REDOVISNING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR

1(14) REDOVISNING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Uppdaterad 2018-09-21

2(14) Innehåll Anläggningstillgångar... 3 Klassificering av anläggningstillgångar... 4 1. Anläggningstyper... 4 2. Avskrivningstid... 5 3. Anläggningsnummer... 5 Flöde i Raindance... 6 Finansiering... 6 Pågående anläggningar... 7 Avskrivningar... 7 Anläggningar bestående av flera komponenter - komponentavskrivning... 7 Stöldbegärliga inventarier/korttidsinvesteringar... 8 Förbättringsutgift på annans fastighet... 9 Konst... 9 Inventering... 9 Uppbokning av anläggning som leverantörsskuld vid bokslut... 10 Flytt av anläggningar mellan aktiviteter... 10 Rapporter... 11 Tillkommande utgifter/komplettering av anläggning... 11 Leasade anläggningstillgångar... 11 Egenutvecklade anläggningstillgångar... 12 Avyttring av anläggningstillgångar och inventarier... 13 Försäljning... 13 Gåva... 14

3(14) Anläggningstillgångar Som anläggningstillgångar räknas tillgångar som är avsedda för stadigvarande bruk eller innehav och som sannolikt kommer att ge LiU ekonomiska fördelar eller servicepotential i framtiden. Dessutom ska sådana tillgångar ha en nyttjandeperiod på minst tre år och ett anskaffningsvärde (exklusive moms) på 20 tkr eller mer. Investeringar med en livslängd överstigande ett år men understigande tre år ska även de anläggningsbokföras om resultatpåverkan av detta är väsentlig för LiU som myndighet. Vid tveksamheter kontakta Redovisningsenheten. I en anläggningstillgångs anskaffningsvärde ingår samtliga kostnader som krävs för att göra tillgången brukbar, det vill säga förutom inköpspris även kostnader för frakt, tull, importavgifter, installation, provkörning med mera. Ev. kostnader för upphandling och räntor ingår inte. Skulle en framtida avyttring vara förenad med stora kostnader och dessa kostnader kan beräknas med rimlig grad av säkerhet, skall hänsyn tas till detta redan vid upplägget genom att denna kostnad läggs till på anskaffningsvärdet och skrivas av under nyttjandeperioden, motkontering är en avsättning. Anläggningstillgångarnas anskaffningsutgift periodiseras över nyttjandeperioden som avskrivningar. Anläggningstillgångar delas in i: Finansiella Aktier, obligationer och dyl. (endast LiU gemensamt) Materiella Tillgångar med fysisk substans, maskiner, datorer, inventarier, mm Immateriella Ickemonetära tillgångar utan fysisk substans t.ex. programvaror mm, beloppsgräns för immateriella anläggningstillgångar är 300 tkr Inventarier som har ett naturligt samband, exempelvis att flera separata enheter tillsammans utgör en fungerande enhet bör läggas upp som ett enda avskrivningsobjekt. Bedömning av om naturligt samband föreligger kan vara svår att göra men en tumregel kan vara att om delarna skall användas tillsammans under hela avskrivningstiden och att delarnas nyttjandeperiod i allt väsentligt överensstämmer så utgör de ett naturligt samband. De olika delarnas sammanlagda värde ska uppgå till minst 20 tkr. Exempel på detta kan vara möblemang till konferensrum, sammansatt labbutrustning eller datorer till en datasal. Vid större inköp av likartade tillgångar, exempelvis att inköp av flera datorer görs till institutionen. Fakturan på datorinköpet är på totalt 100 tkr och avser 10 st datorer á 10 tkr. I detta fall ska hela fakturan kostnadsföras direkt eftersom varje enskild inventarie inte överstiger beloppsgränsen för anläggning som är 20 tkr. Undantag kan förekomma om t.ex. datorerna nyttjas gemensamt och används tillsammans som enhet under hela avskrivningsperioden och i övrigt uppfyller kriterierna för naturligt samband enligt stycket ovan. Även när det gäller inköp av möbler är grundprincipen den samma att varje enskild inventarie skall överstiga beloppsgränsen 20 tkr. Dock torde undantag att anläggningsbokföra här vara vanligare än gällande datorer, eftersom inköp av hela möblemang vid ett och samma tillfälle till exempelvis konferensrum, arbetsrum eller fikarum är tänkta att hållas samman under hela avskrivningstiden och kvalificeras då in i kategorin för naturligt samband. Avtal om hyra eller leasing av utrustning får träffas endast om den totala kostnaden blir lägre än vid köp.

