FALKENBERG Revisorerna Datum 2015-12-10 Tekniska namnden Kommunstyrelsen Falkenbergs Bostads AB Kommunfullmaktige - for kannedom Granskning av upphandlingsverksamhet Revisorerna i har granskat om Tekniska namnden, Kommunstyrelsen samt Falkenbergs Bostads AB:s styrelse genomfor upphandlingar enligt Lagen om offentlig upphandling. Revisionsfragan for denna granskning ar: Sakerstaller Tekniska namnden, Kommunstyrelsen samt styrelsen for Falkenbergs Bostads AB att upphandlingar genomfors enlighet Lagen om offentlig upphandling? Vart svar pa revisionsfragan ar att de granskade upphandlingarna i huvudsak genomfors enligt Lagen om offentlig upphandling. Vi bygger vart svar o pa: Att kommunen har en uppdaterad policy och riktlinjer for upphandlingsorganisationen. Att det finns en tydlig styrning i forvaltningsorganisationen for overgripande upphandlings- och inkopsfragor.
FALKENRERG Revisorerna Datum 2015-12-10 Vi lamnar foljande rekommendationer kring respektive kontrollomrade i granslcningen: Vi rekommenderar att kommunstyrelsen ser over upphandlingsordningen med sarskild betoning pa att utveckla och fortydliga roller samt ansvar. Upphandlingsavdelningen kan ges en mer betydande strategisk roll for kommunens samlade inkopsverksamhet. Vi rekommenderar att berorda inom forvaltningar och bolaget hamtar in erfarenheter fran en alternativ utvarderingsmodell som kallas "absolut utvarderingsmodell" eller "prisreduceringsmodell" och overvager om nagon av dessa skall tillampas framfor dagens utvarderingsmodell. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen tar initiativ till att kommunens upphandlingsavdelning samt forvaltningarna foljer upp avtalstroheten och utvarderar ingangna ramavtal pa ett andamalsenligt satt. Vi onskar namndens, kommunstyrelsens samt bolagsstyrelsens kommentarer i anledning av var granskning senast 2016-03-31. Falkenberg den 11 december 2015 Gosta Svensson Johansson Bilaga: Revisionsrapport "Granskning av upphandlingsverksamhet" 2
www.pwc.se Revisionsrapport Bo Thorn Cert, kommunal revisor Rebecca Lindstrom Granskning av upphandlingsverksamhet pwc
Innehallsfbrteckning SAMMANFATTNING 1 BAKGRUND 2 UPPDRAG 2 IAKTTAGELSER 4 STYRNING OCH ORGANISATION AV UPPHANDLINGAR 4 STYRNING 4 ORGANISATION 4 INTERVJUER 5 BYGG- OCH PROJEKTENHETEN 6 GATU- OCH TRAFIKENHETEN 7 FALKENBERGS BOSTADS AB (FABO) 7 GENOMFORANDET AV UPPHANDLINGAR 8 UPPFOLJNING AV UPPHANDLINGAR 10 INTERVJUER 10 REVISIONELL BEDOMNING 11 SVAR PA REVISIONSFRAGAN 11 STYRNING OCH ORGANISATION AV UPPHANDLINGAR 11 GENOMFORANDET AV UPPHANDLINGAR 12 UPPFOLJNING AV UPPHANDLINGAR 12
Sammanfattning Revisorerna i har gett i uppdrag att granska om Tekniska namnden, Kommunstyrelsen och FABO:s styrelse genomfor upphandlingar enligt Lagen om offentlig upphandling. Revisionsfragan for denna granskning ar: Sakerstaller Tekniska namnden samt styrelsen for Falkenbergs Bostads AB att upphandlingar genomfors enlighet Lagen om offentlig upphandling? Vart svar pa revisionsfragan ar att de granskade upphandlingarna i huvudsak genomfors enligt Lagen om offentlig upphandling. Vi bygger vart svar pa: Att kommunen har en uppdaterad policy och riktlinjer for upphandlingsorganisationen. Att det finns en tydlig styrning i forvaltningsorganisationen for overgripande upphandlings- och inkopsfragor. Vi lamnar foljande rekommendationer kring respektive kontrollomrade i granskningen: Vi rekommenderar att kommunstyrelsen ser over upphandlingsordningen med sarskild betoning pa att utveckla och fortydliga roller och ansvar i kommunen. Upphandlingsavdelningen kan ges en mer betydande strategisk roll for kommunens samlade inkopsverksamhet. Bland annat genom att starka