PROTOKOLL Plats och tid: Kommunhuset, Eken kl. 09:00-09:55, 10:00-11.00 Beslutande Torgny Lindau (PF), ordförande Patrik Ströbeck (M), 1:e vice ordförande Ronny Nilsson (S), 2:e vice ordförande Övriga deltagande Ulf Bengtsson, kommundirektör Cecilia Håkansson, kommunsekreterare Anders Ottosson, ekonomichef 8-13 Nathalie Wong, praktikant Sahand Kousha, arbetsmarknadschef 16 Per Gustafsson, arbetsförmedlingen 16 Utses att justera Ronny Nilsson Justeringens datum och plats Ordförande Kommunhuset Torgny Lindau Paragrafer 7-19 Sekreterare Cecilia Håkansson Justerare Ronny Nilsson Anslaget publiceras Anslaget tas bort 2019-02-27 Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset 1
PROTOKOLL Innehåll Justering 7 Närvaro av praktikant 3 8 Uppföljning av internkontrollplan 2018 - Räddningsnämnden 2019/19 4 9 Förslag till intern kontrollplan för räddningsnämnden 2019 2019/22 5 10 Uppföljning av internkontrollplan 2018 - kommunstyrelsen 2019/20 6 11 Förslag till intern kontrollplan för kommunstyrelsen under 2019 2019/21 7 12 Ny finansieringsmodell för beräkning av medlemsavgiften till 2019/23 8 Kommunförbundet Skåne 13 Information om tidplan inför bokslut 2018 2019/24 9 14 Revidering av kommunstyrelsens delegeringsordning avseende 2019/26 10 tekniska frågor 15 Remiss trafikförsörjningsprogrammet 2019/25 11 16 Information från arbetsmarknadsenheten 2019/27 12 17 Meddelanden 2019/4 13 18 Inbjudningar 2019/28 14 19 Flytt av sammanträde med ksau 15 2
7 Närvaro av prao-elev Kommunledningen har en prao-elev, Nathalie, som under sin praktik vecka 6 och 7 skuggar personal på kommunhuset. beslutar, att Nathalie får delta på arbetsutskottets sammanträde 3
8 Uppföljning av internkontrollplan 2018 - Räddningsnämnden 2019/19 Räddningsnämnden beslöt att för år 2018, godkänna plan för intern kontroll och omfatta Framförande av tungt fordon vid utryckning och Intern utbildning/övning operativ personal. Resultat av uppföljningen, anmälda brister/avvikelser och vidtagna åtgärder till förbättringar finns redovisade på bifogade bilagor. I de fall det anmälts brister har åtgärder vidtagits för att förbättra kontrollen Ronny Nilsson deltar inte i beslutet pga att handlingarna till ärendet inte varit tillgängliga i tid. föreslår räddningsnämnden besluta, att den interna kontrollen är tillräcklig, att godkänna uppföljning av internkontrollplan år 2018, samt att överlämna rapporten till kommunstyrelsen. 4
9 Förslag till intern kontrollplan för räddningsnämnden 2019 2019/22 Enligt den av kommunfullmäktige beslutade reglemente för intern kontroll, ska intern kontrollplan årligen antagas av respektive nämnd/ styrelse. Den ska minst innehålla; - vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp - omfattningen på uppföljningen (frekvensen) - till vem uppföljningen ska rapporteras - när rapportering ska ske - genomförd riskbedömning Risk- och väsentlighetsanalyser ska användas inför nämndernas beslut om intern kontrollplan för år 2019. Riskanalysen ska dokumenteras i en bruttorisklista, och är ett underlag för beslut om vilken intern kontrollplan som ska genomföras under år 2019. Under år 2019 föreslås intern kontrollplanen omfatta Framförande av tungt fordon vid utryckning och Intern utbildning/övning operativ personal. Ronny Nilsson deltar inte i beslutet pga att handlingarna till ärendet inte varit tillgängliga i tid. s förslag till beslut: Räddningsnämnden beslutar, att godkänna bruttorisklista för år 2019, att godkänna förslag till intern kontrollplan för år 2019, samt att överlämna bruttorisklista och intern kontrollplan för år 2019 till kommunstyrelsen. 5
10 Uppföljning av internkontrollplan 2018 - kommunstyrelsen 2019/20 Kommunstyrelsen beslöt att för år 2018 godkänna plan för intern kontroll inom dess verksamhetsområden enligt nedan, -Upphandlingar genomförs inte -Brister i skriftliga beställningar Resultat av uppföljningen, anmälda brister/avvikelser och vidtagna åtgärder till förbättringar finns redovisade på bifogade bilagor. I de fall det anmälts brister har åtgärder vidtagits för att förbättra kontrollen Ronny Nilsson deltar inte i beslutet pga att handlingarna till ärendet inte varit tillgängliga i tid. s förslag till beslut: Kommunstyrelsen beslutar, att den interna kontrollen avseende byggprojektet på torget har varit otillräcklig, att den interna kontrollen i övrigt är tillräcklig, samt att godkänna uppföljning av internkontrollplan för år 2018 6
