God praxis och säkerhet

God praxis och säkerhet EU:s ungdomsprogram Youth in Action Gruppträffar för ungdomar

Youth in Action är en resa uti europeism och inom dig. Om du vill påverka din egen livsmiljö, skaffa dig internationell erfarenhet, göra din röst hörd eller lära känna ungdomar från andra länder i Europa kan Europeiska unionens ungdomsprogram Youth in Action vara ett utmärkt sätt för dig att nå dina mål.

Bästa läsare, Ytterligare information och råd får du från Centret för internationell mobilitet och internationellt samarbete, CIMO: tfn 0207 868 500, nuoriso@cimo.fi www.cimo.fi/youth-in-action Denna handledning är avsedd som stöd för dem som planerar och genomför gruppträffar. Handledningen innehåller olika typer av komihåglistor till stöd för gruppledarna och ungdomarna i projektets olika stadier: förberedelser, genomförande och utvärdering. Komihåglistorna kan göras om och anpassas till gruppens specifi ka behov. När man planerar gruppträffar bör man upprätta en riskhanteringsplan, i vilken man tar hänsyn till eventuella risksituationer och deltagarnas säkerhet. Det är viktigt att ungdomarna och gruppledarna tillsammans planerar de frågor som har med säkerheten att göra, så att det blir till en gemensam Det är viktigt med noggrann planering, förberedelse och identifi ering av risker. sak för alla. Gruppledarna ska skapa en trygg, öppen och förtrolig atmosfär. Syftet med riskhanteringen är inte att skrämma upp någon, utan det viktiga är säkerhet och att undvika riskfyllda situationer. Inom internationella projekt bör man tänka på att olika länder har olika praxis när det gäller säkerhet. Därför bör partner, gruppledare och ungdomar i förväg komma överens om gemensamma regler för den period som gruppträffen pågår. Eftersom det fi nns kulturella och lagstiftningsmässiga skillnader mellan länderna måste man planera verksamheten och alltid följa reglerna för den grupp som är bunden till de strängaste reglerna. Utgångspunkten ska vara att man respekterar samarbetspartnerns seder och verksamhetskultur, och det är viktigt att tillsammans öppet diskutera alla de frågor som man funderar över samt de olika arbetssätt man använder sig av inom ungdomsarbetet i olika länder. Denna handledning är främst avsedd för de grupper som har beviljats projektbidrag från Youth in Action. Komihåglistorna i handledningen gäller förberedelserna inför samt genomförandet, uppföljningen och utvärderingen av en gruppträff. 3

Innehåll 1 Planering av och förberedelse inför en gruppträff 5 2 Genomförande av en gruppträff 9 3 Uppföljning och utvärdering av en gruppträff 11 4 Bilagor: Komihåglistor för utvärdering av risker 13 Hur man ska agera i en nödsituation: komihåglista 15 Blankettmall för vårdnadshavare 19 Överenskommelse mellan grupper 21 4

1 Planering av och förberedelse inför en gruppträff Man bör avsätta tid till och ägna mycket tankeverksamhet åt en gruppträff: bra planering är halva jobbet, som man brukar säga. Det är av central betydelse för gruppträffarna att ungdomarna och alla partnergrupper deltar i lika stor utsträckning i planeringen av projektet. När man planerar projektet bör man diskutera hur man ska organisera planeringsbesöket. Det är starkt rekommenderad att man gör ett planeringsbesök, och det ska göras i god tid innan gruppträffen. På planeringsbesöket har gruppens representanter chansen att bekanta sig med platsen där träffen ska äga rum, kolla upp hur inkvarteringen ska ordnas och mer i detalj diskutera hur gruppträffen ska genomföras. Man ansöker om bidrag till planeringsbesöket via samma ansökan som för själva gruppträffen. Under planeringsbesöket är det viktigt att man går igenom sådant som t.ex. hur man ska förbereda sig på eventuella problem- och nödsituationer samt se till att det fi nns en tydlig säkerhetsplan. Dessutom är det bra att komma överens om gemensamma regler, och om man får något straff om man bryter mot reglerna samt fundera över huruvida dessa regler verkligen är möjliga att genomföra i praktiken. Om det skulle bli så att gruppledaren under planeringsbesöket upptäcker omfattande missförhållanden, så kan man ställa in projektet. I så fall ska man ta kontakt med det egna nationella programkontoret. I samarbetet mellan grupperna är det viktigt att alla partnergrupper som deltar kan lita på varandra och på att allt görs på det sätt man tillsammans kommit överens om. Som stöd för detta kan grupperna upprätta ett gemensamt avtal om hur gruppträffen ska genomföras. En mall för avtalet fi nns som bilaga till denna handledning (Partner group/organisation agreement form). Information om praxis inom ungdomsarbete i olika länder fi nns i Landguiden (2006) på CIMO:s webbtjänst: www.cimo.fi /youth-in-action Delprogram Gruppträff för ungdomar Planering och förberedelse Följande punkter är bra att gå igenom under förberedelsefasen och planeringsbesöket: Hur inkvarteringen ska ordnas Övriga förberedelser inför gruppträffen Gruppledarens roll Det dagliga programmet Hur man ska förbereda sig på eventuella problem- eller nödsituationer Resor, visum, försäkringar 5

