Nyttoanalys av införande av tidrapportering i Järfälla kommun

Nyttoanalys av införande av tidrapportering i Järfälla kommun Sammanfattning Järfälla planerar att införa digital tidrapportering i hemtjänsten. För att bedöma nyttan av en sådan investering har en nyttoanalys genomförts. Nyttoanalysen bygger dels på tillgänglig data om hemtjänsten omfattning och dels på ett antal bedömningar. Resultatet visar att nyttopotentialen är stor och digital tidrapportering bör leda till att kostnaderna för hemtjänsten minskar samtidigt som effekterna av den nuvarande omfattningsökningen kraftigt dämpas. Det största hindret för en realisering av nyttan med digital tidrapportering är Järfällas förmåga att enbart ersätta leverantörer för utförd tid. Bakgrund Järfälla kommun upphandlar idag hemtjänst motsvarande 48.000 timmar per månad från flera leverantörer. Järfälla fakturerar sina kunder 79 kr per utförd timme och ersätter sina leverantörer med 310 kr per arbetad timme. För kunder med större behov av hemtjänst finns ett tak för hur mycket kommunen kan fakturera per månad. För kunder med normala inkomster inträder taket vid en fakturering på ca 1700 kr per månad men ofta är takbeloppet lägre eftersom kunden har rätt att behålla ett förbehållsbelopp som minskar möjligheten att få ut ett helt takbelopp. I praktiken har Järfälla möjlighet att fakturera 16 % av det totala antalet timmar som levereras inom hemtjänsten. Administrationen av kunders fakturor innehåller flera manuella arbetsmoment bland annat registrering, avvikelsehantering samt att svara på samtal från kunder och deras anhöriga. Det finns i dagsläget begränsade möjligheter för kommunen att kontrollera att insatser verkligen utförts vilket leder till att vissa kundfakturor efterskänks. Leverantörer fakturerar kommunen för utfört arbete. Arbetet rapporteras manuellt av leverantörernas vårdpersonal och sammanställs i papperslistor som bifogas fakturorna. I arbetet ingår tid för transport mellan kunder, personalmöten och utbildningsinsatser. Dessutom rapporteras ofta mer arbete än det som kommunen gett i uppdrag åt leverantören att utföra. Omfattningen på hemtjänsten ökar med omkring 4 % per år och avgifter respektive ersättningar ökar med ungefär 2 % per år. Givet denna utveckling kommer Järfällas kostnader för hemtjänsten att öka från drygt 170 miljoner kr 2011 till knappt 220 miljoner kr 2016. En ökning med 27 %. Järfälla kommun överväger nu att införa tidrapportering i hemtjänsten. Detta innebär att Järfälla kommun ålägger leverantörerna att rapportera nedlagd tid för utförda insatser via ett datoriserat tidrapporteringssystem som är sammankopplat med kommunens vård- och omsorgssystem Procapita. Genom att digitalisera tidrapporteringen kan kvaliteten och

effektiviteten i hanteringen av vård- och omsorgsinsatserna förbättras. Syftet med den här rapportern är att beskriva och värdera dessa förbättringar. Rapporten innehåller en beskrivning av processförändringar, nyttor, värdering av nyttorna, scenario för införande av tidrapporteringssystem inklusive kostnader för införande och en nuvärdesberäkning av nyttorna. Processförändring Processen för vård- och omsorg i Järfälla kan beskrivas i nio övergripande steg, se figur 1. Figur 1. Övergripande process vård- och omsorg Järfälla kommun. Biståndshandläggare fattar beslut om insatser, t.ex. städning och inköp, för äldre och funktionshindrade invånare i Järfälla (1). Därefter utformar handläggare ett uppdrag för utförare som innehåller en samlad tid för en eller flera typer av insatser (2). Tiden beräknas utifrån schabloner för hur lång tid olika typer av insatser beräknas ta. Utföraren upprättar en genomförandeplan baserat på uppdraget och schemalägger vårdpersonal (3). Vårdpersonal genomför insatser (4) och utföraren fakturerar kommunen månadsvis för de uppdrag man utfört (5). Kommunen fakturerar vårdtagare (6) för utförda insatser och betalar leverantörer för dessa (7). Justeringar av fakturor på grund av avvikelser och felaktigheter sker i efterhand. Socialstyrelsen och kommunens beställare följer upp kommunens vård- och omsorg (8). Kommunens beställare utvärderar utförarorganisationerna och förhandlar om avtal (9). Vid ett införande av datoriserad tidrapportering kommer flera av stegen i hanteringsprocessen att påverkas. Den stora skillnaden mot tidigare är att insatserna tidrapporteras digitalt i direkt anslutning till att de utförs istället för som idag manuellt i efterhand. Tidrapporteringssystemet är dessutom ihopkopplat (integrerat) med vård- och omsorgssystemet Procapita vilket gör att information om vårdtagare, genomförandeplaner och insatser är tillgängliga för vårdpersonalen. Rapportering av avvikelser och journalanteckningar sker också digitalt direkt i systemet. Denna information är sedan tillgänglig och enkel att sortera och analysera i systemet. I bilaga 1 finns en detaljerad sammanställning över dessa förändringar.

