Sid 1 (18) PROJEKTPLAN Ansökan om anslutning till European Charter for Researchers and The Code of Conduct for the Recruitment of Researchers via HRS4R Projektledare Docent Jessica Eriksson Uppdragsgivare Prorektor Katrine Riklund Ansvarig organisatorisk enhet Org.kod: 7522 Namn: Personalenheten Projekttid Start: 2019-01-01 Avslut: 2020-01-31 IT-projekt Ja Nej Projektwebb Svenska: https://www.aurora.umu.se/om-universitetet/universitetsgemensammaprojekt/inforande-av-hrs4r Engelska: https://www.aurora.umu.se/en/about-umea-university/university-wideprojects/implementation-of-hrs4r/ Granskad IT-chef (vid IT-projekt) Styrgrupp/uppdragsgivare Planeringsenheten Universitetsdirektör Version 1.0 Versionshistorik Revidering av projektets syfte, tid, uppföljningsbara projektmål, budget, finansiering, byte av uppdragsgivare ska ske av rektorsmötet eller universitetsstyrelsen, instansen ska vara densamma som beslutade om projektplanen första gången. Förändringar utöver ovan nämnda, som byte av projektledare, ändrat genomförande samt milstolpar meddelar uppdragsgivaren skriftligt planeringsenheten som därmed äger rätten att lägga in den reviderade projektplanen i diariet. Se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10 för mer information kring ändringshanteringen. I de fall projektplanen kommer att innebära förändringar för personal, ska projektplanen samverkas med de fackliga organisationerna. Version Datum Fastställd av Utförda ändringar 1.1 Uppdragsgivare fastställer projektplan
Sid 2 (18) 1 Innehåll 2 Direktiv... 3 2.1 Definitioner och förkortningar... 3 3 Beskrivning... 3 3.1 Syfte... 3 3.1.1 Redogörelse för förankring i kärnverksamheten... 3 3.2 Bakgrund... 4 3.3 Projektmål... 5 3.4 Avgränsning... 6 4 Organisation... 7 4.1 Beskrivning av ansvar... 7 4.1.1 Uppföljning... 7 4.2 Bemanning... 8 4.2.1 Uppdragsgivare... 8 4.2.2 Styrgrupp... 8 4.2.3 Projektledare... 8 4.2.4 Projektgrupp... 9 4.2.5 Referensgrupper... 9 5 Genomförande... 11 5.1 Tidplan... 11 5.2 Beslutspunkter... 11 5.3 Etapper... 11 5.4 Milstenar... 12 5.5 Resurser... 13 5.6 Beskriv kortfattat hur fördelningen av arbetet planeras inom projektet.... 13 6 Ekonomi... 14 6.1 Ekonomihantering... 14 6.2 Budget projektkostnader (tkr)... 15 6.3 Ansvarig projektekonom... 15 6.4 Projektkonton... 16 7 Kalkyl över framtida kostnader... 16 8 Kommunikationsplan... 17 9 Risk- och sårbarhetsanalys... 18
Sid 3 (18) 2 Direktiv Umeå universitet ska hos EU-kommissionen ansöka om att ansluta sig till Europeiska stadgan för forskare och Riktlinjer för rekrytering av forskare och erhålla HR Excellence in Research Award. Arbetet med gap-analys påbörjades under 2017, men projektet omstartas från och med 1 januari 2019. 2.1 Definitioner och förkortningar Ord C&C / Stadgan HRS4R OTM-R Förklaring The European Charter & Code for Researchers / Europeiska stadgan för forskare och Riktlinjer för rekrytering av forskare The Human Resources Strategy for Researchers Open, Transparent and Meritbased Recruitment 3 Beskrivning 3.1 Syfte Projektet syftar till att Umeå universitet ska ansluta sig till Europeiska stadgan för forskare och Riktlinjer för rekrytering av forskare samt implementera HRS4R som vid godkänd ansökan ger universitetet rätten att använda utmärkelsen HR Excellence in Research Award (eller HR Award). Projektet omfattar den initiala fasen i processen, fram till ansökan. 3.1.1 Redogörelse för förankring i kärnverksamheten Projektet kommer att förankras med representanter för forskning och administration i form av möten med projektgrupp och referensgrupp(er), samt genom workshops/möten med och information till berörda personalgrupper. I projektgruppen kommer representanter för administrativa funktioner samt en akademisk representant för respektive fakultet att ingå. Flera referensgrupper kommer att formas, med ett flertal representanter för berörda administrativa funktioner samt för lärare/forskare i olika stadier av sin karriär (enligt de fyra stegen i EU:s så kallade research profile descriptors 1 ) och från olika fakulteter. Medarbetarna kommer att informeras via befintliga kanaler. Facklig förankring sker via Central Samverkansgrupp (CSG) inför varje tillfälle då beslut om projektet fattas vid rektors beslutsmöte, samt om behov uppkommer. Förankring med universitetsledningen sker primärt via styrgruppen och befintliga kanaler. 1 https://euraxess.ec.europa.eu/europe/career-development/training-researchers/research-profiles-descriptors