Komihåglista för inkvartering Inkvartering för deltagarna (t.ex. kulturella aspekter) Ett skriftligt avtal med den som tillhandahåller inkvarteringen Lämplig inkvartering för gruppledarna Se till att ungdomarna vet var gruppledarna har sin inkvartering Tjejer och killar ska bo i olika rum Vid eventuella problem- eller nödsituationer: känner alla till vilken samlingsplats man har kommit överens om. har man kommit överens om hur man ska informera om det som skett. Inkvartering i familj: Särskilda behov hos partnergruppen. Ge information om inkvarteringen hos familjer till ungdomarna och deras vårdnadshavare. Gruppledarna har en lista med familjernas kontaktuppgifter och kontaktuppgifter till de ungdomar som ska bo hos familjen. Familjerna: Information om gruppträffen och tillhörande program. Man har kommit överens om de praktiska arrangemangen. Man har kommit överens om vilka skyldigheter man har som den som står för inkvarteringen. Kontaktuppgifter till den mottagande gruppen och den unga personens egen gruppledare. 6

Förberedelser Gruppledaren har deltagit i utbildningen för de projekt som ges bidrag som anordnas av CIMO. Deltagare under 18 år: Skriftligt medgivande från vårdnadshavare (se bifogad blankettmall). Man har informerat vårdnadshavaren om de aktiviteter som ingår i programmet, som innebär en större risk för olyckor. Vårdnadshavaren fått utförlig information om projektet och dess innehåll. Uppgifterna om deltagarna måste hållas strikt konfidentiella. Ungdomarna och gruppledaren har en tillräckligt täckande och lämplig försäkring för alla faser i projektet (försäkringsskyddets omfattning står i relation till de olika aktiviteterna). Ungdomarnas egna förberedelser (t.ex. att gå igenom beteendet hos den egna gruppen, att gå igenom säkerhetsplanen samt frågor som har med kultur, säkerhet, välbefinnande och uppförande att göra). Informationspaket till ungdomarna. Ska bl.a. innehålla: Ett Hjälp mig - kort ifall de skulle komma bort. På kortet ska det fi nnas uppgifter om var gruppträffen äger rum och kontaktuppgifter till den lokala gruppledaren på landets språk. Kopior eller inskannade versioner av ungdomarnas pass eller id-kort och eventuella visum samt övriga resedokument för deltagarna i avresande grupper. Nödvändiga vaccinationer. Kontaktuppgifter till Finlands ambassad eller konsulat i värdlandet eller den plats man kommer att befinna sig på. Nödnummer i det mottagande landet. Kontaktuppgifter till vårdnadshavarna och alla andra nödvändiga kontaktuppgifter i det mottagande landet och hemlandet. Deltagarna ska ha ett europeiskt sjuk- försäkringskort (www.fpa.fi). Gruppledarens roll I alla grupper måste det finnas en ansvarig person som man kan och bör ta kontakt med i olika situationer. Gruppledarens roll måste vara tydlig för alla deltagare, inklusive gruppledaren själv. När man genomför en gruppträff måste man alltid ha minst en gruppledare som kan vara åtskild från den verksamhet som pågår och på så sätt finns tillhands vid problemsituationer och i att genomföra en reservplan. Vid eventuella problemsituationer ska man ingripa snabbt och på ett öppet sätt. 7

