BEREDSKAPSPLAN FÖR KYRKSLÄTTS KOMMUNS BILDNINGSVÄSENDE. Godkänd: Bildningsväsendets ledningsgrupp 10.6.2015 Bildningsväsendets samarbetsgrupp

1 BEREDSKAPSPLAN FÖR KYRKSLÄTTS KOMMUNS BILDNINGSVÄSENDE Godkänd: Bildningsväsendets ledningsgrupp 10.6.2015 Bildningsväsendets samarbetsgrupp

2 Innehåll 1. Grunder och mål för beredskapsplaneringen 3 2. Bildningsväsendets nyckelverksamheter 6 3. Risk- och hotanalys bedömning av hoten vid bildningsväsendet 7 4. Bildningsväsendets kontinuitetshantering 9 5. Ledarskap under normala förhållanden, i störningssituationer och under undantagsförhållanden 10 6. Bildningsväsendets kriskommunikation 12 7. Säkerhet och egen beredskap i skolor och läroinrättningar 13 8. Säkerhet och egen beredskap inom småbarnspedagogik 13 9. Säkerhet och egen beredskap i ungdoms- och idrottsverksamheten 14 10. Säkerhet och beredskap inom övriga bildningsväsendet (kultur, bibliotek, museer) 14 11. Upprätthållande av den mentala kriståligheten i kommunen 14 12. Bildningsväsendets deltagande i befolkningsskyddssystemets verksamhet 17 13. Inskolning, utbildning och övningar för personalen 18 14. Godkännande, uppföljning och uppdatering av planen samt rapportering 19

3 1. Grunder och mål för beredskapsplaneringen Grunder Med beredskap avses verksamhet genom vilken man säkerställer en så störningsfri skötsel av uppgifterna som möjligt i alla situationer. Åtgärder som hör till beredskapen är bl.a. beredskapsplanering, förberedelser och förhandsarrangemang, upprätthållande av övrig aktionsberedskap samt utbildning av personalen och övningar. Materiell beredskap avser beredskap för problem med tillgång till material. Beredskapsplaneringen är en central del av alla organisationers beredskap för såväl störningssituationer under normala förhållanden som under allvarligare undantagsförhållanden. Beredskapsplaneringen omfattar även verkställighet av konkreta beredskapsåtgärder, t.ex. upprättande av samarbetsavtal, person-, utrymmes-, fordons- och arbetsmaskinsreserveringar, anskaffningar av material och annan utrustning för säkerställande av verksamheten och lägeskontroll samt inskolning och utbildning av personalen. I beredskapsplaneringen ingår både en administrativ och en materiell dimension. Beredskapsplanering och beredskapsplanen kan anses ha åtminstone följande olika betydelser med hänsyn till nivå och inriktning. Den kan I den första betydelsen vara en strategisk plan eller en plan som ger riktlinjer och genom vilken man styr och skapar gemensamma arbetssätt. En sådan här plan kan också kallas en reserveringsplan (som styr/ger riktlinjer för reserveringsåtgärderna). Planen kan till dessa delar utgöra en del av hela organisationens mer vidsträckta säkerhetspolicy, strategin för säkerhetskontroll eller den övergripande riskkontrollen. För det andra är beredskapsplanen en operativ plan över de arbetssätt hur man arbetar tväradministrativt när en störningssituation inträffar eller när man återhämtar sig efter en sådan. I planen konstateras hur man i praktiken påbörjar de åtgärder som hanteringen av störningen kräver så tidigt som möjligt, hur man samordnar både olika myndigheters och andra aktörers verksamhet så att störningens inverkningar kan minimeras så bra som möjligt och hur man kan få i gång återhämtningen efter dem så fort som möjligt. För det tredje är beredskapsplanen en handling där de beredskapsåtgärder som genomförts dokumenteras och vars syfte är att sammanställa informationen om dem samt fungera som medium för förvaring och överföring av informationen. Strategisk beredskapsplan Syftet med en strategisk beredskapsplan är att fungera som: en handling som handlar om kommunkoncernens säkerhetskultur och den helhet som säkerhetskontrollen bildar

en handling som ger riktlinjer och styr reserveringsåtgärder, insatsområden inom beredskapen samt utveckling av beredskapen samt en informativ handling om de lagstiftningsramar och övrig styrning som gäller beredskapen samt ansvar för beredskapsplanering. Den strategiska beredskapsplanen kan utarbetas så att riktlinjerna i den granskas och ses över med bestämda mellanrum, t.ex. fullmäktigeperiodvis. På så sätt kan man följa utvecklingen av beredskapen under en längre tid och koppla den till den övriga planeringen av verksamhet och ekonomi. Då kan man även i god tid bedöma de finansieringsbehov som förebyggande av störningssituationer och andra beredskapsåtgärder förutsätter och framskrida planmässigt i tillgodoseendet av dem. Operativ (eller funktionell) beredskapsplan En operativ beredskapsplan för störningssituationer är en plan som liknar verksamhetsanvisningar och som uppdateras och utvecklas kontinuerligt. Planen svarar alltså på frågan "hur handlar man när det händer något som avviker från det normala?". Den kan innehålla en kort beskrivning av de mest centrala resultaten av kommunens hotbedömningar (t.ex. hot med största risk). Det centrala är att beskriva de arrangemang och förfaringssätt som planerats för hur de ledande anställda kan nås och hur de informeras, hur krisledningen eller hanteringen av en störningssituation inleds samt för det praktiska ledningsarbetet och samordningen av verksamheten. I den operativa beredskapsplanen beskrivs dessutom konkret vilka resurser och lokaler som finns tillgängliga vid en störningssituation. I den operativa beredskapsplanen kan det t.ex. ingå så kallade situationskort med vilka man avser detaljerade störningssituationsspecifika åtgärdslistor, som på förhand särskilt beretts för vart och ett av de mest centrala hoten, och kontaktinformation till de mest centrala samarbetspartnerna. I den operativa beredskapsplanen kan man dessutom ta in olika slags beskrivningar i form av matriser eller tabeller om myndigheter, organisationer eller andra aktörer med kontaktinformation vilka på olika sätt deltar i hanteringen av olika slags störningssituationer samt de myndigheter som ansvarar för den allmänna ledningen av respektive störningssituation. Då kan man lätt få en uppfattning av de olika aktörernas uppgifter och ansvar i en akut situation. Planering av kontinuiteten Under den senaste tiden har man i fråga om den offentliga förvaltningens beredskap börjat använda termen kontinuitetsplanering vid sidan av termen beredskapsplanering. Med planering av verksamhetens kontinuititet avses den övergripande process som genomförs under ledning av organisationens högsta ledning och vars mål å ena sidan är att förebygga eventuella störningar i verksamheten och å andra sidan minska störningarnas inverkningar på verksamheten samt se till att organisationens centrala verksamheter återupptas så fort som möjligt efter störningarna. Planeringen av verksamhetens kontinuitet skapar ett strategiskt och operativt koncept med hjälp av vilket organisationen utvecklar sin egen störningstolerans och på så sätt förbättrar produktionens leveranssäkerhet. Kontinuitetsplaneringen tjänar uppnåendet av organisationens resultatmål för både kort och lång sikt. Kommunens gemensamma beredskapsplan och de olika sektorernas beredskapsplaner 4

