Ekonomihandbok. Anläggningshantering. Beslutad av ekonomichef 20140601 Diarienummer 2014/251-1.1



Relevanta dokument
Ekonomihandbok. Anläggningshantering

Ekonomihandbok. Anläggningshantering. Författare: Ekonomiavdelningen År: Uppdaterad:

Redovisningsregler. Anläggningstillgångar. Definition av materiell anläggningstillgång. Definition av immateriell anläggningstillgång

Kapitel 3, Anläggningstillgångar

Rekommendation Materiella anläggningstillgångar September 2011

VÄLKOMNA till kurs i anläggningsredovisning! Katarina Danielsson Therese Allansson

Materiella anläggningstillgångar December 2013

Immateriella anläggningstillgångar

Rutinbeskrivning anläggningsredovisning AT Agresso Uppdaterad

Redovisning av immateriella tillgångar

Anläggningstyper i anläggningsredovisningen

REKOMMENDATION R3. Immateriella anläggningstillgångar

Rapport avseende Investeringar. December 2004


Anvisningar för redovisning av investeringar

Rutinbeskrivning anläggningsredovisning AT Agresso

Granskning av klassificering drift/investering

Granskning av utrangering av inventarier vid Skaraborgs Sjukhus 2007

Granskning av anläggningsregistret, Region Halland

Revisions-PM Motala Kommun

Beslutsunderlag Ekonomichefens tjänsteskrivelse Riktlinjer för investeringsprocessen Kommunfullmäktige

LATHUND STÖLDBERGÄRLIGA FÖRBRUKNINGSINVENTARIER Gäller från den 1 januari 2019

Dnr: 2016/ Id: Investeringspolicy. Antagen av Kommunfullmäktige

Reducerad Kontoplan Bas för Odontologiska fakulteten

Gränsdragning drift/investering

Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari Haparanda kommun. Granskning av: Redovisning av anläggningstillgångar

Kiruna kommun. Revisionsrapport. Granskning av anläggningsredovisning. Anna Carlénius Revisionskonsult

Ekonomihandboken. Anvisning för redovisning av utlägg, kostnadsreducering, vidarefakturering av kostnader och krav på bokföringsunderlag

VÄLKOMNA. till den första Korta redovisningsdagen 2017! Anläggningar Redovisning av bidrag Avbryt och fråga! Bensträckare

Anvisningar för hantering av kontanta medel vid Linnéuniversitetet

INVESTERINGSPOLICY. Grästorps kommun Kommunförvaltningen Allmän verksamhet. Fastställd av Kommunfullmäktige , 52. Uppdateras före

Handledning AT-modulen. Version

Revisionsrapport av investeringsverksamheten Kalix kommun Anna Carlénius Revisionskonsult Conny Erkheikki Auktoriserad revisor

Regler för hantering av investeringar och lokalprojekt =

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd

Handbok. Inventarier

Investeringspolicy Version

Dnr: 2013/44-BaUN-043. Christel Modin - p6cm01 E-post: christel.modin@vasteras.se. Barn- och ungdomsnämnden

Organisationsförändringar 2020

Inventariehantering vid KMH

ÅRSREDOVISNING HSB Bostadsrättsförening Hagaborg i Karlstad

ÅRSREDOVISNING 2014 RIKSBYGGENS BRF KRONOLOTSEN 1 1/ / Org nr

Regler för hantering av investeringar och lokalprojekt

ÅRSREDOVISNING 2016 Bostadsrättsförening Solglittret i Lund Org nr

Investeringar - materiella anläggningstillgångar

INVESTERINGSPOLICY FÖR GRÄSTORPS KOMMUN

Övergång till komponentavskrivning

Ekonomiadministration av lokalprojekt

Granskning av styrning och rutiner för redovisning av driftkostnader och investeringar

ÅRSREDOVISNING 2015 HSB Brf Kyrkovången i Södra Sandby Org nr

Revisionsrapport 4/2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni-oktober 2014

Årsredovisning 2011 Bostadsrättsföreningen Islandet Adolf

Innehållsförteckning Anläggningstillgångar 3

Redovisning av Exploateringsverksamheten MEX-dagarna 2007 i Uppsala. Viveca Karlsson

