Kommunstyrelsens handling nr 29/2011 Projektdirektiv för Genusmedveten styrning och verksamhetsutveckling Datum: 2010-07-20 Handläggare: Anna Johansson
2 (15) Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 REVISIONSHISTORIA... 4 BAKGRUND... 5 SYFTE OCH MÅL MED PROJEKTET... 5 TERMINOLOGI OCH FÖRKORTNINGAR... 6 OMFATTNING OCH RESULTAT... 8 Omfattning och innehåll... 8 Avgränsningar... 8 Form för resultat... 9 ÖVERLÄMNING OCH GODKÄNNANDE AV RESULTAT... 9 KOPPLINGAR TILL OCH SAMBAND MED ANDRA VERKSAMHETER... 9 KONTAKTYTOR OCH INTRESSENTER... 9 ANVISNINGAR FÖR UPPRÄTTANDE AV PROJEKTPLAN... 10 Genomförande... 10 TIDPLAN MED MILSTOLPAR OCH BESLUTSPUNKTER... 11 Kriterier för godkännande av milstolpar och faser... 11 ORGANISATION OCH ARBETSFORMER... 12 Roller och ansvar... 12 Resurser... 13 Kostnader... 13 Kommunikation... 13 ANVISNINGAR FÖR KVALITETSSÄKRINGSAKTIVITETER... 13
3 (15) Granskning av resultatet och projektet... 13 Risker och konsekvenser... 14 PROJEKTAVSLUT... 14 REFERENSER... 15
4 (15) Revisionshistoria Reviderat den Reviderat av Version 2011-07-27 Anna Johansson 1 2011-07-28 Anna Johansson 2 2011-07-29 Anna Johansson 3
5 (15) Bakgrund Utvecklingsarbetet, Genusmedveten styrning, påbörjades år 2008. Katrineholms kommun fick då statligt stöd genom den första utlysningen av stöd från Sveriges Kommuner och Landstings program för Hållbar Jämställdhet. Resultatet blev ett jämställdhetsintegrerat styrsystem (KF 2010-01-18, 5). Det innebär att kommunens verksamheter medvetet ska hantera det som påverkar och skapar olika former av skillnader för flickor och pojkar, kvinnor och män. Strukturen för detta finns, men för ett för ett långsiktigt hållbart arbete med jämställdhetsintegrering behövs såväl struktur som process - i kombination. Nästa steg är att säkra den andra delen, processdelen. För detta projekt innebär det att implementera metoder i enlighet med den systematiska modell, Trappan, kommunen följer i arbetet med jämställdhetsintegrering. Med utgångspunkt i trappan är nästkommande utvecklingssteg trappsteg 4 och 5, vilket innebär att kommunens verksamheter ska inventeras, kartläggas och analyseras genusmedvetet. Kommunfullmäktige har slagit fast följande: Vår utgångspunkt är att vårt samhälle präglas av en manlig norm. Det får konsekvenser för oss i kommunen när vi ska bedriva våra verksamheter och det betyder att om vi inte gör något aktivt åt saken så kommer styrningen framförallt att gynna män. Därför vill vi att styrsystemet ska bidra till att minska ojämställdheten. Vår tanke med att styra genusmedvetet är att vi bland annat använder olika metoder för att synliggöra var och på vilket sätt resurser och makt fördelas olika mellan könen och utifrån detta medvetet styra för att omfördela resurser och makt, så att män och kvinnor, flickor och pojkar kan ta del av detta på lika villkor. (KF 2010-01-18, 5) Genom den andra utlysningen av stöd från Hållbar jämställdhet har Katrineholms kommun beviljats stöd för att säkra hållbarheten i jämställdhetsarbetet. Kommunledningsförvaltningen svarar med det här direktivet upp mot den politiska inriktning för jämställdhetsintegrering som beskrivs i gällande kommunplan. Kvinnor och män ska ha samma makt och förutsättningar att forma samhället och sina egna liv. Kommunen har ett stort ansvar för att det ska bli verklighet i Katrineholm. Alla kommunala verksamheter ska bidra till arbetet med jämställdhet. Beslutet om att all verksamhet ska jämställdhetsintegreras ska genomföras under mandatperioden. Det innebär att alla verksamheter kontinuerligt ska analyseras och vidareutvecklas ur ett jämställdhetsperspektiv. (KF 2011-04-18 151) Syfte och mål med projektet Syftet med Genusmedveten styrning och verksamhetsutveckling är att vidareutveckla och stärka arbetet med att jämställdhetsintegrera kommunens verksamheter, att säkra hållbarheten i styrningen av jämställda verksamheter. För detta ska metoder för inventering, kartläggning och analys implementeras i hela kommunkoncernen. En processledargrupp med representanter från varje förvaltning kommer att utbildas i syfte att sprida kunskaper och medvetenhet.
