ÅRSRAPPORT 2016 MediCarrier AB
2017-03-17 RK 201604-0038 MediCarrier AB ÅRSRAPPORT 2016 MediCarrier AB Revisorerna i revisorsgrupp III beslutade 2017-03-17 att överlämna rapporten till styrelsen för MediCarrier AB för kännedom och med möjlighet till yttrande senast 2017-08-31. Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Turid Stenhaugen Ordförande Christina Holmqvist Sekreterare Landstingsrevisorerna Box 22230 104 22 Stockholm Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Telefon: 08-737 25 00 E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Säte: Stockholm Org.nr: 23 21 00-0016 www.sll.se/rev
RK 201604 0038 Sammanfattning MediCarrier AB I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2016 Inte helt tillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Ekonomiskt och verksamhetsmässigt Resultat X Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Intern styrning och kontroll X Rättvisande Inte rättvisande Räkenskaper X Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet är 9,3 mnkr högre än fastställt resultatkrav. MediCarrier har under året ökat sina försäljningsvolymer vilket påverkat resultatet positivt. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Fullmäktiges övriga mål har i huvudsak uppnåtts och det verksamhetsmässiga resultatet bedöms vara tillfredsställande. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Bedömningen är oförändrad jämfört med 2015. Intern styrning och kontroll Styrelsen har fastställt en för året aktuell intern kontrollplan upprättad utifrån dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Revisionen bedömer att det finns riktlinjer och rutiner för att säkerställa en tillräcklig styrning och intern kontroll inom bolagets verksamhetskritiska processer. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Bedömningen är oförändrad jämfört med 2015. Räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande.
RK 201604 0038 Innehåll 1 Årlig granskning 1 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 2 2.1 Ekonomiskt resultat 2 2.2 Verksamhetsmässigt resultat 3 2.3 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 7 3 Intern styrning och kontroll 7 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning 7 3.2 Intern kontrollplan 8 3.3 Uppföljning av tidigare granskning av generella kontroller i Heroma och Raindance Bedömning 8 3.4 Uppföljning av hur styrelsen skapar förutsättningar för en tillräcklig intern styrning och kontroll 8 3.5 Ledningsnära kostnader och representation 11 3.6 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer 11 3.7 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll 12 4 Räkenskaper 12 Bilaga 1 Bilaga 2 Bedömningsmål och bedömningskriterier Bedömningsmatris intern styrning och kontroll
1 Årlig granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Styrelsen för MediCarrier AB ansvarar enligt de specifika ägardirektiven för att på affärsmässiga grunder avropa, lagerhålla, förpacka och distribuera sjukvårds- och förbrukningsartiklar till verksamheter inom Stockholms läns landsting. Bolaget ska bl.a. verka för att skapa mervärde för kunderna genom effektiva och kundanpassade logistik- och distributionstjänster. Dessutom ska bolaget samverka med SLL upphandling vid upphandling av ramavtal som MediCarrier sedan gör avrop ifrån. Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för samordnad revision och bolagsrevision inom SLL samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Max Eliasson m.fl. vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Mikael Sjölander vid EY. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. 1