I förberedelsefasen kommer grupperna tillsammans överens om följande: Vem som bär huvudansvaret för projektet Reservpengar (kreditkort) Gruppledare: o Lämplig kompetens (eller när det gäller dem som tillhandahåller programtjänsterna) för alla delar av programmet, t.ex. bergsklättring, vattensport, simning. o Ändamålsenlig ålders- och könsfördelning. o Tillräcklig kännedom om hantering av risker och frågor som har med säkerhet att göra. o Tydliga ansvarsområden och överenskomna åtaganden. o Har genomgått minst en utbildning i första hjälpen. Det dagliga programmet I samband med gruppträffar ska man i detalj gå igenom hur säker den utrustning är som man använder i samband med de planerade aktiviteterna och evenemangen och situationer som eventuellt kan utgöra en fara. Följande punkter bidrar till att föregripa faror: Att ha en informations- och utvärderingsstund för gruppledarna och ungdomarna en gång per dag. Planera hur det fria programmet ska se ut. Gemensamma regler för fritiden. En tydlig tidsplanering för gruppledarna: specificera ansvarsområden och vilotider. Noggrann tidsplan för programmet: Gruppledaren vet alltid var de övriga gruppledarna och ungdomarna befinner sig. En reservplan för programmet. En första-hjälpen-väska ska tas med i alla sammanhang. 8

2 Genomförande av en gruppträff Under gruppträffen är det viktigt att se till att informationen förs vidare på ett smidigt sätt mellan gruppledarna, att gruppledarens roll är tydlig för alla och att gruppledarna håller ett gemensamt möte varje dag. Lika viktigt är det att se till att det råder en öppen och förtrolig atmosfär mellan gruppledarna och ungdomarna. Nedan finns olika komihåglistor som tar upp sådant som vilka dokument man ska ha med sig till gruppträffen, det allra första gemensamma evenemanget för deltagarna på gruppträffen, gruppledarnas roll, arbetsfördelningen och säkerheten. Dokument som ska tas med till gruppträffen Försäkringsuppgifter för deltagarna En kopia på det dagliga programmet till gruppledare och ungdomar Gruppledarnas första-hjälpen-intyg Avtal mellan grupper och gemensamma regler Blanketter som fyllts i av vårdnadshavare Alla nödvändiga kontaktuppgifter Resebiljetter (från hemlandet till den ort där gruppträffen äger rum) Uppgifter om inkvartering (kontaktuppgifter, uppgifter om eventuell inkvartering hos familjer) Bestämmelser och anvisningar som rör minderåriga (för anvisningar och lagstiftning i de länder som deltar se Landguiden) Det första gemensamma evenemanget i samband med gruppträffen I samband med det första gemensamma evenemanget är det bra att gå igenom följande: De praktiska arrangemangen Det dagliga programmet Särskilda frågor som rör kulturen i det mottagande landet Kontaktinformation Hjälp mig -kort Gruppledarnas ansvarsområden De gemensamma reglerna Att vara medveten om och förstå att vissa känner hemlängtan En central informationspunkt för ungdomarna där de kan få information på alla de språk som används Lära-känna-lekar 9

Gruppledare Man har klarat ut och kommit överens om följande: Man har en gemensam uppfattning om och inställning till särskilda saker i synnerhet i problem- och nödsituationer. Man håller dagliga gemensamma möten. Man har tydliga ansvarsområden. Gruppledarna vet var ungdomarna befi n- ner sig även på fritiden. Man har ett system för anteckningar och sådant man kommit överens om. Man strävar efter att ha en öppen och förtrolig relation med ungdomarna. Alla gruppledare går att nå via telefon. Ungdomarna vet vem de ska prata med när de behöver det. Gruppledarna ger stöd åt varandra: En öppen och förtrolig atmosfär. En kontaktperson för nödsituationer har utsetts av den instans/organisation som ligger bakom. Kontaktuppgifter till de nationella programkontoren. Att se till att säkerheten upprätthålls Vanligtvis löper allt som det ska på gruppträffarna och projektet blir en värdefull upplevelse för ungdomarna som de drar lärdom av. Gruppträffarna bidrar på ett bra sätt till ungdomarnas personliga utveckling genom att de blir mer självsäkra och får nya erfarenheter. Om det trots allt uppstår situationer som innebär ett hot mot säkerheten, såsom mobbning, förtäring av alkohol eller sexuella trakasserier, måste dessa alltid tas på allvar. Gruppledarna ska reda ut situationen och vidta de åtgärder som krävs. Vid riktigt allvarliga situationer ska gruppledaren alltid ta kontakt med myndigheterna. 10