upphandlingsavdelningens arbete med att analysera och ta initiativ till nya upphandlingsomraden, samordna upphandlingar och folja upp avtalstrohet. Upphandlingsordningen begransar upphandlingsavdelningens strategiska roll genom att betona den konsultativa rollen. Vi rekommenderar att berorda inom forvaltningar och bolaget hamtar in erfarenheter fran en alternativ utvarderingsmodell som kallas "absolut utvarderingsmodell" eller "prisreduceringsmodell". I en sadan modell justeras en anbudsgivares pris med ett avdrag fran det egna anbudspriset for angiven och bedomd kvalitet. Det anbud som erhaller det lagsta anbudspriset tilldelas kontraktet. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen tar initiativ till att kommunens upphandlingsavdelning samt forvaltningarna foljer upp avtalstroheten och utvarderar ingangna ramavtal pa ett andamalsenligt satt. Bland annat for att kunna kartlagga inkopsmonster och totala inkopsvolymer samt for att kunna kontrollera att gransen for direktupphandlingar inte overskrids. Vi rekommenderar att denna fraga beaktas i en oversyn av upphandlingsordningen. 1 av 13
Bakgrund Uppdrag Upphandlingar inom sker till betydande belopp. Hur upphandlingar ska genomforas styrs till stor del av lagen om offentlig upphandling. Lagen bygger bland annat pa att upphandlande myndigheter behandlar leverantorer pa ett likvardigt och icke-diskriminerande satt samt genomfor upphandlingar oppet. I kommunens upphandlingsordning framgar att det ska finnas en kommungemensam hallning nar det galler upphandlingsfragor. De kommunala bolagen ar separata upphandlande myndigheter och ska ges mojligheter att delta i kommunens upphandlingar. Upphandlingsavdelningen inom kommunstyrelseforvaltningen ar kommunkoncernens gemensamma resurs i inkops- och upphandlingsfragor. Upphandlingsavdelningen genomfor bland annat uppfoljning av avtalstrohet, prisutveckling och behovsforandringar. Kommunens revisorer/lekmannarevisorer i kommunens bolag har utifran en vasentlighets- och riskanalys beslutat att genomfora en granskning av kommunens upphandlingsverksamhet. Revisionsfragan for denna granskning ar: Sakerstaller Tekniska namnden samt styrelsen for Falkenbergs Bostads AB att upphandlingar genomfors enlighet Lagen om offentlig upphandling. Revisionskriterierna for denna granskning har hamtats ur: LOU och LUF Fullmaktiges reglemente till kommunstyrelsen samt agardirektiv till bolagen Fullmaktiges upphandlingsordning Eventuella riktlinjer for inkop och upphandling inom kommun och i bolag Med utgangspunkterna fran revisionskriterierna har foljande kontrollomraden formulerats: Namnden/styrelsen har utformat en andamalsenlig styrning och organisation av sina upphandlingar Upphandlingar genomfors pa ett likvardigt och icke-diskriminerande satt Uppfoljning av upphandlingar gors Granskningen avgransas till att omfatta Tekniska namnden och Falkenbergs Bostads AB. Ett urval av upphandlingar har gjorts som omfattar de fyra senaste genomforda upphandlingarna hos Tekniska namnden respektive tva senaste hos Falkenbergs Bostads AB. Inriktningen pa granskningen har varit med avseende pa formalia i upphandlingsprocessen. 2 av 13
Vi har tagit del av styrande dokument som avser kommunens upphandlingsorganisation samt rutinbeskrivningar mm. Intervju med chefsupphandlare inom upphandlingsavdelningen, personer som svarar for genomforande av upphandlingar inom Bygg- och projektenheten och Gatuoch trafikenheten samt personer som svarar for upphandlingar inom Falkenbergs Bostads AB har genomforts. 3 av 13
