Ämbetshuset, Hörnrummet. 13 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Val av protokolljusterare Godkännande av föredragningslista 17

Transkript

1 NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 2/ Köks- och städsektionen Tid Onsdag kl Plats Ämbetshuset, Hörnrummet Ärenden som skall behandlas Sida 13 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Val av protokolljusterare Godkännande av föredragningslista Upphandling av torrvaror Bokslutet Sparkravet Sysselsättning av långtidsarbetslösa Anhållan om ersättning för köksbiträde som vik.husmor eller ansvarig köksa på tillredningskök Städdimensionering Salmonellaprovtagning Kundnöjdhetsenkäten Anmälningsärenden 30 Protokollet framlagt till påseende Tid och plats Ordförande GRETA NÄS

2 NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 2/ Köks- och städsektionen Tid Onsdag kl Plats Beslutande Ämbetshuset, Hörnrummet Näs Greta, ordförande Enlund Ann-Charlott Lawast Sören, viceordförande Strang Frej Broo Gun-Marie, ersättare för M Holmberg Frånvarande Övriga deltagande Holmberg Marika Backlund Eva, kökschef Jakobsson Margaretha, serviceförman Lillbacka Gunilla, stadskamrer, protokollförare Paragrafer Underskrifter Ordförande Protokollförare Greta Näs Gunilla Lillbacka Protokolljustering Tid och plats Underskrifter Frej Strang Gun-Marie Broo Framlagt till allmänhetens Påseende Tid och plats Måndagen den i stadskansliet, Topeliusesplanaden 7 Bestyrker Gunilla Kvist, byråsekreterare

3 Köks- och städsektionen CK:97/2015/ SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Kos 13 Ordförande/viceordförande öppnar sammanträdet samt konstaterar huruvida stadsstyrelsens köks- och städsektion är lagligt sammankallad och beslutför. Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter även beslutfört. CK:98/2015/ VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Kos 14 Förslag: Två ledamöter utses att justera protokollet från sammanträdet. Tidpunkt och plats fastslås också. Till protokolljusterare utsågs ledamöterna Frej Strang och Gun-Marie Broo. Protokollet justeras på ekonomikontoret fredagen den 10 april kl CK:99/2015/ GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA Kos 15 Förslag: Efter att ordföranden antecknat eventuella extra ärenden godkänner sektionen föredragningslistan. Föredragningslistan godkändes.

4 Köks- och städsektionen CK:101/2015/ UPPHANDLING AV TORRVAROR Köks- och städsektionen Bilaga 1/6 Kos 6 Staden har inte haft någon offert på torrvaror, sylter, drycker, konserver eller dylikt. Kosthållschefen har utarbetat ett förslag till anbudsförfrågan för perioden plus ett optionsår. Förslag till anbudsförfrågan i bilaga 1/ 6. Produktlistan är under bearbetning och utdelas på mötet. KAM: Sektionen diskuterar och besluter om upphandlingskriterierna samt den fortsatta processen. _ I anbudsförfrågan tas med att staden har en kök- och städstrategi som bör eftersträvas. Leverantören bör kunna ge service på båda inhemska. Avtalstid: med möjlighet till ett optionsår. I anbudsförfrågan tas med de 40 viktigaste produkterna. Förutom att offerten sätts ut på Hilma sänds den till de lokala affärerna: M-market, Torghallen och S-market. Ett extra KOS möte hålls kl. 14:30, för att ta ställning till anbuden. Kosthållschefen jobbade vidare på upphandling av torrvaror men konstaterade att det blir ett väldigt tidskrävande arbete med att göra egen upphandling av dessa varor, eftersom det vid närmare efterforskningar överstiger gränsen för EUupphandling ( euro). Kosthållschefen tog då kontakt med Kuntahankinnats kontaktperson och fick information om hur kommuner kan ansluta sig till olika upphandlingar. Mer info om Kuntahankinnat : Kuntahankinnat har gjort offertförfrågan på ca 1000 produkter inom området torrvaror, konserver, frysta varor m.m. Leverantör på det gällande avtalet som Kuntahankinnat har är Kespro Oy Ab. (samma leverantör som Nykarleby stad anlitar nu) Avtalet gäller till och kommuner kan ansluta sig när som helst under avtalsperioden. Inga anslutningsavgifter eller dylikt. Kosthållschefen har jämfört våra nuvarande priser med Kepro mot de priser som staden skulle ha om vi ansluts till Kuntahankinnats upphandling. Jämförelsen har gjorts på de produkter som på års basis är mest kostsamma (över 1000 euro/år). Bara på dessa få produkter ser man en tydlig prisskillnad. Prisskill-

