KALLELSE 1(12) Tid Tisdag kl 13:00 17:00 Plats Saturnus Föredragningslista Nr Ärende Diarienummer Bilaga 1. Val av justerare 2. Samverkansgruppens protokoll 2016-10-18 3. Ekonomisk uppföljning september KUN2016/52 4. Intern kontroll inom kunskapsnämndens ansvarsområde 2016 5. Rapporter och meddelanden 6. Delegationsbeslut KUN2016/69 7. Barngruppers storlek i förskolan KUN2016/213 X 8. Intern remiss - Strategi för medborgardialoger 9. Övrigt 5 X X Signe Brockman Ordförande Mona Nyström Sekreterare
2(12) Innehållsförteckning 1. Val av justerare... 3 2. Samverkansgruppens protokoll 2016-10-18... 4 3. Ekonomisk uppföljning september... 5 4. Intern kontroll inom kunskapsnämndens ansvarsområde 2016... 7 5. Rapporter och meddelanden... 8 6. Delegationsbeslut... 9 7. Barngruppers storlek i förskolan... 10 8. Intern remiss - Strategi för medborgardialoger... 11 9. Övrigt... 12
3(12) 1. Val av justerare Förslag till beslut att utse Olle Vistbacka (s) att justera nämndens protokoll Sammanfattning Föreslås att Olle Vistbacka justerar nämndens protokoll
4(12) 2. Samverkansgruppens protokoll 2016-10-18 Förslag till beslut Nämnden har tagit del av protokollet Sammanfattning Samverkansgruppens protokoll 2016-10-18
5(12) KUN2016/52 3. Ekonomisk uppföljning september Förslag till beslut att fastställa uppföljning efter september månad 2016. Sammanfattning Intern rapportering, belopp i tkr Årsbudget Utfall Perioden jan-sept 2016 Prognos Kommun- Övriga Kostnader Redovisat Periodiserat Denna Föreg bidrag intäkter resultat resultat månad månad Ankomstregistrerade poster 0 0 0-336 0 0 0 Nämnden 990-990 143 143 0 0 Förskola 196 299 28 334-224 633-1 890 2 644-300 -200 Grundskola 381 407 31 571-412 978-504 8 320-1 700-1 800 Grund- o gymnasiesärskola 26 062 7 031-33 093 1 180 1 180 0 0 Gymnasieskola 170 575 36 480-207 055 2 406 4 128-1 000-1 000 Övrig verksamhet 32 086 4 684-36 770 6 479 6 063 0 0 S:a 807 419 108 100-915 519 7 478 22 478-3 000-3 000 Kommentarer till resultat och prognos: Utfallet till och med augusti är +7,5 mkr jämfört med budget -15,0 mkr. Intäkterna ligger 17,1 mkr över budget till största delen är ökningen kopplat till bidrag. Kostnaderna ligger totalt 32,0 mkr över budget. Personal- och lokalkostnader överskrider budget med 31,4 mkr. Kostnader för köp av verksamhet har ett budgetunderskott på 3,1 mkr där gymnasieskolan har ett underskott med 2,6 mkr och grundskolan 0,8 mkr. Prognosen för året har påverkats av ett beslut om ökat kommunbidrag till kunskapsnämnden på 20 mkr. I prognosen har också tagits hänsyn till att bufferten på 8,0 mkr kommer att aktiveras innan årets slut. Det ökade kommunbidraget samt en kommande aktivering av bufferten medför att prognosen för årets utfall är ett underskott med 3 mkr. Förskola: Prognosen för utfall 2016 är -0,3 mkr, efter fördelning av tillkommande kommunbidrag med 6,6 mkr vilket motsvarar -6,9 mkr (fg. Prognos -5,4). Högre personal- och lokalkostnader till följd av ökat antal barn. Högre intäkter för nyanlända barn och statsbidrag. Grundskola: Prognosen för utfall 2016 är -1,7 mkr, efter fördelning av tillkommande kommunbidrag med 11,6 mkr vilket motsvarar -13,3 mkr (fg. Prognos -14,4). Behovet av rekryteringen av personal har medfört ökade personalkostnader och bidrar till ökningen av underskott mot budget. Intäkter utöver budget bidrag för nyanlända samt lägre måltids- och IT-
6(12) kostnader påverkar positivt. Kostnader för personal och lokaler påverkar negativt. Grund- och gymnasiesärskola: Årsprognos 0 mkr, utfall till och med september 0,2 mkr bättre än budget. Gymnasieskolan: Prognosen för utfall 2016 är -1,0 mkr, efter fördelning av tillkommande kommunbidrag med 7,2 mkr vilket motsvarar -8,2 mkr (fg. Prognos -8,7). Prognosen för intäkter är 10,0 mkr över budget till stor del beroende på ökade bidrag för nyanlända. Kostnader för personal, köp av gymnasieutbildningar har tillsammans ett budgetunderskott med 16,7 mkr. Övrig verksamhet inkl. central elevhälsa: Årsprognos 0 mkr.