Iakttagelser Styrning och organisation av upphandlingar Styrning Kommunens upphandlingsordning ar reviderad av kommunstyrelsen senast i September 2014.1 de allmanna utgangspunkterna anges att upphandling ar en strategisk uppgift med ett kommungemensamt intresse. Med det kommungemensamma intresset avses en gemensam hallning utat i upphandlingsfragor och att upphandlingar samordnas sa att volymvinster tas tillvara. Samtliga forvaltningar och bolag ska bidra till samordningen samt bidra till att avtalstrohet blir sa stor som mojligt. I upphandlingsordningen anges att kommunen tar miljohansyn samt staller sociala och etiska krav vid upphandlingar. Kommunen har antagit en uppforandekod for leverantorer som bygger pa ILO:s karnkonventioner, FN:s barnkonvention och FN:s definition av manskliga rattigheter. Uppforandekoden skrivs under av leverantoren och ger kommunen ratt till kontroll att kraven uppfylls. I upphandlingsordningen anges vilka kontroller som gors av anbudsgivare och leverantorer. Enligt hemsidan samarbetar med Skatteverket for att forebygga ekonomisk brottslighet och minska risken for osund konkurrens. Enligt agardirektiven for Falkenbergs Bostads AB ska bolaget samarbeta inom koncernen inom tillampliga omraden. Vision, overgripande mal och policydokument som galler for ska tillampas i bolaget. Om en policy inte ar tillamplig ska detta rapporteras till och godkannas av Falkenbergs Stadshus AB. Organisation Enligt upphandlingsordningen ansvarar kommunstyrelsen infor fullmaktige att upphandlingsordningen foljs. Kommunens gemensamma inkopsresurs, upphandlingsavdelningen, finns inom kommunstyrelseforvaltningens kanslienhet. Upphandlingsavdelningen ansvarar for att samordna upphandlingar, genomfora upphandlingar samt ta initiativ till upphandlingar inom nya avtalsomraden. Upphandlingsavdelningen har en konsultroll i relation till forvaltningar och bolag i kommunen. Upphandlingsavdelningen ansvarar for att avtalsinformation och ovrig inkopsinformation nar ut till hela organisationen, framst via kommunens intranat. Forvaltningarna ansvarar for att upphandlingsordning foljs, for att kravspecifikation tas fram vid upphandlingar samt folja ingangna avtal. Inga som deltar i upphandlingsprocessen far ha personliga engagemang som kan komma i konflikt med kommunens intressen. I princip galler nolltolerans mot gavor. De kommunala bolagen ar, enligt LOU, sjalvstandiga upphandlande myndigheter. Enligt upphandlingsordningen anges att bolagen ska ha mojlighet att delta i kommunens upphandlingar om de vill. 4 av 13
Inom upphandlingsavdelningen finns en verksamhetchef, en upphandlare, en upphandlingsjurist samt en upphandlingsassistent. Beslut om kommungemensamma upphandlingar fattas av kommunstyrelsen eller pa delegation av kommunstyrelsen. Samtliga bolag och forvaltningar har ansvar for att folja ingangna ramavtal. Enligt kommunstyrelsens delegationsordning galler foljande: Beslut om tilldelning samt att avbryta en pagaende upphandling har delegerats till handlaggande upphandlare for kontraktsvarden upp till 50 basbelopp (ett prisbasbelopp uppgar ar 2015 till 44 500 kronor). For kontraktsvarde over 50 basbelopp beslutar kommunchefen. Upphandlingsarenden av strategisk betydelse ska godkannas av kommunstyrelsen. Inkop av varor och tjanster for respektive enhet delegeras till respektive enhetschef/verksamhetschef. Upphandlingsavdelningen ska vara aktiv i att samordna upphandlingar med andra kommuner och landsting nar det bedoms lampligt. Intervjuer Upphandlingsavdelningen koncentrerar arbetet med upphandlingar till varor och tjanster. Inom avdelningen arbetar man inte specifikt med upphandlingar av byggentreprenader, aven om det har blivit nagot mer de senare aren. Upphandlingsavdelningen administrerar alltid annonseringen av upphandlingar. Kommunen anvander TendSign 1 