Rutiner för inköp av elkrävande utrustning samt för projektering, ändring och renovering

Rutiner för inköp av elkrävande utrustning samt för projektering, ändring och renovering Guide till PFE:s krav Version 2011-04-06

Förord I lag (2004:1196) om program för energieffektivisering för energiintensiva företag ingår specificerade krav för inköp av elkrävande utrustning samt projektering, ändring och renovering. Lagens grundtanke med dessa krav är att synliggöra energikostnadens inverkan på utrustningars totalkostnad, sett över utrustningarnas brukstid. Genom att beräkna livscykelkostnaden (LCC) för olika utrustningar framkommer ofta att ett energieffektivt alternativ är mer lönsamt på sikt, vilket bör stimulera företag till mer energieffektiva investeringsbeslut. Begreppet LCC, livscykelkostnad, är centralt inom PFE. I fallet vid projekteringar, ändringar och renoveringar ska företaget ange olika lösningar, bedöma respektive lösnings livscykelkostnad samt hur den kan samverka med den befintliga anläggningen i energieffektiviserande syfte. I fallet då en elkrävande utrustning av en viss storlek ska köpas in, ska företaget välja den utrustning som är mest energieffektiv utifrån energiklassificering eller beräknad livscykelkostnad, om merkostnaden för en sådan utrustning jämfört med ett konventionellt alternativ beräknas vara återbetald inom tre år. Vidare fastslår Energimyndighetens föreskrift STEMFS 2009:1 att företaget i sin slutredovisning ska redovisa en bedömning av vad rutinerna har gett för effekt, dvs. den eleffektivisering som uppnåtts genom tillämpning av rutinerna, angivet i energienhet per år. Lagens och föreskrifternas krav på inköp och projektering är därmed tydliga. Enligt vad Energimyndigheten har erfarit under programmets första fem år har kraven på införande av rutiner och uppföljning av deras effekt visat sig vara relativt svåra att fullgöra. Det har funnits brister i hur företagen tillämpat, implementerat och följt upp effekten av rutinerna. Genom denna guide kan företag som deltar i PFE få en bättre överblick av lagens och föreskrifternas krav gällande rutiner. Dessutom ges en genomgång i vad LCCmetodik innebär och fördelarna med att inkludera hela livscykelkostnaden vid investeringsbeslut, vilket i sin tur främjar användningen av energieffektiv utrustning. Guiden ska tjäna som ett hjälpmedel för företagen i detta syfte. Sedan tidigare finns även ett excelark för beräkning av LCC och merkostnadens återbetalningstid. Denna guide ersätter " Energimyndighetens handbok om rutiner för inköp och projektering inom PFE" som utgavs 2006. Eskilstuna den 6 april 2011

Innehåll 1 Inledning 5 1.1 Bakgrund Program för energieffektivisering... 5 1.2 Bakgrund till denna guide... 5 1.3 Syfte med PFE:s specifika rutiner... 6 1.4 Syfte med denna guide... 6 1.5 Avgränsningar... 6 2 Rutiner vid inköp av elkrävande utrustning samt vid projektering, ändring och renovering 8 2.1 Utformning av rutin för inköp... 8 2.2 Utformning av rutiner för projektering, ändring och renovering... 10 2.3 Implementering av rutinerna... 12 2.4 Kontinuerlig uppföljning och redovisning av rutinernas effekt... 13 2.5 PFE:s inköps- och projekteringsrutiner i energiledningssystemet... 17 2.6 Skillnaden mellan inköp, projektering och åtgärder... 17 2.7 Avvikelser och avsteg från rutinerna... 18 3 LCC-beräkning enligt PFE 21 3.1 Beräkning av livscykelkostnader (LCC)... 21 3.2 Beräkning av återbetalningstid för merkostnad... 22 3.3 PFE-mall för LCC-beräkningar... 23 4 Definitioner 25 5 Referenser 26 Bilaga 1 Vanliga frågor och svar (FAQ) 27 Bilaga 2 Checklista 30 Företagsexempel 1: SCA Ortviken i Sundsvall 31 Företagsexempel 2: Smurfit Kappa Kraftliner i Piteå 34

1 Inledning 1.1 Bakgrund Program för energieffektivisering Lagen om program för energieffektivisering, PFE, trädde i kraft den 1 januari 2005 (2004:1196). Programmets målsättning är att öka energieffektiviteten inom industrin och samtidigt möjliggöra skattebefrielse för de företag som deltar i programmet. Att delta i PFE ger de deltagande företagen dubbla möjligheter att minska sina kostnader. De företag som deltar i programmet ges möjlighet att bli befriade från den elskatt i tillverkningsindustrin som infördes den 1 juli 2004 (skatten uppgår till 0,5 öre per kilowattimme), samtidigt ger effektivare energianvändning lägre omkostnader för företaget. För att komma i åtnjutande av skattebefrielsen krävs att företaget inför ett certifierat energiledningssystem och att detta kompletteras med särskilda, mer specificerade rutiner för inköp av elkrävande utrustning och projektering, ändring och renovering. Vidare ska företaget åta sig att genomföra en fördjupad energikartläggning och genomföra lönsamma åtgärder som identifieras vid denna kartläggning. Cirka 100 deltagande företag genomförde sin första femåriga programperiod under åren 2005-2009, med slutredovisningar under hösten 2009. Som helhet uppnådde PFE ett mycket bra resultat. Eleffektiviseringar upp mot 1,45 TWh redovisades från företagen och dessutom uppvisades mycket goda erfarenheter av energikartläggningar och energiledningssystem. 1.2 Bakgrund till denna guide Det goda programresultatet till trots så visade det sig vid slutredovisningen att införandet av rutiner för inköp och projektering och kanske framför allt uppföljningen av rutinernas effekt var bristfällig hos många företag. Energimyndigheten genomförde därför ett tiotal uppföljande besök hos företag för att granska och gå igenom rutinernas implementering på plats. Först efter denna granskning och genomgång godkändes de aktuella företagens ansökan till ny programomgång. Den första 5-årsperioden kan ses som en prövoperiod, då PFE:s olika moment testades för första gången av deltagande företag. Från och med starten av den andra programperioden måste dock alla företag veta exakt vilka regler som gäller och implementera och följa rutiner som uppfyller PFE:s krav. 2006 gav Energimyndigheten ut "Energimyndighetens handbok om rutiner för inköp och projektering inom PFE". Den nu aktuella guiden ska på ett bättre sätt tydliggöra programmets legala krav samt spegla erfarenheterna från PFE:s första fem år. Den ersätter därmed den tidigare handboken från 2006. 5

1.3 Syfte med PFE:s specifika rutiner Det är oftast ekonomiskt lönsamt att välja energieffektiv utrustning och energieffektiva projektlösningar. Många deltagande företag har valt energieffektiva lösningar och använt LCC-metodik även innan PFE infördes. Syftet med att kraven på rutiner inkluderats i PFE:s lagstiftning är att företagen ska förmås att införa detta arbetssätt på bred front och att energihänsyn ska tas vid alla inköp och projekt med potentiell påverkan på företagets energianvändning. Det är i många fall vid inköp och projektering eller renovering som man har störst möjlighet att på ett mycket lönsamt sätt minska företagets energikostnader. Besluten som tas i samband med nyanskaffning påverkar företagets energianvändning under hela investeringens livslängd. För att få ut största möjliga utväxling på rutinerna måste dessa anpassas till respektive företags specifika verksamhet och förutsättningar! Inköps- och projekteringsarbetet ser mycket olika ut på olika företag. Därför är det omöjligt för myndigheten att i detalj beskriv hur rutinerna ska utformas, implementeras och följas upp. Ett sådant försök skulle snarare göra rutinerna mer svåranpassade än förenklade. 1.4 Syfte med denna guide Denna guide avser främst att förtydliga PFE:s legala krav vid inköp av elkrävande utrustning samt vid projekteringar, ändringar och renoveringar. Guiden belyser och exemplifierar också hur inköps- och projekteringsfrågorna kan hanteras i ett energiledningssystem, ELS. Dessutom ges en genomgång i vad LCC-metodik innebär och fördelarna med att inkludera hela livscykelkostnaden vid investeringsbeslut. Den primära målgruppen för guiden är således de företag som deltar i PFE, men även andra företag och organisationer kan använda guiden. 1.5 Avgränsningar Denna guide ska ses som ett hjälpmedel för företag som ska använda LCC vid inköp av energikrävande utrustning och vid projektering, ändring och renovering av anläggningar enligt PFE:s krav. Guiden ersätter dock inte de krav som finns formulerade i lag, förordning eller föreskrifter om PFE. Inte heller ersätter handboken krav enligt nationella eller internationella standarder för ledningssystem. Om denna guide innehåller uppgifter som strider mot lag, förordning och föreskrifter om PFE eller mot standarder så gäller alltid lag, förordning, föreskrifter och standarder före denna handbok. Guiden avser främst att förtydliga programmets legala krav inom det aktuella området samt att beskriva LCC-metodiken generellt. Guiden är inte att betrakta som en regelrätt handbok eller manual, eftersom det har visat sig att organisationen av inköps- och projektarbetet på olika företag kan se mycket olika ut, vilket gör det omöjligt att ta fram ett gemensamt "facit" för företag att använda. PFE:s krav förtydligas via denna guide. Sedan är det upp till varje 6

företag att formulera sina egna rutiner, som dels uppfyller programmets krav och dels passar i den befintliga organisationen. Guiden berör flera andra delar av PFE, energiledningssystem och andra ledningssystem. Beskrivningen av dessa delar är inte på något sätt fullständiga, de ges endast som en bakgrund för att sätta in arbetet med rutiner för inköp av elkrävande utrustning och projektering i ett vidare perspektiv. Mer information om de andra delarna av PFE och energiledningssystem finns bland annat i Handbok för Energiledningssystem samt Handbok för energikartläggning på Energimyndighetens hemsida, www.energimyndigheten.se/pfe. 7

