Verksamhetsplan 2013-2015 Ordförande: Förvaltningschef: Hans-Göran Johansson (c) Mats Hoppe Innehållsförteckning Sidnr Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys 1 Mål och riktlinjer för verksamheten 2 Organisationsbeskrivning 2 Verksamhetsbeskrivning 2 Förändring, utveckling och trender 4 Personalförhållanden 7 Ekonomi driftbudget 2012-2014 7 Omsättningstal och nyckeltal 8 Investeringsplan 2012-2016 8 Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys IT-avdelningen: Behovet av IT-stöd i kommunens kärnverksamhet har under flera år ökat i omfattning. Det kan konstateras att under en period av femton år har antalet IT-tekniker vuxit från noll till tio stycken. Ingenting tyder på att denna utveckling kommer att avstanna. Behovet av IT-system och IT-stöd växer eftersom man vill kunna göra mer eller rationalisera verksamheter. Troligen kommer den kommunala sektorn i framtiden erbjuda mer och mer e-tjänster vilket innebär att den enskilde utför mer saker på egen hand vilket leder till att det krävs färre handläggare vilket i sin tur gör att man kan omfördela resurser och på så sätt åstadkomma mer inom ramen för samma budget. Det finns få eller inga goda exempel på att verksamheter har vunnit på att lämna ut IT-driften till externa utförare. Däremot kan det finnas vinster med att göra genom att samarbeta med grannkommuner kring både system och tjänster. Några kommuner har valt att slå samman ITverksamheten i kommunalförbund. Detta ställer stora krav på likriktning inom flera kommuners verksamheter om man ska kunna göra någon rationaliseringsvinst. Det har visat sig att denna omställning är svår att genomföra eftersom många upplever att man förlorar mer än man vinner. I stället bör man i första hand sträva efter samarbete med kommuner som har en likartad inställning i specifika frågeställningar. Det innebär också att man kan samarbeta med olika parter inom olika områden. Ett konkret exempel på detta är att Värnamo kommun sköter driften av personalsystemet åt Gnosjö kommun. Ett annat exempel skulle kunna vara ett framtida växelsamarbete med ex Gislaveds kommun. När det gäller Värnamo kommuns växel/reception så är det troligt att vi inom något eller några år kommer att samarbeta med minst en annan kommun. På så sätt kan vi öka tillgängligheten och höja servicenivån. Dock krävs det inte mycket oroligheter i Kommunsverige förrän det kommer att riktas krav på ett stängt Stadshus med tillträdeskontroll. När så sker, vilket är svårt att tidssätta, kommer behovet av en tillgänglig 1
och bemannad reception att vara en förutsättning för att verksamheten ska fungera. Denna resursförstärkning kan till viss del kompenseras via samarbetet med annan kommun men kommer troligen också kräva att man tillför nya resurser. Några kommuner har förändrat sin växelverksamhet på så att man har skapat ett Kontaktcenter. Det innebär att man har tagit resurser från alla verksamheter och låtit dem tillsammans hantera enklare återkommande frågor. Skulle vi välja denna organisation i Värnamo kommun kommer det också att påverka tjänster och arbetsuppgifter i kommunens växel. Mål och riktlinjer för verksamheten Kontakter med kommunledningskontorets personal ska kännetecknas av hög tillgänglighet, ett gott bemötande samt professionell service. Kommunledningskontorets personal ska, inom sina specifika ansvarsområden, aktivt leda och samordna kommunens verksamheter för att nå kommunövergripande lösningar Det första målet ska under 2012 följas upp med hjälp av en intern enkät. Det andra målet följs upp under 2012, genom att vi mäter hur många kommunövergripande lösningar vi bidrar med. Målet är 8 per år. Organisationsbeskrivning Kommunchef Kommunkansli Campus Värnamo * Ekonomiavdelning IT-avdelning Personalavdelning Juridik och Service *Campus ingår i kommunledningskontorets organisation men upprättar egen verksamhetsplan. Verksamhetsbeskrivning Ekonomiavdelningen: Leda och utveckla ekonomistyrningen 2