2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och verkställande direktören uppnått fullmäktiges mål och genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. 2.1 Ekonomiskt resultat Budget 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter 665,8 733,6 672,4 Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto Resultat före bokslutsdisposition och skatt -665,5-724,2-670,1 0,3 9,4 2,3 Erhållna koncernbidrag (komp) 0 0,2 1,3 Justerat resultat 0,3 9,6 3,6 Lämnade koncernbidrag (skatt) 0-9,6-3,5 Resultat efter bokslutsdisposition och skatt 0,3 0 0,1 Balansomslutning (mnkr) 124,0 141,9 129,5 Årsarbetare (antal) 109 107 100 Justerat resultat uppgår till 9,6 mnkr, vilket är 9,3 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Resultatet är 6,0 mnkr högre än 2015 års utfall. Det justerade resultatet visar årets resultat inklusive den kompensation bolag i LISAB-koncernen kommer att erhålla i form av koncernbidrag för att neutralisera effekter av ökad pensionskostnad, på grund av att Finansinspektionen i oktober 2016 beslutat om en sänkning av diskonteringsräntan. Resultatet är därmed jämförbart med utfallet 2015 och fullmäktiges budget 2016. Med hänsyn till skattesituationen inom LISAB-koncernen lämnar bolaget dessutom ett koncernbidrag på 9,6 mnkr. Lämnade och erhållna koncernbidrag uppgår netto till 9,4 mnkr. Det resultat efter bokslutsdisposition och skatt som redovisas till Bolagsverket uppgår till 0 mnkr. I den fortsatta analysen utgår revisionen från det justerade resultatet (9,6 mnkr), som är jämförbart med fullmäktiges resultatkrav (0,3 mnkr). 2
Jämförelse med budget 2016 Verksamhetens intäkter uppgår till 766,3 mnkr, vilket är 67,8 mnkr (10,2 procent) högre än budgeterat. Intäkterna för försäljning av material och varor överstiger budgeten med 60,6 mnkr och intäkterna för försäljning av övriga tjänster med 7,1 mnkr. Avvikelserna beror på ökade försäljningsvolymer. Verksamhetens kostnader, exkl. avskrivningar och finansiella poster, uppgår till 722,1 mnkr, vilket är 59,2 mnkr (ca 8,9 procent) högre än budgeterat. Av budgetavvikelsen är 52,7 mnkr hänförbart till kostnader för inköp av större volymer av material och varor. Kostnaderna för inhyrd personal överstiger budgeten med ca 1,4 mnkr. Budgetavvikelsen i övrigt utgörs av flera mindre delposter, bl.a. lokalkostnader, transportkostnader och personalkostnader. Avvikelser i förhållande till budget har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i styrelsens årsrapport. Jämförelse med 2015 års utfall Jämfört med 2015 har verksamhetens intäkter ökat med 61,2 mnkr (9,1 procent), vilket framför allt beror på ökade försäljningsvolymer. Intäkterna för försäljning av material har ökat med 54,7 mnkr (9,4 procent) och intäkterna för försäljning av övriga tjänster med 6,8 mnkr (7,8 procent). Verksamhetens kostnader har jämfört med 2015 ökat med 55 mnkr (8,2 procent), vilket i sin tur i huvudsak beror på ökade inköp. Även kostnaderna för transporter har ökat med 4,8 mnkr (6,8 procent) i jämförelse med föregående år. Marginalerna i produktförsäljningen har i stort sett varit oförändrade under 2016 och något lägre för de största kunderna som erhåller vissa volymrabatter. Årets investeringar uppgår till 4 mnkr, att jämföra med fullmäktiges budget på 4 mnkr. Det är 0,5 mnkr lägre än 2015 (4,5 mnkr) då investeringarna översteg fullmäktiges budget med 0,7 mnkr (3,8 mnkr). Årets investeringar avser ersättningsinvesteringar av bl.a. av truckdatorer, truckar, varuautomater, rullbana med tejpmaskin och varuvagnar till lagerverksamheten. Bedömning Revisionen bedömer att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att resultatet överstiger resultatkravet. Styrelsens ekonomiska resultat bedöms, i likhet med 2015, vara tillfredsställande. Årets positiva resultat i förhållande till budget beror till stor del på ökade försäljningsvolymer. 2.2 Verksamhetsmässigt resultat Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av dels fullmäktiges, dels styrelsens mål och uppdrag. 3
Måluppfyllelse Av landstingets sex övergripande mål för 2015 är tre tillämpliga för MediCarrier. Det gäller målen En ekonomi i balans (se avsnitt 2.1), attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare (se avsnitt nedan) och hållbar tillväxt (se avsnitt nedan). Bolaget har brutit ned målen i delmål med mätbara indikatorer. Dessutom har MediCarrier tidigare och innevarande år tolkat och tagit fram egna lokala mål för det övergripande målet förbättrad tillgänglighet och kvalitet inom hälso- och sjukvården (se avsnitt nedan) även om målet inte gäller direkt för bolaget. Däremot är bolaget en del i försörjningslogistiken som indirekt påverkar tillgänglighet och kvalitet i vården. Tillgänglighet och kvalitet Styrelsen har fastställt egna mål för tillgänglighet och kvalitet vilka MediCarrier mäter med parametrarna servicegrad till kund och