SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 2 (12) 100 Information från verksamheten. Kommunchef Christina Madeling informerar om - gjorda intervjuer avseende tjänsten som personalchef. - regionförbundets erbjudande att medverka vid arbetsutskottet för diskussion kring en regional digital agenda för Kalmar län. Kommunledningskontoret bokar in mötestid. - att de båda Ölandskommunernas kommunchefer träffat representanter från Kalmar kommun respektive Nybro kommun för ev samverkan gällande överförmyndarverksamheten. Utredning ska göras för att belysa på vilket sätt kommunerna ska kunna samverka. Utredningen ska vara klar till september för 2014 för politiska beslut. 101 Dnr 2014/13-510 KS Medfinansieringsavtal - trafikplats väg 136 korsningen med väg 966 vid Rälla. Samhällsbyggnadschef Göran Borgö redogör för framtaget förslag till medfinansieringsavtal avseende väg 136, ombyggnad av anslutning samt korsning vid väg Rälla och väg 966 (Högsrumsvägen). Borgholms kommun har antagit en Fördjupad översiktsplan över området Rälla Stora Rör Ekerum som vann laga kraft 2013-02-12. I denna fördjupade översiktsplan finns ett antal områden utpekade för utveckling av bostäder och verksamheter. Kommunen har redan antagit flera detaljplaner som avser exploatering för ny bostadsbebyggelse i Rälla - Ekerum området, se översiktskarta bilaga 1. För att ytterligare områden ska kunna byggas ut och för att Rälla och Stora Rör ska kunna utvecklas som orter måste även kompletterande detaljplaner tas fram och befintlig infrastruktur byggas ut, både med kommunalt och statligt ansvar. För den statliga delen finns medel avsatta för åtgärder på väg 136 mellan brofästet och Borgholm i den regionala transportplanen 2014 2025 och delar av dessa kommer att användas för åtgärder inom Rälla-Stora Rörområdet. Åtgärderna delas in i etapper enligt följande: Etapp 1: Korsning Ekerum (beslut kommunfullmäktige 39/13) Etapp 2A: korsning Rälla Etapp 2B: korsning Stora Rör Detta avtal handlar om området vid Rälla och detaljplanen Järnnian samt eventuell möjlighet till utveckling av centrumområde i Rälla, Etapp 2A. Idag ansluter Högsrumsvägen 966 till väg 136 i Rälla från öster. En grusväg Rälla strandväg, som är kommunal, ansluter från väster till väg 136. Denna väg ansluter till området Järnnian.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 3 (12) Syftet med avtalet är att reglera ansvarsfördelningen, parternas ekonomiska åtagande och kommunens medfinansiering för ombyggnad av korsningen i Rälla med väg 136 till en cirkulationsplats. Vidare kan en mindre omdragning av Högsrumsvägen 966 bli nödvändig för att optimera cirkulationsplatsläget. Beroende på var cirkulationsplatsen placeras kan det bli möjligt för Borgholms kommun att utveckla förbättrat handels- och centrumområde i Rälla. Slutligen syftar ombyggnaden till att möjliggöra anslutning västerut till området Järnnian via cirkulationsplatsen. Gång- och cykelvägen förbi cirkulationsplatsen ingår i ombyggnaden och ansluter i norr mot gångoch cykelvägen till Ekerumsområdet. Gång- och cykelvägen avses ingå i sträckan från Ölandsbron till Borgholm. En förutsättning för genomförandet av detaljplanen Järnnian är att anslutningen till väg 136 förbättras. Bostäderna i detaljplanen får inte tas i anspråk förrän anslutningen till väg 136 är utbyggd och kan tas i bruk. Kommunen har för avsikt att reglera kostnader m m för åtgärderna i Rälla-Ekerum i separata avtal med exploatören (Ekerum Golf & Resort AB) för den nya bostadsbebyggelsen inom Järnnian. Åtgärden i den statliga infrastrukturen framgår av Regional plan 2014-2025. De första åtgärderna är inplanerade till 2016. Behov av förskottering av planens medel kan bli aktuell. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till kommunledningskontoret upprätta avtal med Ekerum Golf & Resort AB avseende kostnadsreglering för åtgärderna enligt avtalet mellan kommunen och Trafikverket. