) Datum 2017-06-09 1 (11) Utvärdering organisation - sammanställning av resultat från alla grupper En utvärdering av nya organisationen har genomförts efter två år. Genom enkätundersökning till fyra olika grupper. Svarsfrekvensen till de olika grupperna är: Kommunledningsgruppen 9 Enhetschefer 77% Medarbetare Fackliga repr. 7 Allmänna frågor 151 personer Sammanställning gjord av Cathrine Larsson, verksamhetschef Inom vilken verksamhet jobbar du i kommunen (fråga till enhetschefer och medarbetare) VVO VIS VBL VUV VSS VTK VVK Procent av de som besvarat Hur länge har du arbetat i Sunne kommun? (fråga till alla) upp till 2 år 2-5 år 5-10 år 10-20 år över 20 år Procent av de som besvarat Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org nr Sunne kommun Kommunledning 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1. Kanslienheten Kvarngatan 4 0565-162 54 direkt cathrine.larsson@sunne.se 212000-1843 org nr 686 80 Sunne Sunne 070-231 21 85 mobil fax Page 1 of 17
2 (11) Jag som besvarar enkäten är: (fråga till alla) 8 7 6 5 4 Kvinna Man Procent av de som besvarat Vitalisera och stärka kommunfullmäktige 1. Kommunens omorganisation var nödvändig att genomföra? (fråga till alla) 2. Kommunfullmäktiges beredningar är väl kända i organisationen? (fråga till alla) 3. Ansvaret mellan utskott och kommunstyrelse är tydligt (fråga till KLG, enhetschefer, fackliga) 5 4 4 Kommentarer Vitalisera och stärka kommunfullmäktige Tar tid med så stor förändring, men det blir bättre och bättre Vi är på rätt väg För att lyckas med omorganisationen ska lyckas krävs komplettering av en genomarbetat policy för processtyrning, här finns brister idag. Viktigt att politiker tar reda på hur verksamheterna fungerar och hur de arbetar samt tar vara på kunskaperna som finns i verksamheterna Viktigt att informationen blir känd ute i verksamheterna, är inte lika bra som innan. Tror inte att organisationen är väl förankrad ner i organisationen tillräckligt Bra att förändra den politiska organisationen. Vi får mer kompetenta politiker som ur ett helhetsperspektiv kan fatta bättre förankrade beslut Page 2 of 17
Forts. Kommentarer Vitalisera och stärka kommunfullmäktige Utskott och kommunstyrelsen 3 (11) Svårt att hålla koll på alla utskott. Tydlighet och utbildning behövs för att klargöra olika uppdrag mellan utskott och KS. Känns som avståndet ökar Utskottens beredande roll utan egentligt beslutsmandat har inte framgått klart Negativt är att man som tjänsteman inte har någon kontakt med politikerna Kommunfullmäktige Fullmäktige borde själva ta initiativ till vilka principiella frågor som man tycker är lämpliga att driva i beredningsform Fullmäktige borde ha en diskussion inför varje år där man kommer överens om arbetsformer mm som syftar till att stärka och vitalisera Vet inte hur många beredningar vi har eller vad de heter Skicka ut protokoll precis som månadsbrevet Upplever olika spår där sammanhangen blir otydliga och mindre meningsfulla Ett av syftena med omorganisationen var ju att politikerna skulle komma närmare kommuninvånarna och att medborgardialogen skulle bli starkare. Har detta genomförts? Utöka medborgarnas inflytande (frågor till alla) 1. Organisationen har ett gott rykte i sin omvärld 2. Medborgarna har lättare att få kontakt och hjälp av oss i den nya organisationen 3. Organisationen och arbetssätt möjliggör för medborgarna att utöva inflytande 6 5 4 Kommentarer Utöka medborgarnas inflytande Tror inte att medborgare märkt någon skillnad. Tror inte det har påverkat medborgarna. (många kommentarer) Tror inte att organisationsförändringen lett till bättre service En del servicefunktioner har blivit otydliga i fördelningen Page 3 of 17
