19 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Val av protokolljusterare Godkännande av föredragningslistan 27

Transkript

1 NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 3/ Köks- och städsektionen Tid Torsdag kl Plats ÄmbetsEdu, Ämbetshuset, Topeliusesplanaden 7 Ärenden som skall behandlas Sida 19 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Val av protokolljusterare Godkännande av föredragningslistan Upphandling av städrengöringsmedel, plastpåsar och hygienpapper Upphandling av kött och köttprodukter Bokslutet Budgetändring, Kosthållet Prislista för 2014; Kosthållet Städavtal Kundnöjdhetsenkät Anmälningsärenden 37 Protokollet framlagt till påseende Tid och plats Ordförande GRETA NÄS

2 NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 3/ Köks- och städsektionen Tid Torsdag kl Plats ÄmbetsEdu, Ämbetshuset, Topeliusesplanaden 7 Beslutande Näs Greta, ordförande Enlund Ann-Charlott Holmberg Marika Lawast Sören, viceordförande Strang Frej Frånvarande Övriga deltagande Backlund Eva, kökschef Jakobsson Margaretha, serviceförman Lillbacka Gunilla, stadskamrer, protokollförare Paragrafer Underskrifter Ordförande Protokollförare Greta Näs Gunilla Lillbacka Protokolljustering Tid och plats Underskrifter Sören Lawast Ann-Charlott Enlund Framlagt till allmänhetens Påseende Måndagen den 5 maj 2014 i Ämbetshuset, Topeliusesplanaden 7, Nykarleby Tid och plats Bestyrker Gunilla Kvist, byråsekreterare

3 Köks- och städsektionen CK:85/2014/ SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Kos 19 Ordförande/viceordförande öppnar sammanträdet samt konstaterar huruvida stadsstyrelsens köks- och städsektion är lagligt sammankallad och beslutför. Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter även beslutfört. CK:86/2014/ VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Ren 20 Förslag: Två ledamöter utses att justera protokollet från sammanträdet. Tidpunkt och plats fastslås också. Till protokolljusterare utsågs ledamöterna Sören Lawast och Ann-Charlott Enlund. Protokollet justeras måndagen den 7 april 2014 kl i Ämbetshuset.

4 Köks- och städsektionen CK:87/2014/ GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Ren 21 Förslag: Efter att ordföranden antecknat eventuella extra ärenden godkänner sektionen föredragningslistan. Föredragningslistan godkändes.

5 Köks- och städsektionen CK:91/2014/ UPPHANDLING AV STÄDRENGÖRINGSMEDEL, PLASTPÅSAR OCH HYGIEN- PAPPER Köks- och städsektionen Bilaga 1/8 Köks- och städsektionen Bilaga 1/16 Kos 8 Kos 16 Bilaga 1,2/22 Offertförfrågan på städrengöringsmedel, plastpåsar och hygienpapper under perioden har gjorts gemensamt med Staden Jakobstad, Larsmo kommun och Pedersöre kommun. (Bilaga A) Sista inlämningsdag av offerterna är kl Måndagen öppnas offerterna, gemensamt möte med övriga kommuner hålls preliminärt Alla kommuner tar ett eget beslut, förfrågan är indelad i 2 grupper, grupp 1: Rengöringsmedel grupp 2: Plastpåsar -säckar och hygienpapper. KAM: Mera information och förslag till beslut ges på mötet. Ärendet bordlades till nästa möte p.g.a. att tidsfristen för inlämnande av anbud har förlängts. Inom utsatt tid, , har tre offerter inkommit. Sammanställningen av offerterna blir klar tisdagen den 18.2 och sänds ut till sektionsmedlemmarna per e-post. KAM: Förslag till beslut ges då sammanställningen är klar. KAM:Hartman Järn Ab väljs till leverantör av plastpåsar, säckar, hygienpapper och tvål enligt kriterierna i anbuds förfrågan. Jämförelsen av rengöringsmedel hann tyvärr inte bli klar till städledarnas möte och sektionen tar ställning till den delen separat. 1. Hygienpapper: Inom utsatt tid har tre anbud inkommit, Finntensids anbud förkastades p.g.a. att det inte uppfyllde anbudsförfrågans krav. Hartman Järn Ab väljs till leverantör av hygienpapper, p.g.a. det billigaste priset. Nykarleby stads andel av det totala anbudet utgör , Plastpåsar och säckar: Inom utsatt tid har tre anbud inkommit, Finntensids anbud förkastades p.g.a. att det inte uppfyllde anbudsförfrågans krav. Hartman Järn Ab väljs till leverantör av plastpåsar och säckar p.g.a. det billigaste priset. Den totala summan för regionen är ,50.

