Förfrågningsunderlag för bedrivande av hemtjänst enligt Lag om valfrihetssystem

Förfrågningsunderlag för bedrivande av hemtjänst enligt Lag om valfrihetssystem Reviderat 121129 VON 91 dnr VON12/66 Reviderat 120425 VON 29 dnr VON12/66 Gäller från och med 130101 Bilagor: Bilaga 1 Blankett "Ansökan om godkännande för Fritt val inom hemtjänstverksamhet" Bilaga 2 Kontraktsförslag, reviderat 121129 VON 91 Bilaga 3 Vård- och omsorgsnämndens kvalitetspolicy Bilaga 4 Tjänstegarantier Bilaga 5 Vård- och omsorgsnämndens riktlinjer för rapportering enligt Lex Sarah Bilaga 6 Karta områdesindelning Bilaga 7 Miljö- och folkhälsostrategi Bilaga 8 Ansökan om ändring av kontrakt Vård- och omsorgsnämnden Nyköpings kommun 611 83 Nyköping tfn 0155-24 80 00 www.nykoping.se 2012-12-20 1

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER... 3 1.1. ALLMÄN INFORMATION...3 1.2. UPPHANDLINGENS OMFATTNING...3 1.2.1. Hemtjänst... 3 1.2.1.1. Larm... 4 1.2.2. Hemsjukvård... 4 1.2.3. Tjänster som inte ingår i uppdraget... 4 1.2.4. Tilläggstjänster... 4 1.3. ERSÄTTNING...4 1.3.1. Moms... 5 1.3.2. Villkor för ersättning... 5 1.3.3. Fakturering... 6 1.4. KONTRAKT...6 1.5. ANSÖKAN...6 1.5.1. Ansökans utformning... 7 1.5.2. Behandling av ansökan... 7 1.6. VERKSAMHETSSTART...7 2. KRAV PÅ UTFÖRARE... 7 2.1. FORMELLA KRAV...7 2.2. MÅL OCH KVALITETSKRAV...8 2.3. ETABLERINGSOMRÅDE...9 2.4. KAPACITETSTAK...9 2.5. PERSONAL...9 2.5.1. Arbetsgivaransvar... 9 2.5.2. Anöriganställning... 9 2.5.3. Utbildning och kompetens... 10 2.5.4. Tystnads- och rapporteringsplikt... 11 2.5.5. Yttrande Meddelarrätt... 11 2.6. VERKSAMHETSSYSTEM...11 2.6.1. IT- krav... 11 2.6.2. Procapita och Mobipen Care... 11 2.7. KOMMUNIKATION...12 2.8. MARKNADSFÖRING...12 2.9. MILJÖ...12 3. KRAV PÅ UPPDRAGET... 12 3.1. BESTÄLLNING, VERKSTÄLLIGHET OCH REDOVISNING..12 3.2. FÖRÄNDRAT BEHOV HOS BRUKAREN...13 3.3. DOKUMENTATION...14 3.4. BRUKARENS VAL/BYTE AV UTFÖRARE...14 3.5. KVALITETS- OCH UTVECKLINGSARBETE...14 3.6. KVALITET OCH UPPFÖLJNING...15 2012-12-20

1. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 1.1. ALLMÄN INFORMATION I Nyköpings kommun infördes Fritt val inom hemtjänst - ett valfrihetssystem enligt Lag om valfrihetssystem (LOV) - från och med 2009-11-01. Detta innebär att intresserade utförare har möjlighet att löpande ansöka om att bedriva hemtjänst i kommunen. Syftet med Fritt val är att brukaren får fler valmöjligheter och själv kan bestämma vem som ska utföra de beslutade tjänsterna. Hur många kunder varje utförare får beror på hur många personer som väljer utföraren. Kommunen kan inte garantera någon uppdragsvolym. Förfrågningsunderlaget beskriver de tjänster som ingår i Fritt val samt de krav som ansökande utförare måste uppfylla. Samtliga krav måste vara uppfyllda under hela kontraktsperioden för att utföraren ska vara godkänd. Om kommunen ändrar kraven måste även tidigare godkända utförare uppfylla dessa. Kommunens egenregi är direktkvalificerad och är en av utförarna och bedriver hemtjänstverksamhet inom hela kommunen. Alla utförare som kommunen tecknat kontrakt med får beskriva sin verksamhet enligt en särskild mall, ett så kallat faktablad. Beskrivningarna publiceras på kommunens hemsida samt delas ut i samband med att en person ska välja vilken utförare som ska utföra hemtjänstinsatserna. 1.2. UPPHANDLINGENS OMFATTNING Fritt val gäller hemtjänst i hela Nyköpings Kommun. När en ansökan om hemtjänst inkommer gör kommunens biståndshandläggare individuella behovsbedömningar enligt socialtjänstlagen. De fattar beslut om insatser och skickar beställning till utföraren. En så kallad förenklad handläggning kan användas vid serviceinsatser och larm. Kriteriet är att den sökande fyllt 75 år och är bosatt i kommunen. Beslutet fattas å grundval av ansökan och utan utredning i övrigt. Kunden väljer utförare och beställning skickas. Förenklad handläggning används då behovet understiger 6 timmar per månad. Kunden och utföraren kommer efter beställningen överens om vad och hur tjänsten ska utföras. Kommunen har delats in i ett antal geografiska områden och ansökan kan göras för ett eller flera områden. Möjlighet finns att begränsa sitt åtagande genom att ange s k kapacitetstak inom varje geografiskt område. Överenskommelse om verksamhetsstart träffas vid tecknande av kontrakt. Se vidare under rubriken Krav på utförare, punkt 2. 1.2.1. Hemtjänst Uppdraget omfattar att bedriva hemtjänst i form av omvårdnads- och/eller serviceinsatser för personer boende i Nyköpings kommun och som har 2012-12-20 3

biståndsbeslut om hemtjänst. Ansökan, enligt detta förfrågningsunderlag, om att bedriva hemtjänst kan avse omvårdnads- och/eller serviceinsatser. I begreppet omvårdnadsinsatser ingår personlig omvårdnad inkl delegerade hälsooch sjukvårdsinsatser samt hjälp vid larm. Omvårdnadsinsatser utförs under tiden kl 07:00-22:00 under årets samtliga dagar. I begreppet serviceinsatser ingår städning, tvätt och inköp. Serviceinsatser utförs vardagar vid tidpunkt som brukare och utförare kommer överens om. 1.2.1.1. Larm Hjälp vid larm ingår i insatsen personlig omvårdnad och gäller under tiden 07.00-22.00 inom valt etableringsområde. Inställelsetid vid larm är max 30 minuter. 1.2.2. Hemsjukvård Hälso- och sjukvårdsinsatser som delegerats och beställts av kommunens arbetsterapeut, sjukgymnast eller sjuksköterska ingår i uppdraget och ersätts på samma villkor som övriga insatser. I de fall brukaren inte är beviljad hemtjänstinsats och behov uppstår av delegerade hemsjukvårdsinsatser kommer dessa att utföras av kommunens hemtjänst. 1.2.3. Tjänster som inte ingår i uppdraget Alla insatser mellan kl 22:00 07:00 utförs av kommunens nattpatruller. Matdistribution ingår inte i Fritt val. 1.2.4. Tilläggstjänster Utföraren har rätt att tillhandahålla tilläggstjänster. Med tilläggstjänster avses tjänster som inte ingår i biståndsbeslutet och som brukaren betalar direkt till utföraren. Kommunen har inget ansvar för dessa tilläggstjänster. 1.3. ERSÄTTNING Ersättning utgår för utförd tid i enlighet med beställning och från och med den dag verkställighet påbörjas. Ersättning utgår maximalt för tid upp till beställd tid. Ersättningen följer en modell som innebär att det är en viss timtaxa för omvårdnadsinsatser och en för serviceinsatser. Om utföraren utför både omvårdnads- och serviceinsatser utgår beloppet för omvårdnad för samtliga timmar. En högre ersättning utgår för insatser som utförs hos brukare som bor på landsbygd. Landsbygd resp tätort definieras av SCB:s nyckelkodsområden. Från och med 2013-01-01 gäller följande ersättningar SEK per utförd hemtjänsttimma: Serviceinsatser tätort 305 kr/tim Serviceinsatser landsbygd 350 kr/tim Personlig omvårdnad inkl serviceinsatser tätort 372 kr/tim* 2012-12-20 4