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige godkänna förslaget till medfinansieringsavtal mellan kommunen och Trafikverket. Ärendet behandlas i kommunfullmäktige först när avtalet mellan kommunen och exploatören är upprättat och undertecknat. 102 Dnr 2014/47-212 KS Remiss revidering av Översiktsplan, Mörbylånga kommun. Mörbylånga kommun inbjuder Borgholms kommun att senast 2014-04-27 lämna synpunkter på reviderad översiktsplan 2014.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 4 (12) I tjänsteskrivelse 2014-04-04 lämnar samhällsbyggnadsförvaltningen sina synpunkter på översiktplanen. Kommunstyrelsens arbetsutskott ställer sig bakom samhällsbyggnadsförvaltningens åsikter och lämnar följande synpunkter Mörbylångas översiktsplan med tematiskt tillägg av VA-plan: Borgholms kommun har med intresse tagit del av Mörbylånga kommuns gedigna samrådsförslag av ny ÖP. Förslaget innehåller en bra prioritering av dricksvattenskydd och skydd av dricksvattentäkter. Visionen om en tillgänglig kustlinje och sammanhållen kustpromenad är mycket positivt. delas av Borgholms kommun. Beskrivning av och förslag till riktlinjer för södra Ölands byar som redovisas känns gedigen och angelägen Mellankommunala intressen, infrastruktur och kommunikationer s. 265-266 För Mörbylånga kommuns del är det i första hand sträckan norrut från Röhällakrysset som behöver förbättras och tydliggöras. En samfinansiering av sträckan med Borgholms kommun skulle vara befogad med tanke på Borgholms kommuns expansionsplaner i Rällaskogen där många av de boende skulle få Färjestaden som närmst belägna tätort. Borgholms kommun önskar förtydliga att de utbyggnadsplaner som finns i området inte ligger i Rällaskogen utan i centrala Rälla, östra Stora Rör och Ekerumsområdet. Rälla ligger 14 km från Borgholm och 16 km från Färjestaden. Båda orterna är starka målpunkter för området. Vi ser vår södra kommundel i kombination med Mörbylångas norra kommundel som ett starkt utvecklingsområde och att satsningar längs nämnda sträcka kommer båda kommunerna till nytta. Borgholms kommun ser mycket positivt på framkomlighets- och trafiksäkerhetshöjande åtgärder längs väg 136 samt kopplingar österut. Även en utveckling och utvidgning av gång- och cykelvägnätet är av stor vikt för både boende på hela Öland och för besökare. Medel till åtgärder på sträckan Brofästet-Borgholm finns med i den Regionala Transportplanen för Kalmar län 2014-2025 och ett utredningsarbete pågår. Borgholms kommun ser hela sträckan som viktig att åtgärda, för motor-, gång- och cykeltrafik och ser positivt på ett ökat samarbete i frågan. Förslag på kompletteringar s. 212 saknas två restaurerade våtmarker i Rosenborg och Bettorp som genomförts i det kommungemensamma LOVA-projektet i Pelnabrobäckens avrinningsområde. s. 251 alla gästhamnar måste kunna ta emot toalettavfall från fritidsbåtar från 2015 (samtidigt som tömning av toalettavfall från fritidsbåtar i havet blir olagligt).
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 5 (12) s. 337 För att inte helt låsa sig till möjlighet för musselodling kan lydelsen vattenbruk användas (inbegriper musselodling, algodling, fiskodling, etc.) s. 338 eventuell framtida tillstånd för gasutvinning kan till vissa delar ses som en mellankommunal angelägenhet. VA-plan Mycket bra plan med tydlig koppling till miljökvalitetsnormerna. s. 82 troligen tillkommer fler vattenförekomster i nästa vattenförvaltningscykel 2015-2016, bland annat består Pelnabrobäcken av fyra biflöden varav ett ligger helt inom Mörbylånga kommun. 103 Dnr 2014/81-290 KS Lokaler för förskolan i Runsten. Utbildningsnämnden föreslog 2014-03-16 24 kommunstyrelsen att lösa lokalfrågan för förskolan i Runsten genom nybyggnation enligt alternativ 1(anm. innebärande nybyggnation av förskola) i bifogad tjänsteskrivelse, samt att besluta om den finansieringsform och placering som kommunstyrelsen finner lämplig. Medför kommunstyrelsens långsiktiga lokallösning merkostnader för utbildningsnämnden förutsätts nämndens budgetram justeras i motsvarande grad. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2014-04-01 96 att innan beslut ska arbetsutskottet träffa föräldragruppen på Näktergalen. Vid dagens sammanträde noteras att kommunstyrelsens samtliga ledamöter var inbjudna till diskussion 2014-04-08 med fem representanter utsedda av Näktergalens föräldragrupp. Föräldragruppen framförde att de i 1:a hand vill ha förskolan placerad i Runstens gamla skola. 2:a hand vill ha nybyggnation av förskola. Alternativet att investera i Näktergalen var inte aktuellt för föräldragruppen. Ärendet behandlas vid dagens kommunstyrelsesammanträde.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 6 (12) 104 Dnr 2013/67-041 KS Prioritering samt femårsplan, investeringsbudget. Ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg redogör för uppdraget från kommunfullmäktige 2013-12-16 183 att ta fram en investeringsbudget för fem år. Planen kommer att redovisas vid kommande budgetdagar 28 och 29 april. 105 Information, mark- och exploateringsarbetet. Mark- och exploateringsstrateg Anders Heidenfors-Enquist informerar om pågående markfrågor. Vid sammanträdet lyfts frågan om ansvaret för kommunens mark- och arrendeavtal ska återföras till kommunen. Kommunledningskontoret undersöker hur detta lämpligast kan lösas. 106 Dnr 2014/80-514 KS Upphandling, parkeringsövervakning 2014. Ekonomiavdelningen har informerat om att tjänsten parkeringsövervakning bör upphandlas eftersom nuvarande avtal upphört att gälla. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2014-03-25 84 till ekonomiavdelningen att upprätta anbudsunderlag vari ska ingå följande kriterier: gälla 2+1+1 år samt att anbudsgivaren ska tecknat motsvarande svensk kollektivavtal att genomföra upphandling inför beslut i arbetsutskottet. Vid dagens sammanträde redogör controller Kim Jakobsson för genomförd förenklad upphandling. Tre anbud har inkommit varav ett förkastades. Anbudsgivare 2 har genom riktad utvärdering visats vara mest fördelaktigt för kommunen. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 7 (12) tilldela Anbudsgivare 2 uppdraget parkeringsövervakning i Borgholms kommun. uppdra till ekonomiavdelningen att upprätta avtal avseende parkeringsövervakning i Borgholms kommun. Avtalet undertecknas av firmatecknarna. 107 Dnr 2013/1-059 Tilldelningsbeslut upphandling Kort och identifiering och behörighetskontroll. Kammarkollegiet har slutfört utvärderingen beträffande upphandlingen av Kort för identifiering och behörighetskontroll och fattat tilldelningsbeslut 2014-01-10. Kommuner, landsting m fl som deltar i Kammarkollegiets upphandling måste fatta ett eget tilldelningsbeslut eftersom de inte kan överlåta rätten att fatta sådant tilldelningsbeslut till Kammarkollegiet. Kammarkollegiet ger därför de som deltagit i upphandlingen möjlighet att fatta ett eget tilldelningsbeslut. Det är respektive kommuns, landstings eller regions ansvar att fatta ett tilldelningsbeslut. Med stöd av den fullmakt som kommuneni tidigare skickat in kommer Kammarkollegiet att underteckna ramavtalen för vår räkning. I tjänsteskrivelse 2014-04-09 föreslår ekonomiavdelningen att kommunens fattar ett likalydande tilldelningsbeslut som Kammarkollegiet. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar, med utgångspunkt från Kammarkollegiets utvärderingrapport och tilldelningsbeslut 2014-01-10 tilldela ramavtal i upphandlingen Kort för identifiering och behörighetskontroll till nedstående anbudsgivare Cygate AB Gemalto AB Oberthur Technologies Sweden AB PartnerSec AB Technology Nexus Secured Business Solution AB
