Kultur- och fritidsnämnd

1(18) Kultur- och fritidsnämnd 2019-2022 Plats och tid: ande: Konferensrummet, Mora bibliotek & kulturhus, 2019-02-08 kl. 09:00 Bengt Jernhall (C) Mora Anders Berg (KD) Mora Gunnar Nilsson (S) Mora Kjell Hansson (C) Mora, ej 8 Bigitta Sohlberg (S) Mora Anders Nöjd (M) Mora, tjänstgörande ersättare Mats-Gunnar Eriksson (L) Mora, tjänstgörande ersättare Övriga deltagare: Jenny Nises, sekreterare Sonja Viklund, enhetschef kulturenheten, 1-4, 11 Charlotte Rosén, personalstrateg, 11:2-5 Ylva Kindgren, chef simhallen, 11:2-4 Désirée Gustafsson, föreningsadministratör, 11:2-4 Christina Holback, tillträdande förvaltningschef, ej 11:1 Ulf Tholerus (C) Mora, ej tjänstgörande ersättare Åsa Hinders (S) Mora, ej tjänstgörande ersättare Åsa Eriksson (C) Mora, ej tjänstgörande ersättare Utses att justera: Justeringens plats och tid: Underskrifter: Anders Berg Konferensrummet, Mora bibliotek & kulturhus, 2019-02-08 kl. 12:00 Jenny Nises, sekreterare Bengt Jernhall, ordförande Anders Berg, justerare ANSLAG/BEVIS Justering har tillkännagivits genom anslag Organ: Kultur- och fritidsnämnden Överklagningstid: 2019-02-08 2019-03-01 Anslaget sätts upp: 2019-02-08 Anslaget tas ner: 2019-03-02 Förvaringsplats för protokollet: Kulturhuset 1-13 Underskrift

2(18) Innehållsförteckning Kulturnämndens årsbokslut 2018 3 Internkontrollplan 2019 4 Samverkansavtal med Zorn konsertförening Aktiviteter under Gustav Vasa - jubileumsåret 2020 6 Dataskyddsombud för kultur- och fritidsnämnden 7 Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden 8 Delegationsordning 10 Fördelning av arrangemangsstöd årsbidrag 11 Ärendeuppföljning 13 Revidering av kultur- och fritidsnämndens reglemente 14 Informationsärenden 15 Delegationsbeslut 17 Delgivningar 18 Fel! Bokmärket är inte definierat.

3(18) 1 MK KFN 2019/00017-2 Kulturnämndens årsbokslut 2018 Kultur- och fritidsnämnden godkänner kulturnämndens årsbokslut 2018 Kulturförvaltningen gick in i 2018 utan ordinarie förvaltningschef. Ambitionsnivån för vilka förvaltningsövergripande mål som är möjliga att nå har av den anledningen och i samråd med kulturnämnden sänkts något för året. I maj tillträdde till tillförordnad förvaltningschef på konsultbasis. Ett stort arbete har lagts ned på den nya organisationen inom kommunen som bland annat innebär att en ny kultur- och fritidsnämnd och förvaltning skapats från och med 1 januari 2019. Under hösten har en förvaltningschef för den nya förvaltningen rekryterats. Ny chef tillträder i mars 2019. Till största delen har verksamheterna gått enligt plan. Ett par av målen som inte bara uppfylls utan överträffas handlar om att göra det lokala kulturarvet synligt. Inom förvaltningen bedrivs ett stort arbete för att förvalta kulturarvet och göra det känt och tillgängligt. Det som sticker ut negativt är den låga måluppfyllnaden för antal besökare och antal ungdomsinitierade projekt på Rosa husets öppna fritidsverksamhet. Oroligheter under början av året gjorde att verksamheten fick stänga en kortare tid för att sedan öppna igen med nya regler, planer och arbetssätt vilket påverkat målen. Åtgärder för att nå måluppfyllnad har genomförts, så som utbildning i ledarskap, kommunikation och bemötande för personalen samt heldagar ute i kommunens högstadieskolor. Förvaltningen gör under 2018 ett överskott på 622 000 kronor. sunderlag Kulturnämndens årsbokslut, MK KFN 2019/00017-1 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden tackar för rapporten. Yrkanden Ordförande Bengt Jernhall yrkar att nämnden beslutar godkänna kulturnämndens årsbokslut 2018. Propositionsordning Ordförande ställer sitt eget förslag på proposition mot förslag på beslut och finner att nämnden beslutar i enlighet med Bengt Jernhalls yrkande.