Vara rådgivande i ekonomiska frågor till kommunstyrelsen och de olika förvaltningarna. Upprätta budget och årsbokslut för kommunen samt utveckla budget- och redovisningssystemet för att skapa ett bra instrument för ekonomisk styrning, uppföljning och prioritering. Förvalta kommunens fakturerings- budget- och redovisningssystem med tillhörande utdatasystem. Vid fastställda tider under löpande år sammanställa ekonomiska uppföljningar i form av månadsrapporter och delårsbokslut. Vid årets slut, utöver kommunens eget bokslut och årsredovisning, också upprätta en sammanställd redovisning för kommunen och den kommunala koncernen. Svara för en snabb och effektiv fakturering till kunder. Den större delen av kundfaktureringen sköts av respektive förvaltning. Bedriva en effektiv kravverksamhet med minimala kundförluster. Förvalta och placera kommunens likvida tillgångar i enlighet med kommunens finanspolicy. Upprätta en tillförlitlig information och statistik över kommunens ekonomi samt offentliggöra detta på lämpligt sätt, t ex via kommunens hemsida. Förvalta de donationer som kommunstyrelsen ansvar för. Utveckla intern kontroll för hela kommunorganisationen Aktivt delta i kommunens förebyggande interna skydd med nära koppling till försäkringsfrågor. Personalavdelningen: Personalavdelningens uppdrag är att leda, samordna och utveckla kommunens PAprocesser och personalpolitik och att fungera som ledningsstöd i dessa frågor. Personalavdelningen arbetar med exempelvis följande verksamhetsområden: o Arbetsrättsliga lagar, avtal och förhandlingar o Löneöversynsprocessen o Systematiskt arbetsmiljöarbete o Rehabiliteringsprocessen o Diskriminerings-, jämställdhets- och mångfaldsarbete o Ledarskaps- och organisationsutveckling o Personalekonomiska analyser och uppföljningar o Strategisk utveckling och kvalitetssäkring av PA-systemet o Support till chefer och administratörer i PA-systemet o Pensionshandläggning och information om pensioner o Samordnar och utvecklar friskvård och hälsofrämjande strategier Kommunkansli: Kommunens centrala administrativa enhet som ger service åt allmänhet, massmedia, förtroendevalda, nämnder och förvaltningar. Bereder ärende inför behandling i kommunstyrelse och kommunfullmäktige. 3
Ansvaret för kommunens diarium och förtroendemannaregister Sekreterare i kommunstyrelse och kommunfullmäktige Informationsverksamhet Kvalitets- och utvecklingsarbete Kommunikations och infrastruktursfrågor Statistik Juridik och service: Juridisk rådgivning till kommunstyrelsen och nämnder Kommunens ombud vid rättsliga processer och vid övriga kravverksamhet Ansvarar för de allmänna valen och folkomröstningar Ansvarar för centralarkivet innefattande även de kommunala bolagen Kommunens reproverksamhet Kommunens turbilsverksamhet med posthantering Överförmyndarkansli för hela GGVV området IT-avdelningen: Leda och samordna den kommunala utvecklingen inom IT-området Ansvara för drift och support av kommunens nätverk, datorer och telefoni samt reception/växel Drifta förvaltningarnas verksamhetssystem Samordna och standardisera inköp av programvara Erbjuda förvaltningarna stöd i frågor som rör telefoni eller systemfrågor Ständigt förbättra ovanstående för att på så sätt leverera Förändring, utveckling och trender IT-avdelningen: IT-avdelningen har att möta förvaltningarnas krav. Dessa förändras dock tämligen fort och det är svårt att anpassa verksamheten lika snabbt som ett behov uppstår. Ett behov som har uppstått på senaste tiden är att hantera användarnas egen utrustning. Det kan vara i form av datorer, mobiltelefoner eller läsplattor. Många, framför allt inom skolan och förskolan, vill använda egen utrustning eftersom de anser att arbetsgivaren tillhanda utrustning med sämre prestanda än de har privat. Fenomenet har till och med fått ett eget namn, BYOD (Bring Your Own Device). Från IT-verksamhetens sida finns alltså ett akut behov att tillgodose att användaren kan komma åt sina program från vilken utrustning som helst. Detta måste ske utan att IT-avdelningen tar på sig ett ansvar att ge support på hemmautrustning. Det måste finnas tydliga gränser för var IT-avdelningens ansvar slutar. 4