antal reklamationer vilket enligt bolaget kopplar till fullmäktiges mål om förbättrad tillgänglighet och kvalitet inom hälso- och sjukvården. Det finns också fler mål som visar på verksamhetens effektivitet och produktivitet, se tabell. Mål 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Klarat målet Tillgänglighet, kvalitet och kundnöjdhet Servicegrad till kund 1 98% 98,6% 96,7% Ja Andel reklamationer 2 0,15% 0,21% 0,21% Nej Kundnöjdhet, NKI 3 68 68 iu Ja Årets utfall för servicegraden på 98,6 procent överstiger målet (98 procent) med ca 0,6 procent. Det är en förbättring på 1,9 procent jämfört med föregående år då målet inte uppnåddes. Servicegraden mäter om leveranser sker på utsatt leveransdag. Bolaget har haft en servicegrad på eller över målnivån alla månader under året, utom november då snöoväder resulterade i en servicegrad på strax under 98 procent. Bolaget har under året fortsatt sitt arbete med att förbättra produktionsplaneringen. Utvecklingen går mot att fler och fler sjukhus har små så kallades just-in-time lager och införandet av produktion måndag-fredag även på röda dagar främjar ett jämnare orderinflöde. Andelen returer/reklamationer för 2016 är, i likhet med 2015, 0,21 procent och ligger därmed över det budgeterade målet på 0,15 procent. Med ca 6 500 levererade orderrader per dag innebär 0,18 procent reklamationer ca 12 stycken felaktiga orderrader per dag. Anledningen till det lägre utfallet för parametrarna ovan är enligt bolaget produktionsstörningar på grund av driftsättning av NKS, eftersom det på kort tid skulle genomföras ett antal förändringar med kort framförhållning. Bolaget kommer 1 Tillgänglighet mäts som servicegrad till kund i flödet sjukvårds-/förbrukningsvaror. 2 Kvalitet mäts som andel reklamationer på orderradsnivå i flödet sjukvårds-/förbrukningsvaror. 3 I flödet Sjukvårds-/förbrukningsvaror 4
att fortsätta att utveckla kvaliteten och målnivån för 2017 när det gäller sjukvårds- /förbrukningsvaror är 0,18 procent. Det innebär att bolaget går ifrån målnivån 0,15 procent. Målnivån har dock skärpts de senaste åren med krav på minskad andel reklamationer. För 2012 hade bolaget exempelvis ett mål på 0,40 procent. Flödena för skärgårdsgods, transporttjänster, informationsmaterial levererade enligt mål för servicegrad och kvalitet. Utvecklingsarbete pågår när det gäller hur kundnöjdheten ska mätas för dessa flöden. Kundundersökningen 2016 resulterade i ett Nöjd Kund Index (NKI) på 68, vilket är i nivå med målet. Genom att analysera vad kunder med högt NKI är nöjda med och kunder med lågt NKI är missnöjda med har bolaget tagit fram en prioriteringsmatris som visar vilka områden som behöver förbättras. Under 2015 gjordes inga kundundersökningar som utfallet 2016 kan jämföras med. Attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare SLL har en ny basenkät för medarbetaruppföljning som genomfördes första gången hösten 2016. Det innebär att enkätresultatet varken kan jämföras med målet för 2016 eller med resultatet för tidigare år. Utfallet för 2016 blev för attraktiv arbetsgivare 65, stolt över att arbeta på MediCarrier 73 och rekommendera andra arbete på MediCarrier 62. Värden över 70 betraktas som ett bra resultat. MediCarrier har under 2016 arbetat med värderingar för att uppnå ett arbetsklimat som präglas av medbestämmande, ansvar och trivsel. procentuell sjukfrånvaro 10 8 6 4 2011 2012 2013 2014 2015 2016 % sjukfrånvaro Bolaget har de senaste åren haft en ökad utveckling av sjukfrånvaron. Den procentuella sjukfrånvaron ökade från 7,9 2015 till 9,7 2016. Ökningen gäller såväl korttidssom långtidsfrånvaron men vid en jämförelse med sjuktalen 2015 uppger bolaget att ökningen främst skett för långtidssjukfrånvaron när det gäller kvinnor. Sammantaget så har kvinnorna dock en lägre sjukfrånvaro jämfört med männen. Under hösten 2016 påbörjade bolaget därför ett arbete med att se över rutiner för arbetssätt för att minska arbetsbelastningen. Bolaget ser även över arbetet med rehabilitering med ökat fokus på uppföljning och tidiga insatser. 5
