1 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 3. 2 Val av protokolljusterare 3. 3 Godkännande av föredragningslistan 3

Transkript

1 NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 1/ Sektionen för stödtjänster Tid kl Plats Stadshuset, Tornskär Ärenden som skall behandlas Sida 1 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 3 2 Val av protokolljusterare 3 3 Godkännande av föredragningslistan 3 4 Mötestider 2017 och framläggande av protokoll 4 5 Budgetuppföljning 2017, per Budget Upphandling av mattransporter 7 8 Upphandling av potatis 8 9 Nya centralköket Teamledare Vikariebrist/Pool anställda Anmälningsärenden 13 Protokollet framlagt till påseende Tid och plats Ordförande Måndagen den på samt i Stadshuset Topeliusesplanaden 7, Nykarleby STEVE NYHOLM Steve Nyholm

2 NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 1/ Sektionen för stödtjänster Tid kl Plats Beslutande Stadshuset, Tornskär Nyholm Steve, ordförande Palm Maria, viceordförande Holmberg Marika Wiklund Tom Frånvarande Wikström Karl-Erik Övriga deltagande Franzén Veronika, kosthålls- och städschef, föredragande, sekreterare Paragrafer 1-12 Underskrifter Ordförande Protokollförare Steve Nyholm Veronika Franzén Protokolljustering Tid och plats Elektroniskt senast den Underskrifter Marika Holmberg Tom Wiklund Framlagt till allmänhetens Påseende Tid och plats Måndagen den på samt i Stadshuset Topeliusesplanaden 7, Nykarleby Bestyrker Veronika Franzén, protokollförare

3 Sektionen för stödtjänster FA:1154/2017/001 1 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Sfs 1 KSC: Ordföranden öppnar sammanträdet och konstaterar att sektionen för stödtjänster är lagligt sammankallat och beslutför. Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter även beslutfört. FA:1155/2017/001 2 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Sfs 2 KSC: Protokolljusterare utses. Protokollet justeras på det sätt som organet beslutar. Till protokolljusterare utsågs Marika Holmberg och Tom Wiklund. Protokollet justeras elektroniskt senast fredagen den kl. 16:00. Sektionen för stödtjänster omfattar stadsstyrelsens förslag till protokolljustering i enlighet med förvaltningsstadgan. FA:1156/2017/001 3 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Sfs 3 KSC: Sektionen för stödtjänster godkänner föredragningslistan och besluter om eventuella tilläggsärenden. Föredragningslistan godkändes.

4 Sektionen för stödtjänster FA:1158/2017/001 4 MÖTESTIDER 2017 OCH FRAMLÄGGANDE AV PROTOKOLL Mötestider 2017 för sektionen för stödtjänster och tiden för framläggande av protokoll till påseende bör fastslås. Sfs 4 KSC: Sektionen för stödtjänster fastslår mötestider 2017, förslagsvis kl Föreslås att protokollen framläggs på och i stadshuset måndagar efter mötet. Nästa möte hålls måndag kl I övrigt enligt kosthålls- och städchefens förslag.

5 Sektionen för stödtjänster BA:1166/2017/123 5 BUDGETUPPFÖLJNING 2017, PER 31.8 Sfs 5 Bilaga 1/5 Kosthållet har per den 31.8 använt 64,6 % av sin budget, men ser överlag rätt bra ut och vi tror att den ska hålla rätt bra. Inkomster saknas ännu för tre månader för Hagalund vilket är ca Städservice har per den 31.8 använt 62,3 % av sin budget. Lika där ser det överlag rätt bra ut. Den stora utmaningen på städsidan har varit Noro viruset som drabbade Hagalunds kök under sommaren. Vilket gav mycket extra städkostnader på speciellt Hagalund och Hagaborg. Mycket extra städmaterial och medel gick åt och även arbetskostnaderna ökade under epidemin. Bilagor: 1 st KSC: Sektionen antecknar ärendet för kännedom. Antecknades för kännedom.