6 (15) Det långsiktiga målet är att kommunens bemötande, service och resursfördelning ska ske på lika villkor för kvinnor och män, flickor och pojkar. Terminologi och förkortningar Nedan förklaras begrepp som är centrala för projekt Genusmedveten styrning och verksamhetsutveckling: Genus Ett analytiskt begrepp som främst används inom vetenskap och forskning. Det betecknar socialt och kulturellt kön, det vill säga de egenskaper och förmågor som vårt samhälle knyter till kvinnor respektive män. Vad vi uppfattar som kvinnligt och manligt, genus, förändras och omskapas över tid. Genus handlar alltså inte om det biologiska könet, utan om hur könsskillnader konstrueras och symboliseras, hur de präglar och uttrycks i relationer, institutioner, lagar, texter, bilder osv. Denna teori är ett sätt att förstå orsakerna till det Genusmedvetenhet I kommunens arbete med jämställdhet där bidrar till att uppnå visionen om ett jämställt samhälle ska vi ha kunskaper om genussystemet. Genussystemet och den ojämna makt och resursfördelning mellan könen som detta system skapar och ständigt återskapar är grunden till det ojämställda samhället. Det är centralt med en genusmedvetenhet för att förstå orsakerna till att ojämställdheten består. Det är vikigt med en gemensam plattform som utgångspunkt i jämställdhetsintegreringsarbetet. Genussystemet Teorin om genussystemet är uppbyggt på 2 principer, isärhållande och över- och underordning. Könens isärhållande, kvinnor och män systematiskt befinner sig på olika arenor exempelvis på separata arbetsmarknader Mäns överordning och kvinnors underordning, män som grupp betraktat är vinnare i genusordningen Denna teori är ett sätt att förstå orsakerna till det ojämna maktförhållandet mellan kvinnor och män. Dessa strukturer måste förändras för att ökad jämställdhet skall uppnås. Jämställdhet Jämställdhet blandas ibland ihop med begreppet jämlikhet. Men jämlikhet och jämställdhet betyder olika saker. Jämlikhet handlar om alla människors lika värde oavsett etnisk tillhörighet, funktionshinder, kön, könsöverskridande identitet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller ålder. Jämställdhet har en mer avgränsad innebörd och betyder att ingen människa ska diskrimineras på grund av sitt kön. Alla människor ska ha samma rättigheter oavsett om de är kvinnor eller män.