Hållbar tillväxt och utveckling MediCarrier är certifierade enligt ISO 14001 och har sedan 2007 ett integrerat miljö-, verksamhetssystem där miljöprogrammet är implementerat. I bolagets verksamhetsplan 2017 finns miljömål som ligger i linje med fullmäktiges miljöprogram 2017 2021. MediCarrier har rutiner och policyer för att säkerställa resurssnålhet och kretsloppsanpassning vid upphandling och inköp. Bolagets produkter och tjänster upphandlas i sin helhet genom SLL Upphandling. Under 2016 har MediCarrier ökat sin användning av värme och elenergi med 6,9 procent i förhållande till verksamhetens omsättning jämfört med år 2011. Målet för miljöutmaning 2016 är en minskning med 10 procent jämfört med år 2011. Bolaget har under 2016 bl.a. utökat sin verksamhet med en distributionscentral i Västberga (2015) för hanteringen av skärgårdsgods och under hösten 2016 utökades lokalytan med ett våningsplan i Spånga för att tillgodose lagerbehov för NKS. Sammantaget innebär detta att MediCarriers energianvändning, sett i förhållande till verksamhetens omsättning jämfört med år 2011, ökar när det gäller värme och el. MediCarrier använde förnybart bränsle i 84 procent av transporterna under år 2016 jämfört med 69 procent år 2015. Målet för 2016 var att andelen förnybart bränsle i transporterna skulle vara >70 procent. Antal körda kilometer i förhållande till omsättning ska enligt målet vara lägre än 2014. För 2016 har antal körda kilometer minskat med 2,5 procent. Bränsleförbrukning (i liter) ska enligt målet minska med 5 procent jämfört med 2015 i förhållande till omsättning. Utfallet är dock en ökning med 12 procent. Ökningen uppges bland annat bero på att RME (miljö-diesel) används i större utsträckning. RME innebär en högre förbrukning, men lägre utsläpp. I och med landstingets nya miljöpolitiska program 2017 2021, kommer MediCarrier att från 2017 fokusera på förnybart bränsle och minskning av växthusgaser vilket ger ett mer relevant mått än bränsleförbrukning. Bedömning Revisionen bedömer att fullmäktiges mål i huvudsak har uppnåtts. Måluppfyllelsen har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredsställande sätt i årsrapporten. Bolaget har förbättrat sin servicegrad och har planerat åtgärder för att förbättra kvaliteten. Revisionen bedömer att MediCarrier arbetar aktivt för att vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare. Sjukfrånvarons fortsatta negativa utveckling innebär att MediCarrier fortsatt behöver prioritera arbetet med såväl korttids- som långtidssjukfrånvaron. MediCarrier bedöms arbeta förbyggande med bolagets inverkan på miljön. MediCarrier har använt en högre andel förnybart bränsle än föregående år och har färre antal körda kilometer, men når inte målet om lägre bränsleförbrukning 6
2.3 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Årets resultat är 9,3 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. MediCarrier har under året ökat sina försäljningsvolymer vilket påverkat resultatet positivt i och med att intäkterna ökat mer än kostnaderna. Revisionen bedömer att det verksamhetsmässiga resultatet i huvudsak har uppnåtts. Styrelsens verksamhetsmässiga resultat bedöms vara tillfredsställande. Det är dock viktigt att styrelsen fortsätter arbetet med att analysera utvecklingen av den ökade sjukfrånvaron för att kunna vidta åtgärder som ger effekt. Revisionen instämmer i styrelsens bedömning av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet och konstaterar att det beskrivits på ett i huvudsak tillfredsställande sätt i årsrapporten. Sammantaget bedöms det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet, utifrån genomförd granskning, som tillfredsställande. 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av den interna styrningen och kontrollen har genomförts av revisionskontoret och auktoriserad revisor. 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning Vid styrelse- och ledningsgruppsmöten har bolagets ekonomi och prestationer samt övriga verksamhetsförändringar behandlats. Styrelsen har informerats om det ekonomiska utfallet i relation till budget och prognoser för fortsättningen av året. Bolaget har i delrapporten för 2016 prognostiserat årets resultat till 4 mnkr. Utfallet blev dock 5,6 mnkr högre än prognosen i delårsrapporten vilket anges bero på högre försäljningsvolymer än bolaget förutsett. Styrelsen har i budgeten och verksamhetsplanen i huvudsak brutit ner de av fullmäktiges mål som berör verksamheten till egna uppföljningsbara strategier, mål och indikatorer. Uppföljning av målen sker på styrelsemöten löpande under året. Ledningen har planerat för åtgärder för att öka måluppfyllelsen. Ett exempel för transporttjänster är löpande optimeringar och omfördelning av körslingorna till kunder. När det gäller sjukfrånvaron har ett arbete påbörjats för att se över rutiner för arbetssätt och arbetsbelastning. Bedömning Revisionen bedömer att bolagets mål är i linje med fullmäktiges mål och att ekonomi- och verksamhetsstyrningen är tillräcklig. 7