Enligt kommunallagen (365/1995) leds kommunens förvaltning, ekonomi och övriga verksamhet av en kommundirektör som är underställd kommunstyrelsen. Därför svarar kommundirektören tillsammans med kommunstyrelsen också för kommunens beredskap och tillhörande beredskapsplanering. Kommundirektörens ställning och roll som en strategisk ledare är central även i arbetet för utveckling av beredskapen. Varje tjänsteinnehavare och arbetstagare svarar naturligtvis för beredskapsuppgifterna i enlighet med sina egna uppgifter och ansvar. Alla aktörer inom kommunkoncernen bör i så stor utsträckning som möjligt delta i processen med utarbetandet av den allmänna delen i kommunens beredskapsplan och från en så hög nivå som möjligt för att de riktlinjer som fastställs och arbetssätt som beskrivits och planerats i planen ska vara kända och godkända av alla tillsammans. Samtidigt ska man säkerställa att de olika sektorernas planer är kompatibla. Offentligt sekretessbelagt Man ska se till att beredskapsplanen behandlas, distribueras och förvaras på behörigt sätt. Enligt 24 1 mom. 7, 8 och 10 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), om inte något annat föreskrivs särskilt, är följande handlingar och uppgifter som eventuellt ingår i beredskapsplanen sekretessbelagda: handlingar som gäller skyddsarrangemang för personer, byggnader, inrättningar, konstruktioner samt data- och kommunikationssystem och genomförandet av arrangemangen, om det inte är uppenbart att utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling inte äventyrar genomförandet av syftet med skyddsarrangemangen, handlingar som gäller beredskap för olyckor eller undantagsförhållanden, befolkningsskydd eller utredning enligt lagen om säkerhetsutredning av olyckor och vissa andra händelser (525/2011), om utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling skulle skada eller äventyra säkerheten eller förbättrande av den, befolkningsskyddet eller beredskapen inför undantagsförhållanden, äventyra säkerhetsutredning eller syftet med en säkerhetsutredning eller möjligheterna att få information för en utredning eller om ett utlämnande skulle kränka rättigheterna för offer i olyckor, tillbud eller exceptionella händelser, minnet av offer eller närstående till offer, handlingar som gäller militär underrättelseverksamhet, försvarsmaktens utrustning, sammansättning, förläggning eller användning, handlingar som gäller det övriga militära försvaret eller uppfinningar, konstruktioner, anordningar eller system som tjänar försvaret eller handlingar som gäller objekt som annars är av betydelse för försvaret eller som gäller försvarsberedskapen, om det inte är uppenbart att utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling inte skadar eller äventyrar försvarets intressen. Det är dock nödvändigtvis inte till alla delar ändamålsenligt att beredskapsplanen sekretessbeläggs. De sekretessbelagda handlingar som ingår i planen kan sammanställas t.ex. till bilagor, eller om planen består av flera delar, kan helheten utarbetas så att bara en del av dem är sekretessbelagda. Eftersom frågor som gäller kommunens beredskapsverksamhet utgör en del av kommunens normala verksamhet, bör de i behövlig omfattning behandlas i kommunens budgetar och planer för verksamhet och ekonomi. Med hänsyn till samordningen av beredskapen och informationsförmedlingen skulle det vara viktigt att kommundirektören/kommunstyrelsen en gång per fullmäktigeperiod ger fullmäktige en redogörelse för kommunens beredskapsverksamhet och kontinuitetshantering. Mål Målen med beredskapsverksamheten och beredskapsplaneringen är att sträva efter att på förhand förebygga störnings- och krissituationer och å andra sidan skapa förutsättningar för 5

att hantera störningssituationer och deras konsekvenser. En grundläggande idé inom hanteringen av störningssituationer är att de åtgärder som gäller den inleds i tid på så sätt att man förutser hur situationen eventuellt utvecklas eller att den visar sig vara allvarligare än utgångsinformationen och att man genast i början reserverar tillräckliga resurser samt att man vid behov planmässigt effektiviserar ledningsberedskapen. Målet är att man redan från början reagerar på störningssituationer eller tecken på att en sådan håller på att utvecklas, helst med betoning på de första åtgärderna och tillräckligt kraftigt. De åtgärder som påbörjats kan vid behov avvecklas, om störningssituationen visar sig vara lindrigare än utgångsuppgifterna eller man annars fått kontroll över den. Vid hanteringen av störningssituationer iakttas laglighetsprincipen och den fastställda sektorindelningen. Samma principer för hantering av störningssituationer iakttas under såväl normala som undantagsförhållanden. Myndigheternas ansvarsfördelning och samarbetsorganens handlingsmodeller bevaras så länge som möjligt sådana som de är under normala förhållanden. Den behöriga myndigheten leder alltid den operativa verksamheten och de tväradministrativa samarbetsorganen stöder den ansvariga myndigheten. Den instans som leder verksamheten svarar också för kommunikationen. Övriga myndigheter, företag och organisationer deltar i verksamheten i den omfattning som hanteringen av situationen förutsätter. Kommunikation Lyckad kommunikation har en central betydelse vid en effektiv hantering av störningssituationer. Kommunikationsarrangemangen och planeringen av dem ska samordnas med den övriga utvecklingen av beredskapen. Kommunförbundet har gett ut en handbok om kommunikation i störningssituationer "Var beredd. Handbok för kommunernas information i kriser och exceptionella situationer" (2009). 6 2. Bildningsväsendets nyckelverksamheter Varje sektor eller myndighet utarbetar hotbedömningar med hänsyn till den egna verksamheten. Hotbedömningarna fungerar som underlag för kommunkoncernens gemensamma hotbedömning. Kommunens vitala och kritiska funktioner När den strategiska delen i kommunens beredskapsplan utarbetas bestäms de funktioner som är vitala och kritiska med tanke på kommunens verksamhet samt medborgarnas välfärd och säkerhet. I praktiken innebär detta granskning och prioritering av de uppgifter och funktioner som de olika sektorerna eller myndigheterna ansvarar för. I synnerhet vid långvariga och/eller mycket allvarliga störningssituationer kan det vara nödvändigt att i första hand koncentrera sig på att trygga dessa funktioner eller tjänster som bestämts vara vitala och kritiska. Utgångspunkten är att de sakkunniga inom respektive sektor utför bestämningsarbetet med beaktande av t.ex. lagstiftningen inom förvaltningsområdet i fråga och andra grunder som gäller beredskap (t.ex. anvisningar som getts). Nyckelverksamheter De tjänster som bildningsväsendet ordnar under normala förhållanden är småbarnspedagogik (inkl. öppen småbarnspedagogik) förskoleundervisning och grundläggande utbildning samt gymnasieutbildning