7(12) KUN2016/69 4. Intern kontroll inom kunskapsnämndens ansvarsområde 2016 Förslag till beslut 1. att redovisningen av den interna kontrollen fastställs Sammanfattning Kommunstyrelsen har uppdragit åt samtliga nämnder att under 2016 genomföra intern kontroll avseende direktupphandling, genomförande av uppdrag från nämnd samt genomförande av föreslagna åtgärder från internkontroll 2015. har under 2016 inte haft några egna kontrollpunkter. Beslutsunderlag Bilaga 1: Direktupphandling Bilaga 2: Uppdrag från nämnd Bilaga 3: Uppföljning föreslagna åtgärder intern kontroll 2015
8(12) 5. Rapporter och meddelanden Förslag till beslut att med godkännande lägga rapporter och meddelanden till handlingarna Sammanfattning 1. Länsstyrelsen Godkänd slutrapport för projektet Utarbeta en kompetens- och resursutvecklingsplan för Gävleborgs län (dnr KUN2013/220) 2. Länsstyrelsen Godkänd slutrapport för projektet Utarbeta en kompetens- och resursplan gällande nyanlända barn och unga i Gävleborgs län 2015 (dnr KUN2015/146) 3. Tilläggsavtal med Tieto Sweden Healthcare & Welfare AB gällande Procapita Education Mobil App (dnr KUN2016/215) 4. Västra Gästriklands Samhällsbyggnadsförvaltning Kontrollrapport gällande livsmedelsanläggning för Gullhedens förskola och Katthults förskola (dnr KUN2016/44) 5. Skolinspektionen Beslut om avslag gällande Ansökan om godkännande som huvudman för gymnasieskola vid Yrkesgymnasiet i Gävle för utökning av verksamheten (dnr KUN2016/68) 6. Kommunfullmäktige Protokollsutdrag, avsägelse av uppdraget som ledamot i kunskapsnämnden (M) (dnr KUN2016/93) 7. Arbetsmiljöverket Ändring av datum och tid för Inspektion vid Västanbyns skola (dnr KUN2016/166) 8. Sigrid Göranssons Stiftelser - Beslut om bidrag till utbildning för personal inom kunskapsförvaltningen i Neuropsykiatriska funktionsnedsättningar 2017 (dnr KUN2016/178) 9. Arbetsmiljöverket Ändring av datum och tid för Inspektion vid Jernvallsskolan (dnr KUN2016/186) 10. Ansökan och beslut om ersättning för elev som önskar gå om sitt tredje år vid Yrkesgymnasiet i Gävle (dnr 4) 11. Statistiska Centralbyrån Statsbidrag till kommuner som tillämpar maxtaxa inom förskola, fritidshem och annan pedagogisk verksamhet. Bidragsåret 2017, preliminärt utfall (dnr 8) 12. Samverkansavtal mellan Gävle, Hofors, Ockelbo, Sandviken och Älvkarlebys kommuner avseende Teknikcollege Gästrikland (dnr KUN2016/211) 13. Kommunfullmäktige Protokollsutdrag, Omfördelning av tillfälligt statsbidrag för flyktingmottagande (dnr KUN2016/218) 14. Kommunfullmäktige Protokollsutdrag, Aktualisering av översiktsplan (ÖP) (dnr KUN2016/219)
9(12) 6. Delegationsbeslut Förslag till beslut att lägga inkomna delegationsbeslut till handlingarna. Sammanfattning Skolärenden: Anmälan av delegationsärende enligt skollagen och Skolförordningarna Rektorsområde ärenden gällande månad antal ärenden Kunskapskontoret Kunskapskontoret Kunskapsförvaltningen Stöd till inackordering 29 beviljade ansökningar KUN2016/34 Stöd till inackordering 7 beviljade ansökningar KUN2016/34 Nyanställning respektive chef KUN2016/80 Augusti 29 September 7 Augusti 36
10(12) KUN2016/213 7. Barngruppers storlek i förskolan Förslag till beslut att anta föreliggande svar på skrivelsen Sammanfattning En skrivelse ställd till kunskapsnämnden har inkommit från en vårdnadshavare gällande barngruppers storlek och sammansättning.