2 Rutiner vid inköp av elkrävande utrustning samt vid projektering, ändring och renovering För att få delta i PFE krävs att företaget inför ett energiledningssystem. Lag (2004:1196) beskriver vilka krav som ställs på ett sådant ledningssystem. Bland annat krävs att företaget enligt 6 5.a) fastställer rutiner, som säkerställer att företaget värderar den energianvändning som följer av projekteringar, ändringar och renoveringar av företagets anläggningar samt drift och underhåll av sådana anläggningar. Dessutom ska företagen enligt samma paragraf införa rutiner för inköp av energikrävande utrustning och råvaror till sådana anläggningar samt nya eller ändrade verksamheter, produkter eller tjänster. Den tidigare svenska standarden för energiledningssystem SS 627750 uppfyllde dessa krav, liksom den nuvarande EN 16001. Även den kommande standarden ISO 50001 förväntas uppfylla PFE:s krav på standardiserade energiledningssystem. Utöver kraven på inköp och projekt enligt standarder för energiledningssystem kräver PFE att deltagande företag skapar och inför mer långtgående rutiner för hur inköp av elkrävande utrustning ska gå till samt hur företaget ska ta hänsyn till energianvändningen vid projektering, ändringar och renoveringar av företagets anläggningar. Centralt i PFE:s krav på rutiner är LCC, livscykelkostnaden. Genom att beakta utrustningens kostnader ur ett livscykelperspektiv synliggörs möjligheten att välja utrustning som är mer energieffektiv än standardutrustning, och därmed långsiktigt minska företagets energianvändning och energikostnader. Enligt PFE definieras elkrävande utrustning som sådan utrustning som använder minst 30 MWh el per år. Exempel på sådan utrustning är motorer, pumpar och fläktar. Vid inköp av större system av elkrävande utrustningar, till exempel en produktionslinje, kan detta snarast räknas till projekteringsrutinen. I det här kapitlet beskrivs de särskilda krav som PFE ställer på denna typ av rutiner, vad som händer om företaget avviker från rutinerna samt vilka krav som finns på uppföljning av rutinernas effekt i form av energibesparingar. 2.1 Utformning av rutin för inköp PFE:s krav på inköp av elkrävande utrustning gäller just elkrävande utrustning. I standarder för energiledningssystem regleras dock även krav på verksamhetsstyrning vid inköp av energikrävande utrustning. Standardens krav är dock inte lika långtgående som PFE:s krav, varför deltagande företag har möjlighet att välja om PFE:s mer omfattande krav ska gälla enbart inköp av elkrävande utrustning eller även inköp av all energikrävande utrustning. 8

Lag (2004:1196) om program för energiledningssystem anger vad som gäller vid inköp av elkrävande utrustning: 10 Utöver vad som följer av 6 5 a 1, skall företaget vid inköp av en elkrävande utrustning välja den utrustning som är mest energieffektiv utifrån energiklassificering eller beräknad livscykelkostnad, om merkostnaden för en sådan utrustning jämförd med en i andra avseenden likvärdig utrustning beräknas vara återbetald inom tre år. En utrustnings livscykelkostnad skall beräknas som summan av den investeringskostnad som utrustningen medför och utrustningens elkostnad under dess förväntade brukstid, omräknade till nuvärden. Ett sådant nuvärde får beräknas som rakt nuvärde eller med annuitet och med hänsyn till kalkylränta och prisförändringar. En kalkyl över kostnaden för inköp som avses i första stycket skall göras utan ränteberäkning. Kalkylen skall baseras på den investeringskostnad som utrustningen medför, företagets genomsnittliga elpris under det år då inköpet görs och den minskade elanvändning som utrustningen förväntas medföra vid en oförändrad produktionsvolym. Rutinen för inköp ska användas vid alla inköp av elkrävande utrustning, vilket för de flesta företag innebär elmotorer, pumpar, fläktar, drivutrustning, belysning mm. Elkrävande utrustning definieras som all utrustning som använder > 30 MWh/år, vilket t.ex. motsvarar en motor på 3,4 kw som körs dygnet runt hela året, d.v.s. 8760 timmar per år. PFE:s krav på rutinen för inköp innehåller därmed två möjliga alternativ: 1. Företaget väljer att köpa utrustning av högsta energieffektiva klass. För närvarande finns energiklassificering endast för elmotorer. Om man väljer detta alternativ behöver inga livscykelkostnadsberäkningar genomföras. 2. Företaget utför en livscykelkostnadsberäkning (LCC) för minst två alternativa utrustningar, ett konventionellt och minst ett energieffektivt alternativ. I båda fallen kan företaget välja att också göra en beräkning av återbetalningstiden för merkostnaden. Det energieffektiva alternativet måste väljas om återbetalningstiden för merkostnaden är högst tre år. Om återbetalningstiden för merkostnadens är mer än tre år kan företaget välja att inte köpa det energieffektiva alternativet. 1 avser kraven i ett ordinarie energiledningssystem 9

Minimikravet är därmed att enskilda investeringsbeslut ska fattas på basis av återbetalningstiden för merkostnaden. Investeringsbeslutet för ett enskilt inköp behöver alltså inte baseras på livscykelkostnadsberäkningen. Syftet med lagens krav på att en LCC-beräkning ska göras vid inköp är att belysa energianvändningens inverkan på utrustningens totalkostnad. Lagstiftarnas syfte har i detta fall varit att betona att LCC-beräkningen i sig har ett stort pedagogiskt värde för att nå en effektivare energianvändning. Företag har ofta möjlighet att ställa krav på sina leverantörer att de levererar LCCkalkyler i samband med anbud. För att leverantörerna ska kunna bistå med detta krävs naturligtvis att företaget meddelar leverantörerna hur beräkningar ska göras, vilka driftsförutsättningar och driftstider som ska användas med mera. Inköp av motorer Enligt ett tidigare system för klassificering av elmotorer benämndes högsta energieffektiva klass EFF1. Vid årsskiftet 2008-2009 tillkom ett nytt internationellt klassificeringssystem för elmotorer. Högsta energieffektiva klass benämns för närvarande IE3 (klass IE2 och IE1 är mindre effektiva). Om PFE-företag enligt sina rutiner ska köpa elmotorer ur högsta energieffektiva klass ska alltså IE3-motorer köpas. Gällande inköpsrutinen för elkrävande utrustning har förutsättningarna förändrats alltså sedan den första programperioden. Detta innebär att företag senast vid 2-årsredovisningen i den aktuella programperioden måste ha utformat eller i förekommande fall omarbetat sina rutiner för inköp av elmotorer, så att elmotorer av klass IE3 köps: om sådan motor finns tillgänglig i önskad effektklass om merkostnaden är återbetald inom 3 år om företaget inte istället låter en LCC-beräkning styra valet av motor. Energimyndigheten ger löpande ut uppdaterade versioner av publikationen Välj en högeffektiv elmotor, där elmotorer listas utifrån det nya klassificeringssystemet. 2.2 Utformning av rutiner för projektering, ändring och renovering Lag (2004:1196) om program för energieffektivisering anger vad som gäller vid projekteringar, ändringar och renoveringar av företagets anläggningar: 10

