HUDDINGE KOMMUN Revisorerna Till Kommunstyrelsen Samtliga nämnder Revisionsskrivelse 2012-12-17 HUDDINGE K.OMMUN Bam- och utbildningsförvaltningen Granskning av otillåtna bisysslor L! arienummar Diariepl~ Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun granskat kommunens hantering av bisysslor med syfte att bedöma dess kontroll och uppföljning. Med bisyssla avses anställning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tillfälligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie yrkesutövningen inom Huddinge kommun. Regler om bisysslor för offentligt anställda återfinns i Allmänna bestämmelser (AB) samt i Lag om offentlig anställning (LOA). Några riktlinjer för bisysslor finns inte i kommunen. En rutin finns dock om att uppgift om bisysslor ska lämnas årligen. l de fall någon bisyssla inte skulle vara förenlig med anställningen ska den anställde delges detta av sin chef. Granskningen har avgränsats till att omfatta kommunens chefer. Personer som innehar en chefsposition har kontrollerats mot Bolagsverkets register över funktionärer. En matchning har sedan gjorts mot Huddinge kommuns leverantörsfakturaregister med syfte att säkerställa att inget av de bolag där anställda har funktionärsuppdrag har fakturerat kommunen under 2011. Funktionärsuppdragen har även jämförts mot inrapporterade och godkända bisysslor. En fördjupad granskning har genomförts av några personer där firmanamnet indikerat en möjlig konkurrenssituation mot personens uppdrag i kommunen. Granskningen omfattar 264 chefer av vilka 49 har en bisyssla enligt kontrollen mot Bolagsregistret. Endast 6 av dessa 49 har rapporterats centralt. Barn- och utbildningsförvaltningen har flest bisysslor. Några otillåtna bisysslor har inte identifierats i granskningen. Bisysslor dokumenteras i en gemensam mall. Bedömningen dokumenteras inte utan beslut fattas vid otillåten bisyssla. Det är respektive nämnds/förvaltnings personalchefer som ansvarar för att systematisera den insamling som sker av bisysslor och närmsta chef ansvarar för kontroll av uppgifter. Rutiner för återrapportering av bisysslor till styrelse/nämnder saknas. Den sammanfattande bedömningen är att Huddinge kommun ännu inte har riktlinjer och rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Riktlinjer håller dock på att tas fram. Vi har efter genomförd granskning identifierat följande förbättringsområden: Kommunstyrelsen bör besluta om riktlinjer för bisysslor. Samtliga styrelser/nämnder bör vidta åtgärder för att säkerställa rutiner angående bisyssla så att riktlinjen följs. Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig återrapportering av bisysslor. Revisionsrapporten överlämnas härmed. Revisionen önskar erhålla styrelsens/nämndernas svar på rapporten senast den 15 mars 2013. För Huddinge kommuns revisorer ~~~1/J Kurt Karlsson Ordförande För kännedom Kommunfullmäktiges presidium
l> Revisionsrapport 17 l 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2012 Huddinge kommun Granskning av otillåtna bisysslor Sl/ ERNST & YOUNG
il/ ERNST & YOUNG Innehåll 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Syfte och revisionsfrågor... 4 2.3. Granskningens genomförande... 4 3. Regelverk... 5 3.1. Allmänna bestämmelser, AB... 5 3.2. Lag (1994:260) om offentlig anställning, LOA... 5 3.3. Interna riktlinjer... 6 4. Resultat av granskningen... 6 4.1. Registerkontroll... 6 4.2. Avstämning mot inlämnade bisysslodeklarationer... 7 4.3. Iakttagelser från intervjuer:...,... 7 5. Bedömning... 8 5.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna... 8 5.2. Förslag till förbättringsområden:... 8 2
S!/ ERNST & YOUNG Qualily In Everything We Do 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun har Ernst & Young genomfört en granskning av kommunens hantering av bisysslor. Revisionen genomförde våren 2011 en "Granskning av skydd mot oegentligheter". l rapporten konstaterades det att en policy för bisysslor saknas. En rutin finns dock om att uppgift om bisysslor ska lämnas årligen. Vid granskningen framkom att denna rutin inte fungerar för alla kommunens verksamhetsområden. Syftet med granskningen är att bedöma kommunens kontroll och uppföljning av bisysslor. Revisionsfrågorna fokuserar på omfattning, rapportering och uppföljning av otillåtna bisysslor i kommunen. Som revisionskriterier används gällande regler om bisysslor för offentligt anställda som återfinns i Allmänna bestämmelser (AB) samt i Lag om offentlig