Personlig omvårdnad inkl serviceinsatser landsbygd 427 kr/tim* *) I beloppen ingår momskompensation med 1,14 %. Priserna inkluderar samtliga kostnader för utförandet av beviljade insatser. Ersättning utgår endast om en upprättad genomförandeplan skickats till handläggare senast 14 dagar efter att uppdraget påbörjats. 1.3.1. Moms Tjänster som utförs inom hemtjänsten är normalt momsfria om utföraren tillhandahåller både omvårdnadstjänster och servicetjänster eller bara omvårdnadstjänster. Vid beräkning av timpriset för dessa utförare har hänsyn tagits till att tjänsterna är momsfria. I de fall som utföraren endast tillhandahåller servicetjänster blir tjänsten istället momspliktig, eftersom tjänsten därmed inte kan anses ha karaktär av social omsorg eller annan jämförlig social omsorg. De utförare som endast utför servicetjänster ska därför lägga på moms på det fastställda timpriset. 1.3.2. Villkor för ersättning Ersättning utgår månadsvis i efterskott. Underlag för ersättning av faktisk, utförd tid skall varje månad redovisas till kommunen senast den 5:e i månaden efter att insatserna utförts. Som grund för tidsredovisningen dokumenterar utföraren tidsåtgången hemma hos brukaren vid varje hjälptillfälle i Mobipen Care. Registrering ska avse faktisk utförd tid och göras med hjälp av den elektroniska pennan i kundens hem. Efterregistrering (utan att pennan används) i systemet får endast ske i undantagsfall och ska då motiveras. Beställaren följer användningen av pennan och kan kräva rättelse om pennan inte används i tillräcklig omfattning utan att detta är motiverat. Insats ska finnas redovisad i Mobipen senast den 5:e i månaden efter, därefter stängs systemet och ersättning kan ej åberopas. När en insats utförs utanför bostaden och/eller till flera brukare samtidigt dokumenteras tiden samt en uppskattad tidsåtgång hos brukaren. Detta gäller vid samordning av inköp, tvätt, post-, bank- eller apoteksärenden. När kontakt med sjukvård, närstående/god man/förvaltare eller myndighet för brukares räkning sker i grupplokal eller motsvarande dokumenteras tiden i Mobipen. Besök hos ny brukare, då genomförandeplan upprättas, ersätts med belopp motsvarande 60 minuter och redovisas med särskild notering. Planerade insatser som av olika anledningar inte kan utföras ersätts normalt inte. Undantag är ersättning för omställningstid. Ersättning för omställningstid utgår under högst 2 dagar för beviljad och inplanerad tid som inte kan utföras på grund av dödsfall, akut sjukhusvistelse/korttidsvård eller tillfälligt uppehåll i hemtjänstinsatserna. En förutsättning för att ersättningen skall utbetalas är att utföraren fått kännedom om händelsen kortare tid än fem dagar i förväg. Varje dag ersätts med en trettiondel (1/30) av beviljad månadstid. 2012-12-20 5

Vid kunds frånvaro av annan orsak än ovan angivna eller då kund avböjer insats utgår ersättning för högst två gånger per månad för en och samma kund. Kontakt med handläggare ska ske omedelbart om kund avböjer insats mer än två ggr per månad. Dubbelbemanning och dokumentationstid (i grupplokal eller motsvarande) ingår i timersättningen och ersätts normalt inte. Undantag gäller för utförda timmar vid dubbelbemanning som överstiger 20 timmar per person och månad. I dessa fall utgår timersättning för de överstigande timmarna. Dubbelbemanning ska särredovisas på fakturaunderlag. Redovisning av anhöriganställningar ska varje månad ske till beställarens ombud. 1.3.3. Fakturering Betalning sker senast trettio (30) dagar efter mottagen korrekt faktura eller vid annan tidpunkt som överenskommits. Vid felaktigheter returneras fakturan utan åtgärd för rättelse efter kontakt med Utföraren. Fakturan skall innehålla uppgift om; Kommunens referensnummer NK27 Företagets namn Företagets organisationsnummer Registreringsnummer för F-skatt och mervärdesskatt Utförda timmar delas upp i tätort eller landsbygd Anhöriganställning ska redovisas med angivet antal utförda timmar Dubbelbemannig ska redovisas med angivet anal utförda timmar Utförd tid per brukare specificeras i bilaga 1.4. KONTRAKT Kommunen tecknar kontrakt med utförare efterhand som ansökningar inkommer och beslut om godkännande fattats. Kontraktet skrivs initialt på 2 år för att därefter vid förlängning tecknas tills vidare under förutsättning att utföraren uppfyller de kvalitetskrav som kommunen ställer. Av det tecknade kontraktet framgår när kontraktet startar och vilken tidsperiod som kontraktet gäller. 1.5. ANSÖKAN Ansökan märkt "Ansökan Hemtjänst" ska insändas till: Nyköpings kommun Upphandlingsenheten 611 83 Nyköping 2012-12-20 6