7 (15) Jämställdhetsintegrering En strategi för att uppnå jämställdhet. Antagen av världens länder i Peking 1995 och av den svenska regeringen i och med propositionen "Delad makt delat ansvar (Prop. 1993/94:147). Strategin innebär att jämställdhet ska integreras som ett perspektiv i ordinarie sakfrågor, i alla led i beslutsprocessen och verksamheten. Jämställdhet skall uppnås genom att förändra normer, omfördela makt och resurser i den ordinarie verksamheten. Arbetet ska utföras av dem som normalt arbetar i verksamheten. Jämställdhetsintegrering innebär (om)organisering, förbättring, utveckling och utvärdering av beslutsprocesser, så att ett jämställdhetsperspektiv införlivas i allt besluts- fattande, på alla nivåer och i alla steg av processen, av de aktörer som normalt sett deltar i beslutsfattandet. (Definitionen är formulerad av Europarådet och används inom EU) Jämställdhetspolitiska mål Det övergripande målet för jämställdhetspolitiken är att Kvinnor och män ska ha samma makt att forma samhället och sina egna liv, vilket innebär följande fyra delmål: Jämn fördelning av makt och inflytande Ekonomisk jämställdhet En jämn fördelning av det obetalda hem- och omsorgsarbetet Mäns våld mot kvinnor ska upphöra Dessa mål är den inriktning vi har på nationell nivå och som vi ska bidra till att uppnå. Trappan För att arbetet med genusmedveten styrning ska bli långsiktigt hållbart krävs att vi har en systematik för hur jämställdhet ska bli en naturlig del av kommunens sätt att styra. Den modell som kommunfullmäktige beslutat använda för detta är Jämstöds 1 modell Trappan. Det är en utvecklingstrappa, innehållande åtta trappsteg som ska säkerställa att jämställdhetsperspektivet/genusperspektivet medvetet beaktas i styrsystemets alla delar, se figur 1. 1 Statlig kommitté som tillsattes år 2005 av dåvarande regeringen, för att ta utveckla och förbättra metoder för jämställdhetsintegrering. Metoder för inventering, kartläggning och analys av verksamheter ur ett jämställdhetsperspektiv. Under april 2007 avslutades kommitténs uppdrag.
8 (15) Omfattning och resultat Omfattning och innehåll Figur 1 Projektet omfattar kommunens samtliga verksamheter och vid projektavslut ska förutsättningar finnas för att hitta och kartlägga könsmönster och att kunna genomföra könskonsekvens- eller jämställdhetsanalyser. Som ett led i denna utveckling bör ett mätbart resultat vara en ökad efterfrågan av ovan nämnda kartläggningar och analyser i beslutsunderlag. Varje förvaltning ska under projektet ta fram en handlingsplan för jämställdhetsintegreringsarbetet, för att säkra hållbarheten. Projektet påbörjas under hösten 2011 och löper t o m oktober 2013. Då upphör stödet från Sveriges kommuner och landstings program för Hållbar Jämställdhet. F F F i g u r 1 Figur 1 Figur 1 Avgränsningar Projekt-/processledarens ansvar är att utbilda och stötta de av förvaltningarna utsedda processledarna, inte att själv utföra kartläggningar och analyser av verksamheter. Kunskapen och medvetenheten måste förankras och spridas. Projektet omfattar hela kommunkoncernen. Projektets ansvar är att skapa förutsättningar för att kartläggningar och analyser i ett jämställdhetsperspektiv ska bli en del av det ordinarie arbetet. Det faller däremot inte inom projektets ansvarsområde att jämställdhetsintegrera all kommunal verksamhet, det är ett gemensamt ansvar bland chefer och medarbetare där chefer har ett stort ansvar i att efterfråga resultat.