4(18) Internkontrollplan 2019 Kultur- och fritidsnämnden antar internkontrollplan 2019 Enligt reglemente för internkontroll ska alla nämnder upprätta och anta en årlig plan för intern kontroll. Förutom kontrollmoment på direktiv från kommunstyrelsen föreslår kultur- och fritidsförvaltningen att följande inom kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde blir föremål för intern kontroll: Kunskap om larm och stängningsrutiner Rapportering av delegationsbeslut Registrering av avtal Hållbarhetsstrategin Hållbara Mora Olycksfall besökare i förvaltningens verksamheter sunderlag Förslag till internkontrollplan 2019, daterad 2019-02-01 Kommunstyrelsens internkontrollplan 2019, daterad 2019-01-18 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden antar internkontrollplan 2019

5(18) Samverkansavtal med Zorn konsertförening Kultur- och fritidsnämnden beslutar att 1. ge kultur- och fritidsförvaltningen i uppdrag att tillsammans med Zorn konsertförening ta fram förslag på avtalslösning om ett år, för sommarkonserter 2019 2. förslag till avtal ska presenteras för nämnden på sammanträdet i april 2019 3. utvärdering och eventuella justeringar i fortsatt avtalslösning ska presenteras för nämnden på sammanträdet i oktober 2019 Zorn konsertförening med säte i Färnäs har inkommit med ansökan om årsbidrag för åren 2019-2021. Syftet med ansökan är att möjliggöra 2-3 sommarkonserter per år med stråkorkester, folkmusik och jazz. Medverkande skulle vara både internationella och lokala professionella musiker. Föreningen är i behov av stöd för att genomföra detta. Stöd kan komma från kommunala, statliga och regionala bidrag samt sponsorer. Enligt reglemente för föreningsbidrag kan avtalslösningar för upp till tre år göras för att stödja arrangörer med ambitionen att skapa återkommande arrangemang. Kommunalt stöd kan handla om allt från lokaler till hjälp med marknadsföring och rådgivning såväl som rena bidrag till föreningen. Därför föreslår förvaltningen att kultur- och fritidsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att, tillsammans med Zorn konsertförening, ta fram ett förslag på avtalslösning på ett år. Därefter ska en utvärdering göras, varefter nämnden kan besluta om att förlänga avtalet. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att 1. ge kultur- och fritidsförvaltningen i uppdrag att tillsammans med Zorn konsertförening ta fram förslag på avtalslösning om ett år, för sommarkonserter 2019 2. förslag till avtalslösning ska presenteras för nämnden på sammanträdet i april 2019 3. utvärdering och eventuella justeringar i fortsatt avtalslösning ska presenteras för nämnden på sammanträdet i oktober 2019 Sändlista Zorn konsertförening Sonja Viklund, enhetschef kulturenheten Désirée Gustafsson, föreningsstöd

