Protokoll från styrelsemöte i Bjuvs BK Protokoll nr: 10-2012/2013 Datum: 2012-11-05 Plats: Klubbstugan Närvarande: Annika Edvinsson, Berit Streifert, Kamilla Roupé, Ken Lundahl och Louise Adamsson Anmält förhinder: Josefine Svahn, Linda Ljungdahl och Maria Persson 123 Mötets öppnande Vice ordförande Louise Adamsson hälsar de närvarande välkomna och förklarar mötet öppnat. 124 Protokollförare för mötet Till protokollförare utses Ken Lundahl. 125 Val av justerare att jämte mötesordförande justera protokollet Annika Edvinsson utses att jämte mötesordförande justera protokollet. 126 Godkännande av dagordning Föreslagen dagordning fastställs. 127 Föregående protokoll 9-2012/2013 från den 2012-10-08 Justerat protokoll 9-2012/2013 från den 2012-10-08 godkänns och läggs till handlingarna 128 Ekonomisk rapport Berit Streifert redovisar aktuella balans-och resultatrapporter. Ekonomin är fortsatt god. De frågor som gällde resultatredovisningen har kunnat lösas per telefon och därför behövde inte Annika Nilsson, Blentarps Skrivbyrå närvara vid dagens möte enligt tidigare beslut. Styrelsen diskuterar klubbens bokföringsrutiner. Att göra en uppdelning i ett stort antal grupper med egna rambudgetar och budgetansvar bedöms leda till en minskad vi-känsla i klubben och en väsentligt ökad arbetsbörda för kassör och redovisningsbyrå. Styrelsen beslutar uppdra åt Berit Streifert att vid nästa styrelsemöte presentera ett förslag till förenklade redovisningsrutiner omfattande enbart följande Resultatenheter : 1. Klubben 2. Köket 3. Prov & Tävling -- inom nuvarande Agilitygrupp, Mentalgrupp, Rallylydnadsgrupp Tjänstehundsgrupp, Tävlingsgrupp och Utställningsgrupp 4. Utbildning nuvarande Hundägarutbildningsgrupp samt all utbildning och kursverksamhet oberoende av arrangerande grupp Nuvarande gruppindelning med olika verksamhetsområden kvarstår men gemensam Rambudget läggs av sammankallande i grupperna vid ett gemensamt möte. Uppdragsbeskrivningar för sammankallande i grupperna bör tas fram. Styrelsen uppdrar åt Berit Streifert att förhöra sig med Bjuvs Kommun om ansökt Föreningsbidrag. Berit Streifert informerar att kontakt tagits med ICA i Bjuv angående inköp på plastkort. Inga kort har trots uppmaning från styrelsen inkommit till Berit och frågan lyfts till medlemsmötet den 22 nov. 2012.
129 Skrivelser a) Inkommande Samtliga skrivelser inkl. Dnr 7 2012-in och Dnr 8 a,b,c 2012-in diskuteras och läggs till handlingarna. Särskilt diskuteras SBKs skrivelse med uppmaningen att vårt kursutbud ska vara lättillgängligt och att det ska vara enkelt att få telefonkontakt med en person på klubben. Det handlar om service. Vi måste leva upp till att vara hundägarnas utbildningsorganisation och möta konkurrensen från den privata marknaden. b) Utgående Dnr 2 2012-ut : Mail till fastighetschef Mikael Bruselius, Bjuvs Kommun, angående den långa handläggningstiden av vår ansökan, Dnr 4 2012-ut från 2012-03-21, om bidrag till hålpipning av träningsplaner genomgås och läggs till handlingarna. 130 Mailbeslut Mailbeslut 2-2012 av den 2012-10-14 Diskmaskinen i köket fungerar inte och undersökning visar att reparationskostnaden skulle bli 1700:- + 1200:- + arbetskostnad. Styrelsen beslutar att Louise ombesörjer inköp av ny diskmaskin till en kostnad av ca 5 000:- inkl.moms. Styrelsen fastställer beslutet. 131 Information och rapporter Styrelsen: Louise Adamsson informerar att ny diskmaskin är installerad. Vid installationen upptäcktes fuktskador bakom köksbänken. Styrelsen uppdrar åt Louise Adamsson att kontakta Patrik Borg för kostnadsförslag på byte av köks/diskbänk, golv i stora salen och delar av taket. Information lämnas på medlemsmötet. Kostnadsförslag ska finnas till styrelsemötet 2012-12-03. Annika Edvinsson har inhämtat information om brandsläckare. Rekommenderas pulversläckare 3 st a 6 kg., återfyllningsbara. Kostnad 1 000:- /st inkl. moms. Styrelsen beslutar uppdra åt Annika att köpa 3 st. Berit Streifert informerar att hon fått 2 st hjul till gräsklipparen av Sten Bengtsson men båda är av fel sort och passar inte. Leif Lantz hanterar frågan. Leif Lantz har deltagit i informationsträff om trädgårdsmaskiner. Berit informerar att arbete pågår