Kungsbacka kommun Revisionsrapport 2015 Löpande granskning 2015 Revisionsrapport --- B\Jtln1ng,,; bettl:'r wo ki'lq world
Aui ldi'lq il hpttpr 1'\'o. k l fl Q world Innehåll 1. lnledning... 2 1.1. Bakgrund.......................................................... 2 1.2. Granskningsansats.............................................. 2 2. Iakttagelser och förslag till förbättringar... 3 2.1. Bokslutsprocessen........................................................ 3 2.2. Lön e processen........................................................ 4 2.3. lnköpsprocessen.......................................................... 6 2.4. Anläggningstillgångar................................................. 7 2.5. Exploatering........................................................... 9 2.6. Pensionsredovisning.................................. 1 O 2.7. Avstämningar............................................ 10 3. Identifierade eller befarade problem inför det kommande årsbokslutet..... 12 1
1. Inledning 1.1. Bakgrund Som ett led i årets redovisningsrevision har våra noteringar från granskning av intern kontroll i redovisningen under 2015 sammanställts. Sammanfattningsvis är det vår bedömning att den interna kontrollen kan förstärkas inom vissa områden. Vår granskning täcker endast områden och aspekter väsentliga för revisionen och är ej av sådan omfattning att den täcker in alla svagheter i rutiner och inter kontroll. 1.2. Granskningsansats Vår granskning av den interna kontrollen omfattar: Granskning och bedömning av följande rutiner och konton enligt upprättad riskanalys: Bokslutsprocessen Löneprocessen l nköpsprocessen Anläggningstillgångar Exploatering Pensionsredovisning Ovanstående granskning innebär i de flesta fall att vi följer hela flödet, dvs. från det att en intäkt eller kostnad genereras till dess att registrering sker i huvudboken och slutligen blir reglerad. Övrig granskning som utförs är Analys av huruvida kommunens redovisningsprinciper beaktas vad gäller gränsdragning mellan investering och drift. Analys av aktiveringar och avskrivningar på anläggningstillgångar. Kontroll av avstämningar på väsentliga konton som kundfordringar, leverantörsskulder, likvida medel etc. Granskning av momsredovisning Uppföljning av rapport från löpande granskning 2014. l årets granskning kommer även en reg isteranalys av kommunens samtliga länetransaktioner från januari till och med oktober månad genomföras. Ett speciellt dataanalysverktyg används för att sortera ut exempelvis stora bruttobelopp, dubbla transaktioner, stora transaktioner osv. Vi kommer att återkomma med resultatet av vår granskning av länetransaktioner i samband med avrapporteringen av bokslutet. 2
2. Iakttagelser och förslag till förbättringar 2.1. Bokslutsprocessen Bokslutsprocessen är central utifrån att det sker en mängd avstämningar, reserveringar och bedömningar som kan påverka bokslutet. Den risk för fel, i redovisningen, som föreligger i bokslutsarbetet innebär att bokslutsprocessen alltid bedöms som väsentlig. Vi har gått igenom rutiner för bokslutsarbetet rörande ansvar, avstämningar, periodiseringar med mera. 2.1.1. Gjorda iakttagelser l samband med vår genomgång av bokslutsprocessen har vi bland annat noterat följande. För bokningar av periodiseringar i samband med delårs- och årsbokslut saknas rutiner för att följa upp dessa centralt och säkerställa dess riktighet. Det är upp till respektive nämnd att göra erforderliga bokningar men några stickprovsmässiga kontroller genomförs inte idag från centralt håll. Det finns ett dokumentationskrav på att underfag skall bifogas bokningen men det görs ingen kontroll avseende att detta bifogats bokningen. Manuella bokföringsordrar kan upprättas av respektive förvaltningsekonom. En vanlig bokföringsorder skall attesteras av behörig chef och vid rättelse skall attestansvarig chef informeras om att rättelse gjorts. Centralt görs inga rutinmässiga kontroller av manuella bokföringsordrar i samband med bokslut utan respektive nämnd ansvarar för att detta arbete utförs korrekt. Resultatansvar vilar på nämnderna och det