49 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Val av protokolljusterare Godkännande av föredragningslista 74

Transkript

1 NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 5/ Revisionsnämnden Tid Fredag kl Plats Stadshuset, Tornskär Ärenden som skall behandlas Sida 49 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Val av protokolljusterare Godkännande av föredragningslista Granskningsområde 2017 och 2018, Nämnden för utbildning och småbarnspedagogik Nuläge och framtidsläge för stadens fastigheter; Diskusison med byggnadschefen Bindningar, inkomna uppgifter Direktiv för intern kontroll Upphandlingsdirektiv Genomgång av stadsstyrelsens och nämndernas protokoll Ärenden för diskussion Anmälningsärenden Nästa sammanträde 86 Protokollet framlagt till påseende Tid och plats Ordförande Måndagen den i Stadshuset, Topeliusesplanaden 7, Nykarleby STEVEN FROSTDAHL

2 NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 5/ Revisionsnämnden Tid Fredag kl Plats Beslutande Stadshuset, Tornskär Frostdahl Steven, ordförande Björkman Roy Braskén Håkan Karlstedt-Fellman Marit Sourander Ulf, ersättre för E Nylund Frånvarande Nylund Elin Övriga deltagande Paragrafer Kvist Gunilla, byråsekreterare, protokollförare Becker Hans, revisor Häggblom Anneli, ordförande för nämnden för utbildning och småbarnspedagogik 52, till kl Sundell Boris, direktör för bildningsväsendet, 52, till kl Tötterman-Engström Teresia, t.f. direktör för bildningsväsendet, 52, till kl Lönnqvist Daniel, byggnadschef, 53, till kl Underskrifter Ordförande Protokollförare Steven Frostdahl Gunilla Kvist Protokolljustering Tid och plats Elektroniskt senast Protokolljustering bifogas Framlagt till allmänhetens Påseende Tid och plats Roy Björkman Ulf Sourander Roy Björkman Ulf Sourander Måndagen den i Stadshuset Topeliusesplanaden 7, Nykarleby Bestyrker Gunilla Kvist, byråsekr.

3 Revisionsnämnden FA:120/2018/ SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Ren 49 Ordföranden/viceordföranden konstaterar om sammanträdet är lagenligt sammankallat och beslutfört. Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter även beslutfört. FA:121/2018/ VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Ren 50 Protokolljusterare torde utses att justera protokollet från sammanträdet. Protokollet justeras elektroniskt senast onsdagen den före kl Till protokolljusterare utsågs ledamot Roy Björkman och ersättare Ulf Sourander. FA:122/2018/ GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA Ren 51 Föredragningslistan godkänns. Föredragningslistan godkändes.

4 Revisionsnämnden FA:1249/2017/ GRANSKNINGSOMRÅDE 2017 OCH 2018, NÄMNDEN FÖR UTBILDNING OCH SMÅBARNSPEDAGOGIK Revisionsnämnden Bilaga 1/55 Bilaga 1/52 Ren 55 Ren 52 Enligt revisionsnämndens utvärderingsplan är det nämnden för utbildning och småbarnspedagogik, nämnden för finskspråkig utbildning och social- och hälsovårdsnämnden som är granskningsområden år 2017 och Stadsstyrelsen granskas varje år. Ordförande för nämnden för utbildning och småbarnspedagogik, direktören för bildningsväsenet samt biträdande bildningsdirektören har inbjudits till dagens möte för att informera om bildningsväsendets utmaningar, den nya enhetsskolan, ekonomin m.m. Revisionsnämnden tar del av informationen. Direktören för bildningsväsendet, Boris Sundell, biträdande direktören för bildningsväsendet Theresia Tötterman-Engström och ordförande för nämnden för utbildning och småbarnspedagogik, Anneli Häggblom informerade om utbildningens strategi, Zachariasskolan, den nya enhetsskolan samt ekonomin, bilaga. Informationen antecknades för kännedom. Eftersom nämnden för utbildning och småbarnspedagogik är granskningsområde även 2018 har nämndens ordförande samt de båda bildningsdirektörerna inbjudits till dagens sammanträde för fortsatt information om verksamheten. Ett sammandrag av informationen från tillfället bifogas. Revisionsnämnden tar del av dagens information. Ordförande för nämnden för utbildnings och småbarnspedagogik, Anneli Häggblom samt bildningsdirektör Boris Sundell och t.f. bildningsdirektör Teresia Tötterman-Engström informerade om verksamheten inom bildningsområdet med

5 Revisionsnämnden bl.a. den nya enhetsskolan, Zachariasskolan, dagvården, elevhälsan och elevprognoser. De största utmaningarna inom området gicks också igenom. Informationen och diskussionen antecknades för kännedom.

