G ra nskning av landstingets arbete med att förebygga hot och våld

Landstingets rev iso rer 03 32 20 10-02- 15 Land stingsstyrelsen G ra nskning av landstingets arbete med att förebygga hot och våld Vi har under 2009 genomfört en granskning som bl a haft till syfte att bedöma ändamålsenlighet oeh effektivitet i landstinget s arbet e med all förebygga hot och våld. En del i granskningen har utgjort s av en fördjupad gran skning utförd av Öhrlings. Resulta tet av granskningen kan ses som en illustration till dc problem kr ing styrelsens ledning oeh styrning som tid igare uppm ärksammats av oss. Styre lsen har, mr nit möta en utveckling med ökad föreko mst av hot och våld mot anställda, antagit vällovliga policydokument i form av såväl en säkerhetspolicy som en po licy mot hot och våld men inte säkerställt polic ydokumentens praktiska genom förande. Dc brister i den interna kontrollen so m detta a vslöjar Hr varken ringa eller ursäkt liga. I sakfrågan visar granskn ingc n att arbetet med att förebygga hot och våld i organisationen i viktiga delar inte är ända målsenligt. Olika delar i det samlade sä kerhetsarbetet kan visserligen vid betraktandet av varje e nsk ild del fungera väl men det saknas ett övergripand e strategiskt och samordnande sy nsäll vilket leder till kon sekvenser i fonn av ibland allvarliga säkerhetsrisker för anställda, patienter oeh förtroendevalda. Som exempel kan nämna s dels den bristande samordningen mellan arbetsmiljöarbetet och fastigh etsanknutna säkerhctslösningar, del s det bristande stöd i säkerhetsfrågor som chefer i linjeorga nisationen ger uttryck rör. Vi ser ock så anled ning atl göra styrelsen uppmärksam på att landstinget saknar säkerhetsskyddsc he f vilket krävs enligt lagen om säke rhetsskydd. Säkcrhctspoliscn. som är tillsy nsmyndighet, har enl igt uppgift påta lat briste n för landstinget. Trots delta finns ingen säkerhetsskyddschef utsedd. Säkc rhcts policyn och policyn 11101 hoi och våld har ant agits av styrelsen. Doku menten har dock en sådan ce ntral betydel se och om fattar alla anställda i landst inget alt dessa bör antas av landstingsfullmäktige.

0333 Vi rekommenderar styrelsen att: ~ ofördröjligen vida nödvändiga åtgärder, liksom vid behov ställa nödvändiga resurser till förfogande, för att säkerställa ett ändamålsenligt säkerhetsarbete i landstinget varvid särskild vikt bör tillmätas behovet av ett strategiskt och samordnande synsätt på säkerhetsfrågorna ~ låta landstingsfullmäktige fastställa säkerhetspolicyn och policyn mot hot och våld ~ ofördröjligen utse en säkerhetsskyddschef Vi önskar senast 20 l 0-04-15 styrelsen yttrande över vilka åtgärder som vidtagits eller kommer att vidta. Landstinget Dalarna Revisorerna Gun Druggc Arne Pettersson Sören Sundin Kåre Olsson Lars-Erik Eriksson

0334 [JRJCEWA1fRHOusE(roPERS I Revisionsrapport Granskning av landstingets arbete med att förebygga våld och hot Landstinget Dalarna Januari 2010 Eva Lagbo Bergqvist Certifierad kommunal revisor

0335 Innehållsförteckning l. Bedömning och rekommendationer 3 2. Inledning 6 2.1 Bakgrund 6 2.2 Revisionsfråga och granskningsmål 6 2.3 Metod och avgränsning 7 3. Lagstiftning och Arbetsmiljöverkets föreskrifter 7 3.1 Inspektion av Arbetsmiljöverket 8 4. Landstingets viljeinriktning 8 4.1 Säkerhetspolicy 9 4.2 Policy mot våld och hot 9 4.3 Roller och ansvar 10 4.4 Iakttagelser Il 5. Händelseutveckling 16 5.1 Rapportering av tillbud och skador 16 5.2 Iakttagelser 18 2

0336 1. Bedömning och rekommendationer Våld och hot är företeelsersom förekommer inom landstingetriktade mot personalen. Händelserna handlar om verbala hot men även situationermed fysiskt våld. Situationen skiljer sig dock åt mellan olika typerav verksamhet där en del är mycketutsatta och andra är förskonade, Vid en av landstingets akutmottagningar finns av trygghetsskäl en ordningsvakt stationerad, vilket inte var situationen för ett antal år sedan. Vidare uppges att våld och hot blir mer och mer en del av den dagliga arbetssituationen och i takt med att sjukvårdeni allt större grad bedrivs i hemmetblir också riskbilden en annan. På uppdrag av de fårtroendevalda revisorerna i Landstinget Dalarnahar Komrev inom PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av landstingets arbete med att förebygga våld och hot. Syftet med granskningen har varit att svara på revisionsfrågan om arbetet med att förebygga hot och våld bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Efter genomfördgranskning är vår samladebedömning att det arbete som bedrivs för att förebygga våld och hot inte i alla delar är ändamålsenligt. Granskningen har visat att ledning, samordningoch uppföljning av arbetet med att förebygga våld och hot tjänar på att drivas än mer integrerat i landstingets övergripande ledningsarbete och verksamhetsplanering. Vår bedömningbygger på de sammantagna iakttagelser vi gjort utifrån de granskningsrnål som legat till grund för granskningen. Granskningen har visat att det strategiska arbetet för landstingets säkerhetsarbete, som ska verkställas genom säkerhetsrådet, sedan knapptett år inte upprätthålls. Detta har fått som konsekvens att samordning, uppföljning och kontroll av säkerhetsarbetet inte sker i tillräcklig omfattning. Detta är inte tillfredsställande. Vår granskninghar visat att Landstinget Dalarna har tagit ett helhetsgrepp i sin ambition med säkerhetsarbetet, där arbetsmiljöarbetet ingår som en del, genom den säkerhetspolicy som fastställt av landstingsstyrelsen. En särskildpolicy har också fastställts av landstingsstyrelsen till grund för arbetet med att förebygga hot och våld som kan drabba så väl tjänstemän som förtroendevalda. Med anledning av frågornas betydelseoch att de omfattar hela landstingetbör så väl säkerhetspolicy och policy mot våld och hot fastställas av landstingsfullmäktige. Det har i granskningen framkommit att det görs ett stort arbete lokalt får att skapa en säker och trygg arbetsmiljö men att de lokala förutsättningarna är olika. Detta medfår att nivån på säkerheten vid respektive verksamhet skiljer sig åt. Vidare har det framkommit att funktionalitet och effektiviteti tekniskasäkerhetssystem i form av personlarmoch passagesysternskiljer sig åt mellan olika arbetsplatser. Detta är inte tillfredsställande. Det är därför angeläget att det utarbetas en normering får de tekniska säkerhetssystem funktionalitet och effektivitet. 3

