Mer demokrati! I Scouterna tycker vi att det är viktigt med demokrati. Alla har rätt att säga vad de tycker. Och allt som vi gör har vi bestämt tillsammans. Vi väljer alltid det förslag som får flest röster. I Scouterna finns demokratin med överallt, dels på Scouternas årsmöte där representanter för Sveriges 70 000 scouter samlas, dels i patrullen där scouter gemensamt bestämmer om vad de ska göra. Demokrati är viktigt och det måste få ta tid, att göra demokratiarbetet till en del av avdelningens verksamhet är både utvecklande och lärorikt för alla medlemmar. Genom att bilda medlemsföreningar av avdelningar eller patruller får ni också rätt till statsbidrag för er verksamhet. Det gör att ni får möjlighet att göra bättre verksamhet och förverkliga era visioner med avdelningen. På följande sidor kan ni läsa allt om hur ni gör er kår mer demokratisk. För demokrati är inte bara viktigt, det gör allt så mycket roligare också. - 2 -
Innehållsförteckning Så här fungerar medlemsföreningar! 4 Information till scoutkåren 6 Dags att hålla ett demokratimöte! 7 Så här redovisar ni er verksamhet 9-3 -
Så här fungerar medlemsföreningar! Vad är en medlemsförening? Ungdomsstyrelsen använder sig av begreppet medlemsförening för att beskriva den minsta delen i en organisation. Det är i medlemsföreningen som den faktiska verksamheten äger rum. En medlemsförening kan vara er kår, er avdelning eller er patrull. Medlemsföreningen måste alltid ha minst fem medlemmar som betalat sin medlemsavgift och som är mellan 6 och 25 år gamla den 31 december. Har patrullen fler än 5 medlemmar måste minst 60 % av dem vara i bidragsgrundande ålder. Varje medlemsförening har rätt att söka pengar, så kallat statsbidrag, från Ungdomsstyrelsen för sin verksamhet. För att få göra det krävs dock att man uppfyller vissa formella kriterier. Vad krävs för att en medlemsförening ska kunna söka pengar? Under hösten har ni i patrullen eller på avdelningen ett demokratimöte, det är som ett årsmöte för medlemsföreningen. På det mötet tar ni tillsammans de formella besluten för medlemsföreningen, ni behöver då fylla i blanketterna redovisningsblankett och protokollsblankett. Demokratimötet är också ett tillfälle för er i medlemsföreningen att diskutera hur demokrati fungerar och varför vi i Scouterna har regler (stadgar) som grund för vår verksamhet. Genom att låta scouterna vara delaktiga i diskussionerna och beslutsfattandet får de praktisk erfarenhet av hur demokrati fungerar, de får lära sig genom att göra. De kan vara delaktiga genom att få prova att hålla i mötet, hjälpa till att fylla i blanketterna, föreslå punkter i stadgarna eller diskutera vilka poster de vill ha i sina patruller. På scout.se/statsbidrag finns blanketterna som ni ska fylla i. Där finns även en guide till hur ert demokratimöte kan se ut som heter Dags att hålla ett demokratimöte. Blanketterna ska samlas in av kåren och informationen ska föras in i Scoutnet. Alla blanketter behöver sparas kunna skickas in vid eventuell revision. Vanliga frågor och svar Hur gör vi med de scouter som byter patrull eller slutar under året? Redovisningen ska visa hur verksamheten var organiserad den 31 december och det gör ingenting om det har varit stora förändringar i kåren under året. Varje medlem ska bara redovisas en gång och det innebär att medlemmen ska redovisas i den medlemsförening där hen var med den 31 december. Om medlemmen har slutat ska hen redovisas i den medlemsförening där hen sist var med. Scoutnet räknar sedan ihop alla medlemmar i patrullen. Eftersom redovisningen görs med ett utdrag från Scoutnet vet rikskansliet att ni redovisar rätt antal medlemmar och medlemsföreningar till Ungdomsstyrelsen. - 4 -