for administration av upphandlingar. De intervjuade betonar upphandlingsavdelningens konsultroll i forhallande till forvaltningar och bolag. Avdelningen administrerar 25-30 upphandlingar per ar. Upphandlingsavdelningen skoter annonsering av upphandlingar samt administrationen av fragor under anbudstiden. Det finns ett upphandlingsrad som bestar av representanter for samtliga forvaltningar, bolag och raddningsforbundet. Upphandlingsradet anvands for att sprida information ut i den kommunala organisationen samt fanga upp synpunkter i upphandlings- och inkopsfragor. Upphandlingsradet traffas varannan till var tredje manad. Nar det galler samordning av upphandlingar kan de som har behov av att upphandla en vara eller tjanst ta initiativ till att forhora sig om behovet hos andra forvaltningar eller bolag. Upphandlingsavdelningen kan ocksa ta initiativ till att undersoka behov av att samordna upphandlingar. I de fall flera forvaltningar och bolag blir involverade ar det naturligt att upphandlingsavdelningen genomfor upphandlingen. Exempel pa sadan upphandling ar fonsterputs. Langre tillbaka genomforde upphandlingsavdelningen egna analyser av inkop men dessa har prioriterats ned av resursskal. 1 Ett upphandlingsverktyg for stod i upphandlingsprocessen, fran foretaget Visma. 5 av 13
Reglerna for direktupphandlingar andrades vid halvarskiftet 2014 2. Upphandlingsavdelningen har tagit fram riktlinjer for direktupphandlingar, vilka godkants av kommunstyrelsen. Pa kommunens intranat finns information om reglerna och hur den enskilde ska ga tillvaga. Det ar sedan respektive forvaltning att folja riktlinjerna. Den som genomfor en direktupphandling over 100 000 kronor svarar for dokumentationen av kopet. Upphandlingsavdelningen ar tillganglig for radgivning. Resurserna inom upphandlingsavdelningen uppges inte racka till for att genomfora riktade kontroller av dokumentationsplikten. Under intervjun diskuterades mer ingaende upphandlingsordningen och upphandlingsavdelningens roll i kommunen. De intervjuade anser att det behovs en tydligare styrning och en tydligare struktur i upphandlingsfragor i kommunen. Det galler bland annat vad som mer konkret ingar i konsultrollen och vilket ansvar som upphandlingsavdelningen ska ha. Det finns en viss osakerhet for hur langt upphandlingsavdelningens ansvar stracker sig. Ett exempel pa detta ar fragan om hur manga och vilka som ges ratt att gora avrop fran ramavtal. Organisationen i Falkenbergs kommun ar decentraliserad och inkop kan goras av manga medarbetare. Ett annat exempel ar fragor kring inforandet av e-handel som beror saval upphandling som verksamheter och ekonomi. Nar upphandlingar av ramavtal genomfors av upphandlingsavdelningen bildas referensgrupper. Nar referensgruppen inleder arbetet informerar upphandlingsavdelningen bland annat om upphandlingssekretess. Nagon information eller sondering av jav och intressekonflikter gors inte eftersom det forvantas att de som berors sjalva uppger detta. Det ar relativt vanligt att gor upphandlingar i samarbetet med andra kommuner och deras bolag samt Region Halland. Oftast ar det tva eller tre av dessa som tillsammans genomfor en upphandling. Exempel pa sadana upphandlingar ar dack, konferensanlaggningar, skrivare och halso- och sjukvardsmaterial. Bygg- och projektenheten Enligt intervju utgar upphandlingarna fran investeringsplanen som foregas av en forstudie. De upphandlingar som ska genomforas delas upp per omradesansvarig. Om upphandlingarna ar av storre karaktar, over 10-20 mnkr, tar kommunen hjalp av konsulter for att utarbeta de administrativa foreskrifterna (AF) i forfragningsunderlaget. I denna process finns alltid representanter