Lönenämnden 2018-05-07 Postlokalen
MUNKEDALS KOMMUN SOTENÄS KOMMUN LYSEKILS KOMMUN Lönenämnden Mandattid: 2015-2018 Ändrad 2016-10-26* ny ersättare Ordinarie Said Lundin (S) Munkedals kommun Rolf Henriksson (M) Munkedals Kommun Helene Stranne (M) Sotenäs Kommun Elving Claesson (S) Sotenäs kommun Ulf Nilsson (S) Lysekils kommun Niklas Högberg (LP) Lysekils kommun Tel: 0524-40868 Mobil: 076-83 71 251 E-post: saidlundin@hotmail.com Mobil: 072-201 04 50 E-post: rolfjan.henriksson@tele2.se Mobil: 070-563 15 07 E-post: helene@ericon.se Mobil: 076-113 73 03 E-post: elvingclaesson@live.se Mobil: 0703-46 99 64 E-post: u6nilsson@gmail.com Mobil: 0739-37 66 10 E-post: niklas-hogberg@hotmail.com Ersättare Carina Torstensson (C) Munkedals kommun Inger Holgersson (KD) Munkedals Kommun Rune Johansson (C) Sotenäs kommun Kent Östergren (S) * Sotenäs kommun Carina Granath (C) Lysekils kommun Fredrik Lundqvist (LP) Lysekils kommun Mobil: 0703-911 617 E-post: carina@smedgard.se Mobil: 0766-14 41 09 E-post: inger.holgersson@stromsslott.se Mobil: 070-779 87 39 E-post: eva.rune.smogen@hotmail.com Mobil: 073-391 61 10 E-post: kentos@telia.com Mobil: 070-536 36 43 E-post: anderssons.grav.entreprenad@telia.com Mobil: 070-215 82 73 E-post: info@stangenaskajak.se
KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Tid: Onsdagen den 7 maj 2018 kl. 09.00 Plats: Postrummet, kommunhuset Forum Ordförande: Helene Stranne (M) Sekreterare: Markus Fjellsson Utses att justera: Justeringens tid och plats: xx Ledamot förhindrad att delta på sammanträdet ansvarar själv för att kalla in ersättare Nr Ärenden Sida 1 Lönenämndens delårsbokslut t.o.m. april 2018. Extra utskick vecka 18 2 Lönenämndens budget 2019 med plan 2020 2021. 4 3 Kommunchef informerar om förslag till Ny samverkan i SMLkommunerna inom löneområdet 3 Lönechefen informerar (stående punkt) 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-180 00 Fax 0524-181 10 www.munkedal.se munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro 549-6260 Postgiro 11 54 40-0 Organisationsnummer 21 20 00-1330
4 Dnr: LNSML 2017-4 2018-04-25 Lönenämnden Tjänsteskrivelse Budgetskrivelse för Lönenämnden 2019 samt plan 2020 2021 Verksamhetsförutsättningarna inför budgetarbetet 2019 och plan för 2020 2021 är följande: Kompensation för löneökningar och övriga kostnader är uppräknade med 3,0 % Efter gjorda uppräkningar ska förslag till besparingsåtgärd göras år 2019 med 2,0 % vilket motsvarar 167 tkr. Istället för en kostnadsminskning med 2 % för år 2019, enligt direktiv från SMLkommunerna, föreslås att löneenheten ska bibehålla nuvarande kostnadsram med uppräkning för löneökningar och övriga kostnader. Löneenheten föreslås istället ta över uppgifter som idag ligger på personalenheterna inom SML. Dessa uppgifter är följande: Ansvara för fler delar gällande uttag av personalstatistik i Heroma Ta över ansvaret för organisationsträdet i WinLas, KIA och förbättra organisationsträdet i Heroma Öka information/utbildningsinsatserna inom personalsystemets olika delar för chefer och övriga användare. Ovanstående förslag är förankrat hos styrgruppen inom SML-Lön d.v.s. personalcheferna och lönechefen inom SML-kommunerna. Facklig samverkan Facklig samverkan har genomförts och de ställer sig bakom förslaget. Förslag till beslut Lönenämnden beslutar att anta upprättat förslag till budget 2019 samt plan 2020 2021. Mikael Mattsson Enhetschef för Löneenheten 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-180 00 Fax 0524-181 10 www.munkedal.se munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro 549-6260 Postgiro 11 54 40-0 Organisationsnummer 21 20 00-1330