11 Förslag till intern kontrollplan för kommunstyrelsen under 2019 2019/21 Enligt den av kommunfullmäktige beslutade reglemente för intern kontroll, ska intern kontrollplan årligen antagas av respektive nämnd/styrelse. Den ska minst innehålla; - vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp - omfattningen på uppföljningen (frekvensen) - till vem uppföljningen ska rapporteras - när rapportering ska ske - genomförd riskbedömning Risk- och väsentlighetsanalyser ska användas inför nämndernas beslut om intern kontrollplan för år 2019. Riskanalysen ska dokumenteras i en bruttorisklista, och är ett underlag för beslut om vilken intern kontrollplan som ska genomföras under år 2019. Under år 2019 föreslås den interna kontrollplanen omfatta Upphandlingar genomförs inte och Brister i skriftliga beställningar. Ronny Nilsson deltar inte i beslutet pga att handlingarna till ärendet inte varit tillgängliga i tid. s förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar, att godkänna bruttorisklista för år 2019, samt att godkänna förslag till intern kontrollplan för år 2019. 7
12 Ny finansieringsmodell för beräkning av medlemsavgiften till Kommunförbundet Skåne 2019/23 Kommunförbundet Skånes styrelse beslutade vid sammanträdet 2017-09-22 att ge Kommunförbundet Skånes kansli i uppdrag att ta fram förslag på ny finansieringsmodell avseende medlemsavgiften fr.o.m. budgetåret 2020. Förbundets styrelse beslutade 2018-12-07 om ett förslag på ny finansieringsmodell. För att förbundsmötet 2019-05-10, ska kunna godkänna en ändring av finansieringsmodell krävs att samtliga medlemskommuner är eniga om detta. Om inte samtliga medlemskommuner är eniga om att anta den föreslagna finansieringsmodellen kommer Kommunförbundet Skånes nuvarande finansieringsmodell att kvarstå. Kommunerna ska lämna beslut i ärendet senast 2019-02-28 till Kommunförbundet Skåne Ny finansieringsmodell: Förslaget till ny finansieringsmodell utgår från att alla kommunerna betalar samma avgift per invånare, vilket för 2019 är 21,25 kr/invånare. Denna finansieringsmodell utgår från ett basår, i förslaget används år 2019 som basår. Detta år erhåller Kommunförbundet Skåne totalt 28 576 tkr från de skånska kommunerna enligt nuvarande finansieringsmodell. Nuvarande finansieringsmodell: Förbundets nuvarande finansieringsmodell bygger på summan av skatteintäkter och generella statsbidrag. Förbundsavgiften utgår med viss promille av den summan. Avgiften storlek bestäms varje av styrelsen inom förbundsmötets angivna ramar. För 2019 är avgiften beslutad till 0,4 promille av förbundsmötets angivna max 0,5 promille. Medlemsavgiftens storlek, utifrån nuvarande finansieringsmodell, kan variera i stor grad mellan medlemskommunerna och år. Medlemsavgift till Kommunförbundet Skåne (Perstorps kommun) Nuvarande avgiftsmodell 2019 163 416 kronor Ny avgiftsmodell 2020 155 876 kronor Skillnad -7 540 kronor s förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta, att godkänna förslag till ny finansieringsmodell för beräkning av medlemsavgift för Kommunförbundet Skåne fr.o.m. budgetåret 2020. 8
13 Information om tidplan inför bokslut 2018 2019/24 2019-01-04 Bokslutsinstruktioner och mallar skickas till förvaltningarna. 2019-01-17 Sista dagen för kontering och attestering av fakturor på verksamhetsåret 2018. 2019-02-13 Preliminärt bokslut redovisas i kommunstyrelsen. 2019-02-20 Underlag balanskonto lämnas senast detta datum till ekonomikontoret. 2019-02-20 Bolagen lämnar bokslutsunderlag senast detta datum till ekonomikontoret. 2019-02-28 Miljöbokslut klart. 2019-02-28 Nämnderna lämnar årsredovisning senast detta datum till ekonomichefen. 2019-03-06 Sammanställd redovisning klar. 2019-03-13 Årsredovisning, och den sammanställda redovisningen klart för revisorernas granskning. 2019-03-18 Revision kan påbörjas med granskning av årsredovisning, sammanställd redovisning, balanskonto, interimsposter mm. 2019-03-27 Beredning i kommunstyrelsens arbetsutskott. 2019-04-01 Bokslutshandlingar klara för utskick till kommunstyrelsen. 2019-04-10 Kommunstyrelsen beslutar att överlämna upprättat förslag till bokslut till kommunfullmäktige. 2019-04-11 Revisionsberättelse och övriga bokslutshandlingar klara för utskick till kommunfullmäktige. 2019-04-24 Uppföljningsdag Vad gjorde vi för pengarna 2018 2019-04-24 Kommunfullmäktige beslutar. beslutar, att notera tidplanen 9
