Miljö- och hälsoskyddsnämnden

Kallelse/Underrättelse 1 (1) 2019-01-30 Ledamöter/ersättare Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen Birgit Stalpi, 0340-882 67 Beslutsorgan Miljö- och hälsoskyddsnämnden Tid Måndagen den 4 februari 2019. Utbildning kl. 09.00-12.00 i Kommunhus A, sal A1 (Förbeställd lunch (till 16 st.) i Folkets Hus Varberg kl. 12.05-12.55 meddela om ni ska ha specialkost/ inte ha lunch till mailadress: ) Nämndens sammanträde börjar kl: 13.30-. Plats Sammanträdeslokal A1 i Kommunhus A. Ärenden 1. Val av justerare. 2. Anmälan av ev. övriga ärenden. 3. Anmälan om ev. jäv. Informationsärenden/beslutsärenden 4. Information nya medarbetare 5. Meddelanden, information rapporter från nämndens ledamöter och ersättare. 6. Inbjudningar kurser/konferenser. 7. Delegeringsbeslut. 8. Intern redovisning förvaltningen redovisar. 9. Meddelande, information om beslut. 10. Delegerade arbetsmiljöuppgifter till miljö- och hälsoskyddschef och stf. miljö- och hälsoskyddschef 11. Sammanträdestider för arbetsutskottet 2019 12. Årsredovisning för miljö- och hälsoskydds-nämnden 2018. Remissärenden 13. Yttrande över förslag till policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management. 14. Yttrande över motion om att uppnå en god havsmiljö. 15. Yttrande över motion om att bevara Himleån för framtiden. Karl Gunnar Svensson Ordförande Birgit Stalpi Sekreterare POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER. E-POSTADRESS Drottninggatan 17 0340-880 00 212000-1249 mhn@varberg.se Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen TELEFAX WEBBPLATS 432 80 Varberg 0340-69 70 55 www.varberg.se

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 2-20 MHN Dnr 2019-000013 Intern redovisning förvaltningen redovisar Förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar 1. noterar i protokollet att miljö- och hälsoskyddsinspektör Kristin Turesson och Livsmedelsinspektör Julia Dahlberg presenterar sig vid nämndens sammanträde. Beskrivning av ärendet Miljö- och hälsoskyddsinspektör Kristin Turesson och Livsmedelsinspektör Julia Dahlberg kommer till nämndens sammanträde och presenterar sig. Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 3 MHN Dnr 2019-000010 Meddelande, information rapporter från nämndens ledamöter och ersättare Arbetsutskottets förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar 1. att nämndens ledamöter och ersättare kontinuerligt ska redovisa från kurser/konferenser och uppdrag som man deltagit i som representant för nämnden. Beskrivning av ärendet Miljö- och hälsoskyddsnämndens har under tidigare mandatperioder haft ett beslut om att nämndens ledamöter och ersättare kontinuerligt ska redovisa från kurser/konferenser och uppdrag som man deltagit i som representant för nämnden. Beslutsunderlag Miljö- och hälsoskyddsnämndens arbetsutskotts protokoll från den 21 januari 1. Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 4 MHN Dnr 2019-000011 Information om inbjudningar till kurser/konferenser Arbetsutskottets förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar 1. erbjuda samtliga ledamöter och ersättare att åka på konferensen grundutbildning för förtroendevalda i miljö- och hälsoskyddsnämnderna i Halland den 7-8 mars 2019, Varbergs stadshotell. Anmälan senast vid nämndens sammanträde den 4 februari. Beskrivning av ärendet Ordförande Karl Gunnar Svensson (KD) informerar om att det inkommit en inbjudning som vänder sig till nämndens ledamöter/ersättare. Miljösamverkan Halland inbjuder till grundutbildning för förtroendevalda i miljö- och hälsoskyddsnämnderna i Halland den 7-8 mars 2019, Varbergs stadshotell. Beslutsunderlag Miljö- och hälsoskyddsnämndens arbetsutskotts protokoll från den 21 januari 2. Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

GRUNDUTBILDNING FÖR FÖRTROENDEVALDA I MILJÖ- OOH HÄLSOSKYDDSNÄMNDERNA 7-8 MARS 2019 I VARBERG Vad innebär det att sitta i en myndighetsnämnd? Utbildningen börjar med en introduktion till juridiken, hur författningar kommer till, olika typer av författningar samt skillnad mellan svenska lagar och rättsakter från EU. Därefter står miljönämndens roll och uppdrag i fokus, och vi kommer att beröra rollfördelningen mellan politiker och tjänstemän och mellan nämnden och den övriga kommunen. Det är viktigt att vara medveten om skillnaden mellan juridik och politik. Andra dagen går vi igenom grunderna till nämndens tillsynsansvar enligt miljöbalken och kontrollansvar enligt livsmedelslagstiftningen och grunderna i dessa lagstiftningar. Vad innebär den lagstadgade tillsynen/kontrollen, vilka rättsliga verktyg har nämnden och vilka är de olika instanserna. Detta är några exempel på de frågor som kommer att diskuteras under dessa två dagar. UTBILDARE: Jenny Hagesjö, Juristbyrån Maude AB: Jenny har bred erfarenhet av kommunal förvaltning och myndighetsjuridik då hon under lång tid arbetat som jurist vid kommun och domstol. Jenny är väl insatt i de frågeställningar som förekommer på ett miljökontor och vid nämndsammanträden, både utifrån miljörätt och förvaltningsjuridik. Hon har under senare tid på uppdrag av olika kommuner bl.a. ägnat sig åt rådgivning, processer och utbildning. Pia Gustafsson, Göteborgs miljöförvaltning, Pia arbetar som enhetschef på Avdelningen för livsmedelskontroll sedan 2010. Hon ingår i Livssamverkan som är en nationell samordningsgrupp för att stötta och spela in synpunkter till Livsmedelsverket. Hon är också SKL:s representant för kommunerna vid planering och utvärderingar av Sante F revisioner. Pia har innan dess arbetat som miljö- och hälsoskyddsinspektör i Göteborg och Kungälv. MÅLGRUPP: Ordinarie och ersättare i kommunernas Miljö och hälsoskyddsnämnder eller motsvarande.