Sid 4 (18) 3.2 Bakgrund 2005 utfärdade Europeiska kommissionen en rekommendation om The European Charter & Code for Researchers (C&C, på svenska Europeiska stadgan för forskare och Riktlinjer för rekrytering av forskare). Stadgan består av 40 olika principer som täcker fyra teman; 1) etiska och professionella aspekter, 2) rekrytering, 3) arbetsvillkor och social trygghet, och 4) utbildning och utveckling. Principerna syftar till att säkerställa att relationen mellan forskare och arbetsgivare eller finansiärer främjar framgångsrika prestationer i att generera, överföra, dela och sprida kunskap och teknologisk utveckling, och forskares karriärutveckling (EC, 2005 s. 9 2, egen översättning) bland annat genom att förbättra villkoren för den fria forskningen, främja en öppen arbetsmarknad för forskare 3, och verka för att forskare erbjuds goda villkor genom en rekryteringsprocess som är öppen, transparent och meritbaserad (rättvis och fri från diskriminering). Genom att skapa konkurrenskraftiga villkor för forskare ska forskningen inom EU stärkas. EU-kommissionen har en formell process för organisationer som vill ansluta sig till stadgan: HRS4R (Human Resource Strategy for Researchers) 4, vilken också innebär ett kontinuerligt utvecklingsarbete. Lärosäten som genomgår denna process och visar på framsteg kan ansökan om HR Excellence in Research Award. Detta omfattar ett åtagande över flera år. I en initial fas (maximalt 12 månader) genomförs en gapaanalys av hur lärosätet förhåller sig till de 40 principerna och en handlingsplan formuleras för att fylla identifierade gap. När rapporten granskats kan lärosätet erhålla HR Excellence in Research Award. Under fem år pågår därefter en implementeringsfas; under två år implementeras den initiala handlingsplanen, följt av en ny granskning, varefter en reviderad handlingsplan som sträcker sig över tre år antas, följt av en ytterligare granskning. Efter dessa fem år förnyas utmärkelsen vart tredje år. Den 19 oktober 2016 antog SUHF:s förbundsförsamling en rekommendation till svenska lärosäten angående ansökan om anslutning till stadgan. Den 19 januari 2017 skickade SUHF in en declaration of commitment till EU-kommissionen där man deklarerar sitt stöd för principerna i the Charter & Code samt att man stöttar de lärosäten i Sverige som vill ansluta sig. För svenska lärosäten kan implementering av stadgan enligt SUHF medföra fördelar såsom: att bidra till en ökad grad av internationalisering att visa att Sveriges lärosäten står bakom stadgan och stödjer utvecklingen av ett ökat kunskaps- och erfarenhetsutbyte inom den fria forskningen att ge en signal till omvärlden att svenska lärosäten är proaktiva, värnar internationellt samarbete, bryr sig om sitt intellektuella kapital och är attraktiva arbetsgivare att ge ett stärkt anseende att underlätta ansökningsförfarande vid ansökan om forskningsmedel att ge ökade förutsättningar att erhålla finansiella anslag från kommissionen i en hårdnande konkurrens 5 2 European Commission (2005) The European Charter for Researchers. The Code of Conduct for the Recruitment of Researchers. https://euraxess.ec.europa.eu/sites/default/files/am509774cee_en_e4.pdf 3 Som vid Umeå universitet I de flesta fall har en grundanställning som lärare. 4 https://euraxess.ec.europa.eu/jobs/hrs4r 5 SUHF Rek 2016:14. Rekommendation antagen av SUHF:s förbundsförsamling den 19 oktober 2016 angående ansökan om anslutning till Europeiska stadgan för forskare och Riktlinjer för rekrytering av forskare.
