NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 2/2018 13 Personalsektionen Tid Måndag 26.03.2018 kl. 14.13 Plats Stadshuset, Topeliusesplanaden 7 Ärenden som skall behandlas Sida 9 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 15 10 Val av protokolljusterare 15 11 Godkännande av föredragningslistan 15 12 Kuntarekry 16 13 Uppföljning av personalens sjukfrånvaro 17 14 Kollektivavtalsuppgörelserna för kommunsektorn 2018 2019 20 15 Lämplighetstest vid rekrytering av personal 21 16 Motion angående reseersättning för förtroendevalda som studerar utanför Nykarleby; T. Karv m.fl. 22 Protokollet framlagt till påseende Tid och plats Ordförande Fredagen den 6.4.2018 på www.nykarleby.fi samt i Stadshuset, Topeliusesplanaden 7, Nykarleby MARIA PALM
NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 2/2018 14 Personalsektionen Tid Måndag 26.03.2018 kl. 14.13 15.51 Plats Stadshuset, Topeliusesplanaden 7 Beslutande Palm Maria, ordförande Lindvall Mikael Karv Thomas, ersättare för T. Saari Linqvist Rita, ersättare för S. Frostdahl-Blomqvist Frånvarande Saari Ted, viceordförande Frostdahl-Blomqvist Siw Norrgård Ronny Övriga deltagande Willman Gösta, stadsdirektör och föredragande Backlund Kristina, personalchef, beredare och sekreterare Paragrafer 9-16 Underskrifter Ordförande Protokollförare Maria Palm Kristina Backlund Protokolljustering Tid och plats Elektroniskt senast 4.4.2018 kl. 16.00 Protokolljustering bifogas Thomas Karv Rita Linqvist Framlagt till allmänhetens Påseende Fredagen den 6.4.2018 på www.nykarleby.fi samt i Stadshuset, Topeliusesplanaden 7, Nykarleby Tid och plats Bestyrker Camilla Högdahl-Pasanen, kanslist
Personalsektionen 26.03.2018 15 FA:244/2018/001 9 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Pes 9 SD: Personalsektionen konstaterar om sammanträdet blivit i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter är beslutfört. Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter beslutfört. FA:245/2018/001 10 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Pes 10 SD: Personalsektionen utser två protokolljusterare. Protokollet justeras senast Till protokolljusterare utsågs Thomas Karv och Rita Linqvist. Protokollet justeras senast onsdag 4.4.2018 kl. 16.00 och publiceras fredag 6.4.2018. FA:246/2018/001 11 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Pes 11 SD: Personalsektionen godkänner föredragningslistan och besluter om eventuella tilläggsärenden. Föredragningslistan godkändes.
Personalsektionen 26.03.2018 16 FA:365/2018/107 12 KUNTAREKRY Bilaga 1/12 Kuntarekry är ett elektroniskt rekryteringsredskap med därtill hörande webbplats för arbetsplatsannonser (www.kuntarekry.fi). Rekryteringen omfattar fastanställdas basrekrytering och vikarierekrytering. Maria Wendell från Kuntarekry var och presenterade programmet och det användningsmöjligheter den 8 mars 2018. Kuntarekry används i dag av ca 270 kommuner och samkommuner. Intresset för programmet är stort, såväl bland ledningsgruppen som nyckelpersoner i förmansställning. Användningen av Kuntarekry skulle betyda ett förenhetligande av stadens rekryteringsprocesser och är ett verktyg i tiden, som är specialiserat och skräddarsytt för kommunbranschens aktörer. Enligt inkommen offert är årsavgiften 4 800 euro (hela systemet ingår för bas- och vikarierekryteringen), startavgift 500 euro. Pes 12 SD: Personalsektionen godkänner anskaffning av Kuntarekry rekryteringsredskap enligt inkommen offert, som gäller till 29.3.2018. Personalsektionen godkände inskaffningen av Kuntarekry rekryteringsredskap enligt offerten. Kuntarekry ska användas som det huvudsakliga rekryteringsredskapet av alla inom Nykarleby stad. Förverkligandet av användningen ska presenteras personalsektionen då ibruktagningen kommit igång. Paragrafen justerades omedelbart.