14 Revidering av kommunstyrelsens delegeringsordning avseende tekniska frågor 2019/26 Kommunfullmäktige har beslutat att från och med 2019 inrätta ett tekniskt utskott under kommunstyrelsen, bestående av tre ledamöter och tre ersättare. Kommunstyrelsens ordförande är tillika ordförande i utskottet. Enligt reglementet för kommunstyrelsen, antaget av kommunfullmäktige den 19 september 2018, är tekniska utskottets uppdrag att bereda ärenden rörande styrelsens ansvar för teknisk verksamhet som ska beslutas av styrelsen eller kommunfullmäktige samt fattar för egen del beslut på styrelsens vägnar i sådana ärenden som delegerats till utskottet. Kommunstyrelsens delegeringsordning behöver nu revideras, och de beslut i tekniska frågor som hittills varit delegerade till kommunstyrelsens arbetsutskott, ändras till tekniska utskottet. s förslag till beslut: Kommunstyrelsen beslutar, att godkänna i ärendet redovisade revidering av kommunstyrelsens delegeringsordning avseende tekniska frågor. 10
15 Remiss trafikförsörjningsprogrammet 2019/25 Region Skåne har tagit fram ett förslag till nytt trafikförsörjningsprogram. Trafikförsörjningsprogrammet beskriver, enligt kollektivtrafiklagen (2010:1065), mål och inriktning för kollektivtrafikens utveckling och är tillsammans med Region Skånes budget det viktigaste dokumentet för styrningen av kollektivtrafiken i Skåne. Förslaget har arbetats fram av Avdelningen för regional utveckling och Skånetrafiken under 2017 och 2018. Tidiga samråd har genomförts och förslaget har nu skickats på remiss till kollektivtrafikintressenter. Helsingborgs stad har för Familjen Helsingborg i samverkan med de ingående kommunerna, däribland Perstorp, tagit fram ett gemensamt yttrande. Inledningsvis som en övergripande generell synpunkt framförs att det behövs en större följsamhet och konkretiserad koppling mellan Trafikförsörjningsprogrammet och andra styrdokument för kollektivtrafiken inom Region Skåne och Skånetrafiken. I remissmaterialet står att en konkretisering görs i Skånetrafikens årliga planer och program, men på vilket sätt görs detta och med vilken insyn? Därefter följer mer detaljerade synpunkter på Trafikförsörjningsprogrammet. Perstorps kommun har tagit fram ett tillägg till Familjen Helsingborgs yttrande rörande frågor som mer direkt berör Perstorps kommun. Kommunstyrelsen i Perstorps kommun föreslås ställa sig bakom Familjen Helsingborgs yttrande och Perstorps kommuns tillägg samt att sända det till Region Skåne. Kortfattat betonar tillägget för Perstorps kommun vikten av planering av kollektivtrafik på landsbygden, utveckling av stationsområden, samordning av bytesmöjligheter med kollektivtrafik samt att zonindelning och prissättning underlättar pendling mellan bostad arbete/studier och bidrar till hållbart resande. s förslag till beslut: Kommunstyrelsen beslutar, att ställa sig bakom Familjen Helsingborgs yttrande över Trafikförsörjningsprogram 2020-2030 med tilläggsyttrande från Perstorps kommun, samt att översända detsamma till Region Skåne 11
16 Information från arbetsmarknadsenheten 2019/27 Sahand Kousha, arbetsmarknadschef och Per Gustafsson, arbetsförmedlingen deltar på sammanträdet för en diskussion kring arbetsmarknadsläget i kommunen, pågående arbetsmarknadsprojekt, arbetsförmedlingens situation med neddragningar inom organisationen, aktuell statistik från arbetsförmedlingen samt samlade näringslivsaktiviteter under 2019. beslutar, att tacka för informationen 12
17 Meddelanden 2019/4 Skrivelse NSVA Familjen Helsingborg: Protokoll 190118 beslutar, att notera meddelandena 13
18 Inbjudningar 2019/28 SKL: Inbjudan till att ingå i nätverk om medborgardialog Kommuninvest: Föreningsstämma 2019 beslutar, att notera inbjudningarna 14
19 Flytt av sammanträde för arbetsutskottet Sammanträdet den 6 mars krockar med regionalt råd och skulle därför behöva flyttas. Förslag finns att arbetsutskottet istället hålls den 7 mars kl. 09.00. beslutar, att flytta sammanträdet den 6 mars 2019 till den 7 mars 2019 kl. 09.00 istället 15