AGENDA STYRELSEMÖTE 2010- KLOCKAN 09.30-17.30 PLATS Landvetter Flygplats Lennart Jönsson (LJ), Pär Himberg (PH), Ingvar Fjellman (IF), Olof Örberg NÄRVARANDE (OÖ), Simeon Liljenberg (SL), Mattias Jöckert (MJ) FRÅNVARANDE ADJUNGERADE Björn Eichmüller(BE) MÖTETS ORDFÖRNDE LJ Signatur PROTOKOLL BE Signatur MÖTESORDNING AVKLARADE FÖREDRAGANDE INDEX (B XX, I XX, G XX) MÖTESPUNKTER BESLUT Styrelsens framtida arbetssätt 1 x LJ B56 Verksamhetsplanens genomförande 5 x LJ B58 I34 Kommunikation - Rapportering 6 x LJ I35 Engagemang och deltagande 4 x LJ B60 Valberedning inför kommande årsmöte 2 x LJ B58 Styrelsens ledning och direktiv för kansliet 2 x LJ B58 Rapportering och information från kansliet 7 x LJ B61 Kommande DO-konferens / innehåll Kanslifrågor 3 x LJ B59 Rekrytering kanslichef / Geografisk placering 3 x LJ B59 Befattningsbeskrivning kanslichef INFORMATION Rapportering av AGS GEMENSAM UPPFATTNING
BESLUT ANSVARIG DATUM KOPPLADE AKTIVITETER BESKRIVANDE TEXT B56 LJ 2010- Verksamhetsplanens genomförande Styrelsens medlemmar presenterade sin syn på utfallet och nuläget av sitt deltagande i styrelsen utifrån sina roller och sina ansvarsområden. Styrelsen beslutade att nuvarande plan fortfarande gäller med följande kommentarer: Aktivitet 5,7,8,9 skall behandlas som en aktivitet. Ansvarig är MJ. Nytt index är A20 Skapa mervärden och sprida SGAs budskap till alla A16 Ersätta Rolf skall prioriteras till att påbörjas omedelbart. Annons i nästa Greenblad. Annons klar 30 augusti A15 Utveckla databasen. Styrelsen beslöt att stoppa all vidare utveckling av databasen till dess att en utredning genomförts av framtida behov av verksamhetsstöd och lämpligt program för detta. Frågan väcktes om huruvida ny kanslichef snabbt kan sätta sig in i nuvarande system eller ej. Finns manual? Skall nytt system inhandlas? A2 Ekonomistyrning. Utvärdering av behov av införande av nytt ekonomiredovisningssystem skall genomföras för att ta reda på behovet och om och när ett nytt system lämpligast i så fall implementeras. Det finns idag en vakans i styrelsen vad gäller ansvar för miljöfrågor. Styrelsen beslöt att det även i fortsättningen är viktigt med deltagande i STERF och att miljöpriset ska delas ut. De tidskrävande delarna i arbetet med miljöpriset föreslogs att ev. genomföras av kanslichefen. Beslut tas i samband med DOkonferensen den 18-19/9) För att förbättra styrelsearbetet framkom följande: Svårt att veta vad som händer i de olika beslutade aktiviteterna samt på kansliet. Lösning: alla dokumenterar vad som händer i sin aktivitetsmall eller på annat sätt. Dokumentationen skickas till kansliet och sparas i en mapp. Denna mapp kan på anmodan skickas till styrelserepresentanter av kansliet. Mappen ska skickas som bifogad fil till styrelserepresentanterna 1ggr/månad tillsammans med kansliets månadsinformation (den 5.e varje månad) Styrelsen ansåg att man ligger bra till med de prioriterade aktiviteterna Mässor(Mötesplats 2011), Rådgivning(AGS) samt Ersätta Rolf. Styrelsen ansåg vidare att den måste betona vikten av att genomföra det som är prioriterat först. Alla hjälps åt att genomföra dessa aktiviteter före det att andra aktiviteter påbörjas. Vidare ansåg styrelsen att den ofta engageras i små detaljer med kort förvarning. Därför finns det en förbättringspotential i att delegera tydligare och samtidigt kräva bättre framförhållning från varandra och kansliet. De mest prioriterade aktiviteterna för SGA under hösten är: Mässor(Mötesplats 2011), Ersätta Rolf, Rådgivning (AGS) samt DO-konferensen.