Sid 5 (18) Exempel på andra fördelar som rapporterats av lärosäten som genomgått processen är en förbättrad forskningsmiljö och ett stärkt strategiskt HR-arbete (t.ex. mer integrerat med kärnverksamheten). 6 Under våren 2017 startade SUHF en seminarieserie för lärosäten med avsikt att ansluta sig till stadgan. Under perioden januari 2018-januari 2019 erhöll de tre första svenska lärosätena ett HR Excellence in Research Award, och flera andra lärosäten är i den initiala processen och/eller har genomgått SUHF:s seminarieserie. De underlag som SUHF har tagit fram och tillgängliggjort kommer att nyttjas i föreliggande projekt. beslutade juni 2017 om att Umeå universitet ska ansöka om anslutning till stadgan och avsatte medel från rektors strategiska resurs för detta. 3.3 Projektmål Projektet syftar till att Umeå universitet ska ansluta sig till Europeiska stadgan för forskare och Riktlinjer för rekrytering av forskare samt implementera HRS4R som ger universitetet rätten att använda utmärkelsen HR Excellence in Research Award. Projektet omfattar den initiala fasen i processen, fram till ansökan. Verksamhetsförankring är avgörande för projektet och fakulteterna kommer att involveras i arbetet. Effektmål Nr. Mål 1. Samlad bild av aktiviteter vid Umeå universitet med avseende på forskningskarriären relaterat till etiska och professionella aspekter, rekrytering, arbetsvillkor och social trygghet, samt utbildning och utveckling. (Genom gap-analys) 2. Prioritering av utvecklingsaktiviteter/åtgärder är förankrad (avser åtgärder relaterat till etiska och professionella aspekter, rekrytering, arbetsvillkor och social trygghet, samt utbildning och utveckling). 3. Umeå universitet är redo för att skicka in en ansökan om HR Excellence in Research Award. 4. Umeå universitet är redo för att inleda implementeringen av handlingsplanen alternativt har påbörjat implementeringen av handlingsplanen. (Genom att tydliga ansvar, tidsplaner och utvärderingsmål har formulerats). 5. Informationen till externa sökande till tjänster, övriga externa intressenter och till anställda vid Umeå universitet har anpassats till stadgan. 6 Exempelvis Modjeska, N. (2019). HRS4R positive impact: the University of Montpellier experience. 2019 INFO-DAY - Ensuring Excellent Research by Investing in Researchers' Talents, Skills & Career Development - Implementing the Human Resources Strategy (HRS4R). EU-kommissionen, Bryssel, 29 januari.
Sid 6 (18) Produktmål Nr. Mål 1. Sammanställning av gap-analys av Umeå universitets nuläge och önskat läge relativt stadgans 40 principer omfattande etiska och professionella aspekter, rekrytering, arbetsvillkor och social trygghet, samt utbildning och utveckling (Utformning enligt obligatorisk mall). 2. Handlingsplan för vilka aktiviteter som krävs för att Umeå universitet ska gå från nuläge till önskat läge med avseende på implementering av stadgan, vilka som ansvarar för åtgärderna, tidsplan för varje åtgärd samt indikatorer för att mäta måluppfyllelse (KPI). Period för handlingsplan: (2019) 2020-2021. (Utformning enligt obligatorisk mall). 3. Analys av implementering av öppna, transparenta och meritbaserade HRM policys. Analys av hur Umeå universitet arbetar med rekrytering med avseende på öppenhet, transparens och meritbaserade urval. (Utformning enligt obligatorisk checklista och mall). 4. Material för ansökan om HR Excellence in Research Award (utöver ovanstående material främst endorsement letter, processbeskrivning, beskrivning av organisationen). 5. Externt tillgänglig information om HRS4R. (Samordning av befintlig information med krav på transparens i information om HRS4R-processen). 6. Dokumentation. Dokument använda under processen och detaljer kring processen finns samlade i form dels av kommunikationssida på Aurora, dels en projektintern dokumentsamling. 3.4 Avgränsning Projektet omfattar den initiala fasen i processen, fram till eventuell ansökan, det vill säga arbetet med att färdigställa Umeå universitets ansökan om utmärkelsen HR excellence in research samt att skapa en strategi för implementering. Genomförandet sker därefter inom ramen för ordinarie verksamhet. Uppföljning efter att kommissionen behandlat ansökan samt eventuella kompletteringar av ansökan faller utom ramen för projektet.
