Rapport till Livsmedelsverket om utförd revision av lokal livsmedelskontroll Revision i enlighet med förordning (EG) nr 882/2004, artikel 4.6 samt Regeringens regleringsbrev. Preliminär rapport X Slutrapport Uppföljande rapport Myndighet: Kommun/kommuner: Genomförandedatum: Bygg- och miljönämnden Skellefteå kommun 2011-12-06 Slutsatser från revisionen Efter revisionsbesöket hos miljö och byggnadsnämnden i Skellefteå kommun sammanställde Länsstyrelsen Västerbotten en preliminär rapport. Denna skickades till Miljö och byggnadsnämnden för att ge nämnden möjlighet att yttra sig över eventuella missförstånd eller oklarheter. Sammanfattningsvis arbetar Skellefteå kommun målmedvetet för att kvalitetssäkra och effektivisera kontrollen. Länsstyrelsen anser att detta är föredömligt, och vill framhålla Skellefteå kommun som ett föredöme och ett lysande exempel på hur livsmedelskontroll borde gå till!. Revisionens omfattning Revisionsgrupp: IXJ Fullständig (enligt checklista) 0 Ej fullständig, (fyll i nedan) Beaktade kontrollområden: 1 Revisionen har innefattat ett besök på en livsmedelsanläggning Besöket var på en anläggning av typen: Annelie Grip Hansson Länsveterinär i Västerbotten Robert Johansson Djurskyddshandläggare i Västerbotten Ulf Lindberg Länsveterinär i Västerbotten
Deltagare vid revisionen: Göran Åström Förvaltningschef Jan Erik Engman vice ordförande Bygg- och Miljönämnden EvaKinnvall Chef miljöavdelning Helen Lindström Miljöinspektör Anna Modig Miljöinspektör Monica Sylvén Miljöinspektör Johanni Wellenius Miljöinspektör Dace Jansone Praktikant Länsstyrelsen Lars Lundbäck Studerande Umeå universitet Annelie Grip Hansson Länsveterinär Robert Johansson Djurskyddshandläggare Ulf Lindberg Länsveterinär Nämndens förutsättningar Personella resurser Avvikelse l l Förordning (EG) m- 882/2004, artikel 3,4.2.c och 6.a,b (Hädanefter, om annat inte uppges, anges enbart artiklarna när det gäller ovanstående förordning.) Allvarlig avvikelse l l Ej granskad l l 2011 års kontrollplan för livsmedel uppges resursbehovet vara 4,2 åa inspektörer. För närvarande arbetar 3,1 åa inspektörer med livsmedelkontroll. För att klara livsmedelskontrollen 2011 har man fått förstärkning med ca 0,9åa. Enligt inspektörerna hinner de inte riktigt kontrollera fullt ut under 2011 p g a långtidssjukskrivningar i personalgruppen, men en ny tjänst tillsätts vid årsskiftet och ett vikariat, vilket kommer att ge handlingsutrymme. Avvikelsebesknvnmg
Kompetens Avvikelse Observationer som ligger till grund för bedömningen Rapport Artikel 4.2.c och 6.a,h Allvarlig avvikelse _ Ej granskad Kompetensutveckling sker löpande genom kurser och länsträffar. Individuella utvecklingsplaner finns för alla inspektörer och nämnden får sin utbildning ofta vid tillsättning av ny nämnd genom att åka med inspektörerna ut på inspektioner och via olika kurser. Avvikelsebesknvning Juridiska befogenheter Artikel 4.2.c, 54.1 och 55.1 medhänv. till 17.2 sista stycket i förordning (EG) nr 178/2002 Avvikelse Q Pdlvarlig avvikelse Q Ej granskad \_ En långtgående delegation finns dokumenterad och beslutad i nämnden. Avvikelsebesknvning Jäv/opartiskhet/intressekonflikt Artikel 4.2.b och 4.4 Ingen avvikelse fl Avvikelse X Allvarlig avvikelse fl Ej granskad l l Det finns en nämndpolicy, men inte specifikt för jäv. Ansvaret ligger på var och en av ledamöterna. Den enskilde