[JRJCEWA1i:RHOusf(OJPERS g 03 37 Landstinget Dalarna har en organisation och en arbcts-/an svarsfordclningcn för att förebygga våld och hot. Landstingets organisation kan dock utvecklas vad gäller dc centrala funktionerna s roll i a ll stödja chefer au ta sill linjea nsva r inom hela säkerhetsområdet oc h mer specifikt inom om rådet personsäkerhet. J dagsläget finns det flera funktioner centra lt som har en ro ll i arbetet att verka fö r en trygg oc h säker arbetsmilj ö. Bland dessa kan nämnas Pcrsonalcuhctcn, Utvecklingsenhe ten, Landstingsservice oc h Lnndstin gsfastighcter. Samordning och sam verkan mellan dc celltrala funkt ionerna måste säkerställas. Detta kan med fördel ske genom alt bilda en särskild funktion ror säker hetsarbetet under ledning aven säkerhetsche f med mandat at t leda de t sam ordnade strategiska säke rhetsarbetet i landstinget. Ve rksa mhetsc he femu allser mot bakgrund av detta inte till alla delar ha det centra la stöd som erfordras ror uppgi ften att förebygga hot och våldsituationer. Det har vidare framkom mit i granskningen behov av att men tydligare koppling mellan budgetoc h verksa mhetspinner ingen samt arbetsmilj öarbetet. Fle ra verksamhetsch efer uppger också au kommunikationen med lands tingsstyrejsens kontor kan utvecklas avseende arbct smi lj örclatcmdc frågor. De verk samhetschefer vi gjort en avstämning med uppger att dc har givi ts en ringa eller ingen informatio n om landstingets sy n på heja säkerhetsarbetet så som den kommer till utt ryck i land stingets säkerhetspolicy. Det saknas en ko ppling i säkerhetspolicyn till andra styrdokument som gäller för olika säkerhetsrelaterade områden. exempelvis policyn mot hot och våldsituation er. Det har vida re framkommit alt de n mall som framtagits till grund för den handlin gsp lan som ska upprättas vid förhöjd risk för våld oc h hot och som ingår so m en del i policyn mot våld oc h hot inte är tillräckligt känd bla nd verk samhetsc hefern a. Vårt samlade intryck lir att landstinget inte tillräckligt säkerställer en ändamålsenlig samve rkan mellan arb etsmiljöperspektivet och de t fysiska säkerhetsperspek tivet i arbetet med att förebygga våld och hol. Vida re tir vå r bedömning att det inte görs några regelmässiga överväganden av sä kerheten i bclintliga byggnader mellan hyresvärd och hyresgäst i före bygga nde syfte. Detta medför att nivån på säkerheten vid respektive verksa mhe t är all tför avhängig verksamhe tschefens egna engagemang för säke rhetsarbetet. landstin get säkerställer. genom de n uppgift s- och arbetsfördeln ing som fastställts, att riskbedöm ninga r görs och att handlingsplaner upprättas dä r sådana ska finnas. De t finn s dock en utvecklingsbeh ov av att utforrna ett kontrollsystcm Rir att följa upp att upprättade riskbedömningar oc h att handl ingsplancr är ända målsenliga oc h efterlevs. Vidare finns del beh ov av att klargöra ansvaret för alt upprätth ålla funk tionalltet oc h effektivitet vid upphand ling, drift och ad m inistratio n kopplat till landstingets säkerhetsanläggningar cxcmpelvis personlarm oc h passagesystem samt därt ill hörande ctj änstckort. För att öka kun skapen bland verksamhetscheferna har de t vid vå ra avstämningar framförts behov av att differen tiera arbetsmilj öutbildningen med avseende på hur länge ma n va rit 4

03 38 chef Det har vidare lyos fram behov av att genomföra övning avseende hur reella hot och våldshandlingar ska hanteras i praktiken på den egna arbetsplatsen. Samordningen av trygghetsskapande åtgärder mellan olika verksamheter på arbetsplatser som omfattar Iler än en verksamhet kan utvecklas. Gra nskningen har funnit detta särskilt angeläget mellan akutmottagningen i Falun och den part som har ansvar får säkerheten i kulvertarna på sjukhuset. Genom den rapporteringsrutinen som finns framtagna för avvikelsesystemet ska en enhetlig bedömning och likvärdig inrapportering s äkerställas avseende incidenter med hot och våld. Några uv dc verksamhetschefer som intervjuats uppger att avvikclschantcringssystcm cr inte är fullt utvecklat för alt kunna nyttjas för den enskilda verksam hetens behov vad gä ller modulen för arbetsmiljö. Konsekvensen blir all systemet inte nyttjas på det säu SOI11det är tänkt vilket med för risk för att samtliga skador oeh tillbud inte registreras. Det finns allmä nt en koppling mellan åtgärder för att förebygga hot och våld och lagstiftningen om sä kerhetsskydd. Enligt s äkerhetsskydds lagen ska det i landstinget finnas en säkerhetsskydd schef som utövar kont roll över säkerhetsskyddet. Vi har noterat alt det inte finns någon utsedd säkerhetsskyddschef i landstinget Dalarna. Delta är inte tillfredsställande. Flera åtgärder har vidtagi ts för att förebygga risken för våld och hot mo l förtroende valda och avvägninga r har gjo rts kring nivån på säkerheten utifrån de mokratiaspekter avseende hur tillgänglig servicen ska vara gentemot medborgarna. Det är angeläget ntt det förebyg gan de arbetet gentemot förtroendevalda länkas samman med landstingets arbete med att säkerställa ett fullgott säkerhets- och personskydd. 5