TID: 7-8 mars 2019 Konferensen startar den 7 mars klockan 09:00 och avslutas den 8 mars klockan 16:00 PLATS: Varbergs Stadshotell, Kungsgatan 24-26, Varberg. Vägbeskrivning till Varbergs Stadshotell KOSTNAD: 1 350 kr exklusive moms. I konferenskostnaden ingår förmiddagsfika, lunch och eftermiddagsfika båda dagarna samt middag på kvällen den 7 mars. Respektive politikers huvudman står för konferensavgift och eventuell arvodeskostnad vid deltagande på konferensen. EV. LOGI BOKAS OCH BETALAS PÅ EGEN HAND. Förbokade rum finns på Varbergs Stadshotell fram till den 5 februari, sedan släpps rummen. OBS: Logi på Varbergs Stadshotell ingår inte i deltagaravgiften. Alla bokningar, avbokningar, ändringar och betalning av logi görs direkt via hotellet. Vid bokning ange bokningsnummer 29479 för att få Region Hallands avtalade pris. Bokning görs via telefon 0340-69 01 15, alternativt via e- post: konferens@varbergsstadshotell.com ANMÄLAN: Anmälan gör du här senast den 5 februari 2019 Anmälan är bindande efter sista anmälningsdatum, med hela konferensavgiften. Givetvis går det bra att överlåta platsen till en kollega, om du får förhinder. Bekräftelse skickas ut via e post efter sista anmälningsdag. INFORMATION: Frågor om anmälan och annat av praktisk art besvaras av Siv Agerhem, tfn 070-204 67 53 e post siv.agerhem@regionhalland.se Frågor om innehållet besvaras av Teres Heidermark, tfn 072-562 48 45, e post teres.heidermark@regionhalland.se VÄLKOMNA!

PROGRAM TORSDAGEN 7 MARS 8.30-9.00 INCHECKNING - Fika med smörgås och mingel 9.00-9.10 VÄLKOMNA! 9.10-9.20 GENOMGÅNG AV PROGRAM OCH BAKGRUND 9.20-10.15 GRUNDLÄGGANDE JURIDIK Viktiga lagar utifrån en ledamots perspektiv. Vad styr nämndens uppgifter. Juridiken kring ärendehandläggning och sakfrågor. Därutöver en genomgång av källor till rätten och hur de förhåller sig till varandra. Till detta kopplas frågeställningar som deltagarna får diskutera i grupp. 10.15-10.45 PAUS 10:45-11:30 NÄMNDSAMMANTRÄDET Genomgång av vad som styr sammanträdet, såsom ersättares tjänstgöring, beslutsförhet och utomståendes närvaro. Till detta kopplas frågeställningar som deltagarna får diskutera i grupp. 11:30-12:15 RÄTTSLIGA FÖRUTSÄTTNINGAR VID MYNDIGHETSUTÖVNING OCH I NÄMNDENS ARBETE Utgångspunkten, att den offentliga makten utövas under lagarna. Vad kan uppdraget att sitta i en myndighetsnämnd innebära bl.a. utifrån att nämnden hanterar olika typer att frågor. Skillnad på juridik och politik. Nämndens förhållande till andra instanser i kommunen. Ledamoten och tjänstepersonens roll och ansvar. Media Delegering Avgiftsfinansierat eller skattefinansierat Till detta kopplas frågeställningar som deltagarna får diskutera i grupp. 12.15-13.15 LUNCH 13:15-14:30 FORTSÄTTNING PÅ RÄTTSLIGA FÖRUTSÄTTNINGAR 14:30-15:00 FIKA 15:00-16:20 FÖRVALTNINGSRÄTT M.M. Vad utgör jäv och vad är en muta och hur ska detta hanteras. Offentlighet och sekretess däribland frågeställning kring när nämndens handlingar blir allmänna och hantering av e-post. Personuppgiftsbehandlingar i nämnden. Till detta kopplas frågeställningar som deltagarna får diskutera i grupp. 16.20-16.30 AVSLUTNING 17.30-18.30 MINGEL INNAN MIDDAG - Knyt nya kontakter 18.30 - GEMENSAM KONFRENSMIDDAG

7.30-8.00 MINGEL 8.00-8.15 VÄLKOMNA! PROGRAM FREDAGEN 8 MARS 8.15 9.30 MILJÖRÄTT Grunderna i miljöbalken. Miljöbalkens mål och tillämpningsområde samt allmänna hänsynsregler. Miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd samt nämndens tillsynsansvar, prövning anmälan och tillstånd. Förutsättningar för att bedriva tillsyn och de olika stegen i tillsynen samt straffbestämmelser och miljösanktionsavgift. Vem gör vad. Till detta kopplas frågeställningar som deltagarna får diskutera i grupp. 9.30 10.00 FIKA 10.00 12.00 LIVSMEDELSLAGSTIFTNINGEN Varför vi har livsmedelskontroll och hur vårt uppdrag ser ut. Livsmedelskedjan. Var lagstiftningen finns. Nya kontrollförordningen (625). Vad som ska kontrolleras. Riskklassning inklusive effektiv kontroll och erfarenhetsklassning. Hygien och redlighet. Hur en kontroll går till. Flexibiliteten i lagstiftningen vs råd och information. Rasff/klagomål, utbrott. Om lagstiftningen inte följs. Att planera och följa upp livsmedelskontroll, Nationell kontrollplan, Operativa mål, rapportering till SLV. Revisioner av livsmedelskontrollen. 12.00-13.00 LUNCH 13.00-14.30 GRUPPARBETE Med de frågeställningar som diskuterats under dessa dagar. 14.30-15.00 FIKA 15.00-15.20 GRUPPARBETE Med de frågeställningar som diskuterats under dessa dagar. 15.20-15.50 MILJÖSAMVERKAN HALLAND Syfte och mål - Det önskade läget. Vinsterna med att samverka. Om projekt och utbildningarna. 15.50-16.00 AVSLUTNING