6(18) 4 MK KFN 2019/00022-1 Aktiviteter under Gustav Vasa - jubileumsåret 2020 Kultur- och fritidsnämnden beslutar att 1. ge förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på aktiviteter för jubileumsåret Gustav Vasa 2020 inom ramen för befintlig budget 2. ge förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på aktiviteter för jubileumsåret Gustav Vasa 2020 med extra medel, där det framgår hur stor budget dessa kräver 3. förslagen ska presenteras för nämnden på planeringsdagen i mars 2019 4. ge förvaltningen i uppdrag att se över möjligheten att söka regionala och internationella bidrag, samt eu-bidrag, för aktiviteterna 2020 är ett jubileumsår då det var 500 år sedan Gustav Vasa befann sig i Mora. Detta är värt att uppmärksamma och helst med flera aktiviteter som är utspridda över året så att så många personer som möjligt kan ta del. Förvaltningen föreslår att kultur- och fritidsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på aktiviteter i samband med 500-årsjubileet. Förslag ska göras dels på aktiviteter som är möjliga att genomföras inom ramen för förvaltningens budget, dels på aktiviteter som kan göras med extra medel samt hur stor budget dessa kräver. Det är önskvärt att söka samarbete med andra aktörer. sunderlag Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att 1. ge förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på aktiviteter för jubileumsåret Gustav Vasa 2020 inom ramen för befintlig budget 2. ge förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på aktiviteter för jubileumsåret Gustav Vasa 2020 med extra medel, där det framgår hur stor budget dessa kräver 3. förslagen ska presenteras för nämnden på planeringsdagen i mars 2019. Yrkanden Bigitta Sohlberg (S) yrkar på tillägg till beslut ge förvaltningen i uppdrag att se över möjligheten att söka regionala och nationella bidrag, samt eu-bidrag, för aktiviteterna Propositionsordning Ordförande ställer Bigitta Sohlbergs tilläggsyrkande på proposition och finner att nämnden beslutar i enlighet med förslag till beslut med Bigitta Sohlbergs tilläggsyrkande. Sändlista Sonja Viklund, chef kulturenheten Anneli Larsson, kulturarvssekreterare

7(18) 5 MK KFN 2019/00016-1 Dataskyddsombud för kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden utser informationssäkerhetssamordnare Katarina Sollgard Norlin till dataskyddsombud för kulturnämnden. Ett av syftena med dataskyddsförordningen är att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Kommuner, landsting och regioner och deras självständiga nämnder är myndigheter och måste utse dataskyddsombud. Det är varje självständig nämnd som är personuppgiftsansvarig för behandlingar inom sitt verksamhetsområde. Dataskyddsombudet ska bl.a. kontrollera att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt, informera, ge stöd och råd om dataskyddsförordningen och angränsande regler, fungera som en kontaktpunkt för organisationen, tillsynsmyndigheten och för registrerade personer. Ombudet ska ha en självständig roll i organisationen och rapportera till ledningen. Mora, Orsa och Älvdalen har utsett samma person som dataskyddsombud. Kultur- och fritidsnämnden föreslås därför besluta om att utse Katarina Sollgard Norlin till dataskyddsombud. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden utser informationssäkerhetssamordnare Katarina Sollgard Norlin till dataskyddsombud för kulturnämnden. Sändlista Kommunstyrelsen

8(18) 6 MK KFN 2019/00021-3 Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Kulturnämnden beslutar att 1. anta dokumenthanteringsplan enligt liggande förslag daterad 2019-01-29 2. gallringsbeslut gäller retroaktivt från 1 januari 2019 Varje myndighet ska ha en aktuell dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (Arkivreglementet 6). I en dokumenthanteringsplan redovisas myndighetens samtliga handlingar områdesvis och inom varje arbetsrutin/process, med regler för bland annat bevarande och gallring samt regler för den övriga praktiska hanteringen. Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som framställer och arkiverar handlingarna. Planen bygger på en inventering av förekommande handlingar samt beslut om vad som ska bevaras och vad som ska gallras, och när. Planen ska också ge information om handlingarna ska registreras, var de förvaras, samt om och när handlingarna ska levereras till kommunarkivet. En effektiv dokumentstyrning förutsätter en aktuell dokumenthanteringsplan. Den ger en översikt och möjlighet till kontroll som annars skulle gå förlorad, och ökar möjligheterna till insyn i myndighetens verksamhet. Ett förslag till dokumenthanteringsplan har arbetats fram av kultur- och fritidsnämndens registrator/administrativa samordnare. Dokumenthanteringsplanen bygger på den gamla kulturnämndens dokumenthanteringsplan som arbetats fram tillsammans med kommunens dokument controller, kommunarkivarie och medarbetare inom förvaltningen, med tillägg från tekniska nämndens dokumenthanteringsplan gällande fritid. För dokumenthantering gällande personaladministration (inklusive arbetsmiljö) och ekonomiadministration föreslås kultur- och fritidsnämnden använda sig av kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan för likvärdig dokumenthantering i dessa områden inom Mora kommun. att gallra handlingar enligt dokumenthanteringsplanen föreslås gälla från 1 januari 2019, när kultur- och fritidsnämnden bildades. sunderlag Förslag till dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden, daterad 2019-01- 29 Personaladministration och Ekonomiadministration DHP Kommunstyrelsen, MK KFN 2019/00021-2 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att 1. anta dokumenthanteringsplan enligt liggande förslag daterad 2019-01-29 2. gallringsbeslut gäller retroaktivt från 1 januari 2019

