1 (6) Plats: Datum: Tid: Instrumentvägen 17, 126 53 Hägersten 24-25 januari 2015 9.00 17.45 24 januari 2015 9.19 14.00 25 januari 2015 Närvarande: IS Ida STÅHL (ordförande) HD SF AB JW NT CA ML Hugo DÜRR (ordinarie ledamot; vice ordförande) Sigrun FAGERFJÄLL (ordinarie ledamot; vice ordförande) Alexander BRATTHALL (ordinarie ledamot; kassör) Josefine WALLENÅ (ordinarie ledamot; sekreterare) Nathalie THIEL (ordinarie ledamot) Christina ABDULAHAD (ordinarie ledamot) Magnus LEDMAN (ordinarie ledamot) Underskrifter: Paragrafer: 1 20 Sekreterare Josefine WALLENÅ (JW) Umeå den 9 februari 2015 Ordförande Ida STÅHL (IS) Hultafors den 9 februari 2015 Justerare Magnus LEDMAN (ML) Umeå den 9 februari 2015
2 (6) 1. Mötets öppnande Föreningens ordförande IS hälsade mötesdeltagarna välkomna och öppnade mötet. 2. Val av ordförande för mötet med acklamation att välja IS till mötets ordförande. 3. Val av sekreterare för mötet med acklamation att välja JW till mötets sekreterare. 4. Val av justerare för mötet med acklamation att välja ML till mötets justerare. 5. Fastställande av röstlängd med acklamation att fastställa röstlängden till 8 personer. 6. Föregående mötesprotokoll IS redogjorde för det föregående mötesprotokollet varefter detta lades till handlingarna. 7. Fastställande av dagordning AB föreslog att flytta 11 Finansiering och 12 Budget till att bli nya 10 och 11, samt 10 Kommande projekt till att bli nya 12. IS föreslog att flytta 14 Grafisk profil och kommunikationsplan och 15 Medlemsföreningar till att bli nya 13 och 14, samt 13 Planering av GS tillträde till att bli nya 15. med acklamation att bifalla dagordningen med de gjorda ändringarna. 8. Uppdatering av läget inom portföljerna Alla styrelseledamöter uppdaterade om läget inom respektive portföljer. 9. EYP Partnerschools SF redogjorde för arbetet med EYP Partner Schools och det fortsatta arbetet. 10. Finansiering AB berättade om beslutet från MUCF om stadsbidraget och styrelsen är mycket glada över det positiva beskedet. Erasmus+ diskuterades och den ansökan som ska lämnas in i februari samt arbetsprocessen fram till det. 11. Budget AB yrkade för en ny budget enligt bilaga. AB yrkade för dessa ändringar: 2.1.1 Bidrag till Sessionsfinansiering: Samtliga RS vilket tidigare låg på 40,000 kronor styck ändrades till 35,000 kronor styck. Sessionspengapott bytte namn till NS.
3 (6) 2.1.2 Resebidrag: RS Nord & Övriga RS bytte namn till Resebidrag Resebidrag vilket tidigare låg på 28,000 kronor ändrades till 54,000 kronor. 2.1.3 BAT: Kostnad för en BAT bytte namn till Kostnad för BAT. Kostnad för BAT, vilket tidigare låg på 50,000 kronor ändrades till 70,000 kronor. 2.1.4 HO-Summit: Kostnad för en HO-Summit, vilket tidigare låg på 40,000 kronor ändrades till 25,000 kronor. 3.2.1 Styrelsemöten: 3 Styrelsemöten bytte namn till Styrelsemöten 3.2.3 Årsmöte: Kostnaden för Årsmötet vilket tidigare låg på 55,000 kronor ändrades till 50,000 kronor. 3.2.5 Administration: Medlemsregister vilket tidigare låg på 1,000 kronor ändrades till 0 kronor. 3.2.6 Revision och bokföring Bokföring Tinax vilket tidigare låg på 30,000 kronor ändrades till 25,000 kronor. 4.2.1 Deltagaravgifter för skolor som vi skickar utomlands Deltagaravgifter IS vilket tidigare låg på 33,600 kronor ändrades till 36,400 kronor. att bifalla budgeten med de gjorda ändringarna. Kl. 12.30 Mötet ajournerades för besök av Juan Carlos Forero från Uppsala FN-förening. 12. Kommande projekt IS yrkade för att årsmötet hålls i Stockholm. att bifalla yrkandet Mötet återupptogs kl.13.00 Styrelsen diskuterade den Gala som har kommit på tal i samband med organisationens 20-års jubileum. IS yrkade för ett öppet call för organiserandet av galan. IS bekräftade bokningen av två klassrum i Almedalen inför Almedalsveckan. IS yrkade för ett öppet call för att sätta ihop en arbetsgrupp inför Almedalen.