5 Köks- och städsektionen Kos 16 naden på dessa produkter blev över på årsnivå. Till dessa priser tillkommer då en leveranskostnad, man kan välja att betala 29 cent per kilo eller 22,60 per leverans. Räknar man till dessa leveranskostnader är inbesparingen ca per år. KAM: Föreslår att Nykarleby stad ansluter sig till Kuntahankinnats gemensamma upphandling av livsmedel, produkt område 1. (torrskaffning, frysta produkter) och betalar leveranskostnader 22,60 per leverans. Stadskamrerens förslag godkändes.

6 Köks- och städsektionen CK:425/2015/ BOKSLUTET 2014 Bilaga 1,2/17 Kos 17 Bokslutet för staden som helhet är klart och visat ett underskott på ca euro. Kök och städ finns nu med första året som eget resultatområde. Budgetöverskridningen är dryga och kommer från kökssidan. Överskridningarna kommer från löner ca , det måste ha funnits en felbudgetering på pensionskostnader, eftersom de överstiger budget med ca euro. Mattransporter överstiger budgeten med drygt euro p.g.a. att det finns transporter som började mitt under året och inte fanns budgeterade. Livsmedelskostnaderna överstiger budget med ca euro. Vi har haft vissa inkörningsproblem med stängningen av HVC köket och överflyttningen till Hagalund och det har tidvis varit turbolent på personalsidan. Städsidan underskrider sin budget med ca euro. Den långa versionen av bokslutet per platskod sänds per e-post. KAM: Antecknas för kännedom. Bokslutet för köks- och städsektionen godkändes.

7 Köks- och städsektionen CK:232/2015/ SPARKRAVET 2016 Stadsstyrelsen Stadens ekonomiplaneringsgrupp har diskuterat stadens driftsekonomi utgående från att bokslutet 2014 visar ett underskott på euro års budget är ännu mer utmanande, eftersom detta år inte finns någon som helst marginal i de budgeterade skatteinkomsterna. Diskussionen om budgetinbesparingar 2016 är synnerligen aktuell, eftersom bildningsväsendet redan nu uppgör läsåret års schema. Enligt stadens ekonomiplan skall staden spara euro under 2016, utgående från 2015 års budget. Med tanke på det prekära läget och de obefintliga marginaler på skatte- och statsandelssidan som finns under 2015 föreslår ekonomigruppen ökade inbesparingar och att bildningsnämnden redan inför hösten 2015 tar sparåtgärderna i beaktande. Följande inbesparingssummor, netto föreslås: Allmän förvaltning inkl. kök/städ euro Social- och hälsovård euro Bildningsnämnden euro Miljö- och byggnadsnämnden euro Tekniska nämnden euro Sammanlagt euro Stadskamrer Lillbacka medverkar med en översikt av det ekonomiska läget och det preliminära bokslutet. Sst 82 SD: Stadsstyrelsen omfattar ekonomiplaneringsgruppens förslag till besparingar och delger beslutet stadens nämnder och avdelningar. Stadsfullmäktige ger definitiv budgetram först på sitt junimöte när vi vet mer hur mycket kommunens statsandelar sjunker och hur skatteinkomsterna utvecklas. Protokollsanteckning: Stadsstyrelsen gav revisionsnämnden i uppdrag att särskilt granska äldreomsorgen, tandvården och social- och hälsovårdsverkets hyror under åren när man utför granskningen av social- och hälsovården enligt det uppdrag som stadsfullmäktige gav revisionsnämnden den