9(18) Sändlista Anita Presthans, kommunarkivarie

10(18) 7 MK KFN 2019/00024-2 Delegationsordning Kultur- och fritidsnämnden fastställer upprättat förslag till delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden, daterad 2019-01-25. Kultur- och fritidsnämndens delegationsordning är ett dokument som löpande uppdateras utifrån organisationsförändringar eller tillkommande uppgifter. Kulturoch fritidsförvaltningen har upprättat ett förslag på delegationsordning. sunderlag Förslag till delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden, daterad 2019-01-25 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden fastställer upprättat förslag till delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden, daterad 2019-01-25. Sändlista

11(18) 8 MK KFN 2019/00015-1 Fördelning av arrangemangsstöd årsbidrag Kultur- och fritidsnämnden beslutar att fördela Arrangemangsstöd årsbidrag enligt följande: 1. Konst runt Siljan beviljas årsbidrag på 6 000 kronor 2. Moldaviens vänner beviljas årsbidrag på 16 000 kronor 3. Ryssa Ekumeniska förening beviljas årsbidrag på 15 000 kronor 4. Stiftelsen Vattnäs Konsertlada beviljas årsbidrag på 35 000 kronor Jäv Kjell Hansson (C) anmäler jäv och deltar inte i beslutet. Föreningar som har årsplanerande kulturverksamhet kan söka Arrangemangsstöd årsbidrag från Mora kommun via Kultur- och fritidsnämnden. Bidraget riktar sig till ideella föreningar/organisationer för årsplanerade, offentliga kulturarrangemang som stärker Moras kulturutbud. Bidraget baseras på fastställd verksamhetsplan för året och fastställda bidragskriterier enligt Reglemente för föreningsbidrag (Kommunfullmäktige 2013-11-11, Dnr 2012/108 805). I oktober beslutade kulturnämnden att tillfälligt ändra sista ansökningsdag för Arrangemangsstöd årsbidrag från 15 november till 31 december 2018 (Kulturnämnden 2018-10-12 56). I samband med det har förvaltningen gått ut med information till föreningar med uppmaning om att söka bidrag, med förhoppning om att fler föreningar skulle söka årsbidrag. Det har haft god effekt då det kommit in 7 ansökningar, att jämföra med 2 ansökningar förra året. En av de inkomna ansökningarna kunde inte behandlas då den inte var fullständig och en av ansökningarna behandlas i enskilt ärende. De återstående 5 bidragsansökningarna förslås fördelas enligt följande: Konst runt Siljan 6 000 kronor Moldaviens vänner 16 000 kronor Ryssa Ekumeniska förening 15 000 kronor Mora Orsa Rättvik scen- och riksteaterförening 25 000 kronor Stiftelsen Vattnäs Konsertlada 35 000 kronor. sunderlag Reglemente för föreningsbidrag, Dnr 2012/108 805 Ansökningar från föreningarna Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att fördela Arrangemangsstöd årsbidrag enligt följande: 1. Konst runt Siljan beviljas årsbidrag på 6 000 kronor 2. Moldaviens vänner beviljas årsbidrag på 16 000 kronor 3. Ryssa Ekumeniska förening beviljas årsbidrag på 15 000 kronor