033.9 2. Inledning 2.1 Bakgrund Våld och hor är företeelser som förekommer öve rallt i sam hället. Hälso- och sjukvården utgör i detta sammanhang inget undantag. Delar av sj ukvårde ns verksamhet har sådan karaktär alt personalen regelbundet exponeras för risker all konfront era s med hot fulla eller vå ldsa mma situationer. Della gä ller inte minst länets akutmottagnin gar, psykiat risk verksamhet. am bula nstransporter och vissa form er av ensamarb ete inom hemsj ukvården samt personal som hanterar penga r, läkemedel mm. Ä ven inom andra verksa mhetsgrenar med regelbunden kontakt med allmänhet och patienter finns risken att m ötas a v hot eller våld. Arbetsgivarens skyldigheter alt förebygga hal och våld framgår bla nd annat av Arbetsmiljöverkets föreskrift " Våld oc h hot i arbetsmiljön" AFS 1993:2. Landstinget har i sin policy mot hot och våld uttryckt alt Landstinget Dalarna inte acc epterar alt någon som arbe tar i landstinget utsätts för hot och våld i sin arbetsmiljö. Detta gäller även dc förtroendevalda. 2.2 Rev isionsfråga och gra nskningsmål Land stingsrevi sorerna i Land stinget Dalarna har givit Kornrev inom Priccwatcrhouscf'oo pers i uppdrag all bed öma ändamålsenlighet och effek tivitet i landstingets arbete med alt föreb ygga hot och våld mot personal i hela sin verksamhet. Den övergripande re visionsfrågan är om arbetet med alt förebygga hot och våld bedrivs på ett ända målsen ligt sätt. Inom ramen för all uppnå syftet med granskningen ligger följande granskningsmål till grund för granskningen. - Land stingets orga nisation och dcn interna nrbcts-zausv arsfördcl uingcn för att förebygga hot oc h våld iir änd amålsenlig - Landstin get säke rställer en ändamålsenlig samverkan mellan a rbetsmiljöperspektivet och det fysiska säke rhetsperspektivet i sill arbete med alt förebygga hot och våld Landstinget säkerställer att riskbe döm ningar görs och att handl ingsplaner upprättas d är sådana ska finnas och att dessa är ändamålsenliga och eft erlevs - Ansvariga verksamhetscheferna har det centrala stöd och den kunskap SOIll crfordms för uppgiften. enligt la ndstingets policy om hot oeh våld - Samo rdningen mellan oli ka verksamheter på arbetsplatser som om fattar n er än en verksamhet är ända målsenlig och effektiv - Säkcrhcts - och arbetsmilj öperspektiven beaktas på ett änd amålsenli gt sätt i landstingets fysiska lokalplanering och verksamhetsplan ering 6

03~O - Landstingethar säkerställt en enhetlig bedömning och likvärdig inrapportering i avvikelsesystemet Synergi av incidenter med hot och våld - Vidtagna åtgärder för att förebygga risken för hot och våld mot förtroendevalda är ändamålsenliga 2.3 Metod och avgränsning Granskningen inleddes med insamling och genomgång av relevant dokumentation och styrdokument inom landstinget. Insamlat underlag och dokumentation har gåtts igenom och analyserats. För att verifiera hur landstinget arbetarmed att förebygga hot och våld har intervjuer genomförts med landstingets arbetsmiljösekreterare vid Personalenheten, beredskapssamordnaren och informationssäkerhetssamordnaren båda vid Utvecklingsenheten samt risksamordnaren vid Landstingsfastigheter. Avstämningar har vidare gjorts med landstingsstyreisens ordförande, landstingsdirektören samt med verksamhetschefer vid akutmottagningen i Falun och Ludvika, Vårdcentralen Tisken, ambulanssjukvården, transportservice och psykiatriska mottagningen i Falun. Avstämningarna med verksamhetscheferna har genomförtsvid platsbesök där det vid några av besöken deltagit skyddsombud och avdelningschefer. Utifrån granskningens iakttagelser, gjorda via dokumentstudier, kartläggning samt intervjuer, har vi genomfört en analys och en sammanfattande bedömning. Muntligdelrapportering har gjorts till revisorerna i november 2009. Iakttagelser, analys och bedömning har dokumenterats i föreliggande revisionsrapport som faktakontrollerats av granskade verksamheter. 3. Lagstiftning och Arbetsmiljöverkets föreskrifter Arbetsmiljöiagen anger de grundläggande reglerna för arbetsmiljöområdet. Lagens ändamål är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetetsamt även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö. Arbetsmiljöverket har fastställt en föreskrift för våld och hot i arbetsmiljön, AFS 1993:2. Föreskriften gäller allt arbete där det kan finnas risk för våld och hot. Riskerna ska utredas av arbetsgivaren. Reglerna tar upp särskilda säkerhetsrutiner, utbildningoch information, stöd och handledning, utformning av arbetsplatser, larm,ensamarbete och värdetransporter. I föreskriften finns exempelpå kartläggning och säkerhetsrutiner, förslag på åtgärder vid värdetransporter och rapporteringssystem etc. Med dessa föreskrifter som utgångs- 7