8 Köks- och städsektionen Kos 18 Stadsstyrelsen omfattade stadsdirektörens förslag och beslöt att nämndernas förslag till inbesparingar bör inlämnas till stadsstyrelsen senast Allmän förvaltnings sparkrav 2016 är euro. Uträknat solidariskt från budgeten för 2015 skulle det betyda att kök och städs andel är ungefär 50 % d.v.s euro. KAM: Sektionen bör ta ställning till olika möjliga sparåtgärder. - hur inverkar åtgärderna nämnda i köks- och städstrategin - hur påverkar en eventuell ändring av skolstrukturen - vad finns det för andra möjliga sparåtgärder? Köks- och städsektionen diskuterade olika alternativ och kom fram till att vi under 2016 kommer att kunna göra inbesparingar på torrvaror med ca , samt att kök och städ sammanlagt gör en inbesparing på ca om gruppfamiljedaghemmet i Pensala stängs. Total inbesparing

9 Köks- och städsektionen CK:342/2015/ SYSSELSÄTTNING AV LÅNGTIDSARBETSLÖSA Stadsstyrelsen Sst 99 Kos 19 Från och med årsskiftet ökade kommunernas ansvar för finansieringen av arbetsmarknadsstödet. Kommunernas finansieringsandel är 50% för dem som varit arbetslösa i dagar och 70 % om personen fått stödet i minst dagar. Nykarleby stad har de senaste åren försökt ta ett aktivare grepp kring sysselsättningen av långtidsarbetslösa. Tack vare samarbete inom staden och med tredje sektorn har antalet långtidsarbetslösa kunnat minskas genom såväl direkt lönearbete som rehabiliterande arbetsverksamhet. När den nya lagstiftningen trädde i kraft vid årsskiftet har behovet av ytterligare åtgärder aktualiserats. Inom staden verkar nu en sektoröverskridande styrgrupp (AKTIV) som koordinerar arbetet och försöker hitta sysselsättningsåtgärder inom alla sektorer. Sysselsättningen av långtidsarbetslösa ger staden möjligheter till extra arbetskraft samtidigt som det ger långtidsarbetslösa en chans att komma tillbaka på arbetsmarknaden. Tack vare sysselsättningsåtgärder finns även relativt stora pengar att spara i och med att stadens andel av arbetsmarknadsstödet minskar för varje person som sysselsätts. Närmare information ges på mötet. SD: Stadsstyrelsen beslutar att Nykarleby stad skall ta ett aktivare grepp om sysselsättningen av långtidsarbetslösa och ger stadens samtliga sektorer och koncernbolag i uppgift att skapa arbetsuppgifter för att sysselsätta långtidsarbetslösa. Stadsdirektörens förslag godkändes. Beslutet meddelas alla förmän. Resultatområdet kök och städservice har redan aktivt tagit emot långtidsarbetslösa och kommer att fortsätta att göra så. Lämpliga platser har hittats på Hagalunds kök, HVC städ och inom dagvården. KAM: Sektionen antecknar ärendet för kännedom uppmanar teamledarna att aktivt ta emot och sysselsätta långtidsarbetslösa.

10 Köks- och städsektionen Stadskamrerens förslag godkändes.

11 Köks- och städsektionen CK:264/2015/ ANHÅLLAN OM ERSÄTTNING FÖR KÖKSBITRÄDE SOM VIK.HUSMOR ELLER ANSVARIG KÖKSA PÅ TILLREDNINGSKÖK Personalpolitiska utskottet Bilaga 1/13 Kosthållschef Eva Backlund anhåller om att köksbiträde som vikarierar husmor eller ansvarig köksa på tillredningskök, (t.ex då ordinarie kokerska eller husmor är ledig/sjuk eller på semester) skulle få ett extra tillägg för de dagar som hon/han ansvarar för kokandet. Medellönen (UR-lön) för köksbiträdet på tillredningskök är 1 786,49 och URlönen för kokerska är 1 945,58. Skillnaden utgör 159,09 per månad. Dividerat med 22 arbetsdagar per månad ger en skillnad på 7,23 euro per dag. Ersättningar för lördag, söndag, aftonarbete m.m. erhålls som normalt enligt AKTA. Denna morot skulle göra det enklare att få köksbiträden att koka de dagar som det behövs och belöna de som redan nu ställer upp, en extra ersättning. PPU 13 SD: Köksbiträden som tillfälligt vikarierar kokerska får ett tillägg på UR-lönen med 7,23 euro/dag. Tillägget utbetalas fr.o.m Beslutet delges kosthållschef Eva Backlund. Kos 20 KAM: Sektionen antecknar ärendet för kännedom. Antecknades för kännedom.

