ANTAL SIDOR 1(12) Expertgruppen för informationsförsörjning och resursdelning Måndag 21 maj, 2012 Närvarande: ordförande: Madelein Enström Gunilla Eldebro (adjungerad) Tommy Johansson Jenny Lorentzi Eva Matsson Monica Moberg Adam Nilsson Lotta Trosell Svender Gunni Öberg Britt Sagnert, sekr. Dessutom närvarande: Elisabet Ahlqvist, KB, 5-6 Rickard Carlsson, KB, 8 1 Mötet öppnas Ordföranden hälsade medlemmarna välkomna. 2 Gruppens uppdrag Gruppens uppdrag och ansvarsområde diskuterades liksom formerna för återkoppling till den organisation man är utsedd av. Till de närmast förestående uppgifterna för gruppen hör tre aktiviteter med anknytning till fjärrlåneutredningen i Kungliga bibliotekets verksamhetsplan för Nationell samverkan: den pågående revideringen av
ANTAL SIDOR 2(12) fjärrlånerekommendationerna samt engagemang i två planerade aktiviteter, dels kartläggningen av fjärrlån av kurslitteratur bl.a. vad gäller omfattning och låneströmmar, dels utredning och konsekvensanalys av alternativ användning av dagens fjärrlånekompensation. Expertgruppen har dessutom fått i uppdrag av Nationella referensgruppen att arbeta med e-resurser för folkbibliotek m.fl. bibliotekstyper utanför universitets- och högskolebibliotekens krets. Detta arbete innebär bl.a. samarbete/erfarenhetsutbyte med styrgruppen för BIBSAM-konsortiet. Till detta kommer de fokusområden gruppen själv valt, se 7. 3 Expertgruppens medlemmar presenterar sig - fortsättning Jenny Lorentzi, Högskolebiblioteket i Jönköping och Tommy Johansson, Linnéuniversitetet, gav en presentation av verksamheten vid sina respektive bibliotek, målgrupper m.m., se bilaga 1. 4 Utlysning av projektbidrag Gunni Öberg, Umeå universitetsbibliotek och Madelein Enström, ILS Umeå/Sveriges depåbibliotek, har tagit fram förslag till insatsområden som diskussionsunderlag till mötet. Efter diskussion och komplettering enades gruppen om följande områden: - Det livslånga lärandet och biblioteksservice - Medieförsörjning och medie-/dokumentåtkomst för olika målgrupper - Metodutveckling av informations- och referenstjänster - Resursdelning - regionalt, nationellt - Användarstyrda fjärrlån - betydelse och konsekvenser för användaren resp. biblioteket Under diskussionen påpekades bl.a. att de studerandes tillgång till e-resurser oavsett bostadsort är en viktig aspekt i det livslånga lärandet.
ANTAL SIDOR 3(12) Studerande med hemort utanför universitets- och högskolestäderna får i dag inte lika lätt åtkomst till de e-resurser, som studerande på dessa orter kan nå genom att besöka biblioteket (walk-in-use). Gruppen diskuterade även vilka samordningseffekter som kan uppstå vid en eventuell gemensam upphandling av e-resurser för olika bibliotekstyper. Konstaterades att BIBSAM- och EIRA-konsortierna upphandlar e-resurser som i många fall är gemensamma medan f.d. KULDA-konsortiets upphandlingar i första hand avsåg basala e-resurser av annan karaktär. Utlysningen av projektbidrag sker i början av juni och sista ansökningsdag är den 17 september. 5 I kölvattnet på fjärrlåneutredningen Elisabet Ahlqvist, KB, redogjorde för remissbehandlingen av fjärrlåneutredningen Lätt att hitta - lätt att låna, En utredning om bibliotekens fjärrlån av Annette Johansson, AnnJo Konsulteri, Nils G Storhagen, New Logistics Institute, se http://www.kb.se/dokument/bibliotek/utredn_rapporter/2010/fjärrlåneutr edn_ajohansson_ngstorhagen_jan2010.pdf Remissomgången omfattade inalles 150 respondenter varav 89 % lämnade svar (134 st). Flest svar (57 %) har inkommit från bibliotek inom forskning och högre utbildning, medan folbibliotekens andel av inlämnade svar uppgår till 40 %. Bibliotek med färre än 9 anställda är i knapp majoritet, 53 %. Ca 50 % av respondenterna hade 500 eller färre fjärrlån under 2009. Inlämnade remissvar innehåller värdefulla analyser av fjärrlåneutredningens olika förslag. I synnerhet folkbibliotekssektorn har ställt sig positiv till förslagen. Totalstatistik, då synpunkter från olika sektorer slagits samman, visar att över hälften av respondenterna (54 %) tillstyrker även det förslag som är minst populärt. Elisabet Ahlqvist kommenterade några av enkätfrågorna särskilt.