4(14) En jämförande kostnadskalkyl för alternativen hyra/leasa eller köp skall därför lämnas till redovisningsenheten för godkännande innan avtal om hyra/leasing träffas. Klassificering av anläggningstillgångar 1. Anläggningstyper Alla anläggningar på universitet klassas in i olika anläggningstyper. För närvarande finns följande grupper att tillgå: Typ av tillgång Anl typ Namn på anläggningstyp Immateriella anläggningar EK livslängd (år) Konto för ack. anskaffningsvärde Konto för årets inköp Konto för överföring tidigare års anskaffning Konto för årets avskrivning Konto för bortbokning Konto för ack. av ack. avskrivning avskrivningar Konto för avskrivning IU* Im anl utveckling 3-5 10100 10120 10140 10150 10170 10180 10190 69010 ID* Im anl dataprogram 3-5 10200 10220 10240 10250 10270 10280 10290 69020 IR* Im anl rättigheter 3-5 10200 10220 10240 10250 10270 10280 10290 69025 Konto för bortbokning av ack. anskaffningsvärde Förbättringsutgifter FU* Förbättringsutg 10 11800 11820 11840 11850 11870 11880 11890 69110 Materiella anläggningar Pågående anläggningar VE* Vetensk utr 5 12000 12020 12040 12050 12070 12080 12090 69200 LU* Laboratorieutr 5 12100 12120 12140 12150 12170 12180 12190 69210 VU* Verkstadsutrustning 10 12200 12220 12240 12250 12270 12280 12290 69220 DK* Dator o kringutr 3 12300 12320 12340 12350 12370 12380 12390 69230 KU* Kontorsutrustning 5 12400 12420 12440 12450 12470 12480 12490 69240 BT* Bilar o transportm 5 12500 12520 12540 12550 12570 12580 12590 69250 MI* Möbler o inredning 10 12600 12620 12640 12650 12670 12680 12690 69260 FL* Larm o skalskydd 5 12700 12720 12740 12750 12770 12780 12790 69275 FI* Fastighetsinv 5 12700 12720 12740 12750 12770 12780 12790 69270 LA* Leasade anl.tillg 5 12800 12820 12850 12870 12880 12890 69280 PUT* Påg im anl utveckling 10901 10921 10941 10951 PDP* Påg im anl dataprogram 10902 10922 10942 10952 PRA* Påg im anl rättigheter 10902 10922 10942 10952 PFU* Påg förbättringsutg 11900 11920 11940 11950 PNA* Pågående nyanläggningar 12900 12920 12940 12950 Stöldbegärliga inventarier ZZ00 Stöldbegärliga inv 10001 10001 10001 10001 10001 10001 10001 10001 Kortfattad beskrivning av de olika grupperna: VE* Laboratorieutrustning med lång livslängd. Vanligtvis utrustning med mindre elektronik, exempelvis specifik labbinredning typ skåp mm eller vagnar för transport, burar mm. LU* Laboratorieutrustning som innehåller mer elektronik. VU* Arbetsmaskiner ofta fast monterade. Exempelvis slöjdmaskiner, CNC-maskiner. DK* Alla typer av datorer och kringutrustning. KU* Kopiatorer, skrivare, audio/videoutrustning, TV-skärmar, ljudanläggningar, kameror, kaffeautomater, städutrustning etc. BT* Alla typer av motordrivna fordon och vagnar/transporter till sådana. MI* Möbler, skärmväggar, förvaringsmöbler, konstföremål, musikinstrument mm. FL* Larm och annan säkerhetsutrustning. Exempelvis, larm i fastigheter, passersystem mm. FI* Fastighetsinventarier som ägs av universitet. T.ex. elinstallationer (om inte förbättringsutgift), skyltar, dörrautomatik, datornätverk mm. LA* Finansiellt leasade anläggningstillgångar. FU* Utgifter för nybyggnation, ombyggnation eller reparationer.

