Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning 2014-05-16 Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa er i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)
Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.
1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att hot mot personal Från vissa brukare. På väg mellan olika brukare. 2. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador I hemtjänslokalen finns tvättmaskiner och diskmaskin samt är fastigheten relativt gammal med äldre stammar. 3. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador 4. Hur stor är risken för att våld mot personal Från brukare som kan kasta föremål eller slåss. 5. Hur stor är risken för att rån 6. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? Hemtjänstlokalen finns på marknivå, olarma, och det är lätt att slå sönder en ruta och ta sig in och ta saker. 7. Hur stor är risken för att stöld av information 8. Hur stor är risken för att skadegörelse Förekommer på bilarna. 9. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning 10. Hur stor är risken för att brandskador Telefonladdarna är alltid i kontakten. INTERNA OEGENTLIGHETER 11. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder "Tillfället gör tjuven". Ensamarbete hos brukare som kan ha pengar och liknande hemma hos sig. 12. Hur stor är risken för att mutor och bestickning Brukare vill ge saker till personal.
1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö PSYKOSOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? 2. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 3. Hur stor är risken för att föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra psykosociala problem? Vilka? 4. Hur stor är risken för att mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling Kan hända mellan människor både från brukare och mellan personal... 5. Hur stor är risken för att det förekommer att vi saknar rätt kompetens eller tillgång till det stöd vi behöver för att utföra vårt arbete? Speciellt under sommarperioden med många vikarier i verksamheten. 6. Hur stor är risken för att vi har alltför mycket att göra? (t.ex många "deadlines", övertidsarbete etc.) 7. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? FYSISK ARBETSMILJÖ 8. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft Förflyttningar, lyft och inköp. 9. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador särskilt under vintertid 10. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation Hemma hos brukare som inte vädrar eller röker och vid duschning av brukare som inte vill ha öppet. 11. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning
Kolla dock korridoren utanför omklädningsrum på entréplan. 12. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem i Bilarna och luftljud i lokalen. 13. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? Hos brukarna 14. Hur stor är risken för att arbetsutrustning (maskin, anordning, verktyg, redskap eller installation som används i arbetet) används med bristande underhåll eller utan att vara besiktade? 15. Hur stor är risken för att transporter/bilkörning sker på ett riskfyllt sätt? Särskilt vintertid 16. Hur stor är risken för att transporter/bilkörning sker med tjänstefordon som inte är i trafiksäkert skick? Bilarna går i ett kör... Många mil utan besiktning. 17. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? Hos brukarna 18. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? Ensambilkörning i radoiskugga i Enhörna där det springer många vilda djur. 19. Hur stor är risken för att ställage/lagerställ (ex. pallställ eller hyllställ) används med bristande skyddsanordningar och underhåll eller utan att vara förankrade? 20. Hur stor är risken för att stegar och arbetsbockar används med bristande skyddsanordningar och underhåll?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Miljö ENERGIANVÄNDNING Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att omotiverad användning av energi förekommer (t.ex att belysning och elektronisk utrustning lämnas påslagen över natt/helger, att dörrar lämnas öppna utan att beakta värmeförlust, eller att ventilation används felaktigt etc.)? Belysning står på om nätterna när vi inte är i hemtjänstlokalen. RESURSANVÄNDNING 2. Hur stor är risken för att omotiverad användning av resurser förekommer (t.ex. okontrollerad vattenanvändning, stora mängder icke förnyelsebara produkter etc.)? 3. Hur stor är risken för att brister förekommer i bedömningen av miljöbelastande produkter/tjänster vid inköp (avsaknad av långsiktighet)? KEMISKA ÄMNEN OCH PRODUKTER 4. Hur stor är risken för att det förekommer inköp av kemiska ämnen och produkter som inte har riskbedömts? 5. Hur stor är risken för att det förekommer förvaring och hantering av kemikalier så att miljö- eller hälsorisker uppstår (utsläpp, reaktivitet eller tillgängligt för obehöriga)? 6. Hur stor är risken för att felaktig användning av kemikalier förekommer (dosering, metod, användningsområde etc.)? 7. Hur stor är risken för att det saknas tillstånd för tillståndspliktig förvaring/hantering av farliga ämnen eller brandfarliga och explosiva varor (t.ex. etanol, bensin etc.)? AVFALL 8. Hur stor är risken för att att ingen eller felaktig sortering av avfall sker?