5 Dnr LNSML 2017-4 Lönenämnden Budget 2019 och plan 2020-2021 samt Resultat-och verksamhetsmål 2019 1
6 Innehåll 1. INLEDNING... 3 1.1 SYFTET MED NÄMNDEN... 3 1.2 NÄMNDENS UPPDRAG... 3 1.3 NÄMNDENS ANSVAR OCH ROLLER SAMT DEFINITIONER... 3 1.4 FORUM OCH FUNKTIONER SOM FINNS KRING NÄMNDEN SAMT VILKA UPPGIFTER OCH ANSVAR DE HAR... 4 2. VERKSAMHETFÖRUTSÄTTNINGAR... 4 2.1 PRIS- OCH LÖNEUPPRÄKNING... 4 2.2 FÖRÄNDRING INOM PERSONALSTATEN... 4 2.3 SJUKFRÅNVARO... 4 2.4 BESKRIVNING AV HUR ÅTERRAPPORTERING SKER TILL ÄGARKOMMUNERNA... 4 2.5 BESKRIVNING AV VILKA AVTAL PÅ INTERNA TJÄNSTER SOM FINNS... 4 3. EKONOMI... 5 3.1 RAMBUDGET... 5 3.2 KONSEKVENS- OCH RISKBEDÖMNING... 5 3.2.2 Vad består ändringen av?... 5 3.2.3 Vilka arbetstagare eller grupper av arbetstagare berörs?... 6 3.3.1 Vilka risker innebär ändringarna?... 6 3.3.2 Är riskerna allvarliga eller inte?... 6 3.4 BESKRIVNING AV REGLERING TILL MEDLEMSKOMMUNERNA... 6 4. MÅLARBETET... 6 4.1 INRIKTNINGSMÅL OCH PROGRAMFÖRKLARINGEN... 6 4.2 RESULTATMÅL LÖNENÄMNDEN... 6 4.3 VERKSAMHETSMÅL LÖNEENHETEN... 6 4.4 SAMMANSTÄLLNING INRIKTNINGS-, RESULTAT- OCH VERKSAMHETSMÅL... 6 5. UTVECKLING DEN SENASTE TIDEN OCH FRAMTID... 8 5.1 STRATEGIER FÖR KOMMANDE ÅR... 8 6. NYCKELTAL... 8 6.1 FÖRDELNINGSNYCKEL FÖR SML KOMMUNERNA... 8 2
7 1. Inledning 1.1 Syftet med nämnden Syftet är i första hand att lönenämnden genom löneenheten skapar förutsättningar för en ändamålsenlig organisation med minskad sårbarhet och ökad effektivitet. Målet är att optimera resursutnyttjande i syfte att bygga upp och säkerställa en väl fungerande lönefunktion samt skapa en stark och attraktiv gemensam organisation som befäster en konkurrenskraftig kompetensnivå och service. 1.2 Nämndens uppdrag Lönenämndens uppdrag är att fullgöra och ansvara för de samverkande kommunernas uppgifter vad avser: Löneadministration, support och utbildning i lönesystemets olika delar, support i tillämpning av lagar, avtal och regler, utdata och statistik (basutbud), systemförvaltning samt pensions- och försäkringsadministration. Nämnden ska särskilt följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och ta de initiativ som behövs och i det arbetet ta nödvändiga kontakter samt samarbeta med andra myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berörs. Verksamheten ska bedrivas inom ramen för tilldelade ekonomiska resurser genom ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Lönenämnden ska delta i respektive samverkande kommuns planering, där frågor inom nämndens område berörs. Lönenämnden ansvarar för reformering av sitt regelbestånd. 1.3 Nämndens ansvar och roller samt definitioner Lönenämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. Kommunfullmäktige i respektive samverkande kommun utser vardera två ledamöter och två ersättare bland dem som är valbara i den egna kommunen. Den gemensamma nämnden ska leda och samordna verksamheten inom nämndens ansvarsområde. Lönenämnden ska utforma övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten samt ansvara för att de av respektive fullmäktige fastställda målen för verksamheten följs. Lönenämnden ska se till att respektive kommunstyrelse får rapporter om den ekonomiska ställningen och hur verksamheten utvecklas samt till respektive fullmäktige årligen lämna en redogörelse över föregående års verksamhet. Lönenämnden företräder de samverkande kommunerna och ingår avtal för deras räkning. Lönenämnden ska inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan begäras av respektive samverkande kommun. Lönenämnden får infordra yttranden och upplysningar från övriga nämnder i respektive samverkande kommun, när det behövs för att kunna fullgöra sina uppgifter. 3