11(12) 5 8. Intern remiss - Strategi för medborgardialoger Förslag till beslut 1. beslutar att remissen besvaras på novembermötet. Sammanfattning Serviceutskottet beslutar att 1. Skicka ut strategi för medborgardialoger på remiss till samtliga politiska partier som finns representerade i kommunfullmäktige samt till nämnder och kommunala bolag. Svar ska lämnas till diariet (kommun@sandviken.se) senast 30 november.
12(12) 9. Övrigt
PM Handläggare Vårt diarienummer Datum n 1(1) KS2016/53 2016-10-12 Rapportering av genomförd kontroll Nämnd: Enhet: Kunskapsförvaltningen Rutin/Process: Rutin för direktupphandling Kontrollmoment: Kontroll att inköpen följer regelverk för direktupphandling enligt anvisningar från Inköpskontoret. Rapportering till: /Kommunstyrelsen Resultat/iakttagelse: Stickprovskontroll av 5 leverantörer á 5 fakturor under perioden juli-september. Urval efter högsta belopp. Undantagit elevpeng till fristående och annans kommuns förskolor och skolor. 1. Aktuell dokumenterad rutin/processbeskrivning finns 2. Rutinen/processen fungerar enligt beskrivning 3. Rutinen/processen behöver utvecklas /Kommunstyrelse ja nej Följande avvikelser mot rutiner har konstaterats: Läromedia Örebro AB, Kinnarps AB, AJ Offentlig Interiör AB samt Tieto Sweden är alla ok. Ett inköp via Staples Sweden skulle ha gjort via AJ Offentlig Interiör AB. Av totalt 25 kontroller så avviker en faktura. Förslag till åtgärder: Ingen eftersom Staples ingår i nya beställningssystemet Raindance inköp där endast upphandlade avtal ingår. Kontroll utförd: (datum) 2016-10-12 ja ja nej nej Kontrollansvarig Jane Sandberg, förvaltningsekonom
PM Handläggare Vårt diarienummer Datum n 1(1) KS2016/53 2016-10-12 Rapportering av genomförd kontroll Nämnd: Enhet: Kunskapskontoret Rutin/Process: Genomförande av uppdrag från nämnd Kontrollmoment: Antal uppdrag från nämnd som är återkopplade efter utförande Rapportering till: Resultat/iakttagelse: Av 7 paragrafer är 2 ej återkopplade till nämnd. 1. Aktuell dokumenterad rutin/processbeskrivning finns 2. Rutinen/processen fungerar enligt beskrivning ja ja nej nej 3. Rutinen/processen behöver utvecklas ja nej Följande avvikelser mot rutiner har konstaterats: 34 2016-03-30 Utredning rörande fordonsprogrammet vid Bessemerskolan 35 2016-03-30 Utredning industritekniskt nav i Sandviken Dessa paragrafer har inte varit upp i nämnden för uppföljning. Förslag till åtgärder: Dokumentera en rutin som införs för genomförande av uppdrag från nämnd. Kontroll utförd: (datum) 2016-10-13 Kontrollansvarig Mona Nyström
PM Handläggare Diarienummer Datum n 1(1) Arkåsen KUN2016/53 2016-10-17 Uppföljning av genomförda åtgärder från intern kontroll 2015 Skolpliktsbevakning En arbetsgrupp bestående av rektorer och chefen för elevhälsan har ett uppdrag att organisera mottagandet för nyanlända elever. Ett förslag finns som ska redovisas för skolchef v 45 för beslut. Rutinen för ansökan om skolplacering i utvecklas och målet är en central sluss för alla för att öka likvärdigheten. Status: Genomfört Erbjudande om studiehandledning på modersmål Under 2015 har kunskapsförvaltningen tillsammans med Centrum för vuxnas lärande (CVL) och arbetsförmedlingen utformat en praktikutbildning för studiehandledare. Den första är avslutad och ytterligare en pågår för att möta behoven. Organisationen för att tillgodose studiehandledning beräknas sjösättas i början av 2016. Status: Genomfört Rutiner vid inköp med rekvisition Dokumentera och kommunicera en process för utfärdande av rekvisitioner. Status: Ej genomfört. Senast 2016-12-31 skall åtgärden vara genomförd