9 (15) Form för resultat Vid projektets avslut har genusmedvetenheten spridits på förvaltningarna. Organisationen har kunskap och förståelse för utgångspunkten till ojämställdhet i samhället och våra verksamheter, kunskaper om metoder för att synliggöra ojämställdhet, kunskap om det systematiska arbetssätt vi följer genom modellen Trappan. Överlämning och godkännande av resultat Resultatet beskrivs och överlämnas till kommunstyrelsen för godkännande i form av en avslutsrapport. I resultatet ska ett förslag för det fortsatta arbetet finnas beskrivet. Utsedd styrgrupp ansvarar för den löpande uppföljningen av projektet. Kopplingar till och samband med andra verksamheter Projektet har kopplingar till samtliga verksamheter, och samtliga förvaltningar kommer att avsätta resurser i form av tid för processledning. Det är också viktigt att projektledaren kommunicerar kommande kompetensutvecklingsbehov med berörda inför kommande strategiska utbildningssatsningar. Arbetet med jämställdhetsintegrering har en tydlig koppling till kommunens strategiska kompetensplanering. Kontaktytor och intressenter Intressenter inom kommunen är: Politiker politiken har angivit mål och inriktning för jämställdhetsintegreringsarbetet i budget och kommunplan och behöver kontinuerlig återkoppling. Koncernchefsgruppen viktiga för styrningen. Kommunmedlemmar ytterst handlar projektets mål att kvalitetssäkra kommunens service och resursfördelning. Planeringsstrateg Kontaktytor: Företrädare för Hållbar Jämställdhet, Sveriges kommuner och Landsting Kommuner som deltar i Hållbar Jämställdhet Nätverk jämställdhet i Sörmland Jämställdhetskommittén i Södermanlands län Länsstyrelsen i Södermanland
10 (15) Anvisningar för upprättande av Projektplan Genomförande Det förestående utvecklingsarbetet kommer att vara starkt inriktat på att implementera trappsteg 4 och 5 (inventering, kartläggning och analysering) i den kommunala organisationen. Därför kommer varje förvaltning att avsätta resurser för processledning. En grupp bestående dessa processledare kommer att utbildas i metoder för inventering, kartläggning och analys, t ex 4R. Gruppen kommer stöttas och samordnas av en central processledare, där fokus ska ligga på ett gemensamt lärande. Processledarna ska utveckla jämställdhetsintegreringsarbetet inom respektive förvaltning och arbetet ska resultera i en handlingsplan för jämställdhetsintegrering och för att säkra hållbarheten inom respektive förvaltning. Utvecklingsarbetet sker i enlighet med övergripande politiska mål, fastställda i Katrineholms kommuns kommunplan 2011-2014. För det övergripande målet om jämställdhet har följande beslutats: "Kvinnor och män ska ha samma makt och förutsättningar att forma samhället och sina egna liv. Kommunen har ett stort ansvar för att det ska bli verklighet i Katrineholm. Alla kommunala verksamheter ska bidra till arbetet med jämställdhet. Beslutet om att all verksamhet ska jämställdhetsintegreras ska genomföras under mandatperioden. Det innebär att alla verksamheter kontinuerligt ska analyseras och vidareutvecklas ur ett jämställdhetsperspektiv". Initieringsfas Projektdirektiv upprättat, projektledare utsedd och initiala resursbehov säkerställda. Organisation för styrning och ledning definierad. Beslutspunkt: Projektdirektiv godkänt Förberedelsefas Projektplan med tidplaner för projektets aktiviteter samt kommunikationsplan är framtagna. Projektledaren bemannar projektgruppen i samarbete med förvaltningscheferna. Projektet startar, vilket markeras med kickoff och andra aktiviteter som specificerats projekt- och kommunikationsplan. Beslutspunkt: Projektplan godkänd Genomförandefas Utbildning i grundläggande förståelse för jämställdhet. Processledarna utbildas i teori och metod enligt trappsteg 1 och 2 för att själva i nästa steg kunna utbilda medarbetare på respektive förvaltning. Processledarna ska fungera som experter och stöd för cheferna på respektive förvaltning/bolag. Nästa steg är att utbilda processledare samt nyckelpersoner/ansvariga för jämställdhetsintegreringsarbetet i metoder för inventering, kartläggning och analys. Därefter påbörjas arbetet inom respektive förvaltning med att tillämpa metoderna. Centralt för det gemensamma lärandet är att processledargruppen träffas kontinuerligt, minst en gång per månad, för gemensamma reflektioner där kunskaps och erfarenhetsutbyte sker.