För att se till att säkerheten upprätthålls bör man tänka på att lyssna på ungdomarna och stödja dem i att delta i aktiviteterna och följa dem. de gemensamma reglerna ska vara tydliga och konsekventa. Man har kommit överens om vilka konsekvenserna blir om man bryter mot reglerna och man ser till att reglerna följs. ungdomarna regelbundet ska berätta för gruppledarna om sina erfarenheter och upplevelser när det gäller inkvarteringen, lokalerna etc. inkvartering i familj: o Gruppledarna ska följa upp hur ungdomarna anpassar sig. o Om det uppstår svårigheter ska det hela redas ut och man ska vidta åtgärder beroende på situationen. 3 Uppföljning och utvärdering av en gruppträff Utvärderingen av gruppträffen sker inte enbart i slutet av projektet utan påbörjas samtidigt som planerings- och förberedelsefasen. Genom att fortlöpande utvärdera projektet försäkrar man sig om att det fortskrider som planerat och att alla deltagare är nöjda med hur det utvecklas. Efter gruppträffen är det viktigt att göra en utvärdering av hela gruppträffen och hur man lyckades genomföra den, om man nådde de mål man ställde upp samt vad man lärde sig av projektet. Det är samtidigt bra att utvärdera projektet ur säkerhetssynpunkt: Hur såg man till att värna om säkerheten under projektet och vad skulle man ha kunnat göra annorlunda? Det är bra att även dela med sig till andra av verksamhetsmodeller som fungerade bra och svåra situationer som man löste på ett bra sätt och berätta för andra om hur man gjorde för att lyckas samt om sådant som eventuellt skulle kunna utvecklas. Slutrapportblanketten för gruppträffen är ett bra verktyg för utvärderingen. Att noggrant gå igenom slutrapporten tillsammans med ungdomarna är minst lika viktigt som att skriva själva ansökan. 11

12

4 Bilagor Komihåglistor för utvärdering av risker Gruppledare Åtaganden. Roll i gruppen. Hur man ska agera i en nödsituation. Gemensamma regler och att förbinda sig att följa dem. Ha kontakt med en kollega i hemlandet dygnet runt. Upplysningar och förmåga att trygga säkerheten för ungdomarna. Nödvändiga dokument för att resa utomlands. Kopior av ungdomarnas pass och visum (vid behov). Kontaktuppgifter till de nationella programkontoren (sändande och mottagande grupp). Tillräckliga finansiella medel för att hela gruppen ska klara sig ur en problemeller nödsituation. Lista med kontaktuppgifter till vårdnadshavare. Försäkring: o Detaljerade uppgifter om vad den täcker. o Hur man ska agera vid en problem- eller nödsituation. Information som rör trafiksäkerhet (till exempel vänstertrafik). Blanketter med vårdnadshavarnas medgivande: o Originaldokumenten behålls av de berörda personerna. o Kopior av information om dem som står för inkvartering och andra aktörer som ligger bakom. Inkvartering i familj: o Familjerna vet att gruppledaren kan komma på besök under gruppträffen. Den organisation som ligger bakom i partnergruppen har uppfyllt kraven när det gäller att trygga ungdomarnas säkerhet och välbefinnande. Chaufförer anlitade utifrån eller som bokats av resebyrån, övrig personal och frivilliga är väl beprövade och tillförlitliga. Ungdomarna o ska inte ha för stora summor pengar med sig. o förstår och förbinder sig att följa de gemensamma reglerna. o vet hur de ska handla i en nödsituation. 113