1.5.1. Ansökans utformning Ansökan ska innehålla blankett Ansökan om godkännande för Fritt val inom hemtjänstverksamhet ifylld och undertecknad av behörig person samt de bilagor och redovisningar som efterfrågas, se bilaga 2. 1.5.2. Behandling av ansökan Inkommen ansökan öppnas och registreras snarast möjligt. Därefter görs kontroll att sökanden uppfyller samtliga ställda krav för att bedriva hemtjänst i Nyköpings kommun. Beslut meddelas inom en månad efter inkommen ansökan. Under sommarsemesterperioden kan dock handläggningstiden vara längre. Efter beslut tecknas kontrakt enligt bifogat kontraktsförslag så snart som möjligt, se bilaga 3. Om anbudsgivaren inte har godkänts och anser sig felaktigt behandlad har denne möjlighet att överklaga beslutet, genom att skriftligen och inom 3 veckor till Länsrätten ansöka om rättelse med begäran om vilken ändring som yrkas. 1.6. VERKSAMHETSSTART Innan verksamheten kan starta ska följande åtgärder vara genomförda: Installation och uppstart av IT-system Utbildning i Procapita och Mobipen Care 3 x 2 tim Procapita för chefer och superanvändare 3 x 2 tim Mobipen Care för chefer och superanvändare Ca 2 tim allmän genomgång för hela personalgruppen Överenskommelse om startdatum görs mellan beställare och utförare, normalt ca 2 månader från godkännande. 2. KRAV PÅ UTFÖRARE 2.1. FORMELLA KRAV Sökanden ska Ha fullgjort sina åligganden avseende skatter och sociala avgifter samt inte vara på obestånd eller föremål för konkurs Vara registrerad i bolagsregister om sådan registreringsskyldighet föreligger * Inneha F-skattsedel * Inneha giltig ansvarsförsäkring * Acceptera och arbeta efter villkoren i detta förfrågningsunderlag samt i bifogad kontraktsmall. Som bevis för att sökanden uppfyller ovanstående krav ska följande handlingar bifogas ansökan: 2012-12-20 7

Ifylld blankett Ansökan om godkännande för Fritt val inom hemtjänstverksamhet (bilaga 2) Kopia på registreringsbevis från Bolagsverket * Kopia på F-skattebevis * Bevis om giltig ansvarsförsäkring * * Om fysisk person eller grupp av fysiska personer/utförare ansöker och får tillstånd att bedriva hemtjänst, ska juridisk form bildas och i samband med kontraktsskrivning ska kopia på F-skattebevis, bevis om giltig ansvarsförsäkring samt registreringsbevis från Bolagsverket (om registreringsskyldighet föreligger) inlämnas till kommunen. Nyköpings kommun samarbetar med Skatteverket för kontroll av anbudsgivare avseende information motsvarande SKV 4820. 2.2. MÅL OCH KVALITETSKRAV Syftet med hemtjänst är att möjliggöra ett så självständigt och aktivt liv som möjligt med ett stort mått av valfrihet och grundläggande trygghet. Detta kräver individanpassade och flexibla former för vård och omsorg. Insatserna ska syfta till att bibehålla funktions-/aktivitetsnivå så länge som möjligt. Genomförandeplanen utgör grunden för hur insatsen utformas för brukaren och i verksamheten. Kommunens mål är att alltid erbjuda en god och säker vård, omsorg och service. Verksamheten ska tillgodose brukarens behov och bygga på respekt för självbestämmande och integritet. Uppdraget ska utföras enligt gällande lagstiftning, författningar, kommunens styrdokument och nämndens tjänstegarantier. Vård- och omsorgsnämnden har antagit en kvalitetspolicy som syftar till att utveckla det samlade kvalitetsarbetet inom äldre- och handikappomsorgen. I policyn finns prioriterat etik, tillgänglighet, information och kommunikation, valmöjlighet och trygghet, ett professionellt bemötande, rättssäkerhet, medinflytande och flexibilitet samt kontinuitet. Se vidare bilaga 4. Utföraren ska: bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter och kunna redovisa de rutiner som upprättats (SOSFS 2011:9) arbeta enligt Äldre- och handkappnämndens kvalitetspolicy (bilaga 4) arbeta i enlighet med de tjänstegarantier beträffande kontaktpersonal och personalkontinuitet som Vård- och omsorgsnämnden fastställt (bilaga 5) Som bevis för att sökanden uppfyller ovanstående krav ska följande handlingar bifogas ansökan: Presentation av företaget och dess ledning Beskrivning av företagsidé, verksamhetens innehåll samt eventuell profilering 2012-12-20 8