Sid 7 (18) 4 Organisation 4.1 Beskrivning av ansvar Enligt beslutat regelverk och Umeå universitets projektmodell. För ansvarsfördelningen mellan uppdragsgivare, styrgrupp och projektledare se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10. Projektledaren driver projektet och genomför det huvudsakliga arbetet med att samla information, hålla workshops och utveckla underlag. Projektgruppen genomför aktiviteter såsom att samla in information inom respektive område, vid behov förbereda implementering inom sitt område, och vid behov delta i möten med personal inom det egna ansvarsområdet där projektet presenteras, samt kommentera underlag för gap-analys, åtgärdsplan och ansökan. Projektgruppen föreslås ha sju ordinarie ledamöter enligt följande sammansättning: En företrädare för respektive fakultet, forskare nivå 2-3 (4) En företrädare for doktorander, forskare nivå 1 (1) En företrädare för personalenheten (international staff support) (1) En företrädare för grants office (1) Vid behov kan ytterligare personer adjungeras till projektgruppen. 4.1.1 Uppföljning Generell uppföljning Planeringsenheten ansvarar för uppföljning av projektet årligen, i februari månad. Uppdragsgivarens och styrgruppens uppföljning Det åligger respektive projekts uppdragsgivare och eventuell styrgrupp att i dialoger med projektledare och vid interna mötesfora inom projekten mer specifikt följa upp genomförandet av projektet (inkl. milstolpar). Uppdragsgivaren ska vid dessa möten ge projekten ytterligare anvisningar och direktiv. Om projektet inte klarar av att nå uppsatta mål har uppdragsgivaren och eventuell styrgrupp ett särskilt ansvar att vidta åtgärder så att detta kan ske. Övrigt Om projektet innehåller IT ska alltid IT-chefen involveras. I de fall där studenter berörs av projektet bör det övervägas om de även ska finnas med i projektorganisationen. För ytterligare information om uppföljningsprocessen se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10.
Sid 8 (18) 4.2 Bemanning 4.2.1 Uppdragsgivare Namn Funktion/motsv E-post Katrine Riklund Prorektor katrine.riklund@umu.se Telefon 090-786 92 60 4.2.2 Styrgrupp Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv Katrine Riklund Ledning Ordförande Dieter Müller Ann-Christin Edlund Lars Nordlander Ledning Personalenheten Personalenheten 4.2.3 Projektledare Namn E-post Jessica Eriksson Jessica.eriksson@umu.se Telefon 090-786 99 82 CAS Jeer0002
Sid 9 (18) 4.2.4 Projektgrupp Projektet har en projektgrupp Ja Nej Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv Forskningssamordnare eller motsvarande* Humanistisk fakultet, Medicinsk fakultet, Samhällsvetenskaplig fakultet, Teknisknaturvetenskaplig fakultet R2-R3 forskare med forskningsadministrativa uppdrag - bollplank i forskningsfrågor med kärnverksamheten Doktorandrepresentant-/er Umeå studentkår, Umeå naturvetar- och teknologkår, Umeå medicinska studentkår R1-forskare - bollplank i forskningsfrågor med kärnverksamheten Agneta Hånell Plamboeck Externa relationer, Grants Office EU-expertis, forskningsfinansiering Karin Lundström Personalenheten, international support staff Euraxessexpertis, arbete med extern information till internationella arbetssökande * Utses av respektive kanslichef Under hösten (augusti och framåt) adjungeras en kommunikatör till projektgruppen för arbete med information på webben, i syfte att uppfylla de krav som ställa på kommunikationen av HRS4Rprocessen. Se även avsnitt 5.6. 4.2.5 Referensgrupper Ett antal olika referensgrupper och referenspersoner kommer att användas, där några personer i dagsläget är namngivna, och andra kommer att kontaktas successivt utifrån nedan listade kategorier. Referensgrupper ska i sammanhanget förstås som omfattande personer som är representativa för verksamheten. Utformningen är en del i strävan att nå bred förankring vilket är ett explicit krav i HRS4R-processen. Grupperna kan komma att träffas i gruppen som helhet, i mindre grupper eller i individuell möten med projektledaren. Se även avsnitt 5.6.
