Verksamhetsplan 2018 för Samverkansnämnden SMN-2017/35

Sida 1 av 2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lars-Erik Andersson Datum SMN-2017/35 IT-chef 2017-10-20 Samverkansnämnden Verksamhetsplan 2018 för Samverkansnämnden SMN-2017/35 Förslag till beslut Samverkansnämnden beslutar att godkänna verksamhetsplan 2018 för Samverkansnämnden att anmäla beslutet till kommunstyrelse och kommunfullmäktige för kännedom. Sammanfattning Samverkansnämnden presenterar sitt förslag till verksamhetsplan och mål för 2018. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Åsa Franzén Kanslichef Lars-Erik Andersson IT-Chef

Sida 2 av 2 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Barn påverkas av mål och budget samt den verksamhets som bedrivs utifrån denna. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? Politiken och verksamheten har barnens bästa med vid planering och uppföljning av verksamheten. 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar. Det finns inte möjlighet att tillfråga barn i detta ärende.

Verksamhetsplan för samverkansnämnden 2018 SMN-2017/35 1

Innehåll 1 Bakgrund och inledning... 3 1.1 Övergripande beskrivning av nämndens ansvar... 3 1.2 Verksamhetsförutsättningar... 4 1.3 Befolkningsökning... 4 1.4 Planeringsförutsättningar... 4 2 Kommunfullmäktiges mål... 5 2.1 Vision 2025 Knivsta... 5 2.2 Kommunfullmäktiges mål... 5 2.3 Mål 1. Kvalitetsmål... 5 2.3.1 Styrning och ledning... 6 2.3.2 Invånarperspektiv... 6 2.3.3 Medarbetarperspektiv... 6 2.4 Mål 2. Social hållbarhet... 6 2.5 Mål 3. Ekologisk hållbarhet... 6 2.6 Mål 4. Ekonomisk hållbarhet... 6 2.7 Innebörden av kommunfullmäktiges mål... 6 2.8 Heby kommuns Vision... 7 3 Nämndens egna mål... 7 4 Samverkansnämndens uppdrag... 8 5 Nämndens verksamheter... 9 6 Investeringar... 10 2

1 Bakgrund och inledning 1.1 Övergripande beskrivning av nämndens ansvar Samverkansnämnden bildades 1 juli 2015 som en gemensam nämnd för IT-verksamheten för Knivsta och Heby kommuner. Knivsta är värdkommun och tog över ansvar för verksamhet och budget från 1 januari 2016. Den gemensamma IT-nämnden ansvarar för de båda kommunernas IT-drift och IT-strategiska frågor. De kommunala bolagen kan köpa ITtjänster av den nya nämnden. De områden som samarbetet omfattar är följande: Hantering av övergripande IT-strategiska och taktiska frågor IT-drift & teknisk IT-utveckling Upphandling och inköp av IT Helpdesk/Servicedesk Hantering av telefoni Ansvaret för frågor kring förvaltning och verksamhets- (process) utveckling samt organisation för LIS/informationssäkerhet och hantering av informationssäkerhetsfrågor ligger hos varje kommun, men den gemensamma nämnden kan ges i uppdrag att ta fram olika beslutsunderlag i dessa frågor. Den gemensamma nämnden ansvarar för driften av kommunernas verksamhetssystem och program där så är avtalat. Det innebär att varje förvaltning/enhet köper och ansvarar för sina verksamhetssystem. Den nya nämnden ansvarar för driften av dessa. Den gemensamma nämnden ansvarar för att ha en övergripande kunskap om vilka verksamhetssystem som används i de båda kommunerna samt för att samordna den tekniska driften av dessa på ett kostnadseffektivt sätt. Den gemensamma nämnden ansvarar också för att på sikt samordna och planera för att fler verksamhetssystem blir gemensamma för de båda kommunerna. Kostnader för kommunernas förvaltningsnät kommer fortsatt att hanteras av respektive kommun fram till dess tjänsten upphandlas på nytt. Administrationen av förvaltningsnäten kommer dock hanteras av den nya nämnden. Samverkansnämnden ska möjliggöra samverkan mellan Knivsta och Heby kommuner. Nämnden består av tre ledamöter samt ersättare för dessa. Ordförande utses från Knivsta kommun. Samverkansavtalet ligger till grund för målstyrningen/uppdraget. Mål i fastställda policys/planer Knivsta och Heby kommuns fastställda policy/planer för verksamheterna ingår som en del i styrningen. Däribland Översiktsplan, Näringslivspolicy, Personalpolitik, IT-planer/policys, E- strategi, Plan för fulldelaktighet, Drogpolitiskt program, Miljöprogram, Energistrategi mm. 3