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 5 MHN Dnr 2018-000113, 2019-000012 Delegeringsbeslut Förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar 1. godkänna redovisningen av delegeringsbeslut. Beskrivning av ärendet Miljö- och hälsoskyddsnämnden har överlåtet sin beslutanderätt till tjänstemän enligt en av miljö- och hälsoskyddsnämnden antagen delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till Miljö- och hälsoskyddsnämnden. Redovisningen innebär inte att Miljö- och hälsoskyddsnämnden får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen har upprättat en förteckning över delegeringsbeslut för den 16 november-31 december 2018. Beslutsunderlag Miljö- och hälsoskyddsnämndens arbetsutskotts protokoll från den 21 januari 3. Beslut: notera redovisningen av delegeringsbeslut. Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 6 MHN Dnr 2019-000013 Intern redovisning förvaltningen redovisar Förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar 1. notera miljö- och hälsoskyddschef Anders Berghs redovisning av arbetsutskottets utvalda delegeringsbeslut i protokollet. Beskrivning av ärendet Miljö- och hälsoskyddschef Anders Bergh ges möjlighet att under denna punkt redovisa/informera nämnden i olika frågor. Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslöt den 21 januari 2019 5 som ett led i nämndens interna kontroll att arbetsutskottet ska på sina sammanträden välja ut tre delegeringsbeslut som miljö- och hälsoskyddschefen ska redovisa på nästkommande nämndsammanträde. Beslutsunderlag Miljö- och hälsoskyddsnämndens arbetsutskotts protokoll från den 21 januari 4. Beslut: Miljö- och hälsoskyddsnämndens arbetsutskott beslutar att miljö- och hälsoskyddschef Anders Bergh ska på nämndens sammanträde redovisa följande delegeringsbeslut: 1. DB 2018-1697, Dnr 2018-003426, Beslut om anmälan om ledningsarbeten inom förorenad mark, styrd borrning under befintlig järnväg, Varbergstunneln,. 2. DB 2018-1699, Dnr 2018-002985, Föreläggande enligt miljöbalken, Herlins Lackering AB, fastigheten Svärdfisken 28. 3. DB 2016-1704, Dnr 2018-001258, Föreläggande enligt miljöbalken att inkomma med en åtgärdsplan för läckande borrhål samt åtgärda dessa, Villafönster Fastighets AB, fastigheten Drönaren 3. 4. DB 2018-1791, Dnr 2018-001598, Beslut om kompletterande mätningar gällande klagomål på buller, ESON PAC AB, fastigheten Veddige 6:60. Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 7 MHN Dnr 2019-000014 Meddelanden, information om beslut Dnr 2018-003365 Kommunfullmäktige har översänt protokollsutdrag: 173 Delårsrapport 2018 Dnr 2018-003366 178, Policy för informationssäkerhet samt riktlinjer för informationssäkerheten och lagring av digital information. Dnr 2018-003367 179, Kommunfullmäktiges sammanträdesdagar 2019. 266, Styrmodell för. Dnr 2019-000005 Dnr 2018-002037 269, Antagande av ortsutvecklingsstrategi, Framtida Hunnestad. Dnr 2018-000044 270, Antagande av avfallsplan och avfallsföreskrifter för Varbergs kommun. 273, Policy för reklam i det offentliga rummet. Dnr 2018-001617 Dnr 2018-003660 Kommunstyrelsens personalutskott har översänt protokollsutdrag: 70, förslag till prioriteringar i löneöversyn 2019. Dnr 2018-001658 Kommunstyrelsen har översänt protokollsutdrag: 222, Månadsrapport jan-oktober 2018 för. Dnr 2018-003128 Beslut från Länsstyrelsen i Hallands län Dnr 535-6246-18 Beslut enl. 11 kap 9 a om vattenverksamhet för att underhållsmuddra Stavder småbåtshamn. Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 8 MHN Dnr 2016-000384 Delegerade arbetsmiljöuppgifter till miljö- och hälsoskyddschef och stf. miljö- och hälsoskyddschef Arbetsutskottets förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar 1. delegera till miljö- och hälsoskyddschefen och stf. miljö- och hälsoskyddschef följande uppgifter inom arbetsmiljöområdet: - Förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. - Systematiskt leda, planera och årligen följa upp och sammanställa arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen. I detta ingår att leda förvaltningens samverkansgrupp, och att regelbundet följa arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen. - Skapa organisatoriska, fysiska och sociala förutsättningar för en god arbetsmiljö. I detta ingår bland annat att skapa möjligheter till samverkan och dialog mellan arbetsgivare och arbetstagare. - Se till att förvaltningarnas verksamheter bedriver ett välfungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljön ska regelbundet undersökas och riskbedömas. - Upprätta handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet. - Säkerställa att avdelnings- och enhetschefer fullgör sina arbetsmiljöuppgifter och att de har tillräcklig kompetens för sina uppgifter. I tillräcklig kompetens ingår att kunna använda de ITstödsystem (Adato, Lisa) som används inom kommunen. - Se till att förvaltningen följer kommunens riktlinjer om rehabilitering för kommunens medarbetare. Riktlinjerna innebär bland annat att man som chef ska agera tidigt. - Agera hälsofrämjande, och stimulera initiativ för att främja en god arbetsmiljö. - Åtgärda brister i arbetsmiljön inom givna delegationsbestämmelser, eller vidarebefordra frågan till nämnd. - Informera ersättare om ovanstående arbetsmiljöuppgifter vid planerad frånvaro (semester, tjänstledighet). Beskrivning av ärendet Personalkontoret har översänt ny delegation för chefers arbetsmiljöuppgifter. Med anledning av ett antal förändringar inom arbetsmiljöområdet behöver delegationen för chefer uppdateras och revideras. En förändring som påverkar delegationsordningen är att varje nämnd numera har det uttalade arbetsgivaransvaret inom arbetsmiljöområdet. Enligt Arbetsmiljölagen 3 kap. 2 är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållandena på arbetsplatsen. Arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att den anställde utsätts för ohälsa eller olycksfall i arbetet. Enligt arbetsmiljö- och Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 9 MHN (forts) Dnr 2016-000384 hälsopolicy ska kommunen med stöd av ett hälsofrämjande synsätt arbeta för att den anställde ska uppleva god arbetslivskvalitet. Den person som bäst kan överblicka verksamheten, både organisatoriskt och ekonomiskt, ska så långt som möjligt ansvara för de uppgifter som innebär att förebygga ohälsa och skador i arbetet. Med anledning av detta har nämnden delegerat följande uppgifter inom arbetsmiljöområdet till förvaltningschefen. Arbetsuppgifter arbetsmiljö Miljö- och hälsoskyddschefen och stf. miljö- och hälsoskyddschef ska inom sitt arbetsmiljöansvar utföra nedanstående arbetsmiljöarbetsuppgifter inom den förvaltning man är chef för: - Förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. - Systematiskt leda, planera och årligen följa upp och sammanställa arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen. I detta ingår att leda förvaltningens samverkansgrupp, och att regelbundet följa arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen. - Skapa organisatoriska, fysiska och sociala förutsättningar för en god arbetsmiljö. I detta ingår bland annat att skapa möjligheter till samverkan och dialog mellan arbetsgivare och arbetstagare. - Se till att förvaltningarnas verksamheter bedriver ett välfungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljön ska regelbundet undersökas och riskbedömas. - Upprätta handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet. - Säkerställa att avdelnings- och enhetschefer fullgör sina arbetsmiljöuppgifter och att de har tillräcklig kompetens för sina uppgifter. I tillräcklig kompetens ingår att kunna använda de ITstödsystem (Adato, Lisa) som används inom kommunen. - Se till att förvaltningen följer kommunens riktlinjer om rehabilitering för kommunens medarbetare. Riktlinjerna innebär bland annat att man som chef ska agera tidigt. - Agera hälsofrämjande, och stimulera initiativ för att främja en god arbetsmiljö. - Åtgärda brister i arbetsmiljön inom givna delegationsbestämmelser, eller vidarebefordra frågan till nämnd. - Informera ersättare om ovanstående arbetsmiljöuppgifter vid planerad frånvaro (semester, tjänstledighet). Kunskapskrav För att kunna ta ansvar för, och genomföra, de delegerade arbetsmiljöuppgifterna krävs att miljö- och hälsoskyddschefen och stf. miljö- och hälsoskyddschef har goda kunskaper om: - Aktuella allmänna författningar, regler och avtal som avser arbete och arbetsmiljö - s samverkansavtal - s arbetsmiljö- och hälsopolicy - Hur rehabiliteringsarbetet bedrivs inom förvaltningen - Hur systematiskt arbetsmiljöarbete fungerar och hur det bedrivs i organisationen Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 10 MHN (forts) Dnr 2016-000384 - Hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning - Hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling Miljö- och hälsoskyddschefen och stf. miljö- och hälsoskyddschef ska till nämnden returnera varje enskild arbetsmiljöuppgift för vilken miljö- och hälsoskyddschefen och stf. miljö- och hälsoskyddschef saknar befogenhet och/eller resurser för att vidta åtgärder. Beslutsunderlag Miljö- och hälsoskyddsnämndens arbetsutskotts protokoll från den 21 januari 6. Prot. utdrag: Kommunkansliet, Personalkontoret. Miljö- och hälsoskyddschef A Bergh och Stf. förvaltningschef J Karlsson Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 11 MHN Dnr 2018-002265 Sammanträdestider samt utbildningstillfällen för nämnden och arbetsutskottet 2019 Förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar 1. notera arbetsutskottets beslut i protokollet Beskrivning av ärendet Miljö- och hälsoskyddsnämndens arbetsutskott har antagit förslag till sammanträdestider för 2019. Arbetsutskottets sammanträde kl. 13.30- Nämndens sammanträde kl. 13.30- Utbildning för nämndens ledamöter /ersättare *21 jan. kl. 09.00 21 jan kl. 09.15-12:00 21 jan 4 feb. 4 feb. kl. 09.00-12.00 4 mars 18 mars 18 mars kl. 09.00-12.00 15 april 29 april 27 maj 10 juni 19 augusti 2 sep. 7 oktober 21 okt. 25 november 9 dec. Beslutsunderlag Miljö- och hälsoskyddsnämndens arbetsutskotts protokoll från den 21 januari 7. Beslut: anta förslag till sammanträdestider för arbetsutskottet 2019. Prot. utdrag: Kommunkansliet, Personalkontoret. Miljö- och hälsoskyddschef A Bergh och Stf. förvaltningschef J Karlsson Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 12 MHN Dnr 2019-000036 Årsredovisning för miljö- och hälsoskyddsnämnden 2018 Arbetsutskottets förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar 1. godkänna årsredovisningen för 2018. Beskrivning av ärendet Miljö- och hälsoskyddsnämnden är en tillsynsmyndighet med uppgift att bedriva tillsyn enligt en rad lagar och förordningar, främst livsmedelslagen och miljöbalken. Förvaltningens arbete kan förenklat indelas i tre olika delar; Periodisk tillsyn är inspektioner/kontroller som initieras av oss själva. Alla större verksamheter ska inspekteras med en intervall om ett till tre år. Löpande tillsyn innebär handläggning av ärenden som initieras utifrån. Det kan vara ansökningar om tillstånd eller godkännande, formella anmälningar om nya verksamheter eller klagomål av skilda slag. Övrig tillsyn är där vi genom upplysningsverksamhet, rådgivning och projekttillsyn ska verka för att alla berörda bland annat ska få förståelse för och insikt om gällande lagar, förordningar och föreskrifter inom verksamhetsområdet. Verksamheten en sammanfattning Året har präglats av en viss oklarhet och dynamik. Ordinarie förvaltningschef har under hela året fungerat som ställföreträdande förvaltningschef på stadsbyggnadskontoret. Det dröjde ända fram till september innan det blev klart att ställföreträdande förvaltningschef på miljö- och hälsoskyddskontoret tillträdde som ordinarie förvaltningschef. Funktionen som biträdande/ställföreträdande chef vid sidan om ordinarie chef var obemannad fram till oktober. Det har också skett en stor personalomsättning bland handläggare då 4 tillsvidare anställda sade upp sig under året. Det råder stora svårigheter att rekrytera ny personal med arbetslivserfarenhet inom yrket. Strategin för rekrytering får därför riktas in på nyutexaminerade. Dessa kräver vanligtvis en längre inskolning på arbetsplatsen. Inskolningen tar också tid i anspråk från redan anställda. Vi har även valt att genomföra intern omflyttning av personal mellan enheter för att klara nyckelfunktioner. Totalt slutar därför året med ett personalunderskott på ca 36 månader för hela året sett till hela förvaltningen. I december månad 2018 var åter alla ordinarie tjänster besatta via tillsvidare anställningar. I slutet av januari 2019 kommer den sist anställda att påbörja sin tjänstgöring. Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 13 MHN (forts) Dnr 2019-000036 Förvaltningen har forcerats till en kraftsamling kring hantering av diarieföring och ärendehantering i våra fysiska och digitala system då vi ingår i ett kommunalt pilotprojekt för e-arkiv samt också inför en planerad övergång till en version av vårt ärendehanteringssystem ECOS. Trots detta har förvaltningen efter omprioritering klarat 100 % av den tillsyn där årlig tillsynsavgift tas ut. Den lagstyrda handläggningen av anmälnings- och tillståndsärenden har också med få undantag klarats av inom givna tidsramar. Förvaltningen har också varit en aktiv part i kommunens arbete med förbättrad samhällsbyggnadsprocess. Vi har även aktivt deltagit i kommunens Visionsarbete som varit intensivt under hösten. Vi har aktivt deltagit i det kommunala arbetet för ett förbättrat företagsklimat. Betyget från företagen i enkäten Insikt var högt. Vi fick också den förvaltning som fick bäst betyg när våra centralpolitiker under 2017-2018 var ute och träffade företrädare för företag i Varberg. Arbetet kring stadsutvecklingsprojektet har under året accelererat och förvaltningen har hanterat ett flertal anmälningsärenden både avseende förberedelser för järnvägsprojektet samt för området Västerport. Arbetet kring projekt Renen samt den f.d. deponin vid Lassabacka har och tagit mycket tid i anspråk. Förvaltningen och nämnden har under året granskats av den kommunala revisonen under våren och också under hösten. Staten har även genomfört revision av vår tillsyn enligt livsmedelslagstiftningen genom representanter från Livsmedelsverket och länsstyrelsen. Även vår tillsyn enligt miljöbalken har granskats av staten via representanter från länsstyrelsen. Enligt vår bedömning riktades ingen allvarlig kritik vid någon av dessa revisioner. Samarbetet mellan och inom miljösamverkan Halland och miljösamverkan Västra Götaland har ytterligare fördjupats. Utöver tidigare beslutad projektplan har nu beslut fattats om en gemensam verksamhetsplan för de båda miljösamverkans organisationerna. Miljösamverkan mellan de organisationerna omfattar idag 57 kommuner samt länsstyrelserna i både Halland och Västra Götaland. Tillsammans driver de båda organisationerna förutom gemensamma projekt också chefssamarbete samt en var annat år återkommande 2 dagars seminarieevent på Lindholmen i Göteborg. Detta har rönt stor uppmärksamhet och fått mycket positiva omdömen runt om i miljösverige. Vid senaste tillfället deltog såväl Livsmedelsverket samt Naturvårdsverket med ett flertal representanter. Även representanter från miljösamverkan Skåne gästade. Vår förvaltning deltog bl.a. med en föredragshållare. Lagstiftningen som styr nämndens verksamhetsområde ställer krav på att överträdelser ska anmälas till åklagare utan särskild prövning s.k. ren verkställighet. Under 2018 anmäldes ett ärende avseende nedskräpning till polis/åklagarmyndigheten. Åtta av nämndens ärenden överklagades under året till länsstyrelsen. Tre gäller ärenden inom livsmedelstillsyn, två ärenden gäller grustäkter. Ett ärende berör industritillsyn, ett annat avser bostadsklagomål om lukt samt Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 14 MHN (forts) Dnr 2019-000036 ett tillsynsärende gällande lantbruk. Inget av dessa ärenden har behandlats färdigt hos länsstyrelsen. Tre tidigare ärenden från 2017 gällande överklagande av avgift för extra offentlig kontroll inom livsmedelsområdet samt två avseende Varbergs flygplats avgjordes varav två var till nämndens fördel och ett gällande flygplatsen återförvisades för fortsatt handläggning. Nyckeltal Antal inspektioner/periodisk tillsyn resp. inkomna ärenden/år År 2015 2016 2017 2018 Inspektioner 1440 1538 1234 1318 Ärenden 1576 1461 2172 3614 Summa 3016 2999 3406 4932 Expediering av beslut m.m. 2015 2016 2017 2018 Delegeringsbeslut 1227 1218 1330 1670 Nettokostnad myndighetsutövning per innevånare/år i Varberg År 2015 2016 2017 2018 Kostnad 147 kr 149kr 162kr 154kr Intäkterna täcker 48 procent av förvaltningens kostnader. Ekonomi Det ekonomiska resultatet för nämnd och förvaltning blev ett överskott gentemot budget på 1 551 tkr. Förvaltningen hade i förhållande till budget ca 150 tkr högre verksamhetskostnader men samtidigt ett överskott på personalkostnader på 1 844 tkr. Intäkter var väl i nivå med budget. Anledningen till de väsentligt lägre personalkostnaderna jämfört med budget orsakades av att chefslönerna var väsentligt lägre samt att flera handläggare slutade sin anställning. Det innebar att ca 36 tjänstemånader inte kunde tillsättas då det i dagsläget är svårt att rekrytera ny personal. Beslutsunderlag Miljö- och hälsoskyddsförvaltningens beslutsförslag från den 8 januari 2019. Miljö- och hälsoskyddsnämndens arbetsutskotts protokoll från den 21 januari 8. Prot. utdrag: Kommunfullmäktige Miljö- och hälsoskyddschef A Bergh Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 15 MHN Dnr 2018-003225 Yttrande över förslag till policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management Arbetsutskottets förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar 1. tillstyrka förslag till Policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management i. Beskrivning av ärendet växer kraftigt och kontinuerligt. Detta tillsammans med en ökad komplexitet i den verksamhet som levereras till invånare, näringsliv och besökare ställer allt högre krav på kommunorganisationen. För att kunna öka kärnverksamheternas möjlighet att effektivt och kvalitetssäkrat driva sin verksamhet behövs en god intern service som stöd och avlastning. Uppdraget att skriva fram riktlinjer kommer ur ett kommungemensamt generellt behov av tydlighet, transparens, effektivitet och enkelhet i arbetet med interna stödprocesser. Serviceförvaltningen m.fl. som levererar interna tjänster behöver tydlighet och enkelhet som leverantör, fackförvaltningarna behöver det som kunder/användare och kommunstyrelsen, KS, behöver det i sitt uppdrag med ledning- och samordning av kommunens arbete. Leveransen och utförandet av de interna tjänsterna/servicen eller Facility management, (FM), ska underlätta för organisationen att fortsätta leverera god kommunal service och myndighetsfunktion till invånare, näringsliv och besökare i Varbergs kommun. Under 2018 har arbete pågått med att ta fram Policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, FM, i. Projekt- /processledningen i framtagandet har delats mellan kommunstyrelsens förvaltning och serviceförvaltningen. Övriga förvaltningar har getts stor möjlighet till medverkan och påverkan i en referens-/projektgrupp bestående av förvaltningens representanter på motsvarande avdelningschefsnivå. För att lyfta kommunens arbete och underlätta jämförelser med och lärdomar från andra kommuner har även externt processtöd anlitats. Inför beslutsprocessen (Policy beslutas av kommunfullmäktige, riktlinjer av kommunstyrelsen) önskar kommunstyrelsen få samtliga nämnders och bolags ev. synpunkter angående bifogade handlingar; Policy respektive riktlinjer för Interna tjänsteleveranser, Facility Management, i Varbergs kommun. Övervägande Förvaltningen ställer sig överlag positiv till Policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management i. Det är viktigt att det klart framgår vad tjänsterna innehåller, vem som ansvarar för tjänsten samt hur de ska finansieras. Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2019-02-04 16 MHN (forts) Dnr 2018-003225 Det är också viktigt natt det kontinuerligt sker en översyn av innehållet i tjänstepaketet och att det kontinuerligt revideras utifrån teknikutveckling, lagförändringar och med hänsyn till kundernas förändrade behov och tjänstens nytta. Översyn och revidering av tjänsteinnehåll och finansieringsform ska följa budgetcykeln så att finansiella förändringar kan hanteras i budgetarbetet. Nämnden anser också att det är viktigt att kunderna inom kommunen ges möjlighet att lämna synpunkter vid tillämpningen. Det gäller särskilt i de fall de bedöms vara obligatoriska eller samordnade och att man kan anses vara berörd i någon väsentlig grad. Det kan också råda också en skillnad i utgångspunkt mellan stora och små förvaltningar när det t.ex. gäller utrymme för egen expertkompetens i steg 4 och behovet av Referens/Specialistgrupp. Nämnden vill också framföra att vi ser ett behov av att om möjligt utforma dokumentet så att det blir tydligare och enklare att förstå och ta till sig. Det är i sin nuvarande form något krångligt och svårläst. Beslutsunderlag Beslut Ks au 406 Policy för interna tjänsteleveranser, daterad 24 september 2018. Riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management, i Varbergs kommun, daterade 14 september 2018. Miljö- och hälsoskyddsförvaltningens beslutsförslag från den 8 januari 2019. Miljö- och hälsoskyddsnämndens arbetsutskotts protokoll från den 21 januari 9. Prot. utdrag: Kommunstyrelsens förvaltning, Miljö- och hälsoskyddschef A Bergh Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Beslutsförslag 1 (2) 2019-01-08 Dnr: 2018-003225 Miljö- och hälsoskyddsnämnden Kanslienheten Anders Bergh, 0340-88796 Yttrande över förslag till policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management Förslag till beslut Miljö och hälsoskyddsnämnden beslutar tillstyrka förslag till Policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management i Varbergs kommun. Beskrivning av ärendet växer kraftigt och kontinuerligt. Detta tillsammans med en ökad komplexitet i den verksamhet som levereras till invånare, näringsliv och besökare ställer allt högre krav på kommunorganisationen. För att kunna öka kärnverksamheternas möjlighet att effektivt och kvalitetssäkrat driva sin verksamhet behövs en god intern service som stöd och avlastning. Uppdraget att skriva fram riktlinjer kommer ur ett kommungemensamt generellt behov av tydlighet, transparens, effektivitet och enkelhet i arbetet med interna stödprocesser. Serviceförvaltningen m.fl. som levererar interna tjänster behöver tydlighet och enkelhet som leverantör, fackförvaltningarna behöver det som kunder/användare och kommunstyrelsen, KS, behöver det i sitt uppdrag med ledning- och samordning av kommunens arbete. Leveransen och utförandet av de interna tjänsterna/servicen eller Facility management, (FM), skall underlätta för organisationen att fortsätta leverera god kommunal service och myndighetsfunktion till invånare, näringsliv och besökare i. Under 2018 har arbete pågått med att ta fram Policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, FM, i. Projekt-/processledningen i framtagandet har delats mellan kommunstyrelsens förvaltning och serviceförvaltningen. Övriga förvaltningar har getts stor möjlighet till medverkan och påverkan i en referens-/projektgrupp bestående av förvaltningens representanter på motsvarande avdelningschefsnivå. För att lyfta kommunens arbete och underlätta jämförelser med och lärdomar från andra kommuner har även externt processtöd anlitats. Inför beslutsprocessen (Policy beslutas av kommunfullmäktige, riktlinjer av kommunstyrelsen) önskar kommunstyrelsen få samtliga nämnders och bolags ev. synpunkter angående bifogade handlingar; Policy respektive riktlinjer för Interna tjänsteleveranser, Facility Management, i. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER. E-POSTADRESS Drottninggatan 17 0340-880 00 212000-1249 mhn@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS 432 80 Varberg 0340-69 70 55 www.varberg.se