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 8 (12) 108 Dnr 2014/10-026 KS Personalbefrämjande åtgärder samt projekt för att minska sjukfrånvaron. Ordförande Lisbeth Lennartsson (C) föreslår att arbetsutskottet, med anledning av genomförd medarbetarenkät, ger personalavdelningen i uppdrag att upprätta förslag på personalbefrämjande åtgärder. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2014-01-14 14 till personalavdelningen att upprätta förslag på personalbefrämjande åtgärder i syfte att kommunen ska bli ännu attraktivare som arbetsgivare. I tjänsteskrivelse 2014-04-13 redogör personalchef Krister Kronzell för framtagna förslag dels för att minska sjukfrånvaron och dels för att öka trivseln enligt följande: Sjukfrånvaron Att ett projekt perioden april oktober 2014 skapas med nedanstående målsättningar: 1. Sänka den totala sjukfrånvaron med minst 0,5 % 2014 jämfört med 2013. 2. Bryta den ökande trenden för den korta sjukfrånvaron 3. Minskat sjuklönekostanden under 2014 jämfört med 2013 då den uppgick till över 7 Mkr. 4. Utveckla samverkansformer mellan Trikumo och personalavdelningen/ame Åtgärder: Arbeta aktivt tillsammans med chef/företagshälsovård för en snabb uppföljning av de anställda som haft 6 sjukfrånvarotillfällen under de senaste 12 månaderna. Genomföra en kampanj för att påminna om policyn Rökfri arbetstid samt ge stöd för de som vill sluta röka. Förbättrad samverkan i kontakter med myndigheter för anställda och övriga som t e x Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan men också funktioner som Arbetsgivarringen, Previa, Hälsocentralen och behandlingsställen. Överväg att införa uppföljningssamtal på tredje sjukdagen av sjuksköterska från Med Help. Förutom rådgivning till den sjukskrivne ger det också möjlighet att få en samlad bild över sjukfrånvaroorsakerna.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 9 (12) Arbeta aktivt med arbetsförmågebedömningar både internt och med företagshälsovårdens hjälp för att korta tiden för långsjukeärenden. Vara ett stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet på förvaltningsoch arbetsplatsnivå och förutom chefsstöd också hjälpa till att aktivera och samarbeta med de lokala skyddsombuden på arbetsplatserna. Delta i länets nätverk inom området för att hitta benchmarkingområden och även på sikt samverkansformer med andra kommuner. Delta i målsättningsarbetet och följa upp sjukfrånvaron i det balanserade styrkortet. Trikumos friskvårdsresurs ges utökad arbetstid att arbeta med intern rehab och förebyggande verksamhet inom hälsoområdet. Utnyttjande av gymmet med individuella träningsprogram och grupper, bassängträning, kostrådgivning mm. Projektdeltagare: Agneta Dahlberg (projektledare) och personalkonsulent Margita Westring. Ökad trivsel 1. Återinför den gamla trivselpengen omdöpt till Personalpeng för gemensamma aktiviteter inom arbetsgruppen med närmaste chef som sammanhållande ansvarig med 350 kronor per anställd och år (oavsett heltid deltid eller visstid) inom resp. chefsområde enligt tidigare riktlinjer. Medel till detta tas inom respektive förvaltnings/ enhets budget. 2. Återställ Trikumos budget till ursprungliga 400 tkr (nuvarande 300 tkr), samtidigt som man ger Trikumo tillsammans med personalavdelningen i uppdrag att ta fram förslag till utökade subventioner inom friskvårdsområdet, t ex massage och liknande behandlingar. Kommunstyrelsens arbetsutskott ställer sig bakom åtgärdsförslaget och föreslår kommunstyrelsen godkänna start av projektet, med projektperioden april-oktober 2014 i enlighet med förslaget, för att på så sätt försöka minska sjukfrånvaron. återinföra trivselpengen som Personalpeng för gemensamma aktiviteter inom arbetsgruppen med 350 kronor/anställd och år inom respektive chefsområde enligt tidigare riktlinjer. Medel till detta tas inom respektive förvaltnings/enhets budget. Vidare beslutar kommunstyrelsens arbetsutskott