1.2 Verksamhetsförutsättningar Samverkansnämndens omsättning och resultat de kommande åren kommer att påverkas i mycket hög grad av de pågående initiativen inom skola, omsorg och samhällsbyggnad. Den inledda digitaliseringen kommer att eskalera under de närmaste åren, detta innebär dels ett utökat ansvar, dels stora volymökningar. Inom skola diskuteras ett till ett (en enhet per elev) och det finns inte en enda verksamhet som inte funderar och undersöker möjligheterna med att göra banktricket d.v.s. använda digitaliserade tjänster som är tids- och platsoberoende. Utöver digitaliseringen i mötet med kommuninnevånarna så har intresset för att revidera och rationalisera processerna internt ökat, bläckpennan och de bruna internkuverten samt handlingar på papper ifrågasätts. Information som binds på papper och i pärmar åldras snabbt och är enbart tillgängliga för de personer som har pappret eller pärmen på armlängds avstånd. Här är det väsentligt att den grundläggande infrastrukturen är robust och stark, samt dimensionerad för det ökade behovet. Inom samverkansnämnden pågår ett arbete med att rationalisera stödet till verksamheterna, men det finns en tydlig relation mellan antalet digitala enheter och antalet supportärenden. Det här innebär att även det interna digitaliseringsarbetet påverkar storleken på prislappen från våra externa leverantörer samt behovet av antal timmar och minuter hos det egna IT-stödet. I Sverige idag är genomsnittliga IT-budgeten 4,6 % av organisationens omsättning. För branscher som är transaktionsintensiva är den flerfalt högre, inom finanssektorn talas ofta om motsvarande nyckeltal som ligger mellan 10-20 %. Statliga myndigheter ligger runt 10%. Samverkansnämndens omsättning i förhållande till de två kommunernas omsättning är ca 2% om man rensar för kapitalkostnader för investeringar i klientplattformen(datorer och Ipads i skolor m.m.). Nu är kommunerna inte banker, men om man på något sätt ska ta in möjligheterna med digitaliseringen så måste vi på sikt ta höjd för de satsningar inom kärnverksamheterna som påverkar samverkansnämnden Under senare delen av 2016 genomfördes en förstudie/utredning angående att lägga samman fem kommuners IT-stöd, förutom Knivsta/Heby är Tierp/Älvkarleby som idag har en it-nämnd, IT-Centrum samt Östhammars kommun de ingående kommunerna. Kommuncheferna tog den 19 januari ett principbeslut och under våren har en första politisk behandling av underlaget genomförts. En projektledare anställdes under våren som arbetar med att ta fram reglemente, ekonomiska förutsättningar, m.m. Arbetet pekar på stora förbättringspotentialer inom flera områden med ökad kvalitet och en större robusthet som prioriterade mål. Den kommande digitaliseringen kommer att kräva ett utökat stöd till verksamheterna. 1.3 Befolkningsökning Enligt befolkningsprognosen förväntas en fortsatt ökning av Knivsta kommuns folkmängd med cirka 3 procent årligen. Heby kommuns folkmängd förväntas ligga kvar på samma nivå. 1.4 Planeringsförutsättningar Sedan ett flertal år tillbaka delas både den strategiska och driftsmässiga ledningen av IT mellan Knivsta och Heby. Det finns idag en IT-chef och en IT-driftschef med ansvar för bägge kommunernas verksamhet. För övergripande styrning & prioritering av IT:s verksamhet finns i respektive kommun en e-styrgrupp som leds av kommunchefen i Heby 4

