Sveriges lantrbruksuniversitet Medarbetarwebb Undersökning

Sveriges lantrbruksuniversitet Medarbetarwebb Undersökning Frej Bergman November / 2018

Fakta om undersökningen Namn Period Visningar Svar Svarsprocent Språk 19.10.2018 19.11.2018 38 695 1 034 2,67% Enhets Uppdelning 9 6% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 8 18% Desktop Tablet Mobil Hur identifierar du dig? n=1002 56% 4 Kvinna Man 71% 27% Annat 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Hur ofta besöker du vårt intranät? n=1032 4% 45% 27% 17% 5% 8% 41% 23% 21% 5% 2 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Detta är mitt första besök Flera gånger per dag Någon gång per dag Någon gång per vecka Någon gång per månad Mer sällan

Vem är era användare? Hur länge har du jobbat för oss? 10% 5% 1 15% 11% 46% Mindre än 6 månader Mellan 6-12 månader Mellan 1-2 år Mellan 2-5 år Mellan 5-8 år 8 år eller mer 8% 6% 10% 20% 1 46% n=945 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Hur många timmar arbetar du under en normal arbetsvecka? 4% 5% 15% 53% 21% Mindre än 10 timmar Mellan 10-19 timmar Mellan 20-29 timmar Mellan 30-39 timmar 40 timmar Mer än 40 timmar 3% 5% 17% 5 21% 3 n=987 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

30% Vem är era användare? Besökarnas ålder 25% SLU 20% 15% 10% 5% 0% 0-9 10-19 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 70-79 80-89 90+ n=1470 n=912

Vem är era användare? Vilken är din primära organisatoriska tillhörighet? 4% 2 6 3%3% 5% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Centrumbildning Inom universitetsadministrationen Inom en institution Bibliotek Universitetsdjursjukhuset Annat n=954 Vilken huvudsaklig roll har du inom organisationen?* 4 36% 8% 14% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Administrativ eller teknisk personal Forskare och/eller lärare Doktorand Annat n=933

Vem är era användare? Vilken avdelning inom universitetsadministrationen tillhör du primärt? Annat 8% Utbildningsavdelningen 8% Planeringsavdelningen 4% Personalavdelningen 5% Ledningskansliet 10% Kommunikationsavdelningen 13% IT-avdelningen 6% Infrastrukturavdelningen 14% Fakultetskansli VH 7% Fakultetskansli S Fakultetskansli NJ 4% Fakultetskansli LTV 10% Ekonomiavdelning 8% Egendomsavdelningen 1% -1% 1% 3% 5% 7% 9% 11% 13% 15% n=217

Vem är era användare? Vilken institution tillhör du primärt? Annat Skogsmästarskolan Enheten för skoglig fältforskning Enheten för hippologutbildning Växtskyddsbiologi Växtproduktionsekologi Växtförädling Växtbiologi Vilt, fisk och miljö Vatten och miljö Sydsvensk skogsvetenskap Stad och land Skogsekonomi Skoglig resurshushållning Skoglig mykologi och växtpatologi Skoglig genetik och växtfysiologi Skogens ekologi och skötsel Skogens biomaterial och teknologi Norrländsk jordbruksvetenskap Molekylära vetenskaper Mark och miljö Landskapsarkitektur, planering och förvaltning Kliniska vetenskaper Husdjursgenetik Husdjurens utfodring och vård Husdjurens miljö och hälsa Energi och Teknik Ekonomi Ekologi Biosystem och teknologi Biomedicin och veterinär folkhälsovetenskap Arbetsvetenskap, ekonomi och miljöpsykologi Anatomi, fysiologi och biokemi Akvatiska resurser n=594 0% 0% 1% 1% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 4% 4% 5% 4% 5% 4% 0% 1% 3% 4% 5% 6% 7% 8% 9% 5% 5% 6% 8%

Vem är era användare? Hur ser din arbetsplats ut? 94% 4% 80% 18% n=978 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Jag har en egen dator Jag delar dator med andra kollegor Annat Har du fått tillräcklig information för att använda vårt intranät? 38% 2 25% 15% 37% 19% 31% 13% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 8 n=927 Ja, jag har fått den information jag behöver. Jag skulle vilja ha mer information om intranätet. Jag behöver ingen information för att använda intranätet. Vet ej