Riktlinjer för investeringar

BOKSLUTSKOMMUNIKÉ FÖR VERKSAMHETSÅRET BILAGA- Org nr Innehållsförteckning

ÅRSREDOVISNING 2014 Brf Carlsro i Lund Org nr

Immateriella anläggningstillgångar


Statens museer för världskulturs årsredovisning 2013

Innehållsförteckning Anläggningstillgångar 3

Revisionsrapport avseende rutiner gällande materiella anläggningstillgångar

Årsredovisning. Resultat och Balansräkning. Byggproduktion

VARULAGER OCH LAGERFÖRÄNDRING

Revisions-PM Mjölby Kommun

December Rapport avseende löpande granskning Uddevalla kommun

Manual för hantering av anläggningstillgångar och stöldbegärlig utrustning i Raindance

Revidering av riktlinjer för investeringsprocessen KS2019/249/03

Avstämningar. Avstämning av. Avstämningar. Avstämningar. Om det inte stämmer? Regelbunden rapportering

Policy för investeringshantering. Tjörns kommun

L-Bas 19 Finansiella tillgångar

Årsbokslut Tillgångar. Redovisning och kalkylering F09, HT 2014 Thomas Carrington

KBrf - EN IDÉSKRIFT KBrf Bilaga 1: Bilaga 2: Bilaga 3: Bilaga 4: Bilaga :

Aveny. Anläggningredovisning

Kungl. Slottsstaten Årsbokslut 2010

ÅRSREDOVISNING 2014 HSB Brf Knutsgården i Lund Org nr

Registrera tillägg på befintlig anläggning Agresso web

Investeringar Riktlinjer. Riktlinjer

Riksförbundet Bokslut (Årsmöte 25 april 2015,Bilaga nr 4) Sida 1(6) Sällsynta diagnoser Verksamhetsåret 2014 Organisationsnummer

Anvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet

BOKFÖRINGSNÄMNDENS ALLMÄNNA RÅD

Uttalande om anläggningsregister.

Dnr: 2013/44-BaUN-043. Christel Modin - p6cm01 E-post: christel.modin@vasteras.se. Barn- och ungdomsnämnden

Övergång till K

Företagsekonomi grundkurs, FOA134, Ten3, 4 hp

Förslag till investeringsprocess

Ställningstagande/svar

PRINCIPER FÖR INVESTERINGSHANTERING I OSBY KOMMUN

Granskning av Försvarshögskolan 2010

Regler för hantering av investeringar och lokalprojekt

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd

Regler för hantering av investeringar och anläggningar i Klippans kommun

08.24 BARBA AB blandade uppgifter

Årsredovisning HSB:s brf Randers i Malmö

Riktlinjer för anläggningsredovisning

Konsekvensutredning - Förslag till tillägg Bokföringsnämndens allmänna råd om årsredovisning i mindre företag (K2)

Investeringspolicy. Antagen av Kommunfullmäktige w

Internfakturering 14 MARS 2014

Älmhult-Liatorp Fiber 2 Ekonomisk förening

Transkript:

Ekonomihandbok Anläggningshantering Beslutad av ekonomichef 20140601 Diarienummer 2014/251-1.1

Innehåll 1. Syftet med anläggningsregistret 3 2. Organisation av anläggnings hantering 3 3. Beloppsgräns 3 4. Principer och definitioner av anläggningstillgångar 3 4.1. Definitioner och principer: 4 5. Bokföring och anläggningsgrupper 5 5.1. Praktisk hantering fakturor 6 6. Materiella anläggningstillgångar 7 7. Immateriella anläggningstillgångar 7 8. Förbättringsutgift på annans fastighet 9 9. Upplåningsrutiner 10 10. Nummerserier 10 11. Pågående investeringar 10 12. Kompletterande information 11 13. Inventering 11 14. Utrangeringar 12 15. Försäljning 14 16. Korttidsinventarieregister 14 17. Avskrivningar mot flera projekt 14 18. Simuleringsmöjligheter 15 19. Interna överlåtelser 15 2 (15)