03 ~ 1 punkt har Arbe tsmiljöverket tagit fra m en broschyr dä r foku s Ur satt på våld oc h hot inom vården. I broschyren ges exempel på frågor som kan ställas vid kartläggning av risker för våld oc h hor i arbetsmiljön. 3.1 Inspektion av Arbetsmiljöverket Arbetsmilj överket hm utfä rdat en tillsyn sstrategi för länssju kvård en i Landstinget Dala rna för perioden 2008-20 10. Stmtcgin har utarbetats i samve rkan med ledningen i landstinget och med huvud skyddsombuden vid berörda fackliga orga nisationer. Eli områ de so m lyfts fram i strategin är au fok usera på våld och hot i den tillsyn so m görs und er innevarande period en 2008-20 10. Under Arbetsmiljöverkets innevarande tillsynsperiod har landstinget haft en inspektion som, fö rutom systema tiskt arbetsmiljöarbe tc, omfa ttad e våld oc h hot. Inspektioncn gjordes vid Öron- Näsa oc h l lnlsklinikcn. Denna resulterade i ett inspektionsm eddeland e. Vid inspektionen påpeka des att det saknades skriftlig dokumentation över dc sä kerhetsrutiner so m ska gälla vid ar betsmoment där personalen riskerar att utsättas för hot- och våld ssituationer. Eftcrsom det finn s klara riske r för hot- och våldssituatione r i verksam heten bedömdc Arbe tsmilj överket att det behöver finnas skriftl iga rutiner oc h instruktioner som bc skrivcr hur arbetstagarna ska agera i sådana situationer. Det gav s ett svar till Arbetsmilj överkct om all cn hand lingsplan för våld och hot utarbetats för hela verksamhet en samt särskilda rutiner SOI11 resultera de i att ärendet avslutades. Landstinget har fått information om att Arbetsmiljöverke t planerar all ge nom föra två inspcktioner av vå ld och hot i samband mcd tranportverksamh et. Landstinget har som rutin att erbj uda verksamheten stöd från arbetsmiljösekrete raren n är Arbetsmilj överket gör inspektioner oc h tillsyn. Om ärendet kornmer så långt nit det hand lar om vite kom pletteras stöde t med juristkompetens liksom när situationen är sådan all en allvarlig händelse befaras. 4. Landstingets viljeinriktning Lnudstin gct Dala r nas syn på säkerhetsarbetet. i stort samt mcr specifikt Rir områdct hot oc h våld. komm er till uttryck i två dok ume nt som båda antag its av landstingsstyrelsen. säkerhets polic yn och policyn mot hot och våld. Lands tingsstyrelsen är ar betsg ivare för alla anställda ino m landst ingsstyrelsens verks amhetsområde och bär det yttersta ansvaret för arbets miljön. Mot den bakgrunden har landstingsstyrelsen 2007-02 - 10 167 fastställt den skriftliga rut inen "Uppgift och ensvars för- 8

03~2 delning avseende arbetsmiljö" i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete' som omfattaralla anställda. 4.1 Säkerhetspolicy Landstingsstyrelsen fastställde i november 2007 en säkerhetspolicy får Landstinget Dalarna. Utgångspunkt for policyn är att landstinget ska tillhandahålla en säker och trygg miljö for patienter, brukare, anställda och allmänhet. Av dokumentetframgår vidare att ingen ska behöva känna sig osäker eller orolig ror sin personliga säkerhet vid landstingetsolika verksamheter. Det framgår också av policyn att säkerhetsarbetet i landstinget ska kännetecknas av systematik, lärande, förnyelse och dialog. Landstingets säkerhetspolicy slår fast att ansvaret får säkerhetsarbetet följer verksamhetsansvaret på alla nivåer i verksamheten och att det ska bedrivas som en integrerad del i det dagliga arbetet. Vad gäller Landstingsfullmäktiges ansvar anges att fullmäktige ska fastställa säkerhetspolicyn samt anvisa erforderliga medel och att landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret för styrning av säkerhetsarbetet. Landstingsdirektörens ledningsgrupp ska samordna säkerhetsarbetet och ge fortlöpande stöd och råd till verksamheten direkt eller genom ett säkerhetsråd. Säkerhetsrådet ska bemannasav sakkunniga från definierade säkerhetsområden bland dessa återfinnsbland annat arbetsmiljö, fysisk säkerhet och drift, informationssäkerhet. katastrofoch beredskapsamt patientsäkerhet. Av säkerhetspolicyn framgår vidare att säkerhetsarbetet ska redovisas i respektiveverksamhets årsredovisning. 4.2 Policy mot våld och hot Landstingsstyrelsen fastställde i november 2006 en policy mot våld och hot. Av policyn framgår att Landstinget Dalarna inte accepterar att någon som arbetar inom landstinget utsätts får våld eller hot i sin arbetsmiljö. Dettagäller även förtroendevalda, I samband med att policyn fastställdes genomrordes lokala informationsinsatser får att tydliggöra policyns syfte och innehåll. Policyn tar utgångspunkt från Arbetsmiljöverkets föreskrifter och anger att arbetsgivaren ska identifiera, riskbedöma och åtgärdade risker for våld eller hot om våld som kan finnas på arbetsplatsen. Det åligger respektive verksamhetschef att upprätta en handlingsplan på de arbetsplatser där bedömninggörs om att risk kvarstår efter att åtgärd vidtagits inom ramen for det systematiska arbetsmiljöarbetet. 1 2001:1 9

0343 Av policyn framgår att särskilda säkerhetsrutinerska finnas för arbete som kan medföra risk för våld eller hot om våld. Vidareska arbetstagarna ha tillräcklig utbildning, information och få tillräckliga instruktioner för att kunna utföra arbetet säkert och med tillfredsställande trygghet. Det framgårockså att byggnader, lokaler, fordon etcetera där arbetstagare utför sitt arbete ska placeras, utformas och utrustas så att risk för våld eller hot om våld så långt som möjligt förebyggs. Arbetstagarna ska också enligt policyn ha möjlighet att kalla på snabb hjälp vid en vålds- eller hotsituation. Det framgår också att tillbud och händelser ska registreras i landstingets avvikelsehanteringssystem och vid allvarlig händelse rapporteras till Arbetsmiljöverket, polismyndigheten och Försäkringskassan. Inom ramen för det systematisktarbetsmiljöarbete ska alla arbetsplatser identifiera, riskbedöma och åtgärda de risker som finns för våld och hot. Om risk kvarstår efter åtgärd ska arbetsplatsen ta fram en särskild handlingsplan. Till policyn mot våld och hot finns en tillhörande mall för hur handlingsplanen ska vara upprättad. Riskbedömningen ska genomföras i ett antal steg; identifiering av situationer som kan medföra våld eller hot, bedömning av hur allvarligrisken är, ge förslag till och genomförande av åtgärder, utse ansvarig för att åtgärd vidtas samt att uppföljningsker. Det har upprättats instruktionerror de mest vanligt förekommande riskerna och hur dessa kan förebyggas. Här återfinns bland annat instruktioner för besök på tjänsterum eller i besöksrum/behandlingsrum samt våldsrisk i samband med transporter i till exempel kulvert. 4.3 Roller och ansvar Organisatoriskthanteras frågor om att förebygga risken för våld och hot i olika delar av landstingetsorganisation. Ur ett arbetsmiljöperspektiv har respektive verksamhetschef, enligt policyn mot våld och hot samt landstingets uppgifts- och ansvarsfördelning avseende arbetsmiljö, ansvaret såväl för riskidentifiering/riskbedömning som för åtgärder respektive framtagande av handlingsplaner där risker kvarstår. Vid personalkontoret finns en funktion som arbetsmiljösekreterare med uppdraget att vara en central resurs för arbetsmiljöarbetet inom landstinget. I uppdraget ingår bland annat att göra en årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet i anslutningtill den personalekonomiska redovisningen. Vidare ingår att i samarbete med Företagshälsan genomföra arbetsmiljöutbildningar, vara stöd ror landstingsdirektören och ledningen samt vara tillgänglig för verksamheten gällande information. Arbetsmiljösekreteraren ska också vara arbetsgivarerepresentant i centrala arbetsmiljökommitten (CAMK). Frågor om säkerhetstekniska installationer så som skalskyddoch passagesystem hanteras av Landstingsfastigheter och vissa övriga säkerhetsfrågor så som krishantering hanteras av landstingets beredskapssamordnare vid Utvecklingsenheten. Beredskapssamordnaren har 10