med att kolla upp nät till fönstret mellan kök/stora salen. Ken Lundahl har vid telefonsamtal 2012-11-02 med samhällsutvecklingschefen vid Bjuvs Kommun, Christel Sundberg, meddelats att av olyckliga omständigheter har ärendet om hålpipning behandlats fel av Bjuvs Kommun från början. Kultur-och Fritidsnämnden har ställt sig positiv till ansökan men har inga pengar till kostnaden och ärendet har sedan gått vidare till fastighetschefen och slutligen till samhällsutvecklingschefen vars bedömning är att det finns inte pengar att täcka kostnaderna för hålpipningen och ett skriftligt avslag kommer på vår ansökan inom kort. Styrelsen beslutar uppdra åt Ken att kontakta Fredrik Fisch om var vi kan få hjälp med hålpipning och vid vilken tidpunkt på året en sådan lämpligast görs. Ken informerar styrelsen att Svenska Terrierklubben under 2013 har önskemål att utöka antalet BPH om möjligt. All planering av BPH-verksamheten görs med hänsyn till Bjuvs BKs ansökta prov och tävlingar i övrigt så att BPH inte stör denna verksamhet. Inga negativa synpunkter på BPH har framkommit till styrelsen från övriga verksamheter som bedrivs på klubben och styrelsen ställer sig positiv till framförda önskemål. Förfrågan har inkommit från sammankallande i valberedningen, Jill Adolfsson, om vilka styrelseposter som ska tillsättas vid kommande årsmöte. Ken uppdras att informera Jill. Ken har skickat ut mail till samtliga som anmält intresse att hjälpa till vid klubben i olika sammanhang med förfrågan om de kontaktats.
AG: Ken har vid telefonsamtal med Halla Foder AB fått information att utlånade tält inte returnerats till Halla Foder efter användning vid Agilitycupen. Enligt gällande avtal ombesörjer Bjuvs BK att utlånade tält returneras efter användning men transporten betalas av Halla Foder AB. Josefin meddelar per telefon att de är återlämnade. HuG: Önskemål har inkommit från Inger Jensen att klubben köper in mjukt hundgodis till försäljning av Viktoria Sjöberg, Olivers Petfood Köpenhamn. Klubben får 35 % rabatt och godiset säljs i köket till kursdeltagare. Styrelsen beslutar att max. 10 kg köps in till vårens kursverksamheter av HuG. Information har inkommit från Ann-Margreth Hagerman att hon upphör som sammankallande i HuG efter detta verksamhetsåret. Styrelsen beslutar uppdra åt Ken att tillfråga Marita Hernvall om hon kan tänka sig att ta över som sammankallande och redan nu gå in vid sidan av Ann-Margreth för att informera sig om kommande verksamhet och planering. MG: Planeringsmöte för 2013 avseende MH/BPH för Bjuvs BK, Råådalens BK och Svenska Terrierklubben är den 12 november 2012 på klubbstugan. Louise och Ken har genomfört en M1 Allmän Mentalkunskap 2012-10-02 och 2012-10-09 med följande godkända deltagare: Belinda Richardsen, Emilie Ahlberg, Maria Persson, Marie Ridderhall och Tina Häggh. Figurantutbildning MH kommer att genomföras av Louise och Ken i januari-februari 2013 med förhoppning att alla våra figuranter får behörighet att tjänstgöra som A-figuranter. Utbildningen kommer att genomföras enligt den nya kursplanen för MH-figurantutbildning. Utbildning är godkänd av SBKs Mentalgrupp. Beräknat antal deltagare ca 12 st. RG: SM i Rallylydnad genomförs på Söderåsens BK den 13-15 september 2013. TjBG: TG: UG: 132 Bordlagda ärenden 133 Återremitterade ärenden 134 Nya ärenden a) Förfrågan från Kati Mäkeläinen Sökhundsgruppen önskar ha en gemensam träff i klubbstugan lördagen den 24/11. Styrelsen tillstyrker förfrågan. Ken meddelar Kati beslutet. b) Hantering av kursanmälningar. Synpunkter har inkommit till styrelsen från Ann-Margreth Hagerman. Hanteringen av kursanmälningar upplevs som ett problem. Styrelsen diskuterar olika lösningar på frågan. Styrelsen noterar att HuG inte följt gällande beslut i 90 protokoll 7-2012 angående anlitande av avtalsinstruktör i kursverksamheten. Styrelsen betonar att användande av avtalsinstruktör i kursverksamheten enbart får ske om den inte kan genomföras av klubbens egna instruktörer och vid varje kurs ska skriftligt avtal mellan Bjuvs Bjuvs BK och avtalsinstruktören godkännas av styrelsen. HuG upprättar avtalet och överlämnar detta till styrelsen för godkännade i god tid före planerade kurser.