9 Utöver vad som följer av 6 5 a, skall företaget vid projekteringar, ändringar och renoveringar av företagets anläggningar ange olika lösningar och bedöma hur de i energieffektiviserande syfte kan samverka med den befintliga anläggningen samt bedöma vilka livscykelkostnader de har. En lösnings livscykelkostnad skall beräknas som summan av den investeringskostnad som lösningen medför och lösningens energikostnad under dess förväntade brukstid. Lagens krav innehåller därmed tre delar. Företaget ska utforma en rutin som säkerställer att man alltid 1. anger olika lösningar; 2. bedömer om och hur respektive lösning kan samverka med den befintliga anläggningen och på så sätt effektivisera energianvändningen (systemperspektiv); 3. bedöma livscykelkostnaden (LCC) för de olika lösningarna. Investeringsbeslut ska tas med beaktande av genomförda LCC-beräkningar samtidigt som krav på bibehållen driftsäkerhet, produktkvalitet med flera relevanta krav ska kunna uppfyllas. Det är alltså inget krav i PFE att vid projekteringar, ändringar och renoveringar strikt välja den mest energieffektiva lösningen eller den lösning som faller ut genom LCC-beräkningen. Projekteringar görs för olika typer av ombyggnader, tillbyggnader, förändringar och renoveringar. Processen vid projektering innefattar flera olika faser, som till exempel förstudie, förprojektering, projektering, genomförande, idrifttagning samt utvärdering och verifiering. De fyra först nämnda stegen av denna process innefattar en rad olika valsituationer som påverkar den slutliga energianvändningen, och det är väsentligt att beakta livscykelkostnaderna för det enskilda projektet så tidigt som möjligt. Syftet med rutinen är att företaget ska värdera energieffektiviteten inför varje val. På så sätt kan företaget redan i ett tidigt skede av projekteringen välja alternativ med så hög energieffektivitet som möjligt. Det är inte alltid möjligt att göra en komplett LCC-beräkning i olika valsituationer i en projektering. Det kanske inte går att ange flera olika jämförbara lösningar, eller kanske det inte går att beräkna LCC för samtliga lösningar. Det är därför tillåtet att göra bedömningar och överslagsberäkningar. Rutinen för projektering, ändringar och renoveringar av företagets anläggningar ska användas vid alla projekt. Om bedömning görs att projektet kan ha inverkan på anläggningens energianvändning ska olika lösningar tas fram och bedömning ska göras av hur respektive lösning kan samverka med den befintliga anläggningen och vilken livscykelkostnad lösningen har. 11

2.3 Implementering av rutinerna När väl utformningen av rutinerna tagits fram och slagits fast ska företaget försäkra sig om att de införs och används i organisationen. De flesta företag har befintliga, dokumenterade inköpsrutiner och manualer för projektverksamhet (om inte annat måste de införa sådana vid införandet av energiledningssystem). PFE:s utökade rutiner för inköp av elkrävande utrustning samt projektering kan infogas i detta befintliga underlag. För att underlätta så att rutinerna verkligen används kan särskilda checklistor och beräkningsmallar tas fram. Allt sådant material läggs med fördel på en plats som är lätt åtkomlig för all berörd personal, till exempel företagets intranät. Ett minimikrav vid implementeringen är att all berörd personal identifieras, informeras och har nödvändig kunskap om rutinerna för att kunna tillämpa dem. Ett bra sätt att föra ut kunskapen i organisationen är att genomföra företagsinterna utbildningar. Omfattningen av utbildningarna kan variera för olika personalkategorier, eftersom olika funktioner inom företaget har olika roller i inköp och projekt. Det är också lämpligt att använda verktyget intern revision för att följa upp och kontrollera att berörd personal förstår hur rutiner ska användas. Internrevisorn kan vara en lämplig förmedlare av information åt båda håll mellan ledning och användare. Internrevisorn kan enkelt kontrollera att informationen om rutinerna har mottagits och förståtts. Energimyndighetens föreskrifter STEMFS 2009:1 beskriver hur införandet av rutinerna ska redovisas till myndigheten: Rutiner för projekteringar, ändringar och renoveringar samt för inköp 16 Införande av rutiner enligt 11 andra stycket 4 lagen om program för energieffektivisering ska redovisas genom ingivande av dokumentation avseende rutinerna till Statens energimyndighet. Vidare i Allmänt råd står: 16 Dokumentation enligt 11 andra stycket 4 lagen om program för energieffektivisering kan utgöras av det certifieringsbeslut avseende energiledningssystem som företaget ska lämna in i bestyrkt kopia, om det av beslutet framgår att företaget har infört rutiner som uppfyller de krav som följer av lagens 9 och 10. Om certifieringsbeslutet inte innehåller sådana uppgifter, kan en kopia av rutinerna istället ges in till myndigheten. 12

Inköpsrutiner enligt PFE bör, som tidigare nämnts, ingå som en del i företagets ordinarie energiledningssystem. På så sätt kan företaget bättre säkerställa att rutinen verkligen används och att eventuella avvikelser hanteras på sedvanligt sätt. Dessutom kan certifieringsorganet då kontrollera att företagets inköps- och projekteringsrutiner uppfyller PFE:s krav och att de är implementerade och används i organisationen. Vanligtvis fastslår då certifieringsorganet rutinefterlevnad enligt PFE som en rad på certifikatet, vilket gör att ingen ytterligare dokumentation behöver ges in till Energimyndigheten. Att certifieringsorganet inkluderar PFE:s specifika rutiner vid certifiering och revision är att föredra för alla parter. På detta sätt behöver inte Energimyndigheten besöka respektive företag för att säkerställa att rutinerna verkligen är implementerade. Energimyndigheten kan vid tillsyn och under redovisningsperioder kontrollera att rutinerna uppfyller lagens krav. 2.4 Kontinuerlig uppföljning och redovisning av rutinernas effekt Deltagande företag ska även följa upp och redovisa vilken effekt de nya rutinerna har haft i form av konkreta elbesparingar. En bra uppföljning är inte bara nödvändig för att uppfylla PFE:s lagkrav utan kan också användas internt inom företaget för att visa på nytta och effekten av rutinerna. Att använda uppföljningen på ett sådant sätt bör underlätta att få till stånd framtida effektiviseringsbeslut. Energimyndighetens föreskrifter STEMFS 2009:1 beskriver hur företaget ska rapportera vad rutinerna har gett för effekt (i MWh) 17 En slutlig redovisning enligt 14 lagen om program för energieffektivisering ska innehålla följande... Redovisning av resultat av tillämpade rutiner 4. Resultat av tillämpade rutiner som fastställts enligt 11 andra stycket 4 lagen om program för energieffektivisering ska redovisas enligt följande. a) Bedömning avseende den eleffektivisering som uppnåtts genom tillämpning av rutiner för projekteringar, ändringar och renoveringar av företagets anläggningar, angivet i energienhet per år. Uppgifterna ska innefatta en redogörelse över de skäl varpå bedömningen grundas. b) Bedömning avseende den eleffektivisering som uppnåtts genom tillämpning av rutiner för inköp av elkrävande utrustning till företagets anläggningar, angivet i energienhet per år. Uppgifterna ska innefatta en redogörelse över de skäl varpå bedömningen grundas. 13

Efter avslutat program, det vill säga efter fem år, ska företaget alltså lämna en bedömning till Energimyndigheten av hur elanvändningen har påverkats genom att man har tillämpat rutinerna. Ett summerat resultat av vad respektive rutin har gett sedan den implementerades ska redovisas i slutredovisningen, angett i MWh. Enskilda inköp eller projekt och dess utfall ska däremot inte redovisas till myndigheten. Sidan i slutredovisningssystemet där effekten av rutinerna ska redovisas till Energimyndigheten. Det har visat sig vara mycket svårt att först i samband med slutredovisningen försöka summera vilka inköp och projekt som genomförts under perioden och vilken kvantifierad effekt dessa i så fall har haft. Företag bör redan vid införandet av rutinerna definiera och tillämpa en metod för hur effekten av rutinerna ska följas upp. 2.4.1 Eleffektivisering per år (MWh) Redovisningen av energieffektiva inköp avser endast elkrävande utrustning, och kan därför vara relativt enkel att successivt summera under programmets gång. En besparing på t.ex. 1,5 MWh till följd att ett energieffektivt alternativ valts i en viss situation adderar 1,5 MWh till det summerade slutresultatet som redovisas vid slutredovisningen. Det spelar ingen roll när under programperioden besparingen gjorts. 14