03yy bland annat engagerats mr att ta fram en handlingsplan för förtroendevalda och tjänstemän som utsätts for hol. Vid Landstingsservice fi nns bevakningsverk sam het som bedrivs i egenregi likso m egna anställda ordni ngsvakter. l and stingsdirekt ören fastställde i oktober 2006 säkerhetsrådets uppdrag oc h funktion. Säkcrh ctsrådct initierades av landstingsdirektören mol bakgrund av alt det saknades ett helläckande forum vid landst inget för alt samordna olika säkerhetsre laterade frågo r. Råd ets uppdrag är att vara en resurs för verksamhe ter na, arbeta förebyggande och planera för den samordning 50 111 kni vs så att målen för säkerheten uppfylls. Ett säkerhetsråd kon stituera s hösten 2006 oc h land stingsdirektöre n utsåg en ordförande för råder samt en säkerhetssamord nare. Enligt landstingets säkerhetspo licy ska säkerhetssamo rd nare an svara mr de n funktione lla samord ninge n av säkerhetsarbete t mellan olika s äkerhe tsområden samt vara sekretcrare i säkerhetsrådet. I februari 2009 väck te rådet ett behov 0 111 alt inom land st inget, direkt underställd landstingsdirektören, tillsä tta en tjänst som che f mr säkerhetsenheten. omfattande patientsäkerhet, informationssäkerhet och beredskap, mot bakgrund av det omfattande arbete som krävs för att effektuera sä kerhetspo lieyns intentioner. Ett förslag till uppdragsbeskrivning formulerades av säkerhetsrådet inför en tillsättande aven ehef för säkerhetse nheten. A\' uppdragsbeskrivn ingen framgår att uppdraget som chef också bland annal inneb är att vara land stingets säkcrhctsskyddschcr" J avvaktan på alt bl a en ehefska utses bedriver säkerhetsrådet inge t sa mordna t arbete sedan febru ari 2009. Under den tid säkerhetsrådet verkat har rådet bland annat bidragit till alt uta rbeta förslag till säkerhetspolicy. tagit initiativ till alt det utarbetats reservrutiner mr vå rdinformationssystemen samt tillsa tt en bra ndkommine. 4.4 Iakttagelser l andstin get Dalarn a har tagit ett helhetsgrepp om säkerhetsa rbetet. där arbetsmiljöarbe tet ingår som en del. genom den policy som fastställt av landstingsstyre lsen oe h det säkerhet sråd som tillsatt s. Eli särskilt styrdokument har ock så utarbetat s till grund för arbetet med att förebygga hot och våld som kan drabba så väl tjänstemän so m fön roen devalda., Säkcrbctsskyddc t omfattar mrcnnauonssäkcrhcr. tillträdesbegränsning. snkcrhctsprövning. utbildn ing och kontroll och lir fokuserat på hot mot riket s sä kerhet. Styrande för säkerhetsskyddet är Säkcrhctsskyddslagen (S FS 1996:( 27), Säkcrhetsskyddsförorduingeu (SF S \996:(33) samt Rikspolisstyrelsens förordning om säkerhetsskydd (RI'S FS 19% :9). II

03 45 Gransk ninge n hur funnit att landstingets säkerhelspolicy inte har fastställts a v land stin gsfullmäk tige. vilket anges i policyn alt så ska ske. Någon uppfölj ning av målen med säkerhelsa rbetet har inte initierats sedan säkerhetspolicyn a ntogs a v landstingsstyrelsen oc h e n redovisning av säkerhetsarbetet i respektive verksamhets årsredov isning sker ej. Dc verksamhetschefer vi gjort en avstämning med uppger all dc har givits en ringa eller ingen information om landstingets syn på hela säkerhetsarbetet så som den kommer till ull ryck i lan dstin gets säkerhetspolicy. Det ge nomförs ingen samlad utb ildning riktad till ve rksamhetschefer som klargö r deras ansvar och vilket stöd dc kan erhålla i säkerhetsarbetet. Det saknas vida re en kop pling i säkerhetspolicyn till andra styrdokument som gä ller för ol ika säkerhetsrela terade områden, exempelvis pol icyn mot våld och hot. Granskninge n visar också att inte heller landstingets policy mot våld och hot fastställts av landst ingsfullmäktige. Någon uppföljning av policyn har inte initierats sedan den na antogs av styrelsen. Dc ve rksam hetsche fer som av stämning gjorts med. vilka företräder länssjukvården. uppger alt dc till stor del fån söka egen kunskap om policyn. Vid närsjukvården uppges att policyn förankrats oc h alt infonnation givits till samtliga vårdcen traler. Att policys antagits och publicerats på landtingets intranät innebär inte att dc är regelmässigt kommunicera t till verksa mhetscheferna. Det har vidare fram kommit att den mall som framtagits till grund för den handl ingsplan som ska upprättas och som ingår som en del i policyn mot våld oc h hot inte är tillräckligt känd. En särskild frågeställning är hanteringen av våld och hot mo t förtroe nde valda som inte omfattas av landstingets arb etsgivaran svar men väl av landstinge ts policyn mot våld och hol. Land stinget Dalarna har gjort avvä gningar kr ing säkerhet en kring de förtroendevalda utifrån bland ann at en demokratiaspekt avseende hur tillgänglig servicen ska varu gentemot med borgarn a. Flera fysis ka åtgärder har vidtag its vid land stingets huvudkontor för all begränsa tilltriidet ror obehöriga. Vid upplevt hot ska kon takt tas med tjänsteman i bered skap, TIR En folder i fickformat har utarbetats gällande rutin för hur förtroende valda och tjänstemän ska agera i händelse av hot. Foldern har utarbetats av landstingets beredskapssamo rd nare i samråd med den politiska ledninge n. Foldern ska enligt uppgin uppdateras bland annat till följd av att hotbrev via elektronisk post. sk stalking, förekommer i allt högre grad. Uppföljning ska ske löpande med polismynd igheten kring rådand e hotbild i samhället i stort. Inga av dc verksamhetschefe r som intervjuats känner till den folder som utarbetats till förtroendevalda oeh tjänstemän enligt ovan. Det finns ett utryckt behov från en av verksamhetscheferna vi intervj uat om alt det utarbetas en folde r för hur man ska age ra i händelse av hot och våld samt hur händelserna ska anmälas. 12