5(14) Oftast är det inga större bekymmer att välja vilken grupp anläggningen tillhör men råder tveksamhet kan redovisningsenheten kontaktas för vägledning. 2. Avskrivningstid En individuell bedömning av anläggningens nyttjandeperiod ska göras. I praktiken kan en sådan uppskattning vara svår att göra utan i de flesta fall används de riktvärden som anges i tabellen över anläggningsgrupper ovan som avskrivningstid. Ibland kan dock en annan avskrivningstid vara aktuell, det kan exempelvis vara att en väldigt specifik laboratorieutrustning köps in till ett visst forskningsprojekt som skall pågå under 3 år och där utrustningen med hög sannolikhet inte kommer kunna användas efter projektets slut. Då bör avskrivningen vara 3 år trots att praxis för anläggningsgruppen är 5 år. Om anläggningen däremot efter projekttiden skulle kunna användas i annan verksamhet på universitet eller säljas ska avskrivningen motsvara nyttjandeperioden. Att anpassa avskrivningstiden efter finansieringen är inte korrekt utan avskrivningstiden ska spegla nyttjandeperioden för anläggningen. Man bör låta anläggningens anskaffningsvärde och avvikelse mot gängse avskrivningstid vara vägledande om avskrivningstiden ska ändras eller ej. Om avvikelse undantagsvis görs anges detta i textfältet (informationsfältet) vid upplägg. 3. Anläggningsnummer Alla anläggningstillgångar tilldelas ett anläggningsnummer i Raindance. Numreringen sätts med automatik vid registrering. Det är löpnummer som tilldelas och det går inte läsa ut t.ex. ägare eller typ av anläggning ur numret. I Raindance består numret av 7 siffror följt av ett löpnummer. Väljs inte löpnummer så blir det med automatik en nolla som löpnummer. Löpnumret kan användas för två olika syften. Ska avskrivningen för en anläggning delas mellan två eller flera aktiviteter kan dessa anläggningar tilldelas samma anläggningsnummer men olika löpnummer. Det kan även vara så att en anläggning byggs av/består av flera delar med olika avskrivningstid. På samma sätt kan då anläggningen ha samma anläggningsnummer men att de olika löpnumren kan ha olika anläggningstyper och avskrivningstider. Anläggningstillgångar ska märkas med anläggningsnummer för att kunna identifieras. Det gäller även stöldbegärliga inventarier. Mobiltelefoner och liknande utrustning där plats inte finns att fästa klisterlapp på eller där det är troligt att den snart nöts bort är undantagna från att behöva märkas.

6(14) Flöde i Raindance Anläggningar skapas i Raindance, dels för att kunna hantera fördelningen av avskrivningar över nyttjandeperioden och dels för att ha ett register över de anläggningar som universitetet äger. Varje beställning eller faktura som konteras på något av kontona 10000, 56110, eller 56140 hamnar i ett preliminärt anläggningsregister. Personer med särskild behörighet i systemet bedömer till att börja med om det verkligen ska vara en anläggning och kompletterar därefter de preliminära anläggningarna med uppgifter om anläggningstyp, avskrivningstid mm. När detta är gjort flyttas de till det definitiva registret och avskrivning börjar. Finansiering Anläggningstillgångar ska finansieras antingen med lån hos Riksgäldskontoret eller med bidrag. Räntan på lånefinansierade anläggningar styrs av Riksbankens reporänta. Grundregeln för statliga myndigheter är att undantag från lån ges om anläggningen finansieras av bidrag från en eller flera ickestatliga givare (dvs andra än statliga myndigheter), enligt Kapitalförsörjningsförordningen. För Linköpings universitet och andra lärosäten gäller dock att undantag ges även för bidrag från statliga bidragsgivare enligt Regleringsbrev för universitet och högskolor, bilaga 5 punkt 7, vilket betyder att LiU får undantag oavsett bidragsgivare. Anläggningar får helt eller delvis finansieras med bidrag. Det är inte tvingande att det uttryckligen står i kontraktet att en specifik anläggning skall köpas in för pengarna för att undantag från lån skall kunna medges. Har bidragsgivaren