2 (2) Beslutsunderlag Beslut Ks au 406 Policy för interna tjänsteleveranser, daterad 24 september 2018. Riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management, i Varbergs kommun, daterade 14 september 2018. Övervägande Förvaltningen ställer sig överlag positiv till Policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management i. Det är viktigt att det klart framgår vad tjänsterna innehåller, vem som ansvarar för tjänsten samt hur de ska finansieras. Det är också viktigt natt det kontinuerligt sker en översyn av innehållet i tjänstepaketet och att det kontinuerligt revideras utifrån teknikutveckling, lagförändringar och med hänsyn till kundernas förändrade behov och tjänstens nytta. Översyn och revidering av tjänsteinnehåll och finansieringsform ska följa budgetcykeln så att finansiella förändringar kan hanteras i budgetarbetet. Nämnden anser också att det är viktigt att kunderna inom kommunen ges möjlighet att lämna synpunkter vid tillämpningen. Det gäller särskilt i de fall de bedöms vara obligatoriska eller samordnade och att man kan anses vara berörd i någon väsentlig grad. Det kan också råda också en skillnad i utgångspunkt mellan stora och små förvaltningar när det t.ex. gäller utrymme för egen expertkompetens i steg 4 och behovet av Referens/Specialistgrupp. Nämnden vill också framföra att vi ser ett behov av att om möjligt utforma dokumentet så att det blir tydligare och enklare att förstå och ta till sig. Det är i sin nuvarande form något krångligt och svårläst. MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDDSFÖRVALTNINGEN Anders Bergh Miljö- och hälsoskyddschef