Genomförande Nyttoberäkningen har genomförts utifrån kommunens perspektiv. Nyttor har identifierats genom informationssökning, intervjuer med kommuner som infört tidsrapporteringssystem och i diskussioner med Järfällas programchefer för äldreomsorg och funktionshinder. Beräkning av nyttorna har gjorts utifrån tillgänglig data, intervjuer med handläggare samt med utgångspunkt i exempel från andra kommuner och antaganden. Kostnaderna har beräknats utifrån en offert från Tieto samt utifrån schabloner för IT-projekt. Samtliga beräkningsgrunder redovisas vartefter de dyker upp i beräkningarna. Användning av tidrapporteringssystemet kommer naturligtvis även leda till nytta för kunder och leverantörer. Dessa nyttor har skisserats i bilaga 2, men har av resursskäl inte beräknats i denna undersökning. Nyttor Nyttorna består av ökad kontroll, minskad administrativ tid, minskad ersättning till leverantörer och minskade kundavgifter. Ökad kontroll Bättre kontroll på faktiskt arbetad tid eftersom tiden registreras vid ankomst och avslut i anslutning till insatsen och mäts med klocka. Bättre kontroll på att brukaren får besök, vilka insatser som gjordes och när dessa gjordes och av vem. Minskade kostnader för krediterade kundfakturor. Detta uppskattas till 1 % av fakturerat värde. Minskad administrativ tid Manuell stansning av utförda insatser försvinner för avgiftshandläggare. Detta beror på att tiden och insatserna redan registrerats i systemet av vårdaren. Granskning av avvikelser och andra brister i dagens underlag minskar i och med att informationen i systemet förbättras. Idag uppskattas detta arbete till 25 % tjänst. Minskad tid för att svara på frågor från brukare. Detta gäller såväl avgiftshandläggare som biståndshandläggare. Idag uppskattas detta arbete till 25 % tjänst. Detta bygger på en bedömning att biståndshandläggare äldre lägger cirka 15 min per dag vilket minskar till 5 min per dag i och med att all information om besök och fakturor finns tillgängliga i Procapita. Det blir också enklare att utvärdera utförarorganisationerna genom att tidrapporteringssystemet tillhandahåller statistik, vilket snarare är en förbättring än en tidsbesparing. Det blir enklare att följa upp omsorgstjänsterna genom att tidrapporteringssystemet erbjuder stöd för statistik och analys. Budgetarbetet tar mindre tid och budgetarna blir mer tillförlitliga i och med att de bygger på bättre underlag. Försumbar tid, ca 100 timmar per år. Budgetering av uppdrag förenklas och förbättras genom att tidsschablonerna för insatser bygger på bättre data. Det blir enklare att kontinuerligt utvärdera schablontiderna. En kvalitetshöjning. Försumbar tid. Enklare att följa upp om rapporterade avvikelser stämmer. Denna arbetsuppgift är idag en betungade post som behöver utvecklas och som i och med införandet av tidsrapporteringssystemet blir mycket förenklad