Problem- och nödsituationer Den kontaktperson som utsetts av den organisation som ligger bakom: ska gå att nå dygnet runt vid en nödsituation. har fått en namnlista på ungdomarna samt kontaktuppgifter till den (familj) som står för deras inkvartering. Alla (ungdomar, gruppledare, de som tillhandahåller inkvartering, den organisation som ligger bakom) har kontaktuppgifter till vederbörande. Plats och lokaler där gruppträffen ska äga rum De som anordnar aktiviteterna har den erfarenhet och utbildning som krävs. Man har ett tillräckligt stort antal vuxna och gruppledare för de olika aktiviteterna. Man kan alltid få första hjälpen. Det dagliga programmet Lärare och gruppledare måste vara beredda att ta till handling, i synnerhet i riskfyllda situationer. Därför är det bra att försäkra sig om följande: Ungdomarnas vårdnadshavare känner till vilka aktiviteter som planeras. Gruppledaren har vårdnadshavarnas tillåtelse att genomföra alla aktiviteter med ungdomarna. Man har upplyst försäkringsbolaget om de planerade aktiviteterna. Man har försäkrat sig om att försäkrings skyddet är tillräckligt täckande. Programmet är i linje med ungdomarnas förmåga och alla kan delta. Man har tillräckligt bra rutiner för uppföljning och för att ge information. Utrustning Lämplig utrustning. Tillräcklig skyddsutrustning. Ren och proper förvaring av utrustningen. Den rätta utrustningen och de rätta kläderna för olika aktiviteter. Om det uppstår tvivel eller tveksamheter kring några av dessa frågor bör de utredas närmare. Gör inga reservationer innan du är helt säker. Ungdomar Kontaktuppgifter till inkvartering/familj. Vårdnadshavaren har kontaktuppgifter till den som står för inkvartering/familjen. Giltigt pass och visum (vid behov) och kopior av dessa. Telefonnummer till gruppledaren (som han eller hon kan nås på dygnet runt). En kopia på blanketten om medicinsk akutvård undertecknad av vårdnadshavaren. Vet du vem du ska vända dig till om du behöver hjälp, vill prata, är orolig eller ledsen? Är du redo att åka på en gruppträff? Har du ytterligare frågor, bekymmer eller andra saker som måste klaras ut innan gruppträffen? 14

Hur man ska agera i en nödsituation: komihåglista Nödvändiga uppgifter: Gruppledaren måste se till att han eller hon alltid har tillgång till: nödnumren i det aktuella landet telefonnummer (och faxnummer) till kontaktpersonen i hemlandet uppgifter om samtliga ungdomars och gruppledares närmaste anhöriga blanketter med vårdnadshavarnas godkännande (även när det gäller läkarvård) detaljerade uppgifter om försäkring och telefonnummer till försäkringsbolaget alla deltagares passnummer adress och telefonnummer till hemlandets ambassad (eller konsulat) en första-hjälpen-väska. Anvisningar till gruppledare vid en nödsituation Gör en bedömning av vilken typ av nödsituation det handlar om och hur allvarlig den är. Om någon har skadats tar du reda på namnet på den skadade och hur allvarliga skadorna är samt ger första hjälpen. Se till att du har klarat ut situationen för alla de övriga deltagarna och att de är i säkerhet. Ring efter hjälp! Anordna de övriga deltagarna möjligheten att återvända till de lokaler eller den inkvartering som användes. Om det handlar om skador som kräver sjukhusvård ska du se till att någon av gruppledarna följer med den skadade. Ta alltid kontakt med de nationella programkontoren i båda länderna (både i den sändande och den mottagande gruppens land). 15

16 När du ringer nödnumret eller ringer till din organisation i en nödsituation ska du berätta följande: Ditt namn. Vad som har hänt, datum och lokal tid. Plats där olyckan skedde. Namn på de personer som är inblandade. Uppgifter om den skadade. Vilka åtgärder som hittills har vidtagits. Telefonnummer för framtida kontakt.

Vid en mindre allvarlig nödsituation Se till att behålla fattningen och lugna gruppen. Ring efter hjälp och få klart för dig hur allvarlig situationen är. Vid en mindre allvarlig nödsituation, försäkra dig om att informationen om det som skett först förs vidare från dig till den unga personens närmaste anhöriga/familj. Berätta lugnt och detaljerat vad som hänt. Meddela den kontaktperson som utsetts av din organisation och be dem vid behov att kontakta försäkringsbolaget. Vid en mer allvarlig nödsituation Se till att behålla fattningen och lugna gruppen. Ring efter hjälp och be om anvisningar för hur du ska handla. Se till att detaljerna om det som hänt inte sprids vidare av de andra deltagarna. Vid allvarliga situationer tar myndigheterna kontakt med de anhöriga för att berätta vad som hänt. Var försiktig med att ta ställning till vem som bär ansvaret enligt lag. Om det är en mycket allvarlig situation (t.ex. anhållan av polis, allvarlig olycka eller dödsfall) tar du kontakt med ambassaden eller konsulatet på orten och ber om hjälp med och stöd för de särskilda arrangemang som krävs. Skriv ner alla viktiga detaljer om det inträffade så fort som möjligt, då de fortfarande är i färskt minne. Se till att skriva ner vittnenas namn och adresser. All utrustning som använts ska bevaras i sitt ursprungliga skick. Ta kontakt med försäkringsbolaget. Meddela den kontaktperson som utsetts av den organisation som ligger bakom och be dem vid behov att ta kontakt med försäkringsbolaget. 17

