Krisstödsgrupp vid Stockholms universitet Uppgift Krisstödsgruppen aktiveras på initiativ av krisledningsgruppen. Krisstödsgruppens uppgift är att i nära samverkan med krisledningsgruppen medverka till att i händelse av en kris initiera insatser för att minimera negativa konsekvenser för anställda, studenter och verksamhet. I detta syfte ska krisstödsgruppen ha beredskap för att stödja enskilda och grupper av anställda och/eller studenter genom insatser av psykologisk eller medicinsk art. Samverkan sker i nära samarbete med räddningstjänst, polis och samhällets sjukvårdsresurser. Krisstödsgruppen svarar för två, delvis olika uppgifter. Dels de som beskrivs ovan, d v s i händelse av en större krissituation. Krisstödsgruppens uppgift är också att vid mindre omfattande men allvarliga händelser som dödsfall bland studenter och anställda, svårare olyckor etc. kunna ge råd och stöd till prefekter och övriga enhetschefer hur de bör agera och finnas till hand för stöd för t ex avlastande samtal, stöd till enskilda och andra insatser riktade. till anställda, studenter, lärare, chefer och övriga inblandade. Krisstödsgruppens sammansättning Se bilaga 1. Det ska finnas minst en ersättare för varje medlem i krisstödsgruppen, detta för att gruppen alltid ska kunna samlas samt för avlösning vid längre kriser. Vem gör vad i krisstödsgruppen Krisstödsgruppens ordförande, vid Personalavdelningen, leder och samordnar krisstödsgruppens arbete (uppdaterats 120229). Sektionschef vid Studentavdelningen svarar i nära samarbete med Studenthälsan och studentkårens representant för insatser riktade mot studenter. Samordning ska i förekommande fall även ske med representanter från företagshälsovården. Studenthälsan svarar att drabbade studenter får stöd av medicinsk eller psykologisk art inom ramen för egna resurser eller med stöd av samhällets resurser. Företagshälsovården svarar för att genom egna resurser eller med stöd av samhällets resurser ge drabbade anställda erforderligt stöd av medicinsk eller psykologisk art. Samordning ska i förekommande fall ske mellan Studenthälsan och företagshälsovården Fackliga företrädare bidrar till krisstödsgruppens samlade kunskap om aktuell situation samt behov av insatser genom kontakt med fackliga förtoendemän/-kvinnor och medlemmar i respektive organisation. Bidrar med beslutsunderlag för aktuella insatser. Studentkåren svarar i nära dialog med representant från Studentavdelningen och studenthälsan att drabbade studenter genom kontakter med Studentavdelningen och Studenthälsan erbjuds stöd av medicinskt eller psykologisk art. SUS bidrar med
beslutsunderlag för aktuella insatser. Vidare bidrar SUS till informationsspridning genom webben och andra sätt som SUS har möjlighet till. Sekreterare svarar för att föra loggbok och i nära samverkan med ordföranden samordna krisstödsgruppens insatser. Krisstödsgruppen kan vid behov förstärkas med specialistkompetens från universitetet eller extern kompetens. När beslut fattas inom krisstödsgruppen ska Stockholms universitets delegationsordning följas. Dock kan avsteg göras i ett akut skede då det finns uppenbar fara i dröjsmål eller då allvarlig olägenhet skulle kunna uppstå om inte beslut fattas. Samlingsplats I händelse av kris ska krisstödsgruppen samlas i Personalavdelningens stora konferensrum A 622, Hus A, vån 6. Sekreteraren är ansvarig för att teknisk utrustning, telefoner etc är uppkopplade och fungerar. Alternativ samlingsplats är Bergsmannen i Aula Magna. Övrigt Krisstödsgruppen träffas en gång per halvår. Ordförande är sammankallande (uppdaterats 120229). Krisstödsgruppen ska regelbundet öva för att organisationen ska testas och successivt trimmas ihop. Vid sammanträden med krisstödsgruppen bör både ordinarie och ersättare i krisstödsgruppen medverka. Krisstödsgruppens uppgifter i händelse av allvarliga olyckor eller dödsfall Krisstödsgruppen har utarbetat enklare checklistor som stöd till våra chefer hur man handlar i olika situationer. Checklistorna ska ses som stöd och hjälp och täcker inte in alla de varianter som kan inträffa i olika situationer. Se vidare bilagorna 2 5. Personalavdelningen, Studentavdelningen, Studenthälsan och företagshälsovården kan vara bra resurser för berörd chef att kontakta för ytterligare råd och stöd. Institutionernas beredskap vid kriser av olika slag Varje institution (motsv) bör ha en beredskap att hantera kriser på institution. Detta för att vid t ex dödsfall bland studenter eller anställda eller vid svårare olyckor ha en handlingsberedskap för att snabbt kunna agera. Exempel på åtgärder framgår av bilaga 6.