Sid 10 (18) Referensgrupp 1 Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv Forskningsstrategiska rådet (FOSTRA) Fakultetsledning Förankring relativt fakulteter (planering, prioritering av åtgärder, presentation) Referensgrupp 2 Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv Matts Björklund Personalenheten Karriärutveckling Ebba Moritz Personalenheten Rekrytering Caroline Henrysson Personalenheten Lika villkor Chatarina Larson Juridik Juridisk expertis Ester Roos Engstrand Planeringsenheten Forskarutbildningen, omvärldsanalys Referensgrupp 3 Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv Grupper av lärare/forskare Olika fakulteter R1-R4 forskare Referensgrupp 4-5 Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv Urval av personalsekreterare/ handläggare vid rekrytering (fakultetsnivå)* Respektive fakultet Rekrytering, karriärutveckling Urval av medlemmar i anställningskommittéer* Respektive fakultet Rekrytering, karriärutveckling *Utses av respektive kanslichef
Sid 11 (18) 5 Genomförande 5.1 Tidplan Start: 2019-01-01 Avslut: 2020-01-31 5.2 Beslutspunkter BP Beskrivning Datum BP1 fastställer projektplanen. 2019-02-26 BP2 fastställer lägesrapport och prioriteringar av satsningar för handlingsplan. Oktober 2019 BP3 fastställer underlag (gap-analys, handlingsplan och OTM-R checklista) till ansökan om HR Excellence in Research Award, samt organisation för implementering. 2020-01-31 BP4 fastställer slutrapporten. 2020-01-31 5.3 Etapper Snarare än etapper kan projektet delas in i tre faser som delvis kommer att överlappa varandra (exempelvis kommer förslag på åtgärder troligen att genereras löpande), varför datum är approximativa. Alla faser innehåller förankringsarbete, projektmöten, etcetera. Nr Beskrivning Start Avslut 1. Planering och gap-analys: 2019-01-01 2019-06-30 Projektformering och projektplanering Genomförande av gap-analys och analys av OTM-R checklista Utformning av endorsement letter och relaterad information Endorsement letter skickas in En delrapport sammanställs
Sid 12 (18) 2. Utveckling av handlingsplan: 2019-05-01 2019-10-15 Identifiering av potentiella åtgärder Prioritering av åtgärder Utveckling av information för HRS4R på den externa webben inleds En delrapport sammanställs 3. Färdigställande av ansökan: 2019-10-16 2020-01-31 Slutlig sammanställning av dokument (gap-analys, handlingsplan, OTM-R checklista, processbeskrivning, och övrig obligatorisk information) Utveckling av information för HRS4R på den externa webben slutförs Förberedelse för implementering Ansökan skickas in Projektet slutrapporteras 5.4 Milstenar Nr Leverans Prel Datum 1. Förberedelse av endorsement och commitment letter. 2019-01-31 2. Första utkast av gap-analysen samt lägesrapport. 2019-05-30 3. Identifiering och preliminär förankring av åtgärdsområden för handlingsplan samt fullständig gap-analys presentation av lägesrapport. September 2019 4. fastställer lägesrapport och prioriteringar av satsningar för handlingsplan. Oktober 2019 5. Material utvecklat för den externa webben för sökande till tjänster samt utformning av information om Umeå universitets strategi för implementering av HRS4R. 2019-11-30 6. Leverans av underlag (gap-analys, handlingsplan och OTM-R checklista) till ansökan om HR Excellence in Research Award, samt organisation för implementering. 2019-11-30 7. Publicering av material på den externa webben. 2019-12-31
Sid 13 (18) 8. fastställer underlag (gap-analys, handlingsplan och OTM-R checklista) till ansökan om HR Excellence in Research Award, samt organisation för implementering och drift. Ansökan om HR Excellence in Research Award via anslutning till European Charter for Researchers and The Code of Conduct for the Recruitment of Researchers och införande av HRS4R. 2020-01-31 Kommunikation om implementeringsplan till berörda. 9. Slutrapport 2020-01-31 5.5 Resurser Funktion Namn Timmar Projektledare Jessica Eriksson 50% Projektgruppens medlemmar genomför sitt uppdrag inom ramen för sina ordinarie uppdrag. 