fran enheten med. Intervjuad anser inte att upphandlingsavdelningen behover forstarka sin kompetens inom byggomradet, da kompetens finns inom bygg- och projektenheten. De finns tillhands som experter i entreprenadjuridiska fragor som kan uppsta under och efter upphandlingsprocessen. Detta samarbete uppges fungera bra. Upphandlingsavdelningen skoter hanteringen kring annonsering och anbuden 1amnas in till Kanslienheten. Vid anbudsoppningen finns alltid tre personer representerade och som undertecknar protokollet. Utvarderingen av anbuden sker alltid efter en mall. Utvarderingen av skallkraven kontrolleras forst ex. F-skatt, ekonomi osv. 2 Direktupphandlingar ar upphandlingar utan krav pa annonsering. Direktupphandlingar kan goras upp till 505 800 kronor. Direktupphandlingar over 100 000 ska dokumenteras. 6 av 13
Sedan kontrolleras de tekniska kraven till foljd av miljo samt andra krav som kan vara stallda. Diskussioner om jav eller intressekonflikter fors sallan, dock har det funnits tillfallen da tilldelad projektledare har lamnat over projektansvaret till en kollega da det funnits intressekonflikt. Enligt delegationsregler for Tekniska namnden delegeras beslut om avtalstecknande i forvaltningsovergripande fastighetsarenden vid kontraktsvarde upp till 100 basbelopp till tre byggprojektledare. Over beloppet ar det kommunchefen som ar avtalstecknare. Oftast sker avtalets undertecknande av tva i kombination. Overprovningar sker enligt intervju sallan, de som har skett har oftast varit med hanvisning till reservation i lamnat anbud. Beslutet foranledde inget krav pa atgard fran kommunen. Gatu- och trafikenheten Infor upphandlingar som genomfors inom enheten anlitas konsulter for projektering vilka ar upphandlade pa ramavtal. Konsulterna tar fram forfragningsunderlag som sedan kontrolleras av projektledare. Enheten anvander Allmanna bestammelser (AB04) som grund och uppdaterar kontinuerligt forfragningsunderlaget samt de allmanna foreskrifterna (AF). Inom enheten genomfors aven interna utbildningar. Vid direktupphandling stalls fragan alltid till tre leverantorer for att prova priserna. Annonseringen av upphandlingar samt administration av uppkomna fragor under anbudstiden skots av upphandlingsavdelningen via TendSign. Samarbetet med upphandlingsavdelningen fungerar enligt intervju bra. Anbudsoppningen sker tillsammans med upphandlingsavdelningen och utvardering sker av enheten dar lagsta pris till storsta delen avgor, efter att skallkraven ar uppfyllda. Enligt delegationsregler for Tekniska namnden delegeras beslut om upphandling av anlaggningsentreprenader upp till 100 basbelopp till gatuchef. Beslut om upphandling av anlaggningsentreprenader upp till 200 basbelopp delegeras till stadsbyggnadschef. Overprovning har skett en gang enligt intervju. Anledningen till overprovningen var prissattning, vann malet. Falkenbergs Bostads AB (FABO) Enligt intervju ar fastighetschefen ansvarig for entreprenadupphandlingarna. FABO har ett nara samarbete med upphandlingsavdelningen i kommunen. Upphandlingsavdelningen skoter annonseringen, FABO gor den tekniska kravspecifikationen och upphandlingsavdelningen kontrollerar/kvalitetssakrar ovriga delar i upphandlingen (AF). De intervjuade menar att det hade varit positivt om upphandlarna aven kunde granska den tekniska kravspecifikationen. FABO anvander sig vid behov av kommunens ramavtal och anvander sig av de policys och riktlinjer som anvands centralt i kommunen. 7 av 13