70% Vilka delar av intranätet använder du mest? (Max 3) 67% 60% 50% 44% 40% 34% 30% 25% 20% 16% 16% 21% 14% 10% 0% 9% 4% 9% 0% 1% 7% 4% 7% 5% 9 n=937

Lever verktygen du når från intranätet upp till dina förväntningar 40% 5 7% 31% 57% 11% 10 n=900 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ja Delvis Nej

Vem är era användare? Vilka verktyg använder du mest och Lever verktygen du får från intranätet upp till dina förväntningar 100% 90% 6% 17% 6% 6% 8% 5% 5% 10% 19% 5% 5% 6% 6% 25% 1 10% 14% 80% 70% 60% 50% 51% 59% 5 50% 49% 58% 47% 5 53% 53% 48% 100% 55% 59% 6 59% 55% 40% 75% 30% 20% 10% 43% 25% 4 44% 4 37% 48% 37% 28% 4 47% 38% 35% 26% 31% 31% 0% 11 n=900 Ja Delvis Nej Verktygs Popularitet

Vilka kanaler använder du huvudsakligen för att ta del av information om vad som händer inom organisationen? (Max 3) 80% 70% 71% 69% 60% 50% 40% 38% 30% 20% 15% 1 14% 17% 10% 6% 7% 5% 0% 12 n=931

Navigation Det är alltid lätt att hitta på intranätet 4% 3 48% 16% 4% 30% 47% 19% Håller helt med Håller med Håller inte med Håller inte alls med Vad säger användarna? Många klickningar att ta sig in ( PC) Ibland för många klick för att komma fram. Sidor om samma sak som säger emot varandra. Information i många olika och separata dokument (PC) Omständigt och många klick för att komma vidare dit man ska (PC) Jag använder intranätet dagligen och tycker det kan vara svårt att hitta eftersom det krävs så många klick för vissa att ta sig till informationen (PC) Det behöver bli lättare att hitta viktig information (PC) It is difficult to find information (PC) Jag har letat efter ett "marknadstorg" för SLUare. Det har funnits tidigare, men nu hittar jag det inte (om det nu fortfarande finns kvar. Jag tycker det är bra med ett digitalt marknadstorg och skulle gärna vilja att det finns (eller om det redan finns så behöver det göras mera synligt) (PC) 13 n=938

Innehål Intranätet innehåller den information jag behöver 11% 64% 2 3% 8% 59% 28% 5% Håller helt med Håller med Håller inte med Håller inte alls med Vad säger användarna? Mer information om intranät för alla anställda (PC) Give more information about the different possibilities and functions with detailed printscreens when we start to work at SLU (Mobil) Genvägarna till systemen: personanpassade så att de man använder själv mest är de som dyker upp på startsidan (PC) Personlig anpassning av genvägar - nu känns det som att intranätet är designat för administratörer (det finns lärare och forskare på SLU också...) (PC) Saknar ställe där alla anställda kan kommunicera och dela med sig av sådant som kan intressera andra. Vi borde ha ett internt alternativ till facebook-grupper (PC) Saknar övergripande organisationsträd för både fakultet-institution- avd samt kring styr och beslutsorgan (PC) 14 Det går otroligt mycket arbetstid att hitta dokument, policy, regler, SLUs vision, organisationschema. Vem är chef för lokalbokningen? Vem är chef för vem osv... (PC) n=937

Språk Texten är skriven på ett lättförståeligt sätt 25% 63% 10% 2 66% 9% Håller helt med Håller med Håller inte med Håller inte alls med Fler sidor översatta till engelska // Not all pages are translated in English (PC) Information på engelska saknas, speciellt under support (PC) Everything should be in 2 languages (PC) Vad säger användarna? Not all the tools and systems are available in English as well as Swedish. If we really are a bilingual university then everything should be in both languages (Mobil) Se till att all information är uppdaterad och att all info finns på både Sv/Eng och att denna info är den samma (PC) Compare English and Swedish version and you will see how much the english version is inferior in details and information (PC) Förbättra rubriksättningen i menyer så att man förstår var i webbträdet man befinner sig, Byt till en mer läsvänlig font (PC) 15 Texterna i innehållet är ofta för komplicerat skrivet (PC) n=939