6 Revisionsnämnden FA:1010/2018/ NULÄGE OCH FRAMTIDSLÄGE FÖR STADENS FASTIGHETER; DISKUSISON MED BYGGNADSCHEFEN Ren 53 Stadens byggnadschef Daniel Lönnqvist har kallats till sammanträdet för att informera om dagsläge och framtidsläge för stadens fastigheter. Revisionsnämnden tar del av informationen. Byggnadschef Daniel Lönnqvist presenterade verktyget som de använder inom tekniska avdelningen för att dokumentera stadens byggnader och vad som framkommer vid fastigheternas granskningar och vilka åtgärder som skall vidtas/ har vidtagits. En granskning av stadens alla byggnader pågår som bäst. De byggnader som börjar vara över 50 år är nog ofta också problembyggnader. Renoveringsbehov finns nog i flera byggnader. En organisationsförändring har genomförts med ett gemensamt team av gårdskarlar för stadens fastigheter. Revisionsnämnden tog del av informationen och beslöt efterlysa en årlig rapport till stadsstyrelse och stadsfullmäktige över renoveringsbehov och kostnadskalkyl för stadens fastigheter.

7 Revisionsnämnden FA:1011/2018/ BINDNINGAR, INKOMNA UPPGIFTER Ren 54 Nämnden tar ställning till de uppgifter om bindningar som inkommit sedan senaste sammanträde. De nya uppgifter som inkommit genomgicks och införs i förteckningen, samtidigt som förteckningen kompletterades, ändrades efter de förändringar som gjorts bland förtroendeuppdrag under hösten. Den uppdaterade förteckningen publiceras på stadens hemsida.

8 Revisionsnämnden FA:577/2018/ DIREKTIV FÖR INTERN KONTROLL Stadsstyrelsen Bilaga 1/248 Sst 248 Bilaga 1/55 Den nya lagen om offentlig upphandling och koncession trädde i kraft Nykarleby stads interna upphandlingsdirektiv har därför nu uppdaterats för att bland annat stämma överens med de nya tröskelvärdena som finns i den nya lagen. Statliga och kommunala myndigheter samt övriga upphandlande enheter ska konkurrensutsätta sin upphandling och sina koncessioner. Lagen har till ändamål att effektivisera användningen av allmänna medel, främja innovativ och hållbar upphandling av hög kvalitet samt garantera lika möjligheter för företag och andra sammanslutningar att erbjuda varor, tjänster och byggentreprenader vid anbudsförfaranden för offentlig upphandling. Upphandlingsprocessen styrs av lagar och förordningar men det finns ett klart behov av egna interna direktiv för upphandling, främst gällande upphandlingar som understiger de nationella tröskelvärdena. Upphandlingsdirektiven syftar till att reglera upphandlingsprocesserna i staden. I Nykarleby stads direktiv för upphandling har tanken varit att på ett överskådligt sätt skapa ett verktyg för stadens upphandlingar på alla nivåer. Direktiven har sammanställts genom ett antal checklistor för småupphandlingar, nationella upphandlingar och EU-upphandlingar. Upphandlingen ska genomföras på ett ekonomiskt och ändamålsenligt sätt. Av anbuden skall det totalekonomiskt mest fördelaktiga eller det billigaste i enlighet med vad som anges i anbudsförfrågan antas. Beroende på upphandlingen kan i anbudsbegäran också ingå specificerade kvalitets- och miljökrav. Oberoende av upphandlingens storlek ska principerna om öppenhet, likabehandling och icke-diskriminerande bemötande iakttas. Dessa principer gäller vid bemötandet av anbudssökande och anbudsgivare och vid behandlingen av de inkomna anbuden under alla skeden i upphandlingsprocessen. FD: Stadsstyrelsen godkänner de nya upphandlingsdirektiven för Nykarleby stad. Förvaltningsdirektörens förslag godkändes. Direktiven delges stadens nämnder och sektioner.