Vid anbudsoppning ar det alltid tre personer som ar representerade och undertecknar protokollet, personerna ar aven med vid utvarderingen. Enligt intervju har det vid de senaste genomforda upphandlingarna kommit in fa anbud. FABO ser for narvarande over kravspecifikationerna och utvarderingsmallarna for att kunna underlatta for fler leverantorer att lamna anbud utan att stalla lagre krav pa kvaliten. Bolaget har varit foremal for en overklagan som avser referensuppdrag samt utvardering av kompetens/organisation. Beslutet foranledde ingen atgard fran bolaget. Genomforandet av upphandlingar I granskningen ingar att granska upphandlingar av fyra entreprenadtjanster inom Tekniska namnden och tva inom FABO. Vi har tagit del av en forteckning av avslutade upphandlingar och valt ut upphandlingar enligt nedan. Upphandlingarna ar genomforda mellan aren 2012 och 2015. Vi har valt ut de senaste genomforda upphandlingarna: For tekniska namnden, Gata och trafikenheten: 1 Reparation Stenpir - Anbudspris 0,3 miljoner kronor. 2 Cirkulationsplats- Anbudspris 5,4 miljoner kronor. For tekniska namnden, Bygg och projektenheten: 3 Falkenbergs Arena Eldstaden 6 - Anbudspris 130 miljoner kronor. 4 Skogstorps IH - Anbudspris 26,7 miljoner kronor. For Falkenbergs Bostads AB 5 Kv. Drivbanken etapp 2 - Anbudspris 75 miljoner kronor. 6 Passaren 16 - Passaren 16 Anbudspris 30,8 miljoner kronor. De kontrollomraden och kontrollmal som ingar i granskningen ar foljande: Kontrollomraden Dokumenthantering Beslut om upphandling Forfragningsunder- Laget Avtalet Diarium och arkivering Kontrollmal Forfragningsunderlag, annonsering, sandlista, inkomna anbud, protokoll fran anbudsoppning samt tilldelningsbeslut. Beslut om upphandling, bestallning av upphandling. Upphandlingsform, kravspecifikation, kvalificeringsfas samt utvarderingskriterier. Undertecknande, uppfoljning av avtal, rattelse av missforhallanden, slutdatum, forlangning samt havning. Diarieforda och arkiverade handlingar. Resultatet av granskningen kommenteras i foljande sammanstallning: Falkenbergs kommuri 8 av 13
r Kontrollomraden Dokumenthantering Kommentarer Upphandlingsavdelningen administrerar upphandlingarna och kommunikationen med anbudsgivarna i TendSign. Annons, forfragningsunderlag, sandlista, anbud och tilldelningsbeslut administreras i systemet. For samtliga upphandlingar som ingar i granskningen fmns dessa dokument samlade i parm eller digitalt for respektive upphandling samt ar tillgangliga i TendSign. De anbud som inte inkommer elektronisk finns dock inte dokumenterade i TendSign. Med stod av TendSign dokumenteras ocksa de fragor som anbudsgivare kan stalla och de svar som samtliga anbudsgivare far. Protokoll fran anbudsoppningen har upprattats i samtliga granskade upphandlingar inom kommunen. I protokollet framgar antalet inkomna anbud, datum for oppnandet och underskrift av tva - tre personer. Protokollen for de granskade upphandlingarna pa FABO kunde inte hittas. Tilldelningsbeslut innehaller uppgifter om antalet inkomna anbud samt en sammanstallning av anbudsvarderingen. For upphandlingarna, dar tilldelningskriteriet ar ekonomiskt mest fordelaktiga, bifogas ocksa en utvarderingsrapport. Beslut om upphandling Forfragningsunderlag Besluten om upphandlingarna ar fattade enligt namndens och bolagets delegationsordning. Samtliga upphandlingar har genomforts enligt LOU som forenklade upphandlingar. I forfragningsunderlagens kravspecifikationer anges i detalj vad som ska utforas. Beroende pa vad entreprenaden avser har beskrivningar kompletterats med ritningar och angivelser av mangder. I forfragningsunderlagen anges grander for uteslutning av anbudsgivare och att skall-krav i forfragningsunderlag ska uppfyllas. Upphandlingsavdelningen hamtar in uppgifter om anbudsgivarna vad galler kreditupplysningar och betalningsanmarkningar fran Skatteverket. I forfragningsunderlagen