Hur kontaktpersonen i hemlandet bör handla i en nödsituation Ditt ansvar är att fungera som länk mellan ungdomarna i gruppen, din överordnade och ungdomarnas föräldrar. Se till att gruppen har ditt telefonnummer. att du kan nås dygnet runt under den tid som gruppträffen pågår. du har tillgång till alla uppgifter om ungdomarnas vårdnadshavare, för att kunna kontakta dem vid en nödsituation. Om dessa personer till exempel befinner sig på semester ska du se till att du har aktuella kontaktuppgifter och telefonnummer till dem. Anvisningar Om du får ett samtal om en nödsituation på gruppträffen ska du skriva ner telefonnumret så fort som möjligt för den händelse att samtalet skulle brytas. Se till att de har ringt efter hjälp på den plats där det hela har hänt. Skriv noggrant ner all information. Upprepa informationen för att försäkra dig om att alla uppgifter är korrekta. Bestäm dig för vilka eventuella ytterligare åtgärder du bör vidta i hemlandet, till exempel att ordna med extra ekonomiskt stöd och att ta kontakt med försäkringsbolaget i ärenden som rör ersättningskrav. Direkt efter att du har fått kännedom om nödsituationen ska du meddela din överordnade om det inträffade. Vid riktigt allvarliga situationer är det alltid myndigheternas uppgift att informera föräldrarna. Ta kontakt med vårdnadshavarna till den av ungdomarna som ärendet gäller. Om det handlar om en riktigt allvarlig situation bör du se till att myndigheterna redan har tagit kontakt med vårdnadshavaren till den av ungdomarna som ärendet gäller. Ta till sist kontakt med vårdnadshavarna till samtliga ungdomar för att på så sätt undvika förvirring, oro och spridning av felaktig information. Om det är en allvarlig situation kan du vänta dig att få många samtal, och därför bör du även använda fler telefonnummer för att på så sätt undvika att telefonförbindelsen mellan dig och gruppen blockeras de måste enkelt kunna ta kontakt med dig vid vilken tidpunkt som helst. Den organisation som ligger bakom projektet har utsett en person (i allmänhet en överordnad) som håller kontakt med media och som man kan vända sig till med alla typer av frågor. 18

Blankettmall för vårdnadshavare BLANKETT FÖR VÅRDNADSHAVARENS MEDGIVANDE (gäller vårdnadshavare för ungdomar under 18 år) Deltagarens namn: Plats för gruppträffen: Startdatum: Slutdatum: Gruppledare: Uppgifterna i denna medgivandeblankett för vårdnadshavare hålls konfidentiella och gruppledarna använder dem endast när situationen kräver det. Om ni vill ha närmare information eller om ni har ytterligare frågor är det viktigt att ni tar kontakt med gruppledaren. Syftet med dessa frågor är att se till att ungdomarnas vårdnadshavare och gruppledarna är väl förtrogna med innehållet i programmet för gruppträffen och hur träffen ska genomföras, eventuella risker under gruppträffen samt stödåtgärder som kan behövas för vissa ungdomar. Det viktigaste är att trygga alla deltagares säkerhet under hela den tid som gruppträffen pågår. Genom min underskrift intygar jag att... jag har läst all den information jag har fått som har med gruppträffen att göra (gruppledaren gör en förteckning över den information som delats ut, t.ex. meddelanden från gruppledarna, regler som upprättats av ungdomarna, program för gruppträffen). jag ger det barn jag är vårdnadshavare för tillåtelse att delta i ovan nämnda gruppträff och tillhörande aktiviteter. jag godkänner att gruppledarna och de personer som eventuellt tillhandahåller inkvartering i familj har ansvaret för det barn jag är vårdnadshavare för under den tid som gruppträffen pågår. jag är medveten om alla regler som gäller i samband med gruppträffen. Jag godtar att det barn jag är vårdnadshavare för måste följa de regler för gruppträffen som man gemensamt har kommit överens om. Jag har nedan lämnat uppgifter om alla de särskilda behov som det barn jag är vårdnadshavare för har och övrigt som måste tas i beaktande: Specialkost och/eller födoämnesallergier: Vilka typer av smärtstillande läkemedel får ges till det barn du är vårdnadshavare för vid behov? Äter det barn du är vårdnadshavare för några mediciner? Har barnet du är vårdnadshavare för fått vård eller rådgivning rörande kroppsliga eller psykiska problem? (Detta hindrar inte personen från att delta, men det behövs detaljerade uppgifter för att kunna garantera barnets säkerhet och ge barnet rätt typ av stöd.) 19