är även dessa som ansvarar för analyser av nämndens resultat. Centralt utförs övergripande resultatanalyser. Service Ekonomi utför också analyser av vissa konton om de är väsentligt avvikande. Det framgår dock ej av rutinbeskrivning eller liknande att det finns krav på att sådan kontroll och genomgång skall ske. Kommunens ekonomihandbok finns på Insidan (intranätet). Inför bokslut upprättas en arbetsgång och tekniska anvisningar. De tekniska anvisningarna hänvisar till information på Insidan. l samband med bokslut gör Service Ekonomi en kontroll av att bokslutsspecifikationer har kommit in för samtliga balansposter. Någon kontroll centralt av att bokslutspecifikationerna är korrekta görs inte. 2. 1. 2. Rekommendation Det är väsentligt att ha uppdaterade och fullständiga rutiner, instruktioner och anvisningar för samtliga väsentliga processer för att förenkla och säkerställa en korrekt hantering och redovisning. Vi rekommenderar fortsatt kommunen att centralt arbeta med att ta fram rutiner för att 3
A\lilrli'll'j il bpttpr wo ~~,q <O. Id säkerställa bokföringen i samband med delårs- och årsbokslut, särskilt för manuella bokföringsordrar och periodiseringar. Med tanke på hur decentraliserad organisationen är, anser vi att det är viktigt att fastställa en princip för uppföljning där åtminstone stickprovsvisa kontroller sker från centralt håll avseende periodiseringar och manuella bokföringsordrar. Vi rekommenderar vidare även i år att bokslutsprocessen och ansvarsfördelningen bör dokumenteras skriftligt från råbalans till färdig årsredovisning med tillhörande kontroller som till exempel att kommunen säkerställer att samtliga intäkter erhållits, att kostnaderna är korrekt periodiserade, att samtliga balanskonton är avstämda mot underlag, att den finansiella informationen i årsredovisningen redovisas enligt kommunallagen och lag om kommunal redovisning. Syftet med denna dokumentation är att kvalitetssäkra de bokningar som sker och att uppgifter i årsredovisningens olika delar som förvaltningsberättelse, resultat- och balansräkning och noter ger en rättvisande bild samt att säkerställa att kunskapen stannar inom förvaltningen vid eventuella personalförändringar. 2. 1. 3. Kommunens kommentarer Förvaltningscheferna har normalt utsett ekonomen som balanskontoansvarig. Ansvaret omfattar riktigheten i posterna, avstämning av balanskonton, upprättande av balansspecifikationer i samband med delår och bokslut samt att lämna information till och svara på frågor från revisionen. Förvaltningarnas ekonomer är centralt placerade inom ekonomi. Bokslutsprocessen har dokumenterats och publicerats på intranätet. Detaljnivån har avvägts mellan behov av information och arbetsinsats för att hålla informationen aktuell. Vi har efterlyst goda exempel på dokumentation från revisionen men inte fått några. 2.2. Löneprocessen Personalrelaterade kostnader utgör den enskilt största kostnaden för kommunen. Vi har gått igenom kommunens löneprocess och de kontroller som tillämpas i processen. 2.2.1. Gjorda iakttagelser Vi har noterat att samtliga lönekonsulter på löneavdelningen har rättighet att justera fasta data och att förändringar av fast data loggas i systemet. Det finns en spärr som hindrar lönekonsulterna att ändra sina egna uppgifter i systemet. Från och med 2015 har en månatlig kontroll införts där 1 O slumpmässiga stickprov tas från logglistan av förändringar av fasta data. Personen som utför stickproven har själv ingen behöriget i lönesystemet. Avikelser som inte kan styrkas mot underlag följs upp med enhetschefen på Löneavdelningen. Logglistor tas ut också ut vid lönekörning där systemförvaltarna överskådligt kontrollerar orimliga poster, såsom orimligt högt bruttobelopp. Beloppsnivån är dock relativt lågt satt varför en del av personalen återkommande påträffas på dessa listor. 4