5.6 Beskriv kortfattat hur fördelningen av arbetet planeras inom projektet. Projektorganisationen består av projektledare, styrgrupp, projektgrupp och referensgrupper. Det huvudsakliga arbetet med att samla information, genomföra workshops och utveckla underlag/genomföra analysen genomförs av projektledaren. Projektgruppen består av personer med administrativa eller akademiska ansvarsområden som kommer att beröras av arbetet med implementering av stadgan. Projektgruppen genomför aktiviteter såsom att samla in information inom respektive område, vid behov förbereda implementering inom sitt område, och vid behov delta i möten med personal inom det egna ansvarsområdet där projektet presenteras, samt kommentera underlag på gap-analys, åtgärdsplan och ansökan. Arbetet diskuteras även i forskningsstrategiska rådet (FOSTRA) som utgör en referensgrupp. Eftersom projektet primärt behandlar rekryterings- och forskningsfrågor utgörs referensgrupperna dels av personer som arbetar med rekrytering och forskningsadministration i vid bemärkelse (såväl administrativ som akademisk personal) samt olika kategorier av lärare/forskare. Ett antal grupper/individer kommer att kontaktas, huvudsakligen för att delta i gap-analysen och den kartläggning av aktiviteter inom Umeå universitet som denna innebär samt i genererandet av förslag på aktiviteter till handlingsplanen. Referensgrupperna kan kontaktas olika antal gånger och med olika fokus beroende på deras roller/uppdrag vid Umeå universitet. Möten kan komma att hållas med respektive grupp som helhet, mindre konstellationer och även på individuell basis med projektledaren. Lärare/forskare på olika nivåer (kategori 1-4) inkluderas för att fånga olika typer av erfarenheter. Avsikten är att kontakta lärare/forskare utifrån genomförda och slutförda utbildningsinsatser för doktorander och för forskningsledare på i olika stadier av sin karriär. De tentativa resultaten av gapanalysen kommer att diskuteras på ledningsrådets junimöte.
Sid 14 (18) 6 Ekonomi 6.1 Ekonomihantering Godkända kostnader Godkända projektkostnader är kostnader som direkt går att hänföra till projektet, d.v.s. tillkommande kostnader som inte existerade innan projektet startade. Stödverksamhetens kostnader Fr.o.m. 2014-01-01 omfattar alla nya beslut om interna universitetsgemensamma satsningar (rektorsbeslut dnr 2012/1357, 2013-12-17) samtliga kostnader, d.v.s. även medel för stödverksamhetens kostnader. Detta innebär att beviljade medel för universitetsgemensamma projekt ska täcka kostnader för både projektets kärnverksamhet och dess stödverksamhet på samtliga tre nivåer. Medfinansiering av kostnader för stödverksamhet utgår därmed inte för universitetsgemensamma projekt. Särskilt projektkonto Ett universitetsgemensamt projekts kostnader och intäkter ska redovisas på ett för projektet särskilt projektkonto inom den organisatoriska enhet som ansvarar för projektet. Projektledaren meddelar snarast efter att projektplanen beslutats, upplagt projektkonto till uppföljningsansvarig vid planeringsenheten. Planeringsenheten uppdaterar projektplanen med information om aktuellt projektkonto. Fakturor som ska belasta ett projekt attesteras och betalattesteras i ansvarig organisatorisk enhets ordinarie fakturaflöde. Lönekostnader ska konteras med aktuellt projektkonto i personalsystemet. Kostnader och intäkter ska bokföras löpande enligt fastställda rutiner. Utbetalningar månadsvis Beviljade medel enligt av rektor beslutad budget kommer att överföras till aktuellt projektkonto månadsvis och kostnader redovisas och följas upp i samband med årlig uppföljning. Ev. kvarvarande medel efter det att projektet avslutats återförs till central nivå. Planeringsenheten ansvarar för utbetalning. Saldo mellan åren Eventuellt saldo som är bokfört på projektkontot per 31 december överförs till nästa budgetår så länge projektet pågår. Projektavslut Beviljat belopp får ej överskridas. Om ett projekts kostnader av någon anledning blir högre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet bära den överskjutande kostnaden. Om ett projekts kostnader av någon anledning blir lägre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet inte förfoga över den positiva differensen. En positiv differens/överskott överförs i samband med projektavslut till central nivå.