12 Köks- och städsektionen CK:426/2015/ STÄDDIMENSIONERING Kos 21 Staden har tre fastigheter som behöver städdimensioneras från grunden, Socklot daghem och skola, Munsala förskola och Jeppo daghem. Serviceförmannen har uppskattat att kostnaden blir ca euro för alla tre. KAM: Sektionen beslutar att köpa en grundlig städdimensionering för dessa tre fastigheter. Stadskamrerens förslag godkändes.

13 Köks- och städsektionen CK:455/2015/ SALMONELLAPROVTAGNING Bilaga 1/22 Enligt 20 i Lag om ändring av lagen om smittsamma sjukdomar 935/2003 får en arbetstagare inte jobba med sådana uppgifter i en livsmedelslokal som innefattar hantering av oinpackade, lättförskämbara livsmedel förrän än utredning av en allmänfarlig smittsam sjukdom (t.ex. salmonella) gjorts. Detta betyder att man måste ta ett salmonella prov så snart som möjligt när man varit på resa utanför Norden i mera än 4 dygn. Remiss för inlämnande av prov fås från företagshälsovården. Några skriftliga rekommendationer har inte tidigare funnits i Nykarleby stad. Kos 22 KAM: Sektionen ger skriftliga anvisningar till kökspersonalen enligt bilaga. : Mera information finns i folkhälsoinstitutets åtgärdsanvisning för att förhindra salmonella, 4/2007, som bifogas med anvisningen. Stadskamrerens förslag godkändes.

14 Köks- och städsektionen CK:88/2014/ KUNDNÖJDHETSENKÄTEN 2014 Köks- och städsektionen Köks- och städsektionen Köks- och städsektionen Bilaga 1-5/28 Bilaga 1-3/23 Kos 6 Kos 17 Kos 28 Enligt stadens kök och städstrategi är ett av målen Via regelbundna matråd i skolorna och kundnöjdhetsenkäter säkerställs att kunderna möjlighet att ge feedback på köks- och städtjänster och det är sagt att det sker via Kundnöjdhetsenkät enligt uppgjort formulär minst två gånger per år Sektionen bör diskutera när det anses mest lämpligt att dessa enkäter hålls och om det finns speciella områden, frågor eller tyngdpunktsområden som anses speciellt viktiga. KAM:Sektionen besluter om utformandet av kundnöjdhetsenkäterna och när de sänds ut och till vilka målgrupper. Sektionen beslöt att alla medlemmar och tjänstemännen till nästa möte gör en lista på tänkbara frågor som kunde tas med i en för kök och städ gemensam kundnöjdhetsenkät och e-postar dem till sekreteraren som sammanställer en lista till nästa möte. Bedömningsskalan kunde vara 1-5. Målsättningen är att enkäten görs senast i april. På nästa möte bestäms till vilka grupper och på vilket sätt enkäten görs. KAM: Sektionen tar beslut om hur enkäten ser ut och till vilka kundgrupper den sänds ut. Sektionen beslöt att kundnöjdhetenkätens målgrupp är alla barn, elever, studerande och personal i daghem och skola samt boende och personal inom vård och omsorg samt boende hemma som köper mat via hemservice. Ett utkast till frågor gjordes på mötet. Kundnöjdhetsenkäten har varit utsänd till samtliga intressegrupper enligt beslut och svartiden är Resultaten sänds ut på e-post så fort vi har dem sammanställda och presenteras på sektionens möte KAM: Antecknas för kännedom.