Det uppdrogs åt BE att revidera dokumentationen i tidigare besluts- och informationslistor samt aktivitetslistan. Ska vara klart senast 2010-08-24 B57 RE 2010- B58 LJ 2010- Greenbladet ska skickas till alla de nordiska greenkeeperförbunden. Styrelsens ledning och direktiv för kansliet. Rapportering och information från kansliet Styrelsen konstaterade att ledningen av kansliet sker genom ordförande och de protokoll som skrivs vid styrelsemöten. Övriga styrelsemedlemmar ska löpande begära hjälp av kansliet i de frågor/aktiviteter/ansvar som de har i styrelsen. Prioritet ska ligga på de aktiviteter som styrelsen prioriterar om inte annat meddelas genom ordförande. Styrelsen konstaterar att informationsbehovet om den operativa verksamheten är mycket stort och att det i dag inte går att följa eller sätta sig in i vad som sker eller hur det sker på kansliet. Konsekvensen blir att det är svårt att bedriva ett kvalitativt styrelsearbete där beslut fattas på rätt grunder. Bidragande till den uppkomna situationen är för få styrelsemöten med fysisk närvaro och att flera aktiviteter nu kräver mycket energi. Alla behöver informera mer för att styrelsens medlemmar ska ha rätt information på styrelsemötena. Mer och bättre information ska tillhandahållas genom aktivitetsmallarna som ansvariga skriver i och som förvaras på kansliets server. Kansliet ska informera om sin verksamhet månadsvis och den ska skickas till styrelsens medlemmar, valberedningen samt revisor. Den ska beskriva vad som har hänt den senaste månaden samt blicka framåt 3 månader vad gäller SGAs verksamhet. Kansliets månadsinfo ska gå ut senast den 5.e i varje månad. Informationen är endast avsedd för styrelsens medlemmar och ska ej kommuniceras utanför denna krets. Den ska beskriva: Tagna och kommande kontakter Historiska och kommande händelser Sponsorkontakter Arbetet med GREENBLADET Kontakter med SGF samt systerorganisationer Kansliets arbetsbelastning samt personalfrågor inklusive uppgifter om övertid eller önskemål om planerad framtida övertid Arbetsmiljö Ekonomiska rapporter med kommentarer Informationen ska utgå som gruppmail från kanslichefen. Informationen ska vara fokuserad på det som av kanslichefen anses vara av vikt att informera om. Styrelsen ser det som angeläget att snarast få till stånd denna rutin så att den fungerar tillfredställande i god tid innan ny kanslichef tillträder. Informationen kommer att bli en bra inkörsport för den nya kanslichefen. Första informationsbrev ska skickas den 5.e september. Under hösten utvärderar styrelsen och kanslichefen vad som är relevant information så att alla känner sig tillräckligt informerade. Första utvärdering sker den 18-19/9.