anställning (LOA). Granskningen avser samtliga styrelser och nämnder, men avgränsas till att enbart omfatta kommunens chefer. Granskningen baseras på Bolagsverkets register över funktionärer, dokumentstudier och intervjuer med relevanta befattningshavare. En matchning har även gjorts mot Huddinge kommuns leverantörsfakturaregister. En fördjupad kontroll gjordes av ett antal chefer där träffar i Bolagsverkets register indikerade en eventuell risk för konkurrerande verksamhet. Vilka som har intervjuats har överenskommits med revisionen. En bedömning av respektive revisionsfråga görs i kapitel 5. Den sammanfattande bedömningen är att Huddinge kommun ännu inte har riktlinjer och rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Vi noterar dock att riktlinjer är under framtagande. Samtliga träffar i bolagsverkets register bedömdes av ansvarig chef vara godkända bisysslor. Vid kontroll mot kommunens leverantörsregister var en av cheferna registrerad som ledamot i en firma som fakturerat kommunen. Personen sitter dock i styrelsen på uppdrag av kommunen. Omfattningen av bisysslor bedöms vara begränsad och ingen av de intervjuade kände till något beslut om att avveckla otillåten bisyssla. Samtliga förvaltningar samlar information om bisysslor centralt på respektive förvaltning, med undantag för barn- och utbildningsförvaltningen där grundskole- och gymnasiechefen ansvarar för att rapporter från chefer och medarbetare samlas in för respektive verksamhet. Rutinen om att kontrollera bisysslor bedöms fungera, men bedöms sårbar då den är person beroende. Med utgångspunkt från denna granskning har följande förbättringsområden identifierats: l> Kommunstyrelsen bör besluta om riktlinjer angående bisysslor l> Samtliga styrelser/nämnder bör vidta åtgärder för att säkerställa rutiner angående bisyssla så att riktlinjen följs!> Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig återrapportering av bisysslor 3
S!/ ERNST & YOUNG 2. Inledning 2.1. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun har Ernst & Young genomfört en granskning av kommunens hantering av bisysslor. Med bisyssla avses anställning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tillfälligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie yrkesutövningen inom Huddinge kommun. Regler om bisysslor för offentligt anställda återfinns i Allmänna bestämmelser (AB) samt i Lag om offentlig anställning (LOA). Revisionen genomförde våren 2011 en "Granskning av skydd mot oegentligheter". l rapporten konstaterades det att en policy för bisysslor saknas. En rutin finns dock om att uppgift om bisysslor ska lämnas årligen. Vid granskningen framkom att denna rutin inte fungerar för alla kommunen$ verksamhetsområden. l kommunstyrelsens plan för intern kontroll 2011 tas upp att kommunstyrelsens förvaltning ska utreda möjligheterna till och värdet av en central lista över anställdas bisysslor. Någon sådan lista har inte tagits fram, men uppgifterna för hela förvaltningen är samlade i en pärm. l de fall någon bisyssla inte skulle vara förenlig med anställningen så ska den anställde delges detta av sin chef. Det fanns inga sådana bedömningar. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma kommunens kontroll och uppföljning av bisysslor. Följande revisionsfrågor belyses i granskningen: 1> Omfattning av bisysslor inom granskade nämnder/styrelse? 1> Om rutinerna för rapportering av bisysslor följs och hur denna sker? 1> Hur dokumenteras rapporteringen och bedömningen av bisysslan? 1> Vem är ansvarig för att kontrollera och systematisera inrapporterade uppgifter? ~> Hur ofta görs uppföljning av inrapporteringen? 1> Hur agerar kommunen om otillåtna bisysslor uppdagas? 1> Hur dokumenteras uppföljningen och rapportering till förvaltningschef, nämnd/styrelse där det är aktuellt? Granskningen avser samtliga styrelser och nämnder, men avgränsas till att enbart omfatta kommunens chefer. 2.3. Granskningens genomförande Personer som innehar en chefsposition har kontrollerats mot Bolagsverkets register över funktionärer. l uppdraget ingår även att kontrollera om någon av de leverantörer/ bolag, som de anställda är funktionärer i, fakturerat Huddinge kommun under år 2011 och om så har skett att person som inte är funktionär eller funktionär närstående har attesterat fakturan. Granskningen baseras på registerkontroll, intervjuer och granskning av dokument. Registerutdrag med anställda som hade en chefsposition år 2011 i Huddinge kommun har skickats till Bolagsverket med uppdraget att kontrollera vilka funktionärsuppdrag de innehar. En matchning har gjorts mot Huddinge kommuns IeverantörsfakturaregisteL Syftet är att säkerställa att 4