Den eleffektivisering som redovisas som effekt av inköps- respektive projekteringsrutinen kan vara en summering av de besparingar som gjorts efter de LCC-beräkningar som genomförts under programmets gång. I den mån företaget har tillgång till mätuppgifter som visar uppnådd eleffektivisering kan dessa förstås användas. Som alternativ kan företaget använda beräkningar och bedömningar för att komma fram till besparing i MWh. Approximeringar om genomsnittligt antal inköp av elkrävande produkter per år, genomsnittlig effekt/storlek, genomsnittliga driftstider, uppskattat antal inköp av högsta energieffektiva klass respektive konventionellt alternativ kan räcka som underlag för att beräkna och bedöma effekten av inköpsrutinen. Effekten av projekteringsrutinen innehåller troligtvis ofta överslagsberäkningar och approximationer, vilket är accepterat inom PFE. Tillvägagångssätt för uppföljning av rutinernas resultat bör ingå i energiledningssystemet. Rutiner för uppföljning av effekterna kan läggas som en del av inköpsrutinerna. Alternativt kan besparingar till följd av rutinerna på annat sätt dokumenteras under programmets gång, till exempel genom att en ansvarig person bokför alla besparingar löpande. Ett tredje alternativ är att inte summera enskilda inköp utan istället göra en kvalificerad bedömning eller uppskattning. I rutinerna för energieffektiv projektering ingår att bedöma olika alternativa lösningars inverkan på den totala energianvändningen, men företaget behöver bara redovisa den minskade elanvändningen. Det gäller därför i detta sammanhang att hålla isär redovisningen av de olika energislagen. Eftersom en projektering kan inbegripa flera valsituationer, och varje valsituation kan ha en inverkan på energianvändningen, kan det förefalla svårt att följa upp effekten av rutinen. Dessutom kan en projektering mynna ut i ett antal inköp av elkrävande utrustning och då ska inköpsrutinen gälla. Därav är det tillåtet enligt PFE att göra en överslagsberäkning eller bedömning av projekteringsrutinens effekt. Bedömningen måste baseras på trovärdiga antaganden. I bedömningen kan resultatet av elbesparingar till följd av flera valsituationer summeras, men det gäller dock att se till att inte elbesparingarna "dubbelbokförs". Att bedöma och beräkna effekten av projekteringsrutinen genom en top-down - analys godkänns inte av Energimyndigheten. Med top-down avses i detta fall att företag ser till den totala elanvändningen för anläggningen före och efter att projekteringsrutinen börjat tillämpas, räknar bort effekten av åtgärder och inköpsrutin och anger att övrig elminskning är ett resultat av projekteringsrutinen. Eftersom det finns så många andra faktorer som avgör anläggningens totala elanvändning kan inte Energimyndigheten bedöma trovärdigheten i en sådan analys. Att elbesparingar som uppnåtts genom rutinen för inköp av elkrävande utrustning, rutinen för projektering respektive genom eleffektiviserande åtgärder inte får dubbelbokföras innebär att respektive åtgärd som genomförts inte ska anges som elbesparing på flera ställen i slutredovisningen. Det är dock fritt för deltagande 15

företag att bedöma om en åtgärd bäst bör bokföras och redovisas som ett resultat av endera rutin eller som en eleffektiviseringsåtgärd. I det här arbetet bör företaget också bestämma om och hur man ska ta hjälp av sina leverantörer för att kontrollera och verifiera de inköpta produkterna samt att mäta och bedöma den uppnådda eleffektiviseringen. Om det ska kunna ske kan företaget behöva lämna underlag till sina leverantörer avseende driftsförhållanden, drifttid med mera för de aktuella utrustningarna. Det kan också vara lämpligt att man inför ledningens genomgång av sitt energiledningssystem kan redovisa uppföljningar av till exempel effektivisering som åstadkommits på grund av gjorda inköp av mer energieffektiva utrustningar eller projektering av nya delar av anläggningen. Generellt gäller att det som ska redovisas till Energimyndigheten vid företagens femårsredovisning är den eleffektivisering som uppnåtts genom deltagandet i PFE. Åtgärder, rutiner med mera som har genomförts och införts innan företaget gick med i PFE ska inte räknas in. Ex: Om företaget redan innan PFE-deltagandet regelmässigt köpte IE3-motorer 2, ska ingen elbesparing till följd av PFE:s inköpsrutin angående elmotorer redovisas. Om så är fallet ska detta dock beskrivas i fritextfält eller bilaga vid slutredovisningen. Elbesparing till följd av övriga inköp av elkrävande utrustning, utöver elmotorerna, ska dock självklart redovisas. Gällande rutinerna så är det effekten av dessa som ska redovisas t.ex. om man byter en pump och rutinen gör att man väljer en mer effektiv modell än vad man hade gjort utan rutinen så är det skillnaden mellan det konventionella valet och det energieffektiva som ska redovisas. För företag som deltar i sin andra programperiod i PFE ska jämförelse göras med de rutiner som tillämpades av företaget före det första deltagandet i PFE. 2.4.2 Redogörelse över de skäl som bedömningen grundas på, inklusive redogörelse över beräkningsmetod Företaget ska i slutredovisningen dessutom redogöra för hur man har kommit fram till den angivna elbesparingen. Det ska alltså anges en motivering eller förklaring till hur resultatet beräknats, följts upp eller uppskattats. Denna metod som använts ska dessutom kunna anses som trovärdig av Energimyndigheten. Om företaget använt loggade mätuppgifter eller summerade resultat av LCCberäkningar för att komma fram till vilken effekt rutinerna har haft, anges detta som redogörelse. Om företaget väljer att inte summera elbesparingen till följd av enskilda inköp och/eller projekt utan istället göra en kvalificerad bedömning eller uppskattning, ska bedömningsmetoden beskrivas. Bedömningen av rutinernas effekt i form av elbesparing måste alltid bygga på seriösa och trovärdiga beräknings-/bedömningsmodeller. 2 Högsta energieffektiva klass enligt motorklassificeringssystem från 2009. 16

2.5 PFE:s inköps- och projekteringsrutiner i energiledningssystemet I och med att PFE är en lag, och att organisationen enligt standarder för energiledningssystem ska säkerställa att hänsyn tas till tillämpliga lagar, så måste PFE:s specifika rutiner omhändertas i energiledningssystemet. På motsvarande sätt måste certifieringsorganet alltid se till att företaget har tillgång till tillämpliga lagar, däribland lag (2004:1196) om PFE. Att som i denna guide peka ut hur företag och certifieringsorgan bör ta omhand PFE:s krav på inköp och projektering i energiledningssystemet är därför egentligen en överflödig loop. I viss utsträckning påverkar införandet av PFE:s specifika inköps- och projekteringsrutiner många delar i energiledningssystemet, såsom till exempel organisationsstruktur och ansvar, utbildning, kommunikation, dokumentation, dokumentstyrning, verksamhetsstyrning, övervakning och mätning, avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder, revision samt ledningens genomgång. Inköps- och projekteringsrutiner enligt PFE, inklusive tillhörande rutiner för uppföljning och redovisning av rutinernas effekt, bör ingå som en del i företagets ordinarie energiledningssystem. På så sätt kan företaget bättre säkerställa att rutinerna verkligen används. Dessutom kan certifieringsorganet då kontrollera att företagets inköps- och projekteringsrutiner uppfyller PFE:s krav och att de är implementerade och används i organisationen. För mer information om energiledningssystem hänvisas standarder för energiledningssystem eller till Energimyndighetens Handbok i Energiledningssystem på www.energimyndigheten.se/pfe. 2.6 Skillnaden mellan inköp, projektering och åtgärder Det är inte alltid självklart vad som är ett inköp respektive en projektering. En förenklad beskrivning kan vara att rutinerna för inköp avser sådana inköp som är av rutinmässig karaktär, det vill säga sådana varor som man köper återkommande och dessutom ofta i stor omfattning. Rutinerna för projektering avser istället planering och genomförande av större projekt, till exempel en ombyggnad eller tillbyggnad av företagets produktionsanläggningar, eller upphandling av mer komplexa system. Det är upp till varje företag att i sina rutiner definiera vad som är att betrakta som ett inköp och vad som är en projektering, ändring eller renovering. Vad gäller redovisningen av respektive rutins effekt kan företaget själv avgöra om en elbesparing ska bokföras som en effekt av inköpsrutinen eller av projekteringsrutinen utifrån de definitioner man tagit fram inom företaget. Utöver de krav som PFE ställer på rutiner för inköp och projektering ställer PFE också krav på att företaget ska genomföra en energikartläggning. Som ett resultat av denna kartläggning ska en åtgärdslista med eleffektiviserande åtgärder 17

