Extra nyhetsbrev från Kanslistöd juni 2007 Innehållsförteckning Störningar på Kyrknätet fredag 15 juni... 2 Kyrkostyrelsens beslut om Organisationsregistret... 2 KBOK2003... 3 Rapportöversynen är äntligen genomförd!... 3 Vad är ändrat?... 3 Ny logotyp... 3 Sorteringsordning... 3 Nya namn och beskrivningar... 3 Större ändringar i rapporter... 3 Nya rapporter... 3 Om Kanslistöd... 4 Kanslistöds ordinarie öppettider... 4 Särskilda öppettider under perioden 3 juli 4 augusti 2007... 4 Bemanning under sommaren... 4 Vilka har fått e-postmeddelande om detta brev... 5 Extra nyhetsbrev juni 2007 från Kanslistöd Sida 1
Störningar på Kyrknätet fredag 15 juni Fredagen den 15 juni 2007 drabbades Kyrknätet av störningar som innebar att flera centrala systemresurser var otillgängliga för många användare. Orsaken var att problem uppstod vid underhållsarbeten som Telia utförde. För vissa användare var det inte möjligt att ansluta till kyrknätet under större delen av fredagen. Mer detaljerad information samt aktuell driftsinformation finns på http://internwww.svenskakyrkan.se. Kyrkostyrelsens beslut om Organisationsregistret Den 1 juli 2007 träder en ny bestämmelse i kraft, Kyrkostyrelsens beslut om Organisationsregistret, SvKB 2007:2. Den nya bestämmelsen medför följande förändringar: Registreringen av begravnings- och kyrkoavgifter ska från 2008-års avgifter utföras i KOB. Ordningen att registrera avgifterna i Organisationsregistret upphör därmed. För detaljer se, Kyrkostyrelsens beslut om registrering av kyrkoavgift och begravningsavgift, SvKB 2007:1. KOB kommer med mer information inför avgiftsregistreringen. Församlingar som inte ingår i en samfällighet, samfälligheter och stift ska registrera anställda präster och diakoner i Organisationsregistret. (SvKB 2007:2, 3 g)). Stift ska registrera behöriga präster och diakoner, datum för vigning eller behörighetsförklaring, samt övriga uppgifter av betydelse för stiftens tillsyn. (SvKB 2007:2, 3 f) och h)). Dessutom innebär SvKB 2007:2 följande: Det är kyrkorådet som har ansvaret för att registreringar i Organisationsregistret utförs i en församling som inte ingår i en samfällighet och kyrkonämnden i en samfällighet. Samfälligheten ansvarar även för församlingar som ingår i samfälligheten men kan uppdra åt församlingar att själva sköta registreringen. I stift är ansvaret stiftsstyrelsens. (SvKB 2007:2, 4 ). Församlingar som inte ingår i en samfällighet, samfälligheter och stift ska registrera de personer som ingår i styrelserna, dvs. förtroendevalda i kyrkoråden, kyrkonämnderna och stiftsstyrelserna. (SvKB 2007:2, 3 d)). Det ska framgå hur och av vem församlingens, samfällighetens och stiftens firma tecknas om firman inte tecknas av styrelsen i dess helhet. (SvKB 2007:2, 3 e)). SvKB 2007:1 och SvKB 2007:2 finns på http://www.svenskakyrkan.se/kyrkoordningen Svenska kyrkans bestämmelser. Extra nyhetsbrev juni 2007 från Kanslistöd Sida 2
KBOK2003 Rapportöversynen är äntligen genomförd! Under kvällen torsdagen den 14 juni, produktionssattes de uppdaterade rapporterna i Kbok2003. Vad är ändrat? Ny logotyp Alla rapporter har fått den nya logotypen. Sorteringsordning Rapporter som innehåller namn, adress och födelsedatum är sorterade på mellannamn, därefter efternamn. Rapporter som innehåller fullständigt personnummer sorteras på personnummer Namn- och adresslista med dop- eller konfirmationsuppgift är sorterade på dopeller konfirmationsdatum, inom dop- eller konfirmationsdatum på namn. Rapporter i verksamhetsregistret som skrivs ut från en grupp som innehåller funktionerna ledare, deltagare, köende skrivs ut med ledaren först, därefter deltagare och sist köende. Deltagarna sorteras på mellannamn, därefter efternamn. Den rapport som innehåller personnummer sorteras på personnummer oavsett funktionstyp. Nya namn och beskrivningar Några rapporter har fått nya namn och beskrivningar för att ni användare lättare ska förstå vad det är som