9. Hur stor är risken för att transport av farligt avfall förekommer utan anmälan/tillstånd? 10. Hur stor är risken för att felaktigt omhändertagande/mellanlagring av farligt avfall sker? UTSLÄPP TILL LUFT 11. Hur stor är risken för att omotiverat mycket utsläpp till luft från gods- och/eller persontransporter förekommer inom verksamheten (t.ex. brist på samåkning, planering av transporter, val av färdmedel)? UTSLÄPP TILL VATTEN/MARK 12. Hur stor är risken för att läckage av drivmedel och oljor förekommer från fordon på uppställningsplatser? 13. Hur stor är risken för att det förekommer spill eller utsläpp av kemiska ämnen och produkter till mark eller avlopp (inom- eller utomhus)? BULLER OCH VIBRATIONER 14. Hur stor är risken för att det förekommer ljud och/eller vibrationer från egna verksamheter (t.ex. från bygg- och markarbeten, maskiner, fordon, ventilation etc.)? Ljud i egna fordon samt ventilationsljud i hemtjänstlokal. INDIREKT PÅVERKAN 15. Hur stor är risken för att övrig indirekt påverkan på miljön förekommer genom egen verksamhet (t.ex. beslut och aktiviteter kopplade till tillsyn, infrastruktur, bebyggelse, avverkning etc.)? Ange vad: OLYCKOR 16. Hur stor är risken för att kemikalieolyckor förekommer (utsläpp till luft, mark och vatten)? 17. Hur stor är risken för att explosioner förekommer (utsläpp och förstörelse av den ursprungliga miljön)?
2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Brottslighet, brand och vattenskador Gå hem för dagen - checklista Arbetsmiljö Psykosocial arbetsmiljö Rutin för att förebygga psykosociala arbetsmiljörisker Rutin för ensamarbete Fysisk arbetsmiljö Rutin för bildskärmsarbete Rutin för arbetsutrustning och maskiner Miljö Resursanvändning Inköp och bedömning av leverantör Kemiska ämnen och produkter Rutin för kemiska ämnen och produkter Rutin för brandfarliga och explosiva varor Miljöolycka - instruktion Utsläpp till luft Riktlinje för fordon och trafiksäkerhet Miljöklassade bränslen och alkylatbensin Miljöbilar och miljöklasser
3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: -- Alla -- HÖG RISK: SÄKERHET 1. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för våld mot personal. Riskbedömning hot och våld - Avsnitt 1: Riskinventering 2. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för stöld av fysisk egendom. Riskbedömning egendomsskydd 3. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för skadegörelse. Riskbedömning egendomsskydd 4. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för mutor och bestickning. Lägg in kontrollaktiviteter i internkontrollplanen och samråd med controller/säkerhetschef. Spara Höga risker
HÖG RISK: ARBETSMILJÖ 5. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft. Skyddsrond för datorarbetsplatsen Skyddsrond för hemtjänsten och personlig assistans 6. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risker i arbetet i form av t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador. Skyddsrond för hemtjänsten och personlig assistans 7. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för att transporter/bilkörning sker på ett riskfyllt sätt. Skyddsrond för trafik - chef Spara Höga risker HÖG RISK: MILJÖ 8. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för negativ miljöpåverkan från energianvändning. Miljöutredning Spara Höga risker Medel risk: Säkerhet 9. Åtgärd Ansvarig Deadline
Minska risken för hot mot personal. Riskbedömning hot och våld - Avsnitt 1: Riskinventering 10. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för fukt- /vattenskador Skyddsrond fuktskador 11. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för brandskador Riskbedömning brand (socialtjänst och vård) 12. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för interna bedrägerier och/eller stölder. Lägg in kontrollaktiviteter i internkontrollplanen och samråd med controller/säkerhetschef. Spara Medel risker Medel risk: Arbetsmiljö 13. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling. Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö 4+4-metoden
14. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för avsaknad av rätt kompetens eller stöd. Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö 4+4-metoden 15. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för utbrändhet. Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö 4+4-metoden 16. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för problem med luftkvalitet/ventilation. Fysisk skyddsrond för vårdinrättningar Kontroll av fuktproblem - checklista (socialtjänst och vård) Skyddsrond städning Skyddsrond storhushåll, restaurang, måltidsverksamhet 17. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för ljud- och bullerproblem. Skyddsrond fysisk - ljud/buller Skyddsrond fysisk allmän 18. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att transporter/bilkörning sker med fordon som inte är i trafiksäkert skick.
Skyddsrond för trafik - underhållsansvarig 19. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska riskfylld hantering av kemikalier. Skyddsrond kemikalier 20. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för ensamarbete som kan innebära risk för fysisk skada eller hotfull situation. Riskbedömning vid ensamarbete Riskbedömning vid oplanerat ensamarbete Spara Medel risker Medel risk: Miljö 21. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för felaktig hantering av avfall. Miljöutredning 22. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för ljud och vibrationer från verksamheten. Miljöutredning Spara Medel risker RUTINER ATT GÅ IGENOM: SÄKERHET Ansvarig Utförare Deadline
Gå hem för dagen - checklista Spara Rutiner RUTINER ATT GÅ IGENOM: ARBETSMILJÖ Ansvarig Utförare Deadline Rutin för att förebygga psykosociala arbetsmiljörisker Ansvarig Utförare Deadline Rutin för ensamarbete Ansvarig Utförare Deadline Rutin för bildskärmsarbete Spara Rutiner RUTINER ATT GÅ IGENOM: MILJÖ Ansvarig Utförare Deadline Rutin för kemiska ämnen och produkter Ansvarig Utförare Deadline Riktlinje för fordon och trafiksäkerhet Spara Rutiner