Open Access-policy för vetenskaplig publicering vid Umeå universitet Fastställd av rektor 2011-12-20 Dnr: UmU 500-2855-11 Typ av dokument: Beslutad av: Giltighetstid: Område: Ansvarig enhet: Policy 2012-01-01 tills vidare Utbildning/Forskning Universitetsbiblioteket
Sid 2 (5) 1. Bakgrund Umeå universitet verkar för att alla publicerade forskningsresultat skall göras fritt tillgängliga i största möjliga utsträckning. Detta i enlighet med Berlindeklarationen om Open Access som SUHF undertecknat och de krav som Vetenskapsrådet och andra forskningsfinansiärer ställer. Referensgruppen för publiceringsdatabasen DiVA, med representanter från fakulteterna och universitetsbiblioteket har tagit fram ett förslag på Open Access-policy för Umeå universitet. Biblioteksstyrelsen vid Umeå universitet beslutade den 12 oktober 2011 att förslaget ska tillställas rektor för beslut. Förslaget har sedan behandlats av forskningsstrategiska rådet vid sammanträdet den 1 december 2011. En utgångspunkt vid formuleringen av policyn är att den ska vara så klar och tydlig som möjligt, och att det ska vara så enkelt som möjligt för forskare och studenter att följa den. 2. Policy 1 Umeå universitets forskare skall deponera en kopia av alla forskningspubliceringar i Umeå universitets publiceringsdatabas DiVA. Referens till publikationen ska också registreras i DiVA enligt beslut av rektor den 9 september 2006 (Dnr UmU 220-2745- 06). Biblioteket kontrollerar rättigheterna och publicerar respektive arbete i enlighet med förlagets policy. I normalfallet inom 6 månader efter originalpubliceringen. För publikationer som inte tillåter parallellpublicering så får arbetet ligga dolt i DiVA för eventuell framtida publicering om förlaget skulle ändra policy och tillåta parallellpublicering. 2 Umeå universitets forskare rekommenderas att publicera sina forskningsresultat i tidskrifter som tillämpar Open Access. 3 Avhandlingar (obligatoriskt enl. rektors beslut den 14 januari 2003, Dnr UmU 500-256-03), rapporter och andra forskningspublikationer som primärpubliceras av universitetet skall också skall deponeras i DiVA. Det innebär att också externa författares publikationer läggs i DiVA i de fall publikationen ges ut vid Umeå universitet. 4 Elektronisk publicering av examensarbeten. Examensarbeten producerade vid Umeå universitet skall registreras och deponeras i DiVA. De registrerade uppgifterna (författare, titel, sammanfattning, institution m.m.) blir fritt tillgängliga. Fulltextpublicering av arbetet beslutas av respektive fakultet eller institution. Bilaga Open Access - Allmänna kommentarer och konsekvensanalys 2
Sid 3 (5) Bilaga - Allmänna kommentarer och konsekvensanalys Open Access-policy för vetenskaplig publicering, allmänna kommentarer För att underlätta för forskare och studenter så ligger så mycket som möjligt av arbetet på universitetsbiblioteket. Forskaren kan deponera sina artiklar i DiVA utan att behöva kontrollera förlagspolicys eller embargoperioder. Biblioteket kontrollerar sedan förlagspolicys och publicerar artiklarna i enligt med respektive förlags policy. Har förlaget ett embargo på 12 månader så lägger UB in ett publiceringsdatum som stämmer överens med det. Fulltexten blir då automatiskt tillgänglig när angivet datum infaller. Författaren eller UB behöver alltså inte hålla reda på när embargot löper ut, utan det sköts automatiskt i systemet. Artiklar som inte kan parallellpubliceras arkiveras i DiVA för eventuell framtida publicering (dessa artiklar är endast är åtkomliga för den enskilde forskaren och DiVA-administratörer via CAS-inloggning). Vid andra svenska lärosäten så ligger ansvaret för kontroll av förlagspolicy och rättigheter i regel på den enskilde forskaren. Forskaren ska