Bilaga 3 PERSONALBERÄTTELSE

Bilaga 3 PERSONALBERÄTTELSE

PERSONALBERÄTTELSE 2011 HANDLINGSMODELL FÖR TIDIG INTERVENTION VID SJUKFRÅNVARO INOM ÅHS Under år 2011 har handlingsmodellen för tidig intervention av sjukfrånvaro börjat användas. Modellen innebär att samma principer för såväl tidig intervention vid sjukfrånvaro som för uppföljning av långvarig sjukfrånvaro gäller och tillämpas på alla anställda. Under året har en handbok utarbetats som stöd för förmännen. Handboken beskriver hur frånvarouppföljningen görs i det personaladministrativa systemet, vilka alarmgränser som finns och hur man går tillväga vid respektive alarmgräns. En blankett för minnesanteckningar har tagits fram som kan användas vid de samtal som förs då de första alarmgränserna är uppnådda. Minnesanteckningarna är ett stöd för både förmannen och den anställda och syftar till att synliggöra båda parters synpunkter. Minnesanteckningarna kan även ligga till grund för uppföljningsdiskussioner om man så överenskommer. En checklista för samtal om arbetsförmåga har utformats för att vara till stöd vid en mer djupgående analys då t.ex. en misstanke om nedsatt arbetsförmåga finns. Handlingsmodellen, manualen och blanketterna finns tillgängliga för alla anställda på ÅHS intranät. MEDARBETARENKÄT I ett led i förverkligande av det Balanserade Styrkortet genomfördes, för första gången, en medarbetarenkät riktad till hela organisationen år 2009. I syfte att följa upp förändringsarbetet ska undersökningen utföras vart annat år varför medarbetarenkäten åter genomfördes våren 2011. Svarsfrekvensen var 67,7 % vilket var något lägre än 2009. Detta innebär att 605 anställda av 893 tillfrågade svarade på enkäten. Målsättningen att höja svarsfrekvensen infriades därmed inte. Vid genomgången av resultatet kunde man konstatera att svarstendensen var så gott som oförändrad, d.v.s. de anställda inom ÅHS har svarat nästan likadant på de olika frågorna i år som år 2009. Medelvärdet av alla frågor var år 2009 3,83 jämfört med 3,81 år 2011, vilket får ses som ett relativt positivt resultat. Av de 605 som svarade anger 26,7 % att de blivit utsatta för hot och våld i arbetet, 83,8 % av dessa uppger att detta skett vid ett enstaka tillfälle och 1,9 % vid något tillfälle i veckan. Utbildning och handledning för de mest utsatta yrkesgrupperna inom 2

ÅHS måste därmed ytterligare satsas på och säkerheten inom hela ÅHS ses över. En säkerhetschef planeras anställas under 2012 för att kunna utveckla säkerhetstänkandet inom ÅHS. UTVECKLINGSSAMTAL I medarbetarenkäten ställdes bl.a. frågan huruvida den anställde haft utvecklingssamtal. Resultatet visade på att enbart 54,2 % har haft utvecklingssamtal år 2011 jämfört med 42,5 % år 2009. Trots en liten ökning är siffran ändå alltför låg. Problematiken behandlades bl.a. i samarbetskommittén och ett arbete med att ta fram ett enhetligt underlag för genomförande av utvecklingssamtal infördes. En blankettmall och instruktioner beräknas bli klara under inledningen av 2012. ARBETARSKYDDSKOMMISSIONEN Arbetsskyddskommissionen sammanträde fyra gånger under året. En arbetsgrupp bestående av personalhälsovårdare Gunilla Fagerlund-Urvas, arbetarskyddsfullmäktiges sekreterare Helena Yläkorpi och vik. personalchef Maria Hagman utsågs att arbeta fram ett förslag till Ålands hälso- och sjukvårds verksamhetsprogram, en strategi för arbetarskyddet. Arbetsgruppen sammanträdde under hösten och ett färdigt förslag skall presenteras på arbetarskyddskommissionens första möte år 2012. SAMARBETSKOMMITTÉ ÅHS samarbetskommitté sammanträdde åtta gånger under 2011. Bl.a. följande ärenden behandlades: Användning av budgetöverskottet 2010 Åtgärder med anledning av det nya reglementet Arbetstidsbanken Medarbetarenkät Budget 2012 Psykiatriska klinikens organisationsmodell samt placering av tjänster Sekreteraravdelningen Parkeringstillstånden samt parkeringsproblematiken Rekryteringsstrategin Verksamhetsplan 2012 Flexklockans användning Hyressubventioner Ändringar av tjänstebeteckningar Samarbetskommitténs mötesplanering är nu upplagd så att möten rutinmässigt hålls före ÅHS styrelses möten för att möjliggöra att ärenden till styrelsen kan föredras vid varje möte. 3