anges att motsvarande kontroller kan goras under avtalstiden. I fyra av de granskade upphandlingarna har utvarderingskriteriet varit lagsta pris. I tva av upphandlingarna, nr 3 och 4, har kriteriet ekonomiskt mest fordelaktigt anvants dar ocksa kompetens/organisation vagts in i varderingen till 30 %. Avtalet Avtal som upprattas utgors av ett specifikt avtal eller av en bestallningsskrivelse. Dessa ar undertecknade av behoriga personer. Uppfoljningar enligt avtal bestar bland annat av byggmoten och besiktningar. I forfragningsunderlag och avtal finns skrivningar om vite vid forseningar, havning och tvistelosningar. I tidplanen for entreprenaden anges slutdatum och att anbudsgivaren ska lamna detaljerad tidplan. 9 av 13
Inga overprovningar har forekommit i de granskade upphandlingarna. Diarium och arkivering Samtliga handlingar som tillhor en upphandling diariefors och arkiveras efter garantitiden i diariet. All dokumentation sparas saval i pappersform som digitalt. Uppfoljning av upphandlingar Enligt upphandlingsordningen ska upphandlingsavdelningen folja upp: Avtalstrohet Statistik Prisutveckling Behovsforandringar Uppdatering av sortiment Antalet upphandlingar Antal ramavtal Antal objektsupphandlingar Total upphandlingsvolym kontra totala kop Intervjuer Enligt upphandlingsordningen svarar verksamheterna for uppfoljning av avtalstroheten. Inom de omraden som har fa bestallare i kommunen, till exempel kostenheten for livsmedel, genomfor verksamheten egna kontroller av avtalstrohet. Inom de omraden dar det finns manga bestallare i kommunen, till exempel hyrbilar, sa kan upphandlingsavdelningen kontrollera avtalstroheten. Det kan galla om saval avtalstrohet, om kop gors fran avtalsleverantor som kop av fel vara fran avtalsleverantor. Uppfoljningar kan avse hur organisationen for och arbetet med upphandlingar och inkop fungerar. Upphandlingsavdelningen genomfor inga systematiska egna kontroller av avtalstrohet. Avdelningen tar del av statistik fran leverantorer som underlag for att analysera avtalstrohet. Signaler som kan initiera specifika undersokningar av avtalstrohet kan komma fran leverantor eller bestallare i kommunen. De intervjuade anser att uppfoljningsarbetet borde prioriteras men att det idag inte finns resurser for detta inom upphandlingsavdelningen. Uppfoljningar blir bortprioriterat. Uppfoljning av kommunens uppforandekod sker bland annat genom de uppfoljandekontroller som SKL Kommentus gor. Enligt uppgift ar forvaltningen av avtalen en viktig fraga dar ansvaret for uppfoljning bor ligga pa forvaltningarna och bolagen. 10 av 13
Revisionell beddmning Svar pa revisionsfragan Revisionsfragan for denna granskning ar: Sakerstaller Tekniska namnden samt styrelsen for Falkenbergs Bostads AB att upphandlingar genomfors enlighet Lagen om offentlig upphandling? Vart svar pa revisionsfragan ar att upphandlingarna i huvudsak genomfors enligt Lagen om offentlig upphandling. Vi bygger vart svar pa: Att kommunen har en uppdaterad policy och riktlinjer for upphandlingsorganisationen. Att det finns en tydlig styrning i forvaltningsorganisationen for overgripande upphandlings- och inkopsfragor. Vi lamnar foljande kommentarer kring respektive kontrollomrade i granskningen. Styrning och organisation av upphandlingar Enligt upphandlingsordningen ansvarar upphandlingsavdelningen for att samordna upphandlingar, genomfora upphandlingar samt ta initiativ till att nya avtalsomraden upphandlas. Enligt intervjuerna forlitar sig upphandlingsavdelningen till stor del pa att information och initiativ till samordning av upphandlingar kommer fran de forvaltningar och bolag som har behoven. Det galler framst nya avtalsomraden dar