3.2 Intern kontrollplan Den auktoriserade revisorn och revisionskontoret har granskat den interna kontrollplan som är upprättad i enlighet med fullmäktiges policy. Planen har fastslagits av styrelsen den 21 september 2015 och förlängdes samtidigt för att även innefatta kvartal 4 2016 för att bolaget i likhet med övriga verksamheter i landstinget ska ha en intern kontrollplan som avser verksamhetsåret. Internkontrollplanen innehåller tio punkter vilka identifierats som risker för verksamheten med såväl hög sannolikhet för inträffande som hög konsekvens. Den interna kontrollen tas också upp på bolagsledningens veckovisa förbättringsmöten. Ledningsgruppen för MediCarrier utförde i samband med ledningsgruppsmöte i juni 2016 en genomgång av internkontrollplanen vid vilken två risker identifierades som inte åtgärdade (kapacitet att utföra kundorder och kapacitet i last- och budbilar) och en som delvis åtgärdad (personalens kompetens). Uppföljningar i styrelsen har skett i september 2016 och februari 2017. Styrelsen tar del av bolagets riskanalys och fastställer den. Riskanalysen identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker och styrelsen har i intern kontrollplanen fastställt vilka åtgärder och kontroller som ska hantera prioriterade risker. Uppföljning av 2016 års intern kontrollplan har skett på styrelsemöten i september 2016 och februari 2017. Bedömning Revisionen bedömer att den interna kontrollplanen är upprättad i enlighet med landstingets policy för intern kontroll. Den interna kontrollplanen bedöms innehålla de prioriterade riskerna från riskanalysen och det framgår av interna kontrollplanen vilka åtgärder och kontroller som ska genomföras för att hantera risken. 3.3 Uppföljning av tidigare granskning av generella kontroller i Heroma och Raindance Bedömning En granskning av tidigare lämnade rekommendationer har genomförts under hösten 2016. Granskningen visade att tidigare lämnade rekommendationer kvarstår, se bilaga 1 för ytterligare information. 3.4 Uppföljning av hur styrelsen skapar förutsättningar för en tillräcklig intern styrning och kontroll Revisionen har under de senaste fem åren enligt en särskild modell granskat nämndernas och styrelsernas arbete för att skapa förutsättningar för en tillräcklig intern styrning och kontroll i organisationen. Modellen baseras på COSO-ramverket 4 och på COSO:s fem sinsemellan beroende områden: kontrollmiljö, riskbedömning, åtgärder COSO 4 - ett internationellt ramverk för utvärdering och utveckling av intern styrning och kontroll (The Committee of the Sponsoring Organizations of the Treadway Comission) 8
och kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning/övervakning. Granskningen genomfördes på MediCarrier år 2010 och revisonen har nu gjort en uppföljande granskning. I bilaga 3 framgår varje delområde som är bedömt utifrån två perspektiv, dels avseende struktur/formalia dvs. hur styrningen och kontrollen är tänkt att fungera, dels avseende implementering/tillämpning, dvs. hur väl kända formerna för intern styrning och kontroll är i verksamheten. Bedömningen av arbetet med den interna styrningen och kontrollen avser organisationens övergripande nivå då granskningen fokuserat på bolagsledningen. Utifrån granskningen kan revisionen inte uttala sig om styrelsen har en tillräcklig intern styrning och kontroll utan endast om denna har skapat förutsägningar för att uppnå en sådan. Kontrollmiljö Generellt har MediCarrier en tillfredsställande kontrollmiljö. Policyer och riktlinjer samt rutiner täcker i huvudsak väsentliga områden och finns att tillgå på intranätet. Bolagets interna kontrollsystem är integrerat i ledningssystemet. MediCarrier