där endast skicka in publikationer som han kontrollerat att det är tillåtet att parallellpublicera. Nackdelarna med detta förfaringssätt är uppenbara. Endast publikationer som det är ok att parallellpublicera kommer att skickas in. Man skapar en tröskel för författarna, om man är osäker på förlagets policy, har svårt att hitta information eller helt enkelt inte tycker man har tid med detta så kommer inte arbetet att skickas in. Konsekvensen blir sannolikt att betydligt att färre artiklar parallellpubliceras. Den föreslagna modellen skulle innebära att UmU får ett i princip heltäckande arkiv över all vetenskaplig publicering. Policyn behöver inte innehålla något undantag för de fall där upphovsrättsliga skäl förhindrar publicering, eftersom endast det material som det är ok att publicera kommer att publiceras. Den totala insatsen med att kontrollera olika förlags OApolicy borde bli betydligt mindre om den görs av personal som har detta som en ordinarie arbetsuppgift, även om arbetsinsatsen för UB ökar. Antalet supportfrågor till biblioteket borde också bli mindre om ansvaret för kontroll ligger på UB. Chalmers har reviderat sin ursprungligen allomfattande policy, numera har man ett generellt undantag för böcker, bokkapitel och patent. Detta på grund av att policyn kräver att All forskning som Chalmers forskare publicerar ska göras tillgänglig i ett öppet arkiv. Chalmers har även ett dispensförfarande. Dispens kan ges undantagsvis. Det måste i så fall finnas prestigemässiga skäl att publicera ett specifikt vetenskapligt arbete i en tidskrift som inte medger parallellpublicering. Dispensbegäran skall vara skriftlig och ställas till prorektor UmUs föreslagna policy kräver endast registrering och deponering. Sedan parallellpubliceras arbetet i enlighet med förlagspolicys och embargoperioder. Vilket gör de flesta undantag och dispenser överflödiga. Skulle önskemål om dispenser uppkomma kan DiVAs referensgrupp ta fram en policy för de principfall som förekommer, så att biblioteket kan hantera dessa fortlöpande. OA-policy konsekvensanalys Om man tittar på effekterna av införande av OA-policy vid andra svenska lärosäten så ser man att parallellpublicering ökar, men ändå blir långt ifrån heltäckande. 3
Sid 4 (5) Parallellpublicerade peer-review artiklar från lärosäten med OA-policy. Lärosäte OA-beslut 2009 (procent) Chalmers 2010-01-01 1,6 7,8 KTH 2011-05-04 0,9 1,8 Malmö Högskola 2010-11-11 19,5 19 BTH 2007-06-11 13,8 27,8 2010 (procent) Stockholm 2007 OArekommendation 3,4 Under 2010 parallellpublicerades 39 artiklar vid UmU av 1 635, vilket gör 2,4%. Kommentar från Chalmers: Tittar man på 2010 så är det ca 10 % som finns som Open Access. Inte så mycket med andra ord. Vi insåg ganska snart att forskarna inte är så entusiastiska, därför tar vi hand om hela processen. Vi ber forskarna skicka in en författarversion till oss, så kollar vi förlagets policy, eventuell embargoperiod, skapar försättsblad om nödvändigt och laddar upp fulltexten. Av de där 10 procenten har merparten tillkommit efter att vi startade denna support. Tittar man på 2009 så är det ca 1,5 % som finns om OA, så man kan ändå se en effekt. Även internationella studier visar på 10 15 % parallellpublicerade artiklar vid lärosäten som har ett beslut om obligatorisk parallellpublicering. Inte bara policybeslut utan även personalresurser och ambitionsnivå (för information, marknadsföring och support) och har stor betydelse för publiceringsgraden. Vid Medicinska fakulteten i Lund arbetar man mycket aktivt med att få in artiklarna från forskarna, alla som får artiklar registrerade i PubMed kontaktas via mejl. Arbetet med detta (import, kontakter, kontroll, support, komplettering, publicering) tar cirka 40-50 timmar