Referens med uppgift om namn och telefonnummer till kontaktperson Företagets kvalitetsledningssystem enligt SOSFS 2011:9 2.3. ETABLERINGSOMRÅDE Kommunen är uppdelad i 12 geografiska områden och anbud kan lämnas på ett eller flera områden. Om en utförare senare vill bedriva verksamhet inom ytterligare områden kan detta ske efter en anmälan till kommunen. I bilaga 7 presenteras områdesindelning. Blankett Ansökan om ändring av kontrakt, bilaga 9. 2.4. KAPACITETSTAK Anbudsgivaren kan begränsa sitt åtagande genom att ange ett s k kapacitetstak uttryckt i antal beviljade timmar per månad. Ange i ansökan om kapacitetstaket avser hela åtagandet eller varierar för olika områden. Ett angivet kapacitetstak kan höjas eller sänkas under pågående kontraktsperiod efter att utföraren anmält detta till kommunen. Det antal timmar som kapacitetstaket avser gäller biståndsbedömda timmar. Blankett Ansökan om ändring av kontrakt, bilaga 9. Om befintlig kund får utökat behov ska utföraren utföra den utökade tid som beviljats, även om kapacitetstaket överskrids. Utföraren är skyldig att ta och bibehålla uppdrag i de geografiska områden och inom det kapacitetstak som angivits samt utföra de tjänster som man valt att erbjuda. 2.5. PERSONAL Utföraren ska följa svensk arbetsrättslig lagstiftning. Verksamhetsansvarig ska ha kunskap om tillämpliga lagar och förordningar, socialtjänstlagen, förvaltningslagen, hälso- och sjukvårdslagen, offentlighets- och sekretesslagen samt tillämpliga föreskrifter och allmänna råd från Socialstyrelsen. 2.5.1. Arbetsgivaransvar Gällande lagar, förordningar och kollektivavtal rörande anställningsvillkor och arbetarskydd, på såväl nationell nivå som gemenskapsnivå, är tillämpliga vid fullgörandet av kontraktet om dessa bestämmelser och tillämpningen av dem överensstämmer med gemenskapsrätten/gemenskapslagstiftningen. 2.5.2. Anöriganställning Anhöriganställning ska enbart användas då detta bedöms vara det enda/bästa alternativet för brukaren. Följande kriterier ska vara uppfyllda för att en anhöriganställning ska godkännas Anhöriganställning får endast göras om: brukaren talar ett främmande språk som inte talas av någon i personalgruppen den anhörige har speciell kompetens som krävs för uppdraget de beviljade insatserna inte kan tillgodoses på annat sätt 2012-12-20 9

Kunden ska tilldelas en kontaktpersonal från den ordinarie personalgruppen. Kontaktpersonalen ansvarar för att tillsammans med den anhöriganställde upprätta genomförandeplan. Om insatserna överstiger 10 timmar per vecka ska viss tid utföras av ordinarie personal. Fördelning sker i samråd mellan kund, anhöriganställd och kontaktpersonal. Utföraren garanterar att den anhöriganställde behärskar svenska språket i tal och skrift samt att den anhöriganställde har den kompetens som krävs för uppdraget. Anhöriganställd ska använda Mobipen för registrering av tid samt dokumentera utförda insatser. Avvikelserapportering och signeringslistor ska användas. Utföraren ska försäkra sig om att den anhöriganställde förstår vilka skyldigheter som åligger honom/henne. 2.5.3. Utbildning och kompetens Den som ansvarar för hemtjänst i form av personlig omvårdnad ska ha högskoleutbildning med inriktning mot vård, omsorg eller socialt arbete, eller annan utbildning och erfarenhet som ger motsvarande kompetens och bedöms likvärdig Byte av ansvarig inom omvårdnadsföretag ska skriftligen meddelas beställaren innan bytet äger rum. Omvårdnadspersonal ska ha kompetens motsvarande treårigt omvårdnadsprogram eller annan likvärdig utbildning eller erfarenhet kunskaper om kostens betydelse för äldre samt livsmedelshygien Den som ansvarar för hemtjänst i form av service ska ha 3-årig gymnasieutbildning eller annan utbildning och erfarenhet som är relevant för uppdraget Servicepersonal ska ha god kompetens för sina arbetsuppgifter, d v s ha tillräcklig utbildning och erfarenhet för att utföra uppdraget Gemensamt för alla: behärska det svenska språket i tal och skrift fallenhet och intresse för sina arbetsuppgifter utföra sitt arbete med engagemang och omtanke om brukaren 2012-12-20 10