7 medborgarinstitutet, bildkonstskolan och musikinstitutet kultur och bibliotek ungdomsväsendet idrottsväsendet bildningsväsendets förvaltning Kommunens nyckelverksamheter är sådana vitala samhällsfunktioner för vars organisering kommunen svarar och som ska fungera under alla förhållanden. Bildningsväsendets nyckelverksamheter är småbarnspedagogik, förskoleundervisning och grundläggande utbildning, gymnasieutbildning, morgon- och eftermiddagsverksamhet, beredskapsdagvård och bildningsväsendets förvaltning. Målet är att säkerställa att verksamheten inom småbarnspedagogiken och undervisningsverksamheten fortsätter, grundstrukturerna i systemet för småbarnspedagogik och utbildningssystemet fungerar samt att daghemmen och skolorna har möjligheter att lyckas i sin fostringsuppgift. Att verksamheten inom småbarnspedagogiken och undervisningen fortsätter stärker barns, ungas och den vuxna befolkningens trygghetskänsla och skapar tro på en framtid efter krisen. I utbildningen beaktas samhällets och invandrarnas behov vid integrationen i det finländska samhället. Bildningsväsendets övriga tjänster upprätthålls så länge som möjligt. Inom bildningsväsendets övriga tjänster kan verksamheten snabbt inriktas på andra än sedvanliga uppgifter: Medborgarinstitutet har omfattande kontakter med studerande, varvid det är möjligt att snabbt få kontakt med en stor mängd människor t.ex. för frivillighjälp (bl.a. eftersökningar, oljebekämpning). Medborgarinstitutet kan vid behov snabbt även utbilda stora mängder studerande. Biblioteken och/eller ungdomslokalerna kan förutom under normala förhållanden även i krissituationer fungera som ställen för distribution av information. Största delen av kommuninvånarna är vana vid att besöka biblioteket och ungdomarna är vana vid att besöka ungdomslokalerna. Huvudbiblioteket har långa öppettider och ungdomslokalerna är öppna på kvällarna. Biblioteken i Masaby och Veikkola fungerar delvis som filialer till kommunhuset. Bibliotekens inredning och utrustning är nyttig i krissituationer. Situationen till följd av stormen år 2012 visade hur biblioteket kan fungera i en krissituation. Kommuninvånare sökte sig till biblioteken för att värma sig, hämta vatten, ladda sina mobiltelefoner, använda datorer, höra sig för om vad som händer och tillbringa tid tillsammans med andra. Bibliotekspersonalen är specialiserad i att söka och ge information. Ungdomsväsendet kan erbjuda andra aktörer psykiskt stöd bl.a. med hjälp av effektiviserat ungdomsarbete. Detta har använts bl.a. efter ungas självmord och i skolvåldssituationer. Ungdomsväsendet hör också till integrationsnätverket för dem som återvänder från områden där det krigas. Ungdomsväsendet kan ordna diskussionsmöten för unga, det kan nås bra och ledarna arbetar med unga. Vid medborgarinstituten och inom ungdoms- och idrottsväsendet finns kontinuerligt personal med förstahjälpsutbildning.

8 3. Risk- och hotanalys bedömning av hoten vid bildningsväsendet Identifieringen av risker ligger till grund för riskbedömning. Det går inte eller det finns inte ens anledning att förbereda sig på alla risker som förekommer, utan man måste acceptera och tåla dem. Externa och interna risker I den sektorspecifika riskbedömningen är den primära uppgiften att identifiera och förbereda sig på sådana externa och interna risker som riktar sig till sektorn. Interna risker beror oftast på den egna verksamheten. De orsakas bl.a. av personalens okunnighet, vårdslöshet eller likgiltighet. Externa risker är däremot oftast oberoende av den egna verksamheten, de är risker som orsakas av externa faktorer. Risker under normala förhållanden och undantagsförhållanden Riskerna under normala förhållanden och undantagsförhållanden ska behandlas som egna helheter. Risker under normala förhållanden är t.ex. bränder, trafikolyckor, avbrott i el- och vattentillförseln, hot mot datasystem, brottslighet och omfattande miljöskador samt olycka på kärnkraftverk och terrorism. Risker under undantagsförhållanden är t.ex. omfattande och långvariga avbrott i energidistributionen och -produktionen, ransonering av material, direkt krig, användning av ABC-vapen (kärnvapen samt biologiska och kemiska vapen) och ökad brottslighet. Säkerhetsstrategi för samhället (SSS2010) SSS2010 har utarbetats med tanke på samhällets vitala funktioner, som ska tryggas i alla situationer. Kommunerna har en central roll när samhället förbereder sig på och hanterar störningar, eftersom kommunerna till en betydande del ansvarar för ordnandet av bastjänsterna och övriga för samhället vitala funktioner. Alla störningar inträffar alltid inom någon kommuns område. Kommunen är en knut i ett komplicerat kontraktsnät. Samhällets funktioner baserar sig på olika energi-, datateknik- och datakommunikationsarrangemang. De har blivit mera tekniska och komplicerade, och som en följd av detta har störningsbenägenheten ökat. Kommunerna är allt mera beroende av sina partners och andra tjänsteproducenters kontinuitetshantering. Man måste förstå funktionskedjan som en helhet och koncentrera sig på att säkerställa de lokala delar som är kritiska. Verkställandet av SSS2010 förutsätter att kommundirektören och de som leder förvaltningsgrenarna bedömer vilka konsekvenser de hotmodeller som fastställs i strategin och de störningssituationer som härletts från dem har för kommunens funktioner. Kommunvis bedöms dessutom vilka särskilda lokala eller regionala hot som kan riktas mot kommunen och dess vitala funktioner. Den hotbedömning som uppkommer som resultat av detta utgör grunden för skötseln och säkerställandet av kommunens kärnuppgifter. Hotmodellerna i SSS2010 är följande: allvarliga störningar i kraftförsörjningen allvarliga störningar i datatrafiken och informationssystemen allvarliga störningar i transportlogistiken allvarliga störningar i samhällstekniken allvarliga störningar i livsmedelsförsörjningen allvarliga störningar i finans- och betalsystemen