8udrl''h1,; b;:>ttf..,y,j'ki'iq "''r. 'id l respektive anställds registrerade roll framgår vilka behörigheter respektive person har. När någon slutar erhålls meddelande om detta och personen avregistreras då från sin behörighet. Det har historiskt inte skett någon årlig kontroll av att behörigheterna i lönesystemet är korrekta. Löneavdelningen har dock meddelats oss att en sådan rutin införts under året och genomgång kommer ske under hösten 2015. Vi kommer att följa upp detta vid nästa års granskning. Respektive chef erhåller analyslistor i samband med löneutbetalningen, och det är respektive chefs ansvar att kontrollera analyslistorna inför löneutbetalning. Någon uppföljning av att kontrollen genomförs sker i dagsläget inte. Löneavdelningen har dock meddelat oss att en sådan kontrollrutin kommer införas under hösten 2015. Vi kommer att följa upp detta vid nästa års granskning. Vi har noterat att utbetalningsorder avseende löner attesteras av två personer på papper. Vid utbetalning är det dock enbart en person som hanterar utbetalningsfil från systemet och skickar fil till bank. 2. 2. 2. Rekommendation Med beaktande av hur stor del av kommunens kostnader som utgörs av lönekostnader ser positivt på de nya rutiner som införts under året. Vi rekommenderar kommunen att fortsätta arbetet med att förstärka löneprocessen. Exempelvis bör respektive enhetschef kontrollera att korrekta löne- och arvodesutbetalningar för enheten sker. Kontroll av detta bör ske innan löneutbetalning. Dokumentationen bör samlas centralt och stickprov bör tas för att verifiera att kontroller genomförs ute på enheterna. För att stärka kontrollen vid utbetalning rekommenderar vi att hantering av utbetalningsfilen attesteras av två personer i förening, d.v.s. att filen elektroniskt signeras av minst två personer. Vi har noterat att det historiskt inte gjorts någon årlig kontroll av att registrerade behörigheter i lönesystemet är aktuella. Vi rekommenderar kommunen att i enlighet med sin införda rutin årligen gå igenom och kontrollera att registrerade behörigheter i lönesystemet är aktuella. 2. 2. 3. Kommunens kommentarer Den planerade kontrollrutinen avseende analyslistor i samband med löneutbetalning kommer att bli uppskjuten och därför inte införas under hösten 2015. 5
B.iln nq.. WO'f..11Q '/Odd O?ttf.' 2.3. Inköpsprocessen 2. 3. 1. Gjorda iakttagelser Upphandlingsenheten gör en månatlig kontroll att inte icke behöriga lagt upp leverantörer. Vidare kontrolleras alla leverantörer innan nyregistering. Dock sker det idag inte någon kontroll i samband med upplägg av privatpersoner. Utbetalningar till befintliga leverantörer kontrolleras löpande genom en ~änst kommunen prenumenerar på. Kontroll sker då av om utbetalning gjorts till sk. "Bluff företag", om utbetalning gjorts över angivna limits, om företaget som kommunen betalar till har skulder hos kronofogden och saknar F-skattesedel. Kommunen erhåller varningslistor och dessa gås igenom. Diskussioner har förts inom Service ekonomi att allt som kontrolleras på varningslistorna också skall loggas. En person har under året haft möjlighet att utföra hela kedjan från registrering av leverantör till betalning. Vidare har vi noterat att det inte krävs två i förening för att göra utbetalningar vare sig av leverantörsbetalningar eller av betalningar via internbanken. En person har ensam möjlighet att göra utbetalningar. Personer som kan göra utbetalningar av leverantörsbetalningar kan dock inte ändra belopp i filen eller ändra kontonummer. För betalningar som görs via internbanken finns en kompenserande kontroll i efterhand då ekonomichef eller ersättare rimlighetsbedömer och attesterar dessa utbetalningar. Kommunen gör stickprovskontroller av att det inte gått iväg betalningar till de personer som har möjlighet att både registrera en leverantör, en faktura och betalning. Vi har i år liksom tidigare år noterat att attestreglementet inte innehåller några beloppsgränser. 2. 3. 