1. Syftet med anläggningsregistret 1. Att ge underlag till redovisningen vad avser tillgångarnas anskaffningsvärde och värdeminskning. Detta innebär att anläggningsregistret skall initiera månatliga avskrivningar, vilka skall spegla resursförbrukningen(kostnaden) för verksamheten. 2. Syftet med anläggningsregistret är att ge en helhetsbild och en rättvisande redovisning av universitetets alla aktuella anläggningstillgångar. 2. Organisation av anläggnings hantering Linnéuniversitet har valt följande organisation av anläggnings- och inventariehantering: För hanteringen finns anläggningsregistret i Agresso för att hantera anläggningstillgångar och dess ekonomiska transaktioner Idag finns det för inventarier ett separat inventarieregister över stöldbegärlig egendom i form av en excelfil. Detta innehåller korttidsinventarier (anskaffningsvärde under 20 000:-) Detta register kommer under året att föras över till Agresso Samtliga anläggningstillgångar hanteras centralt vad det gäller upplägg, utrangeringar etc. För att upprätthålla en god kontroll över aktuella anläggningstillgångar och inventarier utses speciella inventariesamordnare. 3. Beloppsgräns Följande beloppsgränser gäller för aktivering av anläggningstillgångar: 1. Anläggningstillgångar allmänt 20 000:- 2. Förbättringsutgift annans fastighet a. Om och tillbyggnad 50 000:- b. Reparation och underhåll 100 000:- 3. Immateriella anläggningstillgångar 100 000:- Detta beskrivs under rubriken Redovisningsprinciper i årsredovisningen. 4. Principer och definitioner av anläggningstillgångar Förordningen om myndighetens bokföring och ESV:s handledning ger följande definition av anläggningstillgångar: 3 (15)

Med anläggningstillgång förstås en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Med omsättningstillgång förstås annan tillgång. Allmänna krav på anläggningstillgångar 1. Tillgången kontrolleras av myndigheten. 2. Den är ett resultat av en inträffad ekonomisk händelse. 3. Tillgången är avsedd för stadigvarande bruk och har en ekonomisk livslängd på minst 3 år 4. Den förväntas ge myndigheten ekonomiska fördelar eller servicepotential i framtiden, vilket skall kunna dokumenteras. Tillgången skall ensamt eller i kombination bidra indirekt eller direkt till att skapa intäkter eller kostnadsbesparingar för myndigheten. Servicepotential är den kapacitet som tillgången har att bidra till myndighetens måluppfyllelse. 4.1. Definitioner och principer: Anläggningstillgång Utrustning/inventarier med att anskaffningsvärde på minst 20 000 per fungerande enhet skall bokföras som anläggningstillgång. Anläggningstillgångar kännetecknas av att kostnaden delas upp under den ekonomiska livslängden genom avskrivningar. I anskaffningsvärdet ingår samtliga kostnader som krävs för att göra tillgången brukbar, t ex frakt, tull, importavgift, installation, provkörning. Kostnader för service och underhåll ingår ej i anskaffningsvärdet. Fungerande enhet I det fall tillgången består av flera separata enheter måste objektet avgränsas på något sätt. Man brukar säga att objektet skall utgöra en fungerande enhet. Denna princip innebär att inventarier som har ett funktionellt samband med varandra ses som en fungerande enhet och att det är enhetens sammanlagda anskaffningsvärde som ska prövas mot myndighetens beloppskriterium. Med ett funktionellt samband menas att delanskaffningarna är beroende av varandra för att fungera i det tänkta sammanhanget, dvs fungerar inte oberoende av varandra. Exempelvis ses en datorsal som en fungerande enhet då här krävs ett antal datorer för att få en fungerande sal. På samma sätt är det exempelvis med kontorsrum som möbleras upp där de enskilda möblerna inte överstiger beloppsgränsen men då det totalt sett gör det betraktas det som en enhet. Hantering av fungerande enhet i anläggningsregistret Där anskaffningsvärdet av de olika delanskaffningarna understiger 10 000 kronor läggs de upp som en anläggning där samtliga delanskaffningar ingår. Exempel en datorsal med 10 st datorer a 8 000 kronor blir en anläggningstillgång dvs ett anläggnings nummer. I de fall där anskaffningsvärdet av de olika delanskaffningarna överstiger 10 000 kronor läggs dessa upp som anläggningar var för sig med möjlighet att knyta ihop dem via begreppet huvudanläggning. Exempel en datorsal med 10 st datorer a 4 (15)