TJÄNSTER INRÄTTANDE AV TJÄNSTER Styrelsen beslöt 18.02.2011 godkänna inrättande av följande ordinarie tjänster: 1. Två tjänster som sjukhusläkare från 01.04.2011. 2. En tjänst som överläkare med placering inom primärvården från 01.04.2011. 3. En tjänst som medicintekniker från 01.04.2011. 4. Två tjänster som psykologer inom primärvården från 01.08.2011. 5. Två tjänster som kuratorer inom primärvården från 01.08.2011. OMBILDNING AV TJÄNSTER Styrelsen beslöt 18.02.2011 om ombildning av följande tjänster fr.o.m. 01.04.2011: 1. På kirurgiska polikliniken utökas en sjukskötartjänst från 78 % (30 vt) till heltid. 2. På barn- och ungdomskliniken indras två barnskötartjänster och i stället inrättas två tjänster som sjukskötare från 01.04.2011. 3. På psykiatriska kliniken indras en tjänst som mentalvårdare och i stället inrättas en sjukskötartjänst. 4. På psykiatriska kliniken indras en tjänst som biträdande avdelningsskötare och i stället inrättas en sjukskötartjänst. 5. På geriatriska kliniken indras tjänsten som badare och i stället inrättas en tjänst som närvårdare. 6. På geriatriska kliniken indras två närvårdartjänster och i stället inrättas en tjänst som sjukskötare. 7. På BB-gyn avdelningen indras en barnskötartjänst och i stället inrättas en tjänst som sjukskötare. Fr.o.m. 01.06.2011 indras även en tjänst som barnskötare och en tjänst som barnmorska inrättas i stället. 4

PERSONALSTATISTIK Den 15 mars 2011 antog styrelsen ett nytt reglemente för ÅHS vilket innebar ändringar i organisationsstrukturen. För att ändå kunna göra jämförelser med tidigare år presenteras vissa delar av personalstatistiken för år 2011 både enligt den gamla och den nya organisationsmodellen. ANTAL ANSTÄLLDA Per 30.11.2011 var antalet anställda,, 1 126 stycken jämfört med 1 111 per 30.11.2010. Antalet anställda anger här de som har ett anställningsförhållande med ÅHS vid nämnda datum, d.v.s. det inkluderar även tjänstlediga och deras vikarier och inte enbart de som lyfter lön för nämnda period. Antal anställda per 30.11.2011 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 845 Linjeorganisation Varav administration inkl. omplacerade 52 229 Stabsorganisation Fördelningen enligt den nya, linje- och stabsorganisationsmodellen. Staben består då av tidigare administration och försörjning samt den nybildade sekreteraravdelningen medan linjen består av både tidigare primär- och specialsjukvården. Konsulter ingår inte i antalet anställda. 5