kommer att skrivas ut på rapporten. Rapporten Anmälan inträde barn heter numer Meddelande om inträde barn. Beslutsunderlag 17 år heter numer Information inför 18- årsdagen. Större ändringar i rapporter Blanketterna för kyrkliga handlingar har fått en förklarande text upp i högra hörnet. Där skrivs numer Blanketten åter till xx församling ut. XX församling är lika med den församling som tagit ut blanketten, dvs. uppdragsförsamlingen. Rapporten förfrågan om tillhörighet för både barn och vuxna har fått nytt utseende. Rapporten består nu av två sidor, ett följebrev och ett svars brev. Texten på dopinbjudan. Rapporterna Meddelande om inträde barn, Förfrågan om medlemskap barn, Upptagandebevis och Utträdesbevis upplyser om att man kan finnas i kyrkobokföringsregistret som antecknad. Nya rapporter Försättsblad till arkiveringslista sorterad på handlingsdatum: skrivs ut från fliken sökning i ministerialboken. Listan skrivs ut i samma ordning som arkiveringslista. Listan kan användas för att få en överblick över vilka poster som finns i respektive ministerialbok. (Tyvärr avslutas utskriften av denna rapport med en tom sida, vi arbetar med att lösa problemet.) Försättsblad till arkiveringslista sorterad på namn: skrivs ut från fliken sökning i ministerialboken. Listan skrivs ut sorterad på namn. Listan kan användas för att Extra nyhetsbrev juni 2007 från Kanslistöd Sida 3
få en överblick över vilka poster som finns i respektive ministerialbok. (Tyvärr avslutas utskriften av denna rapport med en tom sida, vi arbetar med att lösa problemet.) Medlemsbevis på engelska: skrivs ut från personakten och från sök person. Registerutdrag på engelska: skrivs ut från personakten, endast kyrkotillhörighetsregistret. Namn- och adresslista: skrivs ut från sök person. Innehåller namn och adress på personerna Namn- och adresslista: skrivs ut från verksamhetsgrupp. Innehåller namn och adress på personerna. Om Kanslistöd På Kanslistöds telefonnummer 018-16 97 00 svarar just nu fem medarbetare på frågor som rör Svenska kyrkans gemensamma administrativa system, t ex Kyrknätet, Kyrkobokföring, Organisationsregistret och Kyrkkontot. Vi svarar både på teknik- och regelverksfrågor: Tomas Vigebjörk, Linnea Edlund, Elisabet Andersson, Oscar Björnhag och på deltid Monica Jansson. Två nya medarbetare introduceras nämligen Ann-Cecile Björklund och Mikael Dahl. Mikael Boman är samordnare. Se även vår hemsida http://www.kyrknatet.se/support Kanslistöds ordinarie öppettider Mån-tors 9-12 samt 13-15 Fre 9-12 Dag före helgdag öppet 9-12 Helgdagar stängt Särskilda öppettider under perioden 3 juli 4 augusti 2007 Telefontid 9-12, eftermiddagarna ägnar vi åt inkomna ärenden via e-post och fax så att ni får era svar så fort som möjligt. Bemanning under sommaren Kanslistöd har öppet hela sommaren, och vi svarar på både telefon och e-post. Dock är beredskapen att hantera vissa typer av frågor lägre. Det handlar t.ex. om ärenden där systemförvaltningsorganisationen och leverantören Infodata, behöver agera för att utföra åtgärder. Exempel på sådana ärenden är när felregistrering gjorts i applikationen och rättelse inte kan ske via Kbok2003, utan måste rättas/åtgärdas på annat sätt. Ärenden som vi inte kan lösa under semesterperioden tar vi ändå emot, och vi återkommer då till er när ordinarie bemanning finns på plats. Extra nyhetsbrev juni 2007 från Kanslistöd Sida 4
Vilka har fått e-postmeddelande om detta brev Vi har använt oss av organisationsregistret för att göra detta utskick. Utskicket går alltså till alla stift, samfälligheter och församlingar som har lagt in sin e- postadress i Organisationsregistret. Utskicket går även till sändlistorna för Sakkunniga i kyrkobokföringsfrågor samt Kontaktperson IT som registrerat sin e- postadress i Organisationsregistret. Ni hittar Nyhetsbreven på den här sidan http://www.kyrknatet.se/support under länken Nyhetsbrev. Extra nyhetsbrev juni 2007 från Kanslistöd Sida 5