Polismyndigheten i Västra Götaland Datum 2009-04-20 Diarienr AL 749-8871/08 CHECKLISTA FÖR CHEFEN VID AVSLUT AV ANSTÄLLNING Avslut för:.. När den anställde ska avsluta sin anställning ska denne skriftligt lämna in begäran om entledigande till sin närmsta chef (se bilaga 1). Anledning till entledigande ska här framgå. Originalet på begäran skickas till personalstödsenheten för diarieföring och distribuering till berörda parter. Om en arbetstagare får en ny anställning enligt 1 LOA (Riksdagen, regeringen och annan statlig anställning), upphör anställningen utan särskild åtgärd, d.v.s. arbetstagaren behöver inte lämna in ett skriftligt entledigande. Det är dock bra om arbetstagaren meddelar personalstödsenheten för förberedelser för avslut (se bilaga 2). Vid den anställdes avslut har chefen ett antal åtaganden. Förberedelser vid planerad avgång/ ledighet: Ansvarig Klart när q Meddela lönekassan att lönen inte ska utbetalas q Meddela telefonväxeln q Avsluta Hem-Pc avtal (utlöses eller återlämning) q Information till enhet/grupp om att den anställde slutar. q Förbered eventuellt överlämnande av arbetsuppgifter till efterträdare. q Upprätta tjänstgöringsbetyg eller intyg om anställningen q Ev. byte av koder (dörrar, säkerhetsskåp m.m.) q Förbered avslutningssamtal q Förbered avtackning q Sekretessinformation Närmsta chef q Vid avliden person meddela lönekassan Återlämning och registrering av: Beroende på placering kan variationer i vem respektive artikel ska återlämnas till förkomma. q Tjänstekort/ tjänstebricka q Inpasseringskort q Nycklar q Allterminalkort q Vapen Närmsta chef
q Mobiltelefon q Bärbar dator q Uniformer och annan utrustning q Betalkort, USB-minne, programvaror q Se till att ev. klädskåp och vapenskåp är helt tömda q Information om inpassering i myndighetens lokaler efter avslut/ledighetens början, d.v.s. inpassering ej tillåten. q Se till att efact är tömt. q Chefen lämnar ifylld checklista till personalsamordnare. q Skriv betyg/intyg, överlämnas eller förvaras i personalakten. q Avtackning genomförs. Närmsta chef
Polismyndigheten i Västra Götaland Datum 2009-04-20 Diarienr AL 749-8871/08 CHECKLISTA FÖR PERSONALSTÖDSENHETEN VID AVSLUT AV ANSTÄLLNING Avslut för: Vid den anställdes avslut har personalstödsenheten ett antal åtaganden. Åtaganden för personalstödsenheten: Ansvarig Klart när q Fördela beslut till berörda, speciellt FVA/IT, CO, Lönekassan q Information till den anställde om lönekontot: semester, övertid q Vid byte av myndighet: Skicka löne- och anställningsuppgifter till nya myndigheten q Avsluta den anställde i COPS q Information om Hem-Pc avtal skickas till nya myndigheten q Den anställdes personalakt avslutas och skickas sedan till medarbetarens nya myndighet q Ta bort behörigheter i datasystem q Meddela SäkE Personalstöds - enheten
Avslutningssamtal En anställd som ska avsluta sin anställning har viktig information och kunskap om vad som fungerar bra respektive mindre bra i verksamheten. Polismyndigheten i Västra Götaland anser därför att det är viktigt att arbetsgivaren bildar sig en uppfattning om varför en medarbetare väljer att avsluta sin anställning vid myndigheten. För att kunna ta del av medarbetarens åsikter ska närmsta chef ha ett avslutningssamtal när en tillsvidareanställd medarbetare avslutar sin anställning på egen begäran eller går i pension. Detta bör göras så snart som möjligt efter att närmsta chef får kännedom om att medarbetaren kommer att avsluta sin anställning. Vid avslutningssamtalet ska parterna ömsesidigt summera och utvärdera positiva och negativa erfarenheter under anställningstiden. Detta med syfte att: Få underlag för att förbättra myndighetens rekryterings- och personalpolitik Ligga till grund för utvecklingen för övriga medarbetare Möjlighet till ömsesidig återkoppling för både chefen och medarbetaren Ge medarbetaren möjlighet att påverka utvecklingen av sin tidigare verksamhet Ge förutsättningar för att viktig information lämnas över till andra medarbetare Göra det möjligt för arbetsgivaren att ge medarbetaren en värdig avslutning och uppskattning för dennes arbetsinsats. Inför avslutningssamtalet kan du som chef ta hjälp av följande material: Rutiner för avslutningssamtal Mall för avslutningssamtal
Rutiner för avslutningssamtal Avslutningssamtalet är frivilligt och ska erbjudas tillsvidareanställda som avslutar sin anställning på egen begäran eller avgår med pension. Närmsta chef ansvarar för att medarbetare som ska avsluta sin anställning erbjuds samtalet. Avslutningssamtalet bör hållas så snart som möjligt efter att det blivit känt att medarbetaren kommer att avsluta sin anställning. Detta för att en kunskapsöverföring till annan medarbetare ska kunna genomföras. Dokumentationen är konfidentiell och får inte spridas till obehöriga. Parterna ska i samband med samtalet klargöra vad som får föras vidare och vad som är konfidentiellt.
Mall för avslutningssamtal Namn: Titel/funktion: Placering/verksamhet: Anställd år: Datum: Anteckningar förda av: Anteckningarna godkänns av: 1. Varför har du valt att avsluta din anställning? Vilka är de främsta anledningarna till ny placering/avgång? 2. Vad tycker du har varit bra i ditt arbete då det gäller: Arbetsuppgifter? Chef? Arbetskamrater? 3. Vad tycker du har varit mindre bra i ditt arbete då det gäller: Arbetsuppgifter? Chef?
Arbetskamrater? 4. Vad tror du skulle kunna bli bättre/utvecklas då det gäller: Arbetsuppgifter? Chef? Arbetskamrater? 5. Hur upplever du den fysiska respektive psykosociala arbetsmiljön på din arbetsplats? Utveckla. 6. Hur har du upplevt att dina utvecklingsmöjligheter har varit? 7. Upplever du att du haft möjlighet att påverka din arbetssituation? På vilket sätt? Utveckla. 8. Upplever du att myndigheten har tagit vara på sina kunskaper innan du avslutar din anställning? 9. Under vilka förutsättningar skulle du ha stannat kvar i din anställning? Skulle du vara intresserad av en återanställning?
10. Övriga synpunkter
Datum 2010-06-08 Bilaga 1 Diarienummer Övergång till annan anställning vid Polisen Namn Personnummer Polismyndigheten i - alt. RPS Enhet/motsv Jag övergår till anställning vid Fr.o.m. Underskrift Jag hyr HemPC för tiden Sista dag för anställningen Sista arbetsdag Ort och datum Underskrift Namnförtydligande Blanketten, ifylld av den anställde och chefen, lämnas till FVA/Personalstödsenheten/Rekryteringsgruppen Återsändes till personalstödsenheten, som har att fördela till berörda