9 storolyckor, extrema naturfenomen och miljöhot terrorism samt brottslighet som äventyrar samhällsordningen allvarliga störningar i gränssäkerheten politisk, ekonomisk och militär påtryckning användning av militära maktmedel De mest betydande hoten och riskerna i fråga om bildningsväsendets nyckelverksamheter De mest betydande hoten och riskerna i fråga om bildningsväsendets nyckelverksamheter förorsakas på olika sätt av störningarna enligt hotmodellerna. Dessa syns huvudsakligen i problem som gäller personalen, infrastrukturen och kommunikationen. Hot och risker som gäller personalen Personalrisker orsakas av rekryteringsproblem, personalens tillräcklighet, behövlig utbildnings- och kunskapsnivå, attityder, t.o.m. moral. Hot och risker som gäller infrastrukturen Infrastrukturproblemen gäller tillgång till el och vatten, trafik och livsmedelsförsörjning. Hot och risker som gäller kommunikationen Kommunikationen har en allt viktigare roll i dagens samhälle. Kommunikationen är en väsentlig del av krishanteringen, vilket innebär att den också ska vara snabb. Kommunikationsutrustningen är mycket beroende av el och apparaternas funktion. För den händelse att telefon- eller datanätet kraschar måste det finnas ett reservsystem med hjälp av vilken man kommunicerar. Om kommunikationen ordnats dåligt kan den förorsaka kommunen mycket långvariga trovärdighets- och publicitetsproblem. Risker och hot samt förhindrande och begränsning av dem liksom också hanteringsåtgärderna presenteras som egna åtgärdskort i bilagorna till denna handling. 4. Bildningsväsendets kontinuitetshantering Beredskapen baserar sig på författningarna om kommunens verksamhet enligt vilka uppgifterna ska skötas under alla förhållanden. I speciallagstiftningen finns bestämmelser om kommunernas förpliktelser i fråga om beredskap. Enligt beredskapslagen ska kommunerna, samkommunerna och kommunernas övriga sammanslutningar genom beredskapsplaner och förberedelser för verksamhet under undantagsförhållanden samt genom andra åtgärder säkerställa att deras uppgifter kan skötas så väl som möjligt också under undantagsförhållanden. Kommunens beredskap och kontinuitetshantering förutsätter att alla kommunens sektorer har utarbetat de planer som behövs (socialväsendet, utbildningsväsendet, småbarnspedagogik, hälsovård, räddningsväsendet, massbespisning, vattenförsörjning, avfallshantering, elförsörjning, fjärrvärme, gator, hamnar och kollektivtrafik). I beredskapsverksamheten fastställs vilka förberedelser som behövs och beskrivs vilka lednings- och samarbetsförfaranden hanteringen av situationen förutsätter i olika störningssituationer och under undantagsförhållanden. Särskild vikt ska fästas vid

kommunens kommunikation så att kommunen effektivt och genom att använda olika medier kan informera om situationen och ge behövliga direktiv till kommuninvånarna. Kärnan i kommunens beredskapshelhet utgörs av riktlinjer som kommunens ledning berett och om vilka beslut fattats i kommunens ordinarie beslutsprocess. Med hjälp av dem säkerställs det att beredskapsverksamhetens grundläggande strukturer och verksamhetsmodeller i all planering är så enhetliga som möjligt. Det är väsentligt att man på alla nivåer diskuterar kommunens verksamhetsmodeller för samma störningssituationer och undantagsförhållanden, dvs. att alla instanser har samma bild av hoten. Kontinuitetsplaner som utarbetats utifrån dem ger ett svar på hur sakerna genomförs inom sektorerna i fråga. Vid beredskapsverksamheten ska man bestämma vilka roller och ansvar överkommunala organisationer och serviceproducenter utom kommunen har i frågor som gäller beredskap och skapa fungerande lednings- och samarbetsförfaranden med dessa. Samarbete i störningssituationer och under undantagsförhållanden ska bestämmas också i fråga om regionala aktörer. Kontinuitetshanteringen är en central del av kvaliteten som säkerställs även under normala tider. 10 5. Ledarskap under normala förhållanden, i störningssituationer och under undantagsförhållanden Ledarskap under normala förhållanden Kommunal verksamhet regleras förutom av lagar och förordningar även av förvaltningsstadgor och instruktioner. Riskhanteringsprocessen kopplas till organisationens allmänna förvaltningssed, strategi, planering, ledarskap, rapporteringsprocesser, handlingsprinciper, värderingar och kultur. Intern kontroll och riskhantering definieras som en del av ledningssystemet. I det ingår då olika aktörers ansvar, besluts- och verksamhetskultur, organens uppgifter och ansvar samt handlingssätt, ledningsprocesser, processer för planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi, handlingssätt inom förvaltning och ekonomi osv. Med ledandet integreras intern kontroll, riskhantering (hantering av betydande risker, kontrollåtgärder) och koncernövervakning. Enligt kommunallagen (15.6.2012/325) ska fullmäktige fatta beslut om grunderna för kommunens och kommunkoncernens interna kontroll och riskhantering (13 ). När fullmäktige beslutar om grunderna styr det kommunstyrelsen på ett bindande sätt när styrelsen sköter intern kontroll och riskhantering. Kommunens förvaltningsstadga (50 ) som fullmäktige godkänner utgör ett centralt instrument vid styrningen av den interna kontrollen och riskhanteringen. Förvaltningsstadgan ska innehålla bestämmelser (uppgifts- och arbetsfördelning samt ansvar) om intern kontroll och riskhantering.