Forts. Kommentarer Utöka medborgarnas inflytande 4 (11) Organisationen har ingen betydelse för medborgarna utan det hur vi agerar som personer varje dag som har betydelse Tveksam till att organisationen har gott rykte beroende på att det händer inget med bostadsbyggandet och för övrigt få positiva händelser I Sunne kommun. Bra när politiker finns ute bland våra medborgare Medborgardialog är ett viktigt redskap, det måste ges tid och ett uthålligt arbete med värdegrund och metoder innan det går att se effekten Samverkan politik/förvaltning viktigt för tilliten i hela samhället, måste förbättras Flera i min omgivning ger uttryck för att det finns en rörighet och att hastigt fattade beslut upplevs som motsägelsefulla och svåra att förstå. Skapa en helhetssyn för all kommunal verksamhet (frågor till alla) 1. Den nya organisationen har påverkat min arbetssituation positivt 2. Genom den nya organisationen har jag fått en större insyn, förståelse och får information om andra verksamheter 3. Jag upplever att det växt fram nya kulturer än de som fanns tidigare 4. Jag upplever att gamla kulturer lever kvar 5 4 4 Fråga 4. Page 4 of 17
5 (11) 1. Jag upplever att politiska beslut förankras bättre ute i verksamheterna 2. Jag är stolt över att arbeta för Sunne kommun 3. Den nya organisationen påverkar vår fackliga samverkan positivt 4. Arbetet i kommunledningsgruppen bidrar till att skapa förståelse för helheten 6 5 4 Fråga 4. Forts. Skapa en helhetssyn för all kommunal verksamhet (frågor till KLG, enhetschefer, fackliga) 1. Ansvarsfördelningen mellan politisk organisation och tjänstemannaorganisationen är klar och tydlig 2. Ansvarsfördelningen mellan tjänstemannaorganisationens tre nivåer är tydlig 3. Jag upplever att den politiska styrningen fungerar bättre än den gjorde tidigare 4. Verksamhetscheferna är samlade i kommunhuset, den åtgärden har fungerat bra för mig 5. Jag upplever att vi idag har en förvaltning 5 4 4 Fråga 4. Fråga 5. Page 5 of 17
6 (11) 1. Min funktion tillhör rätt enhet (fråga till medarbetarna) 2. Alla funktioner är placerade i rätt enhet (fråga till fackliga) 3. Min enhet tillhör rätt verksamhet (fråga till enhetschefer) 4. Alla enheter är placerade i rätt verksamhet (fråga till fackliga) 5. Indelningen i verksamhetsområden är välbalanserad (fråga till KLG, fackliga) 8 7 6 5 4 Fråga 4. Fråga 5. 1. Rollfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig (fråga till KLG) 2. Som följd till nya organisationen ser vi mer till helheten när vi fattar beslut (fråga till KLG) 3. Jag har insyn i hur den politiska styrningen fungerar idag (fråga till medarbetarna) 4. Jag vet vem som är min verksamhetschef och vem som är kommunchef i nya organisationen (fråga till medarbetarna) 9 8 7 6 5 4 Fråga 4. Kommentarer Skapa helhetssyn för all kommunal verksamhet Helheten kan aldrig missas i den nya organisationen. Allt blir mer transparent vilket kan vara ovant för några. Alla är mer insatta i andra verksamheter än bara sin egen. Kommunledningsgruppen är på väg år rätt håll, men det finns en del som behöver förbättras Jag anser att elevhälsan ska ligga under skolans organisation, rektorer bör ha ett starkare inflytande över sin elevhälsa, liksom elevhälsan bör känna starkare samband med skolan Page 6 of 17