2. Rekommendationer Vi rekommenderar kommunen att omgående att ändra behörigheter så att en person inte ensam har möjlighet att både registrera en leverantör, en faktura och en utbetalning. Om det inte är praktiskt lämpligt rekommenderar vi kommunen att ta fram logglistor över de förändringar som personer registrerar som har behörigheter att både registrera leverantör, faktura och betalning. Vidare rekommenderar vi kommunen att införa en rutin där dessa logglistor gås igenom månadsvis av en person som inte har behörighet att registrera uppgifter i systemet. Vi rekommenderar kommunen att formalisera genomgången av varningslistor och att spara alla kontroller av varningslistor som görs centralt. En genomgång bör sedan göras exempelvis kvartalsvis av de kontroller som skett av varningslistorna och resultatet av kontrollen bör användas till att utvärdera om varningslistorna behöver anpassas eller om annan åtgärd är lämplig. Vi rekommenderar vidare kommunen att utföra kontroll även av fasta data som läggs upp avseende utbetalningar till privatpersoner. Detta kan exempelvis kontrolleras via logglista och genom stickprovsvisa kontroller att korrekta och godkända underlag finns för betalningen. 6
Rl:lidt'"11'J... bptt...!('f\,1'" ~;! lej\"{\!!...j Vi rekommenderar kommunen att överväga en lösning där ansvarig chef godkänner utbetalningar via internbanken innan de görs, istället för i efterhand så som det görs idag Vidare rekommenderar vi kommunen att överväga införande av beloppsgränser i attestförteckningen för att fakturor med högre risk ska attesteras högre upp i organisationen. 2. 3. 3. Kommunens kommentarer Upphandling försöker att ha kontroll på att alla nya leverantörer är kontrollerade och enbart registreras från upphandling. Kontroll sker även av att andra användare inte registrerar nya leverantörer i reskontran. En person kan registrera en leverantör och registrera fakturan men betalningen går numera automatiskt som ett jobb i systemet vilket innebär att en person inte hanterar hela förloppet själv. Kontrollen av betalningar via den tjänst som kommunen prenumererar har genomförts som ett pilotprojekt. Erfarenheterna har utvärderats under våren 2015 och tjänsten har införts tills vidare. Rutinerna för hantering av varningslistor och kontroller är under uppbyggnad. Utbetalningar till privatpersoner är i stor omfattning självkontrollerande. Det finns ett attesterat underlag för utbetalningen och det finns en person som är mottagare och som hör av sig om han/hon inte får pengarna. Uppgifter om kontonummer och innehavare lämnas inte ut av bankerna. De ca 200 utbetalningar per år som görs via internbanken är av akut karaktär. Det är inte praktiskt genomförbart att bemanna så att ansvarig chef alltid finns på plats för attest innan betalningen görs. Däremot har införts att betalning görs av två i förening. Enligt tillämpningsanvisningarna till attestreglementet finns inga generella beloppsgränser. Däremot har respektive nämnd i uppdrag att införa möjlighet att införa beloppsbegränsningar vid behov. 2.4. Anläggningstillgångar 2.4.1. Gjorda iakttagelser Vi har noterat att kommunens hantering av anläggningsregistret kan förbättras. En korrekt hantering av anläggningsregistret är viktig för en korrekt värdering och redovisning i årsredovisningen. Vi kan konstarera att Kommunen inte har anpassat redovisningen till RKRs rekommendation 11.4 avseende komponentredovisning. Rekommendationen började gälla från och med 2014. Det är respektive förvaltningsekonoms ansvar att anmäla eventuell nedskrivning som skall göras om en tillgång utsätts för bestående värdenedgång. Det är också respektive förvaltningsekonoms ansvar att lägga in rätt avskrivningstid på anläggningstillgångar samt att 7
kontrollera om det finns rörelsefrämmande anskaffning ar. För närvarande sker inget godkännande av redovisningschef eller motsvarande av att avskrivningstiden läggs in korrekt. Det finns ej heller någon årlig rutin där ansvarig chef bedömer nyttjandeperiodens relevans och eventuellt nedskrivningsbehov för befintliga tillgångar. Avyttringar av tillgångar skall enligt rutin attesteras av ansvarig chef. En blankett som finns i ekonomihandboken har tagits fram för detta ändamål. Vi har noterat att det saknas en rutin för att säkerställa att alla avyttringar och utrangeringar blir registrerade i samband med del- och årsbokslut. Det kan exempelvis ske genom att anläggningsregistret skickas ut till ansvariga chefer för genomgång för att säkerställa att det är korrekt. Denna kontroll finns inte idag. Under 2013 inventerades kommunens samtliga fastigheter. Kommunen har meddelat att man skall se om det är möjligt att inventera samtliga inventarier minst vart femte år så som revisionen rekommenderade tidigare år. Eventuellt kommer en anpassning att göras för inventarier som är mer stöldbegärliga än andra. Vi ser positivt på att kommunen har börjat arbeta med frågan. 