KÖNS- OCH ÅLDERSFÖRDELNING Inte heller i år visar statistiken på någon större förändring när det gäller köns- och åldersfördelningen inom ÅHS. En liten förändring kan dock ses i könsfördelningen där 15,5 % av de anställda år 2011 var män jämfört med 13,8 % år 2010. Ökningen har främst skett genom att fler anställda vikarier var män än föregående år, 84 stycken år 2011 jämfört med 61 stycken år 2010. Köns- och åldersfördelning 30.11.2011 ordinarie personal Köns- och åldersfördelning 30.11.2011 vikarierande personal 250 100 90 200 80 70 150 Kvinnor Män 60 50 Kvinnor Män 100 40 30 50 20 10 0-21 21-30 31-40 41-50 51-60 61-68 0-21 21-30 31-40 41-50 51-60 61-68 6

Könsfördelning per 30.11.2011 15,5% 84,5% Män Kvinnor Även när det gäller åldersfördelningen är trenden som tidigare förutom en liten förändring gällande vikarierande personal där en minskning har skett i gruppen 41-50 år. Istället har vikarier i åldersgrupperna 21-30 och 31-40 ökat något. Personalens åldersfördelning per 30.11.2011 28% 10% 1% 13% 21% - 21 år 21-30 år 31-40 år 41-50 år 51-60 år 61-68 år 26% 7

ÅRSVERKEN Närvarotiden har sjunkit från 78 % år 2010 till 76 % år 2011. Istället har sjukledigheternas och familjeledigheternas del av årsverken stigit från 4 % till 5 %. Övriga frånvaroorsaker är oförändrade jämfört med år 2010. Årsverken 2011 Totalt registrerad arbetad tid fördelad på närvarotid och frånvarotid 10% 3% 1% Närvaro 5% Sjukledigheter 5% 76% Familjeledigheter Semester Tjänstledigheter Utbildning FRÅNVARO Uttaget av semester har sjunkit från 46 % år 2010 till 43 % år 2011. Den högre procenten år 2010 berodde främst på sparåtgärder i form av att anställda i större omfattning än tidigare omvandlade semesterpenning till ledig tid. Uttaget av semester på 43 % är tillbaks på ungefär samma nivå som år 2009 då det var 42 %. Frånvaro 2011 13% 3% 21% Sjukledighet Familjeledighet Semester Tjänstledighet Utbildning 43% 20% 8

Familjeledigheternas andel av frånvaron är relativt konstant från år till år, runt 20 %. Däremot har antalet frånvarodagar p.g.a. familjeledigheter ökat kontinuerligt från 17 082 dagar år 2008 till 20 127 år 2011. Familjeledigheter 2011 36% 47% Moderskapsledighet Föräldraledighet Vårdledighet Faderskapsledighet 14% 3% 0% Vård av sjukt barn med & utan lön SJUKFRÅNVARO För att kunna jämföra med tidigare år presenteras även sjukfrånvaron enligt både den gamla och den nya organisationsmodellen. Sjukfrånvaro totalt 2011 (med och utan läkarintyg) Antal sjukdagar i snitt per anställd/år Snitt sjukdagar per anställd/år 25,00 20,00 15,00 10,00 5,00 8,01 17,83 23,29 24,69 0,00 Primärvård Specialsjukvård Administration Försörjning Inom såväl specialsjukvård som administration kan man se en ökning av sjukfrånvaron. Inom specialsjukvården har sjukdagar i snitt per anställd/år ökat från 13,22 dagar 2010 till årets 17,83. Inom administrationen, inklusive omplacerade, är ökningen stor - från 14,33 år 2010 till 23,29 i år. Inom försörjningen har antalet sjukdagar i snitt sjunkit från 28,93 till 24,69. Den största förändringen kan ses inom primärvården, där sjukfrånvaron sjunkit rejält från 16,13 dagar i snitt per anställd och år till 8,01 dagar. 9