Helhetssyn ja, men fokusera och fatta beslut nej Bör vara en stab av ekonomi, it, personal och kansli under kommunchefen Mera byråkratiskt och fyrkantigt Vissa delar känner jag till mer, men organisationen har inte gett mer insyn överallt 7 (11) Jag tycker inte att kommunen visas upp från sin bästa sida och internt och internt tycker jag att det finns mycket kvar att utveckla och förbättra För att skapa helhetssyn krävs bl.a. öppenhet, ödmjukhet och en vilja att lyssna. Kommunikationen är en akilleshäl. Alla känner alla, prestige och släkthistorier frodas i alltför stor utsträckning, vilket försvårar kommunikation och samarbete som är nödvändigt för att skapa helhetssyn. Har inte märkt någon skillnad mellan nya och gamla organisationen. Upplever mycket bättre information och vilja till samverkan i alla led Det har varit kaotiskt under en period, och stundvis har det känts som ett sjunkande skepp Nya kulturer/strukturer är på väg att etableras, men gamla kulturer/strukturer och arbetssätt lever kvar Vi har fortfarande ett stort arbete framför oss Tror det är viktigt att kommunledningen vet vad vi sysslar med Alldeles för mycket revirtänkande fortfarande Det är svårt att veta vem som är chef, om det beror på för många byten eller osynlig chef vet jag inte Tycker jättemycket om mitt jobb & är stolt över vad jag/vi åstadkommer, önskar lite mer bekräftelse från högre instans Följsamheten till den nya organisationen är inte bra. Viktigt att ledning inte tar genvägar eller följer gamla mönster i organisationen. Ny organisation gäller i alla led för att få en följsamhet i hela organisationen Respekt är ett av kommunens ledord och det måste gälla även för de funktioner och medarbetare vi har i inom organisationen och inte bara gentemot våra medborgare Vi skulle behöva arbeta mycket mer för att öka kvaliteten i kommunen. Vi behöver bland annat skapa fler rutiner för att arbetet ska gå smidigare och för att samarbetet mellan enheter/verksamhetsområden ska gå smidigare. Mycket mer behöver likriktas för att vi ska ses och kännas som en och samma organisation Page 7 of 17
8 (11) Utveckla den kommunala organisationen mera effektivt och på ett enklare sätt 1. Organisationen har blivit effektivare (fråga till alla) 2. Beslutsvägarna har blivit kortare (fråga till alla) 3. Informationsflödet har blivit bättre (fråga till alla) 5 4 4 1. Kommunikationen mellan politiken och kommunledningsgruppen fungerar bra (fråga till KLG) 2. Kommunikationen mellan kommunledningsgruppen och verksamheterna fungerar bra (fråga till enhetschefer) 3. Kommunikationen mellan kommunledningsgruppen och fackliga representanter fungerar bra (fråga till KLG och fackliga repr.) 4. Kommunikationen mellan enheterna och fackliga representanter fungerar bra (fråga till enhetschefer och fackliga repr) 5. KS beredningsmöten bidrar till att uppfylla syftet med förändringen (fråga till KLG) 5 4 4 Fråga 4. Fråga 5. Page 8 of 17
9 (11) Fråga till alla Chart Title 5 4 Så här ser jag på den nya organisationen Negativ Ganska negativ Ganska positiv Positiv Fråga till KLG, enhetschefer, fackliga Chart Title 6 5 4 Ja Nej Ingen skillnad Har arbetsbelastningen ökat för dig Kommentarer - utveckla den kommunala organisationen mera effektivt och på ett enklare sätt Kommunikationen med fackliga var inte optimal i den gamla organisationen, de har rätt att delta på kommunstyrelsen men gör inte det tyvärr Hela kommunledningsgruppen är delaktig i informationsflödet vilket underlättar och vi kan enkelt ersätta varandra vid olika informationstillfällen Tror att det var nödvändigt med en ny organisation utifrån alla utmaningar som vi har gemensamt i kommunen Administrativt stöd till chefer behöver förbättras Översyn av vem som ska ingå i vilket möte samt tydligt syfte med mötet behöver förbättras Ovissheten om ärenden och tider för olika ärenden är stressande, tar för mycket tid för att reda ut olika turer och tider Borde vara mycket bättre information och framförhållning Upplever ofta att jag inte fått hjälp från stödfunktionerna, samtidigt som det kommer direktiv från funktioner inom kommunen som ska utföras inom en mycket knapp tidsram Många möten som tar tid Page 9 of 17