2.4.2. Rekommendationer Vi rekommenderar kommunen att beakta den nya rekommendation som kommit gällande anläggningstillgångar. Vi rekommenderar att rutinen vid registrering av tillgångar stärks och att en dokumenterad analys av nyttjandeperioden görs, samt att den godkänns av exempelvis redovisningschef innan registrering. Vi rekommenderar att en bedömning av nyttjandeperiodens relevans och tillgångens eventuella nedskrivningsbehov görs årligen. Denna analys bör dokumenteras och godkännas av ansvarig chef innan den registreras i systemet. Praktiskt kan detta hanteras genom att t. ex. Service Ekonomi inför bokslut begär in bekräftelse från respektive förvaltning att de gått igenom att dess tillgångar i anläggningsregistret är korrekt värderade, att utvärdering och rapportering av eventuellt nedskrivningsbehov har gjorts, att fysisk inventering av tillgången har skett samt att korrekt nyttjandeperiod för respektive tillgång är registrerad i anläggningsregistret Tydliga instruktioner för vilka kontroller som skall utföras årligen bör framgå av kommunens ekonomihandbok. Vi rekommenderar kommunen att fortsätta med arbetet att se över möjligheten att löpande inventera samtliga tillgångar eller tillgångar över ett visst värde i anläggningsregistret 2.4.3. Kommunens kommentarer Arbete med införande och kartläggning av konsekvenser av komponentavskrivning pågår. Vi bedömer ur ett risk- och väsentlighetsperspektiv att de rutiner som finns idag är tillräckliga vad avser hantering av anläggningens nyttjandeperiod och eventuella nedskrivningsbehov. 8
2.5. Exploatering 2. 5. 1. Gjorda iakttagelser Kommunrevisionen har under de senaste åren fört diskussioner med företrädare för kommunen avseende kommunens exploateringsredovisning. Den huvudsakliga frågeställningen rör om de exploateringskostnader som kan ses som ett resultat av försäljningen är att betrakta som egna affärshändelser eller om försäljning av mark och exploateringskostnader är att betrakta som en sammanhållen affärshändelse. Anvisningar avseende framtida hantering av exploatering har tagits fram men inte implementerats fullt ut ännu. Kommunen har inte anpassat anvisningarna till de större projekt som startats upp tidigare år, som t.ex. "Kolla" och "Björkris", men avser att följa anvisningarna avseende de projekt som startas upp framgent. Vid genomgång av ett antal större exploateringsprojekt samt jämförelse med kommunens anvisningar för exploateringsredovisning har vi identifierat ett antal förbättringsområden avseende projektredovisningen samt förtydliganden som bör ske i kommunens anvisningar. Ett exploateringsprojekt består av flera olika delar som t ex iordningställande och försäljning av tomtmark, iordningställande av gata, allmän platsmark osv. Vi anser att kommunens anvisningar bör förtydligas så att det inte leder till missuppfattningen att resultatfäring inte kan göras förrän hela projektet har avslutats. Kommunen skriver i sina anvisningar att "Redovisning sker först när inkomsten och de utgifter som uppkommit eller förväntas uppkomma till följd av transaktionen kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Detta är möjligt först i slutskedet av exploateringen". Rådet för Kommunal Redovisning (RKR) hänvisar i ideskriften "Redovisning av kommunal markexploatering -en praktisk vägledning" till RKR 18, "Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar" att inkomster från försäljning skall redovisas som en intäkt då ett antal villkor är uppfyllda, bl.a. övergång av risk samt tillförlitlig beräkning av inkomst och utgifter skall kunna ske etc. Kommunen menar att kommunens avtal är sådana att intäkter och kostnader inte kan beräknas på