15 000 kronor blir tio anläggningar med enskilda nummer med möjlighet att knyta dem till varandra med via ett huvudanläggningsnummer för att se vilka som hör ihop. Datorprogram Licenser för standardprogram, som exempelvis Officepaketet, kostnadsförs direkt Detsamma gäller för datorprogram som ingår i anskaffningskostnaden för datorn Uppfylls kraven för immateriella anläggningstillgångar skall aktivering ske, exempelvis egenutvecklade IT-system som uppgår till väsentligt belopp. Immateriella anläggningstillgångar En immateriell anläggningstillgång är en tillgång som saknar fysisk substans, dvs den går inte att ta på. Det är i princip detta som skiljer dem från materiella tillgångar. Immateriella anläggningstillgångar skrivs av enligt den ekonomiska livslängden, dock på högst 5 år om inte särskilda skäl föreligger och kan dokumenteras. Boksamlingar Boksamlingar klassificeras ej som anläggningstillgångar. Service avtal Utgifter för service och underhåll är aldrig att betrakta som anläggningstillgångar. Personbilar Det inte är tillåtet att göra momsavdrag för personbilar eller lastbilar med skåpkarosseri utan separat förarhytt, dvs. med luftspalt mellan förarhytten och lastutrymmet, om totalvikten är under 3500 kg. Leasing Leasingavtal där fullservice eller liknande ingår samt där säljaren stå risken för prisförändringar etc. skall inte redovisas som anläggningstillgångar. Leasingavtal av finansieringskaraktär får endast träffas då den totala kostnaden för staten blir lägre än vid köp, jämförande kalkyl skall lämnas till ekonomiavdelningen för godkännande innan avtal träffas. Dessa skall också redovisas som anläggningsillgångar i förekommande fall. Förbättringsutgift på annans fastighet Linnéuniversitetet äger inte de fastigheter som nyttjas för verksamheten. Trots detta kan förbättringsutgifter i vissa fall redovisas som anläggningstillgångar. Dessa delas in i två typer med olika beloppsgränser. Typerna är ny- till- eller ombyggnad samt reparations- och underhållskostnader. 5. Bokföring och anläggningsgrupper Nedan presenteras anläggnings- och kontostrukturen: Notera dock att all hantering sker via anläggningsreskontran och i normalfallet konteras det inte på nedanstående konton. 5 (15)

Anläggnings grupp Konton Ack anskaffning Ack avskrivni ng Avskri vningar Immateriella 1030 1039 6911 36 Om och tillbyggnader Maskiner och teknisk lab.utrustning/simu latorer för utbildning och forsknings Datorer och kringutrustning Bilar och andra transportmedel Avskrivningstid månader 1190 1199 6912 Enligt hyreskontrakt dock minst 36 1210 1219 6913 Maskiner: Lab utr, 60 Utr tung, 84, Simulatorer 60 1220 1229 6914 Datorer/kringutrustning 36, Datorkommunikation 60 1240 1249 6915 Bilar etc 60, Fartyg 120 Övriga inventarier 1250 1259 6916 Möbler 84, Konst 1260 - - - Elektriska apparater 60, Elektriska instrument 36, Akustiskta instrument 120 Transaktionstriggers används för att föra om anskaffningsbeloppen från årets anskaffning till ack anskaffning samt för årets avskrivningar och årets värdeminsking. Detta hanteras via olika triggers baserade på verifikationstyp av händelsen och de aktuella kontona. 5.1. Praktisk hantering fakturor I samband med kontering av leverantörs fakturor görs en bedömning om det är en anläggning. Denna skall i så fall konteras med kontot ANL samt övriga konteringsdimensioner, dessa utgör underlag för avskrivningskonteringen. Önskas avvikande kontering gentemot konteringen av anskaffningen noteras detta i flödet. Viktigt är att korrekt benämning, anläggningsgrupp, avskrivningstid. Samt notering om att upplåning inte skall ske, se kapitel 9. Men även information om placering, slutanvändare, serie nr etc. Se även kapitel 12 6 (15)