11 I förvaltningslagens 2 kap. föreskrivs om grunderna för god förvaltning. I myndighetsverksamheten ska man bl.a. beakta rättsprinciperna inom förvaltningen enligt 6 i förvaltningslagen: likställighets-, proportionalitets-, objektivitetsprincipen, principen om ändamålsbundenhet och principen om skydd för berättigade förväntningar. De förtroendevalda har en central ställning i det kommunala beslutsfattandet som grundar sig på representativ demokrati. Högsta beslutanderätten i kommunen utövas av de förtroendevalda i fullmäktige. Bindningar får inte äventyra förtroendet för rättsprinciperna för god förvaltning och de förfaranden som de förutsätter. Ledarskap i störningssituationer En störningssituation är ett tillstånd som avviker från det normala, men som ännu inte är en krissituation (t.ex. elavbrott, vattenavbrott). Syftet är att övergå från en reagerande organisation till en förutseende (lärande) organisation. Alltså förutser man en kris, hindrar den att realiseras eller minskar dess inverkningar väsentligt och förbereder sig för den på ett ändamålsenligt sätt. I störningssituationer följer man samma befogenheter och befogenhetsgränser som under normala förhållanden. För operativ ledning svarar alltid den behöriga myndigheten som vid utredning av sedvanliga störningssituationer är i direkt samverkan med andra myndigheter som ger handräckning och som är behöriga inom sin respektive sektor. Eskaleras en kris så att man behöver stöd och samarbete av ministerierna, svarar behörigt ministerium alltid för dess koordinering i första skede med stöd av reglementet för statsrådet (10 ). Ledarskap under undantagsförhållanden Befogenheter enligt beredskapslagen får utövas endast om situationen inte kan fås under kontroll med myndigheternas normala befogenheter. Som undantagsförhållanden enligt 3 i beredskapslagen anses 1) ett mot Finland riktat väpnat angrepp eller annat så allvarligt angrepp att det kan jämställas med ett väpnat angrepp och förhållandena omedelbart efter angreppet, 2) ett mot Finland riktat avsevärt hot om väpnat angrepp eller om annat så allvarligt angrepp att det kan jämställas med ett väpnat angrepp, om befogenheter enligt denna lag måste tas i bruk omedelbart för att avvärja verkningarna av hotet, 3) sådana synnerligen allvarliga händelser eller hot mot befolkningens försörjning eller mot grunderna för landets näringsliv som innebär en väsentlig risk för samhällets vitala funktioner, 4) en synnerligen allvarlig storolycka och förhållandena omedelbart efter den, samt 5) en pandemi som till sina verkningar kan jämföras med en synnerligen allvarlig storolycka. Enligt 4 i beredskapslagen får myndigheterna endast bemyndigas att under undantagsförhållanden utöva sådana befogenheter som är nödvändiga för att syftet som nämns i 1 ska kunna nås och som står i rätt proportion till detta syfte. Befogenheterna får utövas endast på ett sådant sätt som är nödvändigt för att syftet med lagen ska kunna nås och som står i rätt proportion till det mål som eftersträvas genom utövandet av befogenheterna. Enligt 108 i beredskapslagen kan fullmäktige sammankallas omedelbart under undantagsförhållanden. Fullmäktige är beslutfört då mer än hälften av ledamöterna är närvarande.

Om fullmäktige inte blir beslutfört och vägande skäl kräver omedelbara beslut, har kommunstyrelsen rätt att fatta beslut om ärenden som gäller organiseringen av kommunens förvaltning, instruktioner och förvaltningsstadga, delegering av behörighet, budget och skatter samt andra ärenden som det bestämts att fullmäktige ska besluta om. Kommunstyrelsen ska så snart som möjligt sända ovannämnda beslut till fullmäktige för beslut. Kommunstyrelsens beslut gäller tills fullmäktige fattat beslut i ärendet. Enligt 109 i beredskapslagen kan undervisnings- och kulturministeriet under undantagsförhållanden för högst tre månader åt gången bestämma att undervisningsverksamhet och annan verksamhet som avses i lagen om grundläggande utbildning (628/1998), gymnasielagen (629/1998), lagen om Europeiska skolan i Helsingfors (1463/2007), lagen om yrkesutbildning (630/1998), lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998), lagen om fritt bildningsarbete (632/1998), lagen om grundläggande konstundervisning (633/1998), yrkeshögskolelagen (351/2003) och universitetslagen (558/2009) ska avbrytas eller flyttas till annan ort, om det är nödvändigt på grund av förflyttning av befolkning eller vistelsebegränsningar eller begränsningar i rörelsefriheten eller annars för skyddande av befolkningen. Om befolkningen på ett visst område förflyttas annanstans med stöd av 121, kan det genom förordning av statsrådet föreskrivas att förskoleundervisningen och den grundläggande utbildningen för de förflyttade eleverna tillfälligt ska ordnas av den kommun till vilken en elev har förflyttats, i stället för av den kommun där eleven är bosatt. För tryggande av nödvändig undervisning och utbildning under undantagsförhållanden kan de skyldigheter som anordnare av undervisningsverksamheten har att ordna undervisning och annan verksamhet samt måltids- och transportförmåner och inkvartering begränsas på det sätt som närmare bestäms genom förordning av statsrådet. Dessutom kan undervisnings- och kulturministeriet utan hinder av 3 1 mom. i lagen om anordnande av studentexamen (672/2005) skjuta upp anordnandet av studentexamen med högst sex månader åt gången. 6. Bildningsväsendets kriskommunikation Kyrkslätts kommuns kriskommunikationsanvisningar ingår i koncernförvaltningens beredskapsplan. Bildningsväsendets kriskommunikation baserar sig på dessa anvisningar. Den behöriga tjänsteinnehavaren (myndigheten) svarar för den kommunikation som gäller situationen. Om verksamheten leds av sektordirektören, svarar han eller hon också för sektorns lägesbild och kommunikation. Kriskommunikationen börjar med att en störningssituation identifieras och information om den förmedlas till den behöriga tjänsteinnehavaren. I olyckssituationer innehas ledningsansvaret av räddningsverket och i brottssituationer av polisen. I dessa situationer överenskoms om skötseln av kommunikationsuppgifterna, de koordineras och kommunen kommunicerar för sina egna uppgifters del. Sektorernas arbetstagare sköter de praktiska kommunikationsuppgifterna enligt anvisningarna av den behöriga tjänsteinnehavaren. Den behöriga tjänsteinnehavaren försäkrar sig om att de målgrupper som behöver information får den. Han eller hon gör i situationen en snabb kommunikationsplan och bedömer och väljer ett informationssätt och en arbetsfördelning är lämpliga i situationen. Om mer omfattande information t.ex. till barnens föräldrar ska man separat komma överens med den kommunikationsansvarige. Om någon har dött eller befinner sig i kritiskt tillstånd ges informationen av polisen. Informationen får inte ges per telefon. 12