per månad. Man brukar få in filer (artiklar) från ca 20-25 % av dem man kontaktar. Det är rimligt att anta att tidsåtgången blir ungefär den samma här (Medfak i Lund publicerar ungefär lika många peer-review artiklar som hela UmU). För att nå en publiceringsgrad på 20-25% för UmU så blir merarbetet (kontakt, kontroll, support m.m.) för UB uppskattningsvis 400 timmar/år. Om publiceringsgraden ökar så ökar förmodligen arbetet för UB. Tiden för support lär minska efterhand till de forskare som blir vana användare av DiVA för publicering, men nya användare med behov av support lär tillkomma. Arbetet med marknadsföring, information och personlig kontakt för att försöka få in icke-användare i systemet lär också finnas kvar under överskådlig tid. För den enskilde forskaren tillkommer arbetet med att deponera en kopia av publicerade artiklar i DiVA. Obligatorisk registrering och arkivering av examensarbeten, allmänna kommentarer Endast en mindre del av de examensarbeten som godkänns vid Umeå universitet läggs idag in i DiVA. Det är bara Handelshögskolan vid Umeå universitet som har det som obligatorium, i övrigt så sker det på frivillig väg. 4
Sid 5 (5) Obligatorisk registrering av examensarbeten i DiVA innebär en samlad ingång till samtliga examensarbeten producerade vid UmU. Uppsatser som fulltextpubliceras i UmUs DiVA synliggörs även i den nationella databasen Uppsök och blir då sökbara tillsammans med examensarbeten från andra högskolor. Referensgruppen för DiVA tycker (VT-2011) att ett naturligt första steg vore obligatorisk registrering av examensarbeten i DiVA. Genom förbättringar i DiVA som infördes i maj 2011 så finns det nu möjlighet att även använda DiVA som arkiv för uppsatser som inte ska fulltextpubliceras. Förslaget blir därför: Obligatorisk registrering och arkivering av examensarbeten i DiVA. Fulltextpublicering av arbetet är det sedan upptill respektive fakultet eller institution att besluta om. Uppsatser som inte fulltextpubliceras ligger i systemet och är åtkomliga endast för den enskilde studenten och för DiVA-administratörer på UB och institutionerna via CAS- inloggning- Alternativt kan även fulltextpublicering av examensarbeten vara obligatorisk, vilket är det vanliga vid de lärosäten som tagit centrala beslut om e-publicering av examensarbeten. SLU, KTH och en några av de mindre lärosätena har centrala beslut obligatorisk registrering och publicering. Lund har beslut på fakultetsnivå. Referensgruppen tycker att obligatorisk fulltextpublicering kan komma som ett senare andra steg. Undantag från ett obligatorium kommer alltid behövas av olika anledningar (sekretess, rättighetsskäl m.m.) och fattas lämpligen på institutionsnivå. Obligatorisk registrering och arkivering av examensarbeten, konsekvensanalys Ett ökat synliggörande av examensarbeten borde enbart vara till fördel för universitetet. Det har också ett pedagogiskt värde för studenter och handledare i det pågående examensarbetet. I kommande nationella kvalitetssäkringar av högre utbildning kommer studenternas självständiga arbeten att vara föremål för granskning, det är då till nytta för berörda administratörer om man enkelt kan ta fram kompletta listor över gjorda examensarbeten och även de fullständiga uppsatserna. Plagiatkontroll underlättas också, via Urkund eller andra system. För administratörer och examinatorer på institutionerna tillkommer arbetet med att se till att studenterna lägger in examensarbetet i DiVA och kontrollera att det är rätt version som lagts in. För UBs del lär det innebära utökad information och support till studenter, administratörer och examinatorer. Det är svårt att exakt uppskatta merarbetet för biblioteket, men några hundra timmar per år blir det sannolikt. 5