Minskad ersättning till leverantörer Minskade kostnader genom att dagens rapporterade tid förväntas vara högre än faktisk tid för genomförda insatser. Gångtid mellan kunder, tid för personalmöten och utbildningar samt rapporteringstid i lokal utgår. Detta bedöms motsvara 20 % av arbetstiden för en utförare. Som jämförelse kan nämnas Mariestad där denna tid är bestämd till 30% 1. För att i någon mån kompensera leverantörer från detta intäktsbortfall har Järfälla i denna nyttoanalys beräknat med att kunna höja ersättningsnivåerna något. Som exempel kan nämnas att Sollentuna kommun har beslutat att höja ersättningen av detta skäl från 307 till 320 kr per timme. Färre missförstånd genom tydligare regler för vad som levereras i relation till vad som beställs. Tydlighet att enbart det som beställts levereras. Exempel från hemtjänsten i Järfälla tyder på ca 5 % överfakturering jämfört med beställning. Minskade kundavgifter Minskade intäkter i och med att rapporterad tid förväntas minska. Intäktsminskningen blir dock inte proportionell mot de minskade timmarna genom att fler brukare hamnar under gränsen för fribelopp. Kostnad för nyttan Kostnaden för nyttan består av projektkostnader för att införa tidrapporteringssystemet, mjukvarukostnader, hårdvarukostnader samt årliga serviceavgifter. Järfälla utvärderar flera alternativa tidrapporteringssystem med det gemensamt att de kan kopplas ihop (integreras) med Järfällas vård- och omsorgssystem Procapita. Denna undersökning utgår från ett av alternativen: Mobipen. Mobipen är det tidrapporteringssystem som idag är mest spritt bland svenska kommuner och som används av flera av Järfällas grannkommuner. Det innebär att flera av Järfällas leverantörer är vana vid att använda Mobipen. Flera tekniska barnsjukdomar ha redan arbetats bort och nackdelarna med systemet är väl dokumenterade. Prislappen för Mobipen är också representativ för andra alternativ. Mobipen får alltså anses vara ett realistiskt alternativ att basera denna utvärdering på. Kostnaden för att införa Mobipen i Järfälla är sammanställd i tabell 2 2. Post Kostnad Anmärkning Förstudie 150 000 Ospecificerat syfte Licenser 717 000 Inklusive moduler till Procapita Pennor 1 497 500 500 pennor Tillval journalanteckningar 225 000 450 kr per penna Årlig servicekostnad 510 000 42 500 kr per månad Intern projektledning 2 589 500 Uppskattas till 100 % av kostnaden för hård och mjukvara. Fördelas på två år. Extern projektledning 2 589 500 Uppskattas till 100 % av kostnaden för hård och mjukvara. Fördelas på två år. Summa 7 768 500 Tabell 2. Kostnad för att införa Mobipen bland Järfällas leverantörer inom hemtjänsten. 1 Intervju med vård- och omsorgschef Lotta Hjoberg, 2011-10-14. 2 Utifrån offert från Tieto 2011-10-13.