il/ frnst & YOUNG inget av de bolag där anställda har funktionärsuppdrag har fakturerat kommunen under 2011. Funktionärsuppdragen jämfördes sedan med inrapporterade och godkända bisysslor. En fördjupad granskning har genomförts av några utvalda personer som revisorerna anser är av intresse. Valet av dessa personer har gjorts utifrån informationen från Bolagsverket, i huvudsak om firmanamnet harindikerat en möjlig konkurrenssituation mot personens uppdrag i kommunen. Telefonintervjuer har genomförts med förvaltningschefer eller deras personalchef samt ansvariga chefer där oklarheter finns. De intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 3. Regelverk Med hänsyn till att de kommunala myndigheterna och andra som fullgör uppgifter inom den offentliga förvaltningen ska visa saklighet och opartiskhet i sin verksamhet är det angeläget att arbetstagarna inte åtar sig sådan bisyssla som kan rubba förtroendet för arbetsgivarens verksamhet. Arbetstagarna får inte heller åta sig en bisyssla som kan inverka negativt på arbetstagarens möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter eller som innebär konkurrerande verksamhet med arbetsgivarens. Regler om bisysslor finns dels i avtalet Allmänna bestämmelser (AB) och dels i Lag om offentlig anställning (LOA). För anställda i kommunala förvaltningar gäller AB med undantag av förtroendeskadliga bisysslor, för vilka LOA gäller. l 7 LOA regleras förbudet mot förtroendeskadliga bisysslor för anställda i kommuner, landsting och kommunalförbund. Lagen är tvingande och tar över AB: s bestämmelser om förtroendeskadliga bisysslor. 3.1. Allmänna bestämmelser, AB Vad gäller arbetshindrande och konkurrerande bisysslor omfattas alla kommunanställda av 8 AB. Arbetstagaren ska enligt 8 AB på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren behöver för bedömning av bisysslan. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan inverka hindrande på arbetsuppgifterna eller innebär verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens. Enligt 8 AB räknas inte förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer som bisyssla. 3.2. Lag (1994:260) om offentlig anställning, LOA Vad gäller förtroendeskadliga bisysslor omfattas alla som är anställda i kommunala förvaltningar av 7 LOA. Arbetstagaren får inte enligt 7 LOA ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. Arbetsgivaren är enligt 7a LOA skyldig att på lämpligt sätt informera sina arbetstagare om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. 5
S!J ERNST & YOUNG Arbetstagare är enligt 7b LOA skyldiga att på begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren ska kunna bedöma om arbetstagarens bisyssla är tillåten eller inte. Arbetsgivarens beslut om att en arbetstagare ska upphöra med, eller inte åta sig, en förtroendeskadlig bisyssla ska enligt?c LOA vara skriftlig och innehålla en motivering. Beslutet behöver enligt 42 LOA inte föregås av förhandling enligt 11-14 MBL. LOA gör inga undantag motsvarande de som finns i AB för förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer. 3.3. Interna riktlinjer Förutom lagar och avtal avseende bisysslor finns också ett förslag i kommunen till interna riktlinjer som nu är på remiss. De interna riktlinjerna innehåller även en checklista för att underlätta för bedömningen om en bisyssla är tillåten eller otillåten. l anställningsavtalet ingår även att arbetsgivaren har rätt att samla information om samtliga arbetstagare har bisyssla eller inte. Kommunen har även en mall för redovisning av bisysslor. Det finns en årlig rutin om att samla in blankett från samtliga anställda avseende bisyssla. 4. Resultat av granskningen 4.1. Registerkontroll Huddinge kommuns samtliga chefer omfattades av registerkontrollen. Vid matchning mot Bolagsverket erhölls följande antal träffar på unika individer, bostadsrättsföreningar exkluderade. Tabell1. Antal träffar i Bolagsverkets register över funktionärer per förvaltning. Förvaltning Antal träffar Antal av dessa träffar som rap porterats till förvaltningen Barn- och utbildningsförvalt- 27 o n ingen Kommunstyrelseförvaltningen 4 4 Kultur- och fritidsförvaltningen 2 2 Miljö- och samhällsbyggnads- o o förvaltningen Social- och äldreomsorgs- 16 o förvaltningen Totalt 49 6 Dessa chefer fördelas på funktion enligt Bolagverkets register: l> 1 VD l? 1 vvd l?.> 1 O Ledamöter i aktiebolag l?.> 22 Suppleanter i aktiebolag f> 22 Innehavare av enskild firma tp 7 Bolagsman i handelsbolag t;.-.. 1 Komplementär i kommanditbolag 6