I exceptionella situationer kan man behöva ett bud för att befordra informationen. En person utses för uppgiften separat. Meddelandena är formbundna: vad, var, när, åtgärder, försiktighetsåtgärder, när nästa meddelande ges, var man får ytterligare information, vem som ger ytterligare information (uppmaning att undvika att ta kontakt i onödan) på finska och på svenska, om möjligt eller behövligt även på andra språk. En beskrivning av kommunikationsorganisationen som hänför sig till beredskapsplanen för Kyrkslätts kommuns bildningsväsende ingår som bilaga nr 1. 13 7. Säkerhet och egen beredskap i skolor och läroinrättningar I skolorna och läroinrättningarna finns varje enhets egna säkerhetsmappar som innehåller en räddningsplan. Årliga riskkartläggningar kompletterar räddningsplanen (uppföljning och uppdatering). Vid enheterna hålls årligen utrymningsövningar i vilka även personal från räddningsverket kan medverka. För enhetens säkerhet och beredskap svarar chefen för enheten. 8. Säkerhet och egen beredskap inom småbarnspedagogik På daghemmen och andra verksamhetsenheter inom småbarnspedagogik finns varje enhets egna säkerhetsmappar som innehåller en räddningsplan. Årliga riskkartläggningar kompletterar räddningsplanen (uppföljning och uppdatering). Vid enheterna hålls årligen utrymningsövningar i vilka även personal från räddningsverket kan medverka. För enhetens säkerhet och beredskap svarar chefen för enheten. 9. Säkerhet och egen beredskap i ungdoms- och idrottsverksamheten

14 I ungdoms- och idrottslokalerna finns varje enhets egna säkerhetsmappar som innehåller en räddningsplan. Årliga riskkartläggningar kompletterar räddningsplanen (uppföljning och uppdatering). Vid enheterna hålls årligen utrymningsövningar i vilka även personal från räddningsverket kan medverka. För enhetens säkerhet och beredskap svarar chefen för enheten. 10. Säkerhet och beredskap inom övriga bildningsväsendet (kultur, bibliotek, museer) medborgarinstitutet och bildkonstskolan: räddningsplanens överensstämmelse med beredskapsplanen, operativa anvisningar och utbildningens tidsenlighet För Ragvalds museum utarbetas en säkerhetsmapp som tar hänsyn till de kulturhistoriska värdena och som innehåller en räddningsplan. Årliga riskkartläggningar kompletterar räddningsplanen (uppföljning och uppdatering). Man ska se till att utrymningsanvisningarna i de allmänna lokalerna är klara och att de visstidsanställda guiderna inskolas. 11. Upprätthållande av den mentala kriståligheten i kommunen Säkerhetsstrategin för samhället I Säkerhetsstrategin för samhället (statsrådets principbeslut 16.12.2010) anges tre strategiska uppgifter med hjälp av vilka det är meningen att utveckla och upprätthålla nationens mentala kristålighet. Första uppgiften är upprätthållande av utbildnings- och forskningssystemet samt av undervisningsväsendet i alla slags säkerhetssituationer. Genom att utbildningen och forskningen upprätthålls säkerställer man att det finns omfattande och mångsidigt kunnande samt tillgång till tillräckligt yrkeskunnig arbetskraft i enlighet med samhällets behov. Befolkningens mentala kristålighet kan förbättras genom att olika slags krissituationer och hot behandlas inom utbildningen samt genom att undervisningsväsendet vid behov utnyttjas som en kanal för att informera medborgarna. Upprätthållandet av småbarnspedagogiken och undervisningsväsendet i alla situationer stärker trygghetskänslan hos barn, unga och den vuxna befolkningen, stöder befolkningens psykiska välbefinnande och skapar tro på en framtid efter krisen. Andra uppgiften är stärkande av den kulturella identiteten och skydd av kulturegendom i alla slags säkerhetssituationer. Uppbyggnaden av den kulturella identiteten främjas bl.a. genom att ett omfattande stödsystem för kulturen och de kulturella inrättningarna upprätthålls samt genom grundläggande konstutbildning. Genom att kulturegendom skyddas i alla slags säkerhetssituationer stärker man både trygghets- och samhörighetskänslan hos befolkningen. Till den skyddade kulturegendomen hör bl.a. fornlämningar, kulturhistoriskt värdefulla byggnader, konstverk, handskrifter, böcker och föremål samt vetenskapliga samlingar. Tredje uppgiften är tryggande av andliga tjänster. Folkkyrkorna och de övriga religiösa samfunden garanteras möjligheter att upprätthålla andlig verksamhet samt delta i