c) Förslag angående upphävande av hundförbudet i klubbstugan. Inlämnat av: Petra Carlsson, Solveig Båge, Camilla Reichenauer, Lisa Lyhagen, Kati Mäkeläinen och Ann- Margreth Hagerman. Förslag har inkommit till styrelsen 2012-10-29 att hundförbudet upphävs och att klubbstugan, stora salen och lektionssalarna, under november-mars kan användas för organiserad träning av hundar med upp till 6 st grupper samtidigt, ca 20 hundar totalt. Förslaget är också att en utvärdering görs efter mars månads utgång. Styrelsen diskuterar ingående frågan men beslutar enhälligt avslå förslaget i dess nuvarande form och betonar att följande tidigare styrelsebeslut, som fattats enligt allmänt accepterad föreningspraxis, gäller och vädjar att det respekteras så länge inte beslutet upphävs. Detta är viktigt för att kunna ha en väl fungerande demokrati och spelregler för klubbens verksamhet. Utan respekt för demokratiskt fattade beslut kan inte en effektiv och målinriktad föreningsverksamhet bedrivas. Gällande beslut lyder: Styrelsen beslutar att generellt hundförbud råder i klubbstugan med undantag för deltagare i klubbens valpkurser efter tillstånd av ansvarig kursledare/instruktör. Tillstånd ska endast ges i undantagsfall och vara välmotiverat. Styrelsen lyfter frågan för information och diskussion till medlemsmötet den 22 november. Styrelsen anser att det är viktigt att frågan inte beslutas på Medlemsmötesnivå då förändringar inte kan göras, om så krävs, på ett enkelt sätt. Frågan har diskuterats av Ken med SBK centralt som instämmer i denna bedömning. Om kompletterande information framkommer vid medlemsmötet, som föranleder ett annat beslut, tas frågan på nytt upp på styrelsemötet 2012-12-03. d) Förslag om inköp av vattenskålar till hundar. Förfrågan har inkommit från Ann-Margreth Hagerman om inköp att vattenskålar då kökets skålar använts till hundar. Styrelsen beslutar avslå förslaget ut smittosynpunkt och anser det olämpligt att tillhandahålla gemensamma vattenskålar. Detta är en sak för varje hundägare att lösa själv. e) Planering inför årsmötet 2013-02-14. Styrelsen beslutar om följande tidpunkter: 1. Förslag till VP för 2013 för samtliga grupper mailas till Ken på ken.lundahl42@gmail.com senast 15 december. 2. VB 2012 för samtliga grupper samt Bästa resultat 2012 mailas till Ken senast 1 jan. 2013. 3. Tidpunkt för gemensamt budgetmöte meddelas sammankallande i grupperna av Ken. Allt behandlas på styrelsemötet 2013-01-07. 135 Övriga frågor 136 Nästa möte Medlemsmöte 22 november kl.19:30 och Styrelsemöte 3 december kl. 19:00 137 Mötets avslutande Mötesordförande tackar deltagarna och avslutar mötet. Vid protokollet: Ken Lundahl, sekreterare Justeras: Louise Adamsson, vice ordförande Annika Edvinsson, justerare