MANUALEN Så använder ni SkolmatSveriges verktyg! Denna manual innehåller instruktioner om hur man använder SkolmatSveriges verktyg för dig som behöver hjälp eller vill lära dig mer. På vår hemsida finns även en kortare kom-i-gång-guide. Manualen innehåller sida 1. Skapa ett konto/profil åt skolan... 2 2. Skolans profilsida, med länkar till enkäter och resultat... 3 3. Besvara frågor om skolans måltider... 4 4. Hur besvarar man olika frågetyper i verktyget?... 8 5. Hur går jag tillväga om jag vill ta en paus?... 10 6. Kan jag hoppa över frågor och besvara dem senare?... 11 7. Hur fungerar elev- och personalenkäten?... 12 8. Hur går jag tillväga för att få skolans resultatrapport?... 13 Du kan alltid kontakta oss om du behöver stöd eller om något inte fungerar som det ska. Ring eller maila! Lycka till! Kontakta oss via: info@skolmatsverige.se 08-123 37 144 Version jan 2015 1
1. Skapa ett konto/profil åt skolan Steg ett är att skapa ett konto åt skolan. Bara ett konto kan skapas till varje skola. Vem på skolan som skapar kontot är upp till varje skola och inloggningsuppgifterna kan med fördel delas av flera personer (t.ex. kökschef, rektor och kostchef). Vid försök att skapa ett konto åt en redan registrerad skola visas ett felmeddelande och en rekommendation om att ta kontakt med kontoägaren. Det går även bra att kontakta oss. Så här skapar ni ett konto: Gå in på www.skolmatsverige.se Klicka på knappen "Skapa konto för skola" i högra hörnet på startsidan (se bild) och fyll sedan i de uppgifter som efterfrågas. Här är det också möjligt att ladda upp en bild på skolan eller skolans logga. (OBS! Om din dator är gammal och/eller om du använder Internet Explorer 6 kan knapparna visas längst ner på sidan istället) Ni får sedan ett e-postmeddelande (till den e-postadress ni angav då kontot skapades) med en länk för att bekräfta registrering samt vidare instruktioner om hur man loggar in och väljer ett lösenord. Tänk på att lösenordet eventuellt kommer att delas av flera personer. Glöm inte att skriva ner vilket lösenord ni har valt samt meddela inloggningsuppgifterna till andra på skolan/kommunen som ni avser dela kontot med. Version jan 2015 2
2. Skolans profilsida, med länkar till enkäter och resultat När skolan är inloggad blir menyn "Användarmeny" synlig i höger hörn på startsidan. Skolans profilsida samt verktyget hittar ni genom att klicka på "Till profilsida" (se bild). Varje gång ni loggar in kommer ni automatiskt att komma till profilsidan. På skolans profilsida hittar ni länkar till verktygets tre nivåer (block 1). Ni ser tydligt vilken status alla nivåer har; vilka som har besvarats och vilka som återstår att besvara. På profilsidan hittar ni även länkar till elev- och personalenkäter (block 2). Efter att frågorna i verktyget besvarats är det också här som ni laddar ner skolans resultatrapport (block 3). För att ni ska kunna ta del av en rapport krävs att minst Nivå 1 har besvarats. Om skolan har besvarat verktyget flera gånger visas även äldre rapporter, men ni hittar alltid den senaste rapporten högst upp. Version jan 2015 3
3. Besvara frågor om skolans måltider Skolan ska börja med att besvara Nivå 1. Nivåerna bygger på varandra där Nivå 1 utgör miniminivån (omfattas av lagkrav) som sedan kan utökas med Nivå 2 och Nivå 3 beroende på skolans ambitionsnivå. På följande sidor kan ni läsa en kort beskrivning av verktygets tre nivåer. Nivå 1 belyser matens kvalitet och näringsriktighet Fokuserar på lagkraven kring skollunchen Frågor om måltidsutbud, näringsriktighet samt säker mat Fokus ligger på skollunchen, men nivån inkluderar även frivilliga frågor kring skolans frukost-, mellanmål- och kafeteriautbud. Tar ca 45-60 minuter att besvara* I de flesta fall kan kökschefen (eller motsvarande) själv besvara frågorna. Beroende på skolans förutsättningar kan kompletterande svar inhämtas från exempelvis tillagningskök eller kostchef. För att förbereda eventuella frågor där uppgifter behöver inhämtas finns en checklista att ladda ner som stöd. Nivå 2 ger en helhetsbild av skolmåltiden Frågor om service och pedagogik samt miljöaspekter kring måltiden Tar ca 20-30 minuter att besvara* I de flesta fall kan kökschefen (eller motsvarande) själv besvara frågorna. Beroende på skolans