Hastigheten Hastigheten på intranätet är bra 21% 60% 16% 4% 2 59% 14% 5% Håller helt med Håller med Håller inte med Håller inte alls med Vad säger användarna? Snabbare nät och stabilare (PC) Fixa prestandan, slu.se är en av de långsammaste siterna på nätet - även när man sitter på slu-nätverket (PC) Få den lite snabbare, och inte hacka sig så mycket (PC) Bättre hastighet, Primula gör att IE kraschar (PC) Check for bugs in Primula (PC) Primula fungerar inte som det borde, ibland flera gånger i månaden (PC) Den delen av primula som hanterar reseersättningar och utlägg fungerar dåligt. Den går långsamt och ibland fungerar den inte alls (PC) 16 n=921

Trovärdighet Intranätet ger intryck av att organisationen bakom är professionell & trovärdig 21% 59% 16% 4% 15% 57% 21% 6% Håller helt med Håller med Håller inte med Håller inte alls med Vad säger användarna? Städa upp bland sidorna lite oftare (PC) Se till att alla sidor är uppdaterade och tillgängliga (Mobil) Se till att inte alla gamla dokument kommer upp när man gör fritext sökning (PC) Det finns mycket information som ligger på intranätet som är gammal och som inte gäller längre. Ta bort eller uppdatera! (PC) Stoppa alla döda länkar som kommer upp vid frisökning. Förenkla och uppdatera informationen under arbetsplats/sharepoint samt ta bort allt som är inaktuellt (PC) Städning av brutna länkar // Fixa brutna länkar (PC) Constant attention to removing dead links (maybe automate this?) and outdated pages (PC) 17 Användbarhetstesta det, och genomför UX/etnografiska undersökningar för att hitta målgruppens verkliga behov! (PC) n=921

Sökfunktionen Sökfunktionen lever upp till mina förväntningar 5% 30% 38% 28% 3% 30% 41% 25% Håller helt med Håller med Håller inte med Håller inte alls med Vad säger användarna? Sökfunktionen måste bli bättre (PC) Bättre sökfunktion och kortare sökvägar (PC) Sökfunktionen måste förbättras, ofta ger det bättre resultat att gå externt till Google och söka där (PC) Sökfunktionen måste bli mycket bättre. Till och med IT säger att man måste söka via google för att få vettiga träffar (PC) Sökfunktionen måste förbättras. Just nu är det MYCKET lättare att googla SLU:s internwebb (PC) SÖKMOTORN måste bli bättre vissa saker är helt omöjliga att hitta om man inte själv sparar bokmärken (PC) Förbättra sökfunktionen - speciellt hur resultat presenteras (PC) KronoX måste vara sökbar på tvären - dvs man måste kunna söka en ledig lokal vid en viss tidpunkt tvärs över alla lokaler på ett campus (Mobil) 18 n=929

Index - Usability Navigation 41,26 39,53 Innehål 56,58 60,80 Språk 70,04 69,53 Hastighet 65,73 65,79 Trovärdighet 60,43 65,91 Sökfunktion 36,96 37,35 19 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 SLU

Korsanalys: Hur länge har du jobbat här / Vad är din ålder / specifik index resultat per hur länge har du jobbat här målgrupp 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 70-79 Navigation Innehåll Språk Hastighet Sökfunktion 90 90% 80 80% 70 70% 60 60% 50 50% 40 40% 30 30% 20 20% 10 10% 20 0 Mindre än 6 månader 6-12 månader 1-2 år 2-5 år 5-8 år 8 år ller mer 0%

Hitta kollegors kontaktuppgifter Det är alltid lätt att hitta kollegors kontaktuppgifter 34% 47% 15% 4% 16% 43% 30% 10% Håller helt med Håller med Håller inte med Håller inte alls med Inför en flik: Hitta medarbetare med kontaktuppgifter till alla som är sorterbar på organisation, arbetsuppgift, chef osv. (PC) Att söka personal med ett enkelt sök är inte heller tillfredsställande, man måste gå via personalwebben (PC) Intelligentare och fungerande sökfunktion för personkontaktuppgifter och fritext. Söker man personal på en institution så är det inte ens säkert att man får fram att prefekten tillhör institutionens personal (PC) Man kan, vad jag vet, inte se om en person är docent eller inte (PC) Vad säger användarna? Fota all personal och se till att alla har relevanta uppgifter. IT-stöd måste också ha sin personal sökbar (PC) Uppdatera o komplettera informationen kring HR(personal/anst mm) (PC) All personal borde presenteras på samma sätt (med samma information och samma sökväg) oavsett vilken institution de tillhör (PC) 21 n=928