6 Sektionen för stödtjänster BA:1167/2017/123 6 BUDGET 2018 Sfs 6 Bilaga 1-2/6 Ett förslag till budget för kosthållet har gjorts upp. Budgeten bygger på samma summor som Där råvarupriset är 1,02 per portion. Lunchpriset för skolorna är 3,77 och en kostdag på Hagalund är 12,70. Den totala omsättningen på kosthållet är är något lägre än fjolårets budget. Dessutom har ett nytt daghem öppnat och arbetstiden har justerats lite på vissa kök. Ett förslag till budget för städservice har gjorts upp. Den totala omsättningen på städservice är vilket är något under fjolårets budget. Den största förändringen inom städservice är att Hagalund städningen på helgerna har upphört. Så där är lönekostnaderna mindre. Bilagor: 2 st KSC: Det uppgjorda budgetförslaget för 2018 godkänns, delges EK och förs vidare till stadsstyrelsen. Zachariasskolans budget ändras enligt städdimensioneringen som gjordes så att ca kommer till. I övrigt enligt kosthålls- och städchefens förslag (bilagan för städservice korrigeras senare).

7 Sektionen för stödtjänster BA:1168/2017/107 7 UPPHANDLING AV MATTRANSPORTER Sfs 7 Bilaga 1-2/7 Upphandling för mattransporter gjordes inför 2015 för tiden optionsår. Optionsåret går ut nu vid årsskiftet och en ny upphandling måste göras. Priset som vi har haft på den senaste offerten från Nykarlebud har legat på 2,25 per kilometer vilket blir ca på ett skolår. Sen tillkommer mattransporter under sommarhalvåret och Hagalunds mattransporter som sker året om. Totala kostnaderna för mattransporter per år uppskattas till ca För tre år blir detta Bilaga: 2 st KSC: Bilagda offertförfrågan godkänns och skickas ut åt budfirmor i närheten samt sätts ut på Hilma. Godkändes enligt kosthålls- och städchefens förslag.

8 Sektionen för stödtjänster CK:823/2016/107 8 UPPHANDLING AV POTATIS Köks- och städsektionen Bilaga 1/28 Köks- och städsektionen Bilaga 1/36 Köks- och städsektionen Bilaga 1/46 Kos 28 Kos 36 Kos 46 Sfs 8 Staden upphandlade potatis 2016 och valde då Jeppo Potatis Ab som leverantör av potatis för tiden KAM: Ny upphandling görs för optionsår enligt bifogat förslag till offertförfrågan. Ärendet bordlades för vidare utredning till nästa möte. Antalet allergier mot tillsatsämnen har utretts och det kan konstateras att antalet är få. Utkast till anbudsförfrågan finns som bilaga 1. KAM: Upphandling görs för optionsår enligt tidigare modell. Stadskamrerens förslag godkändes. Inom utsatt tid har två anbud inkommit från Jeppo Potatis Ab samt från Fresh Servant Ab. Båda anbuden uppfyller de i offertförfrågan ställda kraven. Sammanställningen av offerterna finns som bilaga 1/46. KAM: Sektionen besluter att välja Jeppo Potatis Ab som leverantör av potatis för tiden med möjlighet att utnyttja ett (1) options år. Total upphandling inkl. optionsår är euro. Stadskamrerens förslag godkändes. Staden upphandlade potatis från Jeppo Potatis för tiden optionsår. KSC: Upphandlingen av potatis har fungerat bra och sektionen beslutar att utnyttja det möjliga optionsåret under 2018 ( ).

9 Sektionen för stödtjänster Godkändes enligt kosthålls- och städchefens förslag.

10 Sektionen för stödtjänster BA:1169/2017/073 9 NYA CENTRALKÖKET Sfs 9 Bilaga 1-3/9 Det nya centralköket är under planering som bäst. Det är AK-plan som är huvudplanerare för bygget, men för köksritningarna har de tagit hjälp av Designlime. Ritningarna har ritats om ett flertal gånger enligt kökspersonalens och kosthållsoch städchefens önskemål. I dagsläget är ritningarna så gott som färdiga, eventuellt några små ändringar kommer till ännu. Bilaga: 3 st KSC: Sektionen antecknar ärendet för kännedom Husmorskontoret flyttas närmare köksdörren enligt kökspersonalens önskemål. I övrigt antecknades ärendet för kännedom.

11 Sektionen för stödtjänster FA:1190/2017/ TEAMLEDARE Sfs 10 Teamledarna har i höst minskat från fyra till två. De har i samband med det blivit erbjudna ett arvode på 400 på var per månad för att sköta uppgifterna som hör till dem. Detta har de accepterat och vi har omorganiserat teamen så att de båda har ungefär lika många som dom ansvarar för. KSC: Sektionen antecknar ärendet för kännedom Antecknades för kännedom.