6 Köks- och städsektionen Kos Tvål och handdesinficering: Inom utsatt tid har tre anbud inkommit, Finn tensids och Ecolabs anbud förkastades p.g.a. att de inte uppfyllde anbuds förfrågans krav. Hartman Järn Ab väljs till leverantör av tvål och handdesinficering, enligt kriterierna i anbuds förfrågan. 4. Rengöringsmedel: Val av leverantör för rengöringsmedel bordlades till nästa möte. Jämförelsen av rengöringsmedel är nu klar och inom utsatt tid inkom 8 anbud av 4 leverantörer. KAM: Finntensids samtliga tre anbud och Tools anbud förkastas eftersom de inte uppfyller anbudsförfrågan. Av de kvarvarande väljs Hartman Järn Ab / Kemvit som leverantör av rengöringsmedel enligt kriterierna i anbuds förfrågan. Beslut enligt förslag, den sammanlagda summan för rengöringsmedel i Nykarleby är 3 770,40 under två år. Beslutet meddelas anbudsgivarna samt serviceförmannen.

7 Köks- och städsektionen CK:402/2014/ UPPHANDLING AV KÖTT OCH KÖTTPRODUKTER Bilaga 1,2/23 Offertförfrågan på kött och köttprodukter för perioden ev. optionsår har gjorts gemensamt med Pedersöre kommun. Sista inlämningsdag av offerterna var kl Inom utsatt tid har fyra offerter inkommit, Björkens, Snellman, Atria och Kespro. Även delanbud var möjliga. Sammanställningen av offerterna finns som bilaga. Kos 23 KAM: Kespros anbud förkastas, eftersom det inte motsvarar anbudsförfrågan och väljer Snellman som leverantör av kött och chark och Atria som leverantör av fjäderfä enligt kriterierna i anbudsförfrågan. Beslut enligt förslag, den sammanlagda summan för kött, chark och fjäderfä i Nykarleby utgör ,20 för tre år eller i snitt ,40 per år. Beslutet delges anbudsgivarna och kosthållschefen.

8 Köks- och städsektionen CK:403/2014/ BOKSLUTET 2013 Kos 24 Bilaga 1,2/24 Bokslutet för staden som helhet är klart och även om kök och städsektionen inte är ansvarig för verksamhetsåret 2013 är det bra att blicka tillbaka och se på det år som gått. Kosthållet har tyvärr en rejäl budgetöverskridning på och den hänför sig till att inkomstmålen ej uppnåtts ( euro) överskridningar på löner och sociala ( euro) samt överskridningar på livsmedelskostnader ( euro). Det är främst förvaltningen och verksamhetspunkterna HVC och Hagalund som överskrider sin budget. Även städsektorn överskrider sin budget med ca euro. Här kan överskridningarna skönjas från ökade lönekostnader och köp av övriga tjänster. De största överskridningarna finns inom området förvaltning, skogsparkens skola/metsäkulma, rådhuset, Stjärnhallen och Hagalund. Under året har städning inom dagvården i Pensala tillkommit som ej funnits budgeterat. KAM: Antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom.

9 Köks- och städsektionen CK:404/2014/ BUDGETÄNDRING, KOSTHÅLLET Kos 25 Bilaga 1/25 I och med att Hagalund nu fungerar som centralkök både för Hagalund och HVC behöver en teknisk budgetändring göras. Alla kvarvarande pengar per sista mars överför från HVC:s platskod 448 till Hagalunds platskod 449. KAM: Köks- och städsektionen flyttar resterande pengar från platskod 448 till platskod 449. Stadskamrerens förslag godkändes. Beslutet delges bokföringen och kosthållschefen.

10 Köks- och städsektionen CK:405/2014/ PRISLISTA FÖR 2014; KOSTHÅLLET Prislistan för kosthållet behöver uppdateras. Bilaga 1/26 Kos 26 KAM: Köks- och städsektionen godkänner prislistan för 2014 enligt bilaga. Förslaget godkändes. Beslutet delges kosthållschefen. Taxan införes bland stadens taxor och avgifter samt sättes ut på stadens hemsida.