skötseln av människornas andliga välmående och bistå krisoffer i alla slags säkerhetssituationer. Skolornas försvarsundervisning Enligt 127 i grundlagen är varje finsk medborgare skyldig att delta i fosterlandets försvar eller att bistå försvaret. För att medborgarna ska förstå sin skyldighet ska den utbildning som samhället ger ge kunskaper och färdigheter för att fullgöra den. En av den allmänbildande undervisningens huvuduppgifter är att förmedla det finländska samhällets värdegrund till elever och studerande. Enligt den allmänna opinionen är landets självständighet och egen bestämmanderätt fortfarande centrala värderingar för finländarna. Skolväsendet strävar efter att fostra finländska barn och ungdomar så att de ska förstå självständighetens betydelse och vikten av att trygga den. I läroplanerna för den grundläggande utbildningen och gymnasiet utgör försvarsundervisningen en del av undervisningen i säkerhetspolitik. Den hör till temana i historia och samhällslära, men några av dess delområden tangeras i begränsad omfattning även i andra läroämnen, såsom geografi och främmande språk. Säkerhetsoch förvarsundervisningen inom den grundläggande utbildningen utgör ett infopaket på grundnivå som ger eleven material för bildande av egna värderingar och attityder. I gymnasieutbildningen kan behandlingen av temat utvidgas och fördjupas. Skydd av kulturegendom Museiverket, som lyder under undervisnings- och kulturministeriet, är en riksomfattande expertmyndighet inom kulturarvet. Museiverket svarar bl.a. för bevarande av det materiella kulturarvet och kulturmiljön och förkovrande av kunskaperna om dessa, forskning i det arkeologiska kulturarvet och den byggda miljön samt kännedom om och genomförande av skydd och vård. Arkivverket, som lyder under undervisnings- och kulturministeriet och som består av Riksarkivet och sju landsarkiv, ser till att förvaringen och användbarheten av handlingar som hör till det nationella kulturarvet kan säkerställas. Ansvaret för dessa uppgifter gäller särskilt handlingarna inom den offentliga förvaltningen, statsförvaltningen och kommunalförvaltningen. Biblioteken svarar för förvaringen och användbarheten av det nationella publikationsarvet. Landets biblioteksnät består av allmänna, dvs. kommunala bibliotek, universitetsbibliotek, yrkeshögskolebibliotek, specialbibliotek samt läroanstaltsbibliotek i skolor och läroanstalter. Nationalbiblioteket, som finns i samband med Helsingfors universitet, svarar på sitt område för att det nationella kulturarvet förvaras, bevaras och hålls tillgängligt. Med anledning av mångformigheten av kulturegendomen och de hot som riktar sig till den måste säkringsmedlen anpassas enligt objektet. På tryggandet av kulturegendomen bör man förbereda sig med hjälp av objektsspecifika riskanalyser så att man i tillräcklig utsträckning förberett sig på alla förutsägbara hot. Ett allmänt mål bör vara eliminering av hoten i så stor utsträckning som möjligt på förhand, men när detta inte är möjligt bör man förbereda sig på att avvärja hoten genom tillräckliga åtgärder. Under normala förhållanden utgör objektsspecifika räddningsplaner och räddningsverkets objektskort och i dem avtalade eller instruerade handlingstaktiker 15

grunden för räddningsåtgärderna. Att avvärja olyckor och skadefall under normala förhållanden samt klara av dem förutsätter en god beredskap. Olika slags materialoch utrymmesreserveringar måste vara i ordning så att t.ex. föremål kan skyddas eller flyttas i säkerhet till tillfälliga lokaler med kort varsel. I regel grundar sig avvärjningen av hoten under undantagsförhållanden på skyddet av egendomen på plats eftersom det i verkligheten inte är möjligt att flytta omfattande samlingar av kulturegendom under undantagsförhållanden. Att genomföra skyddet på plats förutsätter i största delen av objekten i regel strukturella avvärjningsmetoder, som också är avsedda för normala förhållanden, såsom inbrottsskydd, strukturellt brandskydd, automatiska släckningsanordningar och lagerutrymmen som uppfyller skyddskraven. Andra saker som påverkar den mentala kriståligheten Befolkningens mentala kristålighet under undantagsförhållanden baserar sig till en del på hur man lyckas hantera olika slags stressfaktorer som anknyter till dessa situationer. Åtskilliga psykiska belastningsfaktorer kan sänka den mentala kriståligheten. De mest betydande av dessa är törst, hunger och kyla. Tryggandet av samhällets grundfunktioner, såsom livsmedels- och energiförsörjning, är sålunda av största vikt för befolkningen. Sjukdomar som är karakteristiska för undantagssituationer, såsom infektionsepidemier, kan bryta den psykiska tåligheten. Dricksvatten-, livsmedels- och miljöhygien, som syftar till att förebygga infektioner, samt vaccinationsskydd är följaktligen mycket viktiga även med tanke på den psykiska hälsan. Om befolkningen känner till att det vid behov är möjligt att få tillräcklig medicinsk och social hjälp under undantagsförhållanden, är den psykiska tåligheten väsentligt bättre än utan denna information. Brist på sömn är en av de mest betydande psykiska belastningsfaktorerna. T.ex. oavbrutet vakande i 40 timmar försämrar människans prestationsförmåga väsentligt och att få tillbaka den normala prestationsförmågan efter 40 timmars vakande kräver sömn i minst 4 timmar. Sover man inte alls rasar funktionsförmågan vanligen senast efter 4 5 dygn. I undantagssituationer är det viktigt att både befolkningen och myndigheterna har en sådan utrustning som situationen kräver och förmåga att använda den. Dålig utrustning eller oförmåga att använda en god utrustning utgör en belastningsfaktor och sänker den psykiska kriståligheten. Ju mer en individ, en grupp eller en hel befolkning upplever sig göra saker som är berättigade och behövliga med tanke på situationen desto bättre klarar de sig psykiskt. Även ledarna har en betydande roll när det gäller att bevara den psykiska kriståligheten. Ledarnas psykiska kristålighet spelar en viktig roll för hur de andra klarar sig eftersom ledarna skapar ett exempel, motiverar och skapar gemenskapsanda. En ledares förtvivlan smittar fort av sig. Till krig, katastrofer och storolyckor anknyter alltid uppskakande saker och sådana situationer som människor inte vant sig vid under normala förhållanden. Undersökningar har visat att människors förmåga att klara av stressymptom är förvånansvärt bra, bara de grundläggande förutsättningarna för att klara sig psykiskt 16