Dessa transaktioner konterade med konto ANL kommer att fångas i ett kontrollsteg för anläggningar där en kvalitetssäkring sker och kontot ändras till 1599. Från detta konto sker sedan aktivering i samband med att anläggningen skapas i anläggningsmodulen I de fall anläggningen skapas genom en omföring skall denna göras från det konto där ursprungsverifikationen är konterad till konto 1599 för vidare hantering i anläggningsregistret. På samma sätt skall även här informationen ovan finnas med för korrekt hantering. 6. Materiella anläggningstillgångar Exempel på olika slags materiella anläggningstillgångar är: 1. Maskiner och teknisk utrustning främst för utbildning och forskning 2. Datorer och därtill hörande kringutrustning 3. Bilar och transportmedel 4. Övriga inventarier såsom möbler, kontorsmaskiner, presentationshjälpmedel (projektorer, smartboards etc) kopieringsmaskiner, MFP (multifunktionsprodukter med skrivare scanner etc) och musikinstrument 5. Förbättringsutgift annans fastighet 6. Konst Även anläggningar under uppförande så kallade pågående anläggningar bokförs under materiella anläggningstillgångar se under avsnittet pågående investeringar se punkt 12 7. Immateriella anläggningstillgångar Definition Immateriella anläggningstillgångar är tillgångar som saknar fysisk substans, dvs. de går inte att ta på. Exempel på immateriella anläggningstillgångar är: Licenser för administrativa system, t ex Agresso, Primula (licenser för standardprogram, som exempelvis Officepaketet, kostnadsförs direkt) Patent, koncessioner och liknande rättigheter Egenutvecklade IT-system Utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för universitetets verksamhet kommande år redovisas som immateriella anläggningstillgångar. Utgifter för forskning får inte redovisas som immateriella anläggningstillgångar. 7 (15)

Kriterier för att något ska redovisas som immateriell anläggningstillgång är att: Anskaffningsvärdet ska uppgå till 100 000 kronor exkl. moms eller mer Tillgången skall vara identifierbar. Framtida ekonomiska fördelar eller servicepotentialen som är förknippade med innehavet kommer att tillföras universitet Tillgångens anskaffningsvärde kan beräknas på ett tillförlitligt sätt Lnu har tekniska förutsättningar att använda den immateriella anläggningstillgången Som ett stöd för att avgöra om investeringen skall betraktas som en immateriell anläggningstillgång finns följande beslutsträd i ESV:s handledning detta skall användas. Vid investeringar eller projekt som kan vara aktuella att aktivera som immateriella anläggningstillgångar skall i varje fall dokumenteras utifrån beslutsträdet. Kommer man vid användandet av beslutsträdet fram till att aktivering skall ske görs slutlig tolkning av ekonomiavdelningen. Om osäkerhet råder beträffande ovanstående kriterier ska kostnadsföring ske. Office-paket och liknande standardprogram kostnadsförs alltid även om de överstiger den fastställda beloppsgränsen. 8 (15)