Sjukfrånvarostatistiken presenterad enligt den nya organisationsmodellen visar att stabsorganisationen har haft ett högre antal sjukfrånvarodagar i snitt per anställd/år än linjeorganisationen. Sjukfrånvaro totalt 2011 (med och utan läkarintyg) Antal sjukdagar i snitt per anställd/år Snitt sjukdagar per anställd/år 18,50 18,00 17,50 17,00 16,50 16,00 15,50 15,00 16,10 Linjeorganisation 18,28 Stabsorganisation Då man delar upp sjukfrånvaron i lång sjukfrånvaro, d.v.s. över 4 dagar och kort, d.v.s. en-tre dagars sjukfrånvaro ser man att samma fördelning gäller för lång sjukfrånvaro, 12,99 dagar i snitt jämfört med 15,45 dagar. När det gäller kort sjukfrånvaro är fördelningen dock den omvända med 3,10 sjukdagar i snitt per anställd/år för linjeorganisationen och 2,82 för stabsorganisationen. 10

SJUKFRÅNVARO HELA ÅHS 2006-2011 Antal sjukdagar i snitt per anställd/år 25,0 Snitt sjukdagar per anställd/år 20,0 15,0 10,0 5,0 15,41 17,14 19,23 12,87 16,39 16,64 0,0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Förändringarna i sjukfrånvaron från år till år har oftast ingen enkel och entydig förklaring. Förhoppningen att handlingsmodellen för tidig intervention vid sjukfrånvaro skulle han en direkt inverkan på sjukfrånvarotalen har inte infriats ännu år 2011 då den enda ändring som kan ses ligger inom en statistisk felmarginal. På sikt har förhoppningsvis tidig intervention och bra uppföljning en större påverkan. 11

Sjukfrånvaro könsfördelning Statistiken visar att så gott som ingen förändring skett gällande uppgifterna i hur sjukfrånvaron fördelar sig mellan män och kvinnor. År 2010 var antalet sjukfrånvarodagar i snitt för män 11,45 och för år 2011 var det 11,41. Kvinnorna hade en något högre sjukfrånvaro såväl år 2010 med 17,17 dagar som år 2011 med 17,36 dagar. Sjukfrånvaro totalt 2011 (med och utan läkarintyg) Antal sjukdagar i snitt fördelat på man/kvinna Snitt sjukdagar per anställd/år 20,00 15,00 10,00 5,00 0,00 Man 11,41 17,36 Kvinna Sjukfrånvaro med/utan lön Männen har i genomsnitt ett mindre antal sjukfrånvarodagar oavsett om det är med full lön, 75 % lön eller lägre. Att sjukfrånvaron överlag var högre år 2011 visar sig även här genom att gemonsnittet i alla kategorier stigit sedan 2010. 14,00 12,00 12,35 11,80 Sjukfrånvaro med/utan lön 2011 Kvinnor Män 10,00 8,80 Genomsnitt Antal dagar 8,00 6,00 4,00 2,00 0,00 3,61 3,44 2,52 1,48 1,28 0,22 0,32 0,28 0,06 med full lön med 75 % lön med 65 % lön utan lön Antal sjukfrånvarodagar i snitt 12

ARBETSOLYCKSFALL Antalet sjukdagar på grund av arbetsolycksfall har sjunkit från 641 stycken år 2010 till 420 år 2011. Två längre sjukskrivningar, en på 113 dagar och en på 102 dagar, höjer antalet sjukdagar rejält. Sjukdagarna skulle annars varit enbart 205 dagar totalt. Sjukfrånvarodagar per arbetsplats 2011 4,0 59,0 4,0 4,0 31,0 3,0 Centralkök Ekonomiavdelningen Geriatriska kliniken Hemsjukvård, barn Hälso- och sjukvårdsmottagning Medicinpolikliniken Psykiatriska kliniken 153,0 11,0 5,0 146,0 Röntgenkliniken Sekreterarservice Städservice Fördelningen av frånvarodagar på grund av olycksfall per arbetsplats visar att arbetsolycksfallen skett inom såväl stabsorganisationen med 165 sjukdagar, som linjeorganisationen med 255 sjukdagar Orsaksmässigt är fördelningen som tidigare år, d.v.s. de flesta skadorna beror på försträckningar och på falleller halkolyckor. De två längre sjukskrivningarna föll även inom dessa två kategorier. Sjukfrånvarodagar per orsak 2011 109 145 Benbrott Brännskada Fallskada Försträckning Halkskada 5 70 35 2 54 Klämskada Till från arbete 13