11 Köks- och städsektionen CK:406/2014/ STÄDAVTAL Kos 27 Bilaga 1/27 I enlighet med köks- och städstrategin står följande Städningen regleras genom ett avtal enligt bilaga 2, bilagorna till avtalet uppgörs i samråd med sektionen Bilagorna som skall uppgöras är en bilaga 1, Prislista för tilläggsarbeten och bilaga 2, Arbetsschema för storstädning. KAM: Kök och städsektionen godkänner förslaget till uppgjorda bilagor. Stadskamrerns förslag godkändes. Bilagorna bifogas köks- och städstrategin.

12 Köks- och städsektionen CK:88/2014/ KUNDNÖJDHETSENKÄT Köks- och städsektionen Köks- och städsektionen Kos 6 Kos 17 Kos 28 Bilaga 1-5/28 Enligt stadens kök och städstrategi är ett av målen Via regelbundna matråd i skolorna och kundnöjdhetsenkäter säkerställs att kunderna möjlighet att ge feedback på köks- och städtjänster och det är sagt att det sker via Kundnöjdhetsenkät enligt uppgjort formulär minst två gånger per år Sektionen bör diskutera när det anses mest lämpligt att dessa enkäter hålls och om det finns speciella områden, frågor eller tyngdpunktsområden som anses speciellt viktiga. KAM:Sektionen besluter om utformandet av kundnöjdhetsenkäterna och när de sänds ut och till vilka målgrupper. Sektionen beslöt att alla medlemmar och tjänstemännen till nästa möte gör en lista på tänkbara frågor som kunde tas med i en för kök och städ gemensam kundnöjdhetsenkät och e-postar dem till sekreteraren som sammanställer en lista till nästa möte. Bedömningsskalan kunde vara 1-5. Målsättningen är att enkäten görs senast i april. På nästa möte bestäms till vilka grupper och på vilket sätt enkäten görs. KAM: Sektionen tar beslut om hur enkäten ser ut och till vilka kundgrupper den sänds ut. Sektionen beslöt att kundnöjdhetenkätens målgrupp är alla barn, elever, studerande och personal i daghem och skola samt boende och personal inom vård och omsorg samt boende hemma som köper mat via hemservice. Ett utkast till frågor gjordes på mötet. Kundnöjdhetsenkäten har varit utsänd till samtliga intressegrupper enligt beslut och svartiden är Resultaten sänds ut på e-post så fort vi har dem sammanställda och presenteras på sektionens möte KAM: Antecknas för kännedom. Stadskamrerns förslag godkändes.

13 Köks- och städsektionen Resultatet av enkäten delges teamledarna samt husmödrarna i Jeppo och Munsala.

14 Köks- och städsektionen CK:407/2014/ ANMÄLNINGSÄRENDEN Kos 29 Bilaga 1,2/29 - Hälsoinspektion CBS Behov av golvrenovering, se bilaga - Deltagande i Eko-projekt, kosthållschefen informerar - Inomhusluften på Normen, arbetsgruppens rapport - Fr.o.m. 3.3 fungerar nu Hagalund som centralkök för HVC - Val av teamledare gjorda, bilaga. Antecknades för kännedom.

15 Köks- och städsektionen ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄR Besvärsförbud Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet kan, enligt KomL 91, rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 24, 28, 29 Anvisning för rättelseyrkande Den som är missnöjd med ett av nedannämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande till stadsstyrelsens köks- och städsektion inom 14 dagar från delgivningen av beslutet. Paragrafer: 19 21, Kontaktinformation: Köks- och städsektionen, PB 29 (Topeliusesplanaden 7), Nykarleby Rättelseyrkandet kan framställas av en part, d.v.s. den som beslutet gäller, eller vars rätt, skyldighet eller fördel beslutet påverkar direkt, eller av en kommunmedlem. Rättelseyrkandet ska framställas inom 14 dagar från delgivning av beslutet. En part anses, om inget annat visas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten per brev. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. I rättelseyrkandet ska den som söker rättelse, och den som avfattat skrivelsen, anteckna namn, hemkommun, postadress och telefonnummer. De framförda kraven på rättelse med motiveringar skall tydligt framgå av rättelseyrkandet. Till rättelseyrkandet skall bifogas: o beslutet i vilket rättelse söks, antingen som kopia eller i original o handlingar man hänvisar till Rättelseyrkandet skall vara köks- och städsektionen tillhanda före kl den sista dagen som rättelseyrkande får framställas.