förutsättningar kan skolan behöva kompletta svaren genom att inhämta uppgifter från exempelvis tillagningskök, skolledning, kostchef eller pedagoger. För att förbereda eventuella frågor där uppgifter behöver inhämtas finns en checklista att ladda ner som stöd. Tveka inte att gå vidare till Nivå 2! Du kan alltid komplettera svaren efter att ha konsulterat någon annan. Svara vet ej och återkom till frågan. Nivå 3 visar skolans förutsättningar för att kunna erbjuda bra skolmåltider Inkluderar frågor om organisationen bakom skolmåltiden (på skolnivå) Tar ca 15-20 minuter att besvara* I de flesta fall kan kökschefen (eller motsvarande) själv besvara frågorna. Beroende på skolans förutsättningar kan skolan behöva kompletta svaren genom att inhämta uppgifter från exempelvis skolledning eller kostchef. För att förbereda ev. frågor där svar behöver inhämtas finns en checklista att ladda ner som stöd. Tveka inte att gå vidare till Nivå 3! Du kan alltid komplettera svaren efter att ha konsulterat någon annan. Svara vet ej och återkom till frågan. * Tiden kan variera eftersom frågorna anpassas efter skolans egen verksamhet. Version jan 2015 4
Kort beskrivning av Nivå 1 belyser matens kvalitet och näringsriktighet Nivå 1 fokuserar på lagkraven kring skollunchen och behandlar maten som serveras på skolan (Måltidsutbud och Näringsriktighet) samt vilka rutiner som finns för att säkerställa att maten är säker (Säker mat). Kategorin Måltidsutbud omfattar bland annat frågor om antalet rätter som serveras varje dag samt hur ofta skolan serverar tillbehör såsom bröd och salladsbord. Skolan har även möjlighet att besvara frågor om frukost, mellanmål och kafeteria (ej obligatoriska). För att besvara kategorin Näringsriktighet krävs kännedom om maten som serverats på skolan under de senaste fyra veckorna (om terminen precis har börjat kan man istället ta de senaste och närmast kommande veckorna; så länge det är fyra sammanhängande veckor). Om det inte finns någon skriftlig dokumentation över den serverade maten rekommenderar vi att man skriver upp allt som serveras under de kommande fyra veckorna, och sedan besvarar verktyget. Kategorin omfattar frågor om vilka typer av livsmedel som ingår i de maträtter som skolan serverat. Det förekommer även enstaka frågor om mängder av enskilda livsmedel. Kategorin Säker mat bör besvaras av någon i köket med kännedom om måltidspersonalens rutiner kring hygien och medicinsk specialkost. Det är möjligt att hoppa över frågorna kring säker mat, men delar av resultatrapporten blir då tom. OBS! Beroende på skolans förutsättningar kan skolan behöva kompletta svaren genom att inhämta uppgifter från exempelvis tillagningskök ellerkostchef. För att förbereda eventuella frågor där uppgifter behöver inhämtas finns en checklista att ladda ner som stöd. Ett tips är att läsa igenom frågorna i förhand och vänta med att besvara frågorna på webben till dess att man har tagit reda på all den information som efterfrågas. Alternativt svara vet ej och återkom till frågan. Checklistan kan laddas ner från skolmatsverige.se/stodmaterial. Version jan 2015 5
Kort beskrivning av Nivå 2 ger en helhetsbild av skolmåltiden Nivå 2 är uppdelad i två kategorier; Service & pedagogik samt Miljöpåverkan. Kategorin Service och pedagogik omfattar frågor om skolmåltidernas schemaläggning, miljön i skolrestaurangen, pedagogisk lunch, elevinflytande (t ex matråd, elevenkäter) etc. Kategorin Miljöpåverkan omfattar bland annat frågor om skolans arbete med att minska mängden mat som slängs, både i produktionen och i form av tallriksavskap. En del frågor handlar om livsmedelsval; i vilken utsträckning skolan väljer ekologiska livsmedel, fisk från hållbara bestånd, vegetarisk mat osv. Många gånger styrs skolan av kommunala beslut och denna kategori kan därför upplevas lite orättvis att bli bedömd i på skolnivå. Vår förhoppning är ändå att verktyget kan hjälpa skolan att sätta upp långsiktiga mål och följa utvecklingen över tid, samt ge möjligheter att påverka beslutsfattare. OBS! Beroende på skolans förutsättningar kan skolan behöva kompletta svaren genom att inhämta uppgifter från exempelvis tillagningskök, skolledning, kostchef eller pedagoger. För att förbereda eventuella frågor där uppgifter behöver inhämtas finns en checklista att ladda ner som stöd. Ett tips är att läsa igenom frågorna i förhand och vänta med att besvara frågorna på webben till dess att man har tagit reda på all den information som efterfrågas. Alternativt svara vet ej och återkom till frågan. Checklistan kan laddas ner från skolmatsverige.se/stodmaterial. Version jan 2015 6