kommun och av kanslichefen i Knivsta kommun. I respektive e-styrgrupp finns alla verksamhetsområden representerade. Bägge kommunerna har upphandlat driftstjänster och helpdesk gemensamt. Ett nytt avtal börjar gälla 1 november 2017. Detta är kraftigt försenat på grund av de överklaganden som skett av upphandlingen. Förseningen har medfört mycket högre kostnader under 2017 vilket kan komma att spilla över på 2018 med ca 300tkr. Detta på grund av fördröjningen av avvecklingen hos Axians samt kommunikationen till densamme. För vissa förvaltningssystem har en kuvöslösning skapats då dessa system inte uppgraderats löpande utan ligger kvar i en föråldrad miljö, detta kan komma att påverka samverkansnämndens resultat under 2018. Kostnaden för bytet av leverantör ligger på ca 3200 tkr. Budgeterat för ovanstående var 2 tkr. Eventuella balanseringar av detta kan komma att påverka även 2018. En gemensam förvaltning har bildats och en ny organisation håller på att införas med ansvar för bägge kommunerna. Lokal bemanning behålls på båda kommunerna för att säkra den lokala servicen. Samtliga medarbetare i de två tidigare IT-organisationerna har båda kommunerna som arbetsområde. På operativ nivå är respektive IT-organisation liten beroende på att alla tjänster avseende drift, helpdesk och nätinfrastruktur köps av extern leverantör. I Knivsta finns 2 stycken verksamhetsutvecklare (VU) som inte är organisatoriskt knutna till IT men som arbetar mycket nära IT-verksamheten. VU är verksamheternas representanter och tolkar verksamhetens behov och översätter dessa till IT åtgärder som stöder verksamheten, tjänsterna fungerar som en brygga mellan verksamhet och IT. Heby arbetar för likvärdiga resurser. I Heby finns personer utsedda i organisationen som avsätter delar av sin arbetstid till att hantera dessa frågor. Denna funktion är i Heby dock inte organisatoriskt centraliserad och har därmed inget övergripande ansvar för de samlade förvaltningsinsatserna, metodstöd eller för beredning av frågor till Hebys e-styrgrupp. 2 Kommunfullmäktiges mål 2.1 Vision 2025 Knivsta Kommunens vision ligger till grund för budgeten. Visionen är fastställd av kommunfullmäktige och beskriver hur Knivsta kommun ska utvecklas de närmaste åren. Knivsta där framtiden bor Den moderna och kunskapsintensiva småstaden med förankring i en aktiv och levande landsbygd - mitt i tillväxtregionen Stockholm-Uppsala skapar attraktionskraft för boende och företag och befäster Knivsta som en föregångskommun för det hållbara samhället. 2.2 Kommunfullmäktiges mål Kommunfullmäktiges mål utgår från visionen. De anger vad som är prioriterat under mandatperioden och hur kommunstyrelsen och nämnder ska bidra. 2.3 Mål 1. Kvalitetsmål Knivsta kommuns verksamheter ska kännetecknas av god och hållbar kvalitet med invånarna i fokus 5