03 ~ 6 Scdau 1990 drive r La ndstinget Dalarn a bevakningsservice i ege n regi gellom Lan dstin gsse rvice. Sammantaget har landstinget 25 ordningsvak ter med ordningsvakt sutbildni ng. O rdningsvaktema är stationerade bland annal vid ak utmottagninge n i Falun. Del finns en koppling mellan åtgärde r för all förebygga vå ld oc h hot samt lagstiftningen 0 111 säker hetss kydd. Säkcrhctsskyddc t ska enl igt lagen förebygga att uppgi fter SOI11 om fattas av sekretess och som rör rikets säkerhet obehörigen röjs, ändras eller får stö rs (i1l/ori110 tions.hlker!iel. alt obehöriga får tillträde till platser där dc kan fä tillgång till uppgi fter som avse s ovan eller där verksamhet so m har betyde lse för rikets säkerhet bed rivs (tillträdes IU'griiwwil1g) sa mt alt personer som inte är pålitliga från säkerhetssynpunkt deltar i verksamhet som har betyde lse för rikets säkerhet (sc1kcrhct,vmj\'liillg). Enligt sä kerhetsskydds lagen ska det i landstinget finnas cn säkerhetsskyddschef som utövar kontro ll över säkerhetsskydde t direkt underställd landstingets högste tjänsteman. om det intc är uppenbart obehövligt. Granskningen har funnit att det inte finn s någon utsedd säkerhetsskydd schef i Landstinget Dala rna. Några sä rskilda säkerhetsöverväganden i befintliga byggnader görs inte regel mässig t mellan hyresvärd oc h hyresgäst rör att förebygga våld och hot. Gränsdragningcn mellan arbotsmilj öperspektivet och det fysiska säkerhetsperspektivet är i stor utsträckn ing flytande vilk et bland annat kan leda till alt relevan ta frågeställningar riskerar att ham na mellan olika nusvarsområden. När det gäller byggnationen av det nya vård block i Falun har projektet ännu inte kommit så hl ngt att det finn s någon konkret projektgrupp för säkerhetsfrågor. Avsikten är att säkorhetsfr ågor ska aktua liseras i dc planerade projektgrupperna. Behov av un säkcrhcts frågorna kornmer in tidigt i projekteringen av det nya vårdblocket har framlagts av verksamhetschefen vid akutmottagningen i Falun. De t har i granskningcn framkommit alt det vid utbyte av gamla tj änstekorten till ctj änstckorten uppdagats briste r i rutinen för tilldelning av behörigheter för d örrpassage. Vidare har det framkommit att ansvaret rör tilldelning av beh örigheter i passagesystem är oklart liksom vilka regler som ska gälla rör tilldel ning av beh örigheter ror passage. Det har lett till att dö rrbehörigh eter har delat s ut relativt frikostigt. Därtill ska läggas att passagesystemen har olika teknik oc h leverant örer. Detta b ier till komplicerad adm inistration av dörrbehöri gheterna då allt fler anställda rör sig mellan lundstingets olika verksamheter. Det nya c'tjänstckortc t utgör en fullvärdig iden titetsha ndling. Vid arbetetmed uppfölj ning av personalens behörigheter för uppg ifter. SOI11 ska säkra s innan dc kan läggas in på etj äustckortcn, har det kon staterats brister i rutin erna för kon tro ll vid nyanställning och av- 13

03 47 slutning av anställning. Del är därför angeläget att Personalenhelen följer upp och stöttar detta arbetet. Arbetetmed at! förebygga hoi och våld ingår som en del i det syste matiska a rbetsmi ljöarbetet. Risker ska uppmärksammas i det dagliga arbetet, vid arbetsmiljöronder. genom tillbud, arbetsskad or och olyckor. I landst ingets arbetsmilj öhandbo k. som fi nns tillgänglig via intrauätct, finns ett särskilt avsnitt omfa ttande våld och hot. Här ges information om vad som ökar risken mrvåld och hol. tillgång till policyn 11101 våld och hot och en mall till grund ror upprättande av handlingsplan. Vidare ges information om arbetsgån gen vid riskbedöm ning och exempel på förebygga nde åtgärder vid risk ror våld och hot. Under 2008 genomförde Centrala arbetsmiljökommitten tillsammans med Företagshälsan en informationsinsats där det särskilt informerades om policyn mot våld oeh hot. Inom landstinget ges grundutbildningar i systematiskt arbetsmiljöarbete i vilka det ingår urbildning i riskanalys där hantering av våld och hot ingår som en del. Vid grundutbildningen ges information om arbetsmiljöhandbokens tillämpning och innehåll. Det görs också en genomgång av policyn mot våld och hot. Information ges vidare om att det ska upprättas en handlingsplan om risk för våld och hot kvarstår efter att riskbedömning gjorts. Ar 201Oplaneras fyra stycken tredagars grundutbildningar att genomföras avseende arbotsmilj öarbe te. En fortsättningsutbildning med olika teman planeras också att genomföra. Bland ternana finns "Nyheter i rcgclvcrk", " Landstinget Dalarnas styrdokmucnt", "Uppföljning av Systematiskt arbc tsmilj öarbctc" samt " Nya rutinerna kring riskbedömning vid förändringsarbete". Särskilda infor mationstillfällen planeras ske kring våld och hot samt arbetsmiljömodulen i avvikelserapporteringssystemet Syncrgi vid sex tillfällen. Planerade utbildningar för kommande år har redovisats för och godkänts av Centrala a rbetsmilj ö k0l1l1niucn 3 Verksamheterna genomför därutöver egna utbildningar avseende våld och hot för att förebygga sådana händelser. Vid akutmottagningen i Falun har det bland annat genomförts utbildning kring hanteringen av verbala hot. Utifrån de avstämningar som gjorts med verksamhetscheferna framgår ou arbetsmiljöutbildningarna innehåller delar som rör hanteringen av våld och hot. Vid gjorda avstämningar med verksamhetscheferna har det framförts behov av att differentiera utbildningen med avseende på hur länge man varit chef. Det har vidare lyfts fram behov av att genomfö ra övningar avseende hur reella hot och våldshandlingar ska hanteras i praktiken på arbetsplatsen..\ 22 :2009-) )-09 14