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 10 (12) lyfta frågan om att återställa Trikumos budget till 400 tkr i 2015 års budgetarbete. uppdra till Trikumo att tillsammans med personalavdelningen ta fram förslag till utökade subventioner inom friskvårdsområdet. Uppdraget återredovisas till kommunstyrelsens arbetsutskott senast 2014-06-10. 109 Dnr 2014/76-301 KS Trafiksäkerhetsfrågor Rälla Skola, Rälla föräldragrupp. Föräldragruppen i Rälla har genom Coco Dedering bjudit in kommunrepresentanter till ett uppföljningsmöte 2014-03-12 av tidigare möten 2011-12-06 och 2012-01-25, då frågor avseende trafiksäkerhet och belysning av skolområdet behandlats. Vid mötet tog föräldragruppen upp de åtgärder som utlovats vid tidigare möten och ännu inte åtgärdats. Bland annat framfördes önskemål om uppsättning av ett antal belysningspunkter utmed tomtgräns. Enligt elnätsingenjör Kenth Oscarsson är det endast möjligt att sätta upp ett fåtal av dessa. I tjänsteskrivelse 2014-03-19 lämnar elnätsingenjör Kenth Oscarsson kostnadskalkyl på alternativa stolpbelysningar: Åtgärd kostnad exkl moms 1. Grävning o montage av armatur 4 A 25 000:-- (samtidigt montage av fundament för 4 B och 4 C ) 2. Lika med tillägg för lev o montage av 4 C 65 000:-- samt 4 I, J och K. 3. Komplettereras det ovanstående med 4 B tillägg 8 000:-- 4. 4 E G skall dessa monteras beror det på om vi kan montera de på insidan skolan staket o l lägga de på Skolans abonnemang. Då får vi en kostnad på ca 110 000:-- Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar bekosta uppsättning av belysningspunkt 4A enligt ovan. kostnaden 25 000 kronor exklusive moms ska belasta investeringsbudget 2014. frågan om övriga belysningspunkter överlämnas till budgetberedningen inför arbetet med budget 2015.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 11 (12) 110 Dnr 2014/96-055 KS Upphandling operationell leasing. I tjänsteskrivelse 2014-04-09 föreslår ekonomiavdelningen att operationell leasing samt tjänsten biladministration upphandlas. Av skrivelsen framgår att kommunen idag inte har något avtal på leasingbolag till kommunbilarna vilket innebär att kommunen inte har lägsta priset. Kommunen skulle kunna spara en del pengar på en lägre ränta hos ett och samma leasingbolag. Ekonomiavdelningen vill även upphandla tillhörande biladministration. Tanken är att de lägre leasingavgifterna kommer skapa ett utrymme för den administrativa kostnaden så att det blir ett nollsummespel. Tjänsten innebär att alla fakturor som rör bilarna går till ett företag och kommunen får en samlingsfaktura per bil. Idag skapar bilarna mycket administration och genom elektroniska fakturor sparas både tid och pengar. Genom tjänsten kan ekonomiavdelningen följa upp varje bil via ett webbverktyg vilket gör det enklare att utvärdera om en bil är värd att behålla/ sälja eller hur stor kostnaden är för en bil. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar upphandla tjänsten operationell leasing och tillhörande biladministration. uppdra till ekonomiavdelningen att genomföra upphandlingen inför beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott. 111 Information, skrivelse från SPF Nordöland. Ordförande Lisbeth Lennartsson (C) informerar att hon i egenskap av ordförande i pensionärsrådet tagit emot en skrivelse från SPF Nordöland med förslag att kommunen ska överväga att införa fördelar för pensionärer mantalsskrivna i kommunen samt att marknadsföra Borgholms kommun som ett paradis för pensionärer. Ett enigt pensionärsråd har ställt sig bakom skrivelsen. Pensionärsföreningarna återkommer till kommunen med förslag utifrån skrivelsen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 12 (12) 112 H.id 2014.967 Information, inbjudan till möte avseende Grankullaviks hamn som beredskapshamn. Eddie Forsman (M) informerar om inbjudan från Länsstyrelsen i Kalmar län till möte 2014-05-26 då frågan om vilka åtgärder som behövs för att Grankullaviks hamn kan fungera som en beredskapshamn m m kommer att lyftas.