2.3.1 Styrning och ledning I kommunens förvaltning och i kontakt med invånarna är digitala tjänster norm 2.3.2 Invånarperspektiv Kommunen vitaliserar sitt demokratiarbete så att civilsamhället kan engagera sig och bidra till samhällsutvecklingen på ett bra sätt Knivsta kommuns invånare ska få god service och på ett enkelt sätt kunna ta del av kommunens information 2.3.3 Medarbetarperspektiv Knivsta kommun har engagerade medarbetare som utvecklar verksamheten 2.4 Mål 2. Social hållbarhet Knivsta kommun ska, genom att växa på ett socialt hållbart sätt vara en bra kommun att bo och växa upp i Barn och unga har en trygg uppväxt Barn och ungas användande av alkohol och andra droger ska minska Knivsta kommuns skolor ska hålla god kvalitet Knivsta kommuns vård och omsorg ska hålla god kvalitet 2.5 Mål 3. Ekologisk hållbarhet Knivsta kommuns utveckling ska styras av ekologisk hållbarhet Knivsta kommun ska aktivt bidra till omställningen till ett fossilfritt samhälle Andelen ekologisk mat som serveras i kommunalt finansierad verksamhet ska öka 2.6 Mål 4. Ekonomisk hållbarhet Knivsta kommunkoncern använder invånarna skattemedel resurseffektivt, hållbart och ändamålsenligt, och är en attraktiv kommun för näringsliv och företagande Knivsta kommun har god ekonomisk hushållning Knivsta kommun ska främja entreprenörskap 2.7 Innebörden av kommunfullmäktiges mål Det är väsentligt att de mål som styr IT-enhetens verksamhet kan härledas till de två kommunernas mål för att bidra till måluppfyllelsen, dock hanteras detta inom ramen för nämnden och värdkommunens process. Vad IT-enheten ämnar bidra till måluppfyllelsen i, redovisas i nedanstående tabell. IT-enheten ska främja digitala tjänster, skapa förutsättningar till resfria möten och arbeta med grön IT för att minimera utskrifter på papper. På detta sätt stöds även målen i kvalitets-, ekologiskt samt ekonomiskt perspektiv. 6

2.8 Heby kommuns Vision En växande landsbygdskommun med närhet, trygghet och livskvalitet. Heby kommuns inriktningar är: - Heby kommun ska vara en trygg och säker kommun. - Heby kommun ska tillhandahålla tjänster av god kvalitet med möjlighet till delaktighet, inflytande och valfrihet. - Heby kommun ska ha en hållbar social, ekologisk och ekonomisk utveckling. - Heby kommun ska vara en attraktiv kommun för medborgare, företagare och anställda att leva, bo och verka i. 3 Nämndens egna mål Nämndmål Kunden ska uppleva att leverans och service sker med god kvalité och effektivt. Resultatindikator Nuvärde Resultatet mäts genom 70 % av alla incidenter(första linjens support) avklaras inom en timme. MTBF för kommunernas nätverk: (Medeltid mellan fel): 30 d 00:00:00 (Antal dagar, timmar och minuter i snitt mellan större störningar (påverkar flera användare) i nätverken. Nytt mått Nytt mått Statistik från IT-leverantören Advania Statistik från IT-leverantören Advania Kundenkät skickas ut en gång om året till alla chefer i de deltagande organisationerna. Nytt mått Mått: andel nöjd eller mycket nöjd kund skall vara minst 80 % (4 svarsalternativ: Mycket missnöjd, Missnöjd, Nöjd, Mycket Nöjd) Nämndmål Tydliga processer och ansvarsområden för att möta kundernas behov. Ständigt undersöka och utvärdera efterfrågan för att skapa förbättringar. Nyttja ITIL s processer för att åstadkomma kontinuerligt ökad kvalitet. Resultatindikator Nuvärde Resultatet mäts genom Dokumentera och effektivisera de tre kärnprocesserna Support Drift Leverans ITIL-begreppen Incident Problem Change är införda i IT-organisationen Ringa dokumentation av processerna Ringa dokumentation av processerna De tre processerna finns beskrivna på ett sådant sätt att en nyanställd kan ta del och förstå handhavande och praktik inom rimlig tid. Ja/Nej Används begreppen inom IT-enheten och med IT-leverantören Advania löpande. Ja/Nej 7