ANTAL SIDOR 4(12) Enkätfråga VIII: En användaranpassad teknisk infrastruktur, låntagarinitierade fjärrlån. Förslaget, som tillstyrks av 90 % av biblioteken, innebär en effektivisering och en förbättrad servicenivå enligt många bibliotek. Samtidigt påpekar flera instanser att bibliotekariekompetens ibland krävs för att användaren ska få god service oavsett frågans karaktär. Ett önskemål om fjärrlån kan leda till inköp eller avslås i fall då materialet finns på orten, något som användaren inte alltid har möjlighet att upptäcka på egen hand. I den efterföljande diskussionen påpekades att det vore värdefullt att undersöka fördelningen mellan rutinärenden och mer komplicerade förfrågningar i det totala antalet fjärrinlån. Vad kännetecknar rutinärendena och vad kan automatiseras? Man bör ta tillvara teknikutvecklingen i sammanhang som innebär arbetsbesparing och dra nytta av de kunskaper användaren själv besitter. Samtidigt behöver personalen få vetskap om vilka önskemål användaren har för att kunna bedöma om inköp är aktuellt. Andelen inköp i förhållande till fjärrinlån ökar på många bibliotek. För mer komplicerade fjärrinlån bör professionell kompetens utnyttjas. För fortsatt utveckling av rutiner för användarstyrda fjärrlån kan erfarenheterna från bibliotek.dk i Danmark vara av intresse. Enkätfråga VII: Enhetliga distributionsprinciper, olika transportlösningar. Av samtliga enkätfrågor gav denna fråga flest positiva svar, 91 %. Användaren får en förbättrad service genom snabb handläggning och leverans. Dock måste miljöeffekterna beaktas. Förhållandet mellan lokala, regionala och nationella transporter behöver också granskas.
ANTAL SIDOR 5(12) Kungliga bibliotekets försök med ramavtal för boktransporter är numera avslutat bl.a. beroende på minskat antal transporterade volymer. KB planerar inte att bygga upp ett system för nationella bibliotekstransporter utan anser att regionala lösningar är ett effektivare och mera miljövänligt alternativ. Enkätfråga Ia: Övergripande mål för bibliotekens nationella mediesamarbete är att varje förfrågan till ett bibliotek hanteras som om frågan vore lokal med den förutsättningen att alla invånare ska ha samma tillgång till information på samma villkor, oavsett vilket bibliotek hon väljer att använda. Detta förslag tillstyrks av 80 % av biblioteken med följande fördelning: folkbibliotek 98 %, universitets- och högskolebibliotek 66 %. Remissinstanserna påpekar att detta å ena sidan är en demokratifråga där användarna har en självklar rätt att ta del av information på lika villkor, samtidigt som frågan kompliceras av att biblioteken har olika uppdragsgivare och målgrupper, hänsyn måste tas till det kommunala självstyret etc. Sammanställningar av remissvaren på fjärrlåneutredningen finns tillgängliga på KB:s webbplats http://www.kb.se/dokument/bibliotek/utredn_rapporter/2011/fjärrlåneut redning_del1_sammanställning_remissvar_juni2011.pdf http://www.kb.se/dokument/bibliotek/utredn_rapporter/2011/fjärrlåneut redning_del2_ställningstaganden_juni2011.pdf Dokumentation över samtliga remissvar kan beställas av Elisabet Ahlqvist, e-post: elisabet.ahlqvist@kb.se Se även PowerPoint-presentation, bilaga 2.