(räddningsverksamhet, läkemedelsförsörjning, basunderhåll, ledarskap, anvisningar och övrig kommunikation) är åtminstone på måttlig nivå med hänsyn till situationen. Kommunikation Myndigheternas skickliga kommunikation är i alla slags undantagssituationer av central betydelse för befolkningens och individernas psykiska kristålighet. Med hjälp av rättidig och lättförståelig kommunikation undviker man t.ex. falska rykten eller panikreaktioner. Effektiv kommunikation och information är särskilt viktiga vid abstrakta eller osynliga hot (t.ex. strålning, biologiskt eller kemiskt hot). Ett informationshot är avsiktlig eller oavsiktlig verksamhet som riktar sig till informationsmiljön och som kan försämra tillförlitligheten, konfidentialiteten, integriteten eller användbarheten av informationen. Genom information och genom att hota med den strävar man efter att påverka både samhällets och försvarsmaktens handlingsförmåga. Påtryckning är ett typiskt informationshot och en central påverkningsmetod i en psykologisk operation i alla slags kris- och hotmodeller. Den är betydande i synnerhet på strategisk nivå där den speciellt riktar sig till beslutsfattarna. Även den ökade otrygghetskänslan hos medborgarna under påtryckningsskedet påverkar beslutsfattarnas avgöranden i ett demokratiskt samhälle. Nationellt väsentligt i psykologiskt försvar är övergripande samarbete mellan alla myndigheter och nyckelaktörer, fungerande organisationer och medborgarnas bildningsnivå. Det är vidare viktigt att öva situationer inom psykologiskt försvar att identifiera psykologiska operationer är en utmaning för situationsbilder på alla nivåer. 17 12. Bildningsväsendets deltagande i befolkningsskyddssystemets verksamhet Med befolkningsskydd avses skydd av människor och egendom och räddningsverksamhet under undantagsförhållanden samt beredskap på dem. Befolkningsskyddet omfattar bl.a. planering och utbildning som gäller undantagsförhållanden, byggande av skyddsrum, beredskap på evakueringar, räddningsverksamhet och första hjälpen samt upprätthållande av lednings-, övervakningsoch larmsystem. Undantagsförhållanden definieras i beredskapslagen (1080/1991). Med undantagsförhållanden avses situationer där samhällets vitala funktioner äventyras eller det finns en risk för att de äventyras så att lagstiftningen för normala förhållanden inte räcker till för att trygga dem. Undantagsförhållanden kan vara bl.a. krig eller krigshot, internationell kris, storolycka som har allvarliga konsekvenser för medborgarna eller vårt land. Befolkningsskyddsuppgifter är bl.a. varning och evakuering av medborgarna och skyddande av dem i skyddsrum, släcknings- och räddningsverksamhet samt läkemedelsförsörjning. För befolkningsskydd svarar vid sidan av räddningsväsendet de myndigheter som sköter uppgifter i anslutning till det även under normala förhållanden. De ämbetsverk och inrättningar som svarar för kommunens olika verksamhetsområden sköter följande uppgifter i enlighet med uppgiftsområde, inbördes arbetsfördelning och den lagstiftning som gäller kommunerna:

medicinsk räddningsverksamhet och sjuktransport planering av evakueringar under ledning av räddningsmyndigheterna inkvartering, förplägning, beklädnad och annat basunderhåll av olycksoffer och evakuerade, röjnings- och rengöringsverksamhet som krävs i samband med befolkningsskyddet samt första hjälpen och beredning av den befolkningsskyddsorganisation som behövs för dessa uppgifter ordnande av psykosocialt stöd och psykosociala tjänster i samarbete med övriga experter för dem som i egenskap av offer, anhöriga eller räddningspersonal har berörts av en olycka bistående av räddningsmyndigheterna vid behov i räddningsverksamheten och befolkningsskyddet genom att ge sådan expert-, inventarie- och materialhjälp samt hjälp för underhåll av räddningspersonalen som är förenlig med deras verksamhetsområde. Myndigheternas resurser kan med stöd av beredskapslagen vid behov kompletteras genom att ytterligare personal förordnas till släcknings-, räddnings-, förstahjälps-, underhålls-, röjnings- och rengöringsuppgifter samt lednings- och specialuppgifter inom befolkningsskyddsorganisationen. Under undantagsförhållanden fortsätter bildningsväsendets personal i regel med sina uppgifter på sina egna verksamhetsställen. 18 13. Inskolning, utbildning och övningar för personalen En central del av beredskapsverksamheten, beredskapsplaneringen och upprätthållandet av beredskapen är utbildning och övningar för personalen. Med utbildning erbjuds personalen allmänna kunskaper och färdigheter som behövs i beredskapsverksamheten och hanteringen av störningssituationer samt dessutom fördjupade färdigheter för nyckeloch specialpersonalen. Ett syfte med beredskapsutbildningen är också att utveckla nätverk som de olika aktörerna kan behöva både vid beredskapsplanering och under en störningssituation. Syftet med övningarna är oftast att testa planer och handlingsmodeller. Dessutom erbjuder övningarna ett bra underlag för att utveckla planerna. Det är meningsfullt att ordna övningar när deltagarna redan fått grundutbildning i temat. Det finns skäl att regelbundet ordna övningar antingen på egen hand, med samarbetspartner eller t.ex. delta i mer omfattande beredskapsövningar som regionförvaltningsverken och Räddningsinstitutet regelbundet ordnar i samarbete. 14. Godkännande, uppföljning och uppdatering av planen samt rapportering Planen behandlas av alla nämnder inom bildningsväsendet, den godkänns av kommunstyrelsen och delges kommunfullmäktige. Planen hålls kontinuerligt uppdaterad som tjänstearbete. Betydande ändringar rapporteras till bildningsväsendets nämnder och kommunstyrelsen.

19 Enhetsspecifika handlingar (säkerhetsmapp) Anvisningar för personalen om inledande av åtgärder som förutsätts av störningssituationer och om anmälning av dem. Räddningsplan Krisplan Lokal- och personalplaner (samarbete med räddningsverket) Övriga säkerhetsrelaterade handlingar Bilagor Sammandrag av bildningsväsendets lokaler Privata serviceproducenter