har ett integrerat ledningssystem för kvalitet (ISO 9001:2008) och miljö (ISO 14001:2015). Miljöledningssystemet är certifierat vilket inte kvalitetsledningssystemet är. Det senare är dock uppbyggt för att klara en certifiering. Även ledningssystemet finns tillgängligt på intranätet. I ett särskilt dokument beskrivs ansvaret för intern kontroll och hur arbetet ska genomföras. Dokumentationen överensstämmer med landstingets reglemente för intern kontroll. MediCarrier bedöms ha en tydlig organisation. Roller, ansvar och delegerade befogenhetsnivåer är dokumenterade, tydliga och kommunicerade till medarbetarna. Det finns inte en dokumenterad kompetensförsörjningsplan för att möta behovet av kompetensutveckling och nyanställning. Däremot har ett antal nyckelpersoner identifieras. Rutiner och processer finns dock för att säkerställa att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. Policyer och rutiner finns framtagna för väsentliga områden och dessa finns lätt tillgängliga på bolagets intranät. Avvikelser tas upp i samband med bolagets arbete med lean 5. MediCarrier har ett dokumentstyrningssystem för att försäkra att alla dokument som ingår i ledningssystemet är godkända och registrerade samt finns tillgängliga i rätt utgåva på rätt plats. Riskbedömning Det finns en dokumenterad rutin för hur bolaget ska arbeta med riskanalyser. Medi- Carriers styrelse bedöms i huvudsak delta på ett aktivt sätt i arbetet med riskbedömningar (riskanalys). Styrelsen tar del av bolagets riskanalys och fastställer den. Styrelsen kan dock utveckla sin delaktighet i själva bedömningen av riskerna. Det framgår heller inte i styrelsens arbetsordning att framtagande av en riskanalys är en av upp- 5 Syftet med Lean är att identifiera och eliminera alla faktorer i en produktionsprocess som inte skapar värde för slutkunden. 9
gifterna för styrelsen. Ledningens riskbedömning täcker väsentliga områden för bolaget och åtgärdsplaner finns för de risker som har identifierats. Riskanalysen och rutinen för arbetet med riskanalysen finns tillgängliga för alla anställda på bolagets intranät. Identifierade risker är kopplade till ordinarie verksamhetsplanering och det finns en tydlig koppling mellan målen och de risker som identifierats. Kontrollaktiviteter Mot bakgrund av genomförd riskbedömning tas en övergripande intern kontrollplan fram och fastställs på styrelsenivå. I styrelsens arbetsordning nämns dock inte intern kontrollplan som en av uppgifterna för styrelsen Planen bedöms vara känd i verksamheten. Den interna kontrollplanen omfattar de risker som bedöms kräva någon form av åtgärder eller kontrollaktiviteter. Åtgärder/kontroller framgår också på ett tydligt sätt i planen. I granskningen 2010 iakttog revisionen att det inte togs fram en regelrätt och separat intern kontrollplan. Däremot bedömdes bolagets riskanalys innehåll uppgifter som emligt regelverket ska ingå i en intern kontrollplan. Inom ramen för ledningssystemet finns en plan för uppföljning av att beslutade processer fungerar. Uppföljningen ska ske inom en tvåårsperiod för varje process med skriftlig utvärdering och rapportering till ledningen. Rapportering sker till styrelsen, men inte med systematik. Ledningen bedöms ha säkerställt att det finns förebyggande åtgärder och systematiska kontroller i den egna verksamheten. Bolaget gör kontinuerligt egna stickprovskontroller av att kunderna får rätt leverans. Information och kommunikation MediCarrier har rutiner för extern och intern kommunikation. I arbetsordningen för styrelsen regleras hur styrelsesammanträdena ska förberedas och dokumenteras samt vilka ärenden som ska behandlas och beslutas av styrelsen. Ledningen uppmuntrar medarbetarna att rapportera avsteg från regler och riktlinjer, misstanke om oegentligheter etc. Det finns dock ingen särskild rutin för medarbetarnas rapportering av missförhållanden eller oegentligheter. Det finns begränsade möjligheter att göra en anonym anmälan av eventuella missförhållanden. Eftersom det saknas en tydlig rutin för rapportering av eventuella missförhållanden finns heller ingen strategi för att skydda personal som framför misstankar om t.ex. oegentligheter. För information till medarbetarna om bl.a. riktlinjer/rutiner, styrdokument och ledningens beslut gäller i första hand bolagets verksamhetssystem. Det finns även andra informationskanaler såsom veckobrev, anslagstavlor, tv-skärmar, e-post och avdelningsmöten/arbetsplatsträffar och processmöten. 10