Utvecklings- och lönesamtal ska rutinmässigt genomföras med kanslichefen. Start snarast. B59 OÖ 2010- Rekrytering kanslichef. Befattningsbeskrivning kanslichef. Rekryteringsprocessen påbörjas denna vecka(32). Befattningsbeskrivning skall finnas framme och godkänd av styrelsen senast den 19/9. Ansvarig OÖ, LJ bistår och BE kommenterar. Annonsering ska ske i GREENBLADET, SVENSK GOLF samt DN. BE gör förslag på annonstext som godkänns genom mail korrespondens av styrelsen. Annonsen ska finnas i nästa nummer av GREENBLADET. Klar för publicering 30/8. Lennart tidman utformar annonsen, BE skapar innehållet. Ny Kanslichef ska helst vara rekryterad 1.e dec för att kunna påbörja tjänsten 1.e mars. 1 månads förskjutning kan bli aktuell beroende på nuvarande kanslichefs önskemål. Nya kansliets placering är ej avgörande. Förslag finns om att representation ska finnas i Golfens hus. Styrelsen poängterar att rätt person är viktigare än val av plats för kansliet. Kravbilden på den nya kanslichefen kommer att vara bred varför det kommer att krävas upprepade kontakter mellan den tilltänkta kanslichefen och styrelsen innan val sker. Alla krav kommer med stor sannolikhet inte rymmas i en och samma person. GAFs rekryteringsprocess och utfall ska observeras. BE tar kontakt med GAF. B60 LJ 2010- Valberedning inför kommande styrelsemöte. Valberedningen ska kallas till kommande styrelsemöten. Styrelsen kommer att deklarera till valberedningen om de kommer att ställa upp för omval senast vid nästa styrelsemöte. Mattias Jöckert kan komma att ej kunna närvara under en 3-6 månaders period. Besked kommer så fort som möjligt för vidare åtgärd. B61 LJ 2010- Kommande DO-konferens Kanslichefen har arbetat fram ett förslag till möjligt innehåll på DO-konferensen. Styrelsen beslutade att konferensen ska starta 12.00 på lördagen den 18.e september. Första punkt på agendan ska vara information från styrelsen. Förslagsvis en presentation av aktivitetslistan och historik-nuläge -Framtid i aktiviteterna. Nästa punkt på agendan blir SGA 2015. Golfen håller på att förändras. Frågan är hur detta påverkar SGA. För att höja energin och fånga de trender som finns i vår omgivning bjuds talare in som kan komma att ta plats i det framtida GOLF-sverige. Förslagsvis CMI för att tala om outsuorcing nu och i framtiden. Entreprenör inom konstgräs för att berätta om deras framtidsplaner, samt kanske FGA för att berätta hur de privata tänker för att positionera sig. Ytterligare förslag efterfrågas. Ev. Troed Troedsson/ Avhopparstudien etc. Dessa informationspunkter bedöms ta ca 30-40 minuter per föredrag. 20-30 minuter presentation med efterföljande frågor. De bör vara minst 3 till antalet. Därefter delas delegaterna in i grupper om ca 5 personer för att komma fram till vad de
tror kommer att vara avgörande på 3-5 års sikt för driften av golfbanor. Efter presentation av grupperna och sammanställning av idéerna i punktform vidtar multiröstning om vilka de 2 viktigaste är. Dessa ritas upp som 2 axlar med litet resp mycket på varje axel. På så sätt skapas 4 fält. Mötesdelegaterna uppmanas därefter att under kvällen i grupper beskriva vad det kommer innebära för de som ansvarar eller arbetar på banan att existera under de förhållanden som fältet anger. De erhåller listor med saker att tänka på under sitt grupparbete för att förenkla. Redovisning sker morgonen därefter. Under söndagen ges en mer ingående presentation med efterföljande kommentarer från delegaterna av Mötesplats 2011, AGS samt rekrytering av ny kanslichef. Därefter vidtar frågan om Utbildningssatsningar. Vad vill SGA i framtiden. Ska vi själva hålla i yrkets utveckling eller ska vi följa någon annan. Den sista punkten blir organisation. SGADs medverkan, organisation, aktiviteter etc. Deltagarna har på så sätt fått lyfta blicken och få lite omvärldsperspektiv på sitt yrkes förutsättningar. Fått lägga grunden till hur SGA ska rikta sig i framtiden(en grund till ny verksamhetsplan och visionsarbete). Fått en inblick i pågående projekt som de haft möjlighet att påverka med sitt tyckande och sist men inte minst bestämma hur de vill arbeta framöver. Ansvariga för seminarier: CMI MJ Konstgräs BE FSG SL Ansvarig för hela aktiviteten i styrelsen är LJ. Kansliet genomför. Denna beslutspunkt förs upp på aktivitetslistan. I34 OÖ 2010- I35 LJ 2010- Ekonomi per 15 juli Ekonomiska rapporter har inkommit såsom resultat- och balansräkning, övertidsrapport samt underlag för löneutbetalning. Rapporternas utformning bedömdes vara tillräckliga. Styrelsen konstaterar att hösten kommer att domineras av åtaganden som avhandlar: DO-konferens AGS(IF) Styrelsemöte 3 oktober, Kosta Sponsorträff 4-5 oktober Mötesplats 2011(SL)
Rekrytering kanslichef (OE+LJ) Budget och verksamhetsplan, 5-6 dec (Kanslichef+Ny kanslichef +styrelse + valberedning)