Vad händer om en patrull eller avdelning väljer att ta hand om ekonomin själva? Den medlemsförening som kryssar i att de sköter sin ekonomi själva på blanketten måste genomföra en egen revision. Det innebär att de behöver en revisor som granskar ekonomin och kan intyga att allt är i sin ordning, precis som kåren gör. Patrullen eller avdelningen behöver däremot inte skriva någon särskild revisionsberättelse, men på årsmötet bör det antecknas att någon utomstående granskat ekonomin och att allt ser bra ut. Kan en ledare skriva under flera patrullers blanketter? Ja, en ledare kan skriva på flera blanketter och godkänna medlemsföreningen i Scoutnet. En ledare kan skriva under alla blanketter för medlemsföreningar som har möte på samma dag, till exempel om de olika patrullerna på en avdelning bildar separata medlemsföreningar så kan en ledare på den avdelningen skriva under samtliga blanketter. Däremot kan en ledare inte skriva under alla blanketterna för alla medlemsföreningar i hela kåren. Om ingen skriver under på att uppgifterna stämmer kan inte ansökan godkännas av Ungdomsstyrelsen och medlemsföreningen går miste om sina pengar. Påverkas vårt bidrag från kommun/landsting om vi redovisar verksamheten på patrullnivå? Idag fungerar det väldigt olika i olika kommuner och landsting. I de allra flesta delar av landet har redovisningen till kommuner och landsting inte alls sett likadan ut som den som skickas till Ungdomsstyrelsen. Många kommuner och landsting har ett aktivitetsbidrag som grundar sig på helt andra regler, både om hur grupperna ska vara utformade och hur ofta de ska ha möten, jämfört med Ungdomsstyrelsens regler. Om kommunen ni redovisar till hör till dem som kräver att redovisningen ska vara densamma som till Ungdomsstyrelsen kan ni sätta er och räkna på vilken redovisning som passar er bäst. Utifrån vad ni kommer fram till kan ni sedan välja att redovisa patrull, avdelning eller kår. Det vanligaste är att redovisningen redan nu ser olika ut beroende på vem kåren redovisar till. Det viktiga är att all redovisning är korrekt, att vi inte hittar på medlemmar eller skapar medlemsföreningar som inte finns när vi redovisar. Större delen av verksamheten i Scouterna bedrivs i patruller och avdelningar oavsett om vi får verksamhetsstöd för det eller ej. Måste kåren skriva dubbla redovisningar? Ungdomsstyrelsen efterfrågar bara verksamhetsredogörelsen, det vill säga en enkelt ifylld blankett, redovisningsblankett. Vanligvis skriver kåren även en verksamhetsberättelse men detta reglerar kåren själva i sin stadga. Det är dock viktigt att komma ihåg att ni måste föra protokoll även på medlemsföreningens årsmöte, det vill säga demokratimötet, och spara protokollet hos kåren. Vem räknas som medlem? Enligt Ungdomsstyrelsen är en medlem en person som någon gång under kalenderåret betalat medlemsavgift eller skriftligt meddelat att hen vill vara medlem (det räcker med ett e-postmeddelande). De medlemmar som Ungdomsstyrelsen ger bidrag för är de medlemmar som den 31 december är mellan 6 och 25 år. - 5 -
Information till scoutkåren Scouterna är en demokratisk ungdomsorganisation där alla barn och unga ska få ta plats och utmanas att utvecklas som individer. Ett sätt att göra detta är att låta scouterna själva få ta makten över sin demokratiska process. Detta kan ni i kåren göra genom att låta avdelningen eller patrullerna bilda medlemsföreningar och ha demokratimöten där de lär sig hur en demokratisk förening fungerar och där de får ta ansvar för sin verksamhet. Att redovisa medlemsföreningar är inte bara en bra övning i demokrati utan det kommer dessutom bringa in mer pengar till verksamheten. För att allt ska funka är det några saker som scoutkåren