datavana och annan administrativ kompetens för att hantera informationsöverföring i datasystem Arbetsgivaren ska löpande fortbilda/kompetensutveckla sin personal. Som bevis för att sökanden uppfyller ovan ställda krav ska följande uppgifter bifogas anbudet: Redovisning av verksamhetsansvarigs utbildningsnivå, kunskap och erfarenhet (CV) Sammanställning över berörd personals utbildningsnivå, kunskap och erfarenhet Utföraren ska 2.5.4. Tystnads- och rapporteringsplikt Kontrollera att all personal som utför uppgifter inom uppdraget iakttar den sekretess, tystnadsplikt och anmälningsplikt som gäller. Se till att all personal undertecknar en förbindelse om tystnadsplikt, enligt socialtjänstlagen 15 Kap 1, samt förstår och efterlever innebörden av begreppet tystnadsplikt. Ha fungerande rutiner för rapportering av missförhållanden enligt Lex Sarah och i enlighet med Vård- och omsorgsnämndens riktlinjer, bilaga 6. 2.5.5. Yttrande Meddelarrätt Personal anställd hos utföraren har rätt att uttala sig i enlighet med den meddelarfrihet som gäller i tryckfrihetsförordningen 1 kap 1 samt offentlighets- och sekretesslagen 13 kap. 2.6. VERKSAMHETSSYSTEM 2.6.1. IT- krav Utföraren ska ha en internetuppkoppling med kapaciteten 8 Mbit eller mer för att kommunicera med verksamhetssystemet Procapita samt PC-utrustning med Windows XP eller Vista installerad. För inloggning till Procapita behöver utföraren en mailadress för att kunna ta emot engångslösenord. Utföraren ska även ha en skrivare enligt gällande kommunstandard (HP LaserJet P2055DN, HP Color LJ CP2025N). 2.6.2. Procapita och Mobipen Care Utföraren ska, liksom beställaren, använda verksamhetssystemet Procapita för att hantera beslut/beställningar, dokumentation, kommunikation med biståndshandläggare avseende avvikelserapportering och andra meddelanden som rör uppdraget. Registrering av tid och dokumentation av utförda insatser ska ske i Mobipen Care. Om utföraren inte använder Mobipen för registrering av utförd tid kan betalning komma att innehållas och om rättelse inte sker kan avtalet komma att sägas upp. 2012-12-20 11