11 (15) Under genomförandeperioden tar förvaltningarna och bolagen fram förvaltnings- respektive bolagsspecifika handlingsplaner för jämställdhetsintegreringen. Avslutsfas Utvärdering av hur projektet har genomförts. Avslutsrapport till beställaren för godkännande av projektresultat. Överlämning till ordinarie verksamhet med förslag på hur arbetet fortsättningsvis ska bedrivas. Tidplan med milstolpar och beslutspunkter Tidplanen med milstolpar och beslutspunkter redovisas i detalj i projektplanen, men en lista med övergripande milstolpar punktas upp här. Projektdirektiv framtaget för beslut i kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar om projektdirektiv och projektstart Upprättande och godkännande av övergripande projektplan Plan för förberedelsefas framtagen med berörda Verkställande av genomförandefasen Slutrapport 29 juli 2011 31 augusti 2011 Oktober 2011 December 2011 Jan 2012 aug 2013 Oktober 2013 Kriterier för godkännande av milstolpar och faser Det löpande uppföljningsarbetet med att godkänna projektplan och beslutspunkter utförs av utsedd styrgrupp. Nedan följer viktiga kriterier för beslutsfattande av styrgrupp, ytterligare kriterier kan fastställas i projektplanen. Initieringsfasen Projektdirektiv upprättat Projektledare utsedd Initiala resursbehov säkerställda Organisation för styrning och ledning definierad Förberedelsefas Projektplan upprättad Projektdeltagare tillsatta (och har förstått uppgiften) Nödvändiga resurser tillsatta Projektdeltagare har tillräckliga kunskaper och färdigheter Genomförandefas Projektet levererar enligt plan Delrapport/genomföranderapport/ändringsrapport lämnas (beroende på hur långt projektet är) och godkänns
12 (15) Avslutsfasen Projektdeltagare går tillbaka till ordinarie organisation Materiella resurser återlämnade/avvecklade Projektdokument registrerade Avslutsrapport godkänd av beställare Eventuell restlista upprättad och accepterad av beställaren Organisation och arbetsformer Beställare: Kommunstyrelsen, godkänner projektdirektiv och slutrapport. Styrgrupp: Består av kommunchef, förvaltningschef för kommunledningsförvaltningen och projektchef. Projektgrupp: Består av en processledare från respektive förvaltning. Referensgrupper: Förvaltningschefsgruppen, planeringsgruppen, förvaltningarnas ledningsgrupper samt nyckelpersoner som är identifieras som viktiga för projektets genomförande. Vid behov kan ytterligare referensgrupper bildas under projektets gång. Roller och ansvar Projektledaren: projektledarens roll blir att leda, styra, dokumentera och koordinera projektarbetet. Projektledaren ska välja, tillämpa och anpassa angreppssätt, metoder och verktyg. I projektledarens ansvar ligger också att följa upp och rapportera löpande till styrgruppen. Om avvikelser måste göras från projektplanen ska detta beslutas i styrgruppen. Styrgruppen: styrgruppen förvaltar beställarens intressen i projektet. Här beslutas om ändringar i projektets omfattning, innehåll och budget med mera. Styrgruppen ska också ge råd och stöd till projektledare och projektgrupp. Styrgruppen godkänner projektplaner och beslutspunkter. Projektgruppen: projektgruppen gör tillsammans det praktiska arbetet för att säkerställa överenskommet resultat. Planerar, genomför, följer upp och rapporterar tilldelade arbetsuppgifter. Identifierar, åtgärdar eller tar initiativ till åtgärder för att åtgärda fel och brister. Identifierar och inhämtar nödvändig kompetens för att genomföra arbetsuppgifter. Referensgrupperna: ger råd utifrån sin kunskap om kommunens olika verksamheter samt sakfrågor.