ANTAL SIDOR 6(12) 6 Nya rekommendationer för fjärrlånesamarbetet Arbetsgruppen har som diskussionsunderlag inför mötet lämnat förslag till revidering av rekommendationerna utifrån den egna bibliotekssektorns perspektiv. IFLA:s rekommendationer liksom gällande riktlinjer i Danmark och Norge har dessutom distribuerats i förväg till expertgruppens medlemmar. Gruppen är enig om att de nya reglerna ska vara kortfattade, lätta att tolka och enkla att följa. De ska fungera som ett stöd för biblioteken i hanteringen av fjärrlånebeställningar och spegla rådande praxis. Begreppet fjärrlån diskuterades. Termen täcker inte längre in alla former av lån mellan biblioteksorganisationer. Termen mediesamarbete är mer omfattande och inbegriper fler områden än det gamla fjärrlånebegreppet. Regionala samarbeten inom bl.a. fjärrlåneverksamheten, som t.ex. i Umeåregionen, i Värmland och bland HelGe-biblioteken i Gävleborgs län, faller också utanför de nationella fjärrlåneströmmarna även om användaren kan uppfatta den service biblioteket ger som likartad i båda fallen (lån från annat bibliotek). De nya samarbetsformerna kan vara komplicerade att fånga upp statistiskt. Ett statistikunderlag för regionala samarbeten kan vara användbar t.ex. för att påvisa transportbehov m.m. Nya samarbetsformer kräver nya statistiska mätmetoder. Biblioteken har fria boklån enligt lag. Forskningsbiblioteken tar ut en kostnad för artikelkopior i motsats till folkbiblioteken. Fortfarande har biblioteken inom högre utbildning och forskning en omfattande hantering vid expediering av kopior av artiklar m.m. Sedan nuvarande rekommendationer för fjärrlån publicerades 2005 har fjärrlån av e-resurser i olika former tillkommit. Hanteringen av e-resurser
ANTAL SIDOR 7(12) i fjärrlånesammanhang har dock omfattande begränsningar på grund av licensvillkor och copyright. Tommy Johansson, Linnéuniversitetet, och Eva Matsson, Västerås stadsbibliotek, har åtagit sig att göra en slutlig sammanställning av arbetsgruppens förslag till reviderade rekommendationer till efter semestrarna. I början av september presenteras förslaget för Statens Kulturråd varefter arbetet slutförs. När förslaget är färdigbehandlat lämnas det till Nationella referensgruppen för godkännande 7 Förslag till fokusområden - verksamhetsplan 2012-2014 Som ovan nämnts i 2 är expertgruppen under 2012 engagerad i Kungliga bibliotekets uppföljning av några av fjärrlåneutredningens förslag: revidering av fjärrlånerekommendationerna, kartläggning av kurslitteraturen och utredningen av nuvarande modell för fjärrlånekompensation. Dessutom kommer man på Nationella referensgruppens uppdrag att initiera samarbete/kunskapsutbyte med styrgruppen för BIBSAMkonsortiet angående e-resurser för bibliotek utanför universitets- och högskolesektorn. Vid expertgruppsmötet den 29 mars 2012 lämnade varje expertgruppsmedlem egna förslag till fokusområden för gruppen att arbeta med under mandatperioden. Gruppen diskuterade det förslag till gruppering i fem block, som Madelein Enström, ILS Umeå/Sveriges depåbibliotek och Gunni Öberg, Umeå universitetsbibliotek arbetat fram. 1. Fokusområden och aktiviteter som påbörjas under 2012 - Libris nationella infrastruktur: bevaka och följa utvecklingen av fjärrlånefunktionen för bibliotek respektive enskilda låntagare, vara bollplank.
ANTAL SIDOR 8(12) - Samarbeta med Styrgruppen för Libris nationella infrastruktur i frågor som rör tillgänglighet, funktionsnedsättning, olika åldersgrupper, mångspråkighet m.m., med målet Ett Libris för alla. - Samarbeta med Expertgruppen för utbildning och lärande, t.ex. inom området det livslånga lärandet. 2. Underlag till verksamhetsplan 2012-2014 A och B: Medieförsörjning allmänt/tillgänglighet/ e-medier/digitalisering/kursböcker/fjärrlån Exempel: E-material (artiklar, böcker) och upphovsrätten: licensavtal, förlagsfrågor. Specialbibliotekens roll, t.ex. Nordiska Afrikainstitutet, Talboks- och punktskriftsbiblioteket, Internationella biblioteket. Det livslånga lärandet och de studerandes informationsförsörjningsbehov. Effektivisering och kvalitetssäkring av arbetsflöden kring fjärrlånerutiner. C: Samverkan utnyttjande av gemensamma resurser/statliga medel (kompletterande medieförsörjning, webbibliotek, konsortium för e-resurser) Exempel: Identifiera gemensamma resurser och lösningar för svenska bibliotek med gemensam finansiering, t.ex. biblioteksdatasystem, databrunnar, gemensamma nationella tjänster såsom informationsportaler, Bibblan svarar, WebbIt, gemensam regional medieplanering.