9 Revisionsnämnden Ren 55 Direktiven för intern kontroll antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom.

10 Revisionsnämnden FA:953/2018/ UPPHANDLINGSDIREKTIV Stadsstyrelsen Bilaga 1/248 Sst 248 Bilaga 1/56 Den nya lagen om offentlig upphandling och koncession trädde i kraft Nykarleby stads interna upphandlingsdirektiv har därför nu uppdaterats för att bland annat stämma överens med de nya tröskelvärdena som finns i den nya lagen. Statliga och kommunala myndigheter samt övriga upphandlande enheter ska konkurrensutsätta sin upphandling och sina koncessioner. Lagen har till ändamål att effektivisera användningen av allmänna medel, främja innovativ och hållbar upphandling av hög kvalitet samt garantera lika möjligheter för företag och andra sammanslutningar att erbjuda varor, tjänster och byggentreprenader vid anbudsförfaranden för offentlig upphandling. Upphandlingsprocessen styrs av lagar och förordningar men det finns ett klart behov av egna interna direktiv för upphandling, främst gällande upphandlingar som understiger de nationella tröskelvärdena. Upphandlingsdirektiven syftar till att reglera upphandlingsprocesserna i staden. I Nykarleby stads direktiv för upphandling har tanken varit att på ett överskådligt sätt skapa ett verktyg för stadens upphandlingar på alla nivåer. Direktiven har sammanställts genom ett antal checklistor för småupphandlingar, nationella upphandlingar och EU-upphandlingar. Upphandlingen ska genomföras på ett ekonomiskt och ändamålsenligt sätt. Av anbuden skall det totalekonomiskt mest fördelaktiga eller det billigaste i enlighet med vad som anges i anbudsförfrågan antas. Beroende på upphandlingen kan i anbudsbegäran också ingå specificerade kvalitets- och miljökrav. Oberoende av upphandlingens storlek ska principerna om öppenhet, likabehandling och icke-diskriminerande bemötande iakttas. Dessa principer gäller vid bemötandet av anbudssökande och anbudsgivare och vid behandlingen av de inkomna anbuden under alla skeden i upphandlingsprocessen. FD: Stadsstyrelsen godkänner de nya upphandlingsdirektiven för Nykarleby stad. Förvaltningsdirektörens förslag godkändes. Direktiven delges stadens nämnder och sektioner.

11 Revisionsnämnden Ren 56 De nya upphandlingsdirektiven antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom.

12 Revisionsnämnden FA:1012/2018/ GENOMGÅNG AV STADSSTYRELSENS OCH NÄMNDERNAS PROTOKOLL Ren 57 Stadsstyrelsens protokoll är genomlästa t.o.m Nämnden fortsätter genomläsningen av protokollen. Vid genomläsningen noterades följande: - sst 24.9: Servicehus till Komarov-arenan antecknats. - sst 8.10: Nya upphandlingsdirektiv + direktiv för intern kontroll godkänts. Stadsstyrelsen föreslår för stadsfullmäktige att skattestyrelsen meddelas att staden önskar förbehålla sig rätten att fortsättningsvis bevilja föreningar skattebefrielse - vln 4.10 och 26.10: budgeten behandlats, internationella klubben, motion om konstgräs behandlats - mbn 19.9 och 17.10: budgetmöten + normala bygglovsärenden m.m. - ten 25.9 och 23.10: budgetmöten, tomtindelningar m.m. - usn 3.10 och 23.10: budgetmöten, skrivelser från Kovjoki- och Markbybor samt hem- och skola mot eventuella tankar på indragning av skola Genomläsningarna antecknades för kännedom.

13 Revisionsnämnden FA:1013/2018/ ÄRENDEN FÖR DISKUSSION Ren 58 Ev. ärenden för diskussion upptas. Inga ärenden upptogs för diskussion.

14 Revisionsnämnden FA:1015/2018/ ANMÄLNINGSÄRENDEN Ren 59 Anmälningsärenden noteras för kännedom. Jenny Stenvall, BDO, har rekryterats som en ytterligare resurs till revisorsteamet för Nykarleby stads revision. Antecknades för kännedom.

15 Revisionsnämnden FA:1014/2018/ NÄSTA SAMMANTRÄDE Ren 60 Revisionsnämnden slog på mötet fast att måndag 19 november kl är nästa sammanträde och att stadsstyrelsens ordförande, nye stadsdirektören och ekonomidirektören kallas till sammanträdet för att informera om 2019 års budgetförslag samt läget för år Antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom.