Övergången till s.k. smarta telefoner fortsätter i oförminskad takt. Eftersom mycket av det som sköttes via datorn för ett par år sedan ny kan hanteras via mobiltelefonen gör detta användarna rörliga på ett helt nytt sätt. Samtidigt är det viktigt att ta vara på de möjligheter som tekniken ger och fundera kring nya arbetssätt. Många användare vill dessutom komma åt inte bara e-post och kalendern i mobiltelefonen utan dessutom sina filer. Detta ställer krav på att komma åt filer och information oavsett var man befinner sig. Detta ställer i sin tur frågor kring hur information hanteras. Licenser fortsätter att ställa till huvudbry för dem som hanterar dem. Licensregler är komplexa och förändras över tid viket gör att det krävs mycket resurser för att hålla ordning och reda. Dessutom installeras program utan att licenser rapporteras, huvudsakligen beroende på slarv. Införandet av Rakel inom räddningstjänsten är genomfört till stora delar. Nu påbörjar arbetet med att sprida inom övriga kommunala verksamheter. Ett länsgemensamt projekt har startats på länsstyrelsens initiativ för att få en bred användning av systemet. Värnamo kommun framhålls som unik och framsynt då man centralt beslutade om att ta abonnemangskostnader upp till det s.k. takpriset. Detta ger goda förutsättningar för att vi ska få ett brett nyttjande av systemet. För att kunna standardisera ytterligare är det av största vikt att IT-avdelningen tar över ägandet av all datorutrustning från och med 2013. I samband med detta är det viktigt att motsvarande investeringsmedel förs över från respektive förvaltning till kommunledningskontoret. Det är angeläget att vi i samband med detta kan hålla en lägsta nivå på den utrustning som ska användas inom kommunens verksamheter. Sammantaget ger ovanstående vid handen att vi står inför fortsatta utmaningar och ITverksamheten kommer att fortsätta växa. Troligen kommer detta att kräva ytterligare resurser i form av personal. Ekonomiavdelningen: Behovet av kvalificerat ekonomiskt arbete ökar, inte minst genom ett allt mer komplexa ekonomiska system för kommunerna men också genom tycket från myndigheter och media på ekonomisk statistik och uppföljning. Regelverket för kommunal redovisning har utvecklats mycket under de sista åren, vilket också medfört att kraven ökat avsevärt. Det stöd som ekonomisystemet och andra datasystem innebär medför att en rationalisering av administrationen kan ske. En översyn av rutiner och arbetssätt behöver ständigt ske för att använda dessa stöd på bästa sätt och undvika onödiga arbetsmoment. Kommunledningskontoret har fått i uppdrag att utifrån en granskningsrapport från KPMG upprätta förslag till nytt rutin- och regelverk för hela investeringsprocessen. Under 2012 anställs en controller vid ekonomiavdelningen med särskilt ansvar för intern kontroll. Arbetet med intern kontroll kommer därmed att komma mer i fokus men också utvecklas/förbättras. 5
Ett projekt för översyn av all kontanthantering påbörjas under 2012 och beräknas bli klart först 2013. Syftet är att uppnå rationell hantering med minimala risker och avsevärt mindre hantering av kontanter. En kartläggning av nuvarande ekonomisystem och de olika delarnas koppling till varandra kommer att ske under 2012-2013. Diskussioner med andra kommuner om gemensamma system i framtiden har inletts. De dokument som upprättas av ekonomiavdelningen avseende årsbudget, månadsrapporter, delårsbokslut och årsredovisning ska förändras så att de blir lättillgängliga och förbättrar den ekonomiska styrningen och uppföljningen. En röd tråd ska framgå genom samtliga nämnda dokument. Syftet är att minska dokumentens omfattning utan att göra avkall på den viktiga informationen. Personalavdelningen: En ny omgång av Ledarutvecklingsprogrammet ska