Intern projektledning och extern projektledning är uppskattad efter schablonen att dessa är var för sig lika stora som kostnaden för mjuk- och hårdvara. Resultat Resultatet består av en investeringskalkyl som sträcker över fem år, från 2012 till 2016, se tabell 3. Med användningsgrad menas i vilken utsträckning som leverantörerna har börjat använda tidrapporteringssystemet. Under 2012 förväntas endast en pilotleverantör ha börjat använda systemet. Resterande leverantörer inför systemet successivt under hösten 2012 och våren 2013. Med administration menas den minskning av administrativ tid som användningen av tidrapporteringssystemet förväntas leda till. Denna nytta förväntas släpa efter införandet i och med att man förväntar sig vissa inkörningsproblem. Projektkostnaden är fördelad på två år och kalkylräntan är uppskattad till 5 %. Nuvärdet på investeringen är beräknad till drygt 70 miljoner kr. Intäkterna är hämtade från tabell 4, nedan. År 2012 2013 2014 2015 2016 Användningsgrad 5% 75% 100% 100% 100% Administration 0% 20% 75% 100% 100% Besparing jämfört med 2011 2 160 622 kr 28 246 998 kr 29 608 863 kr 20 986 575 kr 11 760 492 kr Investering i hårdvara och mjukvara -2 589 500 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr Projektkostnad, internt och externt -2 589 500 kr -2 589 500 kr Årlig servicekostnad -510 000 kr -510 000 kr -510 000 kr -510 000 kr -510 000 kr Vinst (- förlust) -3 528 378 kr 25 147 498 kr 29 098 863 kr 20 476 575 kr 11 250 492 kr Ackumulerat värde -3 528 378 kr 21 619 120 kr 50 717 983 kr 71 194 558 kr 82 445 050 kr Nuvärde 70 247 038 kr Kalkylränta 5% Tabell 3. Investeringskalkyl över fem år för införande av Mobipen i Järfälla kommun. Det är viktigt att komma ihåg att den verkliga besparingen egentligen är större än nuvärdet visar. Under perioden 2012-2016 ökar omfattningen på hemtjänsten med 4 % per år och ersättningarna med 2 % per år. Detta innebär ökade kostnader för hemtjänsten som minskar nuvärdet av investeringen. Besparingarna i tabell 3 är hämtade från tabell 4, nedan. År 2011 ingår i tabellen som jämförelse mot omfattningen av nuvarande verksamhet. Minskningen i rapporterad tid bygger på de antaganden som beskrivits i kapitel Nyttor ovan, d.v.s. gångtid, personalmöten, rapportering i lokal samt utbildning kan inte längre faktureras (20 %), överfakturering försvinner (5 %) liksom kreditering av fakturor (1 %). Härigenom minskar den av leverantörer fakturerade tiden med 26 %. Samtidigt ökar omfattningen av hemtjänsten med i snitt 4 % per år. Avgiften per timme höjs från dagens 79 kr till 82 kr 2012. Därefter höjs avgiften till 150 kr 2013 för att närmare sig kostnaden för hemarbete med rut-avdrag. Denna avgift ökar sedan med 2 % per år. Ersättningen till leverantörerna är densamma 2012 som 2011 men ökar sedan till 330 kr 2013 för att kompensera leverantörerna för gångtid etc. Därefter ökar ersättningen med 2 % per år. 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Minskning rapporterad tid 0% 26% 26% 26% 26% 26%

Fakturerad tid per månad 48000 36941 38418 39955 41553 43216 Andel tim. högkostnadsskydd 84% 75% 75% 75% 75% 75% Avgift per timme 79 kr 82 kr 150 kr 153 kr 156 kr 159 kr Ersättning per timme 312 kr 312 kr 330 kr 337 kr 343 kr 350 kr Intäkter från avgifter 606 720 kr 757 286 kr 1 440 691 kr 1 528 285 kr 1 621 205 kr 1 719 774 kr Utgift för timersättning 14 976 000 kr 11 525 530 kr 12 678 083 kr 13 448 910 kr 14 266 604 kr 15 134 013 kr Kostnad 14 369 280 kr 10 768 243 kr 11 237 391 kr 11 920 625 kr 12 645 399 kr 13 414 239 kr Utslaget på år 172 431 360 kr 129 218 918 kr 134 848 696 kr 143 047 497 kr 151 744 785 kr 160 970 868 kr Besparing 0 kr 43 212 442 kr 37 582 664 kr 29 383 863 kr 20 686 575 kr 11 460 492 kr Tabell 4. Beräkning av besparingar utifrån ett antal antaganden. Alternativt scenario 6 % Ett alternativt scenario har utarbetats som utgår från en besparing på 6 % istället för 26 % som i huvudscenariot ovan. 6 % motsvarar den tid som idag bedöms komma från överfakturering jämfört med den tid som beställts och den kundkreditering som förekommer. I detta scenario behöver inte ersättningen till leverantörer öka med mer än 2 % per år eftersom de fortfarande ersätts för gångtid, tid för personalmöten och utbildning. Nuvärdet för detta scenario blir 28 miljoner kr, se bilaga 3. Det täcker alltså investeringen i digital tidrapportering och leder dessutom till en rad kvalitetsmässiga förbättringar. För att få en någorlunda rättvisande bild har ingen hänsyn tagits till att omfattningen av hemtjänsten ökar med 4 % per år. Tar man hänsyn till denna ökning blir nuvärdet istället negativt (-49 miljoner kr) och effekten blir att omfattningsökningen dämpas. Slutsatser Syftet med den här rapportern är att beskriva och värdera de effekter som Järfälla kommun kan uppnå genom att digitalisera tidrapporteringen i hemtjänsten. Slutsatsen är att potentialen i digitaliserad tidrapportering är hög. Kostnaderna för hemtjänsten kan minska betydligt. Nuvärdet för investeringen är beräknad till drygt 70 miljoner kr över en femårsperiod. Samtidigt kan ökningen i hemtjänstens omfattning i hög grad dämpas. Efter fem år beräknas den fakturerade tiden fortfarande ligga en bra bit under årets omfattning. Det största hindret mot en realisering av hela potentialen i digital tidrapportering är Järfällas förmåga att enbart ersätta leverantörerna för utförd tid. Å andra sidan visar det alternativa scenariot att om tidrapporteringssystemet enbart leder till att överfakturering och kundkreditering upphör så är nyttan av digital tidrapportering fortfarande betydande och investeringen återbetalar sig redan under 2013.