tjänstemannen/kvinna undviker att kontrollera objekt där jäv kan uppstå. Om det finns tveksamheter bytes alltid till en annan inspektör. För övrigt beaktas förvaltningslagen för att undvika jäv. Avvikelsebeskrivnmg Nämnden kan inte visa att de har ändamålsenliga rutiner som leder till att den uppfyller kraven om bisysslor och j äv/opartiskhet. Länsstyrelsen rekommenderar att nämnden tar fram rutiner för att försäkra att den uppfyller kraven på att den offentliga kontrollen ska bedrivas opartiskt och utan intressekonflikter. Åtgärdsplan inkom Lst 2012-05-14 Bygg- och miljönämnden följer kommunallagen och förvaltningslagen. Utdrag ur kommunallagen 6 kap 24 " Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom, ska självmant ge det tillkänna." Bygg- och miljönämnden anser att rutiner om jäv utöver lagstiftningens krav inte är befogade. Det med anledning av att nämndsledamöterna hanterar frågan om jäv enligt lagstiftningen och att det fungerar bra vid nämndsmöterna.
Finansiering Artikel 26 och 27.4.a samt 3 SFS 2006:1 166 Avvikelse Allvarlig avvikelse Ej granskad Nämnden meddelar att pengar kan flyttas från ett budgetår till ett annat. Den nya timtaxan kommer att höjas till 1 150 :-. Taxan är beräknad enligt SKL:s rekommendationer, samt beslutad i kommunfullmäktige. Kontrollavgifter beräknas enligt vägledningen för riskklassificering. Fakturering av samtliga livsmedelsföretagare sker via årliga kontrollavgifter Rutiner för debitering och krav finns. Avvikelsebesknvmng Utrustning/utrymmen Artikel 4.2.d Ingen avvikelse l l Avvikelse l l Allvarlig avvikelse X Ej granskad l l En bilpool och hyrbilar samt cyklar finns att tillgå. Kyl och frys finns i korridoren där även provtagningsutrustning förvaras. Skyddskläder finns för både engångs- och permanent bruk. Tvätt av skyddskläder sker hemma. Det finns, enligt uppgift, ingen möjlighet för förvaring av större partier omhändertagna livsmedel, och nämnden har heller ingen plan för hur sådana partier skulle kunna omhändertas. Avvikelsebesknvning Nämnden kan inte visa att de kan omhänderta eller förvara större partier livsmedel. Länsstyrelsen rekommenderar att nämnden tar fram rutiner för att kunna förvara eller omhänderta större partier livsmedel. Älgärdsplan inkom 2012-05-14 Bygg» och miljönämnden har en rutin för att omhänderta livsmedel och förvara större partier livsmedel. Överenskommelse finns med fastighetskontoret om att nyttja tomma kökslokaler som inte används. Om lämplig tom kökslokal inte finns kan frys- eller kylcontainer hyras. Partier som inte behöver omhändertas omsluts med tape med texten '"Saluförbud enligt livsmedelslagen". Denna rutin kommer att gälla från och med maj 2012 Provtagnings- och laboratoriekapacitet Artikel 4.2.c Ingen avvikelse Avvikelse X Allvarlig avvikelse J Termometer med insticksgivare, samt IR termometrar finns tillgängliga kalibreringsintyget sparas inte. Ej granskad l och kalibreras varannat år, men l