Personalsektionen 26.03.2018 17 CK:1205/2015/117 13 UPPFÖLJNING AV PERSONALENS SJUKFRÅNVARO Personalpolitiska utskottet 35 27.10.2015 Bilaga 1/35 Personalpolitiska utskottet 42 22.12.2015 Bilaga 1/42 Personalpolitiska utskottet 24 01.04.2016 Bilaga 1-3/24 Personalsektionen 24 08.11.2017 Bilaga 1-4/24 Samarbetsgruppen 21 28.11.2017 PPU 35 Uppföljningen av personalens sjukfrånvaro visar att den är hög och ökar. Personalen var i genomsnitt 17,4 dagar sjukskriven under 2014. Detta är en ökning med 3,1 dagar från föregående år. Prognosen för 2015 (per 30.9) visar heller ingen minskning av sjukdagarna. Nykarleby stad har en handlingsplan för att stödja personalen vid sjukskrivningar och återgång till arbetet, som nu mer handfast har blivit omsatt i praktiken. Förmännen har en nyckelroll i detta. Som anställd blir man kontaktad av sin förman för en diskussion i fall man under ett år har 5 korta sjukfrånvaroperioder, är sjukskriven 2 veckor eller 4 veckor eller mera. Vid behov deltar företagshälsovårdaren och personalsekreteraren i mötet. Målsättningen är att aktivt minska sjukfrånvaron. Avsikten är att stödja, genom att med olika åtgärder agera i ett tidigt skede, inte att ifrågasätta och kontrollera personalen. SD: Personalpolitiska utskottet delges statistiken på sjukfrånvaron och handlingsplanen. Ärendet antecknas för kännedom. Personalpolitiska utskottet antecknade ärendet för kännedom. Personalpolitiska utskottet delges vilka åtgärder som vidtagits kring sjukfrånvaron. Alla förmän har deltagit i ett obligatoriskt diskussionsmöte kring åtgärderna i uppföljningen av personalens sjukfrånvaro. Huvudförtroendemännen och arbetarskyddsrepresentanterna inbjöds också. Mötena hölls 3, 8 och 9.12. Sjukfrånvaron behandlades också på samarbetsgruppens möte 14.12. SAG utsåg en grupp som ska utveckla olika åtgärder kring arbetshälsan och aktivt genomföra förslagen som kom fram vid diskussionsmötena. Till gruppen utsågs Gunilla Lillbacka, Kristina Backlund, Anders Fors, Johan Österbacka och Olavi Heinonen. Gruppen har redan haft två möten. _
Personalsektionen 26.03.2018 18 PPU 42 PPU 24 Pes 24 Förslag: Antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom. Statistiken för 2015 visar en sjukfrånvaro på 16,4 dagar/anställd, vilket betyder en minskning med 1 dag per anställd jämfört med 2014. Friskgruppen som tillsattes av samarbetsgruppen 14.12.2015 har haft några möten. Gruppen har konstaterat att förmannen behöver stödjas i sin roll som ledare för att vi ska få mera välmående arbetsplatser i Nykarleby stad. Förmansutbildning ordnas 5.4.2016 med temat En stark chef klarar svåra samtal. Arbetarskyddet i Nykarleby bör bli mera synligt, bl.a personalenkäten som utfördes hösten 2015, påvisar detta. Som ett led i detta har påbörjats en roadshow till arbetsplatserna, där personalsekreteraren, arbetarskyddsrepresentanten och respektive ansvarsperson för sektorn deltar. Daghemmen, som har en hög sjukfrånvaro, är först i tur. Uppföljningen av sjukfrånvaron följs upp regelbundet och meddelas förmannen på respektive arbetsplats med två månaders intervaller. Samtal förman/anställd förutsetts att hållas enligt stadens handlingsplan för stödjande av den anställde vid sjukfrånvaro och återgång till arbetet efter utdragen sjukledighet. Handlingsplanen har kompletterats av SAG enligt bifogad bilaga. Ett projekt som kallas friskvård med arbetskamraterna har startats upp enligt bifogad bilaga. SD: Personalpolitiska utskottet antecknar ärendet för kännedom. Antecknades för kännedom. Personalsekreteraren presenterar uppföljningen av sjukfrånvaron på något av stadsstyrelsens möten under våren 2016. Uppföljningen av personalens sjukfrånvaro fortsätter och statistiken per 30.9.2017 visar en sjukfrånvaro på 10,2 dagar per anställd. Under pågående roadshow till stadens arbetsplatser tas sjukfrånvaron till diskussion med personalen. Genom enkäten, som alla fyller i före besöket, försöker vi få fram orsaker som kan bidra till att personalen sjukskriver sig. Diskussionerna på arbetsplatserna har varit bra och problem som framkommit har lösts i god anda. SD: Personalsektionen antecknar ärendet för kännedom. Antecknades för kännedom.