godkänt en inlämnad budget där avskrivningar för anläggningen ingår är det underförstått att de godkänner anskaffningen. I regel gäller undantag från lånefinansiering alltså när anläggningen bokförs på ett bidragsprojekt. Det krävs också att bidraget betalas ut innan eller i nära anslutning till inköpstillfället, betalas bidraget till oss löpande för att täcka avskrivningskostnader måste vi låna till inköpet. På LiU märks varje anläggningstillgång med ett värde om den finansierats med lån eller bidrag, vilket betyder att anläggningar som delvis finansieras med bidrag måste delas upp i två anläggningar, en låneoch en bidragsfinansierad. För att underlätta hanteringen och administrationen behöver en sådan uppdelning bara göras om anskaffningsutgiften är väsentlig (den bidragsfinansierade delen överstiger 500 tkr). Om den bidragsfinansierade delen understiger detta belopp får hela anläggningen lånefinansieras. Om anläggningen delas upp är det lämpligt att anläggningarna får samma anläggningsnummer men olika löpnummer. De olika löpnumren märks med lån respektive bidrag. Beloppsgränsen om 500 tkr gäller endast vid blandad finansiering, täcker bidraget hela investeringen skall anläggningen märkas som bidragsfinansierad. Som en del i det budgetunderlag som LiU årligen lämnar till regeringen ska en investeringsplan över kommande investeringar i anläggningstillgångar upprättas. Denna investeringsplan ligger sedan till grund för regeringens beslut om universitetets låneram som fastställs i regleringsbrevet. Riksgäldskontoret

7(14) beviljar investeringslån under förutsättning att denna låneram ej överskrids. Som underlag för beräkning av låneram lämnar LiUs bokslutsenheter årligen in en investeringsbudget över planerade investeringar. Vid uppdragsverksamhet eller övrig avgiftsfinansierad verksamhet ska avgifterna beräknas så att de täcker amorteringar och räntor på lån till anläggningstillgångar som används i denna verksamhet. Pågående anläggningar Vid stora investeringar som pågår under en längre tid kan det bli aktuellt att bokföra anläggningen som en pågående anläggning tills den är färdigställd. Exempelvis kan flera fakturor på samma anläggning komma med relativt långt mellanrum. Pågående anläggningar skrivs inte av. Vitsen med att använda pågående anläggningar är att avskrivning inte påbörjas innan tidpunkten då anläggningen kan tas i bruk. Särskilda anläggningstyper används för pågående anläggningar. Kontering av beställning/faktura görs på konto 10000 precis som för andra anläggningar. Så snart som möjligt efter att den pågående anläggningar är färdigställd och kan börja användas ska anläggningstypen ändras till någon av de ordinarie typerna där avskrivning sker. Avskrivningar Avskrivningar är en periodisering av anläggningens anskaffningsutgift och fältet Anskaffning i anläggningsbilden styr när avskrivningarna börjar. Avskrivningen ska börja från det datum då anläggningen kan tas i bruk. Avskrivningarna bokförs per anläggningstillgång varvid balanskonto för årets avskrivningar krediteras och ett resultatkonto för avskrivningar debiteras. Avskrivningarna bokförs av central enhet 1 gång/månad. Alltså kan de ske retroaktivt om en anläggning köps ett datum och datumfältet Anskaffning återdateras. Vi använder linjär avskrivning vilket innebär att lika stort avskrivningsbelopp bokförs varje månad. I praktiken blir avskrivningen med något olika belopp per månad pga månadernas olika längd. Ska avskrivningarna för en anläggning delas mellan två eller flera aktiviteter rekommenderas att flera anläggningar läggs upp (med samma anläggningsnummer men olika löpnummer). Skulle manuell bokföring av fördelning behöva ske kan konto 69290, Avskr fördelning (internt) användas. Om nyttjandeperioden för en anläggning väsentligt avviker från den ursprungliga bedömningen bör en korrigering av avskrivningsplanen göras. Anläggningens värde och avvikelsens storlek från ordinarie avskrivningsplan bör vara avgörande för om en korrigering skall göras. Kontakta Ekonomiavdelningen om detta är aktuellt. I Raindance finns en rapport som visar framtida avskrivningar på befintliga anläggningar, mer information om detta under rubriken Rapporter/Utdata anläggningar. Anläggningar bestående av flera komponenter - komponentavskrivning Komponentavskrivning innebär att man delar upp en anläggningstillgång i olika delar och skriver av dem