Utkast till strategi Inledning: Vi gör varandra bättre! Frasen vi gör varandra bättre är tagen ur vision 2025. Det ska vara ett förhållningssätt som präglar såväl kommunens långsiktiga utveckling, vardagliga möten inom organisationen såväl som till dem vi erbjuder våra tjänster. Medborgardialog är en väg att göra varandra bättre och vi önskar utveckla arbetet utifrån två grundläggande värderingar. Vi vill få in alla medborgares kunskaper och inkludera alla i utvecklingen. Vi vill stödja utvecklingen av medskapande och fördelning av makt och ansvar som del i styrning och verksamhetsutveckling för ett demokratiskt och socialt hållbart samhälle (ur SKL s riktlinjer). Med social hållbarhet avses i detta fall: ett samhälle med hög tolerans där människors lika värde står i centrum, vilket kräver att människor känner tillit och förtroende till varandra och är delaktiga i samhällsutvecklingen (ur Folkhälsomyndigheten och SKL s definition). Med denna strategi vill vi tydliggöra förväntningarna på att vi alla, förtroendevalda såväl som chefer och medarbetare, tillsammans gör medborgardialoger i olika former till en naturlig del av vårt utvecklingsarbete. Strategin ska även tydliggöra önskade processer, rollfördelningar och koppling mot befintliga styrsystem. Praktisk hjälp, tips och stöd för hur själva dialogerna kan genomföras finns på Intranätet och stöd för arbetet kan ges av Kommunstyrelseförvaltningen. Att välja medborgardialog eller brukar-/kunddialog. Våra mål kombinerar viljan till bredare underlag för verksamhetsutveckling och inkludering för att långsiktigt stärka ett demokratiskt och hållbart samhälle. Därför är såväl medborgardialoger som brukar-/kunddialoger viktiga. Fokus i brukar-/kunddialoger är oftast kopplat till uppföljning och är en del av ett ständigt arbete med att anpassa och utveckla befintliga tjänster så att i enlighet med Vision2025: Kommunens verksamheter möter människors behov. Fokus i medborgardialoger ligger i att ge medborgarna inflytande och ge förtroendevalda bredare underlag för beslut och i enlighet med Vision2025 bidra till att: vi gör varandra bättre. Dessa dialoger handlar ofta om frågor som kräver politiska beslut. De förtroendevalda har därför en viktig roll i arbetet och är mottagare av resultatet. Medborgardialoger är ett komplement till representativ demokrati och bidrar till att ge medborgarna inflytande mellan valen samt att öka kontakten mellan medborgare och förtroendevalda. Men medborgardialog ersätter inte de av väljarna valda utan det är de förtroendevalda som fattar besluten. Vi väljer därför medborgardialog för att: - bredda beslutsunderlaget för de förtroendevalda genom att möjliggöra för medborgare att ge sina kunskaper, värderingar och åsikter. - inkludera i utvecklingen och på så sätt skapa engagemang och känsla för orten. - öka förståelsen för fler argument och den demokratiska processen. - ge ökad kunskap samt insikt i kommunens ansvar och behov av att prioritera.