2010-05-26 Checklistor och handlingsplaner Som bilagor till denna skrivelse återfinns: Bil 1 Krisstödsgruppens medlemmar Bil 2 Checklista om anställd eller student förolyckas eller avlider på SU campus Bil 3 Checklista särskilda rutiner om student avlider Bil 4 Checklista om anställd eller student förolyckas eller avlider utanför SU Bil 5 Checklista om anställd eller student drabbas av svårare olycka på SU campus Bil5 Anställd eller student drabbas av allvarlig personlig kris Bil 6 Institutionernas beredskap vid kriser av olika slag Bil 7 Aktuella telefonnummer
2010-05-26 Krisstödsgruppens medlemmar Bilaga 1 till krisplan Ordinarie Göran Wallin, ordförande Personalavdelningen Ersättare Sektionschef Tommy Viklund Personalavdelningen Sektionschef Birgit Marklund Beijer Studentavdelningen Avdelningschef Kristina Dembrower Studentavdelningen Verksamhetschef Malin Eklund Studenthälsan i Stockholm Psykolog Lisa Bernhard Studenthälsan i Stockholm Siw Lagerkvist Avonova Hälsa AB Bo Almqvist Avonova Hälsa AB Eva Spens Företrädare, SACO Mona Hverven Företrädare, SACO Lisbeth Häggberg Företrädare, ST Företrädare, ST Andreas Ahl Verksamhetschef, studentinflytande, personalansvarig Stockholms universitets studentkår Maria Högberg Verksamhetschef, medlemservice Stockholms universitets studentkår Uppgifterna uppdaterade 2012-02-29.
Bilaga 2 till krisplan Checklista om anställd eller student förolyckas eller avlider på SU campus Åtgärderna nedan ska - om inte annat anges - vidtagas av närmast ansvarig chef! Om någon chef inte är omedelbart tillgänglig, är det viktigt att våra medarbetare känner till vad som måste göras omgående. Dessa riktlinjer ska därför finnas tillgänglig på lämplig plats och våra medarbetare och studenter informeras om innehållet. Omedelbara åtgärder 1. Vidtag vid behov åtgärder för att förhindra ytterligare personskador. 2. Ring 112 och kalla på ambulans och polis. 3. Informera säkerhetschef, prefekt (motsv) och dekan. Säkerhetschef tar därefter erforderliga kontakter med övriga berörda. 4. Informationschef meddelar telefonväxeln att endast prefekt och informationschef svarar på frågor från media. 5. Se till att någon så fort som möjligt kallar berörd personal och/eller studenter för information. Inom samma dag 6. Om dödsfallet är orsakat av olycksfall, informera Arbetsmiljöverket i Stockholm på tfn 010-730 90 00 (vxl 08.30-11.30, 12.30-16.00) Jourtelefon: 08-737 15 55. Detta avser både studenter och anställda. 7. Samla berörd personal och/eller studenter och informera om vad som inträffat. Bedöm och erbjud berörda personer i behov av hjälp/stöd sådana insatser. Dessa förmedlas genom Personalavdelningen eller Studenthälsan. Lyssna aktivt och var lyhörd för individers olika behov 8. Information till anhöriga skall alltid i normalfallet av polis eller den läkare som konstaterat dödsfallet. Om så inte sker kan församlingspräst, distriktssköterska eller annan resursperson överlämna dödsbudet. Vid tveksamhet kontakta Personalavdelningen. OBS dödsbud ska aldrig lämnas av anställd.
9. Om anhöriga finns på annan ort, kontaktas präst eller distriktssköterska på denna ort för att överlämna dödsbudet. 10. Se över arbetssituationen och bedöm vilka åtgärder som måste vidtagas i ett första skede för att verksamheten skall kunna fungera tillfredsställande. Kommande dagar 11. Lämna samma information till arbets- och studentgruppen som du själv har fått för att undvika rykten eller osanna uppgifter. Var fortsatt observant på enskilda medarbetares och studenters behov av särskilt stöd. Kontakta Personalavdelningen eller Studenthälsan vid behöv av fortsatta stödinsatser. 12. Håll kontakt med anhöriga. Om någon arbetskamrat/student var närvarande vid dödsfallet, erbjud anhöriga att få träffa honom/henne. Var dock här mycket observant på och försök bedöma om arbetskamraten/studenten kan genomföra ett sådant möte utan att själv ta skada av detta. Vid tveksamhet kontakta Studenthälsan eller företagshälsovården för råd. 13. Lyssna om det finns några speciella frågor kring det inträffade samt vilka önskemål det finns inför att hedra den bortgångne. 14. Om det inte finns några speciella önskemål från familjens sida hedras den bortgångne vid jordfästningen med en krans med band i Stockholms universitet färg. Du som chef ombesörjer beställning och leverans av kransen. Du bör också närvara vid begravningsakten. Vem eller vilka övriga som deltar kan bara avgöras av varje enskild person om inte de anhöriga avböjt kondoleans. Om det är en anställd som avlidit, berätta också att Personalavdelningen kommer att ta kontakt för att informera om pension, försäkringar mm. Ev måste Du som chef i detta fall även be någon anhörig komma till arbetsplatsen för att ta vara på den avlidnes personliga tillhörigheter. 15. Prefekt/dekanus (motsv.) fattar beslut om den bortgångna ska hedras med en minnesstund.