Blanketter och Dokument Intranätet innehåller de blanketter/dokument som jag behöver* 15% 66% 16% 3% 11% 57% 26% 6% Håller helt med Håller med Håller inte med Håller inte alls med Gör mötesprotokoll mer tillgängliga (och i kort tid efter möten) (PC) Innehållsmässigt fattas det på sina håll eller så är det svårt att hitta, t.ex. inkomna remisser, remissvar. Göra protokoll sökbara, nu kan man bara filtrera på t.ex. råd/grupp (PC) Styrande dokument behöver förbättras (PC) Smidigare system för reseräkningar (PC) Det behovs radera gamla, oaktuella blanketter och information (PC) Vad säger användarna? Skulle önska att intranätet i högre grad pekar på dokument lagrade i Edda och i public 360 i stället för att de sparas i Episerver - skulle uppleva intranätet modernare och effektivare på det sättet (PC) 22 n=915

Nyheter Nyheterna på intranätet är relevanta för mitt arbete 10% 6 25% 4% 9% 63% 24% 4% Håller helt med Håller med Håller inte med Håller inte alls med Vad säger användarna? Slopa intetsägande kring-text! Varför vägra att ta in nyheter från orterna samtidigt som ni skriver om asfaltering av cykelstigar på Ultuna? Är det detta som menas med "ett SLU"? (PC) Det känns lite som att det saknas en slags anslagstavlefunktion, kort kort info om vad som händer just nu och som inte kalendariet eller nyheterna är riktigt lämpliga till (PC) Göra den lättare att söka i samt lyfta fram viktig info/nyheter så att de inte ligger så långt bak i flödet dvs förenkla och tydliggöra (Tablet) 23 n=910

Användbar / Oanvändbar 2 58% 16% 3% 19% 55% 21% 5% Användbar Måtligt användbar Måtligt oanvändbar Oavnändbar Vad säger användarna? Mer användarvänligt (PC) ITs supportsidor måste bli mer begripliga och användarvänliga (PC) Man bör inte behöva logga in två gånger för att komma in i primula (PC) Varför loggar man in 2-3 ggr för att komma till tex Primula och Proceedo? (PC) Förenkla inloggningarna för användning av vissa system. Som det är nu så måste man först logga in för att kunna se vissa system (tex Ladok), men sen när man klickar på knappen så måste man ändå logga in igen. Varför denna dubbelinloggning?! (PC) Some systems are just not working properly, especially Ladok and Fronter and to some extent Slunik are unnecessarily complicated and have limited functionality (PC) Fimpa det som sällan eller aldrig används och lägg energin på det som används mycket (PC) 24 n=926

Viktig / Oviktigt 54% 41% 5% 1% 47% 43% 8% Viktig Måtligt viktig Måtligt oviktig Oviktig Vad säger användarna? Att inte ha det tillgängligt för allmänheten. Väldigt viktigt för att tillvarata potentialen som intranät (PC) Det behöver bli en fungerande intern kommunikationskanal. En plats där vi kan nå varandra inom organisationen för att undvika alla mail som skickas och som inte riktigt når de som vi vill nå. T.ex. vill jag nå alla forskare/lärare inom hela SLU (PC) När man gick över till de telefonanpassade sidorna försvann mycket information. På interna hemsidor är man oftast intresserad av detaljer - inte allmänt hållen information (PC) 25 n=926

Index - Intranät Hitta kollegors kontaktuppgifter 54,72 70,19 Blanketter/dokument 57,79 64,41 Nyheterna på intranätet 58,97 58,97 Användbar 62,68 66,41 Viktig 78,47 82,29 26 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 SLU

Korsanalys: Hur länge har du jobbat här / Vad är din ålder / specifik index resultat per hur länge har du jobbat här målgrupp 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 70-79 Hitta kollegors kontaktuppgifter Blanketter/dokument 90 Nyheterna på intranätet Användbar Viktig 90% 80 80% 70 70% 60 60% 50 50% 40 40% 30 30% 20 20% 10 10% 27 0 Mindre än 6 månader 6-12 månader 1-2 år 2-5 år 5-8 år 8 år ller mer 0%

Modern / Föråldrad 11% 54% 27% 8% 10% 47% 31% 1 Modern Måtligt modern Måtligt föråldrad Föråldrad Vad säger användarna? Modernare gränssnitt samt bättre interaktiva hjälpmedel men även instruktionsfilmer (youtube) (PC) Mer modernt, mer konkret, mindre text överallt (PC) Förbättra även översikten och designen (som andas sent 00-tal) (PC) 28 n=920