8 1.4 Forum och funktioner som finns kring nämnden samt vilka uppgifter och ansvar de har Löneenheten leds av enhetschef som har till uppgift att förvalta och utveckla verksamheten samt verkställa de uppdrag som ges från lönenämnden. Enhetschefen är direkt underställd lönenämnden politiskt samt i tjänstemannaledet direkt underställd Munkedals kommunchef. 2. VERKSAMHETFÖRUTSÄTTNINGAR 2.1 Pris- och löneuppräkning enligt direktiv från ekonomiavdelningen Kompensation för löneökningar är uppräknade med 3,0 % Övriga kostnader är indexuppräknade med 3,0 %. Efter gjorda uppräkningar ska förslag till besparingsåtgärd göras år 2019 med 2,0 % av totalbudgeten dvs 167 tkr. 2.2 Förändring inom personalstaten Inga större förändringar beräknas göras inom personalstaten. 2.3 Sjuktalet Enheten har i dagsläget mycket låga sjuktal och några åtgärder för att sänka ohälsotalet är inte aktuella men däremot behöver arbetsplatsen arbeta med hälsofrämjande åtgärder för att bibehålla det låga sjuktalet. 2.4 Beskrivning av hur återrapportering sker till ägarkommunerna Återrapportering sker genom att ägarsamrådet, som består av politiker, kommunchef, ekonomichef från respektive kommun, träffar lönechef och lönenämndens presidium två gånger per år. Dessutom sker rapportering/dialog gällande delår- och årsbokslut minst 3 gånger per år till styrgruppen som består av kommuncheferna. Det finns även en mer operativ styrgrupp som träffas ca var 6 vecka som består av personalcheferna och lönechef som hanterar mer operativa frågor och beslut. Återrapportering sker även genom lönenämndens protokoll som distribueras till respektive kommun. 2.5 Beskrivning av vilka avtal på interna tjänster som finns Finns inga andra avtal än reglemente och samverkansavtal för lönenämnden. 4
9 3. Ekonomi 3.1 Rambudget (tkr) Löneökningar och övriga kostnader är indexuppräknade med 3,0 % varje år med utgångspunkt från budget 2018. Sålunda är kostnadsökningen 243 tkr för år 2019 (Lysekil = 120 tkr, Munkedal = 142 tkr, Sotenäs = - 19 tkr). *Kommunbidraget är lönenämndens intäkt från Munkedals kommun Intäkter och inkomster är lönenämndens intäkt från Sotenäs och Lysekils kommun. Kostnader för nämnd- och styrelseverksamhet är enbart Munkedals kommuns andel. Sotenäs och Lysekils kommun finansierar sina ledamöter i sina egna budgetar. 3.2 Konsekvens- och riskbedömning För att bättre kunna optimera utnyttjandet av våra personalresurser inom SMLkommunerna föreslås att den beräknade frigjorda tid, som kan uppnås när löneenheten digitaliserar och förbättrar flöden, ska användas till att ta över arbetsuppgifter som idag ligger på andra enheter. 3.2.1 Vad består ändringen av? Istället för en kostnadsminskning med 2 % (167 tkr) för år 2019, enligt direktiv från SML-kommunerna, föreslås att löneenheten ska bibehålla nuvarande kostnadsram med uppräkning för löneökningar och övriga kostnader. Löneenheten föreslås istället ta över uppgifter som idag ligger på personalenheterna inom SML. Dessa uppgifter är följande: Ansvara för fler delar gällande uttag av personalstatistik i Heroma Ta över ansvaret för organisationsträdet i WinLas, KIA och förbättra organisationsträdet i Heroma Samt öka information/utbildningsinsatserna inom personalsystemets olika delar för chefer och övriga användare. Ovanstående förslag är förankrat hos styrgruppen inom SML-Lön d.v.s. personalcheferna inom SML-kommunerna. 5