16. Kontakta IT-avdelningen så att den anställdes personuppgifter tas bort från mailfunktionen och SUKAT. (Arbetsmiljöverkets telefonnummer uppdaterats 130801.)
2010-05-26 Bilaga 3 till krisplan Checklista särskilda rutiner om student avlider Utöver vad som anges under punkt 1 16 under Checklista om anställd eller student förolyckas eller avlider på SU campus (Bilaga 2) gäller dessa särskilda rutiner när student avlider. Särskilda rutiner då student avlider Besked att student avlidit ska lämnas till Sektionen för examen stipendier och systemförvaltning, Studentavdelningen, via telefon 08-16 39 89 eller e-post ladok@studadm.su.se. Om anhörig kontaktar Stockholms universitet med anledning av students dödsfall ska samtal/brev överlämnas till sektionens chef. Sektionen för examen stipendier och systemförvaltning handlägger sedan ärendet enligt följande: Verifierar uppgiften via folkbokföringen markerar i Ladok att studenten är avliden meddelar Ladoks kursadministratör vid berörd institution meddelar SUB (för ev boklån) kundservicechef@sub.su.se meddelar IT-avdelningen (med anledning av studentkonto) Helpdesk helpdesk@it.su.se 16 1999 meddelar VFU-sekretariatet Utbildningshandläggare, VFU-sekretariatet. 1207 6771 eller 1207 6773 meddelar Verksamhetschef för studentinflytande, personalansvarig samt Verksamhetschef för medlemsservice vid studentkåren. 08-6746235 / 0704857141 eller 08-674 62 48 / 0760-19 50 05
2010-05-26 Bilaga 4 till krisplan Checklista om anställd eller student förolyckas eller avlider utanför SU Åtgärderna nedan ska - om inte annat anges - vidtagas av närmast ansvarig chef! Om någon chef inte är omedelbart tillgänglig, är det viktigt att våra medarbetare känner till vad som måste göras omgående. Dessa riktlinjer ska därför finnas tillgänglig på lämplig plats och våra medarbetare och studenter informeras om innehållet. Så snart som möjligt 1. Samla personalen och berörda studenter och informera om vad som inträffat. Bedöm och erbjud anställda och studenter i behov av hjälp/stöd sådana insatser. Dessa förmedlas genom Personalavdelningen eller Studenthälsan. Bedöm om personal eller studenter behöver särskilt stöd. Lyssna aktivt och var lyhörd för individers olika behov. 2. Meddela växel att inkommande samtal till den avlidne skall hänvisas eller stäng av personens telefon för inkommande samtal. 3. Se över arbetssituationen och bedöma vilka åtgärder som måste vidtagas i ett första skede för att verksamheten skall kunna fungera tillfredsställande. Kommande dagar Se aktuella punkter i bilaga 2 3 ovan.
Bilaga 5 till krisplan Checklista om anställd eller student drabbas av svårare olycka på SU campus Åtgärderna nedan ska - om inte annat anges - vidtagas av närmast ansvarig chef. Om någon chef inte är omedelbart tillgänglig, är det viktigt att våra medarbetare känner till vad som måste göras omgående. Dessa riktlinjer ska därför finnas tillgänglig på lämplig plats och våra medarbetare och studenter informeras om innehållet Se till att någon så fort som möjligt kallar berörd personal och/eller studenter för information. Anställd eller student drabbas av svårare olycka på SU campus Omedelbara åtgärder 1. Vidtag vid behov åtgärder för att förhindra ytterligare personskador. 2. Ge vid behov hjärt-lungräddning eller andra insatser för att begränsa skadan (t ex åtgärder mot blödning, chock). 3. Rör inte i onödan något på platsen. Avspärra för utredning. 4. Ring 112 och kalla på ambulans och polis. 5. Informera säkerhetschef, prefekt (motsv) och dekan. Säkerhetschef tar därefter erforderliga kontakter med övriga berörda. 6. Informationschef meddelar telefonväxeln att endast prefekt och informationschef svarar på frågor från media 7. Se till att någon så fort som möjligt kallar berörd personal och/eller studenter för information. Samma dag 8. Prefekt informerar de anhöriga vad som inträffat. Personalavdelningen kan här bistå. 9. Samla berörd personal och/eller studenter och informera om vad som inträffat. 10. Om skadan är orsakat av olycksfall, informera Arbetsmiljöverket i Stockholm på tfn 010-730 90 00 (vxl 08.30-11.30, 12.30-16.00) Jourtelefon: 08-737 15 55. 11. Meddela växel att inkommande samtal till den skadade skall hänvisas eller stäng av personens telefon för inkommande samtal.