16 Revisionsnämnden ANVISNING FÖR BEGÄRAN OM OMPRÖVNING OCH BESVÄR Beslutsorgan Datum för sammanträde Revsionsnämnden Besvärsförbud Eftersom beslut nedan endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt kommunallagen omprövningsbegäran inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: Begäran om omprövning: Anförande av kommunalbesvär: Anförande av förvaltningsbesvär: Annat besvär: Paragrafer Protokollet har gjorts tillgängligt i det allmänna datanätet: Beslutet har delgetts parten genom ett brev som avsändes: Beslutet har delgetts parten genom ett e-postmeddelande som avsändes: Anvisning för begäran om omprövning Den som är missnöjd med detta beslut kan begära omprövning skriftligt. Ändring i beslutet får inte sökas genom besvär hos domstol. Omprövning får begäras av: den som beslutet avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part), och kommunmedlemmar. Tidsfrist för begäran om omprövning: Omprövning ska begäras inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Begäran om omprövning ska lämnas in till Nykarleby stad före kl den sista vardagen som begäran om omprövning får framställas. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet sändes, om inte något annat visas. Vid vanlig elektronisk delgivning anses parten ha fått del av beslutet den tredje dagen efter att meddelandet sändes, om inte något annat visas. En kommunmedlem anses ha fått del av ett beslut sju dagar efter det att protokollet fanns tillgängligt i det allmänna datanätet. Dagen för delfåendet räknas inte med i tidsfristen för begäran om omprövning. Om den sista dagen för omprövningsbegäran infaller på en helgdag, självständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får omprövning begäras den första vardagen därefter.

17 Revisionsnämnden Omprövningsmyndighet: Postadress: PB 29, Nykarleby Besöksadress: Topeliusesplanaden 7 E-postadress: nykarleby.stad@nykarleby.fi Telefonnummer: Omprövningsbegärans form och innehåll Omprövning ska begäras skriftligt. Också elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form. I omprövningsbegäran ska uppges: - det beslut i vilket omprövning begärs - hurdan omprövning som begärs - på vilka grunder omprövning begärs I omprövningsbegäran ska uppges namnet på den som har begärt omprövning samt personens hemkommun, postadress och telefonnummer. Om omprövningsbeslutet får delges som ett elektroniskt meddelande ska också e-postadress uppges. Protokollsutdrag och bilagor som gäller beslutet kan begäras hos stadskansliet eller på

18 Revisionsnämnden Anvisning om anförande av kommunalbesvär Besvärsrätt - beslut som meddelats med anledning av en omprövningsbegäran Ändring i ett beslut som meddelats med anledning av en begäran om omprövning får sökas genom kommunalbesvär endast av den som begärt omprövning av det ursprungliga beslutet. Om det ursprungliga beslutet har ändrats med anledning av en begäran om omprövning får ändring i det ändrade beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som beslutet avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part), och kommunmedlemmar. Besvärstid Kommunalbesvär ska anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. Besvären ska lämnas in till besvärsmyndigheten senast under besvärstidens sista dag innan besvärsmyndigheten stänger. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet sändes, om inte något annat visas. Vid vanlig elektronisk delgivning anses parten ha fått del av beslutet den tredje dagen efter att meddelandet sändes, om inte något annat visas. En kommunmedlem anses ha fått del av ett beslut sju dagar efter det att protokollet fanns tillgängligt i det allmänna datanätet. Dagen för delfåendet räknas inte med i besvärstiden. Om den sista dagen för att anföra besvär infaller på en helgdag, självständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får besvär anföras den första vardagen därefter. Besvärsgrunder Kommunalbesvär får anföras på den grunden att beslutet har tillkommit i oriktig ordning, den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter eller beslutet annars strider mot lag. Den som anför besvär ska presentera besvärsgrunderna innan besvärstiden löper ut. Besvärsmyndighet Kommunalbesvär anförs hos Vasa förvaltningsdomstol Postadress: PB 204, Vasa Besöksadress: Korsholmsesplanaden 43 E-postadress: vaasa.hao@oikeus.fi Telefonnummer: Besvär kan anföras även via förvaltnings- och specialdomstolars e-tjänst på adressen Besvärens form och innehåll Besvären ska anföras skriftligt. Också elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form. I besvären, som riktas till besvärsmyndigheten, ska uppges det beslut i vilket ändring söks, till vilka delar ändring söks i beslutet och vilka ändringar som yrkas, de grunder på vilka ändring yrkas.