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-10-02 5 Ks au 406 Dnr KS 2018/0489 Policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management Beslut Arbetsutskottet beslutar 1. policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility management, skickas på remiss till samtliga nämnder och bolag för yttrande. Beskrivning av ärendet Uppdraget att skriva fram riktlinjer kommer ur ett kommungemensamt generellt behov av tydlighet, transparens, effektivitet och enkelhet i arbetet med interna stödprocesser. Serviceförvaltningen med flera som levererar interna tjänster behöver tydlighet och enkelhet som leverantör, fackförvaltningarna behöver det som kunder/användare och kommunstyrelsen behöver det i sitt uppdrag med ledning och samordning av kommunens arbete. Riktlinjerna innehåller en beslutsmodell och en modell för urval av tjänsterna. Även om det idag till största delen är serviceförvaltningen som levererar interna tjänster så finns även andra delar av kommunen som ibland är leverantörer och riktlinjerna gäller därför alla interna tjänsteleveranser. Leveransen och utförandet av de interna tjänsterna/servicen eller Facility management ska underlätta för organisationen att fortsätta leverera god kommunal service och myndighetsfunktion till invånare, näringsliv och besökare i. Beslutsunderlag Beslutsförslag 13 september 2018. Policy för interna tjänsteleveranser, daterad 24 september 2018. Riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management, i Varbergs kommun, daterade 14 september 2018. Övervägande Projekt-/processledningen i framtagandet har delats mellan kommunstyrelsens förvaltning och serviceförvaltningen. Övriga förvaltningar har getts stor möjlighet till medverkan och påverkan i en referens-/projektgrupp bestående av förvaltningens representanter på Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-10-02 6 motsvarande avdelningschefsnivå. För att lyfta kommunens arbete och underlätta jämförelser med och lärdomar från andra kommuner har även externt processtöd anlitats. Tidigt i processen stod det klart att en förvaltningsförankrad referensgrupp inom IT-området måste startas parallellt för att komma vidare inom just detta område. Denna grupp har tillsammans med kommunens IT-avdelning arbetat fram och renodlat tjänstebeskrivningar på IT-området. Processen framåt innehåller återkommande möjlighet till revidering/uppdatering av tjänstepaketet. Utöver de ordinarie rutinerna med leveransöverenskommelser och kontaktvägar mellan serviceförvaltningen och förvaltningar så tillkommer ett forum med referens/specialistgrupper som en viktig kanal för interna service- och tjänstefrågor. Protokollsutdrag: Samtliga nämnder och bolag RVäst för kännedom Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