Med standardprogram menas i det här fallet dataprogram av generell karaktär som utvecklats för att nyttjas av flera användare. Dessa program utvecklas och ägs oftast av programtillverkaren som överlåter nyttjanderätten till programmen till användarna. 8. Förbättringsutgift på annans fastighet Allmänt Linnéuniversitetet äger inte de fastigheter som nyttjas i verksamheten. Trots detta kan förbättringsutgifter i vissa fall redovisas som anläggningstillgångar. Förbättringsutgifter delas in i två typer med olika beloppsgränser. Typerna är nytill- eller ombyggnad samt reparations- och underhållskostnader. Dessa hanteras dock på samma konto i LNU:s redovisning Hantering Ny- till- och ombyggnad Ny- till- eller ombyggnation på hyrd fastighet är alltid värdehöjande för verksamheten. Kriterier för aktivering: Förväntad nyttjanderättsperiod är lägst tre år. o Den förväntade nyttjanderättsperioden kan vara längre än innevarande kontrakts-period. I det fall förbättringsutgiften är tänkt att nyttjas endast under kortare tid än tre år bör utgifter för ny- tilleller ombyggnad kostnadsföras. Åtgärden ska uppgå till ett för universitetet väsentligt belopp. o Linnéuniversitets gräns är 50 000 kr. Bakgrunden till denna gräns är att den ekonomiska livslängden är osäker vid mindre åtgärder t ex installation av datauttag. Kostnader för projektering, arkitekter och liknande bör om de är väsentliga aktiveras som förbättringsutgift på annans fastighet. Inventarier och installationer i hyrd fastighet (t ex nätverk) redovisas som förbättringsutgift på annans fastighet om dessa inte från början är planerade att tas med vi en eventuell avflyttning (i sådana fall redovisas inventarien som en materiell anläggningstillgång). Reparations- och underhållskostnader o Dessa åtgärder kan ses som att myndigheten övertar hyresvärdens reparations- och underhållsskyldigheter och är därmed ett förskott på framtida hyreskostnader. Det är svårt att från fall till fall bedöma hur stor del av åtgärden som är hänförbar till framtida kostnadsminskningar. ESV föreskriver därför att reparations- och underhållskostnader, uppgående till väsentliga belopp, skall redovisas under posten Förbättringsutgift på annans fastighet. 9 (15)

Kriterier för aktivering: o Åtgärden behöver ej vara värdehöjande. Åtgärden ska uppgå till ett för universitetet väsentligt belopp. o Linnéuniversitet följer ESV:s rekommendationer och satt en gräns vid 100 000 kr. o Se ESV s skrift 1999:17 Redovisning och värdering av fastigheter och vissa förbättringsutgifter. 9. Upplåningsrutiner Kapitalförsörjningsförordningen reglerar formerna för finansiering av investeringar i anläggningstillgångar. Av förordningen framgår att en myndighet skall finansiera sina investeringar i anläggningstillgångar genom lån i Riksgäldskontoret. Regelverket är föremål för förändringar och upplåningsrutinerna kommer då att uppdateras i enlighet med nya direktiv. En anläggningstillgång som används i verksamheten får finansieras med bidrag som mottagits från en ickestatlig givare. Bidraget skall täcka samtliga utgifter som är förknippade med anskaffningen. Räcker bidraget inte till detta, får myndigheten ta upp lån för resterande del av anskaffningen. Bidrag från flera givare kan läggas ihop för att svara för hela finansieringen. Med bidrag från en icke statlig givare avses bidrag från andra än statliga myndigheter. Bidrag från EU, Nordiska ministerrådet, statliga bolag och stiftelser betraktas i detta hänseende som bidrag från en ickestatlig givare. Om finansieringsbilden är oklar vad beträffar statlig eller ickestatlig skall tillgången belånas. Låneramen för universitetet beslutas av regeringen för ett budgetår i taget och framgår av regleringsbrevet. Lånen tas två gånger per år, i juni avseende investeringar dec-maj samt i december för juni-nov. Det är viktigt att de som hanterar anläggningar klargör finansieringsform och tydligt anger om anläggningen inte skall lånas upp. Detta görs i fakturaflödestexten. 10. Nummerserier Anläggningar registreras i en central serie. Serien börjar på 10 000-11. Pågående investeringar Linnéuniversitetet har bestämt att pågående anläggningar endast skall användas för investeringar över 1 miljoner och tidsmässigt går över ett budgetårsskifte. Det är möjligt att direkt bokföra på kontona för pågående investering när det är klart att beloppet skall aktiveras. Huvudprincipen är att bokföra på konton för pågående investering. 10 (15)