S!J frnst & YOUNG Vid kontroll mot kommunens leverantörsregister var en av cheferna registrerad som ledamot i en firma som fakturerat kommunen. Personen sitter dock i styrelsen på uppdrag av kommunen. 4.2. Avstämning mot inlämnade bisyssladeklarationer Samtliga förvaltningar, med barn- och utbildningsförvaltningen som enda undantag, har samlat inrapporterade bisysslor centralt. För barn- och utbildningsförvaltningen samlar förvaltningschefen in rapporter från direktrapporterande chefer. Grundskole- och gymnasiechefen ansvarar för att rapporter från chefer och medarbetare samlas in för respektive verksamhet. En påminnelse om att informera om bisysslor görs årligen. Vid en matchning mot erhållet resultat av registerkörningen och inlämnade bisyssladeklarationer fanns inga oklarheter för kommunstyrelsens förvaltning (KSF), kultur- och fritidsförvaltningen (KUF) och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (MSB). När det gäller socialoch äldreomsorgsförvaltningen (SÄF) var inga av de 16 träffarna i Bolagsverket inrapporterade. Dessa bedömdes efter särskilt kontroll inte vara otillåten bisyssla av förvaltningens personalchef. Barn- och utbildningsförvaltningen samlar som nämnt inte in material på central nivå. Av de 27 träffarna i Bolagsverkets register har åtta stycken kontrollerats separat. Urvalet har i huvudsak gjorts om firmanamnet har indikerat en möjlig konkurrenssituation mot personens uppdrag i kommunen. Samtliga träffar i registret bedömdes av ansvarig chef som godkända bisysslor. 4.3. Iakttagelser från intervjuer 4.3.1. Kännedom Av de intervjuade hade alla kännedom om att det pågår ett arbete i kommunen med att ta fram riktlinjer vad gäller bisysslor. Vidare nämnde samtliga att kommunens personalchef tydligt påminde om vikten av att samla in information angående bisysslor från samtliga anställda för cirka ett år sedan. 4.3.2. Definition av bisyssla De intervjuade har god kännedom om att bisysslor ska dokumenteras, men det framträder en oklarhet vad gäller att definiera bisyssla. Den tydligaste oklarheten gäller bedömningen av styrelseuppdrag i aktiebolag eller bolagsman i kommandit-eller handelsbolag. 4.3.3. Omfattning Huddinge kommun samlar in information från alla anställda om de har bisysslor eller inte, men beslut fattas endast när bisyssla inte är godkänd och ska avvecklas. Inget beslut om godkänd bisyssla fattas. Det finns ingen sammanställning av vilka bisysslor, eller i vilken omfattning, chefer och medarbetare har bisysslor inom kommunen. De intervjuade menar även att det inte finns något intresse eller nytta av en sådan information. Ingen av de intervjuade hade kännedom om att något beslut fattats angående otillåten bisyssla. 4.3.4. Informationsspridning Medarbetare informeras vid anställning och på arbetsplatsträffar om att blanketten om bisysslor ska fyllas i. Det finns en årlig rutin om att samla in eller uppdatera information om bisysslor. Förvaltningarnas personalchefer ansvarar för att årligen påminna kommunens chefer om rutinen. 7
il/ ERNST & YOUNG 4.3.5. Dokumentation Ingen av de intervjuade hade tagit beslut om att en bisyssla ska upphöra. De bisysslor som var kända och godkända har dokumenterats i kom m uriens mall. 5. Bedömning 5.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Omfattning av bisysslor inom granskade nämnder/styrelse? Omfattningen av bisysslor hos chefer är begränsad, med undantag för barn och utbildningsförvaltningen. Om rutinerna för rapportering av bisysslor följs och hur denna sker? Personalchef har ansvaret att påminna om årlig uppdatering. Närmaste chef samlar information från medarbetare och samtliga blanketter samlas på förvaltningsnivå Inom barn- och utbildningsförvaltningen samlas informationen per rektorsområde. Hur dokumenteras rapporteringen och bedömningen av bisysslan? Bisysslor dokumenteras i gemensam mall. Bedömningen dokumenteras inte utan beslut fattas vid otillåten bisyssla. Vem är ansvarig för att kontrollera och systematisera inrapporterade uppgifter? Personalcheferna ansvarar för att systematisera insamlingen, närmsta chef ansvarar för kontroll av uppgifter. Hur ofta görs