Kort beskrivning av Nivå 3 visar skolans förutsättningar för att kunna erbjuda bra skolmåltider Kategorin Organisation och styrning inkluderar frågor om faktorer som påverkar vilka förutsättningar som finns för att producera och servera bra skolmåltider. Frågorna rör allt ifrån ansvarsfördelning och måltidspersonalens kompetens (utbildningsnivå inkl. fortbildning) till kökets lokal och utrustning. Dessutom omfattar denna nivå frågor om vilka mål och riktlinjer som finns på skolan (och eventuellt i kommunen) gällande skolmåltiden. Även Nivå 3 kan upplevas orättvis att bedömas i på skolnivå, men meningen med verktyget är att hitta skolans (och/eller kommunens) styrkor och svagheter; och på så sätt underlätta prioritering av förbättringsåtgärder. En god organisation och styrning är en förutsättning för att kontinuerligt kunna driva kvalitetsutvecklingen framåt. OBS! Beroende på skolans förutsättningar kan skolan behöva kompletta svaren genom att inhämta uppgifter från exempelvis skolledning eller kostchef. För att förbereda eventuella frågor där uppgifter behöver inhämtas finns en checklista att ladda ner som stöd. Ett tips är att läsa igenom frågorna i förhand och vänta med att besvara frågorna på webben till dess att man har tagit reda på all den information som efterfrågas. Alternativt svara vet ej och återkom till frågan. Checklistan kan laddas ner från skolmatsverige.se/stodmaterial. Version jan 2015 7
4. Hur besvarar man olika frågetyper i verktyget? Frågorna i verktyget har lite olika utformning beroende på vilken typ av fråga det är. På följande sidor förklarar vi hur du fyller i verktygets fem olika frågetyper. Oavsett frågetyp är alla frågor med en röd stjärna (*) obligatoriska. Frågetyp 1. Ett svar från en lista Klicka med musen i cirkeln bredvid ditt svar. Om du klickar fel är det bara att klicka i det rätta svaret så ändras ditt tidigare svar. Exempelfråga från enkäten: Frågetyp 2. Ett eller flera svar från en lista Klicka med musen i fyrkanten bredvid ditt svar. Om du klickar fel är det bara att klicka en gång till i samma ruta så förvinner ditt tidigare svar. Exempelfråga från enkäten: Version jan 2015 8
Frågetyp 3. Rutnät När frågorna är utformade som i exemplet nedan är varje rad en egen fråga. Välj ditt svar precis som för frågetyp 1. Exempelfråga från enkäten: Frågetyp 4. Lista Klicka med musen på den nedåtgående pilen till höger om -Select- och välj svarsalternativ i listan. Längst ner i listan finns oftast ett vet ej -alternativ. Om listan är lång kan man behöva scrolla ner för att se alla alternativ. Exempelfråga från enkäten: Frågetyp 5. Skriv ditt svar Klicka i rutan och skriv in ditt svar med siffror/bokstäver. Exempelfråga från enkäten: Version jan 2015 9
5. Hur går jag tillväga om jag vill ta en paus? Ni kan när som helst ta en paus och fortsätta senare, alternativt låta någon annan logga in och komplettera skolans svar. Så här tar ni en paus: Klicka på knappen Fortsätt senare som visas längst ner på varje sida i verktyget (se bild nedan). När du klickar på Fortsätt senare, kommer det upp ett kort meddelande som bekräftar att dina svar är sparade. För att komma tillbaka till startsidan klickar du på SkolmatSverige-loggan högst upp i vänstra hörnet (se bild). Nästa gång ni (eller någon annan) loggar in klickar ni er fram till de frågor som ni har kvar att besvara (genom att klicka på knappen Nästa sida ) Version jan 2015 10