Remiss 1 (1) 2018-10-10 Dnr: 26TKS 2018/0489-1 På remiss till samtliga nämnder och bolag inom, samt utöver dessa till Räddningstjänst väst för kännedom Kommunkansliet Magnus Eriksson, 0340-697168 432 80 Varberg Begäran om yttrande Ärende Under 2018 har arbete pågått med att ta fram Policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management, i. Projekt- /processledningen i framtagandet har delats mellan kommunstyrelsens förvaltning och serviceförvaltningen. Övriga förvaltningar har getts stor möjlighet till medverkan och påverkan i en referens-/projektgrupp bestående av förvaltningens representanter på motsvarande avdelningschefsnivå. För att lyfta kommunens arbete och underlätta jämförelser med och lärdomar från andra kommuner har även externt processtöd anlitats. Inför beslutsprocessen (Policy beslutas av kommunfullmäktige, riktlinjer av kommunstyrelsen) önskar kommunstyrelsen få samtliga nämnders och bolags ev. synpunkter angående bifogade handlingar; Policy respektive riktlinjer för Interna tjänsteleveranser, Facility Management, i. Diarienummer KS 2018/0489-1 Yttrande senast 2019-01-10 Kommunkansliet Magnus Eriksson POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Engelbrektsgatan 15, 0340-880 00 212000-1249 ks@varberg.se Östra Vallgatan 12 (hiss) TELEFAX WEBBPLATS 432 80 Varberg 432 80 Varberg 0340-67 64 52 www.varberg.se