4 (6) Kl. 14.20 Mötet ajournerades för lunch. Mötet återupptogs kl.15.15. AB redogjorde för projektansökan från Emil Juslin angående den Nationella Sessionen. att bifalla ansökan. CA redogjorde för projektansökan till Alumni weekend. IS yrkade för att ge projektet 25 000 kr i projektbidrag. AB yrkade för att EUP står för resebidrag för deltagare på Alumni Weekend. Där deltagare betalar första 500kr själva, och där EUP sedan täcker kostnaderna mellan 500kr-1200kr. Samt att EUP står för resekostnader för trainers upp till 1000kr. att bifalla yrkandena. HD redogjorde för Utbildningsmässan Nolia som äger rum i Piteå den 10 februari samt Umeå den 12 februari. Enligt tidigare beslut skulle EUP befinna sig på båda orter men på grund av brist på folk yrkade HD för att vi endast deltar vid mässan i Umeå. AB yrkade för en budget på 8000kr för mässdagen. IS yrkade att vi ska ge resebidrag till officials för på den Nationella Sessionen, summa för resebidrag tas vid senare beslut på mail då AB haft möjlighet att se över budgeten. 13. Grafisk profil och kommunikationsplan JW redogjorde för den Grafiska Manualen och dess innehåll. JW yrkade för att EUP ska förhålla sig efter den grafiska manualens regler. JW redogjorde för EUP s behov av en kommunikationsplan och arbetet kring en sådan. Styrelsen ansåg att en kommunikationsplan är viktigt och något vi vill jobba med i framtiden. Vidare beslut tas över mail när vårens aktiviteter är mer planerade.
5 (6) Kl. 17.45 Mötet ajournerades till nästa dag. Mötet återupptogs kl. 9.19. 14. Medlemsföreningar NT redogjorde för medlemsföreningarnas arbete under den senaste perioden. 15. Planering av GS tillträde IS redogjorde för dokumentet GS arbetsuppgifter och ansvarsområden. att fastställa arbetsuppgifterna och ansvarsområdena. AB yrkade för att kontrasignering ska gälla för GS Joel Haldosén på summor över 20 000kr. 16. Internationella frågor HD redogjorde för resultatet av Census. HD presenterade inbjudan att skicka delegationer till forumet i Moskva och Estland. HD yrkade för att vi inte skickar delegater till forumet Moskva. HD yrkade för att skicka en delegation till forumet i Estland genom ett öppet call. HD yrkade för att tillsätta en grupp för att lägga fram ett beslut angående konceptet kring sommar IS. Styrelsen diskuterade bid till Sommar IS 2017 och intresset kring det inom organisationen. 17. Planering av våren IS redogjorde för programmet Akademin hos Maktsalongen och en inbjudan vi fått att delta i deras jämställdhetsarbete. IS yrkade för att EUP deltar i programmet. IS yrkade för att lämna en proposition till årsmötet angående förändring av verksamhetsplanen kring framtagandet av en likabehandlingsplan.
6 (6) IS yrkade att arbetsgruppen för Akademin ska bestå av representanter från förbundsstyrelsen samt medlemmar som rekryteras genom ett öppet call. HD yrkade för att EUP ska arbeta aktivt inom BNC för mer inkludering inom alla nationalkommittéer. IS yrkade för att EUP ska arbeta aktivt för att påverka inom LSU. Styrelsen diskuterade kring samarbeten med andra organisationer med samma intressen och mål. Detta var något som hela styrelsen såg mycket positivt på och något vi vill bli bättre på i framtiden. Mötet med Juan Carlos Forero från Uppsalas FN-förening kändes mycket positivt och är något vi vill jobba vidare med. 18. Övriga frågor HD påminde alla styrelseledamöter om att uppmana medlemmar att söka som delegater för de olika sessionerna som EUP har ute just nu. JW redogjorde för den skrivtävling som Europeiska Kommissionen håller i för ungdomar mellan 18-25. Mer information kommer delas på EUP s Facebook under den kommande veckan. ML berättade om sitt engagemang som Skolambassadör för EU samt ett nätverksmöte som brukar ligga på höstlovet. En intressant möjlighet att ha en programpunkt om EUP för att informera om vår verksamhet. 19. Nästa möte IS återkommer om förslag för nästa möte. 20. Mötet avslutats IS tackade alla för att de kommit och förklarade mötet avslutat klockan 14.00.