6. Kan jag hoppa över frågor och besvara dem senare? Det kan komma frågor som du har svårt att besvara utan att konsultera någon annan. Om du arbetar i ett mottagningskök och inte själv lagar skolans måltider kan det hända att du behöva konsultera tillagningsköket. Det kan också hända att du måste fråga kommunens kostchef eller skolledningen om hjälp. För att kunna klicka sig vidare i enkäten krävs att obligatoriska frågor (markerade med röd stjärna) är besvarade. Om du vill återkomma till en fråga som du inte kan besvara just då, men ändå vill fortsätta fylla i enkäten, rekommenderar vi att du gör på följande sätt: 1. Kryssa i alternativet vet ej för den aktuella frågan 2. Skriv ner vilken/vilka frågor du avser att återkomma till 3. När du kommer till enkätens sista sida skickar du inte in enkäten, utan klickar på knappen Fortsätt senare 4. När du vet svaret på frågan/frågorna loggar du in på nytt, klickar dig fram till frågan/frågorna du vill besvara (genom att trycka på knappen Nästa sida ) och byter ut vet ej mot skolans svar. För att underlätta navigering är alla frågor som tidigare besvarats med vet ej markerade med blå bakgrund. 5. Klicka dig fram till enkätens sista sida och skicka in skolans svar! Tips! När du skriver ner vilken fråga du avser att återkomma till kan du även titta på menyn till vänster, och anteckna var i enkäten du befinner dig. Observera att menyn enbart är till för att se hur långt man har kommit; man kan inte klicka i menyn för att hoppa mellan olika sektioner. Version jan 2015 11
7. Hur fungerar elev- och personalenkäten? Enkäter till elever och personal (matgästerna) kan användas oavsett hur många nivåer skolan har besvarat. Matgästerna behöver inte skaffa ett konto för att kunna besvara enkäterna. Så här går ni tillväga: Gå till skolans profilsida. I block 2 hittar ni Dela ut länkar till elev- och personalenkäter (se bild) Länken till elevenkät respektive personalenkät är unik för er skola. Ni måste därför vara noga med att dela ut just de länkar som visas på er profilsida (OBS! Använd inte de länkar som visas i exemplet ovan). Ni kan sedan välja om ni vill klicka på Kopiera eller Skriv ut. - Klickar ni på Kopiera får ni upp en text och skolans unika länk. Länken (och om ni vill även texten) kan ni klistra in i ett e-postmeddelande eller i något annat dokument. Det går givetvis bra att göra ändringar i texten (men ändra inte i länken!). Det går även att markera och kopiera länken direkt från blocket. - Klickar ni på "Skriv ut" får ni upp en utskriftsbar sida med en färdig text och skolans unika länk. Ni väljer antal kopior, och det skrivs automatiskt ut en länk per sida. OBS! Ni kan kopiera länken och lägga ut den på skolans hemsida, men tänk då på att vem som helst kan komma åt enkäten och påverka skolans resultat. Vi rekommenderar att ni lägger ut den på en särskild sida, och om möjligt på en sida som kräver inloggning för elever/personal. Elever/personal kommer att kunna besvara enkäten till och med det datum som visas under länkarna (se bild). För att ändra datum; välj ett nytt datum och klicka sedan på "Spara". Observera att man måste vara utloggad för att kunna besvara enkäten. Fler än 20 svar för elevenkäten skall ha inkommit innan resultatrapporten kan laddas ner. Version jan 2015 12
8. Hur går jag tillväga för att få skolans resultatrapport? För att en resultatrapport ska kunna laddas ner fordras att minst Nivå 1 har besvarats. När ni har slutfört Nivå 1 kan ni ta del skolans resultatrapport på profilsidan (block 3). Så här går ni tillväga: Direkt efter att verktygets första nivå har besvarats visas texten Generera till höger om skolans resultatrapport, under fliken Ta del av skolans resultatrapporter (se bild). Skolan kan välja att ta del av en rapport direkt efter att Nivå 1 har besvarats eller vänta tills att skolan även besvarat Nivå 2 och Nivå 3 (och får då en rapport som omfattar alla tre nivåer). När ni klickar på Generera dröjer det några sekunder innan resultatrapporten kommer upp som ett nedladdningsbart PDF-dokument. Vi rekommenderar att rapporten skrivs ut i färg. När en resultatrapport är genererad visas rapporten under fliken Tidigare rapporter. Om skolan har besvarat verktyget flera gånger visas även äldre rapporter, men ni hittar alltid den senaste rapporten högst upp. Skolan kan således även ladda ner äldre rapporter. Obs! Vi rekommenderar att ni även sparar rapporten på er egen dator. Trots att skolan har laddat ner en resultatrapport finns skolans senast besvarade nivå/er kvar under fliken Tidigare rapporter. Det innebär att en skola som har valt att ta del av en rapport efter att Nivå 1 har besvarats ändå kan komplettera sin resultatrapport med ytterligare nivåer utan att besvara Nivå 1 en gång till. Version jan 2015 13