Uppföljning och utvärdering Vid styrelsemöten och ledningsgruppsmöten behandlas bolagets ekonomi, prestationer och övriga verksamhetsförändringar. De landstingsägda bolagen ska enligt ägarpolicyn upprätta en särskild bolagsstyrningsrapport som ett komplement till årsredovisningen. Styrelsen för MediCarrier fastställer årligen en bolagsstyrningsrapport och lägger fram den till årsstämman. Ledningen följer kontinuerligt upp åtgärderna i riskanalysen. Ledningens uppföljning av åtgärderna kopplade till identifierade risker rapporteras till styrelsen. Tredjepartsrevisor från ackrediterat certifieringsorgan genomför regelbundna revisioner avseende MediCarriers miljöledningssystem. Ledningen uppmuntrar medarbetarna att lämna förbättringsförslag. Det finns en dokumenterad rutin för detta. Av dokumentet framgår att syftet är att ta vara på medarbetarnas kompetens och vilja att förändra företaget till det bättre. Bedömning Revisionen bedömer att styrelsen sedan revisionens granskning 2010 har utvecklat sin struktur för att möjliggöra en tillräcklig intern styrning och kontroll. MediCarrier har i huvudsak en fungerande process för att ta fram riskanalys och intern kontrollplan. I granskningen 2010 rekommenderade revisonen styrelsen att årligen besluta om en riskanalys och intern kontrollplan. Revisionen rekommenderade även att det behövs en tydligare rapportering av uppföljningen av kontrollaktiviteter och åtgärder till styrelsen. Båda rekommendationerna har sedan dess åtgärdats. Det är positivt att ledningen uppmuntrar medarbetarna att lämna förbättringsförslag och rapportera avsteg från regler och riktlinjer. Ledningen bör överväga en rutin som säkerställer anonym anmälan av t.ex. missförhållanden och oegentligheter. 3.5 Ledningsnära kostnader och representation Den auktoriserade revisorns granskning och bedömning av ledningsnära kostnader och representation baseras på stickprovsvis granskning. I samband med delårsbokslutet noterades att VD vid ett tillfälle hade godkänt och attesterat en konferensdag där denne själv deltagit. I samband med en uppföljande granskning har noterats att samtliga kostnader som berör VD har beslutats av styrelseordförande. Den uppföljande granskningen i årsbokslutet har inte visat några väsentliga avvikelser. Bedömning Revisionen bedömer att ledningsnära kostnader och representation hanteras på ett tillräckligt sätt. Rekommendationen från höstens granskning bedöms vara åtgärdad. 3.6 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer angående den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har 11
hanterats. När det gäller arbetet med att implementera riktlinjer och rutiner för informationssäkerhet i enlighet med landstingets policy och riktlinjer så har bolaget tagit fram lokala riktlinjer som enligt uppgift ska fastställas under början av 2017. 3.7 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll Styrelsen har riktlinjer och rutiner för de flesta väsentliga områden. Revisionen bedömer att bolagets mål är i linje med fullmäktiges mål. Styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder och kontroller som ska hantera prioriterade risker och genomfört uppföljningar. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget vara tillräcklig. 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn. Årsredovisningen Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. Under året har bolaget erhållit kostnadsränta vid två tillfällen till följd av att en inbetalning av moms inte har betalats inom utsatt tid till Skatteverket. Bedömning Den auktoriserade revisorns bedömning är att bolagets hantering av skatter och avgifter kan förbättras ytterligare men att avvikelsen inte är så väsentlig att revisionsberättelsen behöver innehålla avvikelser enl. ABL 9:34. Rekommendationer: Ledningen för MediCarrier bör se över sin hantering av betalning av skatter och avgifter för att säkerställa att dessa betalas inom utsatt tid. 12
BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2016 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska mål. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Intern styrning och kontroll Nämnd/styrelse ansvarar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 2. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 3. Nämnden/styrelsen har riktlinjer och rutiner för väsentliga områden för att säkerställa att verksamhetens uppdrag och mål uppnås samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. 4. Nämnden/styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Nämnden/ styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder/ kontroller som ska hantera prioriterade risker. 5. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 6. Nämnden/styrelsen har ett informations- och kommunikationssystem som stödjer styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. 7. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. 1
Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Avvikelser kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller allvarliga avvikelser i förhållande till bedömningsmålen. 2
BEDÖMNING INTERN STYRNING OCH KONTROLL (ISK) 2016 - MediCarrier AB Bilaga 3 Kontrollmiljö Riskbedömning Kontrollaktiviteter Information och kommunikation Uppföljning och utvärdering A. Styrelsen är medveten om sitt ansvar för ISK. Styrelsen och ledningen har en gemensam syn på betydelsen av en god ISK. F. Styrelsen och ledningen har en tydlig gemensam syn på verksamhetens väsentliga risker och hur dessa ska hanteras. I. Styrelsen fastställer årligen, mot bakgrund av genomförd riskbedömning, en övergripande intern kontrollplan som klargör hur risker ska hanteras. Planen är känd i verksamheten. L. Det finns fungerande processer för information och kommunikation inkl. rapportering till styrelsen. P. En systematisk uppföljning genomförs av uppfyllelsen av mål, uppdrag och direktiv. Styrelsen får tillräcklig information för att kunna fatta effektiva beslut. B. Styrelsen har fastställt mål för verksamheten som är i linje med fullmäktiges mål. Fullmäktiges uppdrag och direktiv beaktas i planeringen. G. Det finns en tydlig modell (struktur och process) för riskhantering som är känd i organisationen. J. Ledningen har säkerställt att det finns förebyggande åtgärder och systematiska kontroller (inbyggda och generella) i den egna verksamheten. M. Det finns system för kommunicering av avsteg från regler och riktlinjer, misstanke om oegentligheter etc. Det är möjligt att göra anonym anmälan. Q. De i interna kontrollplanen beslutade åtgärderna och kontrollaktiviteterna följs upp på ett systematiskt sätt. Styrelsen får tillräcklig information om vidtagna åtgärder. C. Organisationsstrukturen inkl. roller och ansvar är tydligt utformad, väl definierad samt känd i verksamheten. H. Modellen för riskhantering är kopplad till ordinarie verksamhetsplanering och uppföljning. N. Väsentlig information kommuniceras effektivt till medborgare och kunder. R. I verksamheten finns särskilda resurser för att säkerställa en god intern styrning och kontroll. D. Policys, riktlinjer och rutiner (landstingsövergripande och lokalt anpassade) täcker alla väsentliga områden och är kända i verksamheten O. Väsentlig information och ledningsbeslut kommuniceras effektivt till medarbetare och intressenter, t.ex. leverantörer. S. Det finns arbetsformer och ett klimat som uppmuntrar utveckling och förbättring. E. Det finns processer/rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. Bedömning sker i två perspektiv, dels avseende struktur/formalia dvs. hur styrningen och kontrollen är tänkt att fungera, dels avseende implementering/tillämpning dvs att formerna för intern styrning och kontroll är kända i verksamheten. I boxarna ovan visar den övre delen bedömning av struktur/formalia och den nedre delen bedömning av implementering/tillämpning
Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas hemsida www.sll.se/rev. De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstingsrevisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna.rev@sll.se. Postadress: Box 22230, 104 22 Stockholm Besöksadress: Hantverkargatan 25 b (T-bana Rådhuset) Telefon: 08-737 25 00 E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Hemsida: www.sll.se/rev Org.nr: 232100-0016