10 (11) Politiker som kräver svar omgående på frågor som behöver undersökas mer ingående, det blir alldeles för hastigt och oprofessionellt behandlade Det är uppenbara brister i processtyrning samt i olika beslutskedjor främst tekniska avdelningen - som påverkar arbetet negativt Det känns som den nya organisationen splittrat de gamla avdelningarna. Man måste hela tiden söka efter information som tidigare varit en del av verksamheten, informationen går inte fram. Man är inte längre ett utan gränserna har blivit murar mellan olika verksamheter Är stolt att jobba i en kommun där kunden/brukaren får vara och sätts i fokus. Ska vi kunna fortsätta utveckla kommunen behövs mer besök av ledningen på arbetsplatserna Elevhälsan borde ligga under Barns lärande. Den nya organisationen är en klar försämring för beslutsvägar och samarbete Upplever att den nya organisationen fortfarande tar många kringelikrokvägar Kommunikationen fungerar inte mellan chefer och arbetstagare Har ingen aning, har inte sett en enda person från den nya organisationen här Upplever att vi får information kontinuerligt om förändringar som berör vår verksamhet Tydligare styrning behövs Skapa förståelse och ansvar för helheten (fråga till alla) 1. Samverkan mellan verksamheterna har blivit bättre i nya organisationen 2. Den nya organisationen är helt implementerad 4 Page 10 of 17
11 (11) Fråga till alla Chart Title 1. Har ingen kontakt 2. 3. 4. 5. Har bra kontakt Hur är din kontakt med politiken, på en skala 1-5 Kommentarer Skapa förståelse och ansvar för helheten Många som arbetar i våra enheter har inte märkt att vi har en ny organisation, funderar om vi behöver göra något för att uppmärksamma detta ex. 3-årsdagen av den nya organisationen För mycket detaljfrågor i politiken och kommunledningsgruppen Politiker behöver besöka verksamheterna för att få större förståelse inför beslut som tas Tror ingen har en helhetssyn Förståelse av en förvaltningsorganisation baseras inte enbart på bemötande och rollfördelningar utan även på policy och idébaserade strategier Ansvaret för helheten tycker jag mig nog se är bra. Kommunchefens besök i verksamheten tycker jag är ett exempel på förebildligt ansvar och engagemang för helheten Tycker inte att man ska räkna med att den nya organisationen är helt implementerad än, vi har mycket arbete kvar Lätt att fastna i detaljer och därmed fortfarande brist på helhetssyn, hållbara beslut och långsiktighet Man måste kunna finansiera en omorganisation Samverkan mellan verksamheterna har blivit bättre, men den behöver bli mycket bättre. Page 11 of 17
Resultat utvärdering organisation 2017 - Öppna frågor Har organisationsförändringen märkts av på din arbetsplats? Verksamhet Ja Nej Verksamhetsstöd och kommunikation 3 1 Vård och omsorg - 6 Individstöd 2 1 Barns lärande - 2 Ungdomar och vuxnas lärande - 1 Samhällsbyggnad och säkerhet 2 - Teknik och kost - - Summa 7 11 Svar från antal enheter / totalt 18 / 47 Page 12 of 17