ett tillförlitligt sätt förrän i slutskedet av ett exploateringsprojekt Enligt kommunens anvisningar skall en preliminär exploateringskalkyl för exploateringsprojektet upprättas där det framgår när utgifter och inkomster beräknas uppstå samt deras beräknande storlek, vilken skall användas som underlag när kommunen upprättar sin investerings- och finansieringsbudget Kalkylen skall fördelas på omsättningsrespektive anläggningstillgångar samt uppdelning av utgifter och inkomster fördelade på t ex gata, park, VA etc. Någon liknande kalkyl eller uppdelning på granskade exploateringsprojekt har vi inte noterat i samband med vår granskning, varken på tidigare uppstartade projekt eller nytillkomna. Av kommunens anvisningar framgår att ränta under byggtiden för pågående exploatering skall beräknas och påföras/tillgodoräknas både för omsättningstillgångar och anläggningstillgångar. Vi anser att ett förtydligande bör göras då det endast är externa ränteutgifter som får tas upp i anskaffningsvärdet, det vill säga inte intern ränta. 9
2. 5. 2. Rekommendationer Vi anser så som tidigare år att det är bra att en översyn sker av hanteringen avseende exploatering och det är viktigt att anvisningarna utformas utifrån gällande lagstiftning och rekommendationer. Anvisningarna bör därför förtydligas på ovanstående punkter. 2. 5. 3. Kommunens kommentarer Vi anser att anvisningarna följer lagstiftning och rekommendation när det gäller resultatföring. Exploateringsavtalet är utformade så att intäkter och kostnader inte kan beräknas på ett tillförlitligt sätt förrän i slutskedet av projektet. För större projekt har delredovisningar gjorts. Ränta under byggtid beräknas på samma sätt för exploaterings- som för investeringsprojekten. Samma räntesats, kommunens internränta, används vid beräkning av ränta på både inkomster och utgifter. 2.6. Pensionsredovisning Vi har i år följt upp vår granskning från föregående år avseende hantering av pensionsredovisningen i kommunen och vad det är som rapporteras till KPA och hur kommunen säkerställer att korrekta uppgifter rapporteras in till KPA. Vi har vid årets granskning utfört stickprov på uppgifter rapporterade till KPA. 2. 6. 1. Gjorda iakttagelser Kommunen upprättade 2014 en skriftlig rutinbeskrivning i enlighet med vår rekommendation. Rutinbeskrivningen innefattar kontroller som säkerställer att fullständiga och riktiga uppgifter inrapporteras till KPA. Vi kommer att följa upp att rutinen efterlevs i samband med granskning av årsbokslutet. 2.7. Avstämningar Vi har stickprovsvis granskat månadsvisa avstämningar av kassa och bank, kundfordringar, leverantörsskulder och skattekontot Vi har även granskat den redovisning av moms som månadsvis lämnas till skatteverket. 2. 7.1. Gjorda iakttagelser Månadsvisa avstämningar av kassa och bank, kundfordringar och leverantörsskulder utförs. Kommunen har de senaste åren haft problem med differenser på momskonton samt skattekonto och tog under 2012 extern hjälp för att utreda differenser och upprätta anvisningar för framtida förfarande av moms och skattekonto. Kommunen anlitade 2013 ett externt företag för att göra en genomlysning av momstransaktioner för åren 2010-2012. Genomlysningen ledde till moms kunde återsökas från skatteverket om cirka 2 m n kr för 2014. 10
y R1 l :J, :q (i ht>ttt<t vvr; ~.I' G "' )rid 2. 7. 2. Rekommendationer Vi ser positivt på att kommunen gör en genomlysning av momstransaktioner. Vi rekommenderar kommunen att stärka kontrollen avseende momsredovisning. Detta kan t.ex. ske genom att en dokumenterad kontroll sker av någon som inte upprättat momsdeklarationer innan de skickas till Skatteverket. 2.7.3. Kommunens kommentarer Inga kommentarer. 11
A'. dck1q ~ he'tth work1nq world 3. Identifierade eller befarade problem inför det kommande årsbokslutet Vi har inte, förutom ovanstående noteringar, identifierat några problem med avseende på det kommande årsbokslutet. Göteborg den 6 November 2015 u,~- '-c ~~ v Certifier. kommunal revisor Aukto erad revisor. Jl{1'Vll(,~1M~tL~o Maria Strandber~ Auktoriserad revisor A~(J~4~/ Marcus Cs~~~ n Revisor 12