ANTAL SIDOR 9(12) D: En nationell katalog med LIBRIS som grund Se ovan Fokusområden och aktiviteter som påbörjas under 2012. E: Skolbiblioteksfrågor Området bevakas i första hand av Expertgruppen för utbildning och lärande. Ett samarbete och kunskapsutbyte planeras med denna grupp. 8 Omvärldsbevakning och kommunikationskanaler Rickard Carlsson, kommunikatör på KB, presenterade Nobiconverktyget Omvärld 2.0, som KB:s expert- och styrgrupper kan använda för systematisk omvärldsbevakning. Nobicon fångar upp referenser från förvalda öppna källor varefter urval kan göras manuellt för utskick via e-post m.m. Beslöts att prova e-postutskick till gruppen en gång i veckan. KB har flera bloggar för informationsspridning, bl.a. bloggarna för Nationell samverkan, Dewey, Biblioteksstatistik och Librisbloggen. 9 Nationell konferens 2013 om fjärrlån/resursdelning och referensarbete m.m. En nationell konferens om fjärrlån/resursdelning och referensarbete planeras till våren 2013. I planeringsgruppen ingår hittills Madelein Enström, ILS Umeå/Sveriges depåbibliotek, Gunilla Eldebro och Britt Sagnert, KB. Ytterligare representanter från olika bibliotekssektorer kommer att komplettera gruppen. Förslag till tema: Det livslånga lärandet och de studerandes informationsförsörjningsbehov. Målgrupp är bibliotekspersonal och andra tjänstemän med anknytning till området. Svensk Biblioteksförening kommer att kontaktas för administration och praktiska arrangemang.
ANTAL SIDOR 10(12) 10 Övrigt Åsa Lund Moberg har avsagt sig uppdraget som representant för specialbiblioteken i expertgruppen. 11 Kommande sammanträde Nästa sammanträde äger rum den 4 september. 12 Ordföranden avslutade sammanträdet Vid protokollet: Britt Sagnert Sekreterare Justeras Madelein Enström Ordförande Justerare
ANTAL SIDOR 11(12) Bilaga 1 Bibliotekspresentationer - fortsättning Högskolebiblioteket i Jönköping - Jenny Lorentzi Högskolan i Jönköping har ca 12 000 registrerade studenter varav 8 700 helårsstuderande. De internationella studenterna, som är ca 1 200 till antalet, är stora biblioteksanvändare. Biblioteket ingår i ett av högskolans fem bolag, Högskoleservice. Personalen består av 24 anställda varav flertalet är bibliotekarier. Bibliotekets uppdrag är att stödja utbildning och forskning och är också tillgängligt för allmänheten. I samlingarna ingår ICE, Informationscentrum för entreprenörskap, med ca 35 000 volymer inom entreprenörskap, företagande m.m. Biblioteket har en Fråga biblioteket-service, en egenutvecklad tjänst med möjlighet att boka sökhjälp, chatta, söka bland tidigare frågor m.m. Ämnesguider med tips om informationsresurser, sökverktyg m.m. finns inom ett flertal områden. Sökverktyget Primo, ett discoverysystem, håller på att lanseras. Systemet ger en samlad redovisning av bibliotekets alla resurser i såväl tryckt som elektronisk form. Under 2011 uppgick bibliotekets fjärrinlån till 1 372 beställningar varav 825 kopior. Samtidigt förvärvades 416 titlar utifrån användarnas önskemål. Fjärrinlånen har minskat med 25 % mellan 2010 och 2011. Fjärrutlånen uppgick till totalt 7 400 (lån och kopior) under 2010. Jenny Lorentzi arbetar som kontakt- och ämnesbibliotekarie med inköp, urval och även undervisning.
ANTAL SIDOR 12(12) Servicebolaget Högskoleservice, som biblioteket utgör en del av, står inför en personalnedskärning på 20 %. Orsaken är en genomförd omorganisation, minskande årskullar och mindre anslag. Linnéuniversitetet - Tommy Johansson Linnéuniversitetet är ett nytt universitet, som bildades 2010 genom sammanslagning av Växjö universitet och Högskolan i Kalmar. Universitetet har ca 16 000 helårsstuderande. På Linnéuniversitetet finns även utbildning i informations- och biblioteksvetenskap. Tommy Johansson har varit knuten till biblioteket i Växjö under 12 år i olika befattningar, nu senast som funktionsansvarig för fjärrlåne- och förvärvsverksamheten. Han är också väl förtrogen med frågor som rör folkbiblioteksområdet genom tidigare befattningar inom denna sektor. Att ha ett helhetsgrepp på förvärvs- och fjärrlåneverksamheten ger stora fördelar. Ca 50 % av inkommande förfrågningar om fjärrlån leder numera till inköp. Fjärrutlånen ökar fortfarande i viss utsträckning.