Resultat utvärdering organisation 2017 - Öppna frågor Hur har det märkts? Verksamhetsstöd och kommunikation Organisatoriskt, fysiskt och personellt Ny enhet, ny chef och nya arbetskamrater Ny fysisk placering Ändra i verksamhetssystem Vård och omsorg Alla grupper har inte märkt något Individstöd Bättre samarbete inom verksamheten Längre tid till beslut De flesta har inte märkt något Barns lärande Har inte märkt något Unga och vuxnas lärande Verksamhetschefers placering Samhällsbyggnad och säkerhet Ingen chef på plats Annorlunda sekr.funktion Helt ny arbetsplats för några Ändrad posthantering Nytt diarie Fortfarande stuprör Fördjupad insyn i andra enheter inom verksamheten Teknik och kost - Page 13 of 17
Resultat utvärdering organisation 2017 - Öppna frågor Vad har varit positivt? Verksamhetsstöd och kommunikation Bra i gruppen, en tillhörighet En förvaltning Helhetssyn Ökad flexibilitet Fortsätta jobba enligt syftet så leder det till effektivitet och bättre arbetsmiljö Olika frågor kommit upp till ytan som vi nu kan ta tag i Att man försöker jobba bort stuprör Myndighetsgränser borta Specialfunktioner nära varandra Bättre arbetsrutiner Vård och omsorg Vet ej Individstöd Barns lärande - Bättre samarbete inom verksamheten Ungdomars och vuxnas lärande Samhällsbyggnad och säkerhet Teknik och kost - Att det inte märkts ute i verksamheten Ökad insyn i andra enheter Några funktioner har kommit närmre varandra Page 14 of 17
Resultat utvärdering organisation 2017 - Öppna frågor Vad har varit negativt? Verksamhetsstöd och kommunikation Specialfunktioner längre bort från enheterna Fortfarande stuprör Igångsättningskrångel Otydlig ansvars -fördelning Olika syn på uppdraget Vem beslutar vad? Svårt att implementera ändrade rutiner Vård och omsorg Vet ej Individstöd Lite rörigt Barns lärande Avsaknaden av politiken i verksamheten Ungdomars och vuxnas lärande Verksamhetschef i kommunhuset Samhällsbyggnad och säkerhet Sekr. ersattes inte fullt ut, längre från räddningstjänst Ärenden fallit mellan stolarna Posthantering fungerar sämre Ändrade arbetsuppgifter Sämre inf.flöde Högre arbetsbelastning Längre från KS Lågt förtroende från politiken Oklart vart frågor hör hemma Chef inte på plats sämre styrning Att vi inte upplever positivt Teknik och kost - Page 15 of 17
Resultat utvärdering organisation 2017 - Öppna frågor Vilka förbättringsområden kan du se? Verksamhetsstöd och kommunikation Bättre informationsflöde i ärenden Gemensamma rutiner, strategier Längre planeringsfas i ärenden Utveckla delegeringsordningen Tydliggör olika rollers ansvar Mer internutbildn. Bättre information av beslutade ärenden Skapa enhetliga måldokument,versamhetsplaner Slå samman TeKo och SBS Tänka nytt i VI -form Vård och omsorg Ser inga Individstöd Öka samarbetet ytterligare Barns lärande Mer närvarande politiker Ungdomars och vuxnas lärande Fler besök av politiker Fler besök av verksamhetsledning Samhällsbyggnad och säkerhet Arbeta bort stuprör Helhetsgrepp Chef på plats Använd befintlig kunskap Förbättra rättssäkerheten Bättre samarbete med andra enheter Posthantering till det gamla Mer administrativt stöd Renodla myndighetsutövning Teknik och kost - Page 16 of 17
Resultat utvärdering organisation 2017 - Öppna frågor Har den nya politiska organisationen påverkat ditt arbete Verksamhet Ja Nej Kommentarer Verksamhetsstöd och kommunikation 3 1 Otydliga roller, förbättra inf.flödet, beredningsfasen var närmre tidigare, ostabilitet i politiken påverkar verksamheterna. Längre sammanträdestider. Vård och omsorg - 6 Någon enhet saknar kontaktperson Individstöd 3 Barns lärande 1 1 Önskar mer närvarande politiker Ungdomar och vuxnas lärande Samhällsbyggnad och säkerhet - 1 Teknik och kost - - 1 1 För många ärenden på Au och KS. Deltar inte längre på beredningar. Positivt med mindre nämnd (MBN) Ständigt ifrågasättande påverkar arbetssituationen och arbetsglädjen Page 17 of 17