Exempel på pågående investering kan vara en ombyggnation av lokaler där flera leverantörer är inblandade och det från början är klart att det ska bli en anläggning. I detta fall bokförs dessa fakturor som pågående investering under tiden ombyggnationen pågår. När projektet är avslutat förs dessa fakturor om till en eller flera anläggningar. Information om och underlag till anläggning och omföring ges av fakultet/avdelning till ekonomiavdelningen. Om det är oklart vilket belopp som skall aktiveras skall bokföring ske mot lämpliga kostnadskonton, i samband med bokslut görs en utredning för omföring till kontona för pågående anläggningar alternativt ska aktivering ske via anläggningsregistret. Exempel på ovanstående förfaringssätt kan vara uppbyggnaden av en labmiljö/studio etc där fakturorna innehåller en hel mängd komponenter och det inte är klargjort vilka av dessa som tillhör anläggningen. I de fall anläggningen tas i bruk innan den är färdigställd skall den aktiveras och skrivas av från tidpunkten den tas i bruk. Exempel på detta är anläggningar där samtliga fakturor inte inkommit men anläggningen tagits i bruk. Det är fakulteten/avdelningen som ansvarar för sina respektive saldon och ser till att de är avstämda inför bokslut. 12. Kompletterande information Anläggningar kompletteras med en del tillkommande information Följande information hanteras strukturerat: 1. Upplåningsinformation för att hantera det som ej ska lånas upp Följande information bör framgå för anläggningstillgångar för att utgöra underlag till det kommande inventarieregistret 2. Placering: ort, hus, rum. 3. Person (Ev kort namn typ eanhe) 4. Leverantör 5. Serie nr, bil nr etc 6. Ärende nr 13. Inventering Hantering: Mot bakgrund av de krav som ställs enligt bokföringsförordningen på att utforma rutiner så att tillgångar skyddas och att redovisningen är tillförlitlig samt för att uppnå en god intern kontroll krävs detaljerade kunskaper om verksamhetens anläggningar. De som besitter denna kunskap finns ute i verksamheten och är ofta inte desamma som är ansvariga för den ekonomiska hanteringen. Därför skall inventarieansvariga utses på varje fakultet. 11 (15)

Den inventarieansvarige har till uppgift att uppdatera alla förändringar löpande samt i de fall det berör ekonomiska transaktioner även meddela berörd ekonom eller ekonomiavdelningen som hanterar de ekonomiska transaktionerna. Inventering bör ske årligen och det är den inventarieansvariga som ansvarar för att detta genomförs och dokumenterar inventeringen och eventuella avvikelser. Vägledning vid inventering: Grunden för all inventering är avstämning mot ekonomisystemets anläggnings och inventarierregister. Inventering kan antingen utföras i nära anslutning/före årsbokslutet eller enligt en årligt rullande plan. Avstämning om vilken metod som används görs med ekonomiavdelningen Datorer och övrig utrustning inventeras per fysisk placering, t ex rum, vid resp. institution/avdelning (=ansvar i ekonomisystemet). När det gäller inventering av möbler är problemet ofta att dessa delas eller flyttas från den ursprungliga fysiksta placeringen, varför det är svårt att göra en fullständig avstämning mot anläggningsregistret. Som alternativ metod kan då utgångspunkten vara anläggningsregistret där det görs en bedömning om möbleringen är intakt. Väsentliga poster bedöms och värderas. T.ex. en arbetsplatsmöblering, konferensrumsmöblering etc. Ekonomiavdelningen tillhandahåller det systemstöd som krävs för att de inventarieansvariga kan fullföra de skyldigheter som de har. 14. Utrangeringar Hantering: Anläggningstillgångar kan huvudsakligen tas ur verksamheten på två sätt: Utrangering Tillgångar som utrangeras ska sakna värde för verksamheten. Detta kan bero på att de förstörts, kasserats, skrotats, stulits eller på annat sätt ej är användbara i verksamheten. Eventuellt värde skall vara så litet att en försäljning till anställda eller utomstående inte är lönsam. Om tillgången vid utrangeringen inte är avskriven ska det bokförda värdet skrivas bort. Försäljning Tillgången säljs. Enligt kapitalförsörjningsförordningen får en myndighet fritt disponera överskott och ska finansiera de underskott som uppstår vid avyttring av tillgångar som inte längre behövs i myndighetens verksamhet. Försäljning av begagnade datorer och datorutrustning får ske enligt fastställt beslut till personal enligt Dnr: 2011/507 12 (15)