16 Köks- och städsektionen Anvisning för besvär I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Kommunalbesvär, paragrafer: Förvaltningsbesvär, paragrafer: Besvärsmyndighet: Vasa förvaltningsdomstol, PB 204 (Korsholmsesplanaden 43), Vasa vaasa.hao@oikeus.fi, fax Annan besvärsmyndighet: Marknadsdomstolen Adress: Banbyggarvägen 5, Helsingfors Paragrafer: Besvär skall anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten. Beslut som getts efter anslag anses ha kommit parterna till kännedom den dag då beslutet gavs. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av dem som är part eller av en kommunmedlem. Besvärsskriften skall innehålla följande uppgifter: o Ändringssökandes underskrift o Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. o Vilket beslut som överklagas o Vilka ändringar som yrkas i beslutet o Motiveringar till att beslutet bör ändras. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Besvär får anföras på den grunden att o Beslutet har tillkommit i felaktig ordning, o Den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter, eller o Beslutet annars strider mot lag. Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post, e-post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall sändas i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvär till Vasa förvaltningsdomstol skall lämnas in senast kl den dag då besvärstiden går ut. För besvär till förvaltningsdomstol uppbärs en avgift om 90. I Lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/1993) finns särskilda bestämmelser om vissa fall där avgift inte uppbärs.

17 Köks- och städsektionen RÄTTELSE- OCH BESVÄRSANVISNING (allmän) Enligt lagen om offentlig upphandling (upphandlingslagen) kan en part söka ändring i ett beslut eller något annat avgörande i upphandlingsförfarandet som gäller offentlig upphandling genom att yrka på att den upphandlande enheten rättar beslutet eller avgörandet (upphandlingsrättelse). Ärendet kan också genom besvär föras till marknadsdomstolen om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet i 15 i upphandlingslagen 1. I Rättelseanvisning Den som är missnöjd med den upphandlande enhetens beslut eller med något annat avgörande i upphandlingsförfarandet kan lämna in ett yrkande på upphandlingsrättelse enligt i upphandlingslagen. En anbudsgivare som har deltagit i ett anbudsförfarande eller en anbudssökande, det vill säga den som ett beslut avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) får skriftligen yrka på upphandlingsrättelse av den upphandlande enheten. En part ska lämna in ett yrkande på upphandlingsrättelse inom 14 dagar från att ha fått del av den upphandlande enhetens beslut eller annat avgörande i upphandlingsförfarandet. Vid elektronisk delgivning anses upphandlingsbeslutet med de kompletterande handlingarna ha mottagits den dag det elektroniska meddelande som innehåller beslutet och dessa handlingar står till mottagarens förfogande i hans eller hennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen för avsändandet av meddelandet anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att datakommunikationsförbindelserna inte har fungerat eller om en motsvarande omständighet, som har lett till att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Om delgivningen sker brevledes per post till mottagaren anses mottagaren ha fått ta del av saken på den sjunde dagen efter avsändandet, om inte mottagaren visar att delgivningen har skett senare. När den upphandlande enheten använder bevislig delgivning anses delgivningen ha skett vid den tidpunkt som mottagningsbeviset anger eller vid den tidpunkt som antecknats i ett separat delfåendebevis. Innehållet i yrkandet på upphandlingsrättelse Av yrkandet på upphandlingsrättelse ska det framgå vad som yrkas inklusive motiveringar. Av yrkandet ska framgå namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för att ärendet ska kunna hanteras. Till yrkandet på upphandlingsrättelse ska fogas de handlingar som den som framställer yrkandet hänvisar till om de inte redan finns hos den upphandlande enheten. 1 Det nationella tröskelvärdet är: varor och tjänster hälsovårds- och socialtjänster byggentreprenader och byggkoncessioner

