com/s/m5j6jx9achidwp1c90q77jwbjvgmhkp9) och Andreas Alm Arvidsson (grund- och avancerad nivå: https://kth.box.com/s/umnf900l2uz90hjkktc4k2pe3dbvsn83). Forskning - VHC mejlar ut mall till alla som ansvarar för forskningsprojekt, dessa ombeds markera FN:s hållbarhetsmål i lista (https://kth.box.com/s/2lqpm89p4fv0uwdfqog4ytyzcqtl7p7h). Klart till sommaren. Samverkan - Inom skolan Uppdatera delegationsordningar och funktionsbeskrivningar Upphandling/inköp - Att inom ITM sprida filmen som visar rutinen för upphandling och inköp (https://play.kth.se/media/inköp+på+itm-skolan/0_ui7z9cxe) Tjänsteresor - Att inom ITM sprida filmen som visar rutinen för att boka tjänsteresor (https://play.kth.se/media/tjänsteresor+på+itm-skolan/0_73z003r6) - Köpa in eldrivna sparkcyklar för kortare transporter inom campusområdet. Service center, Adde Jeihouni, tar hand om praktiska frågor så som: säkerhet, hjälmar, access, stöldsäkerhet, förvaring nattetid - Underlätta för cyklister: Se över institutionernas behov av cykelförråd, dusch, torkskåp, omklädningsrum, förvaringsskåp, möjlighet att låsa in/förvara, lyftpumpar etc. - Ta fram idé rörande reskit för tågresor (medel från klimatpott). I kitet skall det ingå lånetelefon, surf. Ok att restiden på tåg är arbetstid sanktionerat från högsta ort (Arbetspendling för att denna ska vara arbetstid krävs uppgörelse med närmsta chef/dyl.) Förstaklassbiljetter.
Ledningens genomgång 2019-xx M-2019-0672, KS 6 (6) - SL-kort för de som pendlar mellan KTH:s olika lokaler - Internationella resor: Ok med dyrare direktflyg, se till att mellanlandningar blir dyrare i praktiken. - Blogginlägg/nyhetsbrev om att direktflyg är ok framför mellanlandningar, trots att det är dyrare (klimatpott). - Påtalar problem med Egencia till KTH SO. - Digitala möten - Viktigt att detta hanteras centralt på KTH, att det standardiseras och förenklas! Kemikalier och avfall - Ta fram lista över labb och kontaktpersoner mejllista så att det enkelt går att kommunicera lagändringar och dylikt. - Matavfall, ITM först ut som pilot bland skolorna. Adde Jeihouni på Service center arbetar aktivt med frågan, samarbete med KTHSO. Så snart avtal är på plats så sätter det igång på riktigt. 5 6 7 8 9 10 - Säkerställa att de övergripande miljöledningsrutinerna som finns för utbildning och forskning implementeras i skolans verksamhet. Det kommer att ske genom en samverkan mellan ansvariga och personer från skolan och från KTHSO. - Samverkan sker inom ramen för de forum som redan finns på skolan för att diskutera dessa frågor. Det sker också i samverkan med andra skolor. - I ovanstående beslut ingår att skolchefen beslutar att se över hur handlingsprogrammen för utbildning kan integreras i skolans programanalyser och i skolrapporten inom ramen för kvalitetssystemet för utbildning. - Åtgärder avseende elektronikavfall ska genomföras inom ramen för pågående avfallsprojekt som KTHSO driver tillsammans med ITM. - De nya miljöledningsrutinerna införs på skolan avseende löpande lagbevakning och lagrevisionen. - Skolan är intresserad av att få ta del av mer information om hur ett upprättande av ett Student Sustainability Office på KTH skulle kunna se ut. - Implementering av miljöledningssystemets nya organisation och arbetssätt ska ske i överensstämmelse med underlag till ledningens genomgång, framtagen dokumentation kring arbetsfördelning mellan KTHSO och skolan samt ovan beskrivning av justering i skolans årscykel. - Skolan tillsammans med kontaktperson från KTHSO ska förbereda den externa revisionen enligt föreslagna åtgärder senast 31 mars. - Kommande ledningens genomgång (sedan tidigare inbokat den 20 november) ska tidigareläggas. KTHSO återkommer med förslag på nytt datum. Bilagor: Presentation inför ledningens genomgång ( 20190326 ITM Ledningens genomgång rev ) Dagordning ledningens genomgång ( 20190225 Kallelse-dagordning ledningens genomgång )