PENSIONSBESLUT Pensionsbesluten visar på en stadigt stigande trend de senaste åren, såväl gällande ålderspension som gällande deltidspension. Antalet pensionsbeslut totalt under 2011 är det högsta sedan år 2000. PENSIONSBESLUT 2000-2011 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Totalt Ålderspension 20 7 5 8 13 19 14 18 19 22 24 28 169 Deltidspension 3 1 7 3 14 9 3 6 3 7 8 13 64 Individuell förtidspension 1 4 1 0 2 1 1 0 0 0 0 0 10 Invalidpension 4 4 2 7 2 3 3 1 1 2 2 1 31 Delinvalidpension 2 3 0 1 4 5 1 1 0 1 1 0 19 Rehabiliteringsstöd 1 2 5 3 4 1 1 2 5 7 3 3 34 31 21 20 22 39 38 23 28 28 39 38 45 327 PERSONALVÅRD Under år 2011 har ÅHS fortsatt utveckla friskvården mot ett bredare utbud och slutit avtal med några nya friskvårdsarrangörer, Pernillas friskvård och Ålands skid- och skidskyttecentrum samt startat upp en ny aktivitet i egen regi, Poweryoga. Antalet besök vid de olika friskvårdsarrangörerna fortsätter också stadigt att öka. År 2011 var det totala antalet besök vid alla olika aktiviteter 18 442, jämfört med 14 841 år 2010 och 13 072 år 2009. Personalens friskvård %-fördelning av besök per aktivitet 2011 0% 4% 11% 2% 1% 1% 5% 1% 9% 0% 26% 40% Massage Avancia Träningsverket Godby gym Idrottsgården Pernillas friskvård Simning, Mariebad Simning, Godby Pilates Poweryoga Gymnastik/ Vattengymnastik Skidåkning 14

Fördelningen av antal besök mellan de olika aktiviteterna är ungefär densamma som tidigare år med Avancia i topp med 40 % (7 306 besök), följt av Träningsverket med 28 % (4 773 besök), Mariebad med 14 % (1 989 besök) och massage med 11 % (1 721 besök). Den största ökningen kan även i år ses vid Avancia där man kan se en ökning med 1 384 besök från 5 922 besök år 2010. 8 000 7 000 Personalens friskvård Antal besök per aktivitet och kostnad per besök 2011 7 306 7,20 Antal besök 8,00 7,00 6 000 6,00 Antal besök 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 1 721 4 773 3,73 1,73 1,98 1,63 734 1,45 19 62 4,58 1 989 3,12 2,03 2,00 289 250 200 958 4,61 141 3,55 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 Kostnad per besök Den dyraste friskvårdsaktiviteten är fortsättningsvis massage där subventioneringssumman per besök är högre än för de flesta andra aktiviteter. De aktiviteterna som ÅHS arrangerar i egen regi innebär även de en högre kostnad, mestadels beroende på att ett begränsat antal deltagare får plats i såväl gymnastiksal som simbassäng. Alla dessa aktiviteter är ändå så pass populära bland personalen att den extra kostnaden anses motiverad. ÖVRIGT På förslag av samarbetskommittén togs ett beslut i styrelsen den 15.04.2011 om att en del av budgetöverskottet från 2010 skulle fördelas till verksamheterna inom ÅHS. Tanken var att pengarna kunde användas till personalförbättrande åtgärder i syfte att sätta lite guldkant på arbetstillvaron. Cirka 40 000, eller 40 euro per tjänst, fördelades ut till alla kliniker/enheter/avdelningar. Den s.k. trivselpengen användes på olika sätt av olika verksamheter men många valde att ha en gemensam middag, t.ex. julbord. Trivselpengen var ett uppskattat bidrag i det personalfrämjande arbetet. 15