fastställas. Dessutom kan ytterligare eleffektiviserande åtgärder framkomma vid t.ex. uppdateringar av energikartläggningen. Företag kan själva avgöra om en elbesparing ska bokföras som en effekt av en eleffektiviserande åtgärd eller som en effekt av endera rutin. För att undvika dubbelräkning av uppnådd eleffektivisering är det viktigt att inte blanda ihop kraven på inköps- och projekteringsrutinerna med de krav som PFE ställer på åtgärder 3. Inköp som genomförts kan i tillämpliga fall tas upp som en eleffektiviseringsåtgärd eller som en effekt av inköps- eller projekteringsrutinen och därmed redovisas under någon av dessa rubriker i slutredovisningen. Enligt lagen om PFE är de eleffektiviserande åtgärderna centrala vid Energimyndighetens slutliga bedömning av om företaget har uppfyllt programmets krav. Det kan av denna anledning vara en fördel att, i en valsituation vid slutredovisningen, hellre ange en åtgärd som en eleffektiviserande åtgärd än som en effekt av en rutin. 2.7 Avvikelser och avsteg från rutinerna Det kan finnas situationer då företag inte kan använda inköps- eller projekteringsrutinen i ett visst fall. Lagstiftaren uttrycker det på följande sätt: 13 Om det finns synnerliga skäl får tillsynsmyndigheten, på ansökan av företaget, besluta att /.../ en rutin som omfattas av ett fastställelsebeslut enligt 11 andra stycket 4 inte behöver tillämpas i ett enskilt fall. Synnerliga skäl är ett starkt juridiskt begrepp, vilket innebär att ansökningar om att få slippa använda en rutin endast ska beviljas i extrema undantagsfall. Ett synnerligt skäl är en extraordinär händelse eller en mycket speciell omständighet. Exempel på sådana skäl är att rutinen, om den följdes i det aktuella fallet, skulle ge en försämrad produktkvalitet eller försämrad teknisk tillförlitlighet. Andra exempel på synnerliga skäl kan vara oväntade omläggningar av produktionen eller förändringar i anläggningen såsom brand, maskinhaverier eller andra extraordinära händelser, som gör att rutinerna måste frångås. Lagen anger att avsteg endast får ske om det finns synnerliga skäl. För att underlätta för företagen att hantera avsteg i praktiken har Energimyndigheten dock valt att skilja på enstaka misstag, nödsituationer eller liknande och medvetna avsteg från rutinerna. För de olika avstegen gäller följande: 3 Mer information om eleffektiviserande åtgärder finns i Energimyndighetens handbok Redovisning av de två första åren i PFE på myndighetens hemsida www.energimyndigheten.se/pfe. 18

Enstaka avsteg såsom misstag, nödsituationer eller liknande behöver inte rapporteras till Energimyndigheten utan kan hanteras som avvikelser i energiledningssystemet. Om medvetna avsteg från rutinerna görs, och som inte är att betrakta som enstaka misstag, nödsituationer eller liknande, ska Energimyndigheten alltid kontaktas. Detta gäller även för avsteg som uppmärksammats efter att investeringsbeslut fattats. Vissa avsteg från rutinerna kan alltså betraktas som avvikelser i energiledningssystemet. I energiledningssystemet ska rutiner finnas för förebyggande åtgärder, så att risker för potentiella avvikelser kan förutses och minimeras. Korrigerande åtgärder ska korrigera fall där ledningssystemets rutiner brustit, däribland t.ex. fall där rutinen för inköp av elkrävande utrustning brustit/frångåtts. Om t.ex. produktionen står stilla och man måste beställa en motor som inte är högsta energieffektiva klass för att minimera stilleståndet behöver detta enligt ovan inte rapporteras till Energimyndigheten. Företaget bör dock redan ha inkluderat förebyggande åtgärder, riskanalyser och rutiner för nödlägesberedskap m.m. i sitt ledningssystem, bl.a. i rutinerna för drift och underhåll. Det bör därmed finnas framförhållning och riskminimering inför att denna typ av situationer ska uppstå. Är rutinerna inte certifierade och inkluderade i företagets energiledningssystem bör de ändå följas upp och hanteras i företagets ordinarie ledningssystem för att säkerställa att avvikelser korrigeras. Synnerliga skäl Om företag önskar anföra synnerliga skäl enligt 13 gäller följande för ansökan till Energimyndigheten: Ansökan skall vara skriftlig och undertecknad av firmatecknare eller ombud (person som har fullmakt att företräda företaget). Ansökan skall innehålla de skäl som företaget anför som stöd för att inte behöva tillämpa en rutin i ett enskilt fall. Ansökan skall innehålla uppgift om namngiven person på företaget och kontaktuppgifter till denne. Personen ska kunna lämna kompletterande uppgifter som kan komma att krävas för myndighetens prövning av om synnerliga skäl föreligger. Myndigheten kommer att skyndsamt pröva ansökningar enligt 13. Det kan finnas situationer där företag av tekniska skäl inte kan välja utrustning utifrån högsta energieffektiva klass enligt energiklassificering eller LCC. Detta behöver dock inte alltid vara en avvikelse från PFE:s rutiner. T.ex. kanske den energieffektivare utrustningen inte uppfyller andra tekniska specifikationer som t.ex. temperaturkrav, eller att IE3-motor ej finns tillgängligt i den effektklass som behövs. I denna typ av situationer ska företaget kunna visa att inköpsrutinen har använts, men att tekniska skäl gjort att högsta energieffektiva klass inte har kunnat väljas. På så sätt kan man säga att rutinen har tillämpats korrekt, men att valet 19

blev det mindre energieffektiva alternativet. Detta utgör då ingen avvikelse, varken i energiledningssystemet eller enligt PFE:s 13 (dvs. behöver ej rapporteras till Energimyndigheten). Rutinerna ska följas så tillvida att företaget ser över marknaden efter energieffektiva alternativ. Om företaget istället tekniskt sett skulle ha kunnat välja det mest energieffektiva alternativet, men av något skäl ändå väljer att frångå rutinen, ska däremot ansökan till Energimyndigheten ske. Det kan också finnas vissa specifika ekonomiska aspekter som avgör om ett energieffektivt alternativ måste väljas eller ej. Ökad kostnad för utbildning av personal eller ökad risk för stilleståndskostnader till följd av en ny utrustningstyp kan vara sådana exempel. I LCC-beräkningen kan hänsyn också tas till vissa sådana kostnader. I förarbetena till PFE-lagen står att LCC-beräkningen kan göras enligt sedvanliga investeringskalkyler, vilket innebär att olika sorters (rimliga) merkostnader får räknas med. Detta innebär i sin tur att även LCC-och merkostnadsberäkningens utfall kan påverkas av särskilda ekonomiska aspekter som kan följa av ett visst val av utrustning. Detta utgör då heller ingen avvikelse från rutinerna, varken i energiledningssystemet eller enligt PFE:s 13 (dvs. behöver ej rapporteras till Energimyndigheten). Vid alla tveksamheter kring hantering av avvikelser från fastställda åtgärder eller rutiner, kontakta Energimyndighetens PFE-handläggare! 20

3 LCC-beräkning enligt PFE Livscykelkostnadskalkylering är ett verktyg som kan användas för att öka medvetenhet och kunskap om energianvändningens betydelse för totalkostnaden för en utrustning och som styrmedel för att nå en effektivare energianvändning. Kapitlet inleds med en generell beskrivning av hur livscykelkostnader beräknas. Därefter kommer ett avsnitt om de krav som PFE ställer på beräkning av återbetalningstid för merkostnader inom ramen för de utökade rutinerna. Slutligen beskrivs den modell för LCC-beräkningar som tagits fram för PFE. Beräkningen av LCC och återbetalningstid för merkostnader regleras i 10 i lagen om program för energieffektivisering. I förarbetena till lagen preciseras ytterligare hur beräkningarna ska gå till. Lagen öppnar dock för en viss flexibilitet genom tillägget att beräkningarna ska ske i enlighet med hur sedvanliga investeringskalkyler görs, vilket ger möjlighet för företagen att i större utsträckning följa sina ordinarie beräkningsmodeller om så önskas. 3.1 Beräkning av livscykelkostnader (LCC) Livscykelkostnad (LCC) är ett begrepp som används för att värdera en utrustnings eller ett systems kostnad under hela dess livscykel. Definitionen av livscykel kostnad för en utrustning eller ett system är summan av investeringen (grundbetalningen), driftkostnader (i första hand energi), underhållskostnad och miljökostnad minus utrustningens restvärde. Den gängse kalkylmetoden vid LCCberäkning kallas Nuvärdesmetoden. Denna metod går ut på att investeringsalternativens alla kostnader omräknas till tiden för investeringen. En annan kalkylmetod som också kan användas är Annuitetsmetoden, som går ut på att investeringsalternativens alla kostnader omräknas till årligen lika stora belopp, så kallade annuiteter. Livscykelkostnaden enligt Nuvärdesmetoden beräknas enligt nedanstående ekvation: LCC = I + LCC energi + LCC underhåll + LCC miljö R (ekvation 1) Där följande variabler uttrycker nuvärdet: I är investeringen LCC energi är livscykelkostnaden för energi LCC underhåll är livscykelkostnaden för underhåll LCC miljö är livscykelkostnaden för miljörelaterade kostnader, samt R är restvärdet 21