12 Sektionen för stödtjänster FA:1191/2017/ VIKARIEBRIST/POOL ANSTÄLLDA Sfs 11 För tillfället råder stor vikariebrist i våra kök och även på städsidan. Detta skulle underlättas till viss del om en så kallad pool människa skulle anställas. Denna person skulle ha en garanterad arbetstid på 50 % på t.ex. centralköket. Men skulle flytta dit var det finns behov av vikarie och få tilläggstid beroende på vad behovet är för just den dagen. Kostnaden för en person på 50 % är ca på årsnivå. Sjukvikarier 2017 har fram till augusti kostat på städ och på köken. KSC: Rekrytering av en pool människa inom kosthåll och en pool människa inom städservice inleds. Godkändes enligt kosthålls- och städchefens förslag. Personerna anställs för läsåret

13 Sektionen för stödtjänster FA:1192/2017/ ANMÄLNINGSÄRENDEN Sfs 12 Michaela Lindholm flyttad från Jeppo-Pensala skolas kök till Centralköket från och med Aivo skolning i Larsmo 6.9 Teamledarna och beställningsansvariga besökte Kespro mässan i Tammerfors 7.9 Till ansvarig kock på Hagalund valdes Karoline Grankulla, inleder sitt jobb 4.10 Städdimensionering av Zachariasskolan 3.10 Husmorsmöte Teamledarmöte KSC: Antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom.

14 Sektionen för stödtjänster ANVISNING FÖR BEGÄRAN OM OMPRÖVNING OCH BESVÄR Beslutsorgan Datum för sammanträde Sektionen för stödtjänster Besvärsförbud Eftersom beslut nedan endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt kommunallagen omprövningsbegäran (rättelseyrkan) inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 1-7, 9-10, 12 Anvisning för begäran om omprövning Den som är missnöjd med ett av nedannämnda beslut kan framställa en skriftlig begäran om omprövning inom 14 dagar från delgivningen av beslutet. Paragrafer: 8, 11 Kontaktinformation: Sektionen för stödtjänster, PB 29 (Topeliusesplanaden 7), Nykarleby Omprövningsbegäran kan framställas av en part, d.v.s. den som beslutet gäller, eller vars rätt, skyldighet eller fördel beslutet påverkar direkt, eller av en kommunmedlem. Omprövningsbegäran skall framställas inom 14 dagar från delgivning av beslutet. En part anses, om inget annat visas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget sänts om beslutet skickats per brev, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollet finns tillgängligt på I ansökan skall den som begär omprövning av beslutet och den som avfattat skrivelsen anteckna namn, hemkommun, postadress och telefonnummer. Kravet med motiveringar skall framgå av omprövningsbegäran. Till begäran om omprövning skall bifogas beslutet i vilket rättelse söks, antingen som kopia eller i original samt handlingar man hänvisar till. Omprövningsbegäran skall vara stadsstyrelsen tillhanda före kl den sista dagen som begäran om omprövning får framställas.

15 Sektionen för stödtjänster Anvisning för besvär I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Besvärstid Kommunalbesvär, paragrafer: 30 dagar Förvaltningsbesvär, paragrafer: 30 dagar Besvärsmyndighet: Vasa förvaltningsdomstol, PB 204 (Korsholmsesplanaden 43), Vasa vaasa.hao@oikeus.fi Annan besvärsmyndighet: Adress: Paragrafer: Besvär skall anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollet finns tillgängligt på En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. Beslut som getts efter anslag anses ha kommit parterna till kännedom den dag då beslutet gavs. Ändring i ett beslut med anledning av en omprövningsbegäran kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt begäran. Om beslutet har ändrats med anledning av omprövningsbegäran, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av dem som är part eller av en kommunmedlem. I besvärsskriften skall man meddela förvaltningsdomstolen följande: vilket beslut som överklagas, till vilka delar ändring söks i beslutet (helt eller delvis), på vilket sätt beslutet borde ändras, på vilka grunder ändring söks, ändringssökandens namn, hemkommun och kontaktinformation. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas. Besvär får anföras på den grunden att o beslutet har tillkommit i felaktig ordning, o den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter o beslutet annars strider mot lag Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post, e-post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar.

16 Sektionen för stödtjänster Handlingarna skall sändas i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvär till Vasa förvaltningsdomstol skall lämnas in senast kl den dag då besvärstiden går ut. För besvär till förvaltningsdomstol uppbärs en avgift om 250 (Lag om domstolsavgifter 1455/2015).