Snygg / Ful 9% 54% 30% 7% 8% 49% 33% 10% Snygg Måtligt snygg Måtligt ful Ful Vad säger användarna? The design could be sleeker with a more interactive interface (PC) Ändra layouten från den nuvarande groteskt grötiga och oläsliga - bilderna är meningslösa (PC) Snygg layout och logga överlag (PC) Improve layout, more pictures, more attractive staff pages with ability for staff to add material themselves (PC) 29 n=922

Spännande / Tråkig 3% 40% 49% 8% 3% 35% 49% 13% Spännande Måtligt spännande Måtligt tråkig Tråkig Vad säger användarna? Skapa ett levande intranät genom att ge möjligheten till all personal att posta saker på ett flöde. Då blir det levande! (PC) Öka kunskap genom att beskriva med hjälp av bilder eller filmer om hur intranätet fungerar. Mindmaps kanske eller annan innovativ lösning (PC) 30 n=917

Välordnad / Rörig 9% 37% 36% 18% 8% 33% 36% 23% Välordnad Måtligt välordnad Måtligt rörig Rörig Bättre struktur/organisering på intranätet är ett måste. Just nu alldeles för svårt och många knapptryck innan man hittar rätt (PC) Jobba lite mer med strukturen så att den blir mer logisk (PC) More structured website and better search engine. When it comes to information about university regulations, it takes 10 clicks to find the forms and information needed (PC) Alla organisatoriska enheters information (anställda, funktioner/ansvarsområden, kontaktuppgifter) bör ha samma struktur för att lättare hitta rätt personer att kontakta och besöka (PC) Mer överskådlighet // Väldigt rörig och oöverblickbar, svårnavigerad. Får ingen övergripande känsla för hela universitetet och andra institutioner. Svårt att konkretisera (PC) Jag känner inte att jag har någon överblick över det (PC) Vad säger användarna? 31 Intranätet känns rörigt vilket delvis skulle kunna åtgärdas genom en bra och väl fungerande sökfunktion (PC) n=926

Samlat Intryck 7% 65% 24% 4% 6% 61% 28% 5% Mycket Bra Bra Dålig Mycket Dålig Vad säger användarna? Rensa bort allt annat än det viktigaste (PC) Ta bort onödiga "mellansidor" som inte innehåller någon vettig info sidan HR-Frågor till exempel (PC) När jag letar efter riktlinjer/regler så vill jag att det yngsta dokumentet ska komma först och sedan äldre versioner I fallande ordning. Det sker inte idag (PC) Mer info om SLU:s centrala funktioner och administration (PC) Tydlighet kring vilken organisation inom SLU som ansvarar för intranätet. Borde vara en särskild funktion som ansvarar för både funktion och innehåll (PC) Remove the need to log-in two times when using tools (for example, primula and making travel bookings) (PC) Svårt, ska rymma mycket, allt kan inte ligga ytterst. Utseendet är inte logiskt (PC) 32 Sökfunktionen är för generell och oftast blir man utan förväntat resultat. Förslagen är helt irrelevanta (PC) n=921

Index - Design Modern 51,70 56,16 Snygg 51,52 55,42 Spännande 42,48 45,91 Välordnad 38,66 40,74 Samlat Intryck 55,71 58,49 33 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 SLU

Korsanalys: Hur länge har du jobbat här / Vad är din ålder / specifik index resultat per hur länge har du jobbat här målgrupp 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 70-79 Modern Snygg Spännande Välordnad Samlat Intryck 90 90% 80 80% 70 70% 60 60% 50 50% 40 40% 30 30% 20 20% 10 10% 34 0 Mindre än 6 månader 6-12 månader 1-2 år 2-5 år 5-8 år 8 år ller mer 0%

Korsanalys: Hur länge har du jobbat här / Vad är din ålder / genomsnitts Index resultat (genomsnitt av alla resultat) 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 70-79 Index Avg 70,00 70% 66,79 60,00 62,06 60% 58,68 57,13 56,33 57,71 50,00 50% 40,00 40% 30,00 30% 20,00 20% 10,00 10% 35 - Mindre än 6 månader 6-12 månader 1-2 år 2-5 år 5-8 år 8 år ller mer 0%

Købmagergade 60, 2. Sal DK 1150 København K Frej Bergman Key Account Manager +46 701 412 248 fbe@userneeds.com 36