Beräkning av livscykelkostnad (LCC) LCC Investering Drift Underhåll Miljö Restvärde Figur 1: Principiell illustration av beräkningsmetod för livscykelkostnadskalkyl. Investeringen görs initialt och är normalt en engångskostnad. I investeringskostnaden kan förutom investeringsbeloppet även kostnader som är direkt eller indirekt relaterade till inköpet av utrustningen innefattas, t.ex. installations- och utbildningskostnader (dock inte avdragsgill moms). I driftkostnad ingår främst energikostnad, men även andra driftskostnader kan innefattas. I underhållkostnad ingår allt underhåll som krävs för att en utrustning ska fungera över dess brukstid. Underhållskostnaden kan vara uppdelad i årliga och periodiska underhålls- och reparationskostnader. Miljökostnaden kan bestå av en avvecklingskostnad eller kostnad att uppfylla miljöpolicy med mera. Restvärdet slutligen är det värde utrustningen har vid slutet av brukstiden. Miljökostnaden kan antingen vara en engångskostnad eller variera under utrustningens brukstid. I den mall som tagits fram för LCC-beräkningar för PFE:s rutiner har det för de flesta fall bedömts ge en tillräckligt god noggrannhet att anta att miljökostnaden är ett engångsbelopp. Om man önskar periodisera även miljökostnaderna i den framtagna PFE-kalkylmodellen går det att göra genom att lägga in dessa kostnader tillsammans med underhållskostnaderna. Det finns också finansiella faktorer som kan behöva antas för att kunna uppskatta de framtida in- och utbetalningarna i livscykelkostnaden. Dessa faktorer är kalkylränta, förväntad energiprisändring och utrustningens brukstid. Kalkylränta används som mått för att räkna om de betalningar som görs i framtiden till dagens penningvärde. För PFE finns riktvärdet att skillnaden mellan kalkylränta och inflation inte bör vara större än 5 %. 3.2 Beräkning av återbetalningstid för merkostnad 3.2.1 Pay-off-metoden Återbetalningstiden av merkostnaden för PFE beräknas genom en rak payoffberäkning. Merkostnaden är den eventuella högre investeringskostnad som den energieffektiva utrustningen har i förhållande till den konventionella utrustningen. Återbetalningstiden för merkostnaden ska beräknas i förhållande till den minskade driftkostnad som det energieffektiva alternativet ger. Driftkostnaderna innefattar årliga energikostnader, dessutom får hänsyn tas till årliga skillnader i underhållsoch miljökostnader om dessa kostnader bedöms ha en betydande effekt. Däremot ska återbetalningstiden beräknas utan hänsyn till restvärde, kalkylränta eller 22

förväntad energiprisförändring. Återbetalningstiden beräknas enligt ekvation 2 nedan. T återbetalning = I / K drift (ekvation 2) Där: T återbetalning är återbetalningstiden, uttryckt i år I är den eventuella högre investeringskostnaden för den energieffektiva utrustningen i förhållande till investeringskostnaden för den konventionella utrustningen (I e-eff I konv ), uttrycks i SEK K drift är skillnaden i driftkostnader för den energieffektiva utrustningen i förhållande till den konventionella utrustningen. (Främst energikostnad, vid skillnad i årlig kostnad för underhåll och miljö får även dessa kostnader räknas med). Uttrycks i SEK/år. PFE:s krav för inköp är att det energieffektiva alternativet ska väljas om återbetalningstiden för merkostnaden för den energieffektiva utrustningen är högst tre år. 3.3 PFE-mall för LCC-beräkningar För att underlätta för PFE-företagen (och andra) att genomföra LCC-beräkningar och beräkning av återbetalningstid har Energimyndigheten låtit ta fram en mall för sådana beräkningar. Mallen är i excel-format och kan laddas ned från Energimyndighetens hemsida, www.energimyndigheten.se/pfe. PFE-mallen för LCC-beräkningar innehåller ett antal kalkylark med följande delar: Information om mallen Modell för LCC-kalkyl (med instruktion hur man fyller i den), vilken även innefattar beräkning av återbetalningstid för merkostnad Exempel på typberäkningar för LCC för ett antal olika utrustningstyper Beräkningarna baseras på ekvationerna 1 till 2 i föregående avsnitt. Resultatet av beräkningarna visas i tabellform, i stapeldiagram respektive i pajformsdiagram. Dessutom redovisar LCC-beräkningsprogrammet automatiskt vilket alternativ som har lägst livscykelkostnad och vilken återbetalningstid som det eller de energieffektiva alternativen har. I Figur 2 visas exempel på LCC- beräkning enligt den framtagna PFE-modellen. Observera att exemplet härrör sig från tiden innan det nya motorklassificeringssystemet trädde ikraft, därav benämningen eff2. 23

Figur 2: Exempel på LCC-beräkning med PFE-mallen för en motor. I mallen kan man lägga in ytterligare en eller flera motorer för att på så sätt jämföra LCC-kostnaderna. Figuren återfinns i Mall för LCC-beräkning, PFE (finns på www.energimyndigheten.se/pfe) 24

4 Definitioner Elkrävande utrustning Med elkrävande utrustning avses en utrustning som använder minst 30 MWh el per år. Kalkylränta I en investeringskalkyl uppskattas värdet av framtida in- och utbetalningar genom att en kalkylränta används. Det finns ingen enkel metod att fastställa kalkylräntan. Den är en företagsintern angelägenhet, och kan ses som ett mått på hur mycket företaget måste betala för att disponera pengarna till den aktuella investeringen. Vid LCC-beräkning inom ramen för PFE ska företaget använda den kalkylränta som används vid andra investeringskalkyler, men ett riktvärde säger att skillnaden mellan kalkylränta och inflation inte bör vara större än 5 %. Livscykelkostnadskalkyl, LCC En kalkyl som innefattar samtliga kostnader för en utrustning eller ett projekt sett över hela dess brukstid. LCC kan baseras på den så kallade nuvärdesmetoden. En beskrivning av hur LCC-kalkyler beräknas ges i kapitel 3.1. Merkostnad Ofta, men inte alltid, är energieffektiv utrustning dyrare i inköp än konventionell utrustning. Med merkostnad avses skillnaden i investering mellan det konventionella alternativet och det energieffektiva alternativet. Återbetalningstid för merkostnad Återbetalningstid är den tid som det tar för ett energieffektivt alternativ att tjäna in utrustningens merkostnad i förhållande till kostnaden för en konventionell utrustning. En beskrivning av hur återbetalningstid för merkostnaden beräknas ges i kapitel 3.2. När återbetalningstid beräknas ska den nya utrustningen jämföras med utrustning som är likvärdig med den befintliga. Om det rör sig om en nyinvestering ska den nya energieffektiva utrustningen jämföras med ett konventionellt alternativ. 25

5 Referenser Energimyndighetens hemsida, www.energimyndigheten.se/pfe Kalkylera med LCC energi, Industrilitteratur Underlag för LCC för belysning, Statens energimyndighet Lag 2004:1196 om program för energieffektivisering Föreskrifter STEMFS 2009:1 26

Bilaga 1 Vanliga frågor och svar (FAQ) Om man redan väljer det energieffektivaste alternativet t.ex. redan köper IE3-motorer, ska det då räknas in i PFE? Om företaget redan innan man gick med i PFE köpte IE3-motorer eller redan använde en inköps- eller projekteringsrutin som uppfyller PFE:s krav så kan man fortsätta arbeta på samma sätt. Arbetssättet måste i så fall dokumenteras för att kunna följas upp vid den externa revisionen av företagets ledningssystem. Det som ska redovisas till Energimyndigheten vid företagets femårsredovisning är den eleffektivisering som uppnåtts genom deltagandet i PFE. Åtgärder, rutiner med mera som har genomförts och införts innan företaget gick med i PFE ska inte räknas in. Regelverket kring PFE avser att urskilja effekten av programmet och inte företagens energieffektiviseringsarbete generellt. Möjligheten finns ändå att redovisa omfattningen av företagets energieffektiviseringsarbete utöver PFE i slutredovisningen, där generella inköps- och projekteringsrutiner kan beskrivas. Hur är rutinerna för inköp och projekteringar kopplade till inköps- och projekteringsrutiner som specificeras enligt energiledningssystemets verksamhetsstyrning? PFE:s rutiner bör byggas in och integreras i ordinarie energiledningssystem. Rutiner för inköp och projektering som företaget inför inom ramen för PFE preciseras och nivåsätts något över vad standarden för energiledningssystemet normalt kräver. Får vi använda upp befintlig utrustning i lager inkl. reservdelar? Ja, sådana får användas tills befintligt lager är slut. Hur räknas elbesparingen när man köper in till lager? Eleffektiviseringen räknas från den tidpunkt när utrustningen köps in. Besparingen kan bero av t ex driftstid, så man får göra en överslagsberäkning om man inte har alla parametrar klara. Har man en gång redovisat ett inköp till lager får man se till att inte dubbelräkna besparingen när utrustningen sätts i bruk. Får vi fortsätta göra avrop från befintliga avtal/upphandlingar, även om dessa inte uppfyller PFE:s krav? Nej, avtalen måste förhandlas om så att utrustningen uppfyller PFE:s krav. 27