genomföras, samtidigt som en fortsättning pågår för den första omgångens chefer. Medarbetarundersökningens genomförs för andra gången. Införandet av flextid fortsätter och antalet användare av KomoGå ska fortsätta att öka. Kommunkansliet: Under 2012 har arbete påbörjats för att göra ett nytt mer funktionellt intranät. När detta är på plats påbörjas arbetet med att förnyad webbplatsen. Ett regionalt samarbete kring e-förvaltning har startats under 2012. Länet kommer att samverka inom följande huvudområden: Arbete med e-förvaltningsområdet i Jönköpings län i syfte att öka nyttan för medborgare/näringsliv/föreningar och inre effektivisering i medlemmarnas organisationer. Gemensam strategi och lämpliga utvecklingsområden inom e-förvaltning. Identifiera lämpliga samarbetsprojekt inom e-förvaltning i länet samt initiera, driva och följa upp projekten. Gemensam kompetensutveckling inom e-förvaltning. Samverkan med andra liknande projekt, t ex e-hälsa och säker webb i syfte att uppnå synergier och nyttja deras lösningar. Skapa dialog med näringslivet och akademi inom e-förvaltningsområdet. En förvaltningsövergripande grupp startas efter sommaren 2012 för att samordna kvalitetsoch utvecklingsarbete i Värnamo kommun. Uppdraget innefattar att identifiera och sprida goda arbetssätt som höjer kvalitén i våra tjänster, benchmarking med andra (offentliga organisationer eller företag) inom kvalitetsområdet för att identifiera vilka som är bättre än oss själva och lära av dem. att följa upp hur våra kunder upplever det vi levererar och utifrån svaren aktivt jobba vidare med att förbättra det vi levererar. 6
Den övergripande målet med Värnamo kommuns kvalitetsarbete ska vara att utveckla och stärka kund-/medborgarfokus och säkra att vi använder våra resurser så kostnadseffektivt som möjligt. Kvalitetsarbete kräver långsiktighet och uthållighet. Personalförhållanden 35 30 Åldersfördelning Kommunledningskontoret 2012 (inkl Campus) 31 25 20 15 10 13 16 11 5 6 0 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 Ekonomi driftbudget 2013-2015 (delvis ny indelning från 2012) DRIFTVERKSAMHET Bokslut Bokslut Budget Budget Budget Budget Nettobelopp i kkr 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Kf/Ks och partistöd 6 053 6 045 6 200 Utredningar 2 809 712 1 452 KLK exkl IT, växel och vaktm 25 794 22 086 21 952 PA-Åtgärder 2 321 2 677 2 669 Servicefunktioner 4 155 5 211 11 256 Kollektivtrafik 15 474 16 561 115 Högskoleutbildning 1 375 597 0 Medlemsavgift 2 978 3 231 2 303 Lämnade bidrag 5 585 5 453 421 Fckliga företrädare 1 699 Överförmyndarverksamhet GGVV 732 Tillväxt, info- och marknadsföringsvht 1 561 Näringslivs- ochturismåtgärder 3 770 Övrig verksamhet 2 275 1 167 329 NETTOKOSTNAD 68 819 63 740 54 459 55 703 56 533 55 763 7
Omsättningstal och nyckeltal Bokslut Bokslut Budget Budget Budget Budget 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Televäxeln Anknytningar 976 985 1 000 1 000 1 000 1 000 Bruttokostnad per ankn, kr 3 525 4 187 4 200 4 250 4 300 4 350 Datordrift Antal användare i adm nät 1 529 2 170 2 200 2 200 2 200 2 200 Kravärenden Antal 2 450 2 416 2 600 2 500 2 550 2 600 Inbetalningar Antal 92 280 87 111 94 000 88 000 89 000 90 000 Reprotryck Antal tusen 1 414 1 315 1 400 1 400 1 400 1 400 Kostnad per tryck, öre 32 33 33 33 33 33 Beräknade löner Genomsnitt per månad 4 083 4 063 4 050 4 050 4 050 4 050 Investeringsplan 2013-2017 Budget Bokslut Budget Budget Budget Belopp i kkr Projektnr Objektblad 2013 2014 2015 2016 2017 Kommunledningskontor invent 125 125 125 125 125 Kommunledningskontor it-inv 175 175 175 175 175 Heroma 300 200 Beslutsstöd 300 300 300 300 300 E-tjänster 500 500 500 500 500 IT-utrustning centralt 1 100 300 300 300 300 Programvara centralt 400 900 400 400 400 Uppgradering växeln 2 000 1 000 Utbildningssalar 140 IT-utrustning, elevnätet 2 150 2 000 2 000 2 150 2 000 Upprustning av KF o KS-salen - teknik o invent SUMMA INVESTERINGAR 7 050 4 640 3 800 4 950 3 800 8