18 Köks- och städsektionen Distributionsadress Ett yrkande på upphandlingsrättelse lämnas in till den upphandlande enheten. Kontaktinformation för den upphandlande enheten: Nykarleby stad PB 29, Nykarleby Besöksadress, Topeliusesplanaden 7 e-post: nykarleby.stad@nykarleby.fi Tidpunkten för när yrkandet på upphandlingsrättelsen anhängiggörs och behandlas påverkar inte den tidsfrist inom vilken en part med stöd av upphandlingslagen kan söka ändring genom besvär hos marknadsdomstolen. II Anvisning om besvär till marknadsdomstolen Anbudsgivare, anbudssökande eller andra som saken gäller kan föra ärendet till marknadsdomstolen genom besvär. Enligt 86 i lagen om offentlig upphandling får ändring inte sökas genom besvär i en upphandling som grundar sig på ett ramavtal om inte marknadsdomstolen beviljar behandlingstillstånd i ärendet. Tillstånd ska beviljas, om 1) det är viktigt att pröva ärendet med tanke på tillämpningen av lagen i andra likadana ärenden, eller 2) det finns vägande skäl som anknyter till förfarandet vid den upphandlande enheten. Om inte något annat bestäms i lag ska besvären lämnas in skriftligen inom 14 dagar från det att parten i fråga har fått ta del av upphandlingsbeslutet inklusive besvärsanvisning. Besvären ska anföras inom 30 dagar från det att parten i fråga har fått del av beslutet, om den upphandlande enheten har ingått ett upphandlingskontrakt med stöd av 78 1 punkten i upphandlingslagen utan att iaktta väntetiden. Besvären ska lämnas in senast sex månader efter det att upphandlingsbeslutet har fattats, om anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått ta del av upphandlingsbeslutet inklusive besvärsanvisning och upphandlingsbeslutet eller besvärsanvisningen har haft väsentliga brister. Vid elektronisk delgivning anses upphandlingsbeslutet med de kompletterande handlingarna ha mottagits den dag det elektroniska meddelande som innehåller beslutet och dessa handlingar står till mottagarens förfogande i hans eller hennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen för avsändandet av meddelandet anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att datakommunikationsförbindelserna inte har fungerat eller om en motsvarande omständighet, som har lett till att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Om delgivningen sker brevledes per post till mottagaren anses mottagaren ha fått ta del av saken på den sjunde dagen efter avsändandet, om inte mottagaren visar att delgivningen har skett senare. När den upphandlande enheten använder bevislig delgivning anses delgivningen ha skett vid den tidpunkt som mottagningsbeviset anger eller vid den tidpunkt som antecknats i ett separat delfåendebevis.

19 Köks- och städsektionen Innehållet i besvären I besvären ska uppges det upphandlingsärende som besvären gäller och ändringssökandens yrkanden med motiveringar. När det gäller en upphandling som grundar sig på ett ramavtal ska parten i besvärsskriften motivera varför behandlingstillstånd bör beviljas. I besvären ska anges ändringssökandens namn och hemkommun. Om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ett ombud eller om någon annan person har avfattat besvären, ska även denna persons namn och hemkommun anges. Vidare ska postadress och telefonnummer anges för meddelanden till ändringssökande. Ändringssökanden, den lagliga företrädaren eller ombudet ska underteckna besvärsskriften. Till besvären ska fogas det beslut som överklagas i original eller som kopia och ett intyg över vilken dag beslutet har delgetts eller någon annan utredning om när besvärstiden har börjat. Till besvären ska fogas de handlingar som ändringssökanden hänvisar till som stöd för sina yrkanden. Ett ombud ska till besvärsskriften foga en fullmakt enligt 21 i förvaltningsprocesslagen. Inlämning av besvären Besvären ska lämnas in till marknadsdomstolen. De ska vara inlämnade senast den sista dagen av besvärstiden innan marknadsdomstolen stänger. Själva delfåendedagen räknas inte med. Besvären kan lämnas in till marknadsdomstolens kansli personligen, genom ombud, genom bud, per post eller som telefax alternativt med e-post så som lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) föreskriver. Om sista dagen för anhängiggörande infaller på en helgdag, självständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får handlingarna lämnas in till marknadsdomstolen den första vardagen därefter. Besvärsförbud I ett ärende som hör till marknadsdomstolens behörighet enligt 102 i upphandlingslagen får ändring inte sökas med stöd av kommunallagen eller förvaltningsprocesslagen. I en upphandling som grundar sig på ett ramavtal får ändring inte sökas genom besvär om inte marknadsdomstolen beviljar behandlingstillstånd i ärendet enligt 86 i lagen om offentlig upphandling. Underrättelse om ändringssökandet till den upphandlande enheten Den som söker ändring i ett upphandlingsärende med stöd av 88 i upphandlingslagen ska skriftligen underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Underrättelsen ska lämnas till den upphandlande enheten senast då besvären över upphandlingen lämnas in till marknadsdomstolen. Underrättelsen ska lämnas in till den upphandlande enheten på adressen som uppges i punkt I. Marknadsdomstolens adress och annan kontaktinformation Marknadsdomstolen Banbyggarvägen 5, Helsingfors tfn tel fax e-post: markkinaoikeus@oikeus.fi