Kan vi fortsätta använda en upphandlad leverantör som inte har utrustning som motsvarar PFE:s krav? Nej, om företaget väljer att använda "högsta energieffektiva klass"-alternativet vid inköp av elkrävande utrustning måste man förmå leverantören att utöka produktutbudet, alternativt välja ny leverantör. Om företaget däremot väljer att räkna på LCC och om denna beräkning ger ett annat resultat, kan leverantören användas även fortsättningsvis. Vad är högsta energieffektiva klass? Läs mer om motordrivna system När ska man börja följa upp den effekt som rutinen haft? Så tidigt som möjligt är önskvärt, men lagen kräver endast att man följer upp från tvåårsredovisningens godkännande. Vad kan ingå/inte ingå i en LCC kalkyl enligt PFE:s krav? LCC kalkylen ska baseras på inköpskostnad samt energikostnad under brukstiden. Det är även möjligt att ta med underhållskostnader och miljökostnader enligt den beräkningsmall som Energimyndigheten tagit fram. Övriga relevanta kostnader som är förknippade med åtgärdens genomförande får också tas med om det kan anses vara i enlighet med sedvanliga investeringskalkyler. Det viktigaste är att beakta energianvändningens påverkan på utrustningens livscykelkostnad, vilket i praktiken innebär att även inköpskostnaden kan utelämnas om företaget väljer att göra utvärderingen enbart på utrustningens energianvändning. Hur exakt ska utrustningens driftstid bedömas? Driftstiden kan uppskattas. Har man t ex flera motorer av samma storlek med olika driftstid kan man räkna med ett genomsnitt. Kan kostnader för lagerhantering tas med i LCC kalkylen om IE3 motorer har lång leveranstid? Ja. Hur bedöms omlindningar av motorer? Företaget får välja att linda om en motor istället för att köpa en ny. 28

Hur bedöms de risker som är förknippade med t ex byte av leverantör, obeprövad teknik etc? Kan man inkludera kostnader för dessa i sin kalkyl? Tydliga risker kan inkluderas i kalkylen (enligt sedvanliga investeringskalkyler). Observera att det inte är något krav i PFE att jämföra med och ta in ny, innovativ, helt obeprövad teknik. Ska även de projekt redovisas som inte är klara inom femårsperioden? Om projekt projekterats under tiden som rutinerna tillämpats ska effekten av denna tillämpning redovisas. I de fall då projekten inte avslutats innan femårsredovisningen får redovisningen baseras på en bedömning av den effekt det kommer att uppnå. Om man redan har den bästa tekniken (mest energieffektiva) och ska göra nyinvestering, måste man då ta fram ett sämre alternativ att kunna jämföra med? Låt leverantören ta fram information som styrker att det bästa alternativet används. Man behöver inte ta fram ett sämre alternativ. Vad innebär det att bedömningar av rutinernas effekt kan baseras på leverantörsstatistik? Med information om driften och t.ex. hur många och vilka typer av pumpar företaget har köpt på ett år, kan leverantören beräkna vilken minskad elanvändning som tillämpningen av inköpsrutinerna medfört. Det kan vara svårt att säga exakt vilken motoreffekt rutinen ska omfatta. Driftstiden påverkar. Ska motorn gå för fullt i enkelskift eller tvåskift, är det intermittent drift, dvs. den går bara då den behövs, etc. Hur ska jag tänka? Man får göra en uppskattning av hur många timmar en motor går per år. Är energianvändningen > 30MWh per år ska rutinen gälla. Vid kontinuerlig drift (24 timmar per dygn, alla dagar=8 760 tim) motsvarar det en motor på ca 3,4 kw. 29

Bilaga 2 Checklista Krav enligt PFE Uppfylls Ja/Nej Finns rutin för inköp av elkrävande utrustning enligt PFE:s krav dokumenterad? JA NEJ inkluderad i energiledningssystemet? JA NEJ implementerad och kommunicerad i organisationen? JA NEJ med ansvar utpekat? JA NEJ med tillräcklig utbildning för berörd personal? JA NEJ Finns metodik för uppföljning och dokumentation av eleffektiviseringar (MWh) till följd av inköpsrutinen? JA NEJ Kan företaget redogöra för hur man kommit fram till denna eleffektivisering? JA NEJ Finns rutin för projekteringar, ändringar och renoveringar enligt PFE:s krav dokumenterad? JA NEJ inkluderad i energiledningssystemet? JA NEJ implementerad och kommunicerad i organisationen? JA NEJ med ansvar utpekat? JA NEJ med tillräcklig utbildning för berörd personal? JA NEJ Finns metodik för uppföljning och dokumentation av eleffektiviseringar (MWh) till följd av projekteringsrutinen? JA NEJ Kan företaget redogöra för hur man kommit fram till denna eleffektivisering? JA NEJ Är det tydligt hur effekten av inköps- respektive projekteringsrutinen samt eleffektivserande åtgärder ska särredovisas? JA NEJ 30

Företagsexempel 1: SCA Ortviken i Sundsvall SCA Ortviken med 900 anställda producerar tryckpapper och mekanisk massa (TMP). Kemisk massa levereras från SCA Östrand. Produktionen är mycket energiintensiv och energifrågan har alltid haft en central roll i företaget. PFE har bidragit till att lyfta frågan ytterligare. Rutiner och processer har förbättrats och genomgår en ständig förbättring med hjälp av interna och externa revisioner och genom att man följer upp brister kontinuerligt. Ortvikens pappersbruk i Sundsvall SCA Forest Products, dvs. SCA:s massa- och pappersbruk, sågverk samt pelletsfabrik, har energisamordnare på alla enheter. På Ortviken är Bjarne Öberg energisamordnare och även blockledare för energi. Ortviken har ända sedan 2002 på uppdrag av koncernledningen följt upp energieffektiviseringsprojekt i ett särskilt system, den s.k. ESAVE-listan. De specifika rutiner för inköp och projektering som ska följas inom PFE, har SCA Ortviken inkluderat i sitt ledningssystem och i den projektprocess man haft sen tidigare. Det som köps in till förråd hanteras som inköp och resten hanteras som projekt. Det är viktigt att ha en process där man identifierar när rutinen ska följas, säger Jörgen Eriksson inköpschef på SCA Ortviken. I alla projekt ska man ta ställning till om en energianalys ska göras och på investeringsmötet beslutar man om en energianalys ska göras. Projektering Projekteringsprocessen är beskriven i det webbaserade verksamhetssystemet med berörda dokument elektroniskt bilagda. Nedan finns en förenklad schematisk bild av hur en sådan process kan se ut. 31

Förenklad bild av hur ett processchema kan se ut. Förslag till nya projekt tas fram av driftblocken ute i produktionen. Förslagen tas sedan omhand av Ortvikens anläggningschef, Per Asplund. Alla förslag hanteras på investeringsmöten som hålls 4-5 ggr/år. Det finns även en lista på förslag på energieffektiviseringsprojekt som gås igenom. Totalt genomförs 80-120 projekt/år. Till de beslutade projekten ska ett investeringsunderlag tas fram där en energibedömning ska biläggas om man beslutat på investeringsmötet att en sådan ska göras. Investeringsunderlaget baseras på offerter för att få så bra kostnadsuppskattningar som möjligt. Underlaget utvärderas sedan i projektgruppen där även inköpsavdelningen deltar. Energibedömningen är en del av underlaget. När anläggningsavdelningen tagit ett beslut går inköpsavdelningen in och gör upphandlingen. Olika leverantörer utvärderas och totalkostnaden för olika lösningar begärs in. Enligt Ortviken kan det ibland vara svårt att jämföra olika nya lösningar med varandra, inte minst för att leverantörerna ofta har svårt att lämna data. Det är betydligt enklare att beräkna energibesparingen gentemot den gamla lösningen. Olika processlösningar kan se mycket olika ut vilket gör utvärderingen svår och det är viktigt att kunna utvärdera utifrån ett helhetsperspektiv. När LCCberäkningar ska göras är det ofta svårt att bedöma vissa parametrar, t ex underhållskostnaden. Energikostnaden är däremot ofta enklare att bedöma, menar företaget. Oavsett typ av projekt är pay-off-beräkning inte alltid avgörande för investeringsbeslutet. Istället används CVA-beräkning (cash value added). Detta innebär att stora projekt med ett bra CVA-index kan genomföras även om payofftiden är t ex 7 år. Utvärdering Efter genomfört projekt ingår det i ledningssystemets rutin för projekt att man ska göra en uppföljning, "Kostnadsuppföljning av investeringsprojekt". Mätbara mål ska finnas för hur projekt till exempel ska spara pengar eller förbättra kvaliteten. Vid större projekt ska en slutrapport med uppföljningen skickas till koncernledningen. För energieffektiviseringsprojekt ska uppgifter på beräknad energibesparing före projektet och uppfylld besparing efter genomfört projekt rapporteras till energisamordnaren. Energisamordnaren ser sedan till att effekten av projektet ur energieffektiviseringssynpunkt rapporteras in till Energimyndigheten. 32