Sid 15 (18) 6.2 Budget projektkostnader (tkr) 2019 2020 TOTALT INTÄKTER Anslag 750 0 750 Bidrag 0 Summa 750 750 KOSTNADER 2019 2020 TOTALT Personalkostnader 493 493 Lokalkostnader 29 29 Övriga driftskostnader 26 26 Räntekostnader 0 Avskrivningar Indirekta kostnader (38,8%) 202 202 Summa 750 0 750 SALDO 0 0 0 Kommentarer till budgeten: Finansiering sker via rektors strategiska resurs. Budget avser lön till projektledaren motsvarande 50% av heltid under 2019 (inklusive LKP, semestertillägg, samt kostnader för stödverksamheten). Projektgruppens medlemmar genomför sitt uppdrag inom ramen för sina ordinarie uppdrag. Övriga driftskostnader avser huvudsakligen språkgranskning av de dokument som ska skickas in och publiceras på den externa webben, kostnader för fika eller lunch vid möten (vid behov), samt eventuella resekostnader. Språkgranskning kan antas behöva genomföras främst på längre textavsnitt. 6.3 Ansvarig projektekonom Projektekonom E-post Anders Larsson Anders.larsson@umu.se Telefon 090-786 60 80
Sid 16 (18) 6.4 Projektkonton Projektkonto (nr) Projektkonto (benämning) V- het (nr) Kontotyp År Summa 227047001 Projektsamordnare HRS4R (tidigare: Ansökan till EUkommissionen om anslutning till EUs stadga för forskare och Riktlinjer för rekrytering) 21 Universitetsgemensamt Inst/motsv finansiering Extern finansiering 2019 750 TOTALT 750 7 Kalkyl över framtida kostnader Här ska hela kostnaden ingå, det vill säga vad projektet kommer att kosta årligen totalt efter det att den universitetsgemensamma finansieringen har upphört. Här ska också plan för finansiering av dessa kostnader framgå. Efter den initiala fasen ska arbetet med implementering av stadgan ske inom ramen för den ordinarie verksamheten.
Sid 17 (18) 8 Kommunikationsplan Kommunikationsplanen avser de grupper som inte får löpande information via projektorganisationen, formella beslutsprocesser och avrapporteringar. Målgrupp Kommunikationsmål Aktivitet/kanal Tid Ansvarig Personal vid UmU, särskilt lärare/forskare och berörda administratörsgrupper Personalen ska ha information om att projektet pågår, ges möjlighet att ta del av resultaten samt lämna synpunkter Information via webben, intern projektplats Riktade informationsinsatser via möten och/eller e-post till olika personalgrupper. Eventuellt i kombination med information och enkät för synpunkter bestäms under våren Februari/mars Juni-oktober Projektledare Uppdragsgivare Övrig Fackliga organisationer De fackliga organisationerna ska löpande ges möjlighet att följa hur projekt utvecklas och lämna synpunkter CSG Inför beslutspunkter Vid behov Projektledare Uppdragsgivare Övrig Potentiella sökande till tjänster vid UmU och andra externa intressenter UmU:s HR policys i bred bemärkelse samt arbetet med HRS4R ska vara lättillgängligt för externa intressenter UmU extern webb Förbereds för att lanseras inför ansökan december 2019. Projektledare Uppdragsgivare Övrig: Kommunikationsenheten
Sid 18 (18) 9 Risk- och sårbarhetsanalys Risk Sannolikhet Konsekvens Risknivå (S*K) Åtgärder för riskminimering Åtgärder vid realitet Ansvarig Genomförande är till stor del beroende av flera individers och gruppers medverkan, stöd och bidrag: bristande medverkan utgör en risk. Förändrade förutsättningar från EU gällande ansökan som påverkar innehåll* eller process med avseende på tid** 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2* 3 4** 5 Låg (<6) Medel (6 11) Hög (>12) Låg (<6) * Medel (6 11)** Hög (>12) Tydlighet från ledningen till verksamheten om vikten av projektets genomförande. Använda befintliga konstellationer/fora när möjligt. Tillgänglig information om av projektet innebär. Bred förankring. Användning av gatekeeper när så är möjligt. Projektledaren följer ev. ändringar via EURAXESS Endorsement letter skickas in i god tid innan dokumenten slutligt ska färdigställas för säkerställa aktuell process och undvika att tidsplanen påverkas. Kontakt med ytterligare personer, förnyade förfrågningar. Relevanta justeringar/ anpassningar av dokument, process och tidplan genomförs. Projektledare Uppdragsgivare Övrig Projektledare Uppdragsgivare Övrig