10 3.2.2 Vilka arbetstagare eller grupper av arbetstagare berörs? Anställda inom löneenheten samt även personal inom personalenheterna kan komma att påverkas men i positiv bemärkelse. 3.3.1 Vilka risker innebär ändringarna? Inga risker beräknas uppkomma. 3.3.2 Är riskerna allvarliga eller inte? Riskerna beräknas inte bli allvarliga 3.4 Beskrivning av reglering till medlemskommunerna Löneenheten fakturerar i slutet av varje månad till respektive samverkans kommuns andel enligt andels och fördelningstal på budgeterade siffror. I slutet av året regleras de fakturerade kostnaderna mot verkligt utfall. Andels och fördelningstalen visas under rubriken nyckeltal. 4. MÅLARBETET 4.1 Inriktningsmål och programförklaringen Utifrån vision 2025 har kommunfullmäktige antagit inriktningsmål för verksamheten för år 2016 2019 samt programförklaringen från S, C och MP. 4.2 Resultatmål Lönenämnden Resultatmål har antagits av lönenämnden för år 2018 och 2019 utifrån inriktningsmål eller programförklaringen och dessa är uppföljnings- och mätbara. 4.3 Verksamhetsmål löneenheten Verksamheten utarbetar verksamhetsplaner som innehåller de mål och aktiviteter som ska genomföras för året i syfte att uppnå beslutade resultatmål från Lönenämnden. Enheten anger hur de ska uppfylla sitt uppdrag. 4.4 Sammanställning inriktnings-, resultat- och verksamhetsmål 1.0 Ur programförklaringen (S, C, MP): Miljöaspekterna ska beaktas vid alla kommunala beslut 1.1 Resultatmål lönenämnd: Verka för en minskning av pappersförbrukningen samt transporter av löneuppgifter till löneenheten År 2019 Indikatorer Inkommande löneunderlag till löneenheten på kontorspapper som arkiveras ska minska från 2016 års nivå med: Mål 20 % 1.1.1 Verksamhetsmål löneenheten Löneenheten ska driva utvecklingsarbete inom hela SML-samarbetet som har till syfte att öka självrapporteringen inom löne- och personalsystemets olika delar. Enheten ska även minska pappersanvändningen på den egna enheten där så är möjligt. Aktiviteter: Löneenheten ska utöka användningsgraden av löne- och personalsystemets olika delar. Enheten ska även, där så är möjligt, spara löneunderlagen i verksamhetssystemen istället för att skrivas ut och sparas separat. 6
11 2.0 Ur programförklaringen: Munkedals kommun skall vara en attraktiv arbetsgivare som präglas av ett gott arbetsklimat med delaktighet, jämställdhet och mångfald 2.1 Resultatmål lönenämnd: Chefer ska få förbättrade kunskaper inom det löneadministrativa området för att på så sätt underlätta och kunna utföra sina ordinarie arbetsuppgifter med en ökad kvalité och höjd effektivitetsgrad. Indikatorer Löneenheten ska planera och genomföra bas-utbildningar inom det löneadministrativa området för chefer inom SML-kommunerna. År 2019 Mål 6 2.1.1 Verksamhetsmål löneenheten Enheten ska på olika orter inom de tre kommunerna genomföra bas-utbildningar för chefer och vid behov personalredogörare. Antalet genomförda kortare utbildningsinsatser ska utökas både för nyanställda chefer och tidigare anställda chefer som har behov av ökade kunskaper inom det löneadministrativa området. Aktiviteter: Löneenheten ska informera, utbilda och supportera chefer och övriga medarbetare inom det löneadministrativa området. Bas-utbildningarna ska