Har barnet varit i kontakt med någon som har en smittsam sjukdom eller haft någon smittsam sjukdom de senaste fyra veckorna? JA/NEJ Om du svarade JA, vänligen ge mer detaljerad information: Har barnet åsamkats några skador under den senaste tiden? Om ja, ge mer detaljerad information: När fick barnet senast vaccination mot stelkramp? Jag lovar att meddela gruppledaren om alla eventuella förändringar av barnets hälsotillstånd under tiden mellan datumet för undertecknande av denna medgivandeblankett fram till det datum då gruppträffen börjar. Jag godkänner att det barn jag är vårdnadshavare för får ges mediciner ordinerade av professionell sjukvårdspersonal och i nödfall får tandvård, läkarvård eller kirurgisk vård (inklusive narkos eller blodtransfusion) om den lokala vårdpersonalen anser det nödvändigt. Jag har tagit del av och förstår innehållet i den försäkring som mitt barn har samt ersättningstaket och begränsningarna. Kontaktuppgifter till den person som ska kontaktas vid en nödsituation: Namn: Relation till deltagaren: Telefon, hem: Telefon, arbete: Mobiltelefon: Kontaktuppgifter till en alternativ person som ska kontaktas vid en nödsituation: (om den ordinarie kontaktpersonen av något skäl inte är anträffbar) Namn: Relation till deltagaren: Telefon, hem: Telefon, arbete: Mobiltelefon: Jag försäkrar härmed att jag har läst samtliga avsnitt ovan och fyllt i alla uppgifter enligt bästa förmåga. Underskrift: Datum: Namnförtydligande, vårdnadshavaren: Adress: 20

Överenskommelse mellan grupper PARTNER GROUP / ORGANISATION AGREEMENT FORM Name of the organisation / group: Youth exchange to: Exchange with: (list all partners) Start date: End date: The information contained in this partner group / organisation agreement form is understood, agreed and will be followed by all parties directly involved in the above mentioned exchange. The top priority is to ensure the safety of all participants and the successful implementation of the programme. The purpose of this agreement is to ensure that the partner organisations and youth leaders are fully aware and in agreement with the details of the programme, and that any special risks or concerns or special supports that may need to be put in place have been communicated to all parties concerned. The top priority is to ensure the safety of all participants at all times. DECLARATIONS: 1. I/we confi rm that I/we have read and agreed on the programme for this youth exchange. 2. I/we confi rm that the programme, all special risks and concerns have been discussed and agreed by all partner organisations before the beginning of the youth exchange. 3. I/we confi rm that risk assessment procedures have been carried out on the programme prior to departure. Any changes in the programme will go through the same risk and safety procedures and all changes are agreed by all groups. 4. I/we confi rm an awareness of the mission of all other groups, and consider, acknowledge and recognise the possible cultural and legal differences between the groups from different countries. 5. I/we confi rm that any disputes will be addressed immediately in consultation with all partner groups. 6. I/We confi rm to the best of my/our knowledge that all the project leaders are competent and experienced and have an awareness of safety issues. Signed by the Group Leader in Charge: Date: Signed by the Legal Responsible: Date: 21

Anteckningar 22

23

ISBN 978-951-805-222-0 (tryckt). IISBN 978-951-805-223-7 (pdf). Bilder: Satu Haavisto och Lehtikuva. Illustrationer: Jouko Kiesiläinen Tryck: Libris 1/2009, första upplagan, 400 ex. Publikationen har fått Europeiska kommissionens stöd. Kommissionen ansvarar inte för innehållet i publikationen. Centret för internationell mobilitet och internationellt samarbete CIMO PB 343, 00531 Helsingfors Telefon 0207 868 500 (växel) Fax 0207 868 601 nuoriso@cimo.fi http://www.cimo.fi