Lars Gerhardsson 2009-05-11 1 (5) Bilaga 4 Planeringsförutsättningar Ekonomi Innehållsförteckning Planeringsförutsättningar Ekonomi 1 Gemensam ekonomi 1 Kommunala bidrag 2 Fördelning av tävlingsnetto 2 Sponsring 2 Kontantsponsorer 3 Tjänstesponsorer 3 Specialavtal för sponsoranskaffning 3 Ekonomisk fördelning vid flerårsavtal 3 Samverkan Föreningen Arrangören 3 Andelssystem 3 Karträttighet 4 Anmälningsavgifter och andra avgifter 4 Anmälningsavgifter 4 Tävlingsavgifter 5 Gemensam ekonomi Som grundförutsättning för ett samarbete mellan Föreningen och Arrangören ligger ett antagande att tävlingens netto med stor sannolikhet bedöms att överstiga en viss nivå, t ex 600 000 kr. Strävan att tävlingens ekonomi skall var gemensam för Föreningen och Arrangören. Detta för att erbjuda incitament för båda parter att uppnå ett högt nettoresultat efter tävlingen. Med andra orda att: alla intäkter vilka genereras av arrangemanget, t ex startavgifter, träningspaket sportförsäljning, marketenteri, sponsorer och övriga, ingår i arrangemanget samt att alla kostnader som genereras av arrangemanget skall också bäras av arrangemanget, t ex kostnader för ban- och tävlingskontrollant samt för transporter och materiel. Varje medverkande förening inom ramen för Föreningen och Arrangören, svarar själv för egna funktionärers resor, förtäring och indirekta utlägg. Föreningarnas ersättning för sådana kostnader ingår i det gemensamma netto som arrangemanget ger och som fördelas i proportion till arbetsinsatserna.
Lars Gerhardsson 2009-05-11 2 (5) Kommunala bidrag Det är en stor variation mellan olika kommuners möjligheter och förutsättningar att stötta arrangemanget. Det kan dock rekommenderas att ansöka om kommunalt bidrag för kartframställningen och tävlingens genomförande. Ansökan kan dessutom omfatta bidrag till representation, priser, minnessaker, eventuella transporter och material. Fördelning av tävlingsnetto Två modeller för fördelning av tävlingsnettot kan tillämpas. Exempel 1: Arrangören 80% - Föreningen 20%. Vid faktiskt tävlingsnetto om 600 000 kr (efter avdrag för tävlingsrättigheten: 200 000 kr) får Arrangören 480 000 kr och Föreningen 120 000 kr. Arrangören når budgeterad ersättningsnivå (600 000 kr) vid ett totalt netto på 750 000. Föreningen får full ersättning för varumärket (500 000 kr) vid ett totalt netto på 1,5 mkr. Exempel 2: Upp till 300 000 kr; Arrangören 100% Från 300 001 till 500 000 kr: Arrangören 50% - Föreningen 50% Från 500 001 till 1 900 000 kr: Arrangören 80% - Föreningen 20% Från 1 900 001 kr: Arrangören 90% - Föreningen 10% Sponsring Föreningen arbetar kontinuerligt med att stärka varumärket 10MILA och orienteringssporten gentemot företag, både lokalt och nationellt. I dagens rika utbud av idrottsarrangemang och liknande event krävs därför att föreningen och arrangören tidigt och tillsammans lägger upp en långsiktig handlingsplan för olika marknads- och sponsoråtgärder. I detta sammanhang är ett konstituerande av en marknadsgrupp en av de mest prioriterade åtgärderna för tävlingsledningen. I marknadsgruppen bör/kan följande huvudfunktionärer finnas representerade: biträdande tävlingsledare, Föreningens marknadsansvarig, Arrangörens marknadsansvarig samt media- och informationsansvarig. Företag och andra former av partners, t ex genom direkt materiellt stöd, erbjuds att delta enligt en i huvudsak flexibel och övergripande modell: huvudsponsor tävlingssponsor(-er) (äger egen fålla samt nedre delen på nummerlappar) samt övriga. Alla avtal som träffas skall formaliseras antingen i form av ordersedel eller när det gäller huvudsponsorer i form av samarbetsavtal.