måste göra. Det är scouterna själva, tillsammans med sina scoutledare, som håller patrullernas eller avdelningarnas årsmöten och fyller i blanketterna redovisningsblankett och protokollsblankett. Scoutkårens uppgift är därefter att se till att Scoutnet är uppdaterat, ni behöver alltså föra in all information från scouternas demokratimöten (årsmöten) och verksamhetsredovisningar i Scoutnet. Det är även väldigt viktigt att alla protokoll och verksamhetsredovisningar sparas och kan skickas in vid en eventuell revision. Ett alternativ är att enbart registrera kåren som en medlemsförening och således bara göra en ansökan om bidrag. Då behöver ni bara anta en kårstadga samt redovisa ett årsmötesprotokoll från kårstämman och en verksamhetsredovisning för kåren. Detta är ett administrativt enklare val men det genererar inte lika mycket pengar till kåren. Även medlemmar som inte betalar någon avgift kan vara medlemmar i medlemsföreningar, det kan vara till exempel ledare och funktionärer vars avgift ni subventionerar. För att dessa personer ska kunna redovisas i en medlemsförening behövs dock en skriftlig bekräftelse från dem på att de vill vara medlemmar i kåren. Det räcker med ett mejl. Denna bekräftelse måste kunna skickas in till rikskansliet om revisorn begär det. Checklista Vi har uppdaterat våra uppgifter i Scoutnet så att alla medlemsföreningar som har lämnat in verksamhetsredovisning finns i ansökningsmodulen i Scoutnet. Vi har dubbelkollat så att alla medlemmar som vi haft under förra verksamhetsåret finns registrerade i rätt avdelning och patrull i Scoutnet. Vi har tagit in en skriftlig bekräftelse för avgiftsbefriade medlemmar. Vi har även fört in bekräftelsen från avgiftsbefriade medlemmar i steg 2 i ansökningsmodulen i Scoutnet. Vi har senast den 31 mars 2013 fyllt i vår ansökan i Scoutnet och ledarna har godkänt ansökan, via mejl eller pdf. - 6 -
Dags att hålla ett demokratimöte! Alla medlemsföreningar (det vill säga patruller eller avdelningar) måste ha ett demokratimöte och bestämma regler för verksamheten (stadgar). Ni måste hålla ett demokratimöte varje år eftersom ni kan söka nya pengar varje år. På scout.se/statsbidrag finns en protokollsblankett. Den kan ni fylla i som ett protokoll från mötet. Så här kan ett demokratimöte gå till: Ni börjar med att välja någon som håller i mötet, en ordförande. Det kan vara en scout eller en ledare. Ordföranden är den som ger alla en chans att säga vad de tycker och som ser till att alla frågor tas upp. Fråga till exempel Sara, vill du vara ordförande?. Om Sara säger ja, så frågar ni Ska vi välja Sara till ordförande?. Om minst hälften säger ja kan ni fortsätta mötet med Sara som ordförande. Sedan väljer ni en sekreterare på samma sätt som ni valde en ordförande. Sekreteraren ska skriva upp allt som bestäms på mötet. På scout.se/statsbidrag finns en protokollsblankett som ni kan fylla i. Nu väljer ni patrull- eller avdelningsledare samt vice patrull- eller avdelningsledare. Rösta på samma sätt som ovan. Väljer ni fler personer kanske en loggbokschef eller materialansvarig fyller ni i det också på protokollsblanketten. Nu ska ni gå igenom er ekonomi, vill ni att kåren att hand om era pengar eller vill ni göra det själva? Be er ledare förklara vad de olika alternativen innebär. Har ni en egen patrullkassa ska ni gå igenom på mötet hur mycket pengar ni har fått in och vad ni har använt dem till. Be en ledare att intyga på protokollet att allt har funkat bra. Alla föreningar måste ha regler, så kallade stadgar. Be en av ledarna berätta vad stadgar är och varför man har det. Gå sedan igenom förslaget till stadgar som finns på scout.se/statsbidrag. Diskutera och se till att alla förstår det