12. Se över arbetssituationen och bedöm vilka åtgärder som måste vidtagas i ett första skede för att verksamheten skall kunna fungera tillfredsställande. Kommande dagar 13. Lämna samma information till arbets- och studentgruppen som du själv har fått för att undvika rykten eller osanna uppgifter. Vid behov erbjud avlastande samtal. 14. Håll kontakt med den skadade. 15. Gör en arbetsskadeanmälan till Försäkringskassan enligt fastställda rutiner (gäller både anställda och studenter) 16. Om student skadats skall anmälan även göras till Kammarkollegiet på särskild blankett. (Arbetsmiljöverkets telefonnummer uppdaterats 130801.)
Bilaga 6 till krisplan Anställd eller student drabbas av svårare personlig kris Anledningen till personliga kriser varierar naturligtvis. Gemensamt är den drabbade ofta behöver någon form av stöd för att bearbeta orsaken till sin krisreaktion. Den anställde eller närmaste chef kan här kontakta Personalavdelningen för vidare hänvisning. Om en student eller anställd drabbas av en akut kris och inte klarar att ta hand om sig själv eller talar om självmord, kontakta Stockholms läns psykiatriska akutmottagning (Länsakuten), tfn 08-123 492 00, vid Psykiatriska kliniken, S:t Görans sjukhus. Om krisen gäller student kan chef också vända sig direkt till Studenthälsan http://www.studenthalsanistockholm.se/om-studenthalsan/vanliga-fragor-fran-larare-ovrigpersonal/om-svara-student-arenden för rådgivning om han/hon känner stark oro för en student eller studiekamrat, oavsett om krisen handlar om studiesituationen eller livet utanför högskolan. Om det gäller anställd kan kontakt tas med Avonova på telefon 08-120 124 40 eller Personalavdelningen, Göran Wallin, tfn 16 21 66 eller 073-707 87 30, för råd. (Uppgifterna på sidan har uppdaterats 2012-02-29.)
2010-05-26 Bilaga 7 till krisplan Institutionernas beredskap vid kriser av olika slag exempel Upprätta telefon och e-postlista över nyckelpersoner som ska kontaktas vid en kris på institutionen. Upprätta listor på de anställdas närmast anhöriga med namn och telefonnummer. Förteckningen ska finnas lätt tillgänglig. Tydliggör vem som gör vad i en krissituation. Se till att erforderligt antal i personalgruppen har utbildning i först hjälpen/l-abc (Tekniska avdelningen har utbildningar) Se till att det på institutionen finns anställda som har kompetens inom brandskyddet (Tekniska avdelningen har utbildningar) Se till att anslag med kontaktuppgifter till företagshälsovård och Studenthälsan finns anslaget på institutionen (kan beställas från Personalavdelningen resp Studenthälsan) Informera personalen om grunderna i de akuta åtgärder som ska vidtas vid dödsfall eller allvarlig olycka enligt bilagorna 2 6 Ta del av och informera om Arbetsmiljöverkets förordning Första hjälpen och krisstöd http://www.av.se/dokument/afs/afs1999_07.pdf Övriga åtgärder som institutionen själv vill komplettera med
2010-05-26 Bilaga 8 till krisplan Aktuella telefonnummer SOS Alarm 112 Studenthälsan 08-674 77 00 Företagshälsovård 120 124 40 Sjukvårdsupplysningen (Vårdguiden) 08-320 100 Universitetets eget larmnummer När något allvarligt hänt, kontakta alltid Sektionen för säkerhet som ger stöd och kan bedöma behov av fortsatta insatser. Kontorstid: tfn 08-16 22 16 Övrig tid: tfn 08-16 42 00 Akut till vaktbolag - begär universitetets väktare. Reservnummer tfn 08-15 42 00). (Uppgifterna på sidan har uppdaterats 2011-10-12.)