uppföljning av inrapporteringen? Personalchefen påminner chefer årligen, enligt rutin. Hur agerar kommunen om otillåtna bisysslor uppdagas? Oklart. Enligt preliminära icke beslutade riktlinjer fattas ett skriftligt beslut av förvaltningschef, eller av den som förvaltningschef utser. Hur dokumenteras uppföljningen och rapportering till förvaltningschef, nämnd/styrelse där det är aktuellt? Rutiner vad gäller återrapportering av bisysslor till styrelser och nämnder saknas. Den sammanfattande bedömningen är att Huddinge kommun ännu inte har riktlinjer och rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Vi noterar dock att riktlinjer är under framtagande. Med utgångspunkt från denna granskning har följande förbättringsområden identifierats: 5.2. Förslag till förbättringsområden: l> Kommunstyrelsen bör besluta om riktlinjer angående bisysslor l> Samtliga styrelser/nämnder bör vidta åtgärder för att säkerställa rutiner angående bisyssla så attriktlinjen följs t> Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig återrapportering av bisysslor Stockholm 17 december 2012 _)i R(~ be~ 8
BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-02-25 FSN-2012/422.912 1 (2) HANDLÄGGARE Backman, Kerstin 08-535 360 31 Kerstin.Backman@huddinge.se Förskolenämnden Revisionsskrivelse- Granskning av otillåtna bisysslor Förslag till beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet till kommunens revisorer som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun har genomfört en granskning av otillåtna bisysslor. Syftet med granskningen var att bedöma kommunens kontroll och uppföljning av bisysslor. Revisionsrapporten visar att Huddinge kommun inte har tydliga kommungemensamma riktlinjer och rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Kommunstyrelsens förvaltning har utarbetat ett förslag om riktlinjer för bisysslor, dvs. verksamhet som bedrivs vid sidan av den ordinarie anställningen hos Huddinge kommun och som inte tillhör privatlivet. Nämnden yttrade sig över förslaget 6 december 2012. Ärendet planeras läggas fram för beslut i kommunfullmäktige under våren 2013. Barn- och utbildningsförvaltningen anser att det är angeläget att vidta åtgärder beträffande revisorernas förslag på förbättringsområden. Vidare föreslår förvaltningen att det kommunövergripande arbetet avvaktas innan de förvaltningsinterna rutinerna ses över. Beskrivning av ärendet De förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun har genomfört en granskning av otillåtna bisysslor. Syftet med granskningen var att bedöma kommunens kontroll och uppföljning av bisysslor. Granskningen avser samtliga styrelser och nämnder, men avgränsades till att enbart omfatta kommunens chefer. Efter genomförd granskning har revisorerna identifierat följande förbättringsområden: - Kommunstyrelsens bör besluta om riktlinjer för bisysslor. POSTADRESS Barn- och utbildningsförvaltningen 141 85 HUDDINGE BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 360 02 E-POST OCH WEBB barn-utbildning@huddinge.se www.huddinge.se
BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-02-25 FSN-2012/422.912 2 (2) - Samtliga styrelser/nämnder bör vidta åtgärder för att säkerställa rutiner angående bisyssla så att riktlinjen följs. - Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig återrapportering av bisysslor. Förvaltningens synpunkter Nedan följer Barn-och utbildningsförvaltningens svar på de förslag på förbättringsområden som finns i revisorernas rapport. Kommunstyrelsens bör besluta om riktlinjer angående bisysslor Svar: Förvaltningen anser att det är viktigt att ta fram kommunövergripande riktlinjer angående bisysslor. Samtliga styrelser/nämnder bör vidta åtgärder för att säkerställa rutiner angående bisyssla så att riktlinjen följs Svar: Förvaltningen anser det angeläget att det tas fram en kommungemensam rutin för att regelbundet följa upp förekomsten av bisysslor hos kommunens anställda. Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig återrapportering av bisysslor. Svar: Förvaltningen anser att återrapportering av bisysslor till nämnden ska säkerställas i kommungemensamma rutiner. Förvaltningen föreslår att det kommunövergripande arbetet avvaktas innan de förvaltningsinterna rutinerna ses över. Jukka Kuusisto Utbildningschef Elisabet Tullgren Personalchef Bilagor Revisionsrapport 17/2012 Granskning av otillåtna bisysslor Beslutet delges Huddinge kommuns revisorer Kommunstyrelsen Akten