Nämndmål Kontinuerlig kompetensutveckling och god arbetsmiljö. Grundlig behovsanalys och kravspecifikation ska genomföras när vakans uppstår för att bibehålla och utveckla kompetensnivån. Resultatindikator Nuvärde Resultatet mäts genom Samtliga medarbetare har enskilda handlingsplaner via medarbetarsamtalen. Enheten genomför skyddsrond minst en gång per år. Samtliga medarbetare har individuell plan Ja/Nej Skyddsrond genomförd Ja/Nej Nämndmål Nyttja befintliga system för att skapa effektivare hantering av ärenden. Öka kunskaperna om ekonomi hos medarbetarna genom att kommunicera ekonomiska frågor på arbetsplatsträffar Resultatindikator Nuvärde Resultatet mäts genom Införa ett supportsystem för båda kommunerna Införa användarstyrd lösenords återställning (användaren kan själv nollställa sitt lösenord) Införa självservice-portal där användaren själv kan välja program som ska installeras. Autogenerering av konton från personalsystemet Nej Finns ej Finns ej Finns ej Genomfört JA/Nej Genomfört JA/Nej Genomfört JA/Nej Genomfört JA/Nej 4 Samverkansnämndens uppdrag Nämnden ansvarar enligt sitt reglemente för Knivsta och Heby kommuners IT-drift och ITstrategiska frågor och omfattar hantering av övergripande IT-strategiska och taktiska frågor, IT-drift & teknisk IT-utveckling, upphandling och inköp av IT, helpdesk/servicedesk och hantering av telefoni. Ansvaret för frågor kring förvaltnings- och verksamhetsutveckling samt organisation för informationssäkerhet och hantering av informationssäkerhetsfrågor ligger hos varje kommun, men den gemensamma nämnden kan ges i uppdrag att ta fram olika beslutsunderlag i dessa frågor. De kommunala bolagen kan köpa IT-tjänster av nämnden. 8

5 Nämndens verksamheter EKONOMI KNIVSTA DRIFTSBUDGET TKR KF-budget Prognos Nämnd-BG Plan Budget Plan budget 2017 2017 2018 2019 2020 Kommunbidrag 17 303 18 803 18 563 18 841 19 124 Intäkter 6 6 100 6 6 120 6 242 Kostnader 23 303 27 103 24 563 24 961 25 366 Resultat 0-2 200 0 0 0 EKONOMI HEBY DRIFTSBUDGET TKR KF-budget Prognos Nämnd-BG Plan Budget Plan budget 2017 2017 2018 2019 2020 Kommunbidrag 0 0 10 457 10 666 10 879 Intäkter* 17 420 19 210 9 463 9 652 9 845 Kostnader 17 420 22 410 19 920 20 318 20 725 Resultat 0-3 200 0 0 0 SAMVERKANSNÄMNDEN TOTALT DRIFTSBUDGET TKR KF-budget Prognos Nämnd-BG Plan Budget Plan budget 2017 2017 2018 2019 2020 Kommunbidrag 17 303 18 803 29 020 29 507 30 003 Intäkter 23 420 25 310 15 463 15 772 16 088 Kostnader 40 723 49 513 44 483 45 279 46 091 Resultat 0-5 400 0 0 0 NÄMNDARVODEN KNIVSTA DRIFTSBUDGET TKR KF-budget Prognos Nämnd-BG Plan Budget Plan budget 2017 2017 2018 2019 2020 Kommunbidrag 222 222 226 231 236 Intäkter 0 0 0 0 Kostnader 222 222 226 231 236 Resultat 0 0 0 0 0 9

6 Investeringar Budget* Prognos* Samverkansnämnd Knivsta Utgift Utgift Utgift Utgift Utgift Utgift Totalt och Heby 2017 2017 2018 2019 2020 2021 perioden Nät och datakommunikation 4 800 3 4 4 4 4 16 Serverplattform/datacenter 2 300 2300 2 1 1 1 5 Printplattform 3 3 0 0 1 0 1 Klientplattform 4 4 4 4 16 Device för internleasing 16 15 15 10 10 10 45 Förändringsarbeten 2 2 Nämndens ofördelade investeringsmedel 4 2 4 4 4 4 16 SUMMA 32 100 27 300 29 23 24 23 99 * Kolumner som ej ligger med i summering, totalt för perioden. 10