Företaget ser ett behov av bättre möjligheter för mätning av energianvändningen på begränsade processavsnitt för att kunna se effekten av åtgärden. Risken är annars att förändringen drunknar i den totala energianvändningen. Det skulle även underlätta jämförelsen mellan uppmätta värden och leverantörens uppgifter. Inköp Inköpsavdelningen ansvarar även för inköp till förrådet. Grundpolicy är att alltid köpa den mest energieffektiva pumpen/motorn även om man inte vet exakt var den ska sitta. Anläggningen har 8 600 motorer och då gäller det att ha ett bra system för att kunna ha koll på alla. Av dessa är 7 500 över 3 kw. För att kunna följa upp effekten av inköpsrutinen registreras alla motorer inköpta till förråd i ett Excel dokument där man räknar ut energibesparingen och kan summera vad alla inköp totalt gett. SCA Forest Products har en fabriksstandard för elmotorer, som också lämnas till leverantörer av utrustning. Interna revisioner Interna och externa revisioner ger en genomlysning av ledningssystem och rutiner. De är våra bästa konsulter säger Bjarne Öberg som är energisamordnare på SCA Ortviken. Tidigare upplevdes interna revisorer som poliser som skulle hitta fel. Numera är de mer välkomna och uppfattas mer som att de kan bidra till förbättringar genom att komma med tips och idéer. Dessutom sprider de kunskap mellan enheterna. Rutiner för inköp och projektering ingår i de interna revisionerna. Avvikelser rapporteras i interna systemet och följs upp kontinuerligt. Fokusområdet för nästa års interna revisioner är att granska om rutinerna har fångat in alla projekt där energibedömningar borde gjorts och om alla beslutade energibedömningar har genomförts. Detta arbete med att ständigt förbättra rutiner och följa upp avvikelser har lett till att SCA Ortviken har kunnat förbättra sitt energieffektiviseringsarbete ytterligare. Tack vare bra rutiner för inköp och projektering kunde man redovisa en besparing på totalt 1,8 GWh el per år i sin slutredovisning av den första 5-årsperioden av PFE. 33

Företagsexempel 2: Smurfit Kappa Kraftliner i Piteå Smurfit Kappa Kraftliner Piteå är Europas största kraftlinerbruk. Kraftliner är ett papper som används för att tillverka wellpapp. Anläggningen består av en sulfatfabrik med två barrmassalinjer, en lövmassalinje med blekeri, en returfiberanläggning samt två pappersmaskiner. Värmeenergiförsörjningen sköts i huvudsak av en sodapanna som eldas med svartlut samt en biobränslepanna som eldas med bark, skogsavfall, sågspån och mindre mängder returfiberavfall. Den nya biobränslepannan togs i drift 2007, men redan 1980 började man med att ersätta olja med barkpulvereldning i den dåvarande biobränslepannan. Man var även tidigt ute med att förse Piteå stad med fjärrvärme. Fjärrvärmeleveranserna började så tidigt som 1978. Numera levererar bruket 85% av Piteås fjärrvärmebehov. Dessutom producerar man ca 50% av fabrikens totala elbehov i två ångturbiner. Smurfit Kappa Kraftliner Piteå har deltagit i PFE sedan programmet startades 2004. Under den första perioden har de nya kraven på rutiner för inköp och projektering införlivats i befintliga projekterings- och inköpsrutiner i företagets webbaserade verksamhetssystem. Även LCC-beräkningsmallar finns i verksamhetssystemet. Ingemar Lundström, miljöchef på Smurfit Kappa Kraftliner Piteå och dessutom PFE-samordnare, berättar att de försöker se till att nya rutiner kompletterar de som redan finns på plats istället för att bygga upp ett helt nytt sätt att arbeta. Det blir enklare och det är också större chans att de verkligen används. Projektering Brukets projekteringsrutin finns beskriven i ett webbaserat processchema. Chefen för projektavdelningen är processansvarig för denna process. Normalt samlar avdelningschefer in uppgifter på vad som behöver åtgärdas i anläggningen, dvs. potentiella projekt. Sedan görs en bedömning av lönsamhet med mera. Projektförslag kan även klassificeras som tvingande (T) om det är åtgärder som behöver göras för att man ska uppfylla lagkrav till exempel (säkerhet, miljö, andra myndighetskrav). Detta användes som argument när de 12 åtgärderna med investeringskostnad 3,6 miljoner kr, som senare fastställdes inom PFE, skulle beviljas av ledningen. Möten där tänkbara energibesparingsåtgärder diskuteras hålls löpande och då inte enbart för PFE. En bruttolista på alla åtgärder skapas. Åtgärdslistan presenteras för chefen för projektavdelningen. 34

En första prioritering av vilka projektförslag man ska gå vidare med och göra förstudie på görs före 1 juni varje år. Slutgiltig projektering av utvalda projekt görs sedan i september. Den totala investeringsbudgeten ligger i genomsnitt på c:a 250 miljoner kronor årligen. Oavsett typ av projekt går man vid projektstart alltid igenom vad som ska göras, bland annat med hjälp av checklistor där en punkt är PFE. För de projekt som har energirelevans ska en energibedömning göras enligt en mall som fylls i innan beställning görs. Vid start av ett nytt projekt läggs en mapp upp digitalt för projektet med bestämda undermappar som beskriver olika delar som ska ingå i projektet. En av dessa mappar är energibedömning. Vid projekteringen ska en energibedömning göras enligt en framtagen mall, där två alternativa lösningar jämförs energi- och kostnadsmässigt. Den beräknade energibesparingen förs sedan över till en sammanställningslista. Sammanställningslistan görs i excel och finns för hittills två tidsperioder: 2004-2009 (PFE:s första programperiod) och 2009-2014 (PFE:s andra programperiod). I sammanställningen listas även de inköp som påverkat energianvändningen samt de PFE-åtgärder som genomförts. PFE-samordnaren ansvarar för vad som är vad, så att ingen dubbelrapportering till Energimyndigheten sker. Denna sammanställning införde man på grund av PFE:s krav på redovisning av resultatet (effekten) av tillämpningen av rutiner för inköp och projektering. Sammanställningen är man mycket nöjd med och planerar att behålla även om inte PFE skulle fortsätta. Den är ett bra sätt att summera vad man gör för energieffektiviseringar och för att kunna följa upp satta energimål. Det är ett bra komplement till att mäta specifik energianvändning eftersom den påverkas av så många andra faktorer än genomförda energieffektiviseringar. Bild 1. Utdrag ur Smurfit Kappa Kraftliner Piteås sammanställning av energipåverkande projekteringar och inköp för den första PFE-perioden. Sammanställningen ska skötas löpande under 5-årsperioden, anser Ingemar Lundström, detta ger en bättre uppföljning än om man skulle vänta med det till slutet av perioden. 35

Inköp Rutinen för inköp av energipåverkande utrustning används för inköp vid utbyte av till exempel elmotor. Så fort det rör sig om en ändring i processen och inte bara en reparation av någon del som gått sönder hanteras det enligt projektrutinen. Inköp av reservdelar ingår vanligtvis i projektering av ny utrustning. I rutinen för inköp anges att när det gäller elmotorer med användning större än 30MWh/år ska högsta energieffektiva klass köpas där det finns att tillgå. Företaget har ca 4000 elmotorer, varav den största är på 1800 kw. Många motorer är dock relativt små, < 1kW, och omfattas därför inte av PFE:s krav. Nedan finns urklipp ur företagets rutin för inköp av energipåverkande utrustning. Bild 2 visar hur rutinen för inköp ska hanteras vid inköp av elmotorer och bild 3 visar hur inköp av övrig energipåverkande utrustning ska hanteras. Att åskådliggöra grafiskt hur en process ska gå till kan ofta vara ett bra komplement till skriven text för att öka förståelsen för rutinen. Bild 2: I sin rutin för inköp har företaget ritat upp hur processen för inköp av elmotorer ska hanteras. (Observera att bilden är tagen från företagets rutin för den första PFE-perioden då fortfarande beteckningen EFF1 användes. Fr o m 2009 är högsta energieffektiva klass IE3.) 36

Bild 3: Företaget har motsvarande schematiska bild för inköp av annan energipåverkande utrustning. Inköpsavdelningen på Smurfit Kappa hanterar endast de rent kommersiella frågorna i inköpsprocessen, dvs. avtal, priser mm. Det faktiska valet av utrustning, inklusive LCC-beräkningar och andra avvägningar, görs alltid av projektavdelningen eller systemteknikavdelningen. I och med att det är få personer på företaget som köper in utrustning, så är det relativt lätt att se till att dessa har kunskap om LCC, PFE:s krav, sammanställningslistan etc. Alla energipåverkande inköp registreras i ovan nämnda sammanställning. Till följd av bra rutiner för inköp och projektering och ett strukturerat sätt att följa upp inköp och projekteringar har Smurfit Kappa Kraftliner under den första perioden av PFE uppnått en eleffektivisering på 11 GWh/år. 37