03~8 Personalen vid de verksamhetersom ingått i granskningen ges alla möjlighet att bära ett personlarm. Personlarmetska nyttjas för att snabbt fä hjälp i en nödsituation. Personlarmet är inte regelmässigt vidarekopplat till larmcentral. Granskningen har visat att funktionen i personlarmet skiljer sig åt mellan olika arbetsplatser. Några arbetsplatser har personlarm vidarekopplade till larmcentral medan andra har en larmkedja som helt förlitar sig på att personalen hjälper varandra vid en nödsituation. Det sistnämnda förhållandet råder bland annat vid akutmottagningen i Falun. Vidare kan personlarmet vid akutmottagningen inte nyttjas då ensamarbetande personal behöver lämna mottagningen och via exempelvis kulvert ta sig till annan del av sjukhuset. Situationen angående personlarmens funktionalitet vid akutmottagningen är inte tillfredsställande ur ett arbetsmiljöperspektiv. En av verksamhetscheferna som intervjuats är ansvarig för en vårdcentral som är inrymd i en fastighet som inte förvaltas av Landstingsfastigheter. I fastigheten finns flera hyresgäster bl a från landstinget och kommunen. Vid en funktionstest av överfallslarmet framkom att larmet inte var vidarekopplattill larmcentral för påkallandeav hjälp från ordningsvakt och polismyndighet. Vid granskningen har det framförts ett behov från verksamhetscheferna att det ges större utrymme åt arbetsmiljöfrågorna vid chefsträffar. Det har vidare framkommit i granskningen behov av att fä en tydligare koppling mellan budget- och verksamhetsplaneringen och arbetsmiljöarbetet. Flera verksamhetschefer uppger också att kommunikationen med landstingsstyrelsens kontor kan utvecklas avseende arbetsmiljörelaterade frågor. En årlig uppföljning görs av arbetsmiljöarbetet gentemot landstingets verksamhetschefer. En sk arbetsmiljöbilaga utarbetas av landstingets arbetsmiljösekreterare vilken bygger på en självvärdering av verksamhetscheferna. Vid sammanställningen av 2008 års arbetsmiljöbilaga svarade knappt 80 procent av verksamhetscheferna på de frågeställningar som landstingets personalekonomiska redovisning vilar på. Av de svarande uppger 6 av 10 att de har handlingsplaner för våld och hot. Genom nuvarande utformning av arbetsmiljöbilagan följer landstinget centralt upp genom en självdeklaration att verksamheten har upprättatdokument och har genomfört riskanalyser. Någon kvalitativ bedömning liksom någon verifiering av svaren har hittills inte gjorts. Enligt uppgift från landstingets arbetsmiljösekreterare finns ambitioner att framgent också bedöma kvaliten på underlagen. Behovet aven sådan utveckling har också nyligen diskuterats i Centrala arbetsmiljökommitten. 15

5. Händelseutveckling Vid dc genomförda intervj uerna ombads verksamhetschefe rna alt blicka tillbaka i liden några år om vilka erfarenheter och händelser kring våld och hot som dc varit med om eller SOI11 dc känner till från sin arbetssituation. Alla intervjuade kunde berätta om situationer med hol och/e ller våld som dc själva eller någon arbetskamrat varit med 0111. Tendensen är att dc verbala holen har blivit allt mer förekom mande liksom hot och våld från anhöriga riktade 11101 anställda i landstinget. Händelserna utgjorde även situatione r med fysiskt våld. Förhållandet skiljer sig dock åt mellan ol ika typer av verksamheter där e n del är mycket utsatta och andra är förskonade. En av dc akutkliniker vi varit i kontaktmed vittnar 0 111 en utveckling som lett till nu ordningsva kt nu mera är stationerad i verksamheten. vilket inte var läget för ett antal år sedan. Vidare uppges att våld och hot blir mer oc h mer en del av den dagliga arbetssituationen. I takt med alt sj ukvården i allt större grad bedr ivs i hemm et blir OCkS:"1riskbild en e n annanmor bakgru nd av detta har de t inom prim ärvården utarbctnts en särski ld riktlinje avseende hembesök hos utåtage rande personer". Verk sam hetscheferna berättar även om situationer i arbetet där inte våld eller hot förekommit men där man kan känna sig otrygg oeh utsatt, t ex all vistas i sj ukhusets kulvertar. ensamarbete på kvällstid. hembesök hos patienter samt när man ska hämta skadade/sj uka frå n "osäkra platser" där polisen inte finns till hands. Den nya vårdformen öppen psykiatrisk tvångsvård medför också att en ny arbetssituation för dc anställda uppkommer vilke t ur ett arbetsmilj öperspektiv är viktigt all den beaktas. 5.1 Rapportering av tillbud och skador Ansvar fö r att utredni ng och anmä lan av arbetsskador och tillbud sker åli gger verksamhetschef/basenhetschef Ansva ret regleras av landstingets uppgifts- och ansva rsfördelning avseende a rbetsmiljö. Vid förekomst av hol och våld ska händelsen rapporteras/anmä las på olika säll beroende på händelsens art. Följande rapporteringar/anmälan kan ske: Rapportering avseende händelser som avser hot och våld ska alltid ske i landstingets avv ikelsehanteringssystem. Syncrgi. Alla anställda har beh örighet au rapportera i systemet. Allvarliga tillbud avse ende hot och våld ska anmä las till Arbetsmiljöverket i e nlighet med 2*i Arb etsmilj öfö rord ningen. J 2(){)6.II.06 16