Utrangering av tillgångar All utrangering skall ske när händelsen blir känd. Gemensamt för ovanstående två sätt att utrangera är att tillgången måste tas bort ur anläggningsregistret. Det är därför av största vikt att ekonomiavdelningen meddelas om att utrangering ska göras. De bokföringsmässiga transaktionerna ska göras av ekonomiavdelningen. För detaljerade rutiner för försäljning se 16. För anläggningstillgångar äldre än 15 år får, där inget specificerat underlag till posten finns, en samlad bedömning av om anläggningstillgången skall utrangeras ske. Följande krav skall uppfyllas för att genomföra denna typ av utrangering: Inget bokfört restvärde Tillgången finns med stor sannolikhet inte kvar på myndigheten Fysisk inventering är inte möjlig Gällande förbättringsutgifter på annans fastighet får en bedömning göras om den ekonomiska nyttan av ursprunglig investering finns kvar. Exempelvis där ombyggnation har skett i flera led och återställt ursprunglig investering Rutinbeskrivning Beslut om utrangering av tillgång ligger på fakultets/avdelningsnivå och tas av behörig chef. Bedömning om någon annan fakultet/enhet kan ha nytta av tillgången ska göras. Vid utrangering av större investeringar bör övriga fakulteter/avdelningar tillfrågas. Eventuellt oavskrivet restvärde på tillgången belastar fakulteten/enheten. Utrangeringen ska ske i samråd med ekonomiavdelningen så att den bokföringsmässiga hanteringen blir korrekt. Som bokföringsunderlag till utrangeringen används undertecknat beslut. Utrangeringar görs löpande beroende på orsak 1. Försäljningen bokförs på baskonto 6721 eller 6731 2. I samma period, 0:a ut tillgången i balansräkningen, beroende på hur mycket som är avskrivet. Eventuellt restvärde bokförs mot 6722 eller 6732 3. Avräkna vinst/förlust på 6729, 6739. 4. Bokför på 343* eller 531* och 532* vinst eller förlust. Hanteringen från punkt 2 och framåt sker via anläggningsregistrets hantering av utrangering I anläggningsregistret görs också följande vid utrangering: 1. Fyll i orsak såld/utrangerad/stulen anläggning och antal/del av anläggning. 2. Fyll i Till datum 3. Spärra 13 (15)

Även utrangering av inventarier i korttidsinventarieregistret skall dokumenteras, dvs. det är inte tillåtet att spärra dem och/eller markera dem som utrangerade utan att ange anledning till utrangeringen. 15. Försäljning Vid all typ av försäljning av inventarier/anläggningar skall kontakt tas med ekonomiavdelningen. Notera att vid försäljning av inventarier/anläggningstillgångar har myndigheten inte rätt att specificera moms på begagnade inventarier/anläggningstillgångar. Dock skall moms ingå i försäljningsbeloppet. 16. Korttidsinventarieregister Hantering: Anskaffningar som inte uppfyller kriterierna för anläggningstillgångar gällande tidsoch värdegräns betraktas som förbrukningsinventarier. Förbrukningsinventarier delas in i stöldbegärliga inventarier och ej stöldbegärliga inventarier. Enligt ESV:s föreskrifter till 22 Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ska stöldbegärliga inventarier tas in i inventarieregister. Stöldbegärliga inventarier definieras som frekvent förekommande och attraktiva på illegal marknad. Nedanstående förbrukningsinventarier mellan 5 000:- och 19 999 ska alltid hanteras som stöldbegärliga och tas in i inventarieregistret Datorer Surfplattor Mobiltelefoner Kameror Projektorer Av utrustning Dessa fångas idag i fakturahanteringens kontrollsteg på urval 56* 17. Avskrivningar mot flera projekt Förslag till hantering: Linnéuniversitetet använder flexifält för avskrivningsfördelning. Kontroll finns att fördelningen blir 100% totalt Ange i fakturaflödet hur avskrivningarna önskas fördelade i förekommande fall. 14 (15)

18. Simuleringsmöjligheter Avskrivningsprognos finns i dag i saldotabellen AVSKAT med ett antal mallar. 19. Interna överlåtelser Om en anläggning flyttas inom Linnéuniversitetet ändras konteringen för avskrivningar så att rätt org finns i anläggningsregistret. 15 (15)