15 Köks- och städsektionen Stadskamrerns förslag godkändes. Resultatet av enkäten delges teamledarna samt husmödrarna i Jeppo och Munsala. De gamla enkätsvaren som bilaga. Kos 23 KAM: Sektionen diskuterar de tidigare enkätsvaren och sektionen ser över vad vi åtgärdat och vad vi ännu kunde åtgärda. Sektionen beslöt att inge göra någon ny enkät under 2015, utan först 2016.

16 Köks- och städsektionen CK:427/2015/ ANMÄLNINGSÄRENDEN Anställning av städare till Hagalund 75 %, Petra Karlström valdes, börjar Daghemshygien info har hållits för daghemsstädare/dagvårdspersonal, hur gör vi för att förhindra smittan vid t.ex. magsjuka Hagalund/Hvc-personal på info angående Hygienisk städning vid vårdhem Arbetarskydds inspektion har gjorts vid Ämbetshuset, Hagalund och Topeliusgymnasiet Teamledarmöte hölls Arbetsplatsinspektion har gjorts vid Ämbetshuset och Topeliusgymnasiet 2015 Ny städmetod vid Hagalund pensionärscenter har tagits i bruk 2015 Omändringar av Mariannes städytor/kaffekokning har gjorts vid Ämbetshuset, fortfarande under arbete 2015 Uppdatering av städinfo-mappar på gång, skall finnas tillgänglig för städpersonal/vikarier 2015 Dimensionering skall påbörjas vid Jeppo daghem, Socklot daghem och Munsala förskola Juli 2015 Florahemmet tar mat under juli från Hagalund. Kos 24 KAM: Antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom. Beslöts att ett extra KOS-möte hålls den l

17 Köks- och städsektionen ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄR Besvärsförbud Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet kan, enligt KomL 91, rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 17 20, 24 Anvisning för rättelseyrkande Den som är missnöjd med ett av nedannämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande till stadsstyrelsens köks- och städsektion inom 14 dagar från delgivningen av beslutet. Paragrafer: 13 16, Kontaktinformation: Köks- och städsektionen, PB 29 (Topeliusesplanaden 7), Nykarleby Rättelseyrkandet kan framställas av en part, d.v.s. den som beslutet gäller, eller vars rätt, skyldighet eller fördel beslutet påverkar direkt, eller av en kommunmedlem. Rättelseyrkandet ska framställas inom 14 dagar från delgivning av beslutet. En part anses, om inget annat visas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten per brev. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. I rättelseyrkandet ska den som söker rättelse, och den som avfattat skrivelsen, anteckna namn, hemkommun, postadress och telefonnummer. De framförda kraven på rättelse med motiveringar skall tydligt framgå av rättelseyrkandet. Till rättelseyrkandet skall bifogas: o beslutet i vilket rättelse söks, antingen som kopia eller i original o handlingar man hänvisar till Rättelseyrkandet skall vara köks- och städsektionen tillhanda före kl den sista dagen som rättelseyrkande får framställas.

18 Köks- och städsektionen Anvisning för besvär I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Kommunalbesvär, paragrafer: Förvaltningsbesvär, paragrafer: Besvärsmyndighet: Vasa förvaltningsdomstol, PB 204 (Korsholmsesplanaden 43), Vasa vaasa.hao@oikeus.fi, fax Annan besvärsmyndighet: Adress: Paragrafer: Besvär skall anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten. Beslut som getts efter anslag anses ha kommit parterna till kännedom den dag då beslutet gavs. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av dem som är part eller av en kommunmedlem. Besvärsskriften skall innehålla följande uppgifter: o Ändringssökandes underskrift o Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. o Vilket beslut som överklagas o Vilka ändringar som yrkas i beslutet o Motiveringar till att beslutet bör ändras. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Besvär får anföras på den grunden att o Beslutet har tillkommit i felaktig ordning, o Den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter, eller o Beslutet annars strider mot lag. Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post, e-post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall sändas i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvär till Vasa förvaltningsdomstol skall lämnas in senast kl den dag då besvärstiden går ut. För besvär till förvaltningsdomstol uppbärs en avgift om 90. I Lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/1993) finns särskilda bestämmelser om vissa fall där avgift inte uppbärs.