12(18) 4. Mora Orsa Rättvik scen- och riksteaterförening beviljas årsbidrag på 25 000 kronor 5. Stiftelsen Vattnäs Konsertlada beviljas årsbidrag på 35 000 kronor Yrkanden Bigitta Sohlberg (S) yrkar på återremiss av punkt 4, för kompletterande uppgifter om budget från Mora, Orsa, Rättvik Scen- och riksteaterförening. Propositionsordning Ordförande ställer förslag till beslut och Bigitta Sohlbergs yrkande på proposition och finner att nämnden beslutar i enlighet med Bigitta Sohlbergs yrkande. Sändlista Désirée Gustafsson på föreningsstöd Ovan nämnda föreningar

13(18) 9 MK KFN 2019/00023-2 Ärendeuppföljning Kultur- och fritidsnämnden godkänner ärendeuppföljning. På varje sammanträde presenteras en sammanställning av nämndens beslut som ännu inte blivit verkställda. På så vis kan nämnden hålla sig uppdaterade om hur ärenden fortskrider, känna sig trygga med att besluten verkställs och ta eventuella beslut om kompletteringar, ändringar och annat. sunderlag Ärendeuppföljning, daterad 2019-01-30 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner ärendeuppföljning. Sändlista

14(18) 10 Revidering av kultur- och fritidsnämndens reglemente Kulturnämnden föreslår att kommunfullmäktige antar revideringen Kommunfullmäktige antog samtliga reglementen för de förvaltningar och nämnder som berördes av Mora kommuns organisationsförändring 2018-12-17. Efter att beslutet fattats har det visats att en av socialnämndens uppgifter tagits med i reglementet för kultur och fritidsnämnden. I det nu beslutade reglementet svarar kultur-och fritidsnämnden för kommunens alla uppgifter enligt lotterilagen och lag om anordnande av visst automatspel. Kommunens uppgifter enligt lag om anordnande av visst automatspel är uppdelat beroende på om verksamheten har ett serveringstillstånd eller inte. Kultur-och fritidsnämnden ansvarar för kommunens uppgifter för verksamheter utanserveringstillstånd enligt lag om anordnande av visst automatspelsamt samtliga uppgifter enligt lotterilagen. sunderlag Sändlista Kommunfullmäktige

15(18) 11 Informationsärenden 1. Rundvandring och presentation av verksamheterna i kulturhuset Sonja Viklund, enhetschef för kulturenheten, visade verksamheterna i kulturhuset. 2. Presentationsrunda 3. Sedan sist i verksamheterna Ylva Kindgren, tf. chef för simhallen, och Sonja Viklund, enhetschef för kulturenheten, berättar om vad som hänt inom nämnden verksamheter. 4. Reglemente Kultur- och fritidsnämnden Ordförande Bengt Jernhall informerar om nämndens ansvarsområden enligt reglemete. MK KFN 2019/00003-2 5. Arbetsmiljöansvaret och Mora kommuns interna processer Charlotte Rosén, personalstrateg, informerar om nämndens ansvar som arbetsgivare när det gäller arbetsmiljö för förvaltningens anställda och hur det fungerar rent praktiskt i Mora kommun. Ordförande Bengt Jernhall har delegation på att underteckna delegering av arbetsmiljöuppgifter från nämnd till förvaltningschef. 6. Information om budgetförutsättningar 2019 Ordförande Bengt Jernhall informerar om budgetförutsättningar för 2019. Ekonomiska förutsättningar för kulturskolan har ändrats i och med att vissa statsbidrag inte är med i statsbudgeten 2019. Istället har man skjutit till extra medel som tillfaller kommunen centralt. Frågan bevakas av förvaltningschef. 7. Förvaltningens lokaler Utgår då tf. förvaltningschef Anette Åhlenius inte är närvarande. 8. 9. Kulturpris och kulturstipendium Jenny Nises, adminstrativ samordnare, informerar. Vinterfest Bigitta Sohlberg informerar om att det finns eu-pengar att söka för kultur och kommer att informera Karin

16(18) Holdar, länsmusikchef, om att detta kan vara något för Vinterfest.

17(18) 12 Delegationsbeslut

18(18) 13 Delgivningar