planeras i god tid före genomförandet 3.0 Ur programförklaringen: Styrdokumenten ska påverka organisationen så att den arbetar i beslutad inriktning. Styrdokumenten ska vara aktuella, kända och regelbundet följas upp. Antagna policydokument revideras med regelbundenhet minst, var fjärde år. 3.1 Resultatmål lönenämnd: Styrdokument och lathundar ska vara uppdaterade och tillgängliga för anställda inom SMLkommunerna. År 2019 Indikatorer Samtliga dokument som ligger på löneenhetens hemsida ska en gång per år gås igenom och vid behov revideras Mål 100 % 3.1.1 Verksamhetsmål löneenheten Löneenheten ska eftersträva att blanketter och styrdokument inom det löneadministrativa området förenklas och blir mer enhetliga inom SML-kommunerna. Aktiviteter: Löneenheten ska på eget initiativ, där så är lämpligt, föreslå SML-kommunerna om blanketter och styrdokument som kan förenklas och förbättras för chefer och anställda så att lönehanteringen kan effektiviseras och kvalitén höjas på inkomna löneunderlag. 7
12 5. Utveckling den senaste tiden och framtid 5.1 Strategier för kommande år Löneenheten håller kontinuerligt på med förbättringsarbete i syfte att nå måluppfyllelsen. För delge varandra kunskap och kunna förbättra arbetsflöden träffas kontinuerligt bl.a. den operativa styrgruppen (personalchefer) och dels ekonomicheferna tillsammans med lönechefen. Även dialog med andra verksamhetsföreträdare är viktiga hörnstenar i detta arbetet. Det är av stor vikt att hitta gemensamma standardmetoder, blanketter och arbetsrutiner, för att tillsammans åstadkomma ytterligare kostnadsbesparingar utan att behöva sänka kvalitén. I takt med att de administrativa flödena förbättras och effektiviseras håller löneadministratörernas roll på att förändras och mer fokus kommer att läggas på utvecklings-, utbildnings- och informationsinsatser för användare. Löneenheten strävar regelbundet att på olika sätt optimera resursutnyttjandet genom att minska användandet av blanketter och istället öka självrapporteringen som då ska göras direkt av den anställde i Heroma systemet. Som ett led i detta arbete pågår ett antal aktiviteter inom SML-kommunerna ex. införande av skanning av kvitto i reseräkningsmodulen samt förändrat arbetssätt gällande kostavdrag och friskvårdbidrag. Digitalisering av olika processer ska prövas inom enhetens område. Under år 2019 planeras ett införande av e-arkiv inom Heroma vilket innebär digitalt bevarande av handlingar. 6. Nyckeltal 6.1 Fördelningsnyckel för SML kommunerna Fördelningsprinciper för budget Fördelningstal kontorskostnader SML kommunerna BUDGET 2019 PLAN 2020 PLAN 2021 Sotenäs kommun 26,0 26,0 26,0 Munkedals kommun 30,6 30,6 30,6 Lysekils kommun 43,4 43,4 43,4 Lönespecifikationer SML kommunerna BUDGET 2019 PLAN 2020 PLAN 2021 Sotenäs kommun 14 295 14 295 14 295 Munkedals kommun 16 836 16 836 16 836 Lysekils kommun 23 822 23 822 23 822 Fördelningstalen för budget 2019 för kontorskostnader bygger på antal utbetalda löner under perioden 2017-04-01 tom 2018-03-31. Fördelningstalen är svåra att precisera för plan 2020-2021. Utöver fördelningstalen för kontorskostnader fördelas PA system och lönechefens kostnader med 1/3-del per kommun. Särskilda konsultinsatser eller systemkostnader utanför ordinarie avtal som enbart är riktat till en enskild kommun, ligger utanför budget för löneenheten och får finansieras av respektive kommun. Munkedal 2018-04-11 Mikael Mattsson Enhetschef för löneenheten i Sotenäs-, Munkedal- och Lysekils kommun 8