03 50 Har en ans tälld på grund av hoi och våld skadats ska en arbetsskadeanmäla n göras 1101 oc h dill ska polisanmälas Möjligheten att registrera arbetsmiljörelaterade till bud och händelser i Syncrg i är gö rligt sedan hösten 20DS. Samtliga verksamheter är ännu inte anslutna till systemet och anslutning sker successivt. Bland dc som inte anslutits hör bland annal Lundstingsservice. Del kan därför inte dra s några generella slutsatser från sys temet i dagsläget vad gäller tillbudsoc h skadebi lden relat erat till våld och hot. Utredning och dokument ation ska också hanteras i Syncrgi. En särskild manual fin ns framtage n ror ärendehandläggningen i Syncrgi. Alla anstä llda tir behöriga au rapportera i systemet och första linjens chef är ärendeh and läggare. Utredning oc h dckurncntatlon skall hanteras i arbetsmilj ömodulen i Syncrg i. Skyddsombudct ska ll delta i utred ningen. Att en samlad analys upprättas över dc tillbud oc h händelser som skett inom hela landstinget och som reg istrerats i Syncrgi å ligger landstingets arbctsmiljösckrcterare. Någo n analys har inte gjorts än då utbildn ing fodra ts för rapport uttag ur sys temet. Arbetsmiljösekreterar en har givits utbildni ng. december 200 9. i rapportutta g kopplad till Syncrg i. Vid rapportering i Synergi får ärendehandläggaren hålla reda på en rad olika rapp orteringsm öjligheter. Händels en ska klassif iceras som paticn tskadcrclatcrad oc h/eller som arbctsskadcrclutcrad. Vilket innebär alt en och samma händelse kan klassas som både paticntskadcrclatcmd och arbctsskadcrclatc rad. Ett skäl som ly fts fram, till grund for alt de t finns vissa inkörningsproblem med Sy ncrg i. är attmodulen mr pa tientärende n varit normerande för den modu l som rör arbetsmiljö. För all anpassa Synergi till verksamheten hur det inom psyk iatrin bilda ts en lånsövergripande grupp dll det finns hehov av att ut forma en ge mensam rut in för när anmä lan ska göras inom psykiatrin. A llvarliga tillbud avseende hot och våld som anmäls till Arbetsmi ljöverket ska via myn dighctcn delges landstingets arbetsmilj ösekreterare. InUIIR-arhelsmi ljö har informerat oc h lärt ut alt de t är bättre att anmäla till Arbetsmiljöverket en gång for mycket än en gång for lite. När landstinget under höstcn 200 9 började ta ut statistik ur avvikclschantcringssystcmct fann arbetsmilj ösekretera re ärenden som inte var kända när det gäller våld och hot me n som rapporterats till Arbetsmilj överket. Orsaken var alt de ärenden som anmälts via telefon eller lntcm ct. som allva rligare tillbud och olyckor enl igt 2 i Arbetsmiljöförordningcn. inte tillstä llts land stinget Rapportcringsruti ncn mellan A rbe tsmilj överket och landstinget har kompletterats med en rut in för all samtliga ärenden ska delges arbetsmiljösekretera ren samt attmånatliga avs tämningar ska ske med Arbetsmilj överket. Med den nya rutincn som grund ska IIKJIIR-arbctsmiljö kunna erbjuda konsultativt stöd till verksamheter na. 17

D351 Under 2009 har II allvarliga tillbud avseend e hot och våld rapportenus till Arbetsmilj ö verket. Merparten av ärendena rör rättspsykiatrin. För närvarande finns hos Arbet smilj ö verket fyra 2-ärenden som ej är avslutade. 5.2 Iakttagelser Tendensen är att våld och hot inom landstinget ökar och att det ändrat karaktär. Inom sj ukhusens akutmottnguingar märks delta tydligt. Tidi ga signaler om inträffade tillbud och skador är viktiga vid analys av tillbuds- och skndcutvccklingcn. Inträffade tillbud och skador ska användas för au begränsa och undvika framtida negativa händelser. Därför är del viktigt alt rap portering sker och utgör underlag för all bedöma vilka förebyggande och skedebegränsande åtgärder so m behöver vid tas. Del är även viktigt att tillbud rappo rteras. d \' s skador so m kunnat avvärja s innan en skada upp kommit. Registrering av a rbe tsskador inom landstinget sker i ett avvikelsehanterin gssystern som vari t i drift drygt ett år vad gäller rapp ortering av arbetsmiljörelaterade avv ikelser så som hot och våld. Ännu kan inte någon statistik. överställt för hela land stinget avseende skador med mera p g a av hot och våld. tas ut från systemet. Rutinerna för detta är f n und er bearbetni ng. Vi lär ett intryck av att personalen inte sällan har en hög tröskel för när dc rapporterar om en tillbud/ incident. Verksamheterna befi nner sig på olika nivåer avseende vad som bedöm s som allvarligt eller vad som tillhör rutinh ändels er. Några av dc verksamhetschefer som intervju ats uppger all avvi kelsehanteringssysteme t är krångligt att använda och alt systemet intc är fullt utvecklat för alt kunna nyttjas mr den enskilda verksamh etens behov vad gäller 11100 11lcll för arbetsmiljö. Konsekv ensen blir all systemet inte nyttjas på det sätt som det är tänkt vilket med för alt risk linns alt samtliga skador och tillbud inte registreras. En :IV vcrksumhctschcfcrna, som företräder en verksamhet som är myeket utsatt rör händelser rclntcmdc till våld oc h hot. uppger att ko ntrollen över vilka händelser som inträffat förs ämrat s på grund av svårigheten att ra ut samman stäl lningar ur systemet. Vidare finns det synpunkter på att registrering i systemet tar långt tid alt gö ra. 18