Personalsektionen 26.03.2018 19 Uppföljningen av personalens sjukfrånvaro fortsätter och statistiken per 30.9.2017 visar en sjukfrånvaro på 10,2 dagar per anställd. Sag 21 PC: Samarbetsgruppen antecknar ärendet för kännedom. Antecknades för kännedom. Genomgång av sjukfrånvaron för 2017, som är 15,5 dagar per anställd. Pes 13 SD: Personalsektionen tar del av 2017 års statistik och diskuterar ev. åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Personalsektionen beslöt att roadshowen till alla arbetsplatser ska fortsätta. Personalchefen bör följa upp att förmännen följer handlingsplanen för stödjande av den anställde vid sjukfrånvaro.
Personalsektionen 26.03.2018 20 FA:364/2018/114 14 KOLLEKTIVAVTALSUPPGÖRELSERNA FÖR KOMMUNSEKTORN 2018 2019 Pes 14 Bilaga 1/14 Ändringar 1.2.2018: 4 Sjukdom som leder till pensionsfall eller rehabiliteringsstöd Den särskilda bestämmelsen har slopats 9 Längre faderskapsledighet med lön Betalas lön för de 12 första vardagarna (tidigare 6 första vardagarna) 10 Tillfällig vårdledighet För barn under 12 år (tidigare 10 år) 12 Förteckningen över organisationernas högsta beslutande organ har preciserats. Bilaga 5 Lönebilaga har reviderats helt. Bilaga 18 Ordinarie arbetstid 38 timmar 15 minuter (tidigare 37,5 timmar) Bl.a psykologer och skolkuratorer SD: Personalsektionen antecknar ärendet för kännedom. Antecknades för kännedom.
Personalsektionen 26.03.2018 21 FA:1468/2017/115 15 LÄMPLIGHETSTEST VID REKRYTERING AV PERSONAL Personalsektionen 36 04.12.2017 Pes 36 Pes 15 Personalsektionen gav vid sitt möte 8.11.2017 personalchef Kristina Backlund i uppdrag att ge förslag på befattningar och tjänster som vid nyrekrytering bör föregås av lämplighetstest. Förslaget presenteras på mötet. SD: Personalsektionen tar del av förslaget. Personalsektionen beslöt att lämplighetstest görs vid fastanställningar. Personalchefen ges i uppdrag att utreda vilka tjänster som kan användas vid lämplighetstest. Som redskap vid rekrytering av fastanställda används verktygen som Nykarleby stad har licens på, MBTI och 16PF och enligt prövning personlighetstest i samarbete med rekryteringsbolag. SD: Personalsektionen tar del av förslaget. Så länge kompetensen för användningen av MBTI och 16PF finns inom staden används de som lämplighetstest vid rekrytering och enligt prövning i samarbete med rekryteringsbolag.
Personalsektionen 26.03.2018 22 FA:1227/2017/001 16 MOTION ANGÅENDE RESEERSÄTTNING FÖR FÖRTROENDEVALDA SOM STUDERAR UTANFÖR NYKARLEBY; T. KARV M.FL. Stadsfullmäktige 104 05.10.2017 Bilaga 1/104 Stadsstyrelsen 361 09.10.2017 Personalsektionen 4 19.02.2018 Bilaga 1/4 Stadsstyrelsen 71 12.03.2018 Bilaga 1/71 Sfm 104 Sst 361 Pes 4 Bilaga 1/16 Thomas Karv som förste undertecknare lämnade in en motion (bilaga) om att förtroendevalda som studerar utanför Nykarleby skulle få reseersättning för resan mellan studieorten och Nykarleby enligt billigaste färdmedel. Motionen överfördes till stadsstyrelsen för beredning. SD: Motionen meddelas förvaltningsavdelningen för beredning. Stadsdirektörens förslag godkändes. Reseersättning åt förtroendevalda som tillfälligt bor på annan ort på grund av studier betalas i dag enligt billigaste färdmedel. Detta gäller dock enligt stadsfullmäktiges beslut från 2013 (sfm 72 ) endast Nykarlebybor som studerar och bor inom landskapet Österbotten. Ur ett jämlikhetsperspektiv kan man motivera utbetalning av resekostnadsersättning också till personer som studerar utanför landskapet Österbotten. Då det rent administrativt skulle vara omständigt att i varje enskilt fall utreda förmånligaste färdsätt är en schablonmässig ersättning att föredra. SD: Som svar på motionen föreslår personalsektionen att förvaltningsstadgan revideras så att det blir möjligt att utbetala reseersättning åt förtroendevalda oberoende av studieort. Reseersättning mellan studie- och hemorten kunde utbetalas så att resor på 100 200 km till och från studieorten utbetalas 25 euro/möte och för resor till och från studieorter på över 200 km betalas 50 euro/möte. Personalsektionen godkände stadsdirektörens förslag med tillägg att resor upp till 100 km betalas enligt taxa för billigaste färdmedel.