Provtagningsutrustning finns. Vissa problem upplevs med rapportering av provsvar från laboratoriet. Dokumentation sker av felaktigheter och lämnas till samordnaren i upphandlingsgruppen för laboratorieverksamhet. Avvikelsebesknvnmg Åvvikelsebeskrivning + hade ramlat bort därav kursivblå text Nämnden har tillgång till kalibrerade termometrar, men dokumentation av kalibreringsrutiner saknas. Länsstyrelsen begär att nämnden dokumenterar rutiner och utförda kontroller för kalibrering av termometrar. Åtgärdsplan inkom 2012-05-14 Bygg- och miljönämnden har en rutin for kalibrering av termometrar. IRtermometrar skickas till ackrediteratlaboratorium en gång per år. Kalibrering görs lämpligast vid årsskiftet då det i normalfall görs färre planerade kontroller. Intyg från kalibrering diarieförs och scannas in i miljöreda. Intygen sparas även i papperform. Denna rutin kommer att gälla från och med maj 2012 Dokumenterade Enligt inspektörerna vägledningar. Avvikelsebesknvnmg rutiner Bilaga II, kap II med Avvikelse l Allvarlig avvikelse [ hänvisning till artikel 8 1 Ej granskad U finns dokumenterade rutiner, och vid offentlig kontroll används Livsmedelsverkets Anläggningsregister Artikel 31.1. b och 31.2. f Avvikelse Allvarlig avvikelse f j Ej granskad [_ Aktuell förteckning över livsmedelsföretagare uppdateras via företagsinfo; bolagsverkets utdrag. Nämndens genomförande och uppföljning Planeringsunderlag Artikel 3, 4.2.a Avvikelse l l Allvarlig avvikelse l l Ej granskad l l Omfattande planeringsunderlag finns.
Avvikelsebeskrivnmg Verksamhetsplan Verksamhetsplan finns Se kap 3.3.2 i vägledningen "Revision av lokal livsmedelskontroll" Avvikelse l l Allvarlig avvikelse l l Ej granskad l l Genomförande av offentlig kontroll Avvikelse Denna typ av uppföljningar sker för närvarande inom ramen för Livsmedelsverkets normerande kontroll. Kan genomföras av länsstyrelsen om tillräcklig kompetens för detta finns. l Allvarlig avvikelse Ej granskad Dokumentation av kontrollen av en restaurang presenterades (Älvy's) Länsstyrelsen hade inte upplyst kommunen om vilken verksamhet som skulle granskas administrativt. I granskningen framkom att kommunen arbetar mycket bra. Enhetlig kontroll Avvikelse Artikel 4.4 Allvarlig avvikelse Ej granskad Kontroller utförs med hjälp av vägledning från SLV och mallar finns i miljöreda Både revisioner och inspektioner utförs, interna diskussioner förs regelbundet och inspektörerna stämmer av med varandra vid behov. Inspektörerna deltar regelbundet i länsmöten och andra utbildningar.
Uppföljning av offentlig kontroll Artikel 8.3 Avvikelse l l Allvarlig avvikelse l l Ej granskad [ Inspektörerna är delaktiga i planeringen, tertialuppföljning, tätare nästa år. Avvikelsebesknvning lnsyn/sekretess/"förvaltningsrätt" Kontrollrapporter Artikel 9 Avvikelse l l Allvarlig avvikelse l l Ej granskad [_ Rapporten upprättas efter kontrollbesök och skickas ut. Inga krav skrivs i kontrollrapporten utan kraven skrivs i föreläggandet. Beslut Artikel 54.3 och Förvaltningslagen Avvikelse l l Allvarlig avvikelse l l Ej granskad l l Kontrollrapporter och beslut är kommunicerade, diarieförda och har information om hur man överklagar.
Insyn Avvikelse Q Rapport Artikel 7 Allvarlig avvikelse Q Ej granskad Presskonferens ges efter varje nämndmöte och media får en diarielista på alla inkomna ärenden. Allmänhet har tillgång till information om verksamheten på kommunens hemsida, där även alla nämndens protokoll finns utlagda. Via kommunens kundtjänst kan allmänheten få hjälp där skapas ett ärende och svar skall ges på max 3 dagar. Allmänna handlingar lämnas ut på begäran (efter sekretessprövning). Alla ärenden registreras och kan plockas ut vid förfrågan. Om utlämnande av handling nekas fattas överldagningsbart beslut härom. Avvikelsebesknvnmg