8(14) var för sig. Det är lämpligt när anläggningstillgången är sammansatt av olika delar som förbrukas i mycket olika takt. Delarna, eller komponenterna, skrivs då av var för sig utifrån sin förväntade nyttjandeperiod. Från och med 2016 är det enligt 5 kap 1 i FÅB ett krav på att göra en sådan uppdelning om den har väsentlig påverkan på redovisningen. Detta rör med andra ord endast större anläggningstillgångar som består av delar med väsentligt olika nyttjandeperioder. Komponentens andel av den totala anläggningen bör vara minst 20% av anläggningens totala anskaffningsvärde och den enskilda komponentens anskaffningspris ska dessutom överstiga 2 000 tkr. Vid tveksamheter kontakta Ekonomiavdelningen. Stöldbegärliga inventarier/korttidsinvesteringar LiU ska som statlig myndighet föra register över inventarier av mindre värde, dvs under 20 000 kr men som kan anses som stöldbegärliga. En generell beloppsgräns på 5 000 kr exkl moms tillämpas för stöldbegärliga inventarier, dvs stöldbegärliga saker som köps in med ett inköpspris på under 5 000 kr exkl moms ses inte som stöldbegärliga. Stöldbegärliga inventarier ska precis som vanliga anläggningstillgångar inventeras årligen. Stöldbegärliga inventarier konteras inte på balanskonto utan konteringen görs på konto 561*. Även ej stöldbegärlig utrustning som har en nyttjandeperiod överstigande ett år och med ett inköpspris på minst 500 euro exkl. moms (ca 5 000 kr) men inte 20 000 kr skall bokföras på konto 561*, dvs som korttidsinventarier. Exempel på sådana kan vara möbler, verktyg och mindre kontorsmaskiner. Skillnaden mot stöldbegärliga är att de inte behöver föras i några register. Utrustning som är stöldbegärlig ska märkas med inventarie- eller anläggningsnummer samt universitetets namn och postadress. Undantag från märkning är tillåtet på mobiltelefoner eller liknande utrustning där det är praktiskt svårt att sätta en märkning utan att funktionen försämras eller där märkning snabbt kommer att nötas bort. Vad gäller persondatorer, surfplattor och mobiltelefoner registreras de i IT-avdelningens register innan de levereras till användarna. Därför behöver sådana inventarier inte registreras i Raindance. Däremot behöver alla inventarier med ett inköpspris mellan 5 000-20 000 kr som inte hanteras via IT-avdelningen registreras i Raindance, exempel på sådan utrustning är projektorer, tv-skärmar, kameror, labbutrustning samt vissa specifika forskningsdatorer. Dessa bör konteras på något av kontona 56110 eller 56140 för att underlätta hanteringen i Raindance.

9(14) Förbättringsutgift på annans fastighet Görs förbättringar på fastigheterna/lokalerna som universitetet hyr ska de nedlagda kostnaderna aktiveras som förbättringsutgift på annans fastighet (anläggningsgrupp FU*). I de fall fastighetsägaren står för en del av förbättringsutgiften kan endast den del som universitetet betalar aktiveras som en anläggningstillgång. Nedlagda förbättringskostnader ska aktiveras som anläggningstillgångar om de avser en förbättring av fastigheten och har ett bestående värde för universitetets verksamhet. De nedlagda kostnaderna ska dessutom uppgå till ett belopp om minst 100 tkr. Konst Konst på LiU gäller framförallt den konst som övertagits från Statens Konstråd. Skulle det bli aktuellt med inköp av konst på bokslutsenheten kontaktas redovisningsenheten. Konst skrivs inte av. Konst ska inventeras årligen på samma sätt som övriga tillgångar. Konst konteras i anläggningsgrupp MI99. Inventering Inventering ska göras minst 1 gång/år av inventarier, ev. förråd och lager. Även stöldbegärlig