Personalsektionen 26.03.2018 23 Sst 71 Pes 16 Detta beslut ersätter svar på motion 27.9.2013. Beslutet delges stadsstyrelsen och stadsfullmäktige för revidering av förvaltningsstadgan. SD: Stadsstyrelsen föreslår att stadsfullmäktige omfattar personalsektionens förslag som sitt svar på motionen. Stadsstyrelsen beslöt remittera ärendet till personalsektionen för ny beredning. Under mötet ges nytt förslag till reseersättning åt förtroendevalda som bor på annan ort på grund av studier. SD: Personalsektionen tar del av förslaget. Personalsektionen beslöt att reseersättning för förtroendevalda som studerar utanför Nykarleby utbetalas för resor tur retur enligt följande: 0 100 km 25 euro 101 200 km 50 euro över 200 km 100 euro Beslutet delges stadsstyrelsen och stadsfullmäktige för revidering av förvaltningsstadgan.
Personalsektionen 26.03.2018 24 ANVISNING FÖR BEGÄRAN OM OMPRÖVNING OCH BESVÄR Beslutsorgan Datum för sammanträde Personalsektionen 26.3.2018 Besvärsförbud Eftersom beslut nedan endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt kommunallagen omprövningsbegäran inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 9-11, 13-14, 16 Paragrafer Begäran om omprövning: 12, 15 Anförande av kommunalbesvär: Anförande av förvaltningsbesvär: Annat besvär: Protokollet har gjorts tillgängligt i det allmänna datanätet: 6.4.2018 Beslutet har delgetts parten genom ett brev som avsändes: Beslutet har delgetts parten genom ett e-postmeddelande som avsändes: Anvisning för begäran om omprövning Den som är missnöjd med detta beslut kan begära omprövning skriftligt. Ändring i beslutet får inte sökas genom besvär hos domstol. Omprövning får begäras av: den som beslutet avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part), och kommunmedlemmar. Tidsfrist för begäran om omprövning: Omprövning ska begäras inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Begäran om omprövning ska lämnas in till Nykarleby stad före kl. 16.00 den sista vardagen som begäran om omprövning får framställas. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet sändes, om inte något annat visas. Vid vanlig elektronisk delgivning anses parten ha fått del av beslutet den tredje dagen efter att meddelandet sändes, om inte något annat visas. En kommunmedlem anses ha fått del av ett beslut sju dagar efter det att protokollet fanns tillgängligt i det allmänna datanätet. Dagen för delfåendet räknas inte med i tidsfristen för begäran om omprövning. Om den sista dagen för omprövningsbegäran infaller på en helgdag, självständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får omprövning begäras den första vardagen därefter.
Personalsektionen 26.03.2018 25 Omprövningsmyndighet: Postadress: PB 29, 66901 Nykarleby Besöksadress: Topeliusesplanaden 7 E-postadress: nykarleby.stad@nykarleby.fi Telefonnummer: 06 7856 111 Omprövningsbegärans form och innehåll Omprövning ska begäras skriftligt. Också elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form. I omprövningsbegäran ska uppges: - det beslut i vilket omprövning begärs - hurdan omprövning som begärs - på vilka grunder omprövning begärs I omprövningsbegäran ska uppges namnet på den som har begärt omprövning samt personens hemkommun, postadress och telefonnummer. Om omprövningsbeslutet får delges som ett elektroniskt meddelande ska också e-postadress uppges. Protokollsutdrag och bilagor som gäller beslutet kan begäras hos stadskansliet eller på www.nykarleby.fi