19 Revisionsnämnden I besvären ska ändringssökandens namn och hemkommun uppges. Om ändringssökandens talan förs av personens lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har avfattat besvärsskriften, ska också denna persons namn och hemkommun uppges i besvären. I besvären ska dessutom uppges postadress, telefonnummer och övrig nödvändig kontaktinformation. Om besvärsmyndighetens beslut får delges som ett elektroniskt meddelande ska också e-postadress uppges. Ändringssökanden, den lagliga företrädaren eller ombudet ska underteckna besvären. Ett elektroniskt dokument behöver ändå inte kompletteras med en underskrift, om dokumentet innehåller uppgifter om avsändaren och det inte finns anledning att betvivla dokumentets autenticitet och integritet. Till besvären ska fogas - det beslut i original eller kopia i vilket ändring söks genom besvär - intyg över vilken dag beslutet har delgetts eller någon annan utredning över när besvärstiden har börjat - de handlingar som ändringssökanden åberopar till stöd för sina yrkanden, om de inte redan tidigare har lämnats till myndigheten. Rättegångsavgift Hos den som inleder ett ärende som gäller ändringssökande tas det ut en rättegångsavgift i enlighet med vad som föreskrivs i lagen om domstolsavgifter (1455/2015). Protokollsutdrag och bilagor som gäller beslutet kan begäras hos stadskansliet eller på

20 Revisionsnämnden Anvisning om anförande av förvaltningsbesvär hos förvaltningsdomstol Besvärsrätt I detta beslut får ändring sökas av den som beslutet avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part). Besvärstid Besvär ska anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. Besvären ska lämnas in till besvärsmyndigheten senast under besvärstidens sista dag innan besvärsmyndigheten stänger. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet sändes, om inte något annat visas. Vid vanlig elektronisk delgivning anses parten ha fått del av beslutet den tredje dagen efter att meddelandet sändes, om inte något annat visas. Dagen för delfåendet räknas inte med i besvärstiden. Om den sista dagen för att anföra besvär infaller på en helgdag, självständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får besvär anföras den första vardagen därefter. Besvärsmyndighet Kommunalbesvär anförs hos Vasa förvaltningsdomstol Postadress: PB 204, Vasa Besöksadress: Korsholmsesplanaden 43 E-postadress: vaasa.hao@oikeus.fi Telefonnummer: Besvär kan anföras även via förvaltnings- och specialdomstolars e-tjänst på adressen Besvärens form och innehåll Besvären ska anföras skriftligt. Också elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form. I besvären, som riktas till besvärsmyndigheten, ska uppges: - det beslut i vilket ändring söks, - till vilka delar ändring söks i beslutet och vilka ändringar som yrkas - de grunder på vilka ändring yrkas. I besvären ska ändringssökandens namn och hemkommun uppges. Om ändringssökandens talan förs av personens lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har avfattat besvärsskriften, ska också denna persons namn och hemkommun uppges i besvären. I besvären ska dessutom uppges postadress, telefonnummer och övrig nödvändig kontaktinformation. Om besvärsmyndighetens beslut får delges som ett elektroniskt meddelande ska också e-postadress uppges. Ändringssökanden, den lagliga företrädaren eller ombudet ska underteckna besvären. Ett elektroniskt dokument behöver ändå inte kompletteras med en underskrift, om dokumentet innehåller uppgifter om avsändaren och det inte finns anledning att betvivla dokumentets autenticitet och integritet. Till besvären ska fogas:

21 Revisionsnämnden det beslut i vilket ändring söks, i original eller kopia - intyg över vilken dag beslutet har delgetts eller någon annan utredning över när besvärstiden har börjat - de handlingar som ändringssökanden åberopar, om de inte redan tidigare har lämnats till myndigheten. Rättegångsavgift Hos den som inleder ett ärende som gäller ändringssökande tas det ut en rättegångsavgift i enlighet med vad som föreskrivs i lagen om domstolsavgifter (1455/2015). Protokollsutdrag och bilagor som gäller beslutet kan begäras hos stadskansliet eller på