13 (15) Resurser 1,2 miljoner kronor har Katrineholms kommun beviljats i statligt stöd för Hållbar Jämställdhet. Finansieringen sträcker sig från hösten 2011 till och med oktober 2013. För projektets genomförande behövs en kombinerad tjänst projektledare/processledare på 75 procent. Projektet kräver personella resurser från respektive förvaltning, där tid för processledare ska avsättas. Processledarna kommer att bilda en gemensam processledargrupp som leds av projektets centrala processledare. Gruppen är central för ett gemensamt lärande och för implementering av trappsteg 4 och 5 i vår modell Trappan. Kostnader Projektledare/processledare på 75 %. Kostnad per år är ca 450 000 kr. Lokaler och projektstöd: 77 000 kr per år. Ovanstående kostnader samt kostnader för resor och konferenser mm finansieras genom beviljat stöd från Hållbar Jämställdhet Respektive förvaltning står för de kostnader som berör medarbetare som deltar i projektet som processledare. Kommunikation Löpande information om projektet publiceras på forum och bloggar mm. Eftersom projektet är förvaltningsövergripande är den interna förankringen av stor vikt! Projektledaren har det övergripande ansvaret för projektets strategiska kommunikationsinsatser och tar fram en detaljerad kommunikationsplan i samband med att projektplanen färdigställs. Anvisningar för kvalitetssäkringsaktiviteter Granskning av resultatet och projektet Projektledaren ska delta i styrgruppens möten vid de tillfällen som styrgruppen beslutar om, och avlägga lägesrapport om nuläge. Detaljerad tidsplan ska redovisas i projektplanen.
14 (15) Risker och konsekvenser Det finns några risker som särskilt bör medvetandegöras så att alla, från beställarfunktion, styrgrupp, projektledning, till projektgrupp och referensgrupper kan ta sitt ansvar för att minimera de risker som kan avgöra hur väl projektet lyckas med att nå uppsatta mål. Ett aktivt jämställdhetsarbete är inriktat på att förändra normer och attityder, vilket innebär utmaningar för organisationen. Därför måste ledningen, chefer och politiker vara tydliga i prioritering och stöd för genusmedveten styrning och verksamhetsutveckling samt att dessutom vara tydliga med att jämställdhet är en viktig utvecklingsfråga för kommunen och kommunicera uppsatta mål. Risken är att vi annars kommer att göra ytliga förändringar för att sedan återgå till de gamla invanda normerna, på så sätt riskerar vi att inte nå hållbara långsiktiga effekter. En annan risk kopplat till normen är problematiken med att synliggöra normen på verksamhetsnivå vilket kan leda till att vi inte får den motivation och vilja till förändring som behövs. Att ställa utvecklingsområden mot varandra kan vara en annan utmaning i projektet, t ex att integration ställs mot jämställdhet vilket riskerar att ge projektet lägre prioritet och det fortsatta utvecklingsarbetet får svårare med långsiktighet och hållbarhet. Ett aktivt jämställdhetsarbete tenderar att kopplas samman med engagerade eldsjälar. Om projektet inte får en tydlig koppling till det ordinarie arbete med verksamhetsutveckling och kvalitetssäkring är risken att det får en låg prioritet med låga krav på uppföljning som följd och med risken att projektet inte levererar enligt plan. Ett sätt att hantera en stor del av risker och problem i förankring och genomförande är att bygga arbetet på kunskaper och inte på tyckande. Det är givetvis en risk om det finns otillräckliga kunskaper för projektets genomförande, en tydlig koppling till kommunens strategiska kompetensplanering är därför viktig för kvalitén. Projektavslut Projektet avslutas under 2013 och överlämnas till kommunledningsförvaltningen vars ansvar är att strategiskt utveckla arbetet med jämställdhetsintegrering. Överlämningen av projektet kommer att ske både skriftligt och muntligt. Projektet bjuder in till en spridningskonferens berätta om erfarenheter och slutsatser. Projektledaren ansvarar för en avslutsrapport där projektet utvärderas och de erfarenheter och iakttagelser som gjorts dokumenteras. Slutrapporten godkänns av beställaren.
15 (15) Referenser Katrineholms kommun, Handbok för projektarbete Nyckeln till framgångsrika projekt i Katrineholms kommun, Kommunstyrelsens handling nr. 13/2004. (ändrad 2008-03-26, 64) Katrineholms kommun, Rapport Jämställda kommuner ett sätt att förbättra service och bemötande. Kommunstyrelsens handling nr. 5/2008 SOU 2007:15, Jämstöds Praktika Metodbok för jämställdhetsintegrering Ansökningshandlingar till Program för Hållbar Jämställdhet, SKL, 2011-05-16 Beslut om stöd från Hållbar Jämställdhet, SKL, 2011-06-23