utrustning skall inventeras. Varje bokslutsenhet skall utse en inventeringsförrättare, denne får inte själv vara direkt ansvarig för tillgångarna i fråga. Med direkt ansvarig menas prefekt/motsvarande men även att det är olämpligt att t.ex. en forskare ensam utför inventeringen i sitt laboratorium. Inventeringsprotokoll skall upprättas och undertecknas av inventeringsförrättaren. Inventeringsförrättare är den person som ansvarar för samordningen av inventeringen och behöver inte vara samma person som den/de som utför själva inventeringen. Särskilt mall för att utse inventeringsförrättare finns tillgänglig på hemsidan och ska

10(14) skrivas under av prefekten. Ett inventeringsprotokoll ska upprättas och utgörs av inventeringsintyg tillsammans med listor på inventerade anläggningar med noteringar om vad som finns kvar i verksamheten och vilka anläggningar som skrotats, sålts eller saknas. Lista på samtliga anläggningstillgångar tas ut ur ekonomisystemet eller annat register (t.ex. IT-avdelningens register över datorer och mobiltelefoner) där de finns registrerade. Inventeringsprokoll ska bevaras för alltid enligt Riksarkivets föreskrifter. Markera vid respektive inventarie om den finns kvar, ska skrotas/säljas eller om den inte kan återfinnas. Även rimligheten i bokfört restvärde bör bedömas. Det ska tydligt framgå av protokollet att samtliga anläggningar är inventerade, lämpligast genom att det för varje inventarie från anläggningsregistret finns en markering som anger om den finns kvar, är/ska skrotas eller eftersöks. Vid stöld ska berörd enhet göra en polisanmälan samt vidta åtgärder för att förhindra stöld i framtiden. All form av avyttring (inklusive stöld) ska registreras i anläggningsregistret eller inventarieregistret med information om tidpunkt för avyttring samt typ av avyttring, t ex försäljning, skrotning, stöld. Det är upp till varje bokslutsenhet hur de vill markera inventarierna i anläggningslistan under inventeringen, bara det framgår av protokollet vad respektive markering/tecken betyder. Det ska också framgå av protokollet vilka justeringar som gjorts i huvudbok och anläggningsregister med anledning av inventeringen, ex i form av de underlag som använts vid utrangering. Även vem/vilka personer som deltagit i inventeringen skall framgå i protokollet. Anläggningsregistret skall efter genomförd inventering stämma överens med verkligt innehav, verkligt värde samt med bokföringen. Om man vid inventeringen upptäcker att en anläggning bestående av flera enheter (tex ett större inköp av ett möblemang) och där en väsentlig del har avyttrats eller skrotats, bör man skriva ned värdet på anläggningen med motsvarande den delens anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivning. Uppbokning av anläggning som leverantörsskuld vid bokslut Fakturor i bokslutsperioden som avser anläggningstillgångar men som inte slutattesterats vid periodstängning ska bokas upp som anläggningstillgångar genom att kontot för ankomstregistrerade leverantörsfakturor krediteras enligt LiU:s bokslutsanvisningar. Motkonto för alla anläggningar ska vara konto 10000. Tänk på verifikationen ska vändas i perioden efter. Den manuella uppbokningen kommer inte att skapa någon anläggning i det preliminära anläggningsregistret. Flytt av anläggningar mellan aktiviteter Anläggningar kan flyttas mellan aktiviteter genom att konteringen ändras i det definitiva anläggningsregistret. Kontering sker då med automatik mellan aktiviteterna på balanskontona för ackumulerad anskaffning och ackumulerad avskrivning. Ska även kostnaden (konto 69*) flyttas måste detta göras manuellt med en bokföringsorder. Flytt av anläggningar mellan institutioner hanteras på samma sätt som flyttar inom institutionen. Anläggningen behåller samma anläggningsnummer vid flytt. Tänk på att kostnadsställe, verksamhet och fakultet inte med automatik ändrar sig när aktiviteten ändras så även dessa kan behöva ändras i det definitiva anläggningsregistret.