som står där. I era stadgar står till exempel vilken scoutkår ni tillhör. Ni kan själva välja att lägga till andra bestämmelser som ni tillsammans kommer fram till. Till exempel att era ledare måste bjuda på fika en gång per termin eller att alla måste ha gröna hattar på sig på vartannat möte. Diskutera vilka regler ni vill ha i er medlemsförening och rösta sedan om dem. Minst hälften måste rösta ja till era stadgar för att de ska gälla. Era ledare kan sen hjälpa er med att förklara och diskutera vad det innebär att vara en medlemsförening i Scouterna. - 7 -
Nu är det dags att göra en verksamhetsredovisning för förra året. Det innebär att ni ska berätta om er medlemsförenings verksamhet det senaste åren. Ni måste fylla i en redovisningsblankett från scout.se/statsbidrag. Ni kan också berätta om vad ni har gjort på andra sätt, ni kan till exempel rita vad ni har gjort, leka charader eller något annat. Det är bara er fantasi som sätter gränser på hur ni kan reflektera över vad ni har gjort! När det är klart avsluta ni mötet. Be kårens ledare att lämna in alla papper till den som är ansvarig för ansökan i kåren så att alla uppgifter kommer in i Scoutnet. - 8 -
Så här redovisar ni er verksamhet När det startats en demokratisk medlemsförening i er kår är det viktigt att verksamheten redovisas korrekt, på så vis säkerställer ni att ni får de statsbidrag kåren är berättigade till, och på så sätt har ni möjlighet att hitta på ännu fler roliga saker med er verksamhet. - 9 -
Kår Redovisning av verksamhet i Scouterna 2012 1. Vår scoutkår Scoutkårens namn Postadress Postnummer & ort E-post Kårnummer Fylls i av scoutkåren och sparas hos kåren. Ansökan sker via Scoutnet senast den 31 mars 2013 2. Var finns er scoutkår? Vår scoutkår finns i kommun, som ligger i län. Kåren är medlem av (scoutkårens namn) i Scouterna. 3. Scoutkårens verksamhet 2011 Under terminerna har vi träffats (kryssa i det alternativ som passar bäst): Flera dagar i veckan En dag i veckan Några dagar i månaden Några dagar om året Under jul- och sommarlov har vi träffats: Inte alls Sommarläger, vinterhajk eller annat Beskriv kortfattat vad ni gjort under 2012 (Fortsätt på baksidan eller på ett extra papper om ni inte får plats.) 4. Scoutkårens ledning 2012 (styrelse eller motsvarande som den såg ut 31 december 2012) Kårordförande Vice kårordförande Övriga medlemmar i scoutkårens ledning: Blanketten fortsätter på baksidan!
7. Scoutkårens medlemmar 2012 Vår scoutkår har under 2012 haft totalt medlemmar. (Här räknas alla som någon gång under året betalat medlemsavgift eller skriftligen bekräftat sitt medlemskap. De medlemmar som någon gång under året har bytt till en annan kår redovisas i den kår där de är medlemmar nu.) Dessa medlemmar var fördelade så här: (räkna ålder utifrån hur gamla de var den sista december 2012) 0-5år st. Av dessa medlemmar var st. tjejer, st. killar 6-15 år st. Av dessa medlemmar var st. tjejer, st. killar 16-25 år st. Av dessa medlemmar var st. tjejer, st. killar 26 år och äldre st. Av dessa medlemmar var st. tjejer, st. killar 8. Scoutkårens stadgar Vi har valt att anta Scouternas exempelstadga som vår stadga. Lokalkårar kan göra tillägg i sina stadgar. Under 2012 har vi Inte gjort tillägg i stadgarna Gjort tillägg i stadgarna (bifoga kopia) 9. Underskrifter Lägg in er ansökan i Scoutnet. Väljer kåren att ansöka via blankett skall dessa skrivas ut som pdf:er från ansökan i Scoutnet och sedan skrivas under. Efter underskrift postar ni in dessa till rikskansliet. Kåren kan även välja att ta in sina underskrifter elektroniskt och sköter då detta via Scoutnet och e-post. Spara denna kopia hos kåren! Ansökan för 2012 görs digitalt i Scoutnet under våren 2013.