Utföraren står för driftskostnader för Mobipen-pennor, etiketter hos brukaren, rapporteringsblanketter m m som kan köpas från kommunen. Kommunen ger support av Procapita och Mobipen Care omfattande: uppläggning av konton, upplåsning, borttagande av felaktigheter, uppdateringar, information, skriftlig men även muntlig genomgång av förändringar beroende på behov och omfattning av uppdatering. Kommunen förbinder sig att tillhandhålla grundutbildning enl punkt 1.6 vid verksamhetsstart för chefer och superanvändare, allmän genomgång för personalgruppen och därefter vid behov i samband med förändringar i systemen. Utföraren förbinder sig att delta i anordnade utbildningar. Utföraren förbinder sig även att vid behov skicka personal som deltar i utvecklingsgrupper rörande Procapita och Mobipen Care. 2.7. KOMMUNIKATION Utföraren ska ha telefon och fax samt kunna nås via e-post för att underlätta kommunikationen mellan myndighetskontoret och utföraren. Utföraren ska vara tillgänglig per telefon under motsvarande tider som hemtjänstuppdrag föreligger. 2.8. MARKNADSFÖRING Marknadsföringen av utförarens verksamhet ska stämma överens med god marknadsföringssed och även i övrigt vara tillbörlig mot kunder och övriga utförare. Vid marknadsföringen ska utföraren lämna information som är saklig och av särskild betydelse ur kundens synpunkt. 2.9. MILJÖ Det är viktigt att miljöfrågorna integreras i det dagliga arbetet. Utföraren ska ha ett eget miljöprogram samt ha kunskap om den miljö- och folkhälsostrategi som kommunfullmäktige i Nyköpings kommun antagit, se bilaga 8. Leverantören, eller underentreprenören, skall ha rutiner som säkerställer att relevanta miljökrav ställs i samband med organisationens anskaffning av varor och tjänster. Rutiner bör finnas för hantering av avfall och kemikalier, pappersförbrukning och miljöanpassat resande. 3. KRAV PÅ UPPDRAGET 3.1. BESTÄLLNING, VERKSTÄLLIGHET OCH REDOVISNING Utföraren får beställningar på de tjänster som ska utföras från kommunens biståndshandläggare enligt nedan: Hemtjänstinsatser beställs via verksamhetssystemet Procapita Larmcentralen distribuerar anrop från trygghetslarm till vald utförare för åtgärd 2012-12-20 12

Hemsjukvård beställs och delegeras/instrueras av kommunens arbetsterapeut, sjukgymnast eller sjuksköterska direkt till utförarens personal och ingår inte i den beställning som sker via Procapita. Kommunen debiterar brukaren och tar in avgifter för omvårdnads- och servicetjänster. Utföraren rapporterar avvikelser som underlag för debitering av brukarens hemtjänstavgift. Det är viktigt att detta fungerar på ett tillfredsställande sätt. Utföraren ska: Starta personlig omvårdnad från och med det datum som anges i biståndsbeslutet. Starta serviceinsatser vid lämplig tidpunkt enligt överenskommelsen i genomförandeplanen. Upprätta en genomförandeplan tillsammans med brukare/närstående med biståndsbeslutet som grund, Genomförandeplanen dokumenteras i Procapita och skickas till handläggare senast 14 dagar efter att beställningen verkställts. Är inte genomförandeplanen inskickad utgår ingen ersättning Utse en kontaktpersonal för varje brukare när uppdraget inleds Vid akuta behov utföra insatser, dock längst under 7 dagar, som inte ingår i biståndsbeslutet samt rapportera detta i efterhand till biståndshandläggaren Rapportera utförd tid per brukare uppdelad på tätort resp landsbygd via Mobipen Care senast den 5:e i månaden efter. Därefter stängs systemet för efterregistreringar. Rapportera avvikelser som underlag för debitering av brukarens avgift en gång per månad Ansvara för att personalen vid hembesök bär synlig namnskylt, innehar giltig legitimation samt lämplig klädsel Ansvara för att handlingar som rör brukarens personliga förhållanden förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem Ha ett säkert system och rutiner för hantering av brukarens nycklar och portkoder Ha ett säkert system och rutiner för hur ev handhavande av privata medel hanteras Samarbeta med närstående och för brukaren viktiga personer, andra aktörer såsom god man, förvaltare, kommunal verksamhet, primärvården och frivilliga organisationer t ex Väntjänsten 3.2. FÖRÄNDRAT BEHOV HOS BRUKAREN Utföraren ska: 2012-12-20 13