När vi väljer form av medborgardialog En lyckad medborgardialog behöver ett uttalat syfte. Det kan t.ex. vara att låta medborgarna delta i utformningen av något, välja mellan olika alternativ eller stämma av värderingar i någon fråga. Ett syfte kan även vara att nå utvalda grupper som annars inte gör sin röst hörd. Det är viktigt att resultatet från dialogen kan påverka kommande beslut och att det finns tid för ett bra dialogarbete. Ämnen för en dialog kan vara såväl långsiktiga strategiska frågor men enklast blir det om frågeställningen är konkret och tydlig. Att bjuda in till dialog skapar förväntningar. Därför är det viktigt att tydliggöra inriktningen av dialogen. Information är en grundläggande förutsättningar för en fungerande dialog oavsett medborgarnas möjligheter till påverkan. Men endast information är inte medborgardialog. Konsultation innebär ett aktivt lyssnande som sedan vägs in i kommande beslut. Dialog innebär ett utbytande av tankar och idéer för att på ett konstruktivt och öppet sätt resonera kring olika alternativ utan att välja lösning. Inflytande innebär att medborgarna inom ramen för dialogen ges möjlighet till direkt inflytande och påverkan tillsammans med de förtroendevalda. Medbeslutande innebär att de förtroendevalda lämnar ifrån sig beslutande inom vissa ramar eller i utvalda frågor. Ansvarsfördelning och process En bra dialog innehåller många steg och kräver god tidsplanering. Steg 1 - Initiativ: Förslag till medborgardialog kan komma från såväl förtroendevalda, tjänstemän som medborgare. Inom ramen för vårt styrsystem Balanserad styrning kan initiativ tas och uppdrag ges till medborgardialoger. Steg 2 - Beslutspunkt: Uppdrag
De förtroendevaldas tar beslut som på ett tydligt sätt beskriver syfte, ger en beskrivning av dialogen samt tydliggör dialogens möjligheter till påverkan av framtida beslut. Ge uppdrag gällande särskilt viktiga målgrupper för dialogen samt tydliggöra en tidsplan som ger goda förutsättningar för en bra dialog inför kommande beslut. Beslutet ska även innehålla en beskrivning av hur inkomna synpunkter som ej berör dialogens syfte ska hanteras. Steg 3 - Planering: Tids och aktivitetsplanering Utifrån de förtroendevaldas uppdrag tas en plan fram som tydliggör tidplan och ansvarsfördelning för dialoge och kommande beslutspunkter, hur särskilt utvalda målgrupper ska nås samt en kommunikationsplan som beskriver hur dialogen görs känd hos målgrupperna samt hur det färdiga resultatet återkopplas. Steg 4 - Beslutspunkt: Igångsättning Avstämning och igångsättande av dialog. Steg 5 - Genomförande Under ledning av tjänstemän och deltagande av förtroendevalda genomförs dialog enligt plan. Steg 6 - Sammanställning Resultatet sammanställs av tjänstemän. Steg 7 - Återkoppling Sammanställning av allt resultatet inom ramen för syftet med dialogen presenteras för de förtroendevalda. Inkomna synpunkter som inte berör dialogens syfte hanteras enligt uppdraget. Steg 8 - Bearbetning Utifrån dialogen görs en sammanställning och det tas fram förslag till beslut. Steg 9 - Beslut och åtgärdsplan De förtroendevalda tar beslut utifrån dialogens inriktning, avgränsning och resultat samt hur återkoppling sker till medborgarna. I samband med detta tas även beslut om övriga åtgärder som framkommit i dialogen och som man önskar fortsatt utveckling av.
Arbetet innehåller även utvärdering av själva dialogen/dialogformerna gentemot uppdraget och för framtida kunskapsutveckling. Ansvarsfördelning Praktiskt ansvar för dialogernas genomförande och sammanställning av resultat har högsta tjänsteman i den förvaltning/verksamhet/bolag som beslutat om dialogen. Förtroendevald som deltar i dialog företräder Sandvikens Kommun under det att dialogen pågår. Medborgarförslag, synpunktshantering, allmänhetens fråga och frågepanelen Medborgare använder olika sätt att föra fram sina åsikter och förbättringsförslag. I vår vilja att göra varandra bättre ska vi hjälpa medborgarna genom tillgängliga kanaler och stöd för att deras förslag kan beaktas. Stöd för utvecklade medborgardialoger och förslag till aktiviteter för att nå önskade syften En samlad resursbank med stöd, tips och mallar för genomförande av medborgardialoger finns på Intranätet. Kommunens vilja/ambition till medborgardialoger synliggörs på hemsidan. Förslag till beslut: - anta föreslagen strategi för medborgardialog. - uppdra till nämnder och styrelser att beakta medborgardialog som en del i Balanserad styrning - ge kommunledningskontoret i uppdrag att lägga in kunskap om medborgardialog i kommande utbildningar för förtroendevalda. - ge personalkontoret i uppdrag att lägga in kunskap om medborgardialog i kommande utbildningar för ledare.