inga avtal finns. Det praktiska agerandet stammer inte med det ansvar som upphandlingsordningen anger. I forsta hand ar det kommunens upphandlingsavdelning som har bast forutsattningar att samla information fran samtliga forvaltningar och bolag om behov av upphandlingar inom nya avtalsomraden. Idag finns en forsiktighet nar det galler att inta en mer styrande roll och paverka forvaltningar i inkops- och avtalsfragor. For att konsultrollen ska fungera andamalsenligt och ge stod behover upphandlingsavdelningen bygga fortroende och utfora ett minimum av kontrollerande uppgifter. Organisationen i ar decentraliserad och inkop kan goras av i stort sett samtliga medarbetare. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att antalet medarbetare som far gora avrop och bestallningar begransas. Med detta forbattras forutsattningarna att na ut med information i upphandlingsfragor till namngivna personer. Enligt upphandlingsordningen far inte personliga engagemang sta i konflikt med kommunens intressen. Information om detta eller undersokningar av detta gors inte. Vi rekommenderar att fragan aktualiseras i samtliga upphandlingsprocesser for att sakerstalla att jav/intressekonflikt inte uppstar. 11 av 13
Vi rekommenderar att kommunstyrelsen ser over upphandlingsordningen med sarskild betoning pa att utveckla och fortydliga roller och ansvar i kommunen. Upphandlingsavdelningen kan ges en mer betydande strategisk roll for kommunens samlade inkopsverksamhet. Bland annat genom att starka upphandlingsavdelningens arbete med att analysera och ta initiativ till nya upphandlingsomraden, samordna upphandlingar och folja upp avtalstrohet. Upphandlingsordningen begransar upphandlingsavdelningens strategiska roll genom att betona den konsultativa rollen. Genomforandet av upphandlingar I granskningen har det ingatt att granska upphandlingar av entreprenadtjanster. Inriktningen pa granskningen har varit med avseende pa formalia i upphandlingsprocessen. Enligt var bedomning utifran granskningen genomfors upphandlingarna pa ett andamalsenligt satt. Nar det galler utvardering av anbud noterar vi att vid utvardering av priset har en relativ utvarderingsmodell anvants. Denna modell ar vanlig och erkand inom branschen. Konkurrensverket har ifragasatt modellen med motiveringen att utfallet inte kan forutses eftersom en anbudsgivares poang blir beroende av det pris andra anbudsgivare lamnar. Vi rekommenderar att berorda inom forvaltningar och bolaget hamtar in erfarenheter fran en alternativ utvarderingsmodell som kallas "absolut utvarderingsmodell" eller "prisreduceringsmodell". I en sadan modell justeras en anbudsgivares pris med ett avdrag fran det egna anbudspriset for angiven och bedomd kvalitet. Det anbud som erhaller det lagsta anbudspriset tilldelas kontraktet. Uppfoljning av upphandlingar Enligt upphandlingsordningen svarar verksamheterna for uppfoljning av avtalstroheten. Upphandlingsavdelningen gor fa egna analyser av inkop och avtalstrohet. De intervjuade anser att uppfoljningsarbetet borde prioriteras men att det idag inte finns resurser for detta inom upphandlingsavdelningen. Uppfoljningar prioriteras ner. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen tar initiativ till att kommunens upphandlingsavdelning samt forvaltningarna foljer upp avtalstroheten och utvarderar ingangna ramavtal pa ett andamalsenligt satt. Bland annat for att kunna kartlagga inkopsmonster och totala inkopsvolymer samt for att kunna kontrollera att gransen for direktupphandlingar inte overskrids. Vi rekommenderar att denna fraga beaktas i en oversyn av upphandlingsordningen. 12 av 13
Bo Thorn Projektledare Fredrik Carlsson Uppdragsledare 13av13