Lars Gerhardsson 2009-05-11 3 (5) Kontantsponsorer Med kontantsponsorer avses företag som betalar in pengar till arrangemanget och som kan disponeras inom tävlingens ram. Alla intäkter och kostnader för dessa ingår i tävlingens ekonomi Tjänstesponsorer Med tjänstesponsorer avses företag, kommun eller motsvarande som tillhandahåller tjänster, personal, lokaler, material och motsvarande eller helt eller delvis bekostar/betalar nummerlappar, annonser, banderoller representation, resor, logi, förtäring mm och som därigenom minskar tävlingens direkta kostnader. Specialavtal för sponsoranskaffning Vid anlitande av extern specialperson/företag för sponsoranskaffning upprättas avtal. Kostnader för dessa tjänster ingår i tävlingens ekonomi. Ekonomisk fördelning vid flerårsavtal I de fall sponsoravtal upprättas för flera år skall intäkter och kostnader fördelas över dessa år. Ersättning till specialperson/företag skall på motsvarande sätt fördelas och erläggas respektive genomförandeår efter det att sponsor fullföljt sitt åtagande. Samverkan Föreningen Arrangören Föreningen och Arrangören kan om samarbetsavtal träffas i frågan medverka med kompetenspersoner på ideell bas för handläggning och genomförande av sponsorkontakter. Andelssystem Inom Föreningen Tiomilakavlen har det sedan några år tillämpats ett andelssystem. Syfte med andelssystemet är bland annat att klubbarna bättre ska kunna bedöma omfattningen på de uppgifter man kan ta på sig ta på sig och att nettot fördelas i proportion därefter. Innan andelssystemet infördes fördelades överskottet i form av ersättningar för nedlagt arbete, lika mellan arrangörsföreningarna. Ambitionen var då att fördela arbetsuppgifterna att de i stort skulle anses likvärdiga till ansvar, kompetens och omfattning. De må vara upp till respektive Arrangör att själv välja princip fördelning av nettot inom sin egen organisation. Det finns dock ett tillfälle där andelssystemet erbjuder uppenbara fördelar. Utöver att systemet ger underlag för planering av personal och resurser, underlättas samarbetet mellan Arrangören och Föreningen vid de tillfällen som Föreningen medlemsklubbar ansvarar för att bemanna vissa funktioner. Underlaget för de beslutade andelarna baseras på flera års tidredovisningar. Uppgifternas omfattning kan variera från år till år och därför finns det 30 andelar som kan fördelas på de uppgifter som ett visst år blivit mer omfattande av skäl som kan motiveras helst i förväg, men även efter tävlingen om oförutsedda saker uppstår. Tidredovisningen, som inlämnas, är till för att inför kommande år förändra andelarna i den takt som uppgifter ökar eller minskar. Avsikten är inte att tidredovisningen ska tolkas som ett löpande räkningsförfarande dvs ju mer tid som används desto mer betalt och tvärtom. Om en uppgift genomförs
Lars Gerhardsson 2009-05-11 4 (5) rationellt med en lägre tidsåtgång än planerat ska det inte leda till en minskad andel. Däremot kan andelen justeras kommande år för den uppgiften. Uppgift, som inte utförs, ska däremot föranleda motsvarande avdrag. Tidredovisningen är till för framtida justeringar och ska leda till ett mer rationellt arbete. Exempel på beräkningsunderlag för andelsfördelning vid en utlokalisering till lokal arrangör kan fås av styrelsen för Föreningen Tiomilakavlen. Karträttighet Kostnader för karträttigheten belastar tävlingens ekonomi. Då förutsättningarna kan variera mot bakgrund av aktuellt kartläge; aktualitet, behov av revidering osv, fastställs karträttigheten i samverkan mellan Föreningen och Arrangören. Anmälningsavgifter och andra avgifter Anmälningsavgifter Anmälningsavgifter och andra avgifter får beslutas först efter godkännande av Föreningen vilken i sin tur har att hos SOFT få anmälningsavgifterna godkända. 1 Exempel på anmälningsavgifter (10MILA 2009 i Skåne) Senast 2008-11-30 Senast 2009-02-28 Senast 2009-04-11 Lag till Öppen budkavle 765 840 1260 Ungdomslag 260 260 390 Damlag 1275 1400 2100 Herrlag 2550 2800 4200 Vindskyddsplats (max 1 400 400 600 vindskydd/lag kan bokas) Militärtält, monterat 1800 1800 2500 Tältplats, 10x10m 1 ) 800 800 1200 Avlastningsbiljett 2 ) 100 100 100 Plats för bil med husvagn alt. Husbil Info kommer senare Logi på hårt underlag (fre-sön) 150 150 150 Parkering, buss (förbokad) 3 ) 0 0 0 Parkering, buss (ej förbokad), 600 SEK SI-pinnar herrlag. (SI-card 5) 250 250 250 SI-pinnar damlag. (SI-card 5) 125 125 125 SI-pinnar ungdomslag. (SI-card 100 100 100 5) SI-pinnar övriga lag. (SI-card 75 75 75 5) Hotellogi, vandrarhem etc www.10mila.se Bussbiljett Ljungbyhed TC 40 40 60 Ljungbyhed Lunchbiljett (varmrätt inkl 60 60 60 måltidsdryck) 1 ) Transport av tältmaterial från avlastningsplatsen till TC ingår i priset. Önskas transport av medhavt bilsläp, från avlastningsplats till TC, kan detta erbjudas för 200 SEK. 1 TB 20.4, SOFT Tävlingsregler och bestämmelser, 2007-2008
Lars Gerhardsson 2009-05-11 5 (5) 2 ) Gäller framkörning med bil till avlastningsplats (ca 300 m från TC) och därefter parkering på avsedd parkeringsplats (ca 2000 m från TC). 3 ) Avgift för parkering av bil och föranmälda bussar ingår i anmälningsavgiften. Tävlingsavgifter Arrangören betalar tävlingsavgift enligt SOFT:s gällande Tävlingsregler och bestämmelser.