Bilaga 1 Process-steg Förändring Påverkar 1. Besluta om insatser 2. Utforma uppdrag Schablontider kan baseras på statistik. Biståndshandläggare och omsorgschefer i kommunen 3. Planera uppdrag Uppdragen tillhandahålls elektroniskt. Gruppsamordnare hos utförare. Stöd för schemaläggning. 4. Genomföra insatser Vårdpersonal har tillgång till information om vårdtagare. Digitalt schema. Vårdpersonal checkar in och ut uppdrag/insatser. Avvikelser rapporteras på plats. Journalanteckningar rapporteras på plats. Vårdpersonal hos utförare. 5. Rapportera uppdrag Uppdragen sammanställs automatiskt avseende tid, avvikelser och journalanteckningar. Vårdpersonal och gruppsamordnare godkänner. 6. Fakturera vårdtagare Fakturor sammanställs automatiskt baserat på faktiskt rapporterad tid för innevarande månad. Information om rapporterade insatser tillgängliga i systemet. Vårdpersonal och gruppsamordnare hos utförare. Avgiftshandläggare och biståndshandläggare i kommunen. Vårdtagare. 7. Betala utförare Underlag för utförarnas fakturor Beställare och ekonomi? baseras på faktiskt rapporterad tid. 8. Uppföljning Insamling av statistik automatiseras. Socialstyrelsen och beställare 9. Utvärdering av utförare Utvärdering av utförare baseras på Beställare utförda insatser och faktiskt rapporterad tid.

Bilaga 2 Vårdgivare Tidsregistreringssystemet erbjuder struktur, rutiner och systemstöd vilket förenklar arbetsorganisering. Minskade intäkter genom att gångtid, personalmöten och utbildning inte längre ersätts av kommunen. Ökad kontroll över personalens arbetstid. Vårdaren Ökad kontroll på egen tid genom digitalt schema. Trygghet i att jag varit på plats. Lättare att komma ihåg var man varit. Stöd för dokumentation. Förenklad rutin för rapporteringen. Vårdaren behöver ej återvända till kontoret för att rapportera. Vårdaren har hela tiden uppdaterad information om brukaren genom tillgång till kundkortet. Vårdaren har bättre information om vad som är beställt och i vilken omfattning. Förenklad avvikelserapportering. Dålig handstil och bristande språkkunskaper av mindre betydelse. Teamsamordnare Färre fel i rapportering och omvårdnad. Färre lappar, d.v.s. mindre manuella moment för att rapportera och hantera avvikelser. Bättre kontroll över genomförda insatser och färre samtal från t.ex. anhöriga.

Bilaga 3 År 2012 2013 2014 2015 2016 Användningsgrad 5% 75% 100% 100% 100% Administration 0% 20% 75% 100% 100% Intäkter 619 085 kr 12 335 021 kr 13 470 401 kr 10 361 682 kr 7 114 288 kr Investering i hårdvara och mjukvara -2 589 500 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr Projektkostnad, internt och externt -2 589 500 kr -2 589 500 kr Årlig servicekostnad -510 000 kr -510 000 kr -510 000 kr -510 000 kr -510 000 kr Vinst (- förlust) -5 069 915 kr 9 235 521 kr 12 960 401 kr 9 851 682 kr 6 604 288 kr Ackumulerat värde -5 069 915 kr 4 165 606 kr 17 126 007 kr 26 977 689 kr 33 581 977 kr Nuvärde 28 023 717 kr Kalkylränta 5%