Policy för interna tjänsteleveranser, Facility management, i 2018-09-24 Interna tjänsteleveranser, Facility management, i skall kännetecknas av tydlighet, transparens, effektivitet och enkelhet. För att åstadkomma detta skall strukturen för interna tjänsteleveranser utformas i linje med följande beslutsmodell. I enlighet med beslutsmodellen skall sedan kommunstyrelsen ta fram, ansvara för och förvalta riktlinjer, vilka utöver beslutsmodellen även skall innehålla former och struktur för hur tjänsteleveranserna skall utformas. Riktlinjerna skall innehålla en urvalsmodell där variablerna obligatorisk eller valfri tjänst, finansieringsalternativ, tjänsteutformning samt leverans hanteras. Beslutsmodell för interna tjänsteleveranser, Facility management, i Modellprinciperna gäller generellt såväl kommunens nämnder som bolag, undantag kan dock förekomma baserat på lagstiftning och regler för kommunala bolag. Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige, KF, har mandatet att besluta om och fastslå modellens principer, inklusive kommunstyrelsens, KS, mandat att bestämma i KF:s ställe över de löpande besluten angående vad som skall vara obligatoriskt, samordnat och valbart. Kommunstyrelsen kommunstyrelsen har mandat, i sin roll att leda och samordna nämndernas arbete, att besluta om löpande val inom modellen; t.ex. om en tjänst skall vara valfri, samordnad eller t.o.m. obligatorisk samt vilken prismodell som skall tillämpas. Beslut fattas av KS efter samråd med SER. KS har möjlighet att löpande besluta om förändringar då behov uppstår. Servicenämnden Servicenämnden, SER, har från fullmäktige uppdraget att samordna och genomföra utförandet av de tjänster kommunens organisation efterfrågar och behöver. Beslut som handlar om tjänsteutformning, om egen leverans eller outsourcing av serviceförvaltningens tjänsteutbud, om val av entreprenör för utförande mm. beslutas av SER efter samråd med berörda förvaltningar. Vid potentiellt strategiska frågor, d.v.s. sådana som närmar sig vad som beskrivs under KS mandat, sker samråd med KS. I de fall där en tjänst beslutats av KS att vara valfri har SER rätt att göra en verksamhetsbedömning av förutsättningarna för att erbjuda eller att avstå från att erbjuda leverans av tjänsten.

Nämnder och bolag I de flesta fall är övriga nämnder och bolag beställare av tjänst då gäller normalt givna mallar och strukturer; d.v.s. tjänsteförteckningen skall tydligt presentera vad som är obligatoriskt, samordnat respektive valfritt samt vad som är påverkansbart genom t.ex. servicenivåer eller tillägg. I vissa fall är det även andra än SER som erbjuder interna tjänster och då gäller riktlinjerna dem på motsvarande sätt som SER. Nya behov av tjänster uppstår ofta i en taktisk eller operativ situation. I dessa fall kan frågan att behöva lyftas till nästa nivå beroende på strategisk höjd och eller komplexitet. I de fall en ny tjänst bedöms vara av engångskaraktär löses detta inom gängse upphandlingsstruktur, men om tjänsten bedöms betydande och återkommande så skall frågan lyftas till SER, för ev. fortsatt beslut av KS om ärendet så kräver. Referens / Specialistgrupper I enlighet med urvalsmodellen är en viktig gruppering de kommunövergripande Referens- /Specialistgrupper som finns för uppföljning och utformning av tjänster och paket. Initialt bedöms tre områden behöva egna grupper; IT / telefoni, Fastighet samt Kontorsarbetsplats. Dessa områden är förvaltningsöverskridande och breda. Förvaltningsunika behov behandlas i ordinarie leverantörs-/kundförhållande.

Riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management, i 2018-09-14 Bakgrund växer kraftigt och kontinuerligt. Detta tillsammans med en ökad komplexitet i den verksamhet som levereras till invånare, näringsliv och besökare ställer allt högre krav på kommunorganisationen. För att kunna öka kärnverksamheternas möjlighet att effektivt och kvalitetssäkrat driva sin verksamhet behövs en god intern service som stöd och avlastning. Uppdraget att skriva fram riktlinjer kommer ur ett kommungemensamt generellt behov av tydlighet, transparens, effektivitet och enkelhet i arbetet med interna stödprocesser. Serviceförvaltningen m.fl. som levererar interna tjänster behöver tydlighet och enkelhet som leverantör, fackförvaltningarna behöver det som kunder/användare och kommunstyrelsen, KS, behöver det i sitt uppdrag med ledning- och samordning av kommunens arbete. Leveransen och utförandet av de interna tjänsterna/servicen eller Facility management, FM, skall underlätta för organisationen att fortsätta leverera god kommunal service och myndighetsfunktion till invånare, näringsliv och besökare i. Processbeskrivning Projekt-/processledningen i framtagandet har delats mellan kommunstyrelsens förvaltning, KS och serviceförvaltningen, SER. Övriga förvaltningar har getts stor möjlighet till medverkan och påverkan i en referens-/projektgrupp bestående av förvaltningens representanter på motsvarande avdelningschefsnivå. För att lyfta kommunens arbete och underlätta jämförelser med och lärdomar från andra kommuner har även externt processtöd anlitats. Tidigt i processen stod det klart att en förvaltningsförankrad referensgrupp inom IT-området måste startas parallellt för att komma vidare inom just detta område. Denna grupp har tillsammans med kommunens IT-avdelning arbetat fram och renodlat tjänstebeskrivningar på IT -området. Processen framåt innehåller återkommande möjlighet till revidering/uppdatering av tjänstepaketet. Utöver de ordinarie rutinerna med leveransöverenskommelser och kontaktvägar mellan SER och förvaltningar så tillkommer ett forum med Referens/specialistgrupper som en viktig kanal för interna service- och tjänstefrågor.

Beslutsmodell för interna tjänsteleveranser, Facility management, i - Modellprinciperna gäller generellt såväl kommunens nämnder som bolag, undantag kan dock förekomma baserat på lagstiftning och regler för kommunala bolag. Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige, KF, har mandatet att besluta om och fastslå modellens principer, inklusive kommunstyrelsens, KS, mandat att bestämma i KF:s ställe över de löpande besluten angående vad som skall vara obligatoriskt, samordnat och valbart. Kommunstyrelsen kommunstyrelsen har mandat, i sin roll att leda och samordna nämndernas arbete, att besluta om löpande val inom modellen; t.ex. om en tjänst skall vara valfri, samordnad eller t.o.m. obligatorisk samt vilken prismodell som skall tillämpas. Beslut fattas av KS efter samråd med SER. KS har möjlighet att löpande besluta om förändringar då behov uppstår. Servicenämnden Servicenämnden, SER, har från fullmäktige uppdraget att samordna och genomföra utförandet av de tjänster kommunens organisation efterfrågar och behöver. Beslut som handlar om tjänsteutformning, om egen leverans eller outsourcing av serviceförvaltningens tjänsteutbud, om val av entreprenör för utförande mm. beslutas av SER efter samråd med berörda förvaltningar. Vid potentiellt strategiska frågor, d.v.s. sådana som närmar sig vad som beskrivs under KS mandat, sker samråd med KS. I de fall där en tjänst beslutats av KS att vara valfri har SER rätt att göra en verksamhetsbedömning av förutsättningarna för att erbjuda eller att avstå från att erbjuda leverans av tjänsten. Nämnder och bolag I de flesta fall är övriga nämnder och bolag beställare av tjänst då gäller normalt givna mallar och strukturer; d.v.s. tjänsteförteckningen skall tydligt presentera vad som är obligatoriskt, samordnat respektive valfritt samt vad som är påverkansbart genom t.ex. servicenivåer eller tillägg. I vissa fall är det även andra än SER som erbjuder interna tjänster och då gäller riktlinjerna dem på motsvarande sätt som SER. Nya behov av tjänster uppstår ofta i en taktisk eller operativ situation. I dessa fall kan frågan att behöva lyftas till nästa nivå beroende på strategisk höjd och eller komplexitet. I de fall en ny tjänst bedöms vara av engångskaraktär löses detta inom gängse upphandlingsstruktur, men om tjänsten bedöms betydande och återkommande så skall frågan lyftas till SER, för ev. fortsatt beslut av KS om ärendet så kräver. Referens / Specialistgrupper I enlighet med urvalsmodellen är en viktig gruppering de kommunövergripande Referens- /Specialistgrupper som finns för uppföljning och utformning av tjänster och paket. Initialt bedöms tre områden behöva egna grupper; IT / telefoni, Fastighet samt Kontorsarbetsplats. Dessa områden är förvaltningsöverskridande och breda. Förvaltningsunika behov behandlas i ordinarie leverantörs-/kundförhållande.

Urvalsmodell för interna tjänsteleveranser, Facility Management, i Vid utformning av en modell för interna tjänster så finns ett antal frågeställningar som bör hanteras. Tjänstemodeller hanterar val och alternativ inom områdena flexibilitet, utformning, beslutsapparat, finansiering och utförande. Genom att för varje del välja väg så gör matrisupplägget att vi renodlar något av den komplexitet som finns och vi minskar risken att blanda samman t.ex. tjänsteform, urval och finansieringsformer. Modellmatrisen i Varberg anger: Om tjänsten är obligatorisk, samordnad eller valfri. Hur tjänstens komplexitet ser ut i form av basutbud, tilläggstjänster och servicenivåer. Hur tjänsten utformas. Hur utbud och servicenivåer beslutas. Hur tjänsten finansieras; av Central RAM eller av förvaltningarna. Vem som kan leverera tjänsten. Steg 1: Obligatorisk, samordnad eller valfri Valet mellan att låta en tjänst vara obligatorisk, samordnad eller valfri bygger på avvägningar och ställningstaganden utifrån olika argument som kan komma ur ett leverantörs- eller kundperspektiv, men som även kan ha sin grund i organisation och styrning eller vara politiska/ideologiska. Det finns argument för att låta tjänster samordnas i form av bl.a. effektivitet, tydlig enhetlig avsändare samt kompetenskraftsamling vad gäller t.ex. upphandling och serviceleverans. Detta vägs mot argument för valfrihet som t.ex. ökad flexibilitet, större individuell verksamhetsanpassning samt större möjlighet till jämförelse och konkurrens som medel för att pressa priser och effektivitet. Utöver att vara samordnad eller valfri kan vissa tjänster även beslutas vara obligatoriska. Då handlar det ofta om en tjänst eller funktion som är av vikt för att stärka/tydliggöra kommunprofilen eller för att särskilt betona helheten och kommuntillhörigheten, men det kan också handla om effektivitet och transparens i kommunkoncernen genom att alla använder t.ex. samma ekonomi- eller andra system. Obligatorisk Samordnad Valfri Tjänster som alla skall ha. Av särskild vikt för helhetsintryck, enad bild utåt eller effektiviserande Tjänster som många i kommunen behöver. Effektivt, likartade behov Förvaltningar kan själva välja. Kan finnas många olika behov och olika lösningar för nämnder och bolag Exempel: Obligatoriskt; Alla i organisationen skall ha en e-postadress som slutar på varberg.se. Samordnat; Bilpoolen administreras av SER, Vill man använda bilpool är det enda alternativet, men förvaltningarna måste ej använda tjänsten. Valfritt; catering kan beställas av valfri upphandlad leverantör.