Kontakta kommunens handläggare om brukarens behov av hemtjänst ökar eller minskar i sådan omfattning att biståndsbeslut behöver omprövas Omgående meddela biståndshandläggaren och andra berörda om en brukare är inlagd på sjukhus eller har avlidit 3.3. DOKUMENTATION Utföraren har skyldighet att dokumentera uppgifter som har betydelse i det enskilda fallet och med hänsyn till insatsens art. Avvikelse från beviljad tid och insats ska dokumenteras och motiveras om den beviljade tiden överskrids. All dokumentation ska ske i Mobipen Care och/eller direkt i Procapita. Utföraren ska ha rutiner för dokumentation liksom för intern rapportering av avvikelser och tillbud Se vidare Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser (SOSFS 2006:5). 3.4. BRUKARENS VAL/BYTE AV UTFÖRARE Brukaren ska alltid informeras om möjligheten att välja utförare. Målsättningen är att varje brukare eller dennes företrädare ska kunna göra ett eget val. Biståndshandläggaren har en neutral och vägledande roll för att hjälpa brukaren i valet av utförare. Vill eller kan inte brukaren välja utförare finns ett ickevalsalternativ enligt en på förhand bestämd turordningsrutin. För brukare med endast larminsats är ickevalsalternativet kommunens egenregi. Efter beslut om hemtjänst väljer brukaren utifrån aktuell förteckning och information om godkända utförare vem som ska utföra tjänsten. Kommunens biståndshandläggare beställer därefter insatsen hos vald utförare. Möjlighet finns att välja olika utförare för insatser som gäller personlig omvårdnad respektive för servicetjänster. Brukaren har när som helst rätt att byta till en annan utförare. Byte av utförare meddelas biståndshandläggaren och måste, i normalfallet, anmälas 10 arbetsdagar i förväg. Biståndshandläggaren informerar avlämnande och mottagande utförare om bytet. Dessa kommer därefter överens om de praktiska detaljerna kring bytet. Vid byte av utförare resp avslut av insats ska utföraren lämna den dokumentation i ärendet, som inte redan finns i Procapita, till biståndshandläggaren. Brukaren kan säga upp sin hemtjänst eller tillfälligt avboka sin insats senast fem dagar före planerad insats. Detta sker till Handläggaren som meddelar utföraren. 3.5. KVALITETS- OCH UTVECKLINGSARBETE I kommunens kvalitetssystem, Kvalitet i Nyköping, ingår tjänstegarantier, synpunktshantering och brukar- och medborgarundersökningar som viktiga delar för att utveckla kvaliteten. Även riskbedömning och förebyggande av fel och brister som kan uppstå i verksamheten ingår i kvalitetsarbetet. Utföraren ska: 2012-12-20 14

Ha rutiner för synpunkter och klagomål samt informera brukare och anhöriga om möjligheten att lämna synpunkter/klagomål, både positiva och negativa. Synpunkter kan lämnas direkt till utföraren eller till kommunen Lämna sammanställningar/redovisningar till Vård- och omsorgsnämnden av avvikelser, tillbud och synpunkter/klagomål årligen (Allvarliga händelser och missförhållanden rapporteras omedelbart, se Lex Sarah under avsnitt 2.6.3 Tystnads- och anmälningsplikt.) Vidta åtgärder och utveckla verksamheten utifrån de resultat som framkommer vid brukarundersökningar, synpunkter och uppföljningar samt utifrån de lagar och riktlinjer som styr verksamheten Garantera god kvalitet och samtidigt ge möjlighet till utveckling och nytänkande inom verksamheten 3.6. KVALITET OCH UPPFÖLJNING Kommunen är huvudman för hemtjänsten och har det yttersta ansvaret för den verksamhet som bedrivs inom området. Utföraren är skyldig att samverka vid tillsyn och uppföljning och ska på kommunens anmodan lämna information om verksamheten och dess kvalitetsresultat. Kvalitetsgranskningen innebär t ex genomgång av volymer, dokumentation, personalens kompetens och kvalitetssystem samt av verksamhetens arbete med brukarundersökningar. Beställaren följer regelbundet upp verksamheten hos samtliga utförare enligt den modell som används i den kommunala verksamheten. Uppföljning sker på såväl individ- som övergripande nivå och med ett genusperspektiv. För utföraren gäller: Sammanställning och rapportering av inkomna synpunkter ska ske löpande Sammanställning och rapportering av tjänstegarantier ska ske per 31 mars, 31 augusti och 31 december Rapportering och månadsstatistik sker den 10:e i månaden efter Uppföljning av volymer görs 31 maj och 31 augusti Uppgifter om det gångna verksamhetsåret lämnas till Vård- och omsorgsnämndens bokslut och verksamhetsberättelse För beställaren gäller: Beslut om insats jämförs med den genomförandeplan som utföraren upprättat Beslutad tid om insatser jämförs med utförd tid i samband med utbetalning av ersättning. Krav om återbetalning kan ställas om felaktigheter upptäcks. Brukarens uppfattning om verksamhetens kvalitet undersöks Anhörig/god man/förvaltares uppfattning om verksamhetens kvalitet undersöks. 2012-12-20 15