11(14) Att inventarier överlåts mellan institutioner till bokfört restvärde enligt ovan är det absolut vanligaste tillvägagångssättet. Om försäljningspris undantagsvis skulle förekomma bokförs detta enligt följande exempel om intern försäljning. Vid intern försäljning bokas försäljningspriset som en intern intäkt konto 34810 och intern kostnad konto 56910 hos säljande respektive köpande enhet via internfakturering. Kontering på anläggningen ändras enligt ovan. Rapporter / Utdata anläggningar Det finns flera rapporter att tillgå för att få fram institutionens anläggningsregister. Dels kan utdrag ur det definitiva anläggningsregistret göras. Vill man ha aktiva anläggningar skall både status bearbetad och definitiv vara med i Raindance. Det finns även rapporter att ta ut i Raindance under menyvalet Beslutsstöd/Uppföljning/Frågor&Analys/5 Anläggningar. Exempel på rapporter är: Anläggningsregister som innehåller detaljerad information om samtliga anläggningstillgångar och den stöldbegärliga utrustningen som registrerats i Raindance. Anläggningsregister inventering ska användas som underlag vid inventeringen. Inköp av anläggningstillgångar visar hur mycket anläggningstillgångar som köpts in under aktuellt år. Avskrivningsprognos visar framtida avskrivningar på befintliga anläggningar innevarande år och de nästkommande 4 åren. Uppdateras en gång per månad i samband med avskrivningarna. Det går även att söka på anläggningar i vanlig verifikationsfråga. I radtextfältet framgår då vilket anläggningsnummer transaktionen kan hänföras till. Tillkommande utgifter/komplettering av anläggning Om det efter att en anläggning aktiverats kommer flera fakturor som hör till den anläggningen kan dessa tillkommande poster läggas till den ursprungliga anläggningen. I de fall det rör sig om reparation eller underhåll av en anläggning så ska detta i regel kostnadsföras direkt. För att få aktivera underhåll/service/uppdateringar skall anläggningen efteråt vara i väsentligt bättre skick än vid anskaffningstidpunkten, t.ex. att nya funktioner har tillkommit. Undantag från detta är i anläggningsgruppen förbättringsutgifter på annans fastighet där väsentliga (över 100 tkr) underhålls och reparationskostnader ska aktiveras. Leasade anläggningstillgångar Ett leasingavtal klassificeras antingen som finansiell leasing eller operationell leasing. Finansiell leasing kännetecknas av att ägaransvaret ligger på leasingtagaren samt att leasingavtalets längd i stort sett sammanfaller med tillgångens nyttjandeperiod. Om en utrustning nyttjas genom avtal om finansiell leasing ska utrustningen bokföras som en tillgång. Utrustning som nyttjas genom avtal om operationell

12(14) leasing bokförs ej som en tillgång utan endast som en kostnad. Finansiellt leasade anläggningstillgångar tillhör en och samma anläggningsgrupp (LA*). Inom denna grupp kan anläggningstillgångar ha olika nyttjandeperioder beroende av vilken typ av anläggning som leasas. Anskaffning av finansiellt leasade anläggningstillgångar bokförs i debet på konto 10000 precis som övriga anläggningstillgångar och i kredit på konto 26210, skuld leasingavtal, årets nya skulder. Årets amorteringar bokförs på ett särskilt konto. Exempel: En dator nyttjas genom ett finansiellt leasingavtal. Leasingskulden uppgår till 120 000 kr. Anskaffning Konto Belopp D/K 26210 120 000 K 10000 120 000 D Avskrivning Konto Belopp D/K 12870 2 000 K 69280 2 000 D Amortering av leasingskuld Konto Belopp D/K Lev.skuld 2 000 K 26220 2 000 D Egenutvecklade anläggningstillgångar Vid redovisning av egenutvecklade anläggningstillgångar omförs utgifter för personal, övrig drift eller räntor via särskilda aktiveringskonton till konto 10000 innan utgifterna aktiveras. Vid omföringen används konto 49999, Aktivering egenutv anl.tillg personalkostnader, för kostnader bokförda i kontogruppen 4*. Konto 58999, Aktivering egenutv anl.tillg, används för kostnader inom kontogruppen övrig drift. Konto 59999, Aktivering egenutv anl.tillg räntor, används för eventuella kostnadsräntor. Exempel: En laboratorieutrustning byggs. Utgifter för denna egenutveckling uppgår till 60 000 kr i lön och 40 000 kr i övrig drift. Omföring av lön Konto Belopp D/K 49999 60 000 K 10000 60 000 D

13(14) Omföring av övrig drift Konto Belopp D/K 58999 40 000 K 10000 40 000 D Eftersom manuell omföring i detta fall görs till konto 10000 kommer den inte att synas i det preliminära registret utan anläggningen måste registreras direkt i det definitiva registret. Avyttring av anläggningstillgångar och inventarier En anläggningstillgång kan avyttras genom försäljning, gåva eller skrotning/utrangering. Dessutom kan en anläggningstillgång bli stulen. Vid avyttring utrangeras anläggningen i ekonomisystemet, kontering kommer då ske med automatik där balanskontona bokas bort via särskilda avyttringskonton. Har man lagt upp en anläggning bestående av flera enheter och där en väsentlig del ska avyttras av någon anledning så bör man skriva ned värdet på anläggningen med motsvarande den delens anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivning. Vid stöld ska berörd enhet göra en polisanmälan samt vidta åtgärder för att förhindra stöld i framtiden. All utrangering, även försäljning ska föregås av ett beslut. Särskild blankett finns för detta i blankettregistret på LiUs hemsida. Den som ansvarar för tillgångarna enligt attestordningen ska skriva under blanketten. I LiUs återbrukspolicy (Dnr LiU-2015-02023) finns en prioriteringsordning för hur utrustning som inte längre används i verksamheten ska hanteras: 1. Återbruk internt mellan institutioner/förvaltning och inom undervisning. 2. Extern försäljning. 3. Donation till studenter/anställda privat/annan verksamhet förutsatt att materialet saknar marknadsvärde. (IT-utrustning skall alltid återlämnas till IT-avdelningen) 4. Avyttring som avfall, materialåtervinning. Om internt återbruk inom aktuell institution eller motsvarande inte finns kan universitets återbruksgrupp (Återbruket) kontaktas om det gäller lös inredning. Försäljning Om någon enhet innehar anläggningstillgångar (eller annan egendom) som inte längre behövs i verksamheten får enheten försälja dessa. Kontakta Ekonomiavdelningen inför varje enskild försäljning. Undantag är datorer, mobiltelefoner, surfplattor och liknande utrustning som alltid ska återlämnas till ITavdelningen. Försäljningen ska i första hand ske till någon annan enhet inom universitetet, men om detta ej är möjligt kan externa intressenter komma i fråga. Vid försäljning inom universitetet bör priset anpassas efter anläggningens restvärde. Extern försäljning ska ske på affärsmässiga grunder, dvs varan ska annonseras på lämpligt sätt, t.ex. i dagspress, på nätet eller på universitetets anslagstavlor och priset ska vara marknadsmässigt. Uppgift om rådande marknadsvärde kan t.ex. erhållas från något annonsorgan avseende begagnatmarknaden inom olika branscher. Vid försäljning av en anläggningstillgång faktureras ingen moms, denna regel gäller även om LiU fått kompensation för ingående moms vid anskaffningen (enligt ESV:s Handledning i moms för statliga myndigheter punkt 2.2.2.

14(14) Säljs en anläggningstillgång så konteras intäkten från försäljningen på konto 67210 Avyttring maskin/inventarie försäljningsinkomst. Konto 66210 skulle gälla om det är en immateriell anläggningstillgång och konto 67110 om det är en förbättringsutgift på annans fastighet. Utrangering görs i ekonomisystemet och försäljningspris anges i systemet samband med att utrangeringen görs. Ytterligare manuell kontering behöver göras vid försäljning och denna kontering görs av central ekonomiavdelning. Vid avyttring av inventarier som ej är anläggningstillgångar behöver endast försäljningsintäkt eller inbytesvärde bokföras. Vid extern försäljning eller externt inbyte används konto 34810, Övr ers o intäkter. Vid intern handel används samma konto. Det kan också förekomma att en leverantör sänker priset med värdet för en inbytt vara (t.ex. den tidigare anläggningstillgången). För att erhålla ett korrekt anskaffningsvärde i det fallet ska leverantörsfakturan bokföras brutto med hela anskaffningsvärdet i debet och inbytesvärdet i kredit enligt följande exempel: Exempel: 5 000 kr erhålls i inbytesvärde för en gammal dator vid inköp av en ny dator för 20 000 kr. Konto Belopp D/K Lev.skuld 15 000 K 10000 20 000 D 67210 5 000 K Gåva Om en anläggningstillgång inte längre behövs i universitetets verksamhet och dessutom saknar marknadsvärde kan den skänkas som gåva. Om anläggningen är förstörd, eller av andra skäl obrukbar, får enheten besluta om skrotning, dvs utrangering. Tänk på att vid gåva eller skrotning se till att all tänkbar information och ev. programvara avinstalleras på anläggningen, se beslut Dnr LiU-2010-01689 och LiU- 2018-01814. Datorer, mobiltelefoner och liknande teknisk utrustning kan inte skänkas som gåva eller säljas utan ska returneras till